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Ano 2 - Número 9 - Dezembro de 2008 - R$ 18,00

LATIN AMERICAN

DOCUMENT www.docmanagement.com.br

management

Novas tecnologias, processos e soluções para gestão de documentos

Documentos em

PAPEL O GRANDE DESAFIO

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EDITORIAL

O mundo do papel Joseti Capusso

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tudo começa com a origem dos documentos... Sim, claro e não poderia ser diferente! A Gestão Documental é uma área tão antiga quanto a própria produção escrita, especialmente, entre as corporações. Produzir documentos é inerente à atividade corporativa sejam relatórios, plantas, contratos, acordos de comércio, notas fiscais, uma infinidade de tipos diferentes de documentos que necessitam de organização desde sempre para que o dia-a-dia das empresas transcorra normalmente. Assim nasceu a Arquivologia, ciência que estuda esta organização cientificamente sistematizada para que nada se perca e toda esta informação se transforme em conhecimento. O ciclo de vida destes documentos é longo, seja para cumprir obrigações impostas pela legislação, seja por auditorias internas às empresas, ou, simplesmente pelo resgate das informações e assim formar a cultura daquela atividade. Há quem cuide dessa “papelada” dentro de casa, há quem entregue esta tarefa para que outros o façam, sempre de acordo com regulamentações até o fim da “vida” destes papéis. Mas como morre este documento? Na verdade não morre. A bem da verdade, ou ele se transforma num novo documento, vira um documento digital, ou é descartado. Esta história é o que os leitores vão acompanhar nesta edição da revista Document Management. Quem cuida dos documentos enquanto estão vivos e ativos, numa mídia tradicional como é o papel; como isso acontece; quais as regras a que estão su-

El mundo del papel Todo comienza con el origen de los documentos... ¡Si, claro y no podría ser diferente! La gestión de documentos es tan antigua cuanto la propia producción escrita, especialmente, entre las grandes empresas. La actividad de producir documentos es inherente a la actividad corporativa, sean informes, plantas, contratos, acuerdos de comercio, cupones fiscales, una infinidad de tipos distintos de documentos que necesitan de organización desde siempre para que el día-a-día de las empresas transcurra normalmente. Así ha nacido la Archivología, ciencia que estudia esta organización científicamente sistematizada para que nada se pierda y toda esta información se transforme en conocimiento. El ciclo de vida de estos documentos es largo, sea para cumplir obligaciones legales, sea por auditorias internas de las empresas, o aún, simplemente por el rescate de informaciones para formar la cultura de aquella actividad.

jeitos; e o que fazer com estas verdadeiras montanhas de papel. Espero que o leitor consiga identificar o seu próprio mundo de papel nestas matérias e mais que isso que os profissionais que contribuíram para esta edição possam de alguma forma aclarar quais os principais meios e ferramentas para que esta gestão seja o mais precisa e eficiente, possível, para melhorar a vida cada um.

Hay quién cuide de esa “papelada” adentro de casa; y hay quién entregue esta tarea para que otros la hagan, siempre de acuerdo con reglamentaciones, hasta el final de la “vida” de estos papeles. ¿Pero, como muere un documento? En realidad, no muere. O se transforma en un nuevo documento, o en un documento digital o es descartado. Es esta historia que los lectores acompañaran en esta edición de la revista Document Management. Quién es que cuida de documentos mientras que están vivos y activos, en un medio tradicional como es el papel, como eso ocurre, cuales son las reglas a que están sujetos y lo que se puede hacer con estas verdaderas montañas de papel. Espero que el lector pueda identificar su propio mundo de papel en estas materias y, más que eso, que los profesionales que contribuyeron para esta edición puedan de alguna forma aclarar cuales son los principales medios y herramientas para

Boa Leitura!

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que esta gestión sea lo más precisa y eficientemente posible, para mejorar la vida de cada uno. Buena Lectura

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NESTA EDIÇÃO www.docmanagement.com.br

6 Entrevista PUBLISHER

Eduardo David eduardo.david@editoraguia.com.br DIRETOR ADMINISTRATIVO

Arnaldo David

david@editoraguia.com.br EDITORA

Susana Batimarchi susana@editoraguia.com.br REDAÇÃO - Colaboradores desta edição

Ana Lúcia Moura Fé Vanderlei Campos GERENTE COMERCIAL

Sandra Mletchol

sandra@editoraguia.com.br ASSISTENTE COMERCIAL

Rosemeire Cássia Virginelli rose@editoraguia.com.br ARTE E DIAGRAMAÇÃO

Flávio Della Torre

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Spacca

spacca@terra.com.br FOTOGRAFIA

Josetti Capusso jcapusso@terra.com.br ADMINISTRAÇÃO

Flavia dos Santos Gama flavia@editoraguia.com.br TRADUÇÃO

Maria Carolina Morell Gonzalez macaferro@uol.com.br CONSELHO EDITORIAL José Guilherme Junqueira Dias de Souza , Wilton Tamane , Walter Koch , Marcelo Thallenberg , Luis Augusto Bellucci , Eduardo Lopes , Rosália Paraíso , Tadeu Cruz , Luiz Alfredo Santoyo , José Roberto de Lazari , Ricardo Monteiro, Roberto Brant, Roberto Prado, Mauricio Alfonso, Paulo Sérgio Carneiro, Paulo R. de Alencastro Jr., Sérgio Fortuna, Ângelo Volpi, Ronei Martins Ferrigolo, Valber Azevedo e Fábio Fischer CONTATOS

Administração: administracao@editoraguia.com.br Redação: redacao@editoraguia.com.br Publicidade: publicidade@editoraguia.com.br IMPRESSÃO

Copy Press

DOCUMENT MANAGEMENT é uma publicação da Editora Guia de Fornecedores Ltda, editada em português e espanhol e dirigida a executivos dos departamentos de Administração e Finanças, Tecnologia da Informação, Centros de Documentação, Projetos, Marketing e Comercial das 8.000 médias e grandes empresas nos setores: Governo; Bancos e Seguradoras; Saúde; Educação ; Jurídico; Transporte; Engenharia e Construção, Indústria, Serviço, entre outros, no Brasil e mais: Argentina, Chile, Paraguai, Uruguai, Colombia, Venezuela e México. Seu editorial aborda as Novas Tecnologias, Processos e Soluções na Gestão de Documentos e Conteúdos Corporativos, sempre numa visão empresarial, contribuindo com o desenvolvimento e crescimento do Mercado, dos Negócios e dos Profissionais. DOCUMENT MANAGEMENT não se responsabiliza pelo conteúdo dos anúncios publicados. Os conceitos dos artigos assinados refletem a opinião de seus autores, não necessariamente a da Revista. Todo o conteúdo da DOCUMENT MANAGEMENT é de livre reprodução desde que citada a fonte. Todos os direitos reservados. Assinatura Anual (seis edições). Brasil R$108,00. Outros paises: U$ 140,00. Informações: assinaturas@editoraguia.com.br ou Tel: 55-11-3392.4111

Whitney Tidmarsh, vice-presidente de marketing da EMC, comenta a inovação tecnológica e o amadurecimento do mercado de gerenciamento de conteúdo empresarial, assim como as estratégias dos fornecedores líderes.

16 Gestão de documentos físicos

As normas e recomendações do Conselho Nacional de Arquivos podem ser um poderoso instrumento para orientar a organização, guarda e recuperação de informações registradas em mídias legadas. Mesmo as empresas e instituições não sujeitas a regulamentações se beneficiam com as práticas de gestão.

26 Records Management

Mais do que liberar espaço físico e não precisar mobilizar recursos próprios para lidar com seus documentos, as companhias têm nos parceiros especializados uma forma de racionalizar essa gestão, de forma a evitar tanto os gastos espúrios quanto as lacunas que podem vir a causar grandes problemas.

38 Case Rodoviário Schio

Devido à dependência de apresentação de comprovantes para prosseguir no processo de faturamento, o tempo e a estrutura necessários para circular papel por todo território nacional era um gargalo no fluxo de caixa da transportadora. A transmissão eletrônica resolveu essa ineficiência e permitiu novos serviços aos clientes.

46 Case Lojas Marisa

Na acirrada competição no varejo, liberar rapidamente o crédito é fundamental para aproveitar a oportunidade com o consumidor, ao mesmo tempo em que se devem evitar os riscos. A digitalização dos dados do comprador também dá condições de proteger melhor essas informações.

64 Canal Executivo

Líder mundial e com o acúmulo de várias experiências internacionais de digitalização e transmissão eletrônica de imagens de cheques, a Banc Tec desenvolveu uma parceria com a Recognition para o mercado brasileiro. Jerry Brown, vice-presidente de Alianças Globais, compara e analisa a realidade dos mercados mundiais.

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ENTREVISTA

Mercado Aquecido Joseti Capusso

Whitney Tidmarsh é vicepresidente de Marketing de CMA (Content Management and Archiving) da EMC². Nesta função, é responsável por todos os aspectos de marketing relacionados aos mercados de gerenciamento e arquivamento de conteúdo, bem como aos sub-mercados associados. Estas responsabilidades incluem, entre outras, conscientização, geração de demanda, liderança de pensamento, capacitação em campo, marketing competitivo, marketing vertical e marketing de soluções. A executiva participou do EMC Fórum 2008 como Keynote, e conta nesta entrevista sobre as principais metas de sua empresa para o Brasil e América Latina e sua visão sobre o ECM no mundo.

Whitney Tidmarsh - vice-presidente de Marketing de CMA (Content Management and Archiving) da EMC²

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DM - Como o ECM é entendido no mundo corporativo como uma ferramenta para uma missão crítica ou ferramenta que complementar? WT- Penso que houve uma grande mudança nos últimos 5 anos. Antes não víamos o Content Management entre as 10 prioridades de investimentos na área de TI, mas, nos últimos anos, com certeza tem figurado em as prioridades Top10. Isso demonstra uma grande mudança e uma nova percepção por aquilo que o Content Managment pode fazer pelos negócios e um entendimento maior como uma área estratégica. Isso indica uma maior maturidade do mercado, o que é muito saudável. Precisamos de mais educação para os mercados emergentes como o Brasil e precisamos gastar mais tempo vendendo soluções, além de proporcionar uma vitrine de como solucionar os negócios por meio destas soluções.

var o que se fez e como se fez. Este é uma área que envolve automação e auditorias O terceiro caminho é solucionar problemas muito específicos de negócios, seja na área jurídica em contratos, na área de engenharia para suas plantas, seja na administração de web sites, enfim o CM tem aplicações muito interessantes, pois o Content management e o BPM podem proporcionar oportunidades de mudanças nos negócios. Então temos três vertentes principais: consolidação, compliance e processos específicos de negócios.

O quanto as empresas investem e percebem como vital o uso de ferramentas de ECM? Um percepção interessante é que as empresas estão se guiando por três caminhos de negócios. Numa primeira etapa, assim que surgiu a internet, as empresas passaram a comprar muitos sistemas diferentes. Cada departamento adiquiriria sistemas específicos para suas áreas inclusive sistemas diferentes para gestão de documentos. O que muitas empresas estão fazendo hoje, por necessidade de redução de custos, é uma padronização com este fim, o que leva também a uma economia com treinamentos e visando uma também a uma uniformização para o seu Content Management em várias de suas aplicações usuais. Um outro caminho onde colocamos um foco maior é naqueles foco de mercado que são regidos por atributos legais que não eram tão fortes há tempos atrás. Hoje há muitas empresas que vários motivos precisam estar aderentes a estas regras legais. O compliance, é o segundo caminho, é uma grande preocupação e todos os segmentos de negócios precisam estar aderentes a isso. E essa conformidade exige documentação. Portanto é necessária uma gestão de documentos, pois segundo as regras de negócios há necessidade de se pro-

O Mercado de ECM amadureceu nos últimos anos, o que é muito saudável

Quanto as empresas estão investindo em soluções de Content Management na sua opinião? Posso assegurar que o mercado como um todo está investindo cerca de 110 milhões de dólares nos próximos 4 a 5 anos em todo o mundo. Este é um mercado muito saudável e tem crescido entre 13% e 14% ao ano. Este é um mercado cuja concentração dos investimentos reflete um aumento da capacidade de investimento tanto por grandes quanto pequenas empresas. E sabido que a EMC tem ferramentas

poderosas de Content Management utilizadas por grandes empresas, tanto fora quanto aqui no Brasil. Quais os planos da EMC para o mercado SMB? Com certeza, na verdade este é um mercado ao qual estamos sabendo dessa necessidade deste mercado. A empresa está preparada para atender ao mercado em suas três camadas: as empresas muito grandes, as intermediárias, aqueles que têm um faturamento de menos de US$ 1 milhão, e o mercado de SMB, que é muito menor. Ao mesmo tempo existem departamentos dentro das grandes empresas que têm foco muito particular, como se fossem uma pequena ou média empresa. Então sempre estivemos muito atentos a todos estes setores mas tivemos muito sucesso no low-end do mercado. A EMC como um todo tem produtos específicos, como dispositivos de armazenamento que são muito mais acessíveis, dispositivos menores de armazenamento (storages) para home offices ou pequenos escritórios e produtos de content management, back ups e aplicações específicas para o SMB. Alem disso, estamos pensando no futuro e iremos disponibilizar serviços on line para aqueles empresas que não dispõe de um departamento de TI, por exemplo. Como a senhora analisa o crescimento do mercado de ECm no mundo? As empresas estão usando nas últimas décadas sistemas para guardar as informações de negócios e estabeleceram políticas de armazenagem e segurança para isto. Cada vez mais os dados não estruturados ganham importância, especialmente aquelas informações que nascem em fontes alternativas, como banco de dados, ou as que vêm do e-mail e da internet, por exemplo. Cerca de 80% dos dados nas empresas hoje são não estruturados. Por isso, o uso de software de gestão de dados se torna essencial para que eles sejam armazenados de forma mais eficiente, se evite a duplicação e sejam categorizados de acordo com sua importância para o negócio - os mais importantes ficam em máquinas mais seguras e podem ser recuperados mais rapidamente. Novas regulações são grande incentivadoras de investimentos, mas a busca por crescimento da receita e economia de custos é maior ainda. Há um interesse da EMC em incre-

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ENTREVISTA

Entrevista

Mercado en alta mentar a atuação no mercado de Content Management no Brasil? Da mesma forma? Como a empresa pensa o mercado sul-americano? Sim. Com certeza temos um grande interesse no mercado brasileiro. Nos países conhecidos como BRIC (Brasil, Rússia, Índia e China) e outros países com economias emergentes, logo no começo de 2005 criamos iniciativas próprias para estes países. Temos presença grande na América Latina com escritórios de vendas com uma atuação menor. O Brasil é o maior mercado na América Latina e outro mercado é o México, cujas atuações são muito parecidas. Nosso objetivo é expandir nosso mercado nestas regiões da América do Sul, Brasil, México e Nola (North Latin America). O Brasil tem se destacado como líder em crescimento entre os países da AL. Um dos pontos que gostaria de destacar é que todos os anos temos uma conferencia mundial para clientes, clientes em potencial e parceiros, que ocorre nos Estados Unidos, mas é aberta para participantes do mundo todo. Agora estamos começando a apresentar clientes e produtos específicos para outros mercados e portanto queremos uma participação maior de clientes desta parte do mundo nestas conferências, principalmente para que encontrem outros clientes de outras partes do mundo, para saberem o que está acontecendo em outros mercados numa forma de integrar todos os países onde temos atuação. Quanto a questão da interoperabilidade de documentos, anunciada pela EMC, IBM e Microsoft. Este é um projeto de curto prazo ou extenso? Com certeza é um projeto em que iremos trabalhar ainda pelos próximos anos. Estas tecnologias não estão completamente desenvolvidas. No entanto, é fato que as grandes empresas hoje pensam no futuro e para isso estão trabalhando para que os documentos tenham um ciclo de vida maior. Todos os sistemas de Content Management precisam prever o que virá no futuro. A escolha será por aqueles que ofereçam mais vantagens para os usuários. Não haverá restrição para as informações dentro das empresas e sim uma grande utilização

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Whitney Tidmarsh es vice - presidente de Marketing de CMA (Content Management and Archiving) de EMC². En esta función, es responsable por todos los aspectos de marketing relacionados a mercados de gestión y archivamiento de contenido, así como a sub-mercados asociados. Ella cuenta en esta entrevista sobre las principales metas de su empresa para Brasil y América Latina y su visión sobre ECM en el mundo.

