Issuu on Google+

Leverantรถrsmanual (2010)


Innehåll 1.

Inledning

3

1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6

Om denna manual Om Dynapac Atlas Copco-gruppen Dynapac i Karlskrona Atlas Copco-gruppens vision och värderingar Atlas Copco-gruppens miljöpolicy

3 3 3 4 4 5

2.

Grundläggande förutsättningar för affärer med Dynapac

6

2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 2.7 2.8

Grundläggande krav på Dynapacs leverantörer Offerter till Dynapac Utfallsprovning ”Första leverans” och prototypbeställningar Ritningar och övriga artikelbeskrivande dokument Dynapacs artikelnummerserier Verktyg Reservdelsförsörjning

6 6 6 8 8 9 9 9

3.

Order till Leverans

10

3.1 3.2 3.3 3.3.1 3.3.2 3.3.3 3.4 3.5 3.5.1 3.5.2 3.5.3 3.6 3.7 3.8 3.9 3.10 3.11

Leveranser i rätt tid EDI (Electronic Data Interchange) Fryst tid, fast tid och prognos Fryst tid – Status 0 (noll) Fast tid – Status 2 Prognos – Status 4 Leveransplan och inköpsorder Call-off, kanban och konsignationslager Call-off Kanban Konsignationslager Orderbekräftelse Avisering och bokning av transport Godsmärkning och följesedel Emballage och förpackningsinstruktioner Övriga produktionsorter och materialförsörjning från Sverige Godsadresser Dynapac

10 10 11 11 11 12 12 13 13 13 14 14 16 17 18 19 20

4.

Fakturering

21

5.

Reklamationer

23

5.1 5.2 5.3

Reklamation av felaktigt material (DR) Reklamation på grund av felaktig packning eller godsmärkning Reklamation på grund av felaktigt angiven kvantitet (DDQ)

23 24 24

6.

Konstruktionsändringar (ECN)

24

7.

Leverantörsutvärdering

26

7.1 7.2

SPM-index Leveransindex

26 27


1.

Inledning

1.1

Om denna manual

Syftet med denna manual är att beskriva och definiera de begrepp, dokument och rutiner som Dynapacs leverantörer måste kunna hantera för att uppfylla sitt åtagande. Innehållet i denna manual vänder sig framförallt till leverantörer till Dynapac i Karlskrona men är i tillämplig mån även giltig för Dynapacs övriga produktionsorter. Dynapac är världsledande inom sin bransch. För att upprätthålla denna position krävs att vi tillsammans kontinuerligt arbetar med förbättringar av våra processer och arbetssätt. Det ställs allt högre krav från marknaden på kortare ledtider, säkra leveranser och kostnadseffektivitet, och våra förväntningar på Er är lika höga. Så länge denna manual inte strider mot andra skriftliga överenskommelser, så accepterar Dynapacs leverantörer att följa dess innehåll. Vi hoppas på ett framgångsrikt samarbete tillsammans med Er, och vi förväntar oss Ert engagemang! Dynapac Compaction Equipment AB

1.2

Om Dynapac

Vibroverken grundades 1934 i Stockholm. Affärsidén byggde på en uppfinning för packning av betong genom användning av vibrerande stavar. Konceptet utvecklades och kom i början av 50-talet att även omfatta konstruktion och tillverkning av en vibrerande vält för packning av jord. Välten, som vid denna tid tillverkades vid Vibroverkens fabrik i Ljungby, blev en stor försäljningssuccé och produktionsvolymen ökade snabbt. 1960 etablerades fabriken i Karlskrona dit man förlade välttillverkningen medan man i Ljungby koncentrerade sig på tillverkning av den lättare utrustningen samt reservdelshantering. Sedan början av 1990-talet har koncernen koncentrerat de strategiska funktionerna som inköp, marknadsföring, forskning och utveckling samt service och eftermarknad till Karlskrona. Dynapac har idag 1800 anställda världen över. Dynapac är certifierade enligt ISO9001, ISO 14001 och var en av de första OEM-aktörerna i världen som erhöll ett miljöcertifikat. Dynapac är idag en internationell tillverkare av kompakterings- och asfaltsutrustning med produktionsanläggningar i Sverige, USA, Brasilien, Kina, Tyskland, Indien och Frankrike. De komponenter som ingår i Dynapacs produkter köps från över 200 leverantörer i framförallt Sverige och Europa. Mer än 95 procent av de produkter som tillverkas i Sverige exporteras, varav Nordamerika, Europa och övriga världen utgör en tredjedel vardera av denna export. 2007 förvärvades Dynapac av Atlas Copco och bildade under namnet "Road Construction Equipment" en egen division inom affärsområdet Anläggnings- och gruvteknik. Under slutet av 2009 flyttades det lätta kompakteringssortimentet till divisionen "Construction Tools".

1.3

Atlas Copco-gruppen

Atlas Copco-gruppen är en global grupp av industriföretag och har mer än 130 års erfarenhet inom sina tre affärsområden: Kompressorer och Generatorer, Anläggnings- och gruvteknik samt Industri- och Monteringssystem. Huvudkontoret ligger i Stockholm. Gruppen totalt omsätter 63 miljarder kronor och har 33000 anställda. Dynapac är en del av Atlas Copco som sedan länge är ett erkänt företag inom bygg- och anläggningsbranschen. Atlas Copco och Dynapac har många saker gemensamt, kundfokus och eftermarknadssupport är två av dessa. Verksamheten drivs av separata divisioner som agerar globalt i mer än 170 länder. Gruppen är förenad via en gemensam vision och identitet, och delar en gemensam affärskod ”Atlas Copco Group Business Code of Practice”.

3


1.4

Dynapac i Karlskrona

Figur 1 Dynapac i Karlskrona

Adress Industrivägen 2T SE-371 46 KARLSKRONA Telefon: 0046 (0)455-306000 Koordinater: N 56° 12' 3", E 15° 37' 33" Decimaler: 15.625726, 56.200917

1.5

Produktion Produktion av vibrerande och statiska vältarP Produktion av valsar Total area: 120.000 m² Fabriksarea: 27.000 m² F

Atlas Copco-gruppens vision och värderingar

First in Mind-First in Choice® Atlas Copcos vision är att bli och fortsätta vara First in Mind - First in Choice® hos kunder och andra viktiga intressegrupper. Detta innebär en ständig strävan att vara den man tänker på först och sedan också väljer. För Atlas Copco innebär det att vara ledande. Vi ska ses som en normbildande innovatör som överträffar högt ställda förväntningar. Atlas Copcos grundläggande värderingar - samverkan, engagemang och förnyelse - lade grunden för gruppens historia och styr både nutid och framtid. Dessa grundläggande värderingar ger gruppen en konkurrensfördel och hjälper oss att behålla vår ledarposition i en föränderlig värld. Samverkan Kännetecknande för Atlas Copco är vår förmåga att lyssna och förstå våra kunders och andra intressenters skiftande behov, samtidigt som vi har kapacitet att skapa nya och bättre lösningar utifrån vad vi lärt oss genom denna samverkan. Detta tillvägagångssätt kräver kunskap, närvaro, flexibilitet och ett engagemang i andras processer. Därmed prioriterar vi kundrelationer och service. För oss innebär det också att vi tar ansvar för miljön. Engagemang Vi engagerar oss fullt ut i att finna den bästa möjliga lösningen. Vi är lika djupt engagerade i våra medarbetare och i arbetet med att skapa mervärde i våra kunders verksamheter, som vi är i våra egna mål. Vare sig vi ger oss in på en ny geografisk marknad, ett nytt segment i en redan etablerad marknad eller lanserar en helt ny applikation till någon av våra existerande produkter, är vi där för att stanna. Vi tror på bestående relationer. Det är en av orsakerna till att vi lägger stor vikt vid att alltid leverera högkvalitativa produkter och hålla våra löften. Det är också därför våra kunder känner förtroende för att skapa nära och långsiktiga relationer med Atlas Copco. 4


