Issuu on Google+

Dokumendihaldur Veiko Berendsen 21. august 2007

KUTSEKVALIFIKATSIOON z z z z

Eesti keeles: Inglise keeles: Soome keeles: asiantuntija IV, V Vene keeles:

Dokumendihaldur IV, V Records Manager IV, V Asiakirjahallinnon Документовед IV, V

1


Records manager z

Administration – –

Office and Secretarial Services – z

z

Information Services – –

Library and Information Management – z

z

Office manager & Personal assistant & Secretary/administrator

Records manager & Information officer/manager & Information scientist

Information Services – –

Heritage and museums management – z

Archivist

Карьера секретаря z z z z

Уровень A секретарь-машинистка Уровень B секретарь Уровень C секретарь-референт Уровень D руководитель секретариата или офис-менеджер

2


Документовед z

специальность 350800 Документоведение и документационное обеспечение управления –

Дисциплины специальности z z z z z z z z

Информационное обеспечение управления Организационное проекти Технические средства управления Архивоведение Информационная безопасность и защита информации Психология делового общения Организация секретарского обслуживания Документная лингвистика

Kutsestandardi koostamine z

z

Riigikantselei algatuskiri 07. juuni 2002 nr.20-2.3/4295 Dokumendihalduri kutsestandardi väljatöötamine Vastus –

Kutsekvalifikatsiooni sihtasutus tagab omalt poolt töörühma töö koordineerimise, kutsestandardi kavandi vormistamise ja Äriteeninduse ja muu äritegevuse kutsenõukogule kinnitamiseks esitamise 2002. aasta lõpus.

3


Koostajad & koostamine z

Kutsestandardi kavandi koostas Äriteeninduse ja Muu Äritegevuse Kutsenõukogu juurde moodustatud dokumendihalduse töörühm koosseisus: – – – – – – –

Veiko Berendsen Malle Karolin Janne Kerdo Sirje Orvet Ülo Puskar Henn Sarv Hille Oidema

Riigikantselei Sotsiaalministeerium Eesti Juhi Abi Ühing Tallinna Tehnikaülikool Microlink IT Koolitus Arhivaaride Ühing

Kehtestamine z

z

2003. aasta aprillis viidi läbi kutsestandardi kavandi arvamusküsitlus, millesse kaasati ministeeriumide, maavalitsuste, ettevõtete ja koolitajate esindajad Eesti erinevatest piirkondadest. Dokumendihalduri IV ja V kvalifikatsiooni sisaldava kutsestandardi lõppredaktsiooni koostamisel on eeltoodud töörühm arvestanud kutsestandardi kavandi kohta arvamusküsitlusel tehtud ettepanekuid ja märkusi.

4


KUTSEKIRJELDUS 1 z

z

Dokumendihaldureid vajatakse nii avalikus kui erasektoris. Dokumendihalduril peab olema täielik ülevaade organisatsiooni tegevusest ja eesmärkidest, et koostöös juhtkonnaga tagada organisatsiooni tegevuse nõuetekohane dokumenteerimine, dokumentide haldamine ning säilimine tagamine. Selleks peavad tal olema dokumendihaldus- ja arhiivindusealased teadmised ning oskused. Seoses üleminekuga elektroonilisele dokumendihaldusele on dokumendihaldurile vajalikud teadmised ja oskused infotöötlusest ning infotehnoloogiast.

KUTSEKIRJELDUS 2 z

Dokumendihalduri põhilised ülesanded on – – – –

dokumendihalduse korraldamine, riskihaldus, arhiivihalduse korraldamine, töötajatele dokumendihaldusealase koolituse korraldamine ja erialane nõustamine.

5


KUTSEKIRJELDUS 3 z

z

Dokumendihalduri tööülesannete mitmekesisus nõuab paindlikku ja kiiret tegutsemist, korrektsust, täpsust, püsivust ja kohusetundlikkust, süstemaatilist mõtlemist ning oskust planeerida oma tööd ja aega. Töö on seotud inimeste juhtimise ning teenindamisega, mis eeldab suhtlemisvalmidust, kehtestavust, koostöö-, otsustus- ja vastutusvõimet ning head suulist ja kirjalikku väljendusoskust. Dokumendihaldur puutub oma töös kokku konfidentsiaalse informatsiooniga, mis seab talle kõrged eetilised nõudmised

Dokumendihaldur IV ja V z

z

Dokumendihaldur IV kutsekvalifikatsiooni taotlemisel on nõutavad kutsestandardile vastavad teadmised ja oskused ning kõrgharidus. Dokumendihaldur V kutsekvalifikatsiooni taotlemisel on nõutavad kutsestandardile vastavad teadmised ja oskused, kutsealane täiendkoolitus, kõrgharidus ja vähemalt kolmeaastane kutsealane töökogemus.

