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DocSystem Flex Diamond BPM Fexibilidade e Otimização na Execução dos Processos Empresariais

Flexibilidade e Otimização que garante a melhoria na execução dos processos empresariais. Com acesso aos dispositivos móveis o DocSystem permite aos colaboradores responderem rapidamente as solicitações dos processos rotineiros mesmo fora do ambiente de trabalho trazendo mais agilidade e eficiência aos processos e dando mais liberdade para a execução das tarefas.

Visão Geral Na complexa economia globalizada onde os processos empresariais estão em constante aprimoramento, é fundamental que as instituições tenham em mãos ferramentas para automatização de processos flexíveis que dê suporte para a modelagem, automação, gerenciamento e otimização dos seus processos de negócio e ajudem seus colaboradores a dedicar mais do seu tempo em atividades produtivas, pois o sucesso da empresa está relacionado a eficiência desses processos e ao quanto as pessoas podem focar em ações que gerem receitas e crescimento para a instituição.

Depoimento Cliente DocSystem O DocSystem tornou-se uma ferramenta de trabalho muito importante para nossa empresa; nossos departamentos comercial e jurídico dependem das informações gerenciadas pelo DocSystem para fechar e autorizar a liberação de novos contratos; sem ele não é possível concluir uma negociação de venda de um novo imóvel.” Fernando Silvino Gerente de Contratos Grupo Agre (PDG)

A padronização e automação de processos rotineiros faz com que tarefas complexas sejam simplificadas e as informações sejam movimentadas sem obstáculos dando condição para a melhora na tomada de decisões e um retorno mais rápido de investimentos. A Suíte DocSystem Flex Diamond BPM é um software completo, com sua abordagem centrada em pessoas, que pode ser

Depoimento Cliente DocSystem “O DocSystem é a melhor opção para empresas que procuram uma solução completa, fácil de administrar e de custo acessível. O ambiente do usuário é fácil de utilizar e o sistema possui recursos muito interessantes que permitiram a otimização das tarefas da nossa área de produção.”

implementado com rapidez e eficiência, fornece às empresas todos os recursos necessários para desenvolver, automatizar, integrar e aperfeiçoar os processos de negócios. 01

Osvaldo Fiorentino Jr. (Gerente de TI) Electro Plastic

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Usando formulários que podem ser criados e

processos e a empresa terá sempre informações

personalizados para atender a diversas

concretas quanto à produtividade e controle de

necessidades, é possível encaminhar

todas as tarefas.

automaticamente documentos, planilhas,

O DocSystem Flex Diamond BPM também é fácil

mensagens de e-mail e outros tipos de conteúdo para

de instalar e manter. É possível trabalhar com

outros colaboradores, controlar prazos, e visualizar

várias divisões e grupos de segurança, permitindo

as etapas dos processos em tempo real de forma a

que o próprio usuário se cadastre em um processo

identificar pendências e notificar atrasos de tarefas.

e o administrador libere o acesso após receber a

Como os funcionários têm acesso instantâneo a

solicitação. Os formulários podem ser publicados

qualquer informação de que necessitem, eles

via

trabalham com mais eficiência, completam projetos com mais rapidez e tomam decisões mais bem fundamentadas. Esses ganhos de produtividade se transformam em menores custos fixos, atendimento mais ágil ao cliente e uma forte vantagem competitiva.

Internet a fim de atender a necessidades de serviços ao cliente. Todos os campos dos formulários são automaticamente transformados em índices para consulta posterior, podendo trabalhar integrado às tabelas de dados para confirmação de informações, preenchimentos de

Com os relatórios detalhados o administrador terá

campos automáticos, validação, e utilização de

uma visão global do andamento de todos os

fórmulas automáticas.

Não importa a complexidade dos processos, é possível gerenciá-los de um só lugar. O DocSystem Flex Diamond BPM é uma ferramenta totalmente web que permite monitorar e aperfeiçoar as operações da empresa.

