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Aprile 2014 Sviluppo di un progetto formativo in elearning: la start-up analysis

L’utilizzo sistematico e diffuso di tecnologie sempre più performanti e l’evolversi dei bisogni di apprendimento individuali e organizzativi hanno condotto all’affermarsi di un nuovo paradigma di riferimento per pensare, progettare e gestire la formazione (e non solo). Un dato di fatto, che osserviamo quotidianamente è l’incremento esponenziale di richieste di soluzioni di formazione a distanza da parte dei clienti. A questo incremento corrisponde anche una maggiore maturità e consapevolezza della domanda, che si traduce in richieste precise, mirate, concrete: il cliente chiede studi di fattibilità, progetti di sistema che si colleghino al piano di sviluppo delle risorse umane e ai processi di valutazione e gestione delle competenze, analisi di efficacia e di efficienza economica. Ma qual è il primo passo da compiere nell’ambito dello sviluppo di un progetto formativo in elearning?

START-UP ANALYSIS 1) Definizione degli obiettivi di sviluppo Gli obiettivi di sviluppo del progetto è fondamentale siano condivisi da tutte le parti coinvolte. Perché diventino una guida efficace per la realizzazione di un progetto, gli obiettivi dovrebbero avere determinate caratteristiche, ovvero essere: • S (Specific) – Specifici, direttamente correlati ad ogni attività lavorativa o formativa, ad esempio formare i venditori sulla nuova gamma di prodotti • M (Measurable) - Misurabili, mediante appositi indicatori di quantità, qualità, valore o tempo gestiti nel sistema informativo a supporto dei processi dell’organizzazione. Gli indicatori devono essere sostenibili, cioè il costo necessario per reperire l’informazione non deve superare il vantaggio che si deduce avendola. Un esempio di obiettivo misurabile è aumentare le vendite del 10% • A (Achievable) - Realizzabili, cioè compatibili e coerenti con le risorse e le competenze disponibili. Ad esempio avere un numero di venditori sufficiente • R (Realistic) - Realistici, concreti, collegati a fatti, oggetti, condizioni realmente esistenti, ad esempio coerenti con le dimensioni e i fabbisogni del mercato di riferimento e con la concorrenza • T (Time-related) - Tempificati, riferiti ad una data di inizio e di termine ben definite. Il modello '"Definizione Obiettivi SMART'' permette di costruire un quadro completo a partire dalle finalità del percorso formativo.

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Aprile 2014

Per ciascun obiettivo è utile indicare: in quanto tempo lo si vuole raggiungere; in che modo i risultati della formazione influiranno sulle scelte strategiche aziendali; le azioni da intraprendere per raggiungerlo; il suo peso rispetto alle finalità dell’intero progetto. 2) Identificazione dei fabbisogni formativi ed organizzativi L'identificazione dei fabbisogni formativi ed organizzativi parte da un'indagine preliminare sotto forma di intervista/colloquio realizzata con rappresentanti significativi individuati all'interno dell'organizzazione. Le informazioni raccolte secondo questa modalità vengono utilizzate per un'indagine più approfondita relativa a ruoli e funzioni, ai processi di sviluppo e di cambiamento in atto, alla mobilità interna e alle strategie di comunicazione. Una chiara definizione dei fabbisogni formativi ed organizzativi consente di verificarne la relazione con la disponibilità di tempi, attrezzature, spazi e risorse finanziarie, nonché di individuare le modalità più adeguate a soddisfarli. 3) Analisi di contesto e clima L'analisi del clima e del contesto è finalizzata all'individuazione dei punti di forza e di debolezza dei processi di sviluppo delle risorse umane che possono costiutire una guida utile alla progettazione di nuovi processi, e viene svolta attraverso Netmapping, uno strumento diagnostico che consente di conoscere il reale flusso delle informazioni all’interno di un’organizzazione e di valutare le condizioni di efficienza o di inefficienza dell’operare degli individui. 4) Pre-assessment competenze L'indagine ha lo scopo di rilevare il tipo e il grado di competenze professionali esistenti in azienda per metterle a confronto con le competenze indispensabili a ricoprire determinati ruoli. Le competenze di ruolo vengono definite dall'organizzazione e confrontate con quelle possedute dalle persone che ricoprono quel determinato ruolo. In seguito a tale rilevazione è possibile avvalersi anche di uno strumento specifico della piattaforma Docebo 4.0 che consente la gestione delle competenze, permettendo di verificare per ogni singola competenza il livello di padronanza della persona e l'eventuale gap, individuando così il percorso formativo più idoneo per colmare quella lacuna.

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Aprile 2014 5) Definizione degli indicatori del ROI Nella prima fase di creazione di un progetto formativo è essenziale definire quali indicatori serviranno a valutare il successo o l'insuccesso dell'intervento, individuando i diversi livelli di impatto della formazione. Tali indicatori, i KPI della formazione, serviranno nella fase conclusiva a calcolare il ROI dell'elearning. Per mezzo di template specifici, tutte le voci vengono definite anche in valori monetari e in termini di costi e benefici. 6) Swot analysis progetto L’analisi SWOT è un modello creato per valutare un’organizzazione e il contesto in cui si inserisce. Nel caso di un progetto formativo, la SWOT analysis può essere un valido strumento per individuarne i vantaggi che può o che potrebbe offrire, considerando però anche eventuali ostacoli che ne pregiudicherebbero l’efficacia. Si tratta di valutare in anticipo e con precisione non solo i punti di forza e di debolezza, riferiti alle caratteristiche interne all'impresa, ma anche opportunità e minacce che sono collegate a fattori esterni sui quali l'impresa ha scarso controllo. Una volta analizzati questi aspetti si dovrà decidere quali attività porre in essere. La SWOT Analysis permette di proseguire nella fase di Design del progetto formativo con piena consapevolezza, ottimizzando gli interventi e aumentando la loro efficacia.

Quelli indicati sono solo i primi passi, necessari, per dare il via allo sviluppo di un progetto formativo in elearning, il quale avrà come passaggio finale la misurazione dell’impatto della formazione sul business dell’azienda. Valutare l'impatto della formazione in termini di crescita aziendale, vuol dire sostanzialmente misurare il livello di miglioramento dell'efficacia degli investimenti della formazione e della performance organizzativa, misurando il cambiamento nei risultati/progressi dell'organizzazione. Una soluzione elearning può avere degli impatti sulle performance aziendali che possono essere misurati in termini di:

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aumento delle vendite;

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riduzione dei rischi;

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aumento dei profitti;

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riduzione del turnover;

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aumento della retention dei clienti;

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riduzione il time-to-market;

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Aprile 2014 Per la fortunata convergenza ed incontro fra nuova domanda di formazione e nuove opportunità tecnologiche, l’elearning di seconda generazione si presenta come la principale soluzione in grado di realizzare e gestire in maniera completa, coerente e integrata, sistemi di formazione continua, di gestione delle competenze, di sviluppo delle risorse umane e anche di knowledge management. Per le aziende questo significa sicuramente un’opportunità da non perdere, benché implichi un cambiamento radicale e discontinuo nel modo di progettare, gestire, erogare la formazione.

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