6


Kutseoskusnõuded 1 z

6.1 Üldoskused ja –teadmised – – – – – –

6.1.1 6.1.2 6.1.3 6.1.4 6.1.5 6.1.6

Ühiskonnaalased teadmised – kõrgtase Majanduse põhialused – kesktase Suhtlemine – kõrgtase Juhtimine – kesktase Keeled (vt lisa A) Töökeskkond

Kutseoskusnõuded 2 z

6.2 Põhioskused ja –teadmised – – – – – –

6.2.1 Kutsealaga seotud riiklikud ja rahvusvahelised õigusaktid ja standardid 6.2.2 Asjaajamise korraldamine 6.2.3 Dokumendid ja dokumenteerimine 6.2.4 Dokumendihaldus 6.2.5 Arhiivihaldus 6.2.6 Infotehnoloogia z

– –

1)

6.2.7 6.2.8

AO1–AO7 (vt lisa B)

Infoturve Dokumendihaldussüsteemi riskihaldus

7


Kutseoskusnõuded 3 z

6.3 Erioskused ja –teadmised – – – – –

6.3.1 Kutsealaga seotud õigusaktid ja standardid 6.3.2 Asjaajamise korraldamine 6.3.3 Dokumendid ja dokumenteerimine 6.3.4 Dokumendihaldus 6.3.5 Arhiveerimine z

Näiteks: 2)

6.3.6 z

3)

arhiivi teatmestu (kirjelduse) koostamine

Infotehnoloogia, näiteks meditsiiniinfosüsteemid

Kutseoskusnõuded 4 z

6.4 Lisaoskused- ja teadmised – – –

z

6.4.1 6.4.2 6.4.3

Kutsealaga seotud õigusaktid ja standardid Dokumendid ning dokumendi- ja arhiivihaldus Infotehnoloogia

6.5 Isikuomadused ja võimed –

1) korrektsus; 2) täpsus; 3) püsivus; 4) kohusetundlikkus; 5) süsteemne mõtlemine; 6) suhtlemisvalmidus; 7) kehtestavus; 8) koostöövõime; 9) otsustusvõime; 10) vastutusvõime; 11) hea suuline ja kirjalik väljendusoskus;

8


Dokumendihaldus z

6.2.3 Dokumendid ja dokumenteerimine – – – – – – –

z

1) dokumenteerimise vajadus ja kohustus 2) dokumentide omadused, nende loomise etapid 3) dokumentatsiooni allsüsteemid 4) dokumentidele esitatavad nõuded 5) digitaaldokumentide autentsus ja usaldusväärsus, digitaalallkirja andmine ja kontrollimine 6) paber- ja digitaaldokumendivormide(mallide) väljatöötamine 7) arhiivipüsivad materjalid ja andmekandjad

6.2.4 Dokumendihaldus – – – –

1) dokumentide süstematiseerimine 2) dokumendihaldussüsteemi loomine ja käigushoidmine 3) dokumendi elutsükli haldus dokumendihaldussüsteemis ja selle vahekord 4) elektroonilise dokumendihaldussüsteemi funktsionaalsus ja metaandmed

Eksamiprogramm z

1 – – –

z

2 – – – – – – –

VALDKONNA KORRALDUS JA ÕIGUSLIK KESKKOND 1.1 1.2 1.3

Õigusaktid Standardid ja juhised Valdkonna korraldus

DOKUMENT JA DOKUMENTEERIMINE 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 2.7

Dokumenteerimise põhimõisted Dokumenteerimisvajadus Asutuse tegevuse dokumenteerimise viisid Dokumendi mõiste Dokumendi liigid Dokumendi omadused Dokumendi koostamine

9


Eksamiprogramm z

3 – – – – – – –

z

4 – – – –

DOKUMENDIHALDUS 3.1 Dokumendihalduse põhimõisted 3.2 Dokumendi elukäik ja säilitustähtaeg 3.3 Dokumendisüsteem 3.4 Hõlmamine ja registreerimine 3.5 Dokumentide kasutamine ja neile juurdepääsu tagamine. Avalik teave 3.6 Dokumendihalduse metaandmed 3.7 Elektroonilised dokumendihaldussüsteemid

ASJAAJAMISE KORRALDAMINE 4.1 4.2 4.3 4.4

Asjaajamise põhimõisted Asjaajamistoimingute korraldamine. Töövood Dokumentide hoidmine ja kasutamine organisatsioonis Organisatsioonisisene koostöö ja koolitamine

Eksamiprogramm z

5 – – – – –

z

6 – – – – – – – –

ARHIIVIHALDUS 5.1 5.2 5.3 5.4 5.5

Arhiivinduse põhimõisted Arhivaalide korrastamine ja kirjeldamine Arhivaalide säilitamine Arhivaalide üleandmine avalikku arhiivi Arhivaalide hävitamine

INFOTEHNOLOOGIA JA INFOTURVE 6.1 6.1.1 6.1.2 6.1.3 6.1.4 6.1.5 6.1.6 6.1.7

AO1–AO7 AO1 – Infotehnoloogia põhimõisted ja infoühiskond AO2 – Arvuti kasutamine ja failihaldus AO3 – Tekstitöötlus AO4 – Tabelitöötlus AO5 – Andmebaasid AO6 – Esitlus AO7 – Informatsioon ja kommunikatsioon

10


Eksamiprogramm z

6 – – – – – – – – – – –

INFOTEHNOLOOGIA JA INFOTURVE 6.2 Programmide installeerimine 6.3 Printerid, skannerid, varundusseadmed ja teised lisaseadmed 6.4 Tarkvara: a) grupitöö tarkvara, b) dokumendihaldustarkvara; c) pilditöötlustarkvara 6.5 Internet: laiendatud märgistuskeel XML ja selle spetsifikatsioonid 6.6 Faili vormingud ja failisüsteemid: a) tekstifailid, b) pildifailid, c) printfailid, d) andmebaasid, e) pakkimine; f) vormingute muutmine 6.7 Hoiumeediumid: a) CD; b) DVD; c) magnetlindid; d) disketid 6.8 Turvakoopiate tegemine, hoidmine ja taastamine turvakoopiatelt 6.9 Eesti keel arvutis 6.10 Turvalise arvutisüsteemi loomine, selle põhikomponendid 6.11 Turvaklassid 6.12 Arvutiviirused ja nende vältimine

11


Kutsest ja kutsestandarditest: dokumendihaldur