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GUIA DE GESTIÓN DOCUMENTAL PROGRAMA PAZ DESARROLLO Y ESTABILIZACIÓN DIRECCION DE PROGRAMAS ESPECIALES GRUPO DE TRABAJO PAZ, DESARROLLO Y ESTABILIZACION Conmutador (57 1) 5937050 Ext. 7705 – Fax ext. 7733 * Calle 16 # 6-66 Piso 12 - Bogotá – Colombia * www.dps.gov.co


INTRODUCCIÓN

La política pública en materia de administración de archivos impone al Estado y empresas anexas la obligación de articular su información a la Red Nacional de Archivos, que a la postre deberá permitir el acceso y la disponibilidad de los archivos y el patrimonio documental para todos los colombianos.

El Departamento para la Prosperidad Social es un organismo de carácter público, que por ley debe conservar sus archivos no solo para el desarrollo adecuado de su gestión sino porque muchos de ellos hacen parte del patrimonio documental de la Nación.

Con la promulgación de la Ley 594 del 14 de julio de 2000, el Archivo General de la Nación estableció reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado, señalando a las entidades públicas en sus diferentes niveles, que deben contar con las herramientas necesarias para hacer de los archivos verdaderos centros de información, útiles para la administración e importantes para la cultura.

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PROCESO DE ORGANIZACIÓN

El archivo es la memoria institucional por esta razón es importante salvaguardar toda la información de manera ordenada y de fácil ubicación. La organización del archivo permite ejercer los controles necesarios frente a los aspectos operativos y administrativos de la organización. A continuación se describe cada una de las actividades del proceso de organización:

1. CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL “La Clasificación Documental se entiende como una actividad mediante la cual se identifican y se establecen las Series que componen cada agrupación Documental de acuerdo con la estructura orgánico - funcional de la Entidad.” 1

Para abrir o crear una carpeta o expediente, se deben clasificar los documentos de la unidad administrativa teniendo en cuenta las Tablas de Retención Documental, establecidas por el Área de Gestión Documental del Departamento para la Prosperidad Social – DPS

Esta actividad se realizara con el fin de identificar las series y las sub/series documentales que genere, maneje o tramite cada oficina en cumplimiento de sus funciones. (Ver Gráfico 1)

1

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Cartilla de Clasificación Documental. {El Línea}. (Consultado el 19 de Agosto de 2013). Disponible en http://www.archivogeneral.gov.co/index.php?idcategoria=4395 DIRECCION DE PROGRAMAS ESPECIALES GRUPO DE TRABAJO PAZ, DESARROLLO Y ESTABILIZACION Conmutador (57 1) 5937050 Ext. 7705 – Fax ext. 7733 * Calle 16 # 6-66 Piso 12 - Bogotá – Colombia * www.dps.gov.co


Gráfico 1 – Clasificación Documental

Departamento para la prosperidad social

2. ORDENACIÓN DOCUMENTAL

El Proceso de Ordenación se lleva a cabo teniendo en cuenta dos principios fundamentales:

1. El principio de Orden Original que establece el respeto de la secuencia de los trámites en que se produjeron 2. El Principio de Procedencia que permite saber quién produce los documentos.

El Sistema de ordenación que se aplicará, será el cronológico, que consiste en colocar un documento detrás del otro en forma secuencial de acuerdo con la fecha en que la documentación ha sido tramitada, teniendo en cuenta en primer lugar el año, seguido del mes y al final el día. (Ver Gráfico 2)

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Importante tener en cuenta los anexos que forman parte de un documento u oficio, por lo tanto, al momento de ordenarlos cronológicamente dentro de un expediente, se debe tener en cuenta la fecha del oficio o documento, mas no la fecha de los anexos. Gráfico 2 – Ordenación Cronológica

Para la ordenación cronológica se tomara la fecha del radicado del Software de Gestión Documental ORFEO, en el caso de no existir esta fecha de tomara la fecha del recibido del destinatario. (Ver Gráfico 3)

Gráfico 3 – Ordenación Cronológica

Fecha ORFEO

F-OAP-021-MEM-V04

*20135010142253* Al contestar por favor cite estos datos: Radicado No.: 20135010142253 Fecha: 9/26/2013 11:22:01 AM

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2.1.

