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SOLUZIONI INFORMATICHE

MIGLIORA L’EFFICIENZA, LA PRODUTTIVA E LA REDDITIVITÀ DELLA TUA AZIENDA CON LA NOSTRA SOLUZIONE DI

GESTIONE DELLE COMMESSE


SOLUZIONI INFORMATICHE

Sappiamo che l’Innovazione per un’azienda passa anche attraverso la scelta di un sistema informativo adeguato, efficace ed efficiente, e nell’individuazione di un partner che la affianchi sposandone obiettivi e metodi e che investa risorse umane ed economiche nella direzione comune. Per questi motivi innovazione è: SOLUZIONI INFORMATICHE. Rosario Russo

Con oltre 20 anni di attività, siamo diventati leader nel settore informatico per le Aziende di distribuzione di materiale elettrico, per numero di installazioni, numero di transazioni effettuate con il nostro applicativo e fatturato sviluppato dai nostri circa 200 Clienti. Grazie ad uno staff di oltre 30 persone, e la presenza di sedi e strutture direttamente collegate, situate a Napoli, Roma, Milano, Bari, Catania, Cagliari e Verona, forniamo servizi e soluzioni in ambito Supply Chain su tutto il territorio nazionale. Operare in un unico mercato consente di conoscerne a fondo le dinamiche, le normative e relative necessità, che coniugate nei nostri prodotti e nei nostri servizi, diventano punti di forza della nostra Azienda. Essere un’Azienda votata ad un unico segmento del mercato ci permette di pensare, progettare e sviluppare soluzioni e servizi che rispondono

in modo preciso e mirato a tutte le richieste dei distributori di materiale elettrico.

organizzate vitali per tutti i processi di business, soprattutto per il management.

Per questo motivo la nostra Azienda ha creduto fin dal suo nascere, nei servizi e nelle soluzioni Metel. Offrire al mercato una soluzione integrata con i servizi Metel, vuol dire offrire un’opportunità alle Aziende del settore elettrico, non solo di abbattere i costi di gestione dei documenti legati al ciclo dell’ordine, ma di recuperare anche in efficienza e competitività.

Quando un Azienda cresce, deve crescere anche la propria piattaforma software e lo deve fare senza traumi ed ulteriori importanti investimenti, questo è possibile solo se alla base ci sono soluzioni scalabili e multi piattaforma, come quelle offerte da Soluzioni Informatiche ed IBM.

Oltre METEL, un altro nostro Partner d’eccellenza è Ibm Italia Spa, che garantisce presenza, continuità, sviluppo ed innovazione. Con IBM condividiamo la soluzione software A.C.G. (Applicazioni Contabili Gestionali), nella quale sono concentrate tutte le soluzioni per gestire in modo rapido ed efficiente i processi amministrativi e non solo, in cui convergono i dati aziendali e da cui partono informazioni


Preventivazione Soluzioni Informatiche è consulenza aziendale a 360° con una profonda esperienza e una salda direzione. Innovazione, flessibilità, affiatamen-to, attenzione verso i nostri Clienti sono il nostro credo. Siamo diventati fornitori leader per le Aziende della Distribuzione del materiale elettrico ed illuminotecnico a nazionale per il numero crescente di clienti che hanno deciso di concederci la propria fiducia e per gli importanti risultati raggiunti. La nostra azione va al di là della mera logica economica: siamo convinti che il successo non sia dato solo dal guadagno, ma anche dal valore aggiunto che deriva dalla valorizzazione della persona. la

nostra

azienda

si

impegna,

attraverso

metodologie di qualità accertate, a identificare i bisogni dei clienti, stabilire gli obiettivi per tutti i livelli rilevanti dell’organizzazione e favorire la crescita dell’efficienza aziendale e conseguentemente del Business.

Importazione “Computo Metrico” (Capitolato)

, la protezione dell’ambiente e l’impegno Visto

Il cliente potrà fornire un file contenente il computo metrico in esame.

di fattibilità

Tale file potrà essere in formato Excel o PDF

Quando arriva un “Computo Metrico” da parte del cliente, verrà aperta una “Richiesta di fattibilità”.

Tali file verranno caricati in un programma che permetterà una più facile importazione delle voci del Computo Metrico nel preventivo.