Förnyelse Vi anser att det alltid finns ett bättre sätt att göra saker på. Denna förnyelseanda är en viktig del av Atlas Copcos identitet och den är betydelsefull för vårt sätt att bedriva verksamheten. Förnyelse är den främsta drivkraften för långsiktig lönsamhet och tillväxt. Denna drivkraft har gjort gruppen branschledande. Affärskod I övrigt följer Dynapac de etiska, sociala och miljöorienterade riktlinjer som slagits fast av internationella organ som FN och OECD. z

Förenta Nationernas allmänna förklaring om de mänskliga rättigheterna www.un.org

z

Internationella Arbetstagarorganisationens förklaring om grundläggande principer och rättigheter på arbetsplatsen www.ilo.org

z

Förenta Nationernas Globalt Ansvar www.unglobalcompact.org

z

OECD:s riktlinjer för multinationella företag www.oecd.org

1.6

Atlas Copco-gruppens miljöpolicy

Atlas Copco är en världsledande leverantör av lösningar som höjer industrins produktivitet. Produkterna och tjänsterna sträcker sig från luft och gaskompressorer, generatorer, gruv- och anläggningsutrustning, industriverktyg och monteringssystem till relaterad eftermarknad och uthyrning. Vision och värderingar Atlas Copco-gruppen strävar efter att bedriva verksamheten på ett sätt som skonar miljön. Gruppen är proaktiv och branschledande när det gäller att tillämpa bästa miljöpraxis. När produkter och tjänster utvecklas försöker vi analysera, åtgärda och minimera de negativa effekter på miljön som våra produkter och tjänster kan ge upphov till vid tillverkning, distribution, användning och skrotning. Huvudfokus ska ligga på att öka effektiviteten i energianvändningen. Miljöledningssystem Atlas Copco-gruppen ska bedriva sin verksamhet utifrån ambitionen att kontinuerligt minska effekterna på natur och människor. Gruppen ska uppfylla lokala lagar och förordningar i alla verksamheter, processer och tjänster. Alla divisioner ska tillämpa miljöledningssystem, som minst överensstämmer med Atlas Copcos krav på miljöledningssystem, alternativt ska de vara ISO 14001-certifierade. Alla produktbolag ska certifieras enligt ISO 14001. Alla större bolag/ holdingbolag, enheter och tjänsteleverantörer (som serviceverkstäder, distributionscentraler och kontor) måste tillämpa ett miljöledningssystem som minst överensstämmer med Atlas Copcos krav på miljöledningssystem, alternativt ska de vara ISO 14001-certifierade. Affärspartner Företag i Atlas Copco-gruppen ska göra en miljöbedömning av sina affärspartner, såsom leverantörer, underleverantörer, samarbetspartner och agenter. I princip ska en affärspartner följa liknande miljömässiga standarder och processer som gruppen och, om de inte gör det, ska de informeras om gruppens förväntningar. Öppenhet Atlas Copco-gruppen ska visa en positiv attityd gentemot alla som är intresserade av dess miljöarbete. Gruppen är villig att dela med sig av information om miljöpolicy och miljömässiga resultat. 5


2.

Grundläggande förutsättningar för affärer med Dynapac

2.1

Grundläggande krav på Dynapacs leverantörer

Vi söker affärspartners vars principer i etiska, sociala och miljörelaterade frågor stämmer överens med våra egna, och vi informerar dem om våra åtaganden och förväntningar. Affärspartners väljs och utvärderas på grundval av objektiva faktorer såsom kvalitet, leveransförmåga, pris och tillförlitlighet, likväl som deras intresse för, och utveckling av, miljörelaterat och social arbete. Leverantörer som levererar eller ska leverera material till Dynapacs produktion ska ha genomgått en kvalificeringsprocess som omfattar följande moment: z

Utvärderade och godkända enligt Dynapacs leverantörsbedömning, där bland annat leverantörens ekonomiska, tekniska, kvalitets- och miljömässiga, samt organisatoriska förmåga bedöms

z

Utvärderade och godkända enligt Atlas Copcos affärskod (”Business Code of Practice”)

z

ISO9000 / QS9000 / TS16949 eller motsvarande certifikat

z

ISO14000 eller motsvarande certifikat

z

Accepterat och implementerat instruktionerna i Dynapacs Leverantörsmanual

z

Säkrat process för orderhantering och fakturering via EDI

z

Signerat affärsramavtal i enlighet med Dynapacs generella avtal eller motsvarande

z

Godkända utfallsprover

2.2

Offerter till Dynapac

En offert till Dynapac ska innehålla all relevant information som är nödvändig för ett kommersiellt beslut. Förutom den grundläggande informationen som pris, prispåverkande produktionsbatcher och förpackningskvantitet, i de fall detta har betydelse för leverantörens produktions- eller hanteringsupplägg, ska även nedanstående information framgå: z z z z z z z z z

Tullstatistiskt nummer, vikt och ursprungsland Ledtider för utfallsprover, prototyper och serieproduktion Dynapacs artikelnummer och benämning Gällande ritning Leverantörens benämning Information om valutapåverkan Information om råvaruprispåverkan Eventuella verktygskostnader All ytterligare information som kan påverka priset i framtiden

Observera att emballage och förpackningsmaterial ska ingå i det offererade priset. I de fall en leverantör deltar i ett utvecklingsprojekt ska en offert skickas till ansvarig inköpare, så snart ett förslag till teknisk lösning finns. För att ett korrekt beslut ska kunna fattas i upphandlingsfasen är det viktigt att en offert presenteras i direkt anslutning till den tekniska specifikationen. På begäran ska öppna offerter kunna redovisas. I samband med överlämnandet av en offert ska eventuell produktkritik eller övriga förslag på hur produkten kan kvalitetssäkras eller kostnadsreduceras redovisas.

2.3

Utfallsprovning

Syftet med utfallsprovning är att köparen och leverantören ömsesidigt ska verifiera att specificerade krav är accepterade, förstådda och korrekt utförda. Utfallsprovet ska vara tillverkat under seriemässiga förhållanden i den utrustning och på den plats där serietillverkningen är tänkt att produceras. I de fall en förpackningsinstruktion föreligger ska denna efterföljas. 6


Utfallsprovet ska alltid vara Dynapac tillhanda i god tid före första serieleverans och ska alltid märkas med vår gula godsflagga som är avsedd för detta ändamål (se kapitel 3.8). När en artikel är helt ny ska samtliga mått och egenskaper på Dynapacs ritning verifieras. Vid konstruktionsändringar (ECN) på material i serieproduktion, då en komponent behåller sitt artikelnummer men gällande ritning förses med en ny revision, behöver endast ändringarna verifieras. Dynapac ska kontaktas i god tid när leverantören avser att göra material, mått- eller egenskapsförändringar, omlokalisera hela eller delar av produktionsutrustning, eller planerar ett leverantörsbyte etc. Dessa och liknande situationer ska föranleda ett nytt utfallsprov. Förändringar som påverkar Dynapacs installation ska först godkännas av Dynapac. Dokumentet ”utfallsprov/prototypprotokoll” och dokumentet ”mätprotokoll” samt Dynapacs ritning på artikeln ska alltid medfölja utfallsprovet när det skickas till Dynapac. Positionsangivelser ska anges på ritningen enligt figur 3 nedan. Figur 2 Utfallsprovsprotokoll