DM - ¿Como ECM es entendido en el mundo corporativo? ¿Como una herramienta para una misión crítica o como una herramienta complementar? WT- Pienso que hubo un gran cambio en los últimos 5 años. Antes, no veíamos el Content Management entre las 10 prioridades de inversión del área de TI, pero en los últimos años con certeza paso a figurar entre las prioridades Top10. Eso demuestra un gran cambio y una nueva percepción por aquello que Content Management puede hacer por los negocios y también demuestra un entendimiento mayor de considerar esa área como estratégica. Eso indica más madurez del mercado, lo que es muy sano. ¿En su opinión, cuanto las empresas están invirtiendo en soluciones de Content Management? Puedo asegurar que el mercado, como un todo, estará invirtiendo cerca de 110 millones de dólares en los próximos 4 a 5 años en todo el mundo. Este es un mercado muy sano y ha crecido entre 13 y 14% al año. Este es un mercado, en el cual la concentración de las inversiones refleja el aumento de la capacidad de inversión, tanto por grandes, cuanto por pequeñas empresas. ¿Como analiza el crecimiento del mercado de ECM en el mundo? Las empresas utilizaron, en las últimas décadas, sistemas para guardar informaciones de negocios y establecieron políticas de almacenaje y seguridad para

eso. Cada vez más los datos no-estructurados ganan importancia, especialmente aquellas informaciones que nacen en fuentes alternativas, como banco de datos, o las que vienen de e-mails y de internet, por ejemplo. Cerca de 80% de los datos de las empresas, en los días de hoy, son datos no-estructurados. Por eso, el uso de software de gestión de datos pasa a ser esencial para que sean almacenados de forma más eficiente, para evitar la duplicación y para que sean categorizados de acuerdo con su importancia para el negocio - los más importantes quedan en máquinas más seguras y pueden ser recuperados más rápidamente. ¿Existe interés de EMC en ampliar la actuación en el mercado de Content Management en Brasil? ¿Como es que la empresa piensa el mercado sur-americano? Si, con certeza tenemos un gran interés en el mercado brasilero, en los países conocidos como BRIC (Brasil, Rusia, India y China) y en otros países con economías emergentes. En el comienzo de 2005 creamos iniciativas propias para estos países. Tenemos gran presencia en América Latina con escritorios de ventas con una actuación menor. Brasil es el mayor mercado en América Latina y otro mercado en que las actuaciones son muy parecidas es México. Nuestros objetivos son expandir nuestro mercado en estas regiones de América del Sur, Brasil, México y Nola (North Latín América). Brasil se ha destacado como líder en crecimiento entre los países de Latino-América

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Readsoft firma parceria com HP

South Consulting fornece solução para Bebidas Ipiranga

A mundialmente reconhecida empresa de soluções para imagem e impressão, HP, e a Readsoft, fornecedora em nível mundial de soluções para automação de documentos, firmaram uma parceria inédita para apresentação ao mercado brasileiro da Solução de Automatização do Processo de Notas Fiscais HP para Empresas. Por meio desta solução é possível Celso Comissoli da HP e Thomaz automatizar todo o processo de Ancieta da readsoft entrada das notas fiscais, desde a captura dos documentos (com HP MFPs) até a distribuição para organização com integração ao SAP das empresas usuárias. O processamento deve-se ao software ReadSoft, Document for Invoices e seus módulos, o que permitiu o desenvolvimento da nova ferramenta. Segundo Thomaz Ancieta, diretor da Readsoft está é mais um exemplo da flexibilidade e tecnologia dos produtos Readsoft

A Companhia Ipiranga, produtora e comercializadora de diferentes tipos de bebidas, como cervejas, águas, sucos e chás e toda a linha de produtos CocaCola, passou a integrar o roll de usuários dos produtos da South Consulting, com a solução sign@ture NF-e . Atualmente a Bebidas Ipiranga atende mais de 300 cidades do Estado de São Paulo e do Sul de Minas Gerais, e tem um faturamento na casa dos R$ 700 milhões ao ano. Para atender as exigências legais, passou a emitir a NF-e através do solução que foi implantada na modalidade In-House, ou seja, todo o software foi instalado nos servidores do cliente, adquirindo as licenças de uso e os serviços anuais de manutenção e suporte. Para efetuar a implementação e integração da solução, as equipes de ambas as companhias que trabalharam em conjunto envolvendo à área Fiscal e Tecnológica, alem do staff técnico da South Consulting,

Third cria nova unidade Seguindo uma tendência mundial, a Third IT Solutions acaba de implementar uma nova célula voltada para a prestação de serviços de PMO (Projetc Office Management). Neste contexto, as principais atribuições serão disciplinar o gerenciamento de projetos nos departamentos de TI das corporações e ajudar os CIOs, fornecendo a estrutura necessária para padronizar as práticas de elaboração de projetos, bem como determinar as metodologias de processos repetitivos. Em síntese, o PMO é uma unidade organizacional que tem por objetivo conduzir, planejar, organizar, controlar e finalizar todas atividades relacionadas a projeto.

Calendário Cenadem 2009 “A programação técnica básica dos eventos do Cenadem para o próximo ano procurou contemplar diferentes assuntos e novas disciplinas ao lado dos programas ministrados normalmente com as necessárias atualizações”, anunciou Antonio Paulo de Andrade e Silva, diretor da entidade, sobre a grade de eventos para o próximo ano. Dando continuidade a sua extensa programação de cursos e eventos, o Cenadem destaca seus congressos regionais como: GED Brasília que acontece entre os dias 27 e 28 de Maio, no Distrito Federal; o GED Nordeste de 28 a 29 de julho, em Salvador e a INFOIMAGEM 2009 - Congresso e Feira sobre ECM – Enterprise Content Management e GED – Gerenciamento Eletrônico de Documentos que acontecerá de 7 a 8 outubro, em São Paulo. Para os interessados a programação completa e detalhada dos cursos e congressos estará disponível no site www.cenadem.com.br e para mais informações através dos telefones (11) 3081-9829 / 3081-1612 e pelo e-mail: cursos@cenadem.com.br

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Técnica realiza projeto na Nextel Recentemente, a Técnica, empresa expert na gestão de documentos e sistemas de racionalização de arquivos, finalizou um projeto de gestão documental no departamento jurídico da Nextel, empresa de telecomunicações com soluções corporativas. Com início em fevereiro de 2008, o trabalho englobou o treinamento da equipe operacional que envia e solicita documentos ao arquivo, realizado nas unidades da Nextel em São Paulo e no Rio de Janeiro, Suely Santos da Técnica e a racionalização das centrais de arquivos nos dois escritórios. Neste projeto, foram mapeadas aproximadamente 1500 pastas em São Paulo, com cerca de 10% dos volumes enviados para guarda externa. Já no Rio de Janeiro, foram mapeadas cerca de 1400 pastas, com 8% do volume enviado para guarda. “Estamos muito satisfeitos com o trabalho realizado pela Técnica e esperamos adequar ainda mais a nossa central de documentação com a atualização do software Tecstar Plus+”, conta Guilherme. A Nextel armazena documentos inativos junto a uma empresa de guarda de documentos, e as duas unidades optaram por não descartar nada no momento. Com esta racionalização, tanto São Paulo como Rio de Janeiro ganharam espaço interno na empresa. Para Suely Dias dos Santos, diretora executiva da Técnica, este foi um projeto muito importante, principalmente por se tratar da área crítica para a empresa contratante.

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Grupo Tecmach desenvolve planejamento estratégico com união de marcas. Joseti Capusso

Há 18 anos no mercado nacional, o Grupo Tecmach, composto pelas empresas, Tecmach, GedPrint e Supricoph, especializadas em outsourcing de impressão e gestão de documentos corporativos, acaba de realizar a fusão das companhias numa única marca: Tecmach. A história do grupo começou no setor de cópias e impressão onde foi pioneira na introdução do conceito de “ outsourcing de impressão” para o mercado corporativo, sendo responsável pela implantação de  grandes projetos em clientes como Honda Motors, HosEdson Torres, Wilson Conessa, Anderson Conessa e Alvaro pital HCor, Grupo Júlio Simões, Medial Silva da Tecmach. Saúde, entre outros, utilizando tecnologia de seus parceiros: Lexmark, Samsung e Gestetner. SAP, que culminou com a contratação de Àlvaro Silva para Com o rápido crescimento do setor de TI e a conseqüen- assumir a Gerencia Geral das empresas. te transformação dos processos de trabalho nas empresas,  o “Trouxemos também o Edson Torres, ex-IBM e Oracle, grupo vem se reestruturando e ampliando sua oferta de  ser- que assume a Direção Comercial, com a responsabilidade viços, seguindo a tendência da união dos setores de impres- de implementar os planos de expansão do grupo e Rogério são e de gestão de documentos e processos de negócios. Barbezan, ex-BSP, Siciliano e Díveo Telecom, que passa a Conforme explica Álvaro Silva, Gerente Geral do Gru- responder  pelo departamento financeiro do Grupo”, copo, “ As empresas hoje, estão em busca de parceiros com menta Anderson Conessa. alto nível de especialização e bastante capacitados para “ Vamos continuar com foco no aprimoramento dos assumir a gestão dos processos que são suporte a seus processos de governança de nossas empresas,  agora negócios e, que sejam capazes de  gerar soluções com uma sob a marca Tecmach,  visando atingir uma gestão mais visão mais integrada de todo o contexto de suas atividades, eficiente e que se traduza em benefícios claros para nosseja na implantação apenas de serviços de outsourcing de sos clientes”, ressalta. Segundo Wilson Conesa, “ Estas impressão ou seja ofertando soluções mais complexas de eram decisões necessárias para o crescimento de nosso ECM. Neste contexto, estamos preparando o grupo Tecma- grupo, que tem atuação nacional e conta com cerca de ch para esta atual demanda do mercado”. 300 colaboradores e mais de 500 clientes em todo o Para Anderson Conesa, que com seu irmão Wilson Brasil”, e acrescenta, “para continuar competitivo no Conesa, passou a assumir a função de Sócio Conselheiro mercado de hoje, é necessário a permanente atualização do Grupo, a fase atual teve início com a aquisição da em- nas tecnologias e ferramentas de gestão e no preparo presa Certant, especializada na implantação de projetos constante das equipes”. de IAM - Identity & Acess Management e ECM - EnterUma nova identidade visual da marca Tecmach, regisprise Content Management, com soluções Oracle, SUN e tra e consolida está nova etapa do grupo.

Nova empresa especializada em BPM Os reconhecidos especialistas Mauricio Ferreira e Tadeu Cruz são os responsáveis pela mais recente empresa do mercado especializada em BPM. A AMOP já nasce com uma vasta experiência em análise, mapeamento, modelagem, organização, implantação, geren-

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ciamento e melhoria de processos de negócio, incluindo preparação para certificações de qualquer natureza. Outro produto diferenciado da AMOP é a Gestão Documental, realizada com base na reconhecida e largamente adotada metodologia DOMP.

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Divulgação

Docpath firma-se como provedora de software de documentos Em atividade desde 1992, a DocPath é uma multinacional espanhola especializada no desenvolvimento de software para documentos eletrônicos e impressos, que possui filiais no Brasil e nos Estados Unidos e projeta para este ano um faturamento de 6 milhões de euros. Suas soluções atualmente cobrem o ciclo de vida completo de um documento, como seu desenho e geração a partir de dados variáveis até a sua distribuição, apresentação, arquivamento, gestão e recuperação em banco de dados. Também possui ferramentas de captura, identificação e digitalização de documentos em papel. A organização de origem espanhola é presidida por Julio Olivares, e está presente em mais Julio olivares da docupath de 50 mil instações em todo o mundo. Entre seus mais de 400 clientes, estão grandes marcas como Grupo Santander, Danone, Carrefour, HSBC, Danone, entre outros. “A América do Sul possui um grande mercado, com clientes em potencial. Nada melhor que atuarmos no Brasil para alcançarmos nossos objetivos no continente”, enfatiza o presidente. O gerente de negócios da DocPath no país, Rubens de Souza, completa: “Estamos em crescimento contínuo, pois as empresas precisam de um serviço rápido e eficiente para a produção de seus documentos, e as soluções eletrônicas são muito mais viáveis”. A empresa tem produzido softwares que possibilitam aos clientes, inclusive, se adequarem às mudanças legislativas, oferecendo soluções como o DocPath Designer, capaz de tornar mais simples e rápida a adaptação às mudanças estabelecidas na Lei 11.785/08 -Código de Defesa do Consumidor, que redefiniu para 12 o tamanho mínimo da fonte em contratos de adesão e demandará grande mobilização de esforços e recursos das organizações que tiverem de refazer boa parte de seus documentos. Entre os planos da organização, está a expansão de seus negócios no Brasil, através da concretização de novas parcerias em todos os estados do país, que representa um quarto dos 20% de crescimento que a empresa teve este ano, em relação a 2007.

GuSTAVo roXo vice-presidente de Meios de Pagamento do Banco Real, assume a função de diretor setorial de Tecnologia da Federação Brasileira de Bancos (Febraban). O executivo também passa a dar continuidade ao processo de organização do Ciab Febraban.

BriAn FoSTEr foi anunciado como vice-presidente sênior de Gerenciamento Global de Produto McAfeAe, sendo responsável por coordenar as funções do gerenciamento global de produto da companhia. Foster responde diretamente ao CTO e vice-presidente executivo da McAfee,

CHriSToPHEr Bolin VASni dE oliVEirA Junior assume a função gestor para área de serviços da RM Sistemas Campinas, unidade regional da TOTVS - maior empresa latino-americana de desenvolvimento e comercialização de software de gestão empresarial e CArloS SHiMizu assume na companhia como novo gerente de projetos.

SérGio dArCY, economista, acaba de assumir a presidência do Conselho de Administração da ATP. Dessa forma, o Conselho de Administração passou a ter independência e condição de dar ênfase aos aspectos de consolidação e diversificação das atividades principais da empresa. FErnAndo FAGundES assume como Diretor o executivo da área de Operações e Expansão, da empresa.

WAGnEr TAdEu assume o cargo de diretor geral da Symantec no Brasil. O executivo, que atuava como diretor comercial da empresa no país desde 2003 assume a posição anteriormente ocupada por SérGio BASílio.

JoSé CArloS duArTE assume o cargo de CTO (Chief Technologist Officer) e FáBio GAndour foi nomeado Cientista Chefe da IBM Brasil. As mudanças fazem parte da estratégia da IBM de proporcionar crescimento dos negócios em um ambiente globalmente integrado,

Acesso Digital amplia mercado no Nordeste A Acesso Digital participou do 21º EESCON, evento na área contábil, no realizado na região Nordeste do Brasil, apresentou o SAFE-DOC. Na avaliação de Diego Martins, Diretor Comercial da Acesso Digital, a participação da empresa é essencial para difundir a solução que está alinhada com o impacto do Sped e da Nota Fiscal Eletrônica na rotina das empresas.

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disseminando a tecnologia e a pesquisa científica, elementos essenciais para a criação de novas oportunidades baseadas em inovação.

rodriGo oTEro reforça a equipe de Delivery da CPM Braxis. O executivo atuará como líder da área de Talent Management, que cuidará do desenvolvimento de carreira dentro da companhia

EdélCio SAMBrAno GArCiA foi contratado pela Benner Sistemas para conduzir a reestruturação da Unidade de Comércio e Serviços

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Interfile fecha parceria com o Portal de Documentos

Márcio Vidal é o novo diretor comercial para Canais de Distribuição e Varejo da Xerox do Brasil. O executivo irá responder a Yoram Leva-

non, diretor executivo das unidades de produção de alto volume e produtos para escritório (PSG e Office). Com 20 anos de experiência em Vendas e Marketing, o executivo atuou nos últimos 10 anos em empresas multinacionais de tecnologia, como LG e Lexmark.

Francisco Moltedo é o novo diretor de Canais e Alianças da Sun Microsystems, Na mesma empresa Mar-

cos Arino assume a diretoria da Prática de Serviços no Brasil, Maurício

Martos responderá pela gerência de Parcerias para a Prática de Serviços na América Latina da e Maurício Leal irá gerenciar os Programas Sun Developer Network na região e Bruno Souza é o novo diretor mundial para Comunidades

A Interfile, empresa guarda de docuemntos e BPO – Business Process Outsourcing , firmou parceria estratégica com o Portal de Documentos, empresa especializada na gestão integral da informação e processos de cobrança, para oferecer um sistema de gestão integrada de serviços de recuperação de crédito, com a geração da notificação de cobrança e formação de kits de ajuizamento, a partir de documentos eletrônicos, com valor probante e eficácia jurídica. Esta ferramenta atende todas as demandas de publicações dos documentos e informações de cobranças, integrando diversos canais como Call Center, web, e-mail, SMS, telegramas, mobile solutions, entre outros, reduzindo significativamente o tempo dos procedimentos de cobrança. Atualmente o prazo de formação do dossiê de ajuizamento (juntada da Certidão da notificação extrajudicial, contrato e demais documentos necessários), leva em média, 150 dias e com esta parceria e solução do Portal de Documentos, acontecerá em até cinco dias, reduzindo os custos dos clientes em até 70%. Outra grande inovação que o Portal traz também para o mercado é a Notificação Extrajudicial enviada por e-mail registrado, produzindo um recibo de entrega e abertura da mensagem, utilizado para o ajuizamento, caso seja necessário, que reduzirá ainda mais o prazo e principalmente o custo do processo. 

OpenSource.

François Deslandes passou a exercer o cargo de diretor financeiro da SAGE XRT, desenvolvedora de software para gestão de tesouraria franco-britância. Deslandes trabalhou na rede de livrarias FNAC, por quatro anos, e na Sermo do Brasil, entre outras.

Júnior da Automidia e passa a atuar no Desenvolvimento da versão 5.0 do software de Service Desk Automidia e dar suporte nas versões já existentes. Para oferecer Treinamento de Usuário no Cliente e Suporte iInterno, assume Luiz Fernando Gonçalves, que chega como Analista de Suporte. Já Francisco de Assis Mar-

celino, que foi contratado como Analista de Suporte Pleno, terá o objetivo de dar assistência técnica sobre as ferramentas da Automidia aos clientes da empresa.

Rogério Barbezan é o novo CFO da Tecmach. Formado pelo Mackenzie e pós-graduado pela USP em Administração Financeira, passou por importantes empresas como: BSP; Siciliano e Diveo entre outras.

