Issuu on Google+

http://www.dokumendihaldus.ee/?Dokumendihaldus:Erialased_artiklid:%DClevaade_digitaalse_dokumendihalduse_uu rimustest_Eestis

Ülevaade digitaalse dokumendihalduse uurimustest Eestis Külli Kool 08.08.2010 Organisatsioonid on üle minemas paberipõhiselt dokumendihalduselt digitaalsele. See protsess sai alguse 20. sajandi teisel poolel, kui äritegevuses hakati kasutama arvuteid. Praegu on erinevad tehnoloogiad teinud võimalikuks paberdokumentide täieliku asendamise digitaalsete dokumentidega. Siiski ennustatakse, et lõplikult õnnestub digitaalsele dokumendihaldusele üle minna alles paarikümne aasta pärast. Dokumendihaldurite suurimaks probleemiks on korraldada üleminek võimalikult efektiivselt ja lähtuvalt organisatsiooni vajadustest ning huvidest. Digitaalse dokumendihalduse olukorra parendamiseks on tehtud erinevaid uuringuid ning hetkelgi on Majandus- ja Kommunikatsiooniministeerium ning Riigi Infosüsteemide Arenduskeskus tegemas uurimust, mille eesmärk on koondada ülevaade avaliku halduse dokumenditöö kohta (vt_http://www.dokumendihaldus.ee/?Dokumendihaldus:Aktuaalne). Heidame pilgu minevikku ning vaatame, kes ja kuidas on digitaalset dokumendihaldust Eestis varem uurinud. Alljärgnevalt on antud ülevaade digitaalse dokumendihalduse teemal kirjutatud lõputöödest ning riiklikest uurimustest. Kirjeldatud on töid, mis annavad ülevaate Eesti digitaalse dokumendihalduse arengust ning käsitlevad digitaalse dokumendihalduse erinevaid valdkondi seadusandlusest dokumendihaldurite pädevuseni välja. Käsitlus ei kata kõiki Eestis tehtud uurimusi. Dokumendihalduse korraldamist on vaadeldud Eesti avalikus sektoris digitaalsele dokumendihaldusele ülemineku, dokumendihaldurite pädevuse tõstmise, asjaajamise regulatsioonide ja asjaajamiskordade võrdlevas, e-kirjade haldamise, asutustevahelise paberivaba dokumendivahetuse ja digitaalse arhiivinduse kontekstis ning standardimise aspektist. Andrus Epkin püstitas 2004. aastal oma magistritöös hüpoteesi, et üleminek digitaalsele asjaajamisele Eestis on pidurdunud. Töö eesmärgiks oli leida selle põhjused ja võimalikud edasise tegevuse variandid.1 Uurimus tehti omavalitsuste tasandil ning selle tulemusena selgus, et esimesi samme üleminekuks digitaalsele asjaajamisele oli teinud suurem osa Eesti omavalitsustest, kuid digitaalallkirja kasutamise ja täieliku digitaalse asjaajamiseni polnud veel jõutud. Üleminekut takistavateks teguriteks olid standardite ja mudelite puudumine, omavalitsuste raha vähesus ning dokumendimallide puudumine. Välja töötamata oli ka digitaalse arhiveerimise metodoloogia ning digitaaldokumentide haldamise mudel. Ühtlasi oli ebakõlasid kehtivates seadustes.2 Ette pandi ka, et

1

Epkin, A. Digitaalse asjaajamise rakendamise võimalused Eesti omavalitsustes. Tallinn: Tallinna Pedagoogikaülikool, 2004. Lk 4. 2 Ibid, lk 18.