Figur 3 Ritning med måttmarkeringar

För säkerställa att dokumenten kommer fram till vårt mätcenter ska kopior på dokumenten dessutom mailas enligt följande:

Produktionsort Karlskrona

Email measuringcenter.karlskrona@dynapac.com

Lj Tabell 1 Mailadress för utfallsprovsdokument

7


Figur 4 Mätprotokoll

2.4

“Första leverans” och prototypbeställningar

Begreppet ”Första leverans” används för utfallsprovning vid mindre kritiska ändringar av material i löpande serieproduktion. Det föreligger då ingen specifik beställning av utfallsprov men materialet ska ändå hanteras på samma sätt. Ändringen i sig ska verifieras av leverantören, ovanstående dokument för utfallsprovning ska medfölja, och leveransen ska märkas med Dynapacs gula godsflagga. Det är synnerligen viktigt att den nya ritningsrevisionen framgår av dessa dokument. Leverans ska ske i enlighet med gällande leveransplan. I konstruktionsfasen beställs material för prototypbyggnation. Observera att detta material ska behandlas på samma sätt som ett utfallsprov. Mätprotokoll samt giltig ritning ska medfölja leveransen som märks med Dynapacs gula godsflagga. I konstruktionsfasen och i prototypbyggnation används ritningar försedda med revisionsbokstav [K] samt ett löpnummer för att särskilja dessa underlag från dem som ska användas för serieproduktion. Dessa K0:or eller K1:or, beroende på hur många gånger ritningen modifierats, får inte användas som underlag för serieproduktion. Något krav på att prototypen ska vara tillverkad under seriemässiga förhållanden finns inte.

2.5

Ritningar och övriga artikelbeskrivande dokument

Beroende på komplexitet och karaktär på en köpt produkt används olika sätta att beskriva denna. Det vanligast förekommande är att hänvisa till en ritning, som i de fall en ändring införs, förses med revisionsbokstav. I vissa fall används tabellritningar som beskriver flera artikelnummer på ett och samma dokument. Har historiskt kallats TPdokument hos Dynapac. Benämningen TP lever kvar men används inte längre vid framtagning av nya dokument. Bm (bill of materials) beskriver en komponent med hjälp av flera underliggande ritningar. Dynapac standard används för att beskriva standarddetaljer som skruvar, muttrar, brickor och dylikt, men används även för att beskriva generella krav på toleranser och kvalitetskrav (STD1), ytjämnhet (STD2) och lackering (STD61, 67). Artiklar som ingår i Atlas Copcos gemensamma system återfinns på www.atlascopco.com/gsd (10-ställiga artikelnummer som inte börjar med 47 eller 48). Där återfinns också alla gällande materialstandarder som på nyare ritningar uttrycks med 10-ställiga benämningar (t.ex. 0011435590). 8


2.6

Dynapacs artikelnummerserier

Som en del av Dynapacs integrering i Atlas Copco införs 10-ställiga artikelnummer. Nya artiklar inleds med siffrorna 4812. Befi ntliga artikelnummer översätts enligt följande regler:

2.7

6-siffriga nummer förses med prefix 4700:

123456 D4700123456

7-siffriga nummer förses med prefix 470:

1234567 D4701234567

8-siffriga nummer förses med prefix 47:

123456EN D 47123456EN

9-siffriga nummer förses med prefix D:

123456789 D D123456789

Verktyg

Verktyg köpta av Dynapac för leverantörens produktion är Dynapacs egendom och ska förses med en identifikationsbricka som Dynapac tillhandahåller. Dessa verktyg ska underhållas och försäkras av leverantören så länge de används. Detta gäller både serieproduktion och reservdelsförsörjning. Om leverantören vill skrota eller ändra ett verktyg görs detta först efter att Dynapac gett sitt skriftliga godkännande.

2.8

Reservdelsförsörjning

Dynapacs reservdelspolicy innebär att reservdelar garanteras tillgänglighet i minst 10 år efter det att en av Dynapacs produkter slutat tillverkas. Det är dock en strävan att reservdelar ska finnas tillgängliga på marknaden i 15 år. Om så begärs ska leveranser kunna ske direkt till våra marknadsbolag eller slutkunder. Leverantören accepterar Dynapacs rätt att sälja leverantörens artiklar som reservdelar till Dynapacs kunder. Vid maskinhaveri eller annat stillestånd på en produkt som är i serieproduktion garanterar Dynapac leverans av reservdelar inom 24 timmar. Detta åtagande bygger naturligtvis på att våra leverantörer stöder denna policy. De inköpspriser som gäller för Dynapacs serieproduktion ska gälla för Dynapacs reservdelsförsörjning. Överenskommet inköpspris för en artikel som utgår ur Dynapacs produktion ska gälla tills annat överenskommits. En leverantör ska på begäran kunna förse Dynapac med fullständiga specifikationer för att möjliggöra framställning av reservdels- och servicedokument innan Dynapacs serieproduktion startar. Det kan röra sig om sprängskisser och reservdelslistor med leverantörsbenämning och artikelnummer. Även klassindelning av slitdelar (t ex “fast moving parts”) kan komma att begäras. Det ska framgå vilka delar som inte säljs separat. Pris, leveranstid, kontaktpersoner, tullstatistiskt nummer och ursprungsland ska anges för samtliga separata detaljer. Även kontaktpersoner för prisförfrågan, leveransbesked och teknisk support ska anges i underlaget. 9


3.

Order till Leverans

3.1

Leveranser i rätt tid

Leveranser ska ske i rätt tid, dvs. i enlighet med Dynapacs beställningar och i enlighet med FCA Incoterms 2000. Leverantören ska boka frakt med anvisad speditör. Bokning ska ske i tid och i övrigt i enlighet med speditörens regler. Det åligger leverantören att känna till dessa regler. I fall då godset inte blir upphämtat i tid på grund av orsaker som beror på speditören ska leverantören skriftligen meddela Dynapac detta för att kunna åberopa att godset levererats i tid. Om risk för försening föreligger ska Dynapac underrättas i relevant tid innan leveransen skulle ske. Om nödvändigt för att undvika produktionsstörning ska leverantören på egen bekostnad boka alternativ expresstransport och meddela Dynapac trackingnummer eller fraktsedelsnummer för att underlätta spårning av godset. Ett meddelande om att leverans blir försenad innebär inte att leverantören uppfyllt sitt åtagande att leverera i rätt tid. I de fall som förseningar eller kvalitetsfel orsakar stillestånd i Dynapacs produktion inleds en kostnadsuppföljning som beskriver den totala arbetstid som vi på grund av förseningen eller kvalitetsfelet inte kunnat sysselsätta personalen med produktionsrelaterat arbete. I de fall Dynapac gör bedömningen att förseningen inte kommer att störa planerad produktion kommer begäran om senareläggning av leverans att godkännas. Leveransen kommer således att betraktas som ”i tid” om den sker i enlighet med det senaste godkännandet. Leverans ska ske i rätt kvantitet, dvs. i enlighet med Dynapacs beställning. Om situationer uppstår som innebär att leverantören inte kan uppfylla detta, ska leverantören meddela Dynapac detta för ett godkännande. Del- eller underleveranser till vårt kit-lagerställe, där vi samordnar leveranser till Indien, USA och Kina accepteras inte.