A Microtek, um dos maiores fabricantes de scanners do mundo, organizou em sua fábrica em Shanghai na China a Conferência Global de Distribuidores 2008, entre  16 e 18 de Outubro.  Nesta oportunidade, foram apresentados  novos produtos para as áreas de Document Imaging e a maior novidade para a área Rodrigo Ribeiro da Fast Scan Médica, o produto Medi6000, um sistema que permite a digitalização de radiografias e tomografias nas dimensões até 305 x 406 mm, com precisão e rapidez, a ser lançado comercialmente no Brasil no 1o. semestre de 2009, além de discussões técnicas, cases e workshops. O Brasil foi representado pela Fast Scan,  Distribuidor Oficial no Brasil, que nesta oportunidade  recebeu o título de “Best Partner” para a América do Sul.  O título foi recebido das mãos do Sr. Philip Hsiao, Account Manager para América Latina,  pelo  Diretor Executivo da Fast Scan, Rodrigo Rossoni Ribeiro, durante o evento.

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Reinaldo Pereira assumiu o cargo de Analista Programador

Fast Scan recebe certificação da Microtek

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DOCUMENTOS FÍSICOS

É tempo de profissionalizar a gestão da papelada O Conarq supre o mercado com as orientações necessárias e as universidades com arquivistas capacitados. Cabe agora às empresas arregaçar as mangas e adotar as boas práticas da gestão arquivística. Por Ana Lúcia Moura Fé

P

arece paradoxal, mas nestes tempos de internet de alto desempenho a gestão de documentos físicos tem demandado atenção redobrada no âmbito de muitas empresas públicas e privadas. Isso porque, longe de reduzir o consumo de papel nos escritórios, o advento da Web e de novas tecnologias multiplicou significativamente o volume de textos impressos nas empresas – embora o armazenamento eletrônico também tenha crescido de forma exponencial. De fato, já nos primeiros anos de sua existência a versão amigável da rede mundial e a popularização do e-mail aumentaram em 40% o consumo de papel nas organizações, segundo pesquisa norteamericana que resultou no livro The Myth of the Paperless Office (O Mito do Escritório Sem Papel),

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publicado em 2002. Inúmeros outros levantamentos ao redor do mundo indicam que os registros impressos crescem na mesma proporção do aumento do volume de informações disponibilizadas pela tecnologia. No Brasil, não há muitas estatísticas específicas, mas os dados anuais da Associação Brasileira de Celulose e Papel (Bracelpa) dão uma pista de que, por aqui, o consumo nas empresas manterá a curva de crescimento que vem experimentando nos últimos anos. De acordo com a Bracelpa, o consumo aparente de papel para imprimir e escrever aumentou de 1,7 milhão de toneladas em 2003 para 2,1 milhões de toneladas em 2007, com projeção de crescimento em 2008, acompanhando o crescimento esperado para a produção total de papel

no País. O consumo per capita desse tipo de papel passou de 9,6 quilos por ano em 2003 para 11,5 quilos por ano em 2007, um salto de quase 20% em quatro anos. Mas no âmbito das empresas, nem é preciso se valer de pesquisas para constatar o aumento expressivo de documentos físicos produzidos diariamente, exigindo esforço substancial em termos de armazenamento e gestão arquivística. No Poder Judiciário do Rio de Janeiro, por exemplo, há 150 quilômetros de papel distribuídos em seus três depósitos estaduais, enquanto que no Judiciário Federal, que contém todos os arquivos produzidos pelos Tribunais Superiores, a papelada já deve ter superado um milhão de quilômetros, segundo o Conselho Nacional de Arquivos (Conarq).

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“O Poder Judiciário é o responsável pelo maior volume de produção documental do Brasil, e um dos nossos grandes desafios hoje é elaborar diretrizes agressivas voltadas para boa gestão e preservação desse acervo”, diz o diretor-geral do Arquivo Nacional e presidente do Conarq, Jaime Antunes. Vinculado ao Arquivo Nacional da Casa Civil da Presidência da República, o Conarq é a entidade máxima de arquivos no País e a referência para qualquer empresa, pública ou privada, que deseja avançar na gestão de documentos, desde o nascedouro até a sua destinação final, que poderá ser o arquivamento, a digitalização, a microfilmagem ou a destruição. Criado pela Lei 8.159, de 8 de janeiro de 1991 – também conhecida como Lei de Arquivos – e ins-

talado em 1994, o Conarq define toda a política nacional de arquivos públicos e privados e provê orientação normativa para gestão ou proteção de documentos de arquivo. “Antes, os documentos eram avaliados ao sabor dos interesses e da cabeça de cada administrador. Não havia uma regra, embora a Constituição de 1988 já trouxesse princípios fundamentais, relacionados com direito do cidadão à informação, à importância da preservação, ao resguardo da intimidade das pessoas etc”, diz Antunes, que assumiu a diretoria-geral do Arquivo Nacional em 1992 ­– cargo que, por lei, acumula a presidência do Conarq. Antunes explica que, no seu início, o órgão pôde se valer de uma série de estudos desenvolvidos na década de 80 pelo Arquivo Nacional,

que tinham gerado diagnósticos sobre situação e funcionamento dos arquivos públicos do país. “De 1994 para cá, o Conarq aprovou um volume expressivo de normas para orientação da administração pública, centrando suas baterias na gestão documental”, diz o presidente, ressaltando que toda a produção emanada da entidade é colocada em seu site, à disposição das empresas públicas e privadas, como o manual e-ARQ Brasil, um modelo de produção, tramitação e arquivamento de documentos digitais. Outros instrumentos disponibilizados pelo órgão, considerados essenciais para a gestão de documentos, são o “Código de classificação de documentos de arquivo para a administração pública: atividades-meio” e a “Tabela básica de temporali-

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DOCUMENTOS FÍSICOS

7 PRINCIPAIS INSTRUMENTOS USADOS NA GESTÃO ARQUIVÍSTICA DE DOCUMENTOS 1 Plano de classificação, codificado ou não, baseado nas funções e atividades do órgão ou entidade 2 Tabela de temporalidade e destinação 3 Manual de gestão arquivística de documentos 4 Esquema de classificação referente à segurança e ao acesso aos documentos 5 Glossário 6 Vocabulário controlado 7 Tesouro Fonte: e-ARQ Brasil/Conarq

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dade e destinação de documentos de arquivo relativos às atividades-meio da administração pública”, além de normas e procedimentos para segurança de arquivos e para orientar a construção e adequação de prédios de arquivos, entre outros. “Uma quantidade grande de textos vem sendo discutida nas câmaras técnicas e setoriais focadas em documentos temáticos, sejam jurídicos, médicos, municipais, e estaduais, entre outros. Isso tem enriquecido o Brasil de normas que estão em sintonia quase online com o desenvolvimento de normas internacionais”, diz Antunes, que destaca ainda a intensa relação do Brasil com outras nações com o objetivo de estreitar laços de cooperação e se modernizar nessa área. “O Brasil tem uma articulação muito forte com a associação que congrega arquivos da América Latina e do Caribe de língua espanhola. Também apoiamos países africanos de língua portuguesa e participamos do programa de apoio ao desenvolvimento de arquivos ibero-americanos desenvolvido pela Agência Espanhola de Cooperação Internacional, entre outras parcerias”, diz, informando, ainda, que o Conarq prepara para breve o lançamento de uma grande rede online de cooperação que deverá aproximar, via Internet, acervos históricos do país e de várias nações vizinhas. Apesar dos avanços na modernização dos arquivos públicos – principalmente no âmbito do

Ana Carla Mariz, do Unirio

Poder Executivo Federal – o Conarq ainda enfrenta grandes desafios, sobretudo no terreno dos municípios brasileiros, uma vez que a maioria deles nem sequer dispõe de arquivo público. “Esses municípios estão em franco desrespeito à lei geral de arquivos, que diz que o arquivo público só pode ser eliminado com autorização da instituição arquivística pública do seu âmbito. Se não há essa instituição, quem está autorizando a eliminação dos documentos?”, indaga o presidente. O órgão deverá deflagrar campanha junto aos prefeitos que assumem o cargo em janeiro de 2009, para que os mesmos encaminhem ao Poder Legislativo propostas de criação de sistemas municipais de arquivo. “A gestão documental deve ser fruto de uma visão moderna. Deve levar a uma racionalização da produção que diminua a massa documental. A gestão de documentos arquivísticos deve inclusive ser colocada na pauta de quem discute meio-ambiente, ecologia, porque se há racionalização da produção documental, há menos uso de papel e menos corte de árvores”, diz. SEGUINDO A TRILHA PÚBLICA A legislação sobre arquivos não precisa obrigatoriamente ser seguida pelas empresas privadas – a menos que os documentos sejam declarados de interesse público e social. “Mas a parte privada pode utilizar as diretrizes do Conarq como referencial para organizar e administrar os seus documentos arquivísticos”, diz Anna Carla Mariz, diretora da Escola de Arquivologia da Universidade Federal do Estado do Rio de Janeiro (Unirio).

Anna ressalta a peculiaridade do documento arquivístico, que se diferencia daquele que é guardado em museus ou bibliotecas. O documento de arquivo é criado, produzido e inserido em função das atividades de uma determinada instituição, família ou mesmo pessoa física. “Como foi criado em função das atividades daquela instituição, esse documento, embora eventualmente possa ter cópia, não é como um livro, que pode ter várias cópias em locais diferentes”, diz. A atividade arquivística, portanto, se aplica a arquivos de toda natureza, sejam médicos ou contábeis, sejam audiovisuais ou sonoros. “Não é o suporte que determina se o documento é de arquivo ou não, e sim a atividade”, diz Anna. A gestão desses documentos é essencial, segundo especialistas como Anna, porque eles são instrumentos que auxiliam na tomada de decisão e na prestação de contas. Podem servir como garantia de direitos e até como fonte de provas e testemunhos de ação. A sua gestão cobre um ciclo que vai da produção, tramitação, uso e avaliação para efeito de arquivamento ou eliminação. Etapa essencial no processo de gestão, a avaliação do documento é que irá definir, com base na teoria das idades, quanto tempo ele permanecerá em um dos três seguintes arquivos: o corrente (onde ficam os documentos que estão em tramitação ou são objeto de consultas freqüentes), o arquivo intermediário (onde estão os documentos que não são mais de uso corrente, mas cumprem um prazo previsto de arquivamento antes de serem eliminados ou transferidos), e o arquivo permanen-

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te (destino final dos documentos que não devem ser eliminados, seja por razão histórica, probatória ou informativa). “Muitas vezes o documento nunca mais será utilizado, mas precisa ficar no arquivo intermediário apenas para cumprir um prazo legal, como é o caso do Imposto de Renda, que tem de ficar guardado por cinco anos. Depois disso, ele pode ser eliminado, sem passar pelo permanente”, exemplifica Anna. A boa prática de gestão de documentos reza que esse processo deve ser orientado pela tabela de temporalidade e destinação dos documentos da empresa. É esse instrumento que define tudo o que vai acontecer com um documento, antes mesmo de ele ser produzido. “Com base nessa tabela, sabe-se quanto tempo o documento vai ficar em cada arquivo, e se será microfilmado, digitalizado ou eliminado. É como se fosse um mapa da produção documental de uma determinada instituição”, diz Anna. O Conarq orienta que a tabela de temporalidade e destinação deve contemplar as atividadesmeio e as atividades-fim de uma empresa, e que

tenha uma estrutura básica composta basicamente por: código de classificação identificador de classe (código de classificação de documentos), prazos de guarda nas fases corrente e intermediária, destinação final (eliminação ou guarda permanente) e observações necessárias à sua aplicação. O código de classificação de documentos de arquivo serve tanto para agrupar documentos sob um mesmo tema quanto para facilitar tarefas de recuperação, avaliação seleção, eliminação, transferência, recolhimento e acesso a esses documentos. Na sua tabela para atividades-meio da administração pública, o Conarq adotou o modelo de código de classificação decimal, ou seja, um código numérico com dez classes, divididas em subclasses, grupos e subgrupos. Mas há inúmeros métodos de ordenação e combinações diversas – letras, números ou até mesmo cores. “As empresas estão livres para escolher o método que lhes é mais adequado, pois cada arquivo tem suas necessidades específicas”, diz Anna. Apesar do farto material de apoio do Conarq,

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DOCUMENTOS FÍSICOS

Daniel Beltran, da Enara

tabelas de temporalidade ainda são elementos relativamente raros nas empresas privadas. De acordo com Anna, a tabela básica criada pelo Conselho para atividades-meio da administração pública tem impulsionado as mais diversas entidades as mais diversas, de universidades a órgãos governamentais de defesa, a avançar e desenvolver suas próprias tabelas para atividades-fim. “Mas na área privada, a prática não é muito comum”. O que Legislação Prazo de Guarda ocorre, segundo a especialista, é que CF de 05.10.88 art. 7°, & XXIX 05 anos as empresas acabam buscando alguPermanente ma solução de última hora apenas Reg. Previd. Social art. 225, $ 5° 10 anos quando se vêem diante de problemas ou prejuízos gerados pela não localiLei 5172 art. 173 CTN 05 anos zação de documentos. “Até chegarem CF de 05.10.88 art. 7°, & XXIX 05 anos a esse ponto crítico, elas acreditavam CF de 05.10.88 art. 7°, & XXIX 5 anos que sabiam lidar com arquivos”, diz a NR – 7 de 29.12.1994 20 anos professora da Unirio. Permanente Almir Veras, principal executivo da Dec. Lei 5452 de 01.05.1942, art. 445 e 451/CLT 20 anos Mycroarq, empresa especializada em organização e racionalização de arLei 8212 de 24.08.1991 art. 33 10 anos quivos e gestão documental, e Daniel Lei 8212 de 24.08.1991 art. 46 10 anos Beltran, vice-presidente da Associação Lei 5172 art. 173 CTN 05 anos dos Arquivistas do Estado Rio de JaLei 5172 art. 173 CTN 05 anos neiro (AAERJ), compartilham a opinião Lei 8212 de 24.08.1991 art. 46 10 anos de Anna. Mas destacam que cresce o Lei 5172 art. 173 CTN 05 anos número de empresas particulares que identificam na arquivologia um forte Lei 8212 de 24.08.1991 art. 46 10 anos diferencial competitivo, a exemplo da NR – 7 de 29.12.1994 20 anos Vale e da Fundação Getúlio Vargas, NR – 7 de 29.12.1994 20 anos esta última uma das pioneiras na gesReg. Previd. Social art. 225, $ 5° 10 anos tão documental no Brasil. Lei 8212 de 24.08.1991 art. 45 30 anos Segundo Veras, que tem entre os Lei 5172 art. 173 CTN 05 anos seus clientes corporações como Petrobras, Banco Santander e Universidade Veja no site www.docmanagement.com.br outros exemplos de tabelas e a legislação completa.

Exemplo de Tabela de Temporalidade Item Documental Acordo de horas trabalhadas Ata de Assembléia Geral Ordinária e Extraordinária Auxilio Natalidade Balancete Cartão de Ponto Comprovante de Vale Transporte Comunicado de Acidente do Trabalho Contrato Social e alterações Contrato de Trabalho DARF / Cofins DARF / IRPJ Extrato bancário Livro Registro de Entrada Livro Registro de Saída Movimento Contábil Nota Fiscal de Saída PCMSO Prontuário Médico RAIS RPA – Recibo de Pagamento a Autônomo Taxa de fiscalização para funcionamento

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DOCUMENTOS FÍSICOS Federal Fluminense, as empresas de uma forma geral estão mais interessadas no assunto, embora muitas esbarrem em obstáculos desanimadores. “Somos muito procurados por hospitais particulares. É um segmento com documentação mal conservada, e sem pessoal capacitado, e que tem de guardar papéis por até 20 anos, sem autorização para digitalização ou microfilmagem, porque uma Resolução do Conselho Federal de Medicina não permite”, conta o executivo. “É uma situação que requer uma atitude das empresas, independentemente de mudança na Resolução, porque não adianta organizar a papelada se ela continua sujeita a sinistros, sem backup”, diz ele. Em sua experiência de mais de 30 anos na área, o executivo da Mycroarq aponta como falha comum nas empresas que iniciam a organização de sua documentação uma tendência a buscar a digitalização de tudo o que for possível. “Isso é um erro, porque ela pode estar pagando para digitalizar lixo”, alerta Veras, assinalando a importância do planejamento e da tabela de temporalidade. Segundo Veras, a empresa deve montar uma equipe que ele denomina Comissão de Avaliação, ou Comissão de Seleção de Documento. “A composição desse time é crucial. Deve contar com arquivista, gente da área jurídica e do setor que está sendo analisado. Porque a maioria dos documentos de uma empresa particular é gerada por ela mesma, ou seja,