Principais Etapas no Gerenciamento de Processos

Definição Os dados essenciais podem ser capturados e definidos em um ambiente colaborativo através de uma ferramenta gráfica para mapeamento de processos. Após definir um processo você pode obter um feedback sobre a análise de custos e tempo de tarefas. Processos desenhados no Visio podem facilmente ser importados para o BPM. As informações capturadas na fase do design são partes do design do processo. O gestor pode aproveitar o trabalho do analista de negócios na fase de desenho do processo no Visio.

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Modelagem Com DocSystem Flex Diamond BPM você pode modelar seus processos e transformá-los em fluxos de trabalhos digitais. Cada fluxo pode ter quantas etapas você precisa e os documentos podem ser adicionados em qualquer etapa.

Permite testar os processos de negocio sem interferir nos processos em produção da mesma forma que será utilizado pelo usuário final.

Os diagramas podem criados no Visio, importados e automaticamente convertidos em avançados modelos de processos executáveis.

A criação, gerenciamento e modificação das regras são definidos por usuários de acordo com o organograma da organização.

As regras de negocio também podem ser criadas e atualizadas separadamente.

Materiais técnicos e tutoriais que oferecem

Os recursos para criação de formulários incluem formulas avançadas e permite importar formulários customizados em outras aplicações.

instruções de uso do DocSystem também estarão sempre disponível para orientar os administradores e usuários sobre melhores práticas de utilização do sistema.

Automação A automação das atividades reduz o tempo de execução das tarefas através do uso de sistemas onde os workflows são previamente desenhados com a possibilidade da intervenção humana para decisões criticas. As regras de negócios são armazenadas em um repositório central e podem ser manipuladas por usuários administradores sem a necessidade de intervenção de um programador, o que agiliza e possibilita a adaptação dos processos à medida que a empresa evolui.

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A flexibilidade do DocSystem Flex Diamond BPM garante a melhoria na execução dos processos de negócios, respeitando as políticas e necessidades da empresa, direcionando para a padronização e atendimento as normas de compliance. O DocSystem Flex Diamond BPM automatiza as regras de negocio e permite a integração com aplicações diversas e plataformas tecnológicas de portais, Gestão de Conteúdo Empresarial (ECM) e colaboração, aproveitando toda infra estrutura existente e preservando os investimentos em TI

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Suporte para a tomada de decisões

Gerenciamento A análise e eficiência dos processos podem ser avaliadas em tempo real, bem como a visualização de históricos que proporcionam um grau elevado de controle e suporte para tomada de decisões. As atividades são monitoradas automaticamente e o desempenho de cada processo pode ser exibido através de gráficos ou relatórios DocSystem Flex Diamond BPM fornece analise avançada, inteligência de negocio, avaliação e monitoramento com base em dados de processos de negocio e gera cockpits intuitivos para um gerenciamento mais eficiente. Recursos de BAM (Business Activity Monitoring) com

envio de alertas de eventos críticos para qualquer usuário do sistema. Mede desempenho das atividades dos usuários e dos processos afim de evitar atrasos e não cumprimento de metas. Ferramenta de BI (Business Intelligence) que auxilia o usuário na análise por linha de negócio para identificar deficiência de processos. Gerencia prioridades de tarefas a serem executadas para cumprimento de acordos. Oferece recursos para comparar valores previstos com valores reais de um processo.

Otimização Novos processos podem ser implementados a qualquer momento e os processos existentes podem ser aperfeiçoados. Com o maior controle na entrada de dados e correção de erros, os processos tornam-se mais eficientes, os benefícios são aumentados e os custos reduzidos. Com a otimização, os processos acompanham o ritmo da empresa e adaptam-se as necessidades do negocio de forma rápida e eficiente. Os gestores podem otimizar os processos conhecendo os custos de cada etapa. com envio de alertas de eventos críticos para