http://www.dokumendihaldus.ee/?Dokumendihaldus:Erialased_artiklid:%DClevaade_digitaalse_dokumendihalduse_uu rimustest_Eestis

riik peaks omavalitsuste töötajatele koolitusi korraldama, sest üleminekut takistavaks teguriks olid nigelad oskused ning motivatsiooni puudumine.3 Digitaalse dokumendihalduse korraldust Eesti avalikus sektoris uuris Peeter Lusmägi oma bakalaureusetöös „Dokumendihaldus Eesti Vabariigi avalikus sektoris“, mille üheks eesmärgiks oli anda ülevaade dokumendihaldusest Eesti Vabariigi ministeeriumides. Ministeeriumide ametnikega tehti intervjuud ja neid küsitleti ning võrreldi ministeeriumide asjaajamiskordi. 4 Uurimuses kirjeldati ministeeriumide dokumendihalduse olukorda ning leiti, et enamik ministeeriume ei ole valmis asutuse asjaajamiskorda 1. juuniks 2001 asjaajamiskorra ühtsete alustega kooskõlla viima. Probleemiks oli see, et puudus sertifitseerimiskeskus, kuid määrus nõudis asutuselt sertifitseerimisteenuse ja ajatempliteenuse osutaja valimist.5 Kairi Sule magistritöö „Dokumendi- ja arhiivihaldurite pädevuse tõstmine avalikus sektoris“ eesmärgiks oli analüüsida dokumendihalduse ja arhiivinduse erialase pädevuse hetkeolukorda Eesti ministeeriumides ning riigiametites: mida pädevuse tõstmiseks tehti ning millised olid eesmärgid selle parendamiseks. Uurimisülesandeks oli määratleda dokumendi- ja arhiivihaldurite erialase pädevuse tasemed ja selgitada välja ametnike koolitusvajadus. 6 Autor tegi Riigikantseleile ettepaneku välja töötada täienduskoolitusprogramm, mis lähtuks dokumendihalduri IV, V kutsestandardist ning autori enda välja töötatud kutsenõuetest, koostada kutse taotlejale soovitusliku kirjanduse ja allikate loetelu, selgitada välja pädevad koolitusfirmad või organisatsioonid dokumendihalduri kutsestandardile vastava täienduskoolituse korraldamiseks.7 Kairi Aaslaid uuris oma magistritöös „Asjaajamise regulatsioonide ja ministeeriumide asjaajamiskordade võrdlev analüüs“, kas ministeeriumid kasutavad oma asjaajamiskordade koostamisel ja muutmisel vaid määruse „Asjaajamiskorra ühtsed alused“8 abi või kasutavad selleks ka teisi normatiivakte. Töö tulemusena selgus, et eelkõige täideti asjaajamiskorra ühtsetes alustes olevaid nõudeid. EVS-ISO 15489-1:20049 ja juhiste „Dokumendi- ja arhiivihaldus“10 ning „Asjaajamise ja arhiivitöö kontrollimine siseauditi käigus“ 11 nõudeid täideti osaliselt. Magistritöö autor tegi ettepaneku

3

Ibid, lk 19. Lusmägi, P. Dokumendihaldus Eesti Vabariigi avalikus sektoris: bakalaureusetöö. Tallinn: Tallinna Pedagoogikaülikool, 2001. Lk 5–6. 5 Ibid, lk 86-87. 6 Sule, K. Dokumendi- ja arhiivihaldurite pädevuse tõstmine avalikus sektoris. Tallinn: Tallinna Ülikool, 2005. Lk 9. 7 Ibid, lk 76. 8 Asjaajamiskorra ühtsed alused. Vastu võetud 26.02.2001. – Elektrooniline Riigi Teataja. https://www.riigiteataja.ee/ert/act.jsp?id=12869602 (01.06.2010). 9 EVS-ISO 15489-1:2004 „Informatsioon ja dokumentatsioon. Dokumendihaldus. Osa 1: Üldnõuded“ 10 Arumäe, T., Noodapera, P., Pever, K., Siir, T. Dokumendi- ja arhiivihaldus. Tallinn: Rahvusarhiiv, 2003. 11 Asjaajamise ja arhiivitöö kontrollimine siseauditi käigus. http://www.ra.ee/public/Juhised/siseaudit.pdf Tallinn: Rahvusarhiiv, 2006. (01.06.2010). 4


http://www.dokumendihaldus.ee/?Dokumendihaldus:Erialased_artiklid:%DClevaade_digitaalse_dokumendihalduse_uu rimustest_Eestis

