Issuu on Google+

Dokumendihaldurite Ühing TERMINOLOOGIA TÖÖRÜHMA KOOSOLEKU PROTOKOLL Tartu

15. detsember 2010 NR 4-2010

Algus 14.00, lõpp 17.15 Juhatas: Veiko Berendsen Protokollis: Karin Saarepuu Võtsid osa: Liivi Karpištšenko, Kädi Riismaa, Hanno Vares, Pille Noodapera, Veiko Berendsen, Karin Saarepuu. Puudusid (ette teatades): Lea Baumann, Kersti Treulich, Katrin Roosileht, Pille Vestung, Külli Kool, Eve Kask, Annika Haldma, Airi Saaron. PÄEVAKORD: 1. Terminite analüüs ja määratlemine 1.Asjaajamine- Veiko Berendsen viitas, et senistes määratlustes loetletakse asjaajamise puhul tegevusi, mis on eri allikates erineva mahuga. Pille Noodapera väitis, et asjaajamine on juba arhailine termin. Ei tehta vahet tegevusel ja dokumentidega tegelemisel. Asjaajamise korraldamine on nagu bürootöö tegemine, asutuse tegevused; dokumendihaldus seevastu on tegelemine dokumentidega (recorditega). Lepiti kokku, et asjaajamine on laiem mõiste kui dokumenteerimine. Asjaajamine on üldmõiste ja see on oma sisult tegevuste kogum.

1. Asjaajamine- asjaajamine on tegevused isiku või organisatsiooni ülesannete täitmiseks ja dokumenteerimiseks. Dokumendihaldus- arutleti, et on oluline vahet teha dokumendi kavandi ja registreerimise vahel. Tekkis küsimus, mis hetkest algab dokumendi hõlmamine. Senine määratlus sisaldab töövooga seotud tegevuste grupeerimist (ISO 15489).

2. Dokumendihaldus- dokumendihaldus on tegevused dokumendisüsteemi loomiseks ja haldamiseks; dokumentide koostamiseks ning dokumentide hõlmamiseks ja nende elukäigu haldamiseks. (records management) Dokumendisüsteem- arutleti mõiste infosüsteem üle ja jõuti järeldusele, et see on liiga kinnine, määratlemaks dokumentidega toimetamise korda. Karin Saarepuu pööras tähelepanu, et terminit määratledes peab otsustama, kas loetletakse, millest mõiste koosneb, nö mahumääratlus või mis on asja/nähtuse otstarve, nö eesmärgimääratlus. Kädi Riismaa pidas oluliseks, et määratluses säiliks ka nö riistvarast sõltumatus.


3. Dokumendisüsteem- dokumendisüsteem on isikute, dokumentide, dokumendihalduse tegevuste, tehnoloogiate ja nendevaheliste seoste kogum. Dokumendisüsteemi eesmärk on dokumentide haldamiseks vajaliku reeglistiku määratlemine ja rakendamine. (records system) Dokumendihaldussüsteem- on oma mahult dokumendisüsteemi osa; kitsam tähendus. Hea ongi eelneva mõiste määratlusega siduda.

4. Dokumendihaldussüsteem- dokumendihaldussüsteem on dokumendisüsteemi tehnoloogiline osa dokumentide koostamiseks, hõlmamiseks ja nende elukäigu haldamiseks. Dokumendiregister- arutleti, et sisuliselt on termin vananenud. Sedagi terminit saab osaterviku suhte kaudu seletada.

5. Dokumendiregister-dokumendiregister on dokumendihaldussüsteemi osa, mis tõestab dokumendi olemasolu ning selle hõlmamist dokumendisüsteemi. Dokumendiregistris on dokumendil viit.

Veiko Berendsen Koosoleku juhataja

Karin Saarepuu Protokollija


Terminoloogia protokoll