Expurgo y Depuración Documental

La eliminación se define como la destrucción de los documentos que han perdido sus valores administrativos, legales, jurídicos y contables. En esta etapa de acuerdo con las Tablas de Retención Documental se procede a separar toda aquella documentación que haya perdido su valor primario y secundario, los documentos de apoyo, la duplicidad y documentos que no estén firmados.

La eliminación de documentos será efectuada por medio de picado con el fin de preservar el medio ambiente y seguir las normas expedidas por el Ministerio de Ambiente, esta actividad será realizada por la Asociación de Recicladores de Bogotá.

Ver Acuerdo 046 de 2000 del AGN "Por el cual se establece el procedimiento para la eliminación documental". 2.2. Preparación Física de Documentos

Si la documentación presenta alteraciones físicas y tiene presencia de material abrasivo se deben adelantar actividades tendientes a dejar el archivo en condiciones aptas para la conservación, con el fin de evitar el deterioro físico y biológico de la documentación, por lo tanto se deben corregir las mutilaciones, rasgaduras y retirar ganchos de cosedora, clips y demás elementos metálicos que se encuentren en los documentos.

La alineación de los documentos de cada carpeta o expediente, se realiza teniendo en cuenta el borde superior de cada folio. (Ver Gráfico 4)

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Gráfico 4 – Alineación de documentos

La perforación de los documentos de cada carpeta o expediente se realiza tomando como medida el tamaño oficio (Ver Gráfico 4) utilizando siempre el margen de la hoja, sin perforar la información.

Antes de perforar los documentos se debe tener en cuenta que las hojas que contengan información en forma horizontal (orientación horizontal de la hoja), se deben ubicar teniendo en cuenta que el título o encabezado quede hacia el lomo de la carpeta y debidamente alineados (Ver Gráfico 5).

Agrupar los documentos dentro de la carpeta con un gancho legajador plástico, cerciorándose que los documentos correspondan a una serie o sub/serie. Gráfico 5 – Perforación de documentos

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En caso de encontrarse varios documentos de tamaño pequeño, como facturas, fotos, entre otros, se pegaran en una hoja blanca, tamaño carta, para evitar la pérdida de los mismos, a éste se le escribirá su respectivo número de folio. 3. FOLIACIÓN DE DOCUMENTOS

Para asegurar la integridad de los documentos almacenadas en las unidades de conservación, se procede a la foliación, la cual consiste en dar un número consecutivo desde 1 hasta el folio n, en la margen superior derecha de cada documento, teniendo en cuenta la orientación del documento o su forma de lectura (Horizontal o vertical). (Ver Gráfico 6)

Gráfico 6 – Foliación de Documentos

“En el caso de expedientes contenidos en más de una unidad de conservación, la foliación de la segunda será continuación de la primera, si por ejemplo, un Contrato de la Obra X, está contenido en dos unidades de conservación y el último folio de la primera terminó en 200, la segunda carpeta iniciará con el folio 201. La foliación con DIRECCION DE PROGRAMAS ESPECIALES GRUPO DE TRABAJO PAZ, DESARROLLO Y ESTABILIZACION Conmutador (57 1) 5937050 Ext. 7705 – Fax ext. 7733 * Calle 16 # 6-66 Piso 12 - Bogotá – Colombia * www.dps.gov.co


el número 1 en cada unidad de conservación, rompe con el concepto de expediente y favorece el retiro o ingreso indebido de documentos. Las respectivas unidades de conservación se controlan también consecutivamente, para nuestro ejemplo, la carpeta que contiene los folios 1 a 200 será la No. 1 del contrato de obra y la carpeta que contiene los folios del 201 en adelante será la No. 2 del mismo contrato”2