3.2

EDI (Electronic Data Interchange)

Dynapac kommunicerar prognoser och beställningar via EDI. Genom att integrera informationsflödet mellan oss och leverantören från mottagandet av beställningar och prognoser till att bekräfta, avisera och fakturera leveranser, kan vi effektivisera och kvalitetssäkra hela processen från beställning till fakturering. Med en integrerad EDI-lösning skickas EDI-meddelanden direkt mellan Dynapac och leverantörens affärssystem. Dynapac står för trafikkostnaderna. De meddelanden som används är: z

Leveransplan

[DELFOR]

z

Inköpsorder

[ORDERS]

z

Ordersvar

[ORDERRESP]

z

Avisering

[DESADV]

z

Fakturering

[INVOIC]

Den leverantör som av någon anledning väljer att inte integrera informationsflödet, använder istället en web-applikation för att hämta leveransplaner, inköpsorder och prognoser. Leverantören ska i dessa fall även orderbekräfta, avisera och fakturera via denna web-applikation. Dynapac står för uppkopplings- och trafikkostnader. Inga avgifter utgår i detta fall för leverantören. Det finns möjligheter att integrera delar av informationsflödet och hantera övriga delar via webben. Vid önskan om att implementera integrerad EDI ska leverantören vända sig till PipeChain AB som är vår systemleverantör. PipeChain är också ansvariga för den grundläggande utbildningen i systemet och för övriga help desk-frågor.

Telefon

Email

+46 31 727 86 10

support@pipechain.com

Tabell 2 Helpdesk EDI

10


Dynapac beskriver i denna manual de grundläggande funktionerna i EDI-systemet men vi kan även ställa ett mer detaljerat utbildningsmaterial till förfogande. En leverantör till Dynapac ansvarar för att kunna hantera systemet på ett korrekt sätt. Ett felaktigt användande av systemet riskerar att orsaka störningar och kostnader på grund av felaktig information och rensningar i systemet. Några av fördelarna med EDI är: z

Att vi får en gemensam och entydig bild av gällande beställningar och orderbekräftelser

z

Att vi får en gemensam och entydig bild av leverantörens leveransförmåga

z

Att beställningar och prognoser, bekräftelser och leveransaviseringar alltid finns tillgängliga för båda parter

z

Att vi minimerar miljöpåverkan genom att inte slösa på faxpapper och pappersfakturor

z

Att vi kan effektivisera och kvalitetssäkra våra administrativa processer

3.3

Fryst tid, fast tid och prognos

Flertalet av de artiklar Dynapac köper till sin produktion beställs via leveransplaner. Leveransplanen är en löpande beställning som normalt uppdateras varje vecka efter varje MRP. På leveransplanen förekommer tre olika orderstatus, se figur 5. Fryst tid

Fast tid

Prognos

Normalt 5-10 arbetsdagar Normalt 40 arbetsdagar 12 månader Beställningstidpunkt

Figur 5 Leveransplanens uppbyggnad

3.3.1 Fryst tid – Status 0 (noll) Fryst tid anges i arbetsdagar och preciserar den tidsram inom vilken Dynapac inte avser att ändra på lagda beställningar, varken ur tids- eller volymaspekt. Dynapac har rätt att begära utökningar inom fryst tid om specifika behov uppstår. Om leverantören kan uppfylla detta utan orimliga konsekvenser ska leverans ske i enlighet med Dynapacs begäran. I dessa fall ska båda parters intressen beaktas och om nödvändigt skriftligen överenskommas (tex. via orderbekräftelse i EDI). Om ingen överenskommelse träffas ska leveransen inte betraktas som försenad om Dynapacs nya önskade datum eller volymer inte kan hållas. Nya referensnummer skapas på leveransplanen så snart behov uppstår inom fryst tid. Referensnumret ska behandlas som en inköpsordernummer och ska framgår på följesedlar, godsflaggor och fakturor för att möjliggöra en effektiv godsmottagning och fakturahantering. Observera, om leveransplanen av någon anledning inte uppdateras med nya referensnummer så ska leveranser ändå ske enligt senaste leveransplan. Om denna situation uppstår, kontakta Dynapac.

3.3.2 Fast tid – Status 2 Fast tid anges i arbetsdagar och uttrycker den tidshorisont över vilken Dynapac avser att köpa angivna volymer. I de fall artiklar utgår eller ändras står Dynapac för leverantörens upplupna materialkostnader inom denna period. Om Dynapac ökar eller minskar planerad produktion inom den fasta tiden så kommer även planerade beställningar antingen tidigareläggas eller skjutas fram. Dynapacs åtagande inom fast tid ska regleras inom ett år efter att den senaste beställningen av gällande artikel är gjord, och då med hänvisning till giltig leveransplan eller order. Det åligger leverantören att göra anspråk på detta åtagande. 11


3.3.3 Prognos – Status 4 Efter fast tid presenteras en prognos om hur mycket och när Dynapac planerar att beställa material. I denna period garanterar Dynapac inte köp av angivna kvantiteter. Denna period sträcker sig cirka 11 månader framåt i tiden från datum för senaste uppdatering av leveransplanen. Dynapac uppdaterar prognoser en gång i veckan. Det åligger leverantören att hålla sig uppdaterad på förändringar som påverkar dennes beläggning och materialanskaffning, och följaktligen sin leveransförmåga till Dynapac. Finns det risk för framtida leveransproblem ska leverantören vända sig till sin kommersiella kontakt hos oss för att klargöra problemet. I de fall artiklar utgår framgår det av prognosen och meddelas endast i undantagsfall på annat sätt.

3.4

Leveransplan och inköpsorder

I figur 6 visas ett exempel på hur en leveransplan ser ut i WEB-EDI.

1. Dynapacs artikelnummer och benämning 2. Status på beställningen beskriven i koderna 0 (fryst), 2 (fast) och 4 (prognos) 3. Beställningskvantitet 1

3

2

4

7

6

5

8

4. Beställningskvantitet enligt föregående plan 5. Leveransdag, dvs. den dag då leveransen ska hämtas upp av speditören 6. Datum när en eventuell ändring på planen är gjord 7. Datum när planen skapats. 8. Referensnummer

Figur 6 Leveransplan

Genom att välja “Prognos” och lämna fältet för artikelnumret tomt kan man lätt ta fram en sammanställning på alla artiklar med gällande status. Detta är det mest tillförlitliga och snabbaste sättet att få en total bild över Dynapacs prognoser. Här finns även möjligheten att exportera informationen till Excel för vidare bearbetning eller analys. Article name HYTT MONT CA602 T3

Buyer name Dynapac

Status 4 Forecast

8W7 8W8 8W9 8W10 8W11 8W12 8W13 8W14 8W15 8W16 8 13 13 12 12 9 9 11 10 10

165435

HYTT MONT.ENKEL |HYTT

Dynapac

4 Forecast

2

165439

HYTT MONT.ENKEL |ENKEL Dynapac Ö HYTT MONT CA702 |HYTT Dynapac

4 Forecast 4 Forecast

0

Dynapac HYTT MONT CA252-402 HYTT ENKEL MONTÖ|ENKEL Dynapac

4 Forecast

8

165584

4 Forecast

Buyer art. no. 165422

165526 165578 165591

ARBETSBELYSNING MONT Dynapac

4 Forecast

17

165599

HYTT MONT |CA250/280

Dynapac

4 Forecast

7

371730

REAR VIEW MIRROR

Dynapac

4 Forecast

2

0

1

1

1

2

1

1

2

1

1

1 1

1 8

7

10

10

10

8

1

1

1

2

1

4

4

6

0 5

1

0

2

1

1

1

1

9

9

10

1

1

1

4

7

12 4

4

5 14

Figur 7 Prognosen exporterad till Excel

Inköpsorder används istället för leveransplan vid inköp av mindre regelbunden karaktär. Det kan röra sig om artiklar som har en förhållandevis låg åtgång i produktionen, eller vid köp av utfallsprover, prototypmaterial och reservdelar.