Tale richiesta deve essere passata al vaglio di un responsabile che deve decidere se tale “Computo Metrico” può essere affrontato dall’azienda in base a politiche aziendali e/o tipologia di lavoro.

Non sarà comunque possibile importare in maniera totalmente automatica i file Excel poiché tali files non sono “standardizzati” e ogni cliente usa un suo formato specifico. l’importazione da excell sarà automatica se si modifica il file excel con il nostro standard di importazione.

Se il responsabile “accetta” il “Computo Metrico”, si passa alla fase di importazione del “Computo Metrico” e alla realizzazione del preventivo.

La

creazione,

la

formattazione

e

la


schematizzazione di un file PDF non segue nessuno standard specifico. L’utilizzo di tabelle e altri elementi all’interno di quest’ultimo è strettamente legato al programma che produce il PDF (Adobe Distiller, PDF 995, PDFCreator, OpenOffice, ecc...) Associazione “Voci da Computo Metrico” I Componenti.

Associazione “Voci da Computo Metrico” (I Componenti) Dopo aver importato tutte le voci nel programma di creazione/gestione preventivi, per ogni voce sarà necessario associare una o più voci dalla biblioteca dei componenti centralizzata. In questo modo, si terrà traccia delle voci originarie mandate dal cliente. Nelle fasi future di preventivazione sarà facile , per ogni voce inserita dall’operatore, capire a quale “voce del cliente” corrisponde.

Biblioteca degli elementi di preventivo La Biblioteca Centralizzata conterrà tutti gli elementi utilizzati per la creazione di preventivi. Tali elementi potranno essere inseriti in maniera immediata al fine di rendere veloce la stesura di un preventivo. I componenti conterranno il prezzo standard suddiviso per Materiale Manodopera(a ore) e Servizi correlati. Il prezzo del materiale potrà essere reperito tramite il gestionale (Costo Articolo da listino o da offerta fornitore). Per ogni Componente saranno indicati una serie di marchi fornitori che lo producono. Tali Marchi Serviranno sia per interrogazioni future suddivise per marchio sia per sconti applicati per fornitore.


Ogni componente deve appartenere a un “Gruppo Merceologico” di riferimento.

Possibilità di creare una struttura ad albero per i capitoli del preventvo.

I “costi diretti” comprenderanno “materiali”, “mano d’opera” e “Servizi Esterni”.

Ogni Componente può essere composto da altri componenti presenti in biblioteca (Es.: Componete “Plafoniera 4x4” composto da 5 sottocomponenti). In questo caso i prezzi “standard”, di Manodopera e dei Servizi correlati possono essere calcolati come somma dei prezzi dei sottocomponenti o decisi in maniera discrezionale dall’operatore.

Gestione dei referenti del preventivo ( Ref. Commerciale, Direttore dei lavori, etc ...).

I “costi assoluti” comprenderanno tutti quei costi sostenuti dall’azienda indipendentemente dal buon esito della commessa (Es.: tempo di preventivazione, sopralluoghi, altro...).

E’ possibile reperire un particolare articolo non presente direttamente in Biblioteca dei componenti Centralizzata in due modi: • Direttamente dal gestionale (Anagrafica Articoli). • Tramite Offerta Fornitore. Ogni componente deve appartenere ad una “Tipologia” di componenti impostabili tramite tabelle. Esempi di categorie sono “Elettrici”, “Speciali” , “Meccanici” , “Opere Murarie” , ecc... La biblioteca dei componenti centralizza conterrà anche le voci per i “costi assoluti” e “costi indiretti”. Sarà inoltre possibile inserire dei “costi diretti” in maniera arbitraria (Non reperibili direttamente da biblioteca dei componenti). In biblioteca centralizzata è anche possibile memorizzare tempari e preziari

Il Preventivo Il preventivo può essere di due tipi “commessa” e “gara”. In entrambi i casi, cambia solo il modo di gestire il preventivo, ma la procedura di gestione è la stessa. Il preventivo sarà disponibile in 2 “viste”. • Dati principali Preventivo:

Gestione dei documenti extra legati al preventivo (Qualsiasi formato digitale, PDF, DOC, etc...) • Dettaglio Preventivo: Tale vista visualizzerà tutte le voci con i relativi costi suddivisi per “materiali”, “mano d’opera” e “costi correlati”. Ogni voce del “dettaglio preventivo” potrà essere raggruppata sotto un“settore”. Un “settore” è una suddivisione logica del lavoro da svolgere. Tale “settore” potrà essere utilizzato come linea guida per l’avanzamento dei lavori una volta che il preventivo sarà accettato e diventato commessa. Inoltre ogni componete del preventivo potrà essere a sua volta suddiviso in altri componenti (composto da...). • R iepilogo Generale Questa funzione consente, dopo aver inserito degli opportuni valori, di calcolare i margini e i costi dell’intero preventivo. • Scheda Di vendita: Sarà un riepilogo delle voci dalla vista “Dettaglio Preventivo” e sarà suddivisa in “costi diretti”, “costi indiretti”, “costi assoluti” e “Operai”.

I “costi indiretti” tutti gli altri costi (Es.: Automezzi, trasferte, Pedaggi, ecc...). Tali costi possono essere calcolati in “base oraria”, “ad importo” o in “Percentuale sul preventivo”. La voce “Operai” sarà indicata dal responsabile del preventivo per indicare le ore necessarie alla lavorazione della commessa e il numero preventivato di operai impegnati in tale opera. Le voci dei “costi diretti” vengono calcolati in automatico dalla vista “Dettaglio Preventivo”. Le voci dei “costi indiretti” come quelli “assoluti” vengono reperiti dalla “biblioteca dei componenti centralizzata”. Per ogni “voce” del preventivo è sempre presente un campo “commento” per l’aggiunta di eventuali note. Dal momento dell’accettazione del preventivo, per ogni variazione , verrà salvata una “copia”, tale copia verrà chiamata revisione. Ogni preventivo avrà un numero univoco più il numero di revisione. Nel momento in cui il preventivo è finito, potrà essere emesso una documento in formato PDF che potrà essere inviato al cliente tramite e-mail e/o stampato su supporto cartaceo. E’ anche possibile accodare altri documenti in formato PDF all’offerta da inviare. Per eseguire tale operazione sarà necessaria l’autorizzazione di un responsabile per l’emissione di tale documento.


Essere un’Azienda votata ad un unico segmento del mercato ci permette di pensare, progettare e sviluppare soluzioni e servizi che rispondono in modo preciso e mirato a tutte le richieste dei distributori di materiale elettrico. Claudio Cerutti

Commessa Come abbiamo potuto vedere nella sezione “Preventivazione”, la commessa in prima analisi è la copia del preventivo approvato da cliente. Possono esistere quattro tipi di commessa : • “Piccola” • “Media” (chiamata STANDARD) • “Manutenzione” • “In economia” Cambia solo il modo di gestirle dell’operatore. I flussi applicativi sono gli stessi. Ad ogni commessa corrisponde un numero di contratto. Per quanto riguarda le modifiche la commessa segue la stessa logica del preventivo. Ci sarà sempre una storicità della commessa tramite

revisioni.

• Tempi di consegna

Ad ogni commessa possono essere associati uno o più “Varianti di commessa”. Ogni “variante di commessa” è legata ad un nuovo contratto con il cliente.

• Andamento Aziendale (totale commesse)

Quando il preventivo diventa commessa, viene assegnato un “Capo Commessa” che avrà la supervisione di tutti gli aspetti della commessa, materiali, operai, Macchine Operatrici, Tempi di consegna. Per tenere sotto controllo l’andamento generale della commessa ci sono dei contatori che tengono traccia dei seguenti valori: • Manodopera • Materiali • Costi (indiretti e assoluti)

Tutti i “Costi Assoluti” indicati nel preventivo verranno riportati nella commessa. Per gestire e verificare i diversi flussi di informazioni il modulo Commessa ha 6 viste differenti:

Scheda Commessa: Una scheda riepilogativa della commessa con informazioni sul Cliente, sulle variazioni economiche della commessa (Varianti) e lo stato avanzamento lavori con sette “contatori”: • Assoluto, • Materiale, • Mano d’opera,


• Impianti a corpo,

Dettaglio Commessa:

• C osti indiretti,

E’ una lista di tutte le voci appartenenti alla commessa con i relativi costi, quantità e numeri di articoli da magazzino e/o da Offerta Fornitore associati.