Teniendo en cuenta los lineamientos internos de Gestión Documental del Departamento para la Prosperidad Social, cada unidad de conservación tendrá un máximo de 250 folios. (Ver Gráfico 7) Gráfico 7 – Máximo de Folios en Expedientes

Si llegara a existir otra foliación, ésta se anulará con una línea diagonal (/) y quedará como válida la última realizada. (Ver Gráfico 8) Gráfico 8 – Corrección de Foliación

La foliación se efectuara utilizando lápiz de mina negra y blanda, tipo HB ó B 2

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Cartilla de Clasificación Documental. Foliación. {El Línea}. (Consultado el 09 de Abril de 2013). Disponible en http://www.archivogeneral.gov.co/index.php?idcategoria=4395 DIRECCION DE PROGRAMAS ESPECIALES GRUPO DE TRABAJO PAZ, DESARROLLO Y ESTABILIZACION Conmutador (57 1) 5937050 Ext. 7705 – Fax ext. 7733 * Calle 16 # 6-66 Piso 12 - Bogotá – Colombia * www.dps.gov.co


4. DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL

4.1. Hoja de Control Consiste en describir uno a uno los documentos que reposan dentro del expediente. (Ver grafico 9) Gráfico 9 – Control de Ingresos de Documentos a Expediente

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4.2. Rotulación de Expedientes

Se identificaran cada una de las carpetas (unidades de conservación) de acuerdo a los lineamientos establecidos por el Área de Gestión Documental del Departamento para la Prosperidad Social y de conformidad con las Tablas de Retención Documental. Gráfico 10 – Rotulo de Expedientes

Es importante tener en cuenta la fecha de Producción de los expedientes para su respectiva rotulación, ya que dependiendo la fecha cambia el rotulo y la Tabla de retención a aplicar.

4.3. Rotulación de Cajas

Las carpetas deben ir ubicadas dentro de las cajas de conservación X200 tipo nevera en la estantería, de izquierda a derecha, en orden cronológico, teniendo como referencia el orden de las series establecido en la Tabla de Retención Documental.

Se identificarán de la siguiente manera: 

Número consecutivo de caja

Nombre de la Dependencia productora

Descripción (Serie, Subserie, Asunto).

Número de carpetas que contiene DIRECCION DE PROGRAMAS ESPECIALES GRUPO DE TRABAJO PAZ, DESARROLLO Y ESTABILIZACION Conmutador (57 1) 5937050 Ext. 7705 – Fax ext. 7733 * Calle 16 # 6-66 Piso 12 - Bogotá – Colombia * www.dps.gov.co


Gráfico 11 – Rotulo de Cajas

5. ALMACENAMIENTO DE DOCUMENTOS

Los expedientes deben ir ubicadas dentro de las cajas de conservación X200 tipo nevera en la estantería, de izquierda a derecha, en orden cronológico, teniendo como referencia el orden de las series establecido en la Tabla de Retención Documental. Gráfico 12 – Ubicación de carpetas dentro de la caja.

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6. TRANSFERENCIA DOCUMENTAL

Los Archivos de Gestión deberán ser transferidos al Archivo Central solamente aquellas series y sub/series documentales contempladas en las Tablas de Retención Documental que hayan cumplido el tiempo de retención estipulado, utilizando el Formato Inventario Documental, debidamente diligenciado, con el fin de dar cumplimiento a la Ley General de Archivos No. 594 de 2000, en su artículo No. 26 “Inventario documental. Es obligación de las entidades de la Administración Pública elaborar inventarios de los documentos que produzcan en ejercicio de sus funciones, de manera que se asegure el control de los documentos en sus diferentes fases.”, el Acuerdo 038 de 2002 y el Acuerdo 042 de 2002 del Archivo general de la Nación (AGN).

Este formato llevara los siguientes campos de descripción por expediente: 

Número de orden consecutivo

Nombre Dependencia

Código de serie documental.

Descripción (Serie, Subserie, Asunto).