„Asjaajamiskorra ühtsete aluste“ muutmisel viia sisse nõuded, mida esitavad rahvusvahelised standardid ja Rahvusarhiivi juhised.12 Monika Saarmann uuris dokumendi väärtust omavate e-kirjade haldamist elektroonilises dokumendihaldussüsteemis ja kontrollis oletust, mille kohaselt Eestis puuduvad juhised e-posti haldamiseks. Töö eesmärgiks oli selgitada, milline on e-posti regulatiivne keskkond, kuidas hallatakse e-posti avalikus sektoris ja milliseid juhendeid kasutakse selleks mujal maailmas ning välja töötada juhis avalikule sektorile.13 Jõuti järeldusele, et vaja on e-posti temaatikat ulatuslikumalt käsitleda ning välja töötada kasutamist ja haldamist reguleerivad juhised ja õigusaktid. Samuti tuleks vähendada teadmatust ja mitteformaalsest suhtumist e-kirjadesse. Ühtlasi seab e-posti haldamine lisanõudeid asutuse regulatsioonidele ja normatiividele, töötajate oskustele ja koolitusvajadustele. Autor töötas välja e-posti haldamise juhendi kavandi ning soovitas seda testida ja moodustada töögrupp juhendi rakendamiseks avalikus sektoris.14 Digitaalse dokumendihalduse korraldamise kohta Eesti avalikus sektoris on ilmunud uurimustöö „Digitaalse dokumendihalduse korraldus riigihalduses“ 15. Ekspertanalüüs valmis 2007. aastal Riigikontrolli tellimusel ning eesmärgiks oli välja selgitada põhjused, mis on takistanud Eesti riigihalduses asutustevahelise paberivaba dokumendivahetuse käivitumist ning kuidas on Eesti dokumendihaldus kujunenud ja leida lahendused olukorra parendamiseks. Mõjuritena vaadeldi sisemisi arenguid (asutuste sisemiste vajaduste ja dokumendihalduse areng) ning väliseid arenguid (tehnoloogia, regulatiivne keskkond, arendusprojektid, e-valitsemise ja e-demokraatia areng). Uuringu tulemusena selgus, et digitaalse dokumendihalduse areng on lähtunud asutuste sisemisest arengust ning väikestes asutustes on selle kasutuselevõtt problemaatiline. Samuti puudub visioon ala arenguks ning valdkonna juhtimine on nõrk. Ühtlasi puudub õiguskeskkond ning juhendmaterjalid digitaalse dokumendihalduse kasutuselevõtuks ning kasutamise toetamiseks. 2001. aastal valmis Riigikantselei tellimusel aruanne „Rahvusvahelised dokumendihalduse standardid. Ülevaade ISO tegevusest asjaajamise ja arhiivinduse valdkonnas“ 16. Valitsusasutuste digitaalsele dokumendihaldusele üleminekuks oli vaja leida ühtsed juhised digitaalsete dokumentide kasutamiseks. Uurimuses vaadeldi rahvusvahelises standardiorganisatsioonis ISO tehtut. Nenditi, et puudub

12

Aaslaid, K. Asjaajamise regulatsioonide ja ministeeriumide asjaajamiskordade võrdlev analüüs. Tallinn: Tallinna Ülikool, 2008. Lk 63 -64. 13 Saarmann, M. Elektroonilise posti haldamine Eesti avalikus sektoris. Tallinn: Tallinna Ülikool, 2005. Lk 6. 14 Ibid, lk 68-69. 15 Digitaalse dokumendihalduse korraldus riigihalduses. http://www.riigikontroll.ee/DesktopModules/DigiDetail/FileDownloader.aspx?FileId=10724&AuditId=2075 ERiigi Akadeemia. 2007. (06.06.2010). 16 Rahvusvahelised dokumendihalduse standardid. Ülevaade ISO tegevusest asjaajamise ja arhiivinduse valdkonnas. http://www.riik.ee/dhp/publ/AAstandardimine.pdf Tallinn: Eesti Informaatikakeskus, 2001. (06.06.2010).


