Page 1

Dokumendihaldurite Ühing TERMINOLOOGIA TÖÖRÜHMA KOOSOLEKU PROTOKOLL Tallinn

12. aprill 2011 NR 2-2011

Algus 13.00, lõpp 16.00 Juhatas: Katrin Roosileht Protokollis: Karin Saarepuu Võtsid osa: Pille Noodapera, Liivi Karpištšenko, Kädi Riismaa, Ingrid Pappel, Kadri Orusalu, Katrin Roosileht, Külli kool, Karin Saarepuu. Puudusid (ette teatades): Kersti Treulich, Veiko Berendsen, Hanno Vares, Eve Kask. PÄEVAKORD: 1. Teated ja küsimused 2. Terminite analüüs ja määratlemine 3. Ettevalmistused uueks koosolekuks 1. Teated ja küsimused 1.KUULATI Kädi Riismaa teatas, et alates 12. aprillist on Riigikantselei kodulehel saadaval MoReq2. Riigikantselei avaldab „Elektrooniliste dokumentide haldamise näidisnõuete“ (Model Requirements for the Management of Electronic Records) ajakohastatud ja laiendatud versiooni MoReq2 eestikeelse tõlke vastavalt Euroopa Komisjoniga sõlmitud litsentsilepingule. Tõlkele on lisatud juhis „Elektrooniliste dokumentide haldamise näidisnõuete MoReq2 rakendamine Eestis (Eesti „nullpeatükk“ MoReq2-le)“. Selles selgitatakse mõnede tõlkes kasutatud terminite valikut ning kirjeldatakse riigi õigusaktidest ja regulatiivaktidest tulenevaid nõudeid ja teisi riigisiseseid erisusi. Katrin Roosileht teatas, et DHÜ terminikomisjon on teinud ETERile taotluse käesoleva aasta terminialase töö finantsiliseks toetuseks. Plaanitud on 10 koosolekut ja teavitusalane tegevus.

OTSUSTATI 1.1 Suvekuudel võib tõenäoline olla, et juulikuu jääb puhkamiseks, teistel kuudel võib korraldada nö väljasõiduga kohtumisi.


2. Terminite analüüs ja määratlemine Arhivaal- kuna eelmisel kohtumisel jäi arhivaal viimistlemata, siis võeti see termin taas vaatluse alla. Arutleti, kas määratleda seda väärtuse, hõlmamise või protsessi järgi. Kaaluti ka võimalust eritleda sarnaselt dokumendile- arhivaal(1)- (archival unit) üksikdokument (või tervikuna käsitatav dokumendikogum) arhiivis. Arhivaal(2)-(archival record) arhiivis säilitatav dokument, mida säilitatakse tema pikaajalise väärtuse tõttu. Siiski otsustati, et selline jaotamine võib tekitada liigset segadust.

1. Arhivaal- dokument või teavik, mida säilitatakse kestvalt tema väärtuse tõttu isikule, organisatsioonile või ühiskonnale (archival record, archival document). Liigitusskeem- arutleti, kas kasutada tüve „süsteem“ või „skeem“. Otsustati, et „skeem“ on rohkem seoseid tekitav ja seega sobivam.

2. Liigitusskeem- liigitusskeem on funktsioonide, sarjade ja dokumentatsiooni struktureeritud esitus (classification scheme). Algtabelis toodud „liigitusüksus“ ja „liigitussüsteem“ otsustati kõrvale jätta- esimene on pigem abstraktne teoreetiline seletus ja teine laiem mõiste, mida pole otstarbekas selles kontekstis käsitleda. Liigitamine -K. Roosileht arutles, et võiks olla eristatud dokumendihalduri töö osa ja sekretäri töö osa, pakkudes viimase vasteks „sorteerimine“. Dokumendihaldur justkui rühmitab funktsioone. „Sorteerimine“ otsustati asendada terminiga „hõlmamine“.

3. Liigitamine- dokumentide konteksti väljaselgitamine ja liigitusskeemina esitamine (classifying). 4. Hõlmamine- dokumendi või teaviku loogiline sidumine liigitusskeemiga või muu süsteemiga (?arvestades protseduurireegleid?) (capture). Märkus: Ära aja segamini hõlmamist ja registreerimist! Registreerimine- arutleti, et eelnimetatud protsessid-liigitamine, hõlmamine- saavad toimuda ka üheaegselt, kõik ei ole alati lineaarne tegevus- tegemist on nö intellektuaalse tegevusega. Registreerimise puhul on tegemist nö reaalse tegevusega.

5. Registreerimine- hõlmatud dokumendi või teaviku andmete terviklikkuse kontrollimine ja viida andmine (registration). Märkus: Mittesoovitatav on kasutada terminit „liigitunnus“. !!Liigitunnus- ebasoovitav termin. Selle asemel kasuta „dokumendiliigi tähis“ või „dokumendiliik“. K. Roosileht esitas aruteluks ka termini klassifikaator (classification) – elektroonilises dokumendihaldussüsteemis dokumentide ja muude andmeobjektide paremaks organiseerimiseks või leidmiseks kasutatav vahend, mis võimaldab kasutada erinevaid vaateid ja otsinguid.


3. Ettevalmistused uueks koosolekuks KUULATI Katrin Roosileht tegi ettepaneku kohtuda j채rgmisel korral Viljandis. OTSUSTATI 3.1 J채rgmine koosolek toimub plaanitavalt 30. mail kell 11.00 Viljandi kultuuriakadeemias.

Katrin Roosileht Koosoleku juhataja

Karin Saarepuu Protokollija

DHY terminoloogia protokoll nr 2-11  

DHY terminoloogia protokoll

Advertisement