Fechas Extremas (Inicial - Final)

Unidad de conservación. (carpeta , Otro)

Número de folios.

Soporte

Ubicación (No. de Carpeta – Caja)

Observaciones o notas.

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Gráfico 13 – Formato Único De Inventario

7. ENTREGA DE DOCUMENTOS PARA ACTUALIZACIÓN DE EXPEDIENTES La entrega de los documentos generados por la ejecución de los diferentes expedientes se realizara por medio del formato Ficha de Control Ingreso de Documentos para Actualización de Expedientes con el fin de garantizar la custodia de los documentos a los productores y a su vez controlar el ingreso permanente de documentos que actualizan los expedientes de los archivos de gestión. (Ver grafico 13)

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Gráfico 14 – Ficha de Control Ingreso de Documentos para Actualización de Expedientes

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Anexo instructivo de diligenciamiento de Ficha de Control Ingreso de Documentos para Actualización de Expedientes.

ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS DE GESTIÓN INSTRUCTIVO PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL FORMATO DE LA FICHA DE CONTROL INGRESO DE DOCUMENTOS PARA ACTUALIZACIÓN DE EXPEDIENTES

Código: Fecha de aprobación: Versión:

JUSTIFICACIÓN Este formato es diseñado para garantizar la custodia de los documentos a los productores y a su vez controlar el ingreso permanente de documentos que actualizan los expedientes de los archivos de gestión.

A continuación se explicará paso por paso la forma de diligenciar cada ítem del formato.

GRUPO REMITENTE: Corresponde a la unidad productora del documento y/o responsable, Ejemplo: DRPE I, NTP

REFERENCIA DEL DOCUMENTO PRINCIPAL: Se debe indicar el nombre del tipo documental principal se está entregando. Para el caso de los documentos que contienen anexos es necesario relacionarlos, por ejemplo:

-

Tipo Documental

Orden de pago: a la cual pueden ir anexos, el acta de recibo a

satisfacción, facturas, etc.

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FECHA DEL DOCUMENTO PRINCIPAL: Se debe tomar la fecha del documento principal del radicado de ORFEO

RADICADO DE RECIBIDO INTERNO O EXTERNO / O IDENTIFICACIÓN NUMÉRICA DEL DOCUMENTO

Se debe colocar el No. del radicado asignado por Orfeo, Ejemplo

CARPETA DE DESTINO En este campo el remitente de los documentos debe especificar a cual expediente se deben archivar los documentos que se están entregando, por ejemplo:

-

Orden de servicio 023 de 2008

-

Contrato de Subvención 160 de 2007

-

Convenio REH/2006/018-444

ANEXOS Se debe especificar si el documento principal relacionado en la casilla Referencia del documento principal posee documentos anexos o no.

TOTAL DE FOLIOS. Se incluirá el total de folios que se estén entregando por cada documento. DIRECCION DE PROGRAMAS ESPECIALES GRUPO DE TRABAJO PAZ, DESARROLLO Y ESTABILIZACION Conmutador (57 1) 5937050 Ext. 7705 – Fax ext. 7733 * Calle 16 # 6-66 Piso 12 - Bogotá – Colombia * www.dps.gov.co


V.D. VERIFICACIÓN DOCUMENTAL Esta casilla será diligenciada por el Técnico de Archivo y/o profesional de Archivo de la recepción de documentos de cada oficina en el momento de la entrega, donde el constata la existencia de los documentos relacionados verificando si viene original o fotocopia.

OBSERVACIONES. Las observaciones son todas las inconsistencias presentadas en la entrega, por ejemplo: En el Ítem 3. (El número de identificación está mal, los folios no son los mismos que quedaron en el formato, no venía con anexos, etc.)

NOTA: El documento debe ser enviado por correo electrónico al Técnico de Archivo y/o profesional de Archivo antes de la entrega, con el fin de actualizar las bases de datos.

Diana.hospital@dps.gov.co Claudia.franco@dps.gov.co Carol.becerra@dps.gov.co

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