• Fatturato, • C osto globale Ad esempio il contatore materiale, tiene sotto controllo il materiale utilizzato in cantiere, quello relativo alla mano d’opera, consente di conoscere in “tempo reale” quante ore sono state lavorate rispetto a quelle preventivate. Il contatore, del fatturato tiene traccia del rapporto costi/ricavi per capire se si è in linea con le stime effettuate. Tutti i contatori indicheranno i valori sia in termini assoluti e che in percentuale. L’aggiornamento dei dati è di competenza del Capo Cantiere.

Lista Materiali: Una lista dei materiali utilizzati in cantiere già prelevati dal magazzino e/o tramite Offerta Fornitore. Ogni articolo deve essere associato ad una voce della commessa.

Automezzi In Cantiere (Veicoli e Macchine Operatrici): Una lista degli automezzi che sono stati utilizzati e i loro costi, su base chilometrica o oraria.

Tali automezzi saranno presenti in una tabella con tutti i macchinari a disposizione dell’azienda o in affitto da terzi.

Operai In Cantiere Una lista degli operai che hanno lavorato per la commessa. Questa lista si popolerà in maniera automatica dall’inserimento dei rapportini da parte del C.C. Terrà traccia degli operai che hanno lavorato in commessa e per quante ore.

Programma Lavori Sarà una vista simile a quella del “Dettaglio Commessa”. Per ogni settore (se presente) e voci relative verrà associato un calendario per la tracciabilità dell’avanzamento lavori di quel particolare settore/voce.


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GESTIONE DELLE COMMESSE


Ad ogni settore/ voce saranno associate le seguenti informazioni: • Tempi stimato di realizzazione • Commenti su stato avanzamento lavori • Giorni lavorati per la voce/settore • Giorni Programmati di lavorazione Sarà possibile inserire in maniera arbitraria altri “settori” per avere un dettaglio maggiore per l’avanzamento lavori.

Gestione del Materiale Il Capo Commessa è responsabile del reperimento degli articoli necessari al completamento della commessa. Tali articoli possono essere reperiti in 4 modalità differenti: • Richiesta a Magazzino (immediata o differita); • Tramite Offerta Fornitore; • Tramite Materiali da altri cantieri (in eccesso); • Tramite Materiali di “risulta” immagazzinati in un’area speciale (non codificati). Gli articoli necessari per il completamento della commessa dovranno essere inseriti in richieste di acquisto. La richiesta di acquisto dei materiali, inserita direttamente sul gestionale GADMEL , viene inoltrata automaticamente all’ufficio acquisti, che deciderà se effettuare un ordine a fornitore o meno per tale materiale. In automatico è possibile quindi tenere traccia dei materiali ordinati (costi preventivi) e non ancora bollettati verso la commessa. Sempre

automaticamente quando il materiale entra e poi viene fatturato il suo costo viene inserito in commessa.

Gestione Operai Ogni giorno gli operai compileranno un rapportino di lavoro che consegneranno al C.C., il quale dovrà inserire questi rapportini a fine giornata. Le ore lavorate dagli operai andranno così ad alimentare il contatore della mano d’opera. E’ possibile che vengano inserite delle “ore extra”, per lavori richiesti dal cliente ma non preventivate dall’azienda. Attraverso un Report dei rapportini inseriti per commessa, filtrandolo per operai si ha traccia sia del monte ore sia dei costi della mano d’opera.

Gestione Macchine Operatrici e Automezzi In maniera analoga all’inserimento dei rapportini degli operai, il C.C. Inserirà, anche, le ore di utilizzo di una particolare Macchina Operatrice/ Automezzo. Attraverso un Report dei rapportini inseriti per commessa, filtrandolo per Macchina Operatrice/ Automezzo si ha traccia sia del monte ore sia dei costi. Una eventuale nuova macchina per essere gestita in commessa dovrà essere inserita nell’apposita tabella di codifica Automezzi, con il suo costo/ ore o costo/kilometri.

Gestione Ordini Di servizio

L’ordine di servizio arriva dal gestionale GADMEL e viene associato ad una commessa esistente. Un Ordine di servizio può essere di tre tipologie: • Subappalto in economia (a ore) • Subappalto a commessa (a corpo) • Noli e altro. In tutti e tre i casi, dovranno essere emessi dei “certificati” di S.a.l. per i lavori eseguiti da terzi. Tali certificati possono essere espressi a valore oppure in percentuale avanzamento lavori. Dopo aver approvato il certificato, verrà emessa una fattura a fronte di quest’ultimo.

