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ORGANIZAÇÃO & GESTÃO de

que envolvem o setor, como RM, recuperação da informação e sobre a Lei Geral de Proteção de Dados - uma das maiores preocupações das empresas nos dias atuais. Primeiros passos Com o constante aumento do número de documentos que precisam ser guardados pelas companhias, é cada vez mais necessário que os profissionais conheçam os passos necessários para evitar o insólito caos da informação. Pensando nisso, os congressistas presenciaram o painel “Organização da Informação – Políticas de Gestão de Documentos, primeiros passos para uma Gestão Documental Inteligente”, apresentado por Mariza Cardoso, Sócia Fundadora da Redata Organização da Informação, e os seus convidados: Elaine Restier, Diretora da Organizator Consultoria em Informação, Patrícia Fernandes, Analista Administrativo na Nexa Resources e Roseli Miranda, Responsável pela gestão dos serviços de Documentação do Grupo EDP Brasil. O painel debateu sobre como o processo da gestão documental deve ser iniciado e quais as “pegadinhas” que as empresas podem e devem seguir para que a organização dos documentos em papel mantenha os padrões de eficiência e agilidade. Ambiente VUCA Para demonstrar na prática como as companhias e os profissionais podem se destacar em um ambiente volátil, incerto, complexo e ambíguo - e assim gerir as informações com clareza e agilidade - o Congresso Organização & Gestão de Documentos contou com o case de sucesso do grupo Grupo Cesari – Transformação Digital e Gestão da Informação em um ambiente VUCA. A apresentação conduzida por Adriana Carmona, Gerente de Governança Corporativa e Alexandre Rosaneli, Chief Financial Officer, explicou como a companhia disponibiliza um programa de organização de documentos que tem como principal objetivo assegurar, preservar e disponibilizar as www.informationmanagement.com.br

informações num ambiente marcado pela constante mudança. “Entendemos que agilidade e segurança de informações não são competências novas, mas certamente serão cada vez mais importantes para lidar com os desafios do cenário VUCA em meio à transformação digital”, explicaram os palestrantes. Profissional da informação Atualmente, o mercado de trabalho tem sentido os impactos brutais da Transformação Digital em diferentes segmentos. Como consequência, é necessário que o profissional da informação entenda qual é o seu papel no meio dessa mudança e ao mesmo tempo como a sua atuação é importante. Diante deste cenário, Camila Deniculi Vila Verde, Sócia Co-fundadora e diretora executiva da empresa Doc Expert, e os seus convidados: Charlley Luz, Consultor em Gestão de Informação e Ambientes Digitais da Feed Consultoria, Daniel Klafke, CEO da W3K, Grupo SKA e Renate Land, Sócia-fundadora da Egrégora Inteligência, deram a oportunidade dos congressistas entenderem sobre “o Perfil do Profissional da Informação – Quem é o Responsável pela Informação”. Os profissionais debateram sobre as questões que envolvem a formação, postura, habilidade, cargo e a necessidade do profissional entender o uso de diferentes tecnologias que tomaram conta do mercado. Além disso, os congressistas tiveram uma visão ampla sobre os diferenciais e as possibilidades para o profissional da informação nos dias atuais. O país do papel Devido à burocracia fiscal e tributária existente no Brasil, o sistema tributário automaticamente se torna altamente complexo e burocrático. Para explicar como as empresas podem promover um armazenamento eletrônico de informações, Danilo Durigan, IT Manager da Dootax, empresa líder em automação para emissão e pagamento de guias e tributos, apresentou o showcase

“Repositório Eletrônico e Fiscal”. De acordo com levantamentos apresentados por Durigan, o Brasil é o país que mais leva tempo para apurar e pagar impostos. Além disso, existem 97 obrigações acessórias em vigor e 93 tipos de tributos. Ou seja, um regulamento que dificulta a rotina dos departamentos fiscais. O palestrante apresentou soluções que podem facilitar a vida dos profissionais do segmento. Ele abordou com como centralizar documentos fiscais e eletrônicos e também como aprimorar o uso do software, por exemplo. Consumo consciente Nos dias atuais, é fato que a diminuição de papel no local de trabalho proporciona benefícios significativos. Migrar processos para o universo digital garante vantagens como: redução de custos, eliminação de riscos e agilidade. Além disso, a redução/ eliminação de documentos físicos também ajuda a diminuir o impacto ambiental causado pelas empresas. E foi diante deste cenário que José Antonio Galves, Consultor de ECM na Telefônica, apresentou o case de sucesso “Gestão Documental – Vivo/Telefônica”. A Vivo, marca da Telefônica no Brasil, desenvolveu um projeto que tem proporcionado resultados significativos para a companhia - e também para a natureza. Com o projeto Paper Less, a marca desenvolveu ações que visam: Reduzir o consumo e o armazenamento de papel nas áreas da companhia ao utilizar tecnologias próprias para diminuir o impacto ambiental, diminuir a impressão de documentos em papel em até 70%, digitalizar documentos antigos e principalmente promover o plantio de árvores nativas na Mata Atlântica. Galvez também explicou como a companhia vem otimizando os seus processos diante de uma gestão documental eficiente. Como preservar a informação O encerramento do primeiro dia ficou por 2019 | INFORMATION MANAGEMENT

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Revista IIMA 82  

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