Distribuição A distribuição dos processos ocorre através do Portal de Workflow onde o conhecimento está 100% disponível na web. Oferece segurança abrangente e atende a regulamentos de compliances. Os processos são publicados devidamente atualizados para execução imediata e de forma harmoniosa sem interferir nas atividades em andamento. O acesso é baseado em múltiplos níveis de segurança e hierarquia dos processos. Permite a navegação simplificada através de uma interface intuitiva. www.docsystemcorp.com/flexdiamond

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Responsabilidade Socioambiental PRESERVAÇÃO DO MEIO AMBIENTE Quando uma empresa adota uma solução para gerenciar seus documentos e processos, toda sociedade ganha, pois a produção de papel é uma das atividades que mais causam danos ao meio ambiente. Todas as etapas de produção causam um impacto ambiental de grande representação por utilizar muita água, muita madeira e produtos químicos que comprometem a qualidade da água e do solo. O processo de produção também consome muita energia; a separação e branqueamento da celulose causam danos à saúde humana e destrói o meio ambiente. As indústrias de papel são vulneráveis a acidentes de grave impacto ambiental, como o ocorrido recentemente em Cataguazes – Minas Gerais. O rompimento de uma lagoa de tratamento de efluentes causou o derramamento de cerca de 1 bilhão de litros de resíduos tóxicos no córrego Cágados, que logo chegou aos rios Pomba e Paraíba do Sul. A contaminação atingiu oito municípios e deixou cerca de 600 mil habitantes sem água.

As soluções DocSystem contribuem para a preservação do planeta porque reduz consideravelmente o uso de recursos naturais envolvidos na fabricação de papel, tintas, equipamentos, etc.. Ainda melhoram o ambiente de trabalho porque proporcionarem maior comodidade às pessoas que economizam tempo para dedicar-se as tarefas com maior produtividade e eficiência, além de incentivar a consciência ecológica. Os processos de negócios corporativos podem ser automatizados, desta forma, pode-se criar um documento a partir de um modelo armazenado no DocSystem e inserir novos documentos à medida que o processo passa pelos departamentos automaticamente; os colaboradores executam suas etapas no fluxo de trabalho e o DocSystem controla cada passo armazenando informações para auditorias e controlando a produtividade. DocSystem promove a eficiência e utilização otimizada dos recursos ao substituir os processos em papel por processos eletrônicos eliminando as tarefas e os custos relacionados a busca pelas informações, tramitação, transporte, manuseio e armazenamento do papel.

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Sobre a DocSystem A DocSystem Corporation é uma empresa brasileira que atua no desenvolvimento de software para a Gestão de Documentos, Conteúdos e Processos; hoje pertencente ao grupo Spielberg da Alemanha que a mais de 40 anos atua no segmento de gestão da informação. DocSystem cria soluções abrangentes, diferenciadas e inovadoras para o gerenciamento eficiente das informações corporativas, e foi desenhada para atender a qualquer organização, independente do seu ramo de atividade ou do seu porte. Nossos produtos aumentam a produtividade, reduzem custos e são flexíveis para adequar-se às mudanças que ocorrem no cotidiano das empresas sem causar impacto na infra-estrutura permitindo ajustar os processos à medida que a empresa cresce e o mercado muda.

Presença

Os produtos DocSystem são comercializados através de parceiros presentes em todos os estados brasileiros e na América Latina, no demais países do mundo a comercialização é feita pela Spielberg. Nossos parceiros estão devidamente certificadas e capacitados para o atendimento a todos os projetos fornecendo serviços especializados e suporte de primeiro nível.

Próximo Passo Solicite a visita de um de nossos parceiros ou entre em contato conosco para marcar um apresentação do DocSystem ou um test-drive por 30 dias.

Spielberg Solutions

Envie um e-mail para: info@docsystemcorp.com

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DocSystem Corporation Rua Carmo do Rio Verde, 241 Jardim Caravelas – Santo Amaro - São Paulo – SP- Brasil

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Cep 04729-010

Telefax: + 49. 0. 203 60 888 77

Telefone: 55.11. 5641-3892 | 3323-6232

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Internacional: 1 (786) 363-4812

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Catalogo Oficial DocSystem Flex Diamond A4  

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