12


3.5

Call-off, kanban och konsignationslager

3.5.1 Call-off I de fall Dynapac avser att styra avrop mot ett specifikt serienummer eller kundanpassat tillbehör användes ett så kallat ”Call-off”. Dynapac sänder en leveransplan, men endast som prognosunderlag. Leveranserna ska ske efter Call-off ordern och ska hanteras som en vanlig inköpsorder. Dynapacs arbetsordernummer måste framgå på följesedlar och godsflaggor vid Call-off leveranser. Arbetsordernumret framgår enligt nedan.

Figur 8 Call-off-beställning

3.5.2 Kanban Dynapac beställer visst material enligt kanban-principer, dvs. när en enhet förbrukats, skickas en signal om att en ny leverans ska ske. I detta fall fungerar leveransplanen som en prognos för leverantörens långsiktiga planering men definierar också Dynapacs åtagande i enlighet med den fasta tiden. Beställningssignalen skickas via EDI och förses med ett ordernummer. I EDI-systemet blir kanban-beställningen ”automatiskt bekräftad” och placeras direkt i mappen ”Bekräftade” (figur 9). Ett påminnelsemail skickas till leverantören för att uppmärksamma att beställningar har gjorts.

Figur 9 Kanban-order i EDI

Avisering och fakturering av kanban-artiklar sker i enlighet med övriga beställningar och beskrivs lite längre fram i denna manual. Ett kanban-upplägg regleras i ett separat avtal men går i princip ut på att leverantören ska ha en minimibuffert så att leverans kan ske inom en kort tidsrymd efter att beställningen gjorts, oftast under efterföljande dag. Godset ska märkas med en speciell godsflagga avsedd för detta ändamål, se kapitel 3.8. 13


3.5.3 Konsignationslager Konsignationslager används för att knyta leverantörens lager närmare Dynapacs produktion på störningskänsliga eller volymvärdetunga artiklar. Syftet är att knyta anskaffningen och betalningen av en komponent närmare själva förbrukningsögonblicket. Samtidigt ges en leveransflexibilitet till leverantören som i stora grad själv får styra i vilka kvantiteter och vid vilken tidpunkt leverans ska ske, med åtagandet att hålla konsignationslagret mellan överenskomna max- och minimigränser. Även försäkringsvillkor, utfasningsprocess och gränser för ökningar eller minskningar av behov måste fastställas. På veckobasis distribueras en konsignationslagerrapport till leverantören som omfattar: z z z z z

Specificerad förbrukningshistorik Aktuellt lagersaldo Status på lagernivån jämfört med max- och minimigränser Planerat veckouttag ca 12 månader framåt baserat på en prognos Veckovisa påfyllnadsförslag till konsignationslagret

3.6

Orderbekräftelse

Leverantören ska leverera enligt Dynapacs leveransplan eller enligt annan beställning. Avsteg från detta kan anses acceptabelt endast i de fall då Dynapac inte gett leverantören överenskommen framförhållning eller orimligt ökat volymerna inom fast eller fryst tid. En orderbekräftelse som avviker från gällande plan ska betraktas som icke accepterad om Dynapac inte ger sitt godkännande till ändringen. Detta gäller även priser. Varje inköpsorder och referensnummer måste orderbekräftas (pris, kvantitet, datum) inom fyra dagar från publiceringsdatum. Orderbekräfta genom att klicka på aktuellt ”Ordernummer” (1), se figur 10.

1

Figur 10 Orderbekräftelse steg 1

14


I nästa steg, figur 11, kontrollera att orderinformationen är korrekt (2). Om ni behöver justera orderbekräftelsen så ändra värdena och tryck ”Spara” (3). Orderbekräftelsen skickas direkt till Dynapacs affärssystem.

2 3 Figur 11 Orderbekräftelse steg 2

I de fall förslaget till orderändring inte kan accepteras av Dynapac så kommer ordern att skickas tillbaka till EDI-systemet och hamnar då under fliken ”Ändrade” och ska då bekräftas igen. Ordern är då uppdaterad med ett leveransdatum eller de kvantiteter vi kan acceptera utan att riskera störningar i vår produktion. I de fall Dynapac ändrar eller annullerar en beställning framgår detta på samma sätt under fliken “Ändrade”. Observera att leverantören aktivt måste registrera förändringen för att den ska slå igenom i systemet. I exemplet nedan (figur 12) ska alltså leverantören ändra antalet 8 till 5 och sedan uppdatera genom att trycka på “SPARA”. Vid en annullering ska i motsvarande fall tidigare antal ersättas med kvantiteten noll.

Figur 12 Orderändring

15


3.7

Avisering och bokning av transport

Varje sändning till Dynapac måste aviseras. Allt gods som ska skickas en specifik dag ska bokas som en (1) sändning hos speditören. Om gods som ska levereras på en och samma dag, bokas som två eller flera sändningar, ansvarar leverantören för eventuella merkostnader. På grund av systemtekniska orsaker går det inte att på en och samma följesedel kombinera artiklar med referensnummer respektive inköpsorder. Aviseringen ska göras i direkt anslutning till leveransen. I menyn ”Samleverans” markeras de orderrader som ska levereras tillsammans. Observera att det enbart går att kombinera orderrader till en och samma godsadress. Tryck därefter på ”LEVERERA”, se figur 13.

Figur 13 Avisering steg 1

I nästa steg skall följande registreras, se figur 14. Leverantören anger sitt följesedelsnummer (”Leveransnummer”) (1), det datum (2) som godset lämnar leverantören och fraktsedelsnummer (3). Pris och kvantitet (4) kontrolleras och justeras i de fall den avviker från det överenskomna. Kvantitet per lastbärare anges (5) och kontrollera att rutan för slutleverans (6) är ikryssad om leveransen är komplett. Därefter tryck ”SPARA” och informationen skickas vidare till Dynapacs affärssystem. Vid behov av en eventuell delleverans ska Dynapac kontaktas.

1

2

3

4

16

Figur 14 Avisering steg 2

4

5

6


3.8

Godsmärkning och följesedel

Via aviseringen i EDI-systemet genereras automatiskt korrekt följesedel. Följesedeln ska levereras tillsammans med godset. Observera att referensnumret eller ordernumret och följesedelsnumret (”Leveransnummer”) tydligt måste framgå! Material till Dynapac ska märkas med streckkodspallflaggor i enlighet med Odette-standarden, se figur 15. Godsflaggorna genereras automatiskt efter avslutad avisering i WEB-EDI systemet. Om leverantören av någon anledning skapar pallflaggorna på annat sätt än via vårt WEB-EDI system, så skall pallflaggan ändå utformas i enlighet med nedanstående exempel. Streckkod är obligatorisk och kan lätt skapas via Word-fonten FREE 3 OF 9 Extended. Det är av stor vikt att eventuella häftklamrar som används för att fästa godsflaggan inte skadar streckkoden och att streckkoden ligger fritt från text eller streckade kanter. Godsflaggan ska skyddas av en plastficka.

