Issuu on Google+

Dokumendihaldurite Ühing

TERMINOLOOGIA TÖÖRÜHMA KOOSOLEKU PROTOKOLL

Tallinn

16. november 2011 NR 5-2011

Algus 13.00, lõpp 16.00 Juhatas: Veiko Berendsen Protokollis: Karin Saarepuu Võtsid osa: Liivi Karpištšenko, Kädi Riismaa, Eve Kask, Veiko Berendsen, Ingrid Pappel, Karin Saarepuu. Puudusid (ette teatades): Hanno Vares, Pille Noodapera, Külli Kool, Katrin Roosileht, Pille Vestung. PÄEVAKORD: 1. Terminite analüüs ja määratlemine 2. Terminikomisjoni töö korraldamine

1.Terminite analüüs ja määratlemine Jätkati töövoogude terminitega. Kuna seekord oli osalejaid rohkem, vaadeldi põgusalt üle eelmisel korral (21.09.2011) määratletud terminid. Arutleti ka selle üle, mida sisuliselt tähendab terminite korraldamine. V.B. : Kas eraldamine jätta traditsioonilises tähenduses või tahame seda määratlust laiendada? L.K.: Kas korrastamine tähendab eelkõige kokkuleppeid, et kasutame oma eriala termineid üht moodi või on meie ülesanne anda vaid uusi määratlusi? I.P. : Jah, kui pidevalt anname uusi tähendusi, siis võib kasutamine ikka kuidagi ebamääraselt varieeruvaks jääda. Siiski seni kehtiv määratlus on kohmaka ja kantseliitliku sõnastusega. Seega võeti arvesse eelmisel koosolekul sõnastatut ning teisi eelnevaid määratlusi ning tulemuseks saadi: 1. eraldamine – dokumendihalduse toimingud säilitustähtaja jooksul ning

dokumentide hävitamise või üleandmise otsustega seotud tegevus (disposition). 2. üleandmine - dokumendi valdaja, omaniku ja/või dokumendi eest vastutaja

vahetamine (transfer) - EVS:ISO 15489-1:2004 Määratluse sõnastus jäi eelmisel korral kinnitatud kujul. Üleviimise puhul on oluline, et säiliks nii paberkandja kui ka digitaalse toimetamise


fikseering. 3. üleviimine - dokumendi viimine ühest hoiukohast (sh ühest infosüsteemist) teise (transfer) – EVS:ISO 15489-1:2004 põhjal. Inglise keeles ei ole kasutusel eri termineid üleviimise ja üleandmise sisulise erinevuse kohta. 4. hävitamine– toimingud, mille käigus dokumendid füüsiliselt hävitatakse või kustutatakse elektroonilises süsteemis nii, et neid ei ole edaspidi võimalik taastada (destruction). 5. jälgimine– dokumentidega seotud toimingute kohta informatsiooni kogumine ja selle kasutamine (tracking). Arutleti, kas dokumentide logid ja dokumentide ajalugu on sama nähtus. Kas logi puhul süsteem automaatselt jälgib toiminguid, ning kas dokumendi ajaoo abil saab kasutaja jälgida, kus dokument parasjagu on. Kas logikirjed on metaandmete kirjed? 6. klassifitseerimine– mõisteid tähistavate sümbolite korrastamine hulkadeks ja

nende alljaotisteks, et väljendada mõistete suhteid (classification). Klassifitseerimine ei ole sama, mis liigitamine. Samuti ei peetud vajalikuks siduda sõnastuse kaudu samatüvelisi klassifitseerimist ja klassifikaatorit. Viimase määratlust pisut kohendati ning korrigeeriti ingliskeelset vastet. 7. klassifikaator– elektroonilises dokumendihaldussüsteemis dokumentide ja muude

andmeobjektide paremaks organiseerimiseks või leidmiseks kasutatav vahend, mis võimaldab erinevaid vaateid ja otsinguid (classifier). Poleemikat tekitas termini kooskõlastamine arutlus. Kas see on eelkõige dokumendi kooskõlastamine, st kas fookuses on dokument? Kas küsitakse nõusolekut ja alustatakse selleks kooskõlastamist? Kas küsimine on kooskõlastamise käigu osa? E.Kask: Kuna kooskõlastamise käigus võib otsus ka muutuda, siis nähkem seda eelkõige kui protsessi. 8. kooskõlastamine – toimingud nõusoleku küsimiseks dokumendi või asja kohta

(approval activity). 9. arvamuse küsimine/andmine – asja lahendamiseks vajaliku informatsiooni

küsimine/andmine. 10. kinnitamine– dokumendi või selle osa sisu õigsuse tõestamine (certification).

(Mugandatud haldusmenetluse seadusest.) Oluline on jälgida paronüümide sisu erinevusi: tõestama-õigeks tunnistama; tõendamatõendeid esitades millegi tõesust kinnitama.

2. Terminikomisjoni töö korraldamine 2.KUULATI V. Berendsen pani ette, et järgmisel koosolekul jätkatakse töövoo terminite aruteluga, sest


selles vallas on palju termineid, mille kohta senistes allikates tänapäevased määratlused puuduvad. K. Saarepuu arvas, et hoolimata kiirest aastalõpu ajast, peaks ikkagi jääma kindlaks ettevõetud aastaplaanile ja korraldama ka kuuenda selleaastase koosoleku. OTSUSTATI Järgmine koosolek toimub 28. detsembril taas Riigikantselei ruumes.

Veiko Berendsen

Karin Saarepuu

koosoleku juhataja

protokollija


DHY terminkomisjoni protokoll nr 5-2011