http://www.dokumendihaldus.ee/?Dokumendihaldus:Erialased_artiklid:%DClevaade_digitaalse_dokumendihalduse_uu rimustest_Eestis

organisatsioon, mis annaks välja soovitusi avaliku sektori digitaalse dokumendihalduse korraldamiseks. Digitaalsetel dokumentidel põhineva asjaajamise standardimise kogemust maailmas vaatleb rahvusvaheliste asjaajamissüsteemide mudelite ja standardite võrdlev analüüs17. Välja valiti viis asjaajamise standardit ja juhist: ISO ja Austraalia ametlikud asjaajamise standardid; Inglismaa ja Walesi Rahvusarhiivi juhised; Ameerika Ühendriikide Kaitseministeeriumi nõudmised asjaajamissüsteemidele ning Norra rahvuslik standard. Analüüsi eesmärk oli selgitada välja soovitused, mida arvesse võtta Eesti digitaalse dokumendihalduse standardi koostamisel. Välja toodi omadused n-ö ideaalse standardi koostamiseks. Digitaalarhiivinduse strateegias on esitatud lahendamist vajavad probleemid, milleks on nõuetekohase olukorra saavutamine digitaalses dokumendihalduses, dokumendihaldurite pädevuse tagamine, digitaalainese haldamine ja säilitamine, digitaalarhiivi väljaarendamine ning digitaalarhivaalide kasutamine. Samas on välja toodud ka tegevused probleemide lahendamiseks ning oodatavad tulemused 2010. aastaks.18 Dokumendis „Rahvusarhiivi arengukava aastateks 2007–2010“ on mainitud digitaaldokumentide säilitamise ja kasutamise ning ametialase pädevuse probleemi.19 Ühtlasi pakutakse välja lahendused. Ruth Pääsuke analüüsis ministeeriumide ja nende haldusala asutuste vahelist dokumendivahetust ja tegi ettepanekud elektroonilise dokumendivahetuse arendamiseks.20 Üheks ettepanekuks oli luua kõigile dokumendiliikidele ühtsed XML-põhjad, mis on XML-põhise dokumendivahetuse aluseks. 21 Kindlasti on need uurimused aidanud digitaalse dokumendihalduse probleeme Eestis lahendada või tuletavad meelde mõne seni unarusse jäänud ning lahenduseta probleemi. Eeltoodule tuginedes võib väita, et digitaalne dokumendihaldus on olnud uurijate huviorbiidis selle algusaegadest ning pakub kindlasti uurimusobjektina põnevust tulevikuski.

17

Rahvusvahelised asjaajamissüsteemide mudelid ja standardid. Võrdlev analüüs. www.riik.ee/dhp/publ/erm_raport_secure.pdf Eesti Äriarhiiv. 2001. Lk 7. (06.06.2010). 18

Riigiarhivaari 07. aprilli 2005. a käskkiri nr 41: Digitaalarhiivinduse strateegia 2005–2010. http://www.eha.ee/digistrateegia.pdf (06.06.2010). 19

Riigisekretäri 06. juuli 2007. a käskkirjaga nr 61: Rahvusarhiivi arengukava aastateks 2007–2010. http://www.ra.ee/public/Rahvusarhiiv/RA_arengukava_2010.pdf (06.06.2010). 20

Pääsuke, R. Ministeeriumidevahelise elektroonilise dokumendivahetuse arendamine. Tallinn: Tallinna Ülikool, 2005. 21

Ibid, lk 64.


Külli Kool. Ülevaade digitaalse dokumendihalduse uurimustest Eestis.