1. Mottagande ort 1

5

2

6

2. Följesedelnummer 3. Dynapacs artikelnummer

7 4. Antal 3 5. Port/förråd 6. Leverantör 7. Antal kolli

8

4

8. Dynapacs benämning (enligt beställningen) 9. Avsändningsdatum

9

10. Ordernummer eller referensnummer (ej leveransplannummer)

10

Figur 15 Godsflagga

z

Vid märkning av pallar med krage ska godsflaggan placeras på nedersta kragens kortsida.

z

Om pallen innehåller flera kolli (olika beställningar eller olika artikelnummer) måste detta framgå av märkningen.

z

En godsflagga får bara innehålla ett artikelnummer och ett ordernummer.

z

Varje kolli ska ha sin följesedel fäst intill godsflaggan på pallkragens utsida.

z

Följesedeln ska vara skyddad av plastficka avsedd för detta ändamål.

10

17


Vid leverans av prototypmaterial eller utfallsprover ska godset alltid kompletteras med en gul godsflagga. Detta ger en tydlig visuell signal om att godset ska särbehandlas. Leverantören ska ange den i figur 17 rödmarkerade informationen.

Artikelnr / Part No.....382912..... Prototyp / Prototype Utfallsprov / Initial sample Första leverans / First delivery S/N-uppföljning / S/N Tracking Enligt / According to: ...ECN22085, Order 154356EA 0288.25E

Figur 17 Kompletterande godsflagga för utfallsprover och prototyper

3.9

Emballage och förpackningsinstruktioner

Lastbärare i form av pall, krage och lock samt Dynapacs egna mini- eller smallbox beställes via Dynapacs emballagepool enligt nedan och debiteras leverantören enligt en separat prislista. Övriga emballage- eller förpackningskostnader ska ingå i den köpta produktens pris. För leveranser av material till våra övriga utrikiska produktionsenheter eller till Dynapacs kit-packning ska ISPM15-godkännt förpackningsmaterial användas. Detta beställs via godkänd leverantör av dylikt material. Information om godkända leverantörer samt ytterligare information om den internationella ISPM15-standarden finns på jordbruksverkets hemsida (www.sjv.se/amnesomraden/ handel/traemballage). Produktionsort

Fax

Email

Karlskrona

0046 (0)455-306144

emballage.karlskrona@dynapac.com

Tabell 3 Beställning av lastbärare

Leverantören ansvarar för att godset emballeras på ett sätt som förhindrar skador, rost, repor och försmutsning. I den mån en specifik förpackningsinstruktion finns ska denna följas. I övriga fall ska artikelns emballagekod följas. Denna framgår av ett separat dokument. De emballagetyper som får användas framgår av tabell 4 nedan. Rostskydd ska tillämpas genom VCI-papper i fullt tillsluten plastpåse som ska kunna öppnas och återförslutas utan att den tar skada. Öppningen ska vara placerad så att inträngande vatten inte tränger in i påsen, och den ska vara packad på ett sätt som förhindrar att skador uppstår, på grund av nötning eller punktering av gods eller emballage.

Emballagetyp EU-pall med krage EU-pall med krage samt VCI Smallbox Minibox Smallbox / Minibox med VCI Kartong Kartong Kartong Kartong Kartong med VCI Specifik förpackningsinstruktion Leverantörens förpackning Tabell 4 Emballagekoder

18

Emballagekod

Kommentar

801...806 81V…86V 400 300 40V / 30V K1 K3 K4 K6 K1V...K6V SPC SUP

Sista siffran anger antalet kragar Ska VCI-skyddas 600x400x250 mm 400x300x250 mm Ska VCI-skyddas 250x150x150 (+/- 15 mm) 380x190x190 (+/- 15 mm) 600x300x240 (+/- 15 mm) 780x580x485 (+/- 15 mm) Ska VCI-skyddas

Maximal vikt 1000 kg 1000 kg 15 kg 15 kg 15 kg 5 kg 15 kg 15 kg 15 kg


z

Tejp får inte appliceras så att den fastnar på lackerade ytor.

z

Gods som levereras på pall får inte sticka ut över pall- eller kragkant.

z

Gods ska skyddas och säkras med wellpapp, mjukplast, pallkragar, lock, plastfilm, band, bandskydd, etc.

z

Mellanlägg ska läggas på pallbotten för att skydda materialet och för att hindra att mindre detaljer faller ut.

z

Pallar med kragar, med mindre detaljer ska bandas för att hindra att kragarna delar sig.

z

Det får enbart förekomma ett artikelnummer eller satsnummer per lastbärare om inget annat är föreskrivet.

z

Vissa specifika artiklar med maskerade ytor ska hanteras enligt STD351.

z

Gods som riskerar att utsättas för korrosion vid transport och förrådshållning ska rostskyddas med VCI-teknik.

FÖR PAC K NING S INS TR UK TION PAC K ING INS TR UC TION Utfärdare/Is s ued by

z

Dynapacs plastlådor och övriga speciallastbärare får endast användas för direkta/indirekta leveranser till Dynapac.

z

Defekta lastbärare får inte användas utan ska direkt levereras tillbaka till Dynapac för reparation. Dessa lastbärare måste märkas upp så att det framgår att de är skadade. Allt emballage ska för övrigt vara av hållfast och god kvalitet.

z

Inventering av Dynapacspecifika lastbärare ska ske på uppmaning av Dynapac. Har lastbärare använts till annat än leveranser till Dynapac eller på annat sätt förkommit, debiteras dessa kostnader leverantören.

G odkänd/Approved by

R eg.nr/R eg No.

K ers tin Anders s on

K ers tin Anders s on

Ort/Plac e

Datum/Date

K arls krona

2007-11-20

Dynapac Artikelnr/Part No.

394579

B enämning/Des c ription

E ccenter weight

L as tbärare/G oods c arrier

P allet 1200x800 + 2 collars + cover

Antal i las tbärare/Quantity in unit

As per order. Maximum 18 kits /pallet

394579

Utgåva/Is s ue

1

S ida/Page

1(1)

B ruttovikt (kg)/G ros s weight (kg) Pac kins truktion/Pac king ins truc tion

Övrig information/Other information

Förpac knings ins truktionen gäller fr.o.m näs ta leverans . / The pac king ins truc tion mus t be followed on all future deliveries .

V ad gäller bes tällning las tbärare, märkning, bandning, etc s e Dynapac s L everantörs manual. R egarding order goods carrier, marking, s trapping etc, s ee Dynapac s S upplier´s Manual.