Gestione Lavori In Corso Il C.C. ha la responsabilità di coordinare l’avanzamento dei lavori della commessa. Il C.C. Deve gestire: • il programma Lavori • la pianificazione lavori I lavori in corso della commessa possono essere espressi a valore (Indicando quali voci sono state completate) oppure in percentuale avanzamento lavori. Il C.C. pianifica le vari fasi di lavorazione, indicando i tempi di realizzazione previsti e i giorni di inizio e fine lavori preventivati. Dalla pianificazione dei lavori, verrà generato un calendario di attività che sarà disponibile per il Capo Cantiere. Dal calendario attività sarà anche possibile (opzionale) creare dei “fogli” di lavoro per la registrazione di specifiche attività degli operai a fronte di voci indicate dal C.C..


Investiamo costantemente nell’innovazione e nello sviluppo di nuovi Servizi di supporto e di nuove Soluzioni Software, attraverso l’utilizzo di moderne tecnologie, con l’obbiettivo di aiutare i nostri clienti a raggiungere i loro successi Claudio Russo

Tali fogli di lavoro confluiranno in rapportini di ore lavoro relative alla commessa. Le ore dei rapportini potranno essere imputate a specifiche voci di Commessa (ove previsto) o imputati in maniera generica alla commessa. Se le ore vengono imputate a singole voci di commessa, sarà possibile seguire l’andamento dei lavori per ogni singola voce della commessa. Il Capo Cantiere in accordo con il Capo Commessa gestirà l’avanzamento dei lavori delle singole “fasi di lavorazione” inserire dal Capo Commessa. In modo opzionale, è possibile far visionare tali documenti al cliente per un’eventuale revisione.

Gestione Stato Avanzamento Lavori (S.A.L.) Il Capo Commessa concorda con il cliente lo “Stato Avanzamento Lavori” in base al computo

metrico dato dal Cliente. Le voci del Computo Metrico del cliente sono state precedentemente associate ad una o più voci della commessa (provengono da preventivo).

Tale Documento dovrà avere l’approvazione del responsabile commerciale. Il S.A.L. verrà sottoposto al cliente, e quest’ultimo autorizzerà l’emissione di fattura.

Il Capo Commessa avrà, quindi, in tempo reale lo stato avanzamento lavori dal punto di vista del cliente.

Il valore del S.A.L. verrà aggiornato a livello di commessa, fino all’emissione finale del documento di fine lavori.

Esistono 3 tipi di SAL:

Tale area prevede altre tre funzioni essenziali:

• 4“acconto”, in fase di apertura commessa; • “corso d’opera”, in fase di realizzazione dei lavori; • “Finale”, a lavori ultimati e chiusura commessa. I tre tipi di SAL vengono gestiti nella medesima maniera, in tutti i casi verrà prodotto un documento da sottoporre al cliente.

• S.A.L. Fornitore, che è identico al S.A.L. Cliente, visto dalla parte del fornitore. • Stampe “Lavori in corso”, un resoconto dettagliato di tutte le commesse aperte ad una certa data. • Stampa “commesse Interne e Bacheca”, ovvero una stampa che riepiloga tutte le commesse con i soli dati salienti.


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Soluzioni Informatiche è consulenza aziendale a 360° con una profonda esperienza e una salda direzione. Innovazione, flessibilità, affiatamen-to, attenzione verso i nostri Clienti sono il nostro credo. Siamo diventati fornitori leader per le Aziende della Distribuzione del materiale elettrico ed illuminotecnico a nazionale per il numero crescente di clienti che hanno deciso di concederci la propria fiducia e per gli importanti risultati raggiunti. La nostra azione va al di là della mera logica economica: siamo convinti che il successo non sia dato solo dal guadagno, ma anche dal valore aggiunto che deriva dalla valorizzazione della persona. la nostra azienda si impegna, attraverso metodologie di qualità accertate, a identificare i bisogni dei clienti, stabilire gli obiettivi per tutti i livelli rilevanti dell’organizzazione e favorire la crescita dell’efficienza aziendale e conseguentemente del Business.


SOLUZIONI INFORMATICHE S.I. Soluzioni Informatiche S.r.l. www.si-soluzioniinformatiche.it info@si-soluzioniinformatiche.it

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Brochure soluzioni informatiche gestione commesse