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Jaime Antunes, do Conarq

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e-mails, relatórios etc. Não existe legislação para orientar sobre a guarda desse tipo de documento, então ela terá de tomar decisões sozinha, com base no seu negócio e nos seus processos ”, diz Veras. Apesar do grande número de tecnologias que podem ser usadas individualmente e em conjunto na gestão de documentos, o executivo da Mycroarq acredita que a grande sigla nessa área ainda é o GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos). Como dica às empresas, ele sugere que se utilize a microfilmagem para guardar os documentos em arquivo permanente, e os digitalize para consultá-los no dia-a-dia. “Sai um pouco mais dispendioso, mas aumenta a segurança e atende aos requisitos legais, uma vez que há legislação para a microfilmagem, mas não para a digitalização”, explica. Beltran, vice-presidente da AAERJ, destaca o fato de que o avanço das metodologias de gestão em documentos nas empresas públicas, garantindo mais agilidade, eficiência e transparência aos serviços prestados, tem ampliado fortemente o mercado de trabalho para arquivistas, um profissional ainda escasso, mas que tem aumentando em progressão geométrica no País. “De 97 para cá, os cursos de graduação em arquivologia quadruplicaram, de 4 para 16”, informa o executivo. Essas universidades colocam em média 600 profissionais por ano no mercado, um número considerado insuficiente para a demanda. Informações da Unirio revelam a dificuldade das empresas conseguirem a indicação de estagiários disponíveis, uma vez que praticamente todos os alunos conseguem rápida colocação com bolsas que variam de R$500 a R$1.8 mil. Segundo os especialistas, a demanda por profissionais formados ainda se origina mais no setor público, que tem feito inúmeros concursos, mas tem crescido nas empresas privadas a consciência de que é importante contar com profissionais especialistas em arquivos na equipe multidisciplinar encarregada de projetos de gestão documental. “A velocidade da geração de informações e de documentos aumentou expressivamente a complexidade dessa atividade, tornando praticamente impossível a sua realização por leigos”, diz Beltran. São os arquivistas que inserem nas empresas o estado-da-arte da arquivologia e os conceitos e princípios básicos que embasam as atividades de organização de documentos, como, por exemplo, o conceito da classificação, a teoria das três

Produção e consumo de papel para imprimir e escrever no Brasil (Em 1000 toneladas)

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Produção

Consumo aparente

1999

2.067

1.510

2001

2.152

1.691

2003

2.319

1.703

2005

2.481

1.782

2007

2.575

2.113 Fonte: Bracelpa

idades e o princípio da proveniência (princípio básico da arquivologia segundo o qual um arquivo de uma entidade não deve ser misturado aos de outras entidades), entre outros. Com uma formação de caráter originalmente mais técnico, o arquivista que sai hoje dos principais cursos da área traz uma capacitação mais crítica e voltada para a pesquisa, fruto de uma reformulação curricular encetada há alguns anos com vistas a adequar a profissão às demandas da atualidade. De acordo com Beltran, é fator crítico de sucesso para esse profissional buscar se atualizar sobre novas tecnologias que auxiliam a gestão documental. “Independentemente de o documento ser eletrônico ou não, o mercado não busca soluções que não passem por tecnologia. Cabe ao arquivista buscar capacitação e permanecer antenado com as melhores práticas, para não ser substituído por quem se adapta melhor ao contexto”, alerta

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Guarda de documentos: um universo em expansão Empresas profissionalizam a guarda de informações e gestão de documentos em papel

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ão importante quanto o gerenciamento de arquivos digitais, a necessidade de gestão de documentos físicos em papel cresce na mesma medida em que se desfaz a aspiração futurista de um sem número de executivos, que ainda sonham com o predomínio dos escritórios do tipo paperless (sem papel). A realidade, no entanto, mostra que o consumo de papel no mundo corporativo ainda é expressivo e sem sinal de que irá desaparecer algum dia, ou mesmo decrescer em um futuro próximo. Com efeito, o consumo mundial de papel cresceu mais de seis vezes desde a metade do século XX, segundo dados do Worldwatch Institute. A entidade também estima que, em alguns países como nos Estados Unidos, o consumo per capita de papel pode chegar a mais de 300 kg por ano, contra 40 kg/per capita no Brasil. Diante desse fato, o que fazer com as montanhas de papel que se multiplicam a cada dia tornou-se um dos principais dilemas no ambiente empresarial, em todo o mundo. O arquivamento de tudo, sem planejamento, ou o expurgo indiscriminado não configuram solução, uma vez que esses papéis carregam importância em graus variados para a empresa. Mas a verdade é que, embora seja

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expressiva a quantidade de documentos que devem ser guardados – por exigência dos processos internos do negócio ou por determinação legal –, um volume também expressivo de papelada inútil tem consumido recursos financeiros e humanos das companhias, por inexistência de uma boa estratégia de gestão. Uma saída encontrada por muitas empresas tem sido o outsourcing de gerenciamento e guarda documental. Em geral, a companhia que aposta nesta tendência o faz após perceber que se encontra em uma encruzilhada: ou investe na terceirização ou permanece destinando um número sempre maior de funcionários dedicados a essa atividade, sendo, por vezes, forçada a contratar especialistas, e desviar o foco do seu negócio principal, além de reservar espaços físicos sempre mais extensos para armazenamento em suas próprias instalações – o que pode significar despesas eventualmente inviáveis, dependendo do preço do metro quadrado da região em que o negócio está localizado. No Brasil, as empresas contam com um bom número de grandes players nativos e globalizados, referenciados internacionalmente na terceirização de gestão de documentos, segundo informa o

presidente da Associação Brasileira das Empresas de Gerenciamento de Documentos (ABGD), Luiz Alfredo Santoyo. Para o executivo, a “era dos guardadores de papel” já acabou. “Hoje, esses gestores possuem uma visão mais atual do mercado, suas necessidades e sua real finalidade, que é cuidar do gerenciamento dos documentos desde sua criação até sua destinação final”, conceitua. Segundo Santoyo, foi essa mudança de postura, ocorrida nos últimos anos, que permitiu a formação da própria associação, que consiste de um fórum permanente de debates de idéias e tendências do setor, na mesma linha da Prism International (Professional Records & Information Services Management), entidade internacional à qual a ABGD é associada. A meta da ABGD é, posteriormente, seguir a mesma trilha da entidade americana, que está um passo à frente, acumulando funções de regulamentação do setor nos Estados Unidos. “Esperamos em breve também poder contribuir neste sentido”, diz Santoyo. O presidente da ABGD acredita que as empresas prestadoras de serviços estão presentes no cotidiano corporativo de forma permanente, desenhando soluções documentais específicas, talhadas para

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da ABGD. Além de orientações e informações, a entidade provê Selo de Qualidade para empresas fornecedoras de serviços, e também capacita mão-de-obra para o segmento.

as necessidades e requisições de cada negócio. “O cliente descreve a necessidade e as empresas especializadas fornecem o que elas precisam”, resume, acrescentando que o Brasil se tornou referência mundial em processos de DMS – Document Management Systems – ou BPO – Business Process Outsourcing. “Estamos lado a lado com países que são referência no mundo, como Austrália, Índia e Vietnã, que se destacam pelas boas práticas implementadas e pela tecnologia desenvolvida para os clientes”, ressalta. Uma barreira às boas práticas de gestão, na análise de Santoyo, ocorre no âmbito da legislação. “Ainda há no Brasil uma dificuldade em se definir uma política para esta área, uma vez que o Conarq regulamenta apenas os documentos legais, e não as empresas privadas”, afirma. Nessa área, a ABGD estaria assumindo a finalidade de suprir a lacuna e prestar orientações aos empresários no que concerne a gestão documental. “Um exemplo

disso seria a criação, pela ABGD, de uma tabela de temporalidade que pudesse servir de base para uso do mercado’, diz. A associação também se empenha em divulgar boas práticas para o setor envolvendo, inclusive, atividades relativas a expurgo seguro de documentos. “Nos Estados Unidos, há caminhões fragmentadores que já funcionam durante o transporte do material para as empresas especializadas. Aqui, há necessidade de investimentos tecnológicos nessa área, que deverá crescer nos próximos anos, diante da necessidade crescente de eliminação não apenas do papel, mas também de destruição das informações nele contidas.”, diz Santoyo, lembrando que HDs, DVDs, CDs, fitas e microfilmes também são meios físicos e, como tal, contêm informações estratégicas das empresas. “No momento de sua destruição, essas mídias devem ser tratadas com os mesmos sistemas criteriosos usados no período em que estiveram custodiados”, ensina o presidente

O desafio do fluxo acelerado de informações O crescimento explosivo do fluxo de informações é um grande desafio para o setor, segundo André Alckmin, diretor-presidente do Grupo Store. “O volume incontrolável de informações demanda atividades precisas para a gestão dos volumes e, principalmente, para a busca destas informações”, diz o executivo, para quem o grande modelo da gestão de informações da atualidade é o site de buscas Google. “Há ali um universo de informações sem forma e sem estrutura. Organizar esta massa de informação é o grande desafio de todos os prestadores de serviço”, argumenta Alckimim. Outro grande desafio das empresas, segundo o diretor da Store, diz respeito à automação do processo de classificação dos documentos, estruturados ou não estruturados, independentemente do suporte utilizado, de forma a maximizar o processo de entrega da informação desejada pelo cliente. “Trata-se de desafio maior do que simplesmente aplicar a tecnologia disponível no mercado mundial”, diz ele, lembrando que hoje as empresas utilizam, para arquivamento e localização imediata de papéis, recursos como códigos de barras bidimensionais ou tridimensionais, cartões Smart ID e RFID, entre outros. “As empresas querem a informação, não importa se digital ou analógica. A classificação de todos os documentos, interferindo o mínimo possível na dinâmica de seus processos, garante a agilidade requerida pelo seu time de negócios,” interpreta o diretor da Store. Todos esses desafios de gestão documental integram a rotina de empresas de guarda que trabalham com volumes gigantescos de documentos, e é o que as empurram atualmente para patamares

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recOrds manaGemenT Flavio Della Torre

O presidente a Recall Brasil ressalta que são várias as tecnologias – disponíveis ou prestes a serem lançadas – capazes de incrementar a rastreabilidade de papéis. “Uma das tendências para o futuro, que já podemos identificar, é o uso de tecnologia celular, o que certamente irá tornar o acesso à informação mais seguro, rápido e preciso”, aposta.

João carmona, da recall

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maiores de automatização de processos de busca, por meio do uso de softwares desenvolvidos especificamente para o setor, inteligência artificial e muitos outros recursos tecnológicos sofisticados, que incrementam a expertise no gerenciamento de massas críticas de informações. Para João Carmona, diretor presidente da subsidiária brasileira da Recall International, o RFID, por exemplo, representou um avanço significativo no uso de dispositivos tecnológicos, permitindo às empresas uma auditoria de grandes volumes com um nível de exatidão impossível de ocorrer em processos manuais. “Caixas ou documentos podem ser acessados entre grandes volumes, com ganhos de tempo antes não previsíveis”, ressalta, informando que a própria Recall no Brasil usa o RFID para busca de documentos custodiados. “O grande apelo do RFID é a agilidade e a rastreabilidade não somente dentro da empresa de guarda, mas desde sua retirada no cliente até seu destino final, seja ele a guarda definitiva ou dinâmica, sua conversão em documento digital ou sua destruição”, pondera Carmona. Ele explica que esta tecnologia permite o acompanhamento online de todo o trajeto do documento, o que aumenta a confiabilidade oferecida ao cliente. “A confiabilidade, juntamente com a rastreabilidade e a agilidade, formam o tripé essencial para a guarda segura de documentos”, diz.

mOdelOs, caracTerÍsTicas e TendÊncias dO mercadO de Guarda Identifica-se no mercado dois modelos principais de serviços de guarda de documentos: a guarda de caixas e a de documentos individuais. De acordo com Eduardo Coppola Gutierrez, diretor da Keepers, a tendência mais forte é a guarda de documentos. “A preparação é muito importante neste processo, requerendo o desenvolvimento de sistemas que garantam a gestão e a entrega dos serviços com segurança”, diz Gutierrez. O diretor da Keepers lembra que o crescimento vertiginoso do setor impôs uma grande ênfase à qualidade e à adoção de tecnologias de ponta, com vistas a melhorias de gestão combinadas com redução de custos. “As empresas querem se livrar da montanha de papéis, mas não podem se dar ao luxo de ter gastos desnecessários. A regra agora é trocar custos por receitas”, diz ele. O benefício com a terceirização da guarda do acervo estaria, portanto, na transformação do espaço antes ocupado por caixas de arquivo em centros geradores de receitas. “Além de ganhar novas áreas produtivas, a empre-

sa também ganha tempo para cuidar da atividade final, e não do arquivo”, reforça Rodrigo Gutierrez. O ciclo de vida dos documentos segue a teoria das três idades, conceito de arquivologia, segundo o qual os documentos passam por três fases: corrente, intermediária e permanente. Para avaliar e encaixar cada papel em uma dessas fases, as empresas contam com tabelas de temporalidade, que seguem normas legais, além de outras determinadas pelos próprios clientes que seguem tal teoria. Para a especialista em organização de arquivos, Suely Dias dos Santos, diretora Técnica, empresa especializada na organização de arquivos corporativos, a tabela de temporalidade é um item a parte. Segundo ela, as muitas empresas desconhecem os prazos indicados pela legislação e não descartam nada, ou simplesmente, nem aplicam a tabela ao seu legado documental. “Os usuários devem estar atentos às tabelas que são atualizadas freqüentemente pelas entidades governamentais e pelos institutos ligados as áreas fiscal, tributária entre outras”, reitera Suely Santos. Mas ela credita ao desconhecimento e à resistência dos usuários à aplicação, deixando às empresas de custódia um grande problema. “ O usuário paga para guardar documentos que poderiam ser descartados ou descartam o que deveria estar custodiado, dificultando a eficiência das empresas de guarda”, diz. Nesse 8 ou 80, quem

rodrigo e eduardo Gutierrez, da Keepers

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acaba perdendo é o usuário que não utiliza o conceito de gestão documental como estratégia de negócios e nem da aplicação da qualidade de informação que seus documentos detém. Enquadrados em sua respectiva fase, os documentos são gerenciados de acordo com o modelo de serviços de guarda adotado. “As empresas de guarda possuem dois sistemas, um de gerenciamento das caixas e outro mais complexo de gerenciamento de documentos, utilizados para permitir a localização e resgate das informações. No meu entendimento, com este sistema as empresas conseguem atender as exigências dos clientes quanto aos prazos de guarda e determinação do expurgo dos documentos ou sua manutenção na custodia terceirizada”, explica Sérgio Souza, diretor geral da Interfile. De acordo com Souza, mesmo em se tratando de documento “vivo”, ou seja, muito requisitado dentro de uma companhia, a tendência no âmbito das empresas de guarda é reduzir ao máximo o manuseio do papel físico. “Por isso, estudam-se meios tecnológicos que permitem, simultaneamen-

André Alckmin, do GrupoStore

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te, disponibilidade do documento com o mínimo de movimento do mesmo”, diz o executivo. Outra tendência no setor, segundo o diretor, consiste na

O mundo do papel

a manutenção e o controle de arquivos representam um dos maiores gastos nas organizações. confira algumas estatísticas que refletem o problema: • Arquivos tipicamente ativos crescem 25% ao ano; • Gestores gastam em média 4 semanas por ano buscando informações. O problema decorre de problemas de armazenamento ou desorganização dos arquivos; • Funcionários perdem até 2 horas diárias procurando por documentos extraviados; •

90% das informações, uma vez arquivadas, nunca são referenciadas novamente;

95% das referências relacionam-se a informações

Geraldo marques, da metrofile

com menos de três anos de idade; • No mínimo 60% das informações em empresas com gestão de dados podem ser removidos de seus setores, ou destruídos ao serem considerados obsoletos, ou transferidos para outros estabelecimentos de menor custo; • A qualquer momento, entre 3% e 5% dos arquivos de uma organização são perdidos ou extraviados; • O montante do custo de recriação de um documento é de u$ 180; • Empresas comumente desarquivam de 2% de seus papéis e de seus dados eletrônicos;

a 7%

• Usuários de computadores gastam 7,5% de seu tempo em um PC procurando por arquivos; •

67% dos dados perdidos são diretamente relacionados com erros dos usuários, o que os torna

30 vezes mais vulneráveis a vírus, fator que lidera a causa da perda de dados; •

30% de toda a papelada é inútil e poderia ser eliminada;

37% das fotocópias são desnecessários;

• Grandes organizações perdem um documento a cada

12 segundos. Fonte: ABGD/PRISM

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agregação de valor aos serviços e aos seus modelos de negócio das empresas de guarda, para não perder mercado. “Porque é preciso fidelizar os clientes mostrando as vantagens da guarda que o auxiliam no seu próprio negócio”, diz. Souza está entre os que não acreditam que o documento físico irá desaparecer. “Mas o mundo dos documentos digitais tende a crescer, desde que tenham no Brasil o devido respaldo legal, ficando para custódia somente o legado documental já existente nas empresas,” prevê. Tendo em vista que a guarda e gestão de documentos é uma atividade meio, caberia às empresas de guarda provar que a gestão terceirizada é mais efetiva, agrega valor à gestão da informação e traz inúmeras vantagens competitivas nas diversas verticais de negócios. A opinião é de Geraldo Marques, diretor geral da Metrofile. Segundo Marques, a gestão documental é atividade relativamente recente no mercado brasileiro, razão pela qual ainda não penetrou no segmento de pequenas e médias empresas. “Muitas das estratégias de negócios hoje estão voltadas para este novo filão do mercado”, diz o executivo. Ele defende que, independentemente da abertura de frentes de negócios ou do porte da empresa ou da clientela, é preciso garantir a redução dos riscos operacionais, seja no ambiente que receberá os documentos físicos, seja no que se refere à distribuição estratégica dos pontos de

guarda. “Isso é fundamental para garantir a maior segurança possível aquele tipo de mídia”, diz. Vale ressaltar que não são somente os documentos em papel são considerados mídias analógicas, mas também diversas outras mídias físicas, como as fitas Dat, microfichas e microfilmes. “Elas compõem todo um tipo de acervo a ser guardado, gerenciado e preservado, e que contêm informações tão vitais quanto o papel”, lembra Paulo Sérgio Carneiro, da P3 Image. Carneiro informa que hoje as empresas investem pesado na construção de salas-cofre seguras e com climatização especial para a custódia desse tipo de mídia. “Esta é outra área especial dentro dos serviços de guarda e gerenciamento de documentos. Assim como o papel, essa mídia também pode ser transformada em documento digital para fácil resgate da informação”, explica. Já para Antonio Carlos Freitas Spínola, diretor da Prado Chaves, uma característica do mercado que merece ser citada é a de rápido crescimento de empresas que atuam no setor, com destaque para as de pequeno porte. “As pequenas e médias prestadoras de serviços de guarda diferenciam-se das demais pela flexibilidade e também pela costumização de serviços que oferecem”, argumenta. “Mas, independentemente de porte, as boas práticas são fundamentais para que os serviços sejam prestados com qualidade e segurança. Caso contrário, haverá