Figur 18 Exempel på förpackningsinstruktion

3.10

Övriga produktionsorter och materialförsörjning från Sverige

Dynapac har produktionsorter i flera världsdelar som i första hand producerar maskiner för sina närområden. Detta innebär att i princip identiska maskiner produceras på flera håll i världen. Merparten av materialet anskaffas lokalt men det finns dock komponenter som ur volym- och kvalitetsaspekt med fördel anskaffas av befintliga leverantörer i Europa, antingen genom sampackning i Karlskrona eller via direktleveranser till Kina, USA eller Indien. För övrigt gäller att: z

Material som ska sampackas i Karlskrona för vidare transport ska vara uppmärkt och emballerat av leverantören för detta ändamål, utan att ompackning behöver ske.

z

Material för sampackning beställs via separata inköpsorder. Detta ska särskiljas från artiklar som ska användas för produktion i Karlskrona och ska packas och skickas separat.

z

Följesedlar och godsflaggor måste vara märkta med rätt ordernummer och godsmottagningsadress.

z

Leverantören ska leverera materialet i emballage som är godkänt i enlighet med den internationella standarden för förpackningsvirke ISPM15. Detta gäller även leveranser som sker direkt till våra övriga produktionsorter utanför Sverige.

z

Över- eller underleveranser får inte ske. 19


3.11

Godsadresser Dynapac

Observera att Dynapac har flera olika godsadresser. Den adress som angivits i beställningen måste framgå av fraktoch följesedel.

Fabrik

Godsmottagning

Karlskrona Sverige

Central Warehouse Centralförrådet

Karlskrona Sverige

Drum shop Valsverkstaden

Karlskrona Sverige

Kit storage: USA, China, India Kitpackningen: USA, China, India

Hoeselt Belgien

Spare Parts Reservdelar

Nashik Indien

Sorocaba Brasilien

Port 100

063

104

Address Dynapac Compaction Equipment AB Centralförrådet Industrivägen 2 SE-371 23 Karlskrona Dynapac Compaction Equipment AB Valsmonteringen SV Industrivägen 2 SE-371 23 Karlskrona Dynapac Compaction Equipment AB Kitpackningen, Centralförrådet Industrivägen 2 SE-371 23 Karlskrona

-

Power Tools Distribution Industrielaan B-3730 Hoeselt

-

Atlas Copco (India) Ltd., 90, MIDC Industrial Area, Satpur, Nashik - 422 007 MAHARASHTRA

-

Dynapac Brasil Ltda AV. Estrada da Fazenda do Eden 430 Bairro Iporanga CEP 18087-101 SOROCABA / SP Dynapac USA, Inc. 2100 North First Street Garland, Texas 75040

Garland USA

-

Tianjin Kina

-

No. 38, Quanwang Road Wuqing High Tech Industrial Park Tianjin, China 301700

Wardenburg Tyskland

-

Dynapac GmbH Ammerländer Str. 93 D-26203 Wardenburg

Lingen Tyskland Industrivägen 2 SE-371 23 Karlskrona

-

Dynapac GmbH Darmer Esch 81 D-49811 Lingen

Dynapac Compaction Equipment AB Kitpackningen, Centralförrådet Industrivägen 2 SE-371 23 Karlskrona

Dynapac Compaction Equipment AB Kitpackningen, Centralförrådet Industrivägen 2 SE-371 23 Karlskrona

Power Tools Distribution Industrielaan B-3730 Hoeselt

Power Tools Distribution Industrielaan B-3730 Hoeselt

Tabell 5 Godsadresser

20


4.

Fakturering

Fakturering ska generellt ske via EDI. I övrigt gäller att Dynapac har flera olika godsadresser, men fakturor gällande material, indirekt material eller tjänster för Karlskrona ska adresseras till Dynapac i Karlskrona. Leverantörer utanför EU ska sända en originalfaktura (företrädesvis via EDI) till Dynapac och skicka en kopia av densamma med godset för att möjliggöra införtullning. På fakturan ska följande framgå: z z z z z z z z z z

Leverantörens VAT-nummer eller organisationsnummer Leverantörens bank, adress och Swiftadress Leverantörens kontonummer och IBAN-nummer Godsmärkning eller namn på den som är mottagare av godset eller tjänsten Tullstatistiskt nummer på fakturerad vara Följesedelsnummer Artikelnummer Ordernummer eller referensnummer Levererad kvantitet, valuta och pris Telefon, fax och e-mail till kontakt för fakturafrågor

Fakturering via WEB-EDI görs på följande sätt. Efter genomförd avisering så hamnar ordern i mappen ”Fakturera”. Klicka på den följesedel som skall faktureras, se figur 19.

Figur 19 Välj följesedel för fakturering

21


När följesedel är vald skall fakturanummer (1), eventuella ställkostnader (2) och eventuella kostnader för pall och krage (3) fyllas i, se figur 20. Övriga uppgifter såsom följesedelsnummer (”Leveransnummer”), artikelnummer, artikelbenämning, ordernummer, levererad kvantitet och pris är redan ifyllt och ska kontrolleras. Observera att följesedelsnummer ovillkorligen måste framgå.

1

2

3

5

4

Figur 20 Färdigställande av faktura

Tryck på ”Räkna om” (4) för att räkna det totala fakturabeloppet och tryck därefter på ”Spara” (5). Informationen sänds vidare och matchas med motsvarande information i Dynapacs affärssystem. Observera att emballage- och ställkostnader måste vara skriftligen avtalade för att anses giltiga. I de fall det finns avvikelser mellan leverantörens och Dynapacs information försenas processen med risk för att även betalningen försenas.

22


5.

Reklamationer

5.1

Reklamation av felaktigt material (DR)

Alla detaljer ska levereras enligt gällande ritning och gällande förpackningsinstruktion. I de fall levererat material inte uppfyller våra ställda krav reklameras detaljerna via ett felåterföringssystem DR (Discrepancy Report). Syftet med återföringen är att skapa möjlighet för leverantören att förbättra sina processer samt att återföra de kostnader som uppstått på grund av felet. DR är ett elektroniskt formulär som innehåller en beskrivning av felet, den skickas till leverantören via mail och ska hanteras på följande sätt: 1. Avvikelsen beskrivs av Dynapacs kvalitetstekniker. 2. Under “Corrective action” meddelar Dynapac vad man vidtagit för åtgärder. I det vita fältet ska leverantören beskriva hur man åtgärdar felet. Detta svar ska vara återsänt till Dynapac inom 24 timmar. 3. Under “Preventive action” ska leverantören beskriva de långsiktiga åtgärder som genomförs för att felet inte ska uppstå igen. Först när detta svar inkommit från leverantören och åtgärderna kan anses vara tillräckliga avslutas ärendet. 4. I de fall vi återsänt gods till leverantören och får en ersättningsleverans ska denna märkas med DR-nummer och namn på den som utfärdat rapporten. 5. De kostnader som uppstått plus artikelpris och returfrakt debiteras leverantören via en så kallad ”claim invoice” vilken inte ska betalas. Istället dras pengarna automatiskt från leverantörens inneliggande fakturor. Kreditnota behöver således inte sändas till Dynapac. En ersättningsleverans ska faktureras.

5

1 2 2

3

4

Figur 21 Exempel på DR

Figur 22 Reklamationsdebitering Fi R kl ti d bit i (Claim (Cl i invoice) i i )

23


5.2

Reklamation på grund av felaktig packning eller godsmärkning

Gods till Dynapac ska vara packat enligt gällande förpackningsinstruktion eller emballagekod (se kapitel 3.8 och 3.9). I de fall där detta inte efterlevs ”reklameras” packningen eller godsmärkningen till leverant��ren via mail för att denne ska göras uppmärksam på felet. I de fall leverantören inte förbättrar sin process och upprepade gånger orsakar ompackning eller manuell godsinrapportering till exempel på grund av felaktiga streckkoder så debiteras leverantören de kostnader som orsakats på grund av felet.

5.3

Reklamation på grund av felaktigt angiven kvantitet

Vid kontrollräkning stämmer ibland inte verkligt levererat antal med vad som angivits på följesedeln, med motsvarande fel på tillhörande faktura. Vid dylika fel i levererad kvantitet skickas ett meddelande till leverantören med information om felet. Tillhörandet faktura kommer att betalas, men mellanskillnaden mellan fakturerat antal och verkligt antal dras av via en motsvarande ”claim invoice” från inneliggande fakturor. Leverantören har som alternativ till detta även möjligheten att inom 24 timmar respondera på felet och därefter på egen bekostnad komplettera leveransen.

6.

Konstruktionsändringar (ECN)

Kontinuerligt förbättrar vi våra produkter och processer. När en konstruktionsändring genomförs ändras de tekniska specifikationerna som beskriver den köpta produkten. Ju större ändring desto viktigare är det att leverantören deltar i denna process. Ibland rör det sig endast om mindre justeringar eller om justeringar av gällande dokument, men oftast är det frågan om fysiska förändringar på de produkter vi köper. Om ändringen påverkar andra delar av Dynapacs installation måste denna samordnas med andra ändringar. Därför är det nödvändigt att leverantören inför ändringen i enlighet med de datum vi angivit på ändringsordern. I konstruktionsändringsprocessen åligger det leverantören:

24

z

Att genomföra ändringen så att serieleverans kan ske från och med det datum som angivits på ändringsordern.

z

Att inom två veckor signera och återsända ändringsorderblanketten som en bekräftelse på att leverantören fått del av vår begäran om ändring och att den genomförs i enlighet med angivna krav.

z

Att omedelbart meddela Dynapac om tiden för införandet riskerar att försenas eller om det finns andra synpunkter som bör beaktas.

z

Att skicka material i nytt utförande uppmärkt med Dynapacs gula godsflagga, innehållande angivet beställningsnummer eller referens, samt att medsända korrekt ifyllda dokument för utfallsprovning.

z

Att märka eventuella fakturor på avtalsenliga kostnader som beror på ändringen med gällande ECN-nummer.


Ändringsordern ska tolkas och hanteras på följande sätt: 1.

Ändringsordernummer

2.

Inköpsordernummer för material i nytt utförande. Om inget specifikt beställningsnummer angivits ska material i nytt utförande levereras enligt gällande referensnummer, uppmärkta med gul godsflagga.

3.

[Tillverkade/Manufactured] talar om hur leverantören ska behandla de artiklar som avtalsenligt redan är tillverkade eller under tillverkning.

4.

Detta stycke beskriver de dokument som ändras och sammanfattar ibland själva ändringen eller kommenterar övrigt som kan vara av betydelse.

5.

[Leveransstart/First delivery] talar om från och med vilken vecka leveranserna ska bestå av produkter i det nya utförandet. Leveransstarten utrycks i år [y] och vecka [ww].

6.

När det gäller kostnader för ändringen så avses kostnader som uppstår inom ramen för gällande avtal.

7.

Leverantören intygar att denne mottagit nya dokument och att konstruktionsändringarna blir implementerade. Blanketten ska sändas tillbaka senast två veckor efter att den skickats från Dynapac.

8.

Leverantörens signatur

1 2

3

4

5

6

7

8

Figur 23 Ändringsorder

25


7.

Leverantörsutvärdering

7.1

SPM-index

I löpande serieproduktion utvärderas kontinuerligt leverantörens leveransförmåga och kvalitetsnivå. Nedanstående fyra parametrar vägs samman och bildar ett så kallat SPM-index (Supplier Performance Measurement Index). z z z z

Leveransprecision (endast förseningar) PPM Antal avvikelserapporter (Discrepancy Reports, DR) Antal orsakade produktionsstörningar eller produktionsstopp (line stop)

Supplier Demerit Points by the latest 10 periods 100 80 60 40 20 0 0808

0807

0806

0805

0804

0803

0802

0801

0712

0711

SVETSO

Delivery performance

DR

PPM

LineStop

Figur 24 Supplier Performance Measurement (SPM) för en specifik leverantör

Ur ovanstående information sammanställs ett värde från 0 till 100. Ju färre poäng, desto bättre prestation. Mätningen sammanställs en gång i månaden på föregående tre månader. Hur poängen fördelas framgår av tabell 6 nedan. Deliveries on time

Demerit points

Number of DR

Demerit points

PPM value

Demerit points

Line stops

Demerit points

98-100%

0

0

0

0

0

0

0

95-97%

5

1-2

4

1-1000

5

1

6

90-94%

10

3-4

8

1001-3000

10

2

12

85-89%

15

5-6

12

3001-6000

15

3

18

75-84%

20

7-8

16

6001-9000

20

4

24

< 75%

25

>9

20

> 9000

25

5

30

Tabell 6 Felpoängpåverkan

26


7.2

Leveransindex

En leverantörs leveransprecision beskrivs enligt nedanstående graf, där inleveranser kategoriseras i fem olika tidsintervaller. Om en inleverans sker i vecka 35 så ger grafen utslag i denna vecka oavsett när leveransen skulle ha skett. Mätningen ställer det angivna leveransdatum i relation till inrapporteringsdatumet och justeras med den i systemet angivna transporttiden. Leveransdatumet är det datum som speditören ska hämta upp godset. Osäkerheter i mätningen kan således finnas om parameter som transporttid eller upphämtningsdag är inkorrekt. Om leverantören bekräftar en annan tid än den Dynapac angivit, så gäller den nya bekräftade tiden om den accepterats av Dynapac. För att undvika osäkerheter i mätningen räknas leveranser som ankommer plus minus två dagar från beräknat ankomstdatum som ” i tid”. Observera dock att kravet är att en leverans ska skickas den dag som anges i beställningen. Observera att SPM-mätningen inte påverkas av för tidiga leveranser. DINEX

Year 09 Supplier

100%

Material Controller (All) Purchaser (All) Lst 100

Delivery Performance

95% 90% 85% 80% 75% 70% 65% Delivery Interval

60%

>10 days delay

55%

6-10 days delay

50%

3-5 days delay On time del.

45%

3-5 days premature del. >5 days premature del.

40% 35% 30% 25% 20% 15% 10% 5% 0% 0901

0902

0903

0904

0905

0906

0907

0908

0909

0910

0911

0912

Month of delivery

Figur 25 Graf på leveransprecision

För vidare diskussion kan enkelt underliggande data distribueras. Om det finns avvikelser mellan den data som Dynapac distribuerar och den som leverantören själv tar fram, så måste dessa avvikelser utredas. Det första steget för att förbättra materialflödena mellan parterna är att skapa en gemensam bild av leveransbeteendet. En leverantör ska kontinuerligt analysera sin leveransprestation och implementera förbättringar i sin verksamhet för att uppnå en högre grad av ”leveranser i tid”. Sena leveranser riskerar att störa vår produktion och för tidiga leveranser skapar ogynnsamma flöden i vår godsmottagning och i våra förråd. Kostnader som beror på sena eller för tidiga leveranser kan komma att debiteras leverantören.

27


January 2010, REV C 3492012402 We reserve the right to change specifications without notice. Photos and illustrations do not always show standard versions of machines. The above information is a general description only, is not guaranteed and contains no warranties of any kind.

037.50.100.SE

Dynapac Compaction Equipment AB, Box 504, SE-371 23 Karlskrona, Sweden. Tel: +46 455 30 60 00, Fax: +46 455 30 60 30


Dynapac Leverantörsmanual 2010