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recOrds manaGemenT uma desvirtualização de tudo para o que vem sendo trabalhado pelo mercado”, recomenda. demanda crescenTe A demanda por terceirização, ou outsourcing, de serviços de guarda documental tem aumentado, segundo especialistas. Esta tem sido a solução encontrada por empresas de vários portes, que procuram parceiros que atendem a suas necessidades específicas. Paulo Pereira, diretor da PA arquivos, argumenta que nesta época crise fanceira a ação do governo e das empresas é sempre em função de se rever os custos. “Estas são ótimas oportunidades para as empresas de guarda, pois podemos oferecer serviços com preços competitivos”. Já para Antonio Carlos Freitas Spínola, diretor da Prado Chaves, uma característica do mercado que merece ser citada é a de rápido crescimento de empresas que atuam no setor, com destaque para as de pequeno porte. “As pequenas

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e médias prestadoras de serviços de guarda diferenciam-se das demais pela flexibilidade e também pela costomização de serviços que oferecem”, argumenta. “Mas, independentemente de porte, as boas práticas são fundamentais para que os serviços sejam prestados com qualidade e segurança. Caso contrário, haverá uma desvirtualização de tudo para o que vem sendo trabalhado pelo mercado”, recomenda. Opinião com a qual concorda também, Maurício Gil, diretor da Archivum, empresa localizada no interior de São Paulo, na cidade de Campinas. “O grande diferencial das empresas fornecedores de serviços de guarda de pequeno e médio porte é exatamente poder atender aos clientes no que chamamos de serviços “taylormade”, ou seja, podemos realizar serviços de acordo com a necessidade de cada cliente e é isso que o mercado está demandando hoje”, acrescenta Gil, que para proporcionar este serviço diferenciado sua empresa já alcançou a certificação ISO 9000/2001

sérgio souza, da interfile

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GESTÃO DO PAPEL Joseti Capusso

É só um apontador de arquivos... Walter W. Koch, CDIA+, MIT, LIT, MsC*

É

engraçado (ou trágico) que depois de tantos anos continue havendo tanta confusão sobre ferramentas de RM - Records Management. Quando começamos a apresentar as funcionalidades típicas de uma solução deste tipo, normalmente a primeira observação é: “... então é um apontador de arquivos...”. Sim, não deixa de ser também um apontador de arquivos. Porém existe bem mais do que só aviões de carreira no ar! Apontadores de arquivos já existiam na década de 80. Por exemplo, o PROFS – Sistema de automação de escritórios da IBM já tinha a capacidade de indexação de documentos físicos. Só que a complexidade é muito maior hoje. Uma das razões é a possibilidade de ter múltiplas representações de um mesmo objeto. Por exemplo, um desenho de engenharia pode estar em um arquivo CAD e plotado em papel com a assinatura do projetista. E precisamos ser capazes de recuperar ambos. Achar um documento em uma caixa, indexada com código de barras ou com RFID é totalmente diferente do que achar um contrato em uma sequência de caixas escrito “Contratos 1995-2005”. Outro grande diferencial de uma boa ferramenta de RM é a implementação da gestão da temporalidade documental. Para tanto, precisamos ser capazes de criar uma tabela de tipos documentais e uma tabela com a temporalidade de cada um destes. O sistema irá conferir periodicamente se a temporalidade de cada um dos documentos já expirou e neste caso gerará um relatório indicando ao gestor do arquivo quais podem ser migrados e/ou expurgados. O gestor do arquivo decidirá então o que pode e o que não pode ser migrado ou expurgado. Lembre-se que um documento pode ser associado a um processo judicial e com isto sua temporalidade muda. Nesta questão da temporalidade podemos ter ainda uma segunda dimensão que é a temporalidade ativa, intermediária e permanente. Cada vez mais são privilegiados os sistemas híbridos com uma conjugação de mídias onde se procura obter a melhor relação custo/benefício por megabyte

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armazenado versus a usabilidade do documento. Utilidade menor = mídia mais barata, sem esquecer o aspecto legal. E existe software que pode ajudar neste contexto – HSM – Hierarchical Storage Management (vide Glossário). O controle do empréstimo de documentos é outra funcionalidade desejada, já que normalmente as áreas responsáveis pela gestão de informações não estruturadas acabam “emprestando” documentos físicos e, para não se perder o controle do acervo, precisam ter mecanismos de cobrança para assegurar a sua volta. As trilhas de auditoria também são merecedoras de destaque, pois é através destas que se poder ter uma rastreabilidade total do que aconteceu com uma informação não estruturada durante o seu ciclo de vida. Para uma implementação de sucesso deverá existir uma TTD – Tabela de Temporalidade Documental – consolidada e com os prazos de retenção validados pela área jurídica e pela auditoria. Normalmente a temporalidade prescricional reflete a legislação e a precaucional as melhores práticas da empresa e/ou exigências de “compliance”, como a SOX – Sarbanes-Oxley. Neste ponto começa a ficar clara a importância de um profissional com formação em Ciência da Informação – Biblioteconomia ou Arquivística, que normalmente é o responsável pela construção das TTDs e das políticas de gestão documental indicando as mídias mais adequadas ao ciclo de vida do documento. Se levarmos em conta que o e-mail é um documento, começamos a entender uma parte das funcionalidades de “E-mail management” em que deveríamos ter as preocupações acima aplicadas também. Ou seja, gerenciar um arquivo corporativo hoje em dia pode ser feito de forma extremamente profissional, com suporte sistêmico. Aquele “apontador de arquivos” bípede que se tornava o “dono” do arquivo, pois somente ele sabia onde estava o documento (ou se ele já tinha sido expurgado), está com os dias contados. Bem como

aquelas “aventuras” de se achar um documento requerido pela Receita Federal em curto prazo para evitar uma multa expressiva, quando meia empresa ficava semanas vasculhando caixas. Lembro com gáudio quando apareceu no Fantástico, da TV Globo, a senhora que cuida do templo de São Longuinho no interior de São Paulo, contando o dia em que apareceu um carrão importado com três senhores bem vestidos, dando muitos pulinhos cada um... Garanto que a implementação de uma boa solução de RM é menos exaustiva!

* Walter W. Koch é diretor da ImageWare. Consultor internacional em gestão documental e TI. Professor dos cursos de pós-gradução da FESP e UNIP. Implementou alguns dos maiores projetos do País. Ministra cursos em diversos países da Europa, África e Oriente Médio. Autor do livro Electronic Document Management - Concepts and Technologies publicado em Dubai em 2001. info@imageware.com.br

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CODIFICAÇÃO Divulgação

QR Codes Ângelo Volpi e Cínthia Freitas*

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ocê já deve ter visto por aí o código ao lado no qual não se consegue ler ou ver nenhuma informação a olho nu. (Nesse caso copiado da página principal da Wikipédia). Estes pequenos quadrados são conhecidos por QR Codes., que são tipos de codificações que retratam uma matriz-código ou um código de barras de duas dimensões. Foram criados pela empresa japonesa Denso-Wave em 1994. E talvez você esteja se perguntando, como ainda não viu ou precisou utilizar um destes códigos? Eles já estão presentes em algumas aplicações como anúncios, cartazes promocionais, guias de turismo, campanhas publicitárias, revistas e jornais. A idéia principal deste tipo de codificação é permitir uma resposta rápida numa busca de conteúdo. Por isso são chamados de QR, correspondente a “Quick Response”. Esta codificação foi criada inicialmente para rastrear peças de carros manufaturados mas já está ao alcance de todos que possuem um celular com câmera. Isto mesmo! A câmera do celular pode ser utilizada como um leitor do código. O usuário somente necessita possuir um software para realizar a leitura e decodificação do QR Code em questão. Num exemplo prático, pode-se copiar de um cartaz afixado na rua, informações referentes àquele evento para serem usadas mais tarde. As diferenças dos QRs para os códigos de barras comuns é que nestes guardam-se poucas informações e não possuem nenhum mecanismo de correção a não ser o dígito verificador. Os códigos QR possuem inúmeros níveis de correção, pois apresentam elevada capacidade de gravação de códigos binários. Por esse motivo permitem também aos usuários acessar rapidamente um site que apresenta conteúdo exclusivo, uma mensagem ou, por exemplo, suas informações para contato.

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Os QR Codes podem ser usados também em documentos de papel. Esta codificação pode levar os usuários ao site que contém informações detalhadas sobre uma caixa de documentos etiquetada com um QR Code. Assim, as empresas que armazenam documentos podem, usando essa tecnologia possibilitar uma rápida consulta ao conteúdo desejado, utilizando um leitor ou simplesmente um celular para “visualizar” as informações relacionadas a cada caixa ou documento propriamente dito. As etiquetas geradas com este conceito criam o que é denominado de “mobile tagging”. Deste modo, temse o que é conhecido por “object hyperlinking”, “hardlink” ou “physical world hyperlink” que é a referência através da Internet a um objeto ou mercadoria. Outra aplicação é a geração de um flayer de um vídeo disponibilizado na internet. Nesse flayer aparecerá um print do vídeo, que ao ser fotografado direciona o aparelho ao vídeo em questão. Na Europa já existem guias de cidade ilustrados que direcionam os celulares para as “landing pages” ou “jamp pages”, que são páginas às quais os usuários são remetidos ao clicar em um link direcionado..

O mercado publicitário já vem fazendo algumas experiências com QRs no Brasil desde o ano passado, quando o Jornal Estado de São Paulo veiculou um anúncio com o código no canto direito. Ao fazer a leitura com o celular o código conduzia a um link com mais detalhes e ofertas de produtos. No Japão, país onde essa tecnologia já é bem conhecida, surgem as mais curiosas aplicações, como de um fabricante japonês de papel higiênico. Basta o usuário aproximar o celular do papel (antes de usá-lo) para conectálo ao site do fabricante, e também a um fabricante de lápides para cemitério com a “ficha” do falecido. Selecionar ou encontrar rapidamente uma informação dentro de um conjunto delas tem sido um grande desafio. Principalmente, quando essa informação não é digital, combinar o arquivamento e organização de documentos ou objetos com bancos de dados é algo que possibilita uma grande otimização de processos com importantes ganhos em produtividade. Essa tecnologia pode ser considerada como um ensaio à chamada “internet das coisas”. Juntamente com os RFID (identificação por rádio freqüência), promete realizar o “diálogo” entre objetos e seres humanos... E, ao que parece, inclusive vivos ou mortos...

* Cinthia O. de A. Freitas. Doutora em Informática com ênfase em Análise e Reconhecimento de Documentos Manuscritos almendracinthia@gmail.com

*Angelo Volpi. Tabelião em Curitiba, escritor, articulista e consultor. angelo@volpi.not.br

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CASE

Parceria Schio e Tecmach traz melhoria e controle em processos. Digitalização e transmissão eletrônica de comprovantes facilita relacionamento financeiro entre operador logístico, embarcadores e clientes, além de reduzir em até 10 dias os prazos de faturamento.

Joseti Capusso

E André Nyilas da Tecmach

specializada no transporte de cargas com temperatura controlada, a Rodoviário Schio tem em sua carteira de clientes as maiores indústrias do ramo de Alimentos – como Nestlé, Kraft, Unilever, Kibon e Sadia – e Farmacêutico. O operador logístico tem 15 filiais no país, unidades na Argentina, Uruguai e Chile, e atuação em todo o continente. Pela capilaridade das operações, a circulação dos canhotos e comprovantes de entrega acabavam postergando o processo de faturamento bem como eventuais extravios. “Se um cliente com matriz em Curitiba mandasse uma carga para Recife, o compro-

Por Vanderlei Campos

vante ia para a filial da Schio em Pernambuco, seguia por malote para São Paulo e era encaminhado ao cliente junto à fatura. Hoje, o documento digitalizado chega a São Paulo em 30 segundos e pode ser imediatamente enviado ao cliente”, compara Alceu Ossemer, diretor financeiro do Rodoviário Schio. O projeto de digitalização distribuída dos canhotos e conhecimentos conta com o suporte da Tecmach, que provê as multifuncionais e scanners usados para a entrada dos documentos. Inicialmente, a implementação foi feita na matriz em São Paulo, filiais de Contagem (MG), Cabo (PE), Rio de Janeiro e Salvador. O contrato com a Tecmach, segundo Ossemer prevê a expansão a 22 filiais. Além da instalação do Gedflow e dos scanners, é necessário algum treinamento.”Isso é feito bem rápido”, menciona. No modelo do contrato com a Tecmach, que in-

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Divulgação

Agilidad en el flujo de caja con reducción de costos

Alceu Ossemer, diretor da Schio

clui o hardware no serviço, não há um investimento direto na aquisição de equipamentos. “O projeto já se paga no primeiro mês. O faturamento é antecipado em até 10 dias”, descreve Ossemer. Ele explica que, além do tempo de viagem do documento, as filiais deixavam acumular algum volume de comprovantes para colocar no malote, o que estendia ainda mais os prazos e riscos com extravio. Conforme estimativas do diretor financeiro, o volume de comprovantes chega a 4 mil por dia. Esse volume de documentos é indexado através de forms processing e inserido no sistema permitindo a geração de relatórios gerenciais e informação on line aos embarcadores. Para montar a solução da Schio, a Tecmach utiliza os scanners Fujitsu, modelos Fi6140C; Fi6240C e Fi6130C e os multifuncionais Lexamark X644e que além do uso com cópia e impressão, as multifuncionais Lexmark X644 são utilizadas para digitalização dos canhotos que são processados pelo Gedflow, sendo indexados de forma individual. “A escolha é feita conforme o dimensionamento de volume de cada filial”, explica André Nyilas, consultor de soluções da Tecmach. VANTAGENS PARA OS CLIENTES Com uma carteira predominada por fabricantes de produtos perecíveis e críticos, como alimentos e fármacos, a Schio mantém um portal de extranet, que permite aos clientes o acompanhamento de suas cargas, como buscas por destino, número da nota fiscal ou do CTR, e outros critérios. Agora, os comprovantes de entrega também estão disponíveis a esses usuários. “Anteriormente, se um cliente solicitava uma cópia

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do comprovante, procurávamos e enviávamos por fax”, lembra Ossemer. Internamente, a digitalização ajudou a organizar a guarda dos documentos, feita na filial local até que haja uma solicitação do original. “Na grande maioria dos casos, a imagem e arquivo digital resolvem. Os clientes reconhecem outras vantagens, como a facilidade de acesso a qualquer momento”, informa. Ao mesmo tempo em que acelerou o ciclo de faturamento da Schio, a agilidade foi recebida como um facilitador da gestão das indústrias atendidas. “Nossos clientes não têm problemas com fluxo de caixa. Não há, portanto, impacto em antecipar os pagamentos. O que eles têm como prioridade é um controle rígido da documentação”, constata o diretor. André Nyilas adianta que um dos desdobramentos da parceria será desenvolver customizações para os clientes e como última etapa o sistema Gedflow está preparado para atender a obrigatoriedade do CT-e. Ele observa que, além da agilidade, o projeto agregou segurança à operação. “Por razões óbvias, a Schio tem um excelente controle de endereçamento e entrega. Ainda assim, havia algum risco de atraso ou extravio de malotes, o que impedia a confirmação da entrega em alguns momentos”, pondera. Embora a implementação da gestão eletrônica de documentos no caso da Schio tenha efeitos imediatos e muito visíveis no fluxo de caixa, Ossemer conta que há poucas referências no mercado. “Somos um dos pioneiros, até porque queremos ver como o sistema (de circulação digital de documentos) funciona e como podemos agregar diferenciais”, diz. “Em um futuro próximo, acreditamos que isso será um serviço comum em nosso ramo. É ágil, rápido e confiável”, resume

Especializada en el transporte de cargas con temperatura controlada, la empresa Rodoviário Schio tiene en su cartera de clientes las mayores industrias de los ramos Farmacéutico y de Alimentos, como Nestlé, Kraft, Unilever, Kibon y Sadia. La transportadora tiene 15 filiales en el país, unidades en Argentina, Uruguay e Chile, y actúa en todo el continente. Debido a la gran cuantidad de operaciones, la circulación de tickets y comprobantes de entrega postergaban el proceso de factura. “Si un cliente con matriz en Curitiba mandaba una carga para Recife, el comprobante iba para la filial de Schio en Pernambuco, seguía por envío postal para São Paulo y era encaminado al cliente junto con la factura. Hoy, el documento digitalizado llega a São Paulo en 30 segundos y puede ser inmediatamente enviado al cliente”, compara Alceu Ossemer, director financiero de Schio. El proyecto de digitalización distribuida de comprobantes y conocimientos cuenta con el soporte de la empresa Tecmach. Inicialmente, la implementación fue realizada en las filiales de São Paulo, Contagem (Minas Gerais), Cabo (Pernambuco), Rio de Janeiro y Salvador. El contrato con Tecmach, según Ossemer, prevé la expansión a 22 filiales. “Además de la instalación del scanner, es necesario algún entrenamiento. Eso es realizado bien rápido”, menciona. En el modelo de contrato con Tecmach, que incluye el hardware en su servicio, no hay una inversión directa con la adquisición de equipamientos. “El proyecto ya se paga en el primer mes. La factura es anticipada hasta en 10 días, describe Ossemer. El explica que, además del tiempo de viaje del documento, las filiales dejaban acumular algún volumen de comprobantes para enviar, lo que extendía más todavía los plazos. Schio mantiene un portal de extranet, que permite a los clientes el acompañamiento de sus cargas, como buscas por destino, número de cupón fiscal o del pedido, y otros criterios. Ahora, los comprobantes de entrega también están disponibles a esos usuarios

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Organização da Informação e Acesso Wilton Tamane*

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m um artigo publicado em setembro de 1999 sob o título Digital Assets Management – The Art of Archiving, sua autora, Teri Ross menciona: “...documentos de texto e mesmo mensagens de e-mail têm-se provado valiosos ativos, tanto em termos de produtividade quanto de valor para a companhia. Todavia, um ativo só é um ativo quando você pode achá-lo, ou lembra onde colocou da primeira vez.” Ou seja, uma informação só pode ser uma informação se podemos ter acesso de forma segura e precisa ou que pelo menos saibamos que esta informação existe. Informações estão contidas em documentos em papel, e-mails, banco de dados, ou arquivos digitais. Aliás este termo “arquivo’ geralmente nos remete a um ambiente que não lembra em nada tecnologia de ponta, muito menos um patrimônio importante para o negócio das empresas, porém de extrema importância no dia a dia de qualquer atividade. Em minhas palestras, costumo fazer uma analogia de acervo de documentos, sejam analógicas ou digitais, com a saúde de nosso corpo. Documentos que contêm informação são como o sangue que circula em nosso corpo transportando principalmente nutrientes e oxigênio. Na medida em que o fluxo de sangue sofre algum tipo de diminuição, imediatamente o órgão irrigado poderá ter seu funcionamento comprometido. Ou seja, os documentos precisam chegar ao seu usuário, para dar continuidade aos processos de negócios. Todas as empresas - quer sejam pequenas, médias ou corporações, públicas ou privadas - têm seu funcionamento baseado em informações contidas em documentos, que por sua devem ser gerenciadas para garantir seu fluxo e estar disponível aos usuários com rapidez e segurança. É possível imaginar uma empresa operando seus processos de negócio sem o uso de informações contidas em documentos? E informações são geradas para dar suporte e sustentar todas as atividades da empresa e em algum momento de-

vem ser acessadas novamente para dar continuidade em outros processos ou para consulta. Felizmente, o que se observa é que cada vez mais as empresas buscam de alguma forma se prevenir de “enfartes” em seu sistema de gerenciamento de documentos, buscando a prevenção e não a correção de problemas em seu acervo documental. Como forma de prevenção, existem alguns procedimentos que devem ser seguidos, de forma a garantir o fluxo contínuo de documentos e principalmente que as informações cheguem ao seu destino no tempo e com conteúdos adequados ao processo em que se inserem. Em primeiro lugar, é necessária uma estimativa inicial do acervo documental, para que se possa minimamente ter uma idéia do dimensionamento dos recursos que serão alocados nas etapas seguintes. Uma vez dimensionados e alocados os recursos necessários, todo o acervo documental deverá auditado, inventariado e analisado. Esta etapa deve sempre envolver todos os responsáveis pelo repositório de documentos e conteúdos, além dos usuários responsáveis pelo acesso e uso das informações. Neste processo, embora possa ser utilizado formas de automação via uso de softwares, é recomendado se fazer em paralelo uma análise de forma manual, para garantir uma avaliação que atenda às normas internas e toda a legislação pertinente para cada tipo de documento. Após a análise, deve ser então contabilizado o que deve permanecer e o que pode ser descartado por não ser mais necessário, em função de normas e leis a que estão submetidos, por redundância ou por não terem mais valor para a organização. Estatísticas americanas apontam que, em média, 50% do total do acervo digital pode ser descartado. O acervo que contém documentos que de fato devemos preservar deve ser enriquecido com o uso de metadados, taxonomia, ontologia, etc., de forma a reorganizar adequadamente seu conteúdo e buscando a “encontrabilidade” das informações. E por fim, a migração para um gerenciador de conteúdos que

atenda às necessidades dos usuários. No quesito acesso, tenho observado uma tendência ainda não muito clara e definida, do uso de ferramentas muito utilizadas em sites de e-commerce. Normalmente estes sites buscam facilitar ao usuário encontrar produtos por suas características, que basicamente são classificadas e categorizadas, utilizando, de certa forma, taxonomia e ontologia. Adicione-se uma interface gráfica amigável e teremos uma forma bastante atraente e eficiente na localização de um produto. Esta mesma metodologia pode ser aplicada na forma de acesso às informações e mostra uma tendência de uso de métodos comumente utilizados em bibliotecas. Ao que tudo indica, muitos profissionais da informação com formação em biblioteconomia têm atuado na organização de arquivos e com isso aplicando estas metodologias em sua gestão. Com o acúmulo cada vez maior de informações, temos que nos conscientizar de que não basta somente produzir informações. Precisamos acima de tudo nos preocupar com que esta informação seja localizada e recuperada de forma correta e precisa por quem de fato necessita, de forma segura para dar continuidade aos processos de negócios de qualquer empresa.

Wilton Tamane* é Administrador de Empresas especializado em sistemas e técnico em Eletrônica Industrial. Consultor na área de Scanners e gerenciamento de documentos wilton@linkernet.com.br

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O Dilema dos documentos em papel Alan Pelz-Sharpe*

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stava falando/palestrando recentemente em um evento em Chicago quando o desenvolvedor de um projeto de ECM para uma grande empresa do ramo da saúde falou: “Nós somos baseados em papel, exceto os documentos Word que os usuários criam para depois imprimir.” Esta afirmação nos fez rir, porém sabemos que é verdade. Com sua experiência como gestor de documentos, acabou retratando uma realidade percebida pela maioria de nós. Usamos sistemas de gerenciamento de documentos (GED /ECM) para automatizar processos baseados em papel ou para capturar e converter formatos físicos em versões digitais. A lógica dessas atividades é reduzir a quantidade de papel em nossas empresas e, talvez, nos levar a um sistema sem o uso do papel. A experiência dos últimos 20 anos mostrou que esta lógica não é tão lógica como esperávamos. O papel não parece estar desaparecendo e, em muitos casos, parece estar sendo mais usado hoje do que era no passado. Na verdade, o uso de papel duplicou nos últimos 20 anos. O dilema é que o menor custo e o uso mais acessível das impressoras, além da facilidade que se tem para criar novos arquivos através da Internet e de softwares, nos dá mais razões para imprimir. Além disso, muitas pessoas gostam de usar papel, e não vêem motivo para deixar de usá-lo, não importando o quanto os vendedores de software queiram mudar esta situação. O papel funciona, e muito bem. ConsidErE a sEguintE situação: Um serviço global de logística e envio opera centenas de birôs pelo mundo. Adicionalmente, eles dão suporte a uma grande rede de agentes. Para cada pedaço de frete embarcado, seja um envelope, um pacote ou um pallet de suprimentos, empregados e clientes precisam completar a papelada localmente. Esta papelada consiste em logística, preparação, fatura, nota fiscal e outros documentos exigidos por clientes e autoridades. Estes documentos, comumente preenchidos a mão, são escaneados para um sistema centralizado. A produção de documentos no sistema de gerenciamento pode ser maior que 300 mil por hora, no pico. Segu-

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rança é essencial, pois os documentos contêm nomes e endereços, juntamente com informações de cartão de crédito. A documentação é então processada à moda antiga, e enviada para o pessoal autorizado das respectivas companhias pelo mundo em tempo real. Nessas situações, você estará procurando por fornecedores especializados em altos volumes de captura e produção de conteúdo fixo, geralmente chamado “Gerenciamento de Documentos Transacionais”. A tecnologia deve ser capaz de gerenciar scanners distribuídos geograficamente e listar automaticamente grandes volumes de documentos recebidos. Tais produtos também vão se encarregar automaticamente do controle de qualidade das imagens capturadas, verificando se é preciso algum tipo de correção. Produtos mais avançados oferecem a possibilidade de reconhecer automaticamente o tipo de imagem contida no documento, com base em sofisticadas regras e inteligência artificial. Por exemplo: num nível simplificado, é possível distinguir um texto de uma fatur e rotear de acordo com o esperado, e, em níveis mais elevados de sofisticação, pode ler e extrair números e informação textual de uma imagem antes de enviá-la para processamento. Sustentar volumes mais elevados de distribuição de imagens é uma funcionalidade poderosa do Business Process Management, que pode rotear documentos baseado em regras complexamente configuradas. O documento capturado é movido para um repositório ECM mas potencialmente também migra para outro host ou sistema legado, como parte do processo. Atuando como uma camada/processo intermediária, as ferramentas de BPM desenham o ciclo de vida do processamento do documento. Comprando tal sistema, você vai, certamente, precisar de funcionalidades avançadas de captura e imaging (geralmente provida como cortesia de uma terceira parte, como por exemplo a Kofax). Mas, igualmente importante, o sistema ECM deve estar apto a gerenciar a sua rede de documentos distribuídos e roteá-los pelo workflow ou sistema de BPM, rigorosamente de acordo com as suas necessidades. Nem todos sistemas BPM e workflow são iguais; muitos oferecem simplesmente roteamento dentro das paredes do próprio sistema, enquanto outros oferecem

ferramentas completas (leia-se: complexas e dispendiosas) que fazem a integração intermediária e suportam processos que envolvam uma vasta gama de sistemas a parte do produto de ECM. Existem muitos produtos de Imaging consolidados no mercado, o que é positivo. Porém, como o Imaging já existe há muito tempo, alguns destes produtos já parecem obsoletos, tanto em funcionalidades quanto em arquitetura tecnológica. Um bom entendimento das suas necessidades – picos e médias – e da distribuição da carga de trabalho durante o processo, além do nível de captura na sua organização, são informações essenciais para se iniciar uma conversa com um vendedor. Caso contrário, você corre o risco de comprar um conjunto de ferramentas completamente inadequado para as suas necessidades. Para finalizar, a despeito do fato de que o papel ainda vai continuar por muito tempo, existe uma mudança no ar. Apesar do uso dele ter duplicado nos últimos 20 anos, desde 2001 há um declínio como nunca visto antes. Não me entenda mal, pois o uso do papel permanecerá por algum tempo e este será um “gargalo/ponto crucial” para o GED/ECM. Entretanto, sua importância nos próximos 10 a 20 anos está prestes a começar a diminuir.

* alan Pelz-sharpe é analista-chefe do CMs Watch, autor e avaliador de produtos para o CMs Watch E-mail archiving report e para o CMs Watch ECM suites report. aps@csmwatch.com


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Demandas simultâneas Sistematização do arquivamento de documentos fiscais e dos comprovantes de pagamentos, com a entrega do serviço a um parceiro especializado, atende a demandas de vários departamentos e simplifica o trabalho nas lojas da PBKids Brinquedos.

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om uma rede de 42 lojas e um mix de mais de 8 mil produtos, as unidades da PBKids Brinquedos movimentam diariamente centenas de documentos fiscais. Além da guarda obrigatória dessa papelada, há ainda os comprovantes de pagamentos em cartão de crédito, cuja via assinada tem que ser mantida. Para resolver os gargalos nos processos relacionados a documentos do dia-a-dia da operação, a empresa executou, neste ano, um abrangente e rápido projeto de melhoria. A partir do segundo trimestre, todas as lojas, sem exceção, receberam material padronizado (plásticos, etiquetas e caixas), com um detalhado manual de procedimentos de arquivamento e encaminhamento de cada tipo de documento. O projeto teve o suporte da Keepers Brasil, que passou a cuidar do armazenamento e dos serviços relacionados aos documentos fiscais. “O volume de papel estava transformando o escritório em um armazém e era necessário mobilizar cada vez mais funcionários para administrar caixas que chegavam de mais de 40 lojas”, lembra Alexsander Martins dos Santos, gerente de sistemas da PBKids Brinquedos. “Os profissionais das áreas Contábil, Fiscal e Financeira também demandavam mais organização e agilidade no acesso aos documentos”, acrescenta. O gestor observa que os novos procedimentos de armazenamento e organização de documentos padronizaram a logística seguida pelos departamentos Comercial, Estoque, Financeiro, Fiscal e Contábil. Durante o primeiro trimestre, a partir de um levantamento de prioridades, consultores da Keepers aplica-

Por Vanderlei Campos

Alexsander dos Santos da PBKids

ram treinamentos de digitalização e armazenamento de documentos. O plano de longo prazo prevê a manutenção de treinamentos anuais, pelo menos para os gerentes. “Agora, as lojas são responsáveis pelo arquivamento”, resume Santos. “No último dia útil dos meses pares, as caixas (documentos de entrada e documentos de saída) decorrentes do mês deverão ser fechadas, lacradas e enviadas para a empresa Keepers, responsável pelo armazenamento de documentos”, descreve o gerente.

SOLUÇÕES À MÃO A partir da contratação da Keepers como provedora de BPO para o serviço de arquivamento, guarda e recuperação de documentos, deixou de haver o fluxo entre as lojas e o escritório central. “Hoje, se um cliente paga com o cartão de crédito, o comprovante assinado vai da loja para a Keepers. Caso haja algum questionamento, a Keepers retorna uma cópia digitalizada do comprovante, aceita pelas operadoras”, exemplifica Santos. Além das notas fiscais de entrada de mercadorias de fornecedores e das emitidas aos clientes, as transferências entre lojas também geram esse documento, assim como as transferências com a Transup (armazém de produtos importados). No final das atividades do dia na loja é obrigatória a emissão da Redução Z (Mapa Resumo) de cada ECF (Emissor de Cupom Fiscal). A Redução Z impressa é um documento fiscal, que deve ser emitido todos os dias, sem exceção. Após a impressão em todas as ECFs, os extratos gerados deverão ser alocados em sua devida área de armazenamento. Em termos operacionais, todas as atividades dos diversos departamentos da PBKids Brinquedos são suportadas pelo sistema de ERP (gestão empresarial integrada) Microsiga, da Totvs. As demandas internas por acesso aos documentos podem, na maioria dos casos, ser resolvidas com cópias digitalizadas. “Uma nota fiscal gera um título no Financeiro e o processo segue para o Contas a pagar. Se no vencimento há alguma dúvida, é solicitada uma visualização do documento”, exemplifica. O gerente observa que a parceria com o provedor de BPO resolveu o desgaste de tentar escalonar os recursos internos. “No setor de varejo, é difícil organizar os documentos fiscais”, reconhece

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Automatize o processamento de documentos da sua empresa. MENOS TRABALHO, MENOR CUSTO E NENHUMA PREOCUPAÇÃO

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Grandes empresas como Avon, AUDI, ABB, Alcatel, Banco Toyota, Bunge, BMW, Bosch, Casas Bahia, Central de Vendas, Cemex, Copel, Embraer, Exército Brasileiro, Ericsson, Gunnebo, Goodyear, Honda, ING, L’oreal, Porshe, Siemens e Tegma instaladas em todo o mundo, assim como também no Brasil, adotaram as soluções tecnológicas da ReadSoft.

Em toda parte do mundo, empresas líderes de mercado e centros de serviços compartilhados utilizam tecnologia ReadSoft. Centros de Serviços Compartilhados (CSC) ReadSoft R eadSoft orgulha-se orgulha-s em fornecer a um Centro de Serviços Compartilhados do Governo da Inglaterra, uma solução para processar 350.000 notas fiscais anuais com integração ao sistema SAP. O Governo Inglês, depois de realizar uma análise geral do mercado, selecionou o Software da ReadSoft pela comprovação da estabilidade e efetividade, como também a integração com o sistema SAP, permitindo desta forma um melhor aproveitamento dos recursos humanos envolvidos, melhor qualidade da informação e segurança do sistema. O cliente também pode receber Notas Fiscais eletrônicas para aprovação, assim como notas fiscais em papel. Mais um Centro de Serviços Compartilhado no Mundo utilizando a Tecnologia ReadSoft.

A Rémy Cointreau Group selecionou ReadSoft para o processo de Notas Fiscais. Esta empresa tem uum faturamento de € 816 milhões 2007-2008 e distribui seus produtos em 150 países. “A automação documental nos trouxe benefícios substanciais ao processo de contas a pagar, diz Eric Bourdarias – Gerente de Projetos da Rémy Cointreau, eliminamos do nosso workflow o papel, permitindo assim que nossos analistas trabalhem com uma imagem sendo esta uma nota fiscal eletrônica ou em papel. Ao realizar desta forma, temos maior produtividade em cada etapa no ciclo de pagamento de uma nota fiscal, desde o recebimento de uma nota fiscal eletrônica, o escaneamento de uma nota fiscal em papel, captura dos dados, pagamento e arquivo da nota fiscal”. “Nós desejamos saber exatamente em que etapa do processo se encontra uma nota fiscal, que operação foi realizada, por quem e quando, explica Hervé Bourdelais, Gerente Financeiro da Rémy Cointreau”

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Clientes na gestão Além de acelerar e melhorar o atendimento, a adoção de um sistema de CRM na Evialis serviu de base à políticas de controle de qualidade, gerenciamento de operações industriais e de logística, e apoio a decisões estratégicas com precisão.

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uando a Cargill Nutrição Animal decidiu adotar um sistema profissional de CRM (gestão de relacionamento com clientes), os objetivos definidos foram bem abrangentes. O projeto de CRM em si incluía rígidos parâmetros de tempo e qualidade das respostas ao cliente. Simultaneamente, foram estabelecidos procedimentos para que as manifestações dos clientes sejam usadas como instrumentos para tornar a operação da companhia melhor e mais eficiente. “O tempo de resposta foi reduzido em pelo menos 60%. Outro benefício é a quantidade de ações corretivas disparadas a partir desse canal de comunicação”, afirma Gonzalo Rodrigues Garcia, diretor de marketing da Evialis. O software CRM-SAC da i-Partner Consulting & Web Solutions foi inicialmente adotado pela Cargill Nutrição Animal, fabricante da marca Purina de insumos veterinários (bovinos, equinos etc.). Neste ano, a Evialis, um dos líderes mundiais no setor, adquiriu essa operação da Cargill. O grupo conta com 9 unidades no Brasil, em Paulínia, Descalvado (SP), Canoas (RS), Inhumas (GO), Contagem (MG), Primavera do Leste (MT), Barra Mansa (RJ) e duas em São Lourenço da Mata (PE). “Com a incorporação, o sistema foi estendido ao resto de grupo. Nas nove localidades, há pessoas da área de Qualidade. Eles têm as amostragens de cada batida (lote de produção), e, se necessário, podem verificar exatamente o produto que chegou a determinado cliente”, descreve Garcia.

Por Vanderlei Campos

Gonzalo Rodrigues Garcia, da Evialis

Mesmo antes da implementação do sistema da i-Partner, a prioridade no atendimento a parceiros e consumidores já tinha sido determinada, inclusive como ferramenta de eficiência operacional. Diretrizes corretas e comprometimento das pessoas na companhia são fundamentais em um projeto sério de CRM. Todavia, em qualquer organização complexa, é preciso evitar o risco de que otimizações locais comprometam a otimização global (Se todos os guardas da cidade chegarem a uma vazão ótima em seus cruzamentos, o resultado seria um caos ainda maior no trânsito.) “Antes (da implementação do sistema), a relevância das questões a serem priorizadas dependia em grande parte da posição ou da veemência de quem as gerava”, lembra Garcia. “Agora, há pontos centrais de entrada das

informações e tudo é analisado com critérios mais objetivos”, compara. Sem o apoio de uma ferramenta corporativa, anteriormente os profissionais, criavam planilhas pessoais, com várias formas de tentar registrar e controlar o fluxo de eventos para chegar à resposta satisfatória ao cliente. “Faltava agilidade e consistência na circulação das informações, o que tornava mais difícil adotar ações com base em dados reais”, diz Garcia. Atualmente, todo o histórico relacionado a interações com determinado cliente ou revendedor é registrado de forma padronizada. “Temos hoje condições de extrair relatórios bons para as decisões gerenciais. Se conseguimos agrupar reclamações por determinados perfis de clientes, regiões ou produtos, temos como identificar tendências”, exemplifica Garcia. Durante a implementação, o software da i-Partner foi integrado ao sistema de cadastro. A maioria das funcionalidades já é incluída no produto, mas a Evialis ainda realiza algumas parametrizações, principalmente para extensões a outras plantas. Os recursos de integração e organização do sistema de CRM, no caso da Evialis, tiveram efeitos percebidos de foram mais rápida e intensa do que na média dos projetos. O desafio foi garantir a integridade do projeto com a plataforma e o sistema de gestão da Evialis, automatizar os processos de atendimento e workflow, através de uma ferramenta fácil para utilização dos usuários”, conclui Moacir Wesley, diretor comercial da i-Partner

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Crédito seguro e ágil sem complicação Digitalização de documentos do consumidor agregou velocidade e permitiu a centralização da análise de crédito, otimizando os recursos e reduzindo riscos.

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om 207 unidades em todo o país, a rede de vestuário Lojas Marisa prepara agora um novo esquema de captura distribuída e centralização dos documentos relacionados a Recursos Humanos e Contas a Pagar. A iniciativa é um desdobramento do projeto inciado em meados de 2007, quando foram instalados scanners Kodak nas lojas, para captura dos documentos necessários à abertura de crédito ao consumidor e financiamentos. Mais do que reduzir os prazos e custos da postagem desses documentos, a tecnologia agregou eficiência e segurança aos processos. “Não bastaria só a captura distribuída. É preciso ter certeza de que os documentos entrem de forma correta. Na aplicação de entrada dos documentos, só são aceitas as operações feitas dentro dos parâmetros”, descreve José Antônio Galves Junior, coordenador de projetos. “Na Região Norte, os documentos levavam até 8 dias para chegar por malote à central, em São Paulo, e caso houvesse erros, gastava-se mais tempo ainda”, menciona.

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Por Vanderlei Campos Através da emissão do seu próprio cartão (private label), a Marisa oferece crédito direto ao consumidor (CDC) e outros serviços financeiros. Ao mesmo tempo em que a competição no mercado de produtos ao consumidor impõe a necessidade de aumentar o tempo de resposta, a análise de crédito torna-se um fator mais crítico. Nesse sentido, a transmissão eletrônica de documentos facilita a entrada de informações nos sistemas de aprovação de crédito. Mais importante ainda é a otimização da produtividade e da precisão dos profissionais de análise de risco, um recurso que passa a ser consolidado e compartilhado por toda a rede de lojas.”Na aplicação de captura, há mecanismos que dão certeza de que se pegaram as informações corretas. Se os parâmetros não forem respeitados, o processo é corrigido exatamente no ponto em que ocorre o erro e essa falha não segue adiante”, descreve Galves. Segundo Cássio Vaquero, gerente comercial de Document Imaging da Kodak, a combinação de competitividade na venda a crédito com as exigências de controle de risco é um desafio não apenas para o setor de Varejo, mas também a indústrias, operadoras de telecomunicações e outras companhias. “Quanto mais rápida for a análise,

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Crédito seguro y ágil sin complicaciones

José Antônio Galves Jr. da Lojas Marisa

maior a chance de conceder ou negar o crédito na hora em que surge a oportunidade de negócio”, resume. Ele acrescenta que o projeto das Lojas Marisa ensina procedimentos que reduzem significativamente os riscos de fraude. “A digitalização é feita com o documento original e segue parâmetros de qualidade e fidelidade”. Há ainda mecanismos que impedem que se altere a configuração dos scanners distribuidos”, acrescenta Galves. “Mais do que a agilidade, tivemos um impacto positivo na produtividade com o processo certo”, avalia. OBJETIVIDADE Apesar do impacto operacional e financeiro da adoção da tecnologia, Galves enfatiza que a organização buscou uma solução simples, que não aumentasse a carga sobre a infra-estrutura de telecomunicações e TI. “Logo no início, procuramos evitar criar uma Caixa de Pandora. É duro comprar uma ferramenta, gastar tempo, envolver pessoas e não obter os resultados”, constata. “Um sistema completo de GED ou ECM não nos seria interessante. Se agregássemos muitos processos, perderíamos a objetividade. Nossa abordagem, junto aos parceiros, permitiu um resultado rápido, criou um padrão e agora se estende a outras áreas da empresa”, descreve. Nas lojas, as novas unidades já começam a operar com um kit montado pela Marisa junto à Kodak. Atualmente, a facilidade de captura de documentos está sendo disponibilizada ao setor de Recursos Humanos, pois as entrevistas, seleção e admissão de funcionários são feitas em várias localidades do país.

A configuração da rede de captura de documentos, assim como o software e os procedimentos, foi depurada em um projeto-piloto com 170 lojas. Hoje, as Lojas Marisa trabalham com scanners I1220 e o sistema é operado por cerca de 400 usuários em todo o país. “Para que nossas soluções atendam as expectativas na medida certa, nossa oferta é precedida de teste e homologação em condições reais. Ainda assim, a atenção pós-venda é fundamental para tornar o projeto uma referência”, diz Vaquero, da Kodak. Galves explica que, além de controlar a captura, o software faz uma fragmentação dos arquivos. Assim não foi necessário nenhum investimento extra na infra-estrutura de telecomunicações. Por enquanto, as imagens são guardadas nos próprios servidores do data center da Marisa. Em cerca de dois anos, deverão ser instaladas unidades dedicadas de armazenamento, pelo aumento de volume de dados. “Em 2009, esperamos processar cerca de 10 milhões de imagens”, estima. A estratégia de investir na melhoria de processos nas áreas em que o retorno é mais visível e relevante – no caso as operações de crédito – contribui para a adesão pelas áreas de negócios. Com o sucesso da iniciativa, todavia, setores de back office, também altamente dependentes de fluxo de documentos, viram uma solução prática e eficaz para seus gargalos, como ocorreu com o setor de RH. O passo seguinte é estender ao Jurídico, para centralizar as notificações que chegam às lojas. “Já vimos como é possível fazer a captura distribuída, de forma correta e com crítica em tempo real”, afirma Galves

Con 207 unidades en todo el país, la red de vestuario Lojas Marisa prepara ahora un nuevo esquema de captura distribuida y centralización de documentos relacionados a Recursos Humanos y Cuentas a Pagar. La iniciativa se presentó a partir del proyecto que fue iniciado en meados de 2007, en el cual fueron instalados scanners Kodak en las tiendas, para capturar los documentos necesarios a la apertura de crédito al consumidor y financiamientos. Más que reducir plazos y costos con envío postal de esos documentos, la tecnología agrego eficiencia y seguridad a esos procesos. “No basta tener solo la captura distribuida. Precisamos tener certeza de que los documentos entren de forma correcta. Al aplicar la entrada de los documentos, solo son aceptas las operaciones hechas dentro de los parámetros”, describe José Antonio Galves Junior, coordinador de soporte. “En la región Norte, los documentos demoraban hasta 8 días para llegar a la central en São Paulo, y en el caso de que hubiera algún error, se gastaba más tiempo todavía”, menciona. A pesar del impacto operacional y financiero de la adopción de la tecnología, Galves enfatiza que la empresa buscó una solución simple, que no aumentara la carga sobre la infra-estructura de telecomunicaciones y TI. “Desde el comienzo, evitamos crear una Caja de Pandora. Es muy duro comprar una herramienta, gastar tiempo, movilizar personas y no obtener los resultados deseados”, constata Galves. “Un sistema completo de GED o ECM, para nosotros, no seria interesante. Si agregáramos muchos procesos, perderíamos la objetividad. Nuestro abordaje, junto a los terceros, permitió un resultado rápido, creó un padrón y ahora se extiende a otras áreas de la empresa”, describe. En las tiendas, las nuevas unidades ya comienzan a operar con un kit montado por las Lojas Marisa con Kodak. Actualmente, la facilidad de captura de documentos está disponible para el sector de Recursos Humanos, pues, entrevistas, selección y admisión de funcionarios son realizadas en varias localidades del país. Galves informa que el próximo paso es extender el proceso al sector Jurídico, para centralizar las notificaciones que llegan a las tiendas. “Ya vimos como es posible hacer la captura distribuida, de forma correcta y con crítica en tiempo real”, afirma el gerente Document Management

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EVENTOS

CERTFORUM 2008

Brasília recebeu mais uma vez o CertForum – Fórum Nacional de Certificação Digital, em sua sexta edição, com mais de 2000 inscritos, que estiveram presentes a palestras, mesas de debate e assistiram a discussão das melhores práticas da certificação digital. Na cerimônia de abertura do evento, o diretor-presidente do ITI, Renato Martini, lembrou que o Certforum nasceu em 2003 com o objetivo de mostrar que a certificação digital é um criptossistema civil de uso da sociedade. Ele explicou que esse criptossistema deveria ser calcado na expressão máxima da confiança. ¨Para que houvesse a confiança necessária na certificação digital era preciso abrir um diálogo consistente com a sociedade e com os outros poderes da administração pública. Esse foi o motivador da iniciativa¨. Martini destacou que, no último biênio, o país

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viu uma massificação de aplicações e de usos efetivos da certificação e que isso produziu um aprendizado e uma massa crítica gigantesca. ¨O resultado é a segurança que o país tem hoje no Sistema Nacional de Certificação Digital com a ICP-Brasil. A certificação digital é sobretudo essencial para o que gostamos de chamar de desmaterializacão da vida, de procedimentos¨. Ele acrescentou que o CertForum é um espaço de debates, de encontro com a sociedade, de aprendizado, de trocas de experiências. ¨As organizações públicas e privadas vêm aqui para dizer o que fizeram, como o fizeram, que dificuldades encontraram, o que ganharam com esse processo, demostrando, assim, com essa plataforma tecnológica tem impacto no PIB Brasileiro¨. A vice-presidente de Tecnologia da Informação da Caixa Econômica Federal, Clarice Copetti, afirmou,

durante a abertura, que a Caixa tem como compromisso continuar sendo um agente da certificação digital no país. ¨A Caixa, como banco, tem inúmeras operações não só no segmento financeiro, mas também nas políticas do Governo Federal. Temos a obrigação de ter os nossos processos com segurança e legitimidade¨. Copetti afirmou que todo o relacionamento com as cerca de três milhões de empresas se dá por meio da certificação digital, com mais de cinco milhões de certificados emitidos. Os próximos planos da empresa incluem implementar um processo mais rápido no crédito imobiliário. No ano passado foram mais de R$ 21 bilhões investidos no crédito imobiliário e temos ainda um processo lento. Além disso, para 2009 tem o desafio do uso da certificação digital pelos clientes no Internet Banking. Já o secretário adjunto da Receita Federal do

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CertForum reúne especialistas para debater a expansão da certificação digital no Brasil

Brasil, Odilon Neves Junior, lembra que a certificação digital personifica o cidadĂŁo, confere privacidade, agilidade e segurança Ă s transaçþes realizadas pela internet. ¨Tenho na minha pauta demandas para levar a certificação digital a todos os contribuintes, nĂŁo apenas para o cumprimento de obrigaçþes tributĂĄrias, mas para processos a serviço de governo¨. Para ele, o uso intensivo dos certificados significa redução de custo e comodidade aos contribuintes por meio da racionalização dos procedimentos e otimização dos recursos da administração pĂşblica. O acesso Ă  rede mundial de computadores continua mudando a forma de relacionamento entre as pessoas e as organizaçþes. Por isso ĂŠ tĂŁo importante um evento como esse para socializar as experiĂŞncias, aprofundar discussĂľes em torno de temas mais polĂŞmicos para os quais ainda nĂŁo existem consenso. Para o presidente da Câmara Brasileira de ComĂŠrcio EletrĂ´nico (camara-e.net), Manuel Matos, o Brasil caminha a passos largos para o domĂ­nio do ciclo de vida do documento eletrĂ´nico. ¨A cada dia crescem nas universidades brasileiras o interesse por temas relativos Ă  preservação do documento a longo prazo, ao certificado digital, ao carimbo do tempo, e todos os insumos que compĂľem uma infra-estrutura de chaves pĂşblicas. O interesse tem sido traduzido em pesquisas importantes para o avanço da infra-estrutura¨. Ele concluiu dizendo que o Certforum, acima de tudo, tem como objetivo encontrar pessoas que compartilham dos mesmos ideais. REGISTRO DE IDENTIDADE CIVIL E CARTĂƒO CIDADĂƒO Entre painĂŠis, palestras e cursos que ocorreram durante o Ăşltimo dia do 6Âş CertForum, tiveram destaque a palestra “O Governo ElectrĂłnico e o Portugal TecnolĂłgicoâ€?, apresenta por Alexandre Caldas – CEGER e tambĂŠm o painel “Cidadania e Adoção do

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Registro de Identidade Civilâ€?, apresentado por Marcos Elias - INI, Rafael Azevedo - TSE, CĂŠlio Ribeiro – ABRID, Alan do Nascimento Santos – INSS, e Denise Direito – ITI, como moderadora. A implementação da Infra-Estrutura de Chaves PĂşblicas do Estado PortuguĂŞs, segundo Caldas, permitiu ao governo a concretização de objetivos estratĂŠgicos e fundamentais, entre os quais se destacam o Passaporte EletrĂ´nico PortuguĂŞs e o CartĂŁo CidadĂŁo. TambĂŠm foi exposta a desmaterialização dos procedimentos legislativos e de processos da administração pĂşblica portuguesa. “Todos os titulares de certificado do Sistema de Certificação EletrĂ´nica do Estado recebem no seu cartĂŁo inteligente um certificado de assinatura eletrĂ´nica qualificada, ou seja, com força probatĂłria legal, valendo como uma assinatura do prĂłprio punhoâ€?, como afirmou Caldas. A utilização de assinaturas eletrĂ´nicas foi destacada como agente indutor da redução nos prazos e nos custos dos processos administrativos, proporcionando desta forma um aumento de produtividade na administração pĂşblica portuguesa. JĂĄ o painel “Cidadania e Adoção do Registro de Identidade Civilâ€? abordou sobre a inclusĂŁo da Certificação Digital no Projeto do Registro de Identidade Civil (RIC), com o intuito de avaliar os diferentes aspectos que envolvem a adoção dos certificados digitais no cartĂŁo RIC. O objetivo dessa modernização ĂŠ trazer para a identificação civil do paĂ­s um fortalecendo para o sistema, com investimentos em tecnologia, infraestrutura e capacitação de todos os Institutos de Identificação dos Estados e do Distrito Federal, conforme afirma o INI. Esse projeto trarĂĄ diversos benefĂ­cios ao Estado e Ă sociedade brasileira, visto que garantirĂĄ a unicidade para os documentos de identificação dos cidadĂŁos, por meio da biometria da impressĂŁo digital e sua vinculação ao nĂşmero Ăşnico de Registro de Identidade Civil – RIC

UMA PEQUENA GIGANTE EMPRESA

A FILEBOX criou uma das mais inovadoras e atuais soluçþes na organização e controle de documentos, tanto no GED, quanto nas preparaçþes, organizaçþes, racionalizaçþes, guardas e armazenagens de arquivos, permitindo, via web, o acesso dos seus clientes, Ă s suas informaçþes de interesse. Com rapidez, capricho e personalização do atendimento ao cliente. s Racionalizaçþes; s InventĂĄrios; s Organização; s Sistematização; s GED; NSPERFEITAS s 'UARDASEARMAZENAGE s !CESSOSVIAWEB RSONALIZADAS s 3OLUÂ ĂœESPESSOAISEPE ENTOSDAS s 2APIDEZNOSATENDIM solicitaçþes; SPECIAISCOM s #APRICHOSECUIDADOSE OSARQUIVOS IMPECÉVEIS s 3EGURAN AEVIGILĂŠNCIA SDIAS s 0LANTĂœESHORASNO ESIMEDIATOS s 3ISTEMASDETRANSPORT TOSEMATĂ? s %NTREGASDEDOCUMEN O0AULO HORASNO%STADODE3ĂŽ DOSCLIENTES s /UTROSDEINTERESSES

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INFORMATION OVERLOAD Divulgação

Como evitar sobrecarga de informação? Cristiana Lannes*

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ma pessoa não deve orgulhar-se por admitir que recebe ou envia mais de 200 e-mails por dia, especialmente quando a ação principal é excluir 90% deles. Ou seja, muita informação atrapalha a criação num ambiente de trabalho de grande desempenho. Por isso, um tema atual e que a Xerox está atenta é a sobrecarga de informações ou “information overload”. Desde julho de 2008, a companhia participa do IORG (Information Overload Research Group – Grupo de Pesquisa de Sobrecarga de Informações), como membro fundador junto ao Google, IBM, Microsoft e Intel. Unindo esforços com essas empresas, buscamos soluções para organizar e hierarquizar o enorme fluxo de informação eletrônica gerada a cada dia por celulares, e-mails, mensagens instantâneas e os milhões de páginas impressas em todo o mundo. Segundo pesquisa do Basex (2008), são perdidos 650 bilhões de dólares anualmente por causa da falta de produtividade com a sobrecarga de informações. Para apoiar a missão principal do IORG – conscientização da população sobre práticas que melhoram a produtividade –, uma das nossas primeiras ações foi criar o site http://www.xerox.com/information-overload/enus.html. No endereço, os internautas encontram vídeos com depoimentos sobre como o acúmulo de dados impacta no dia-a-dia, espaço para dividir suas experiências e ainda há dicas de locais de pesquisa e blogs sobre o tema. Um dado preocupante para nós é que apenas 3% da receita das empresas são destinados ao gerenciamento de documentos. Nossa função foi sempre a de facilitar o trabalho. Hoje, isso significa ajudar a diminuir o espaço entre o papel e o conteúdo digital, abrindo caminho através da organização pela cor e a personalização, e fazendo com que nossas tecnologias e nossas metodologias mais inteligentes façam mais por menos dinheiro e em menos tempo. De acordo com um estudo interno, concluímos que a impressão colorida aumenta a percepção e a memorização da informação dos leitores em até 70%.

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A imobiliária norte-americana Watson Realty sabia que o emprego da cor em suas campanhas de marketing iria atrair mais a atenção de seus clientes, mas o custo sempre foi muito alto. Com a tecnologia de cera sólida – presente em algumas de nossas impressoras a laser –, a empresa conseguiu diminuir em 80% os gastos com impressão colorida. A cera serve como cartucho e é feita a base de resina (como lápis de desenho), não poluindo o meio ambiente. O material é aquecido e transferido para o papel, o que produz impressões com alta qualidade. Já com o software DocuShare, disponível no Brasil desde outubro, pequenas e médias empresas podem administrar os documentos críticos para seus negócios. Trata-se de sistema de arquivamento eletrônico que oferece uma maneira fácil de armazenar, recuperar e compartilhar a informação. Suas pastas – com base na Web – podem acomodar papéis e conteúdo digital que vão desde documentos digitalizados, planilhas de cálculo e documentos de Word até e-mails, blogs e wikis. A biblioteca do Congresso dos Estados Unidos, por exemplo, utiliza o nosso categorizador de imagens para preservar e arquivar mais de um milhão de fotos e documentos que pertencem a uma coleção de 200 anos. Outro caso interesseante foi a matrícula digital de cerca de sete mil estudantes no distrito da Pensilvânia, onde o processo de inscrição de cada aluno diminuiu de duas semanas, quando era realizado pelo método tradicional, para apenas 30 minutos. Já no Canadá, a editora Reader’s Digest conseguiu aumentar as vendas em cerca de 74% através do uso eficiente de peças de marketing direto – a tecnologia de impressão digital da Xerox permitiu a personalização do material, o que gerou maior atenção e assimilação das informações por parte dos seus clientes. No caso da gestão dos equipamentos utilizados em um ambiente de trabalho, conseguimos gerar uma economia de até 30% para empresas de qualquer porte. Anualmente, a Dow Chemical,

líder mundial no fornecimento de soluções inovadoras em plásticos, economiza mais de quatro milhões de dólares pelo simples fato de trocar 16 mil impressoras por seis mil multifuncionais Xerox. Com todos esses exemplos, acreditamos que a trajetória, a inovação e as idéias da Xerox possam fazer com que a informação volte a ser o foco de empresas ao longo dos próximos anos. DADOS INTERESSANTES 53% das pessoas acreditam que menos da metade das informações recebidas são utilizadas (estudo Xerox); 42% das pessoas usam acidentalmente informações erradas ao menos uma vez por semana (Accenture, 2007); 15,2 trilhões de páginas são impressas no mundo inteiro – e esse número irá crescer em 30% nos próximos 10 anos (LYRA Research); 281 exabytes de informações foram geradas em 2007 (IDC, 2007); 100,9 milhões de peças de marketing direto são distribuídas nos EUA todos os dias (USPS, 2007).

*Cristiana Lannes é diretora de Marketing para a unidade de Serviços (Xerox Global Services) da Xerox do Brasil. A executiva está há 14 anos na empresa e é formada em Engenharia de Computação pela PUC-Rio, com pós-graduação em Marketing pelo IBMEC-RJ. cristiana.lannes@xerox.com

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MERCADO Konica Minolta e Kitani comemoram parceria

Solução inédita no mercado, i4BS Information for Business Solution da Documentar é uma ferramenta que possibilita de forma simples a organização automática dos arquivos eletrônicos das empresas, garantindo maior precisão na recuperação e facilidade no compartilhamento de documentos e informações. O I4BS foi planejado com foco no mercado de pequenas e médias empresas. Entretanto, ao longo do seu desenvolvimento, foram incorporadas funcionalidades que ampliaram esta visão inicial tornando-o adequado também para as empresas de grande porte, o que favoreceu a todos os segmentos. Segundo Rosália Paraíso, Diretora de Negócios da Documentar, “a ferramenta permite às empresas inserir as boas práticas de Gestão de Informação sem alterar o cotidiano dos usuários finais. A solução assume grande parte do esforço de gerir a informação em razão de templates e padrões inseridos na tecnologia e podem ser customizados de acordo com as necessidades da empresa, liberando cada vez mais o usuário para suas tarefas de negócio”, diz a empresária. www.documentar.com.br

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A Konica Minolta Business Solutions e sua autorizada Kitani celebraram uma parceria de 20 anos. A Konica Minolta comemora também 20 anos de presença no Brasil e a Kitani, 26 anos. Para os executivos da Konica Minolta, o mercado das multifuncionais bizhub C252, bizhub C451, bizhub 600 e bizhub 350, impressoras de grande sucesso de vendas da companhia japonesa, está crescendo 14% ao ano. O foco da marca é no atendimento aos clientes e tem na Kitani sua parceira na prestação serviços nas áreas de outsourcing de impressão, cópia, gerenciamento e transferência eletrônica de documentos. A Kitani conta com uma equipe de atendimento especializado e personalizado, oferecendo aos clientes soluções técnicas diferenciadas. A empresa também é umas das únicas do mercado que possui um Sistema de Gestão de Qualidade adequado às normas ISO 9001:2000, garantindo excelência em seus processos internos e externos. www.konica.minolta.com.br

Documentar lança produto

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MERCADO

RFID para gerenciamento de fitas de backup

Novos modelos de mulfuncionais A Canon apresentou os novos modelos iR C2550, C3080 e C3480, que integram a linha de multifuncionais coloridos imageRunner. As principais características da nova série são a arquitetura de sistema imageCHIP, duplo processador e memória de até 1.5 GB RAM e HD de 80 GB. Esses novos recursos permitem que o processamento dos documentos seja simultâneo e de maneira rápida e fácil. Outra novidade é o conjunto de funções de digitalização para área de trabalho de PC, servidor FTP e e-mail com autenticação LDAP (catálogo de endereços interno). As impressoras apresentam também funcionalidades como digitalização, autenticação em rede, filtro de endereço IP, impressão segura, fax confidencial, controle de cópia por ID. Os equipamentos têm grande capacidade de papel - até 4.950 folhas - e troca automática de bandeja e de carga durante a execução, mantendo seu funcionamento com máximo desempenho . www.cannon.com

A Imation anunciou o lançamento do sistema de rastreamento Imation DataGuard rf, que oferece maior alcance, confiabilidade e precisão no gerenciamento de fitas através do uso de etiquetas com RFID (radio frequency identification). Com as novas etiquetas RFID, a Imation combina a robustez e segurança da tecnologia, com a identificação volser (volumes e números de série), além do suporte de alta-freqüência (UHF) com um sistema aberto que opera em qualquer plataforma de gerenciamento de mídias. Cerca de 20 vezes mais rápido do que os sistemas tradicionais de código de barras, o sistema Imation DataGuard rf ajuda a aumentar a eficiência e a confiabilidade em auditorias de fitotecas, assim como o processo de verificação de cartuchos. Cada etiqueta possui uma pequena antena que permite a sua leitura num raio de até 1,8 metros individualmente, ou de até 0,6 metros quando são lidas num case de 20 cartuchos. Produzidas em conformidade com o EPC (eletronic product code), as novas etiquetas obedecem aos padrões requisitados pelos principais robôs do mercado e podem ser utilizadas em qualquer parte do mundo. www.imation.com/ dataguard.

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IBM apresenta novos softwares e serviços A IBM lança softwares e serviços para dispositivos móveis, que oferecem novas funcionalidades em mobilidade, tanto para negócios como para uso pessoal. Os novos softwares incluem produtos com recursos de inteligência comercial, colaboração, rede de comunicação social, desempenho de negócios e reconhecimento de voz. Os softwares da IBM são criados com base em padrões abertos para que possam ser usados com a maioria das plataformas móveis, incluindo Blackberry®, iPhone®, Windows Mobile® e Symbian. Conhecido como Mobility@Work, os serviços de consultoria e implementação podem ajudar os empregadores a aumentar a produtividade em até 30% e cortar custos com espaço físico - a segunda maior despesa corporativa depois de salários e benefícios. O Mobility@Work ajuda a aumentar a flexibilidade, eficiência, resiliência e satisfação dos funcionários ao oferecer um ambiente de trabalho remoto livre de barreiras geográficas, ao mesmo tempo em que fornece acesso seguro a aplicativos e co-

nexões com outras pessoas. O Lotus Quickr™ - software de colaboração que ajuda os usuários a compartilhar conteúdo, colaborar e trabalhar com mais rapidez através de equipes dentro ou fora da empresa – e o Rational Business Developer - software que ajuda desenvolvedores de mainframe a criar novos aplicativos que possam ser executados em um dispositivo móvel ou no servidor – e o IBM Rational Host Access Transformation Services - software que ajuda os desenvolvedores a transformar o visual dos aplicativos, tornando suas interfaces adequadas de usuário remoto, permitindo que os usuários finais acessem um aplicativo de mainframe por um telefone celular, PDA ou outro dispositivo móvel. Além desse a IBM também disponibiliza o WebSphere Business Monitor - software que permite aos usuários medir o desempenho de processos de negócio, monitorar os processos em andamento e concluídos e relatar as operações. www.ibm.com/br

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MERCADO HP renova linha de impressoras e multifuncionais InfoPrint Solutions traz equipamento de A HP Brasil anunciou a renovação de sua linha de impressoras e multifuncionais laser da linha LaserJet com impressoras e multifuncionais monocromáticos e coloridos. alta produção Entre elas está a série HP Color Laserjet CM1312. São dois modelos de multifuncionais - com impressora, copiadora, scanner - e fax no modelo HP Color Laserjet CM1312nfi. Imprimem brochuras com qualidade profissional e têm função Print View, que permite alterar as configurações da impressão e ver imediatamente como essas alterações afetam um documento antes de imprimir. O ajuste de Seleção Automática determina se o original é de texto, imagem ou ambos. A série de multifuncionais a laser coloridas HP Color Laserjet CM 2320 também conta com dois modelos que detém recursos avançados de impressão, cópia, fax (somente no modelo Color Laserjet CM 2320nf) e digitalização, tanto em preto e branco quando em cores, com velocidade de até 21 ppm. Os equipamentos oferecem recursos de produtividade e capacidade para até 550 folhas, além de alimentador automático de documentos para até 50 páginas. Por fim, multifuncional HP LaserJet M1319f, monocromática laser, possui fax, executa trabalhos de impressão, reprodução, telefone e digitalização, tudo no mesmo aparelho. www.hp.com.br

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A InfoPrint Solutions Company, uma joint venture entre IBM e Ricoh, divulgou sua mais recente solução em folha solta de alta velocidade digital a cores para o mercado de média produção, a InfoPrint ProC900. Os pedidos de compra e disponibilidade serão no início do primeiro trimestre de 2009, e as vendas serão acompanhadas pelo time de suporte ao cliente da equipe de suporte e serviços globais da InfoPrint. Este equipamento destina-se ao direcionamento do contínuo crescimento de cor no mercado de impressão e também irá permitir uma ampla variedade de soluções de saída, incluindo a impressão por demanda (POD), técnicas inovadoras de marketing como TransPromo e Mala Direta. O produto foi idealizado para clientes com volumes mensais de 50000 a 240000 páginas, que exigem alta qualidade de cores. www.infoprint.com

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Nova linha de Scanner Contex HD A nova linha HD de scanners coloridos Contex é o mais recente lançamento da AKAD para o mercado brasileiro de digitalização de imagens e documentos técnicos de grandes formatos. Com resolução ótica de até 600 dpi os scanners da linha HD estáão disponível em dois modelos HD3630 e HD4230. Com mais de 20 anos de experiência, a AKAD, disponibiliza aos clientes assessoria e orientação na escolha do produto, financiamento e suporte técnico especializado. www.akad.com.br

Serasa lança o novo e-CPF / e-CNPJ da Receita Federal A Serasa Experian, maior autoridade certificadora da ICP-Brasil, colocou no mercado desde o início de novembro, o Novo e-CPF e o Novo e-CNPJ da Receita Federal. Estes novos certificados digitais incorporam modernizações em relação aos modelos anteriores e passam a ser o novo padrão de mercado. Os Novos e-CPF e e-CNPJ beneficiam os usuários da certificação digital ao incorporar características que propiciam a alta um aumento de disponibilidade para verificação da validade do certificado e uma redução nos custos de desenvolvimento de novas aplicações ao mercado. Adicionalmente, o Novo e-CPF e Novo e-CNPJ trarão mais facilidade de uso e na visualização dos dados de seu titular. Segundo Dorival Dourado Jr., presidente da Unidade de Negócios de Serviços de Certificação Digital da Serasa, “o Novo e-CPF e o Novo e-CNPJ darão uma grande contribuição ao processo de massificação da certificação digital no Brasil pela sua maior versatilidade, e a Serasa tem a satisfação de, mais uma vez, ser a primeira empresa a oferecer esses novos produtos a seus clientes”. Os clientes que adquirirem o Novo e-CPF e e-CNPJ Serasa A3, de 3 anos, receberão gratuitamente um Certificado Promocional com validade de 6 meses, para uso naquelas aplicações que ainda não tenham se integrado ao novo padrão da Receita. www.serasa.com.br

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Certificação Digital para Documentos Eletrônicos Stefano Kubiça*

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m algum momento de nossas vidas tivemos que aprender como lavrar e autenticar assinaturas em suporte papel. Hoje precisamos saber como gerar, validar, certificar, aceitar, armazenar, gerenciar e preservar assinaturas digitais de documentos eletrônicos. Migrar documentos em suporte papel para eletrônicos, onde a caneta utilizada para assinatura é substituída pela Certificação Digital, produz mudanças de grande impacto, não só em relação aos aspectos tecnológicos e legais, mas principalmente à mudança cultural que precisa ser encarada como fator crítico de sucesso por qualquer abordagem para viabilização. A assinatura digital ICP-Brasil é atualmente a única que tem presunção de veracidade e, por isso, garante equivalência em relação à assinatura manuscrita porque oferece maior eficácia probatória, e assim, permite de forma induvidosa a substituição dos documentos em papel por eletrônicos. É o principal motivo da exigência legal no Brasil para uso desse tipo de assinatura em documentos de Notas Fiscais eletrônicas, escrituração contábil digital, processos judiciais informatizados, prontuários médicos eletrônicos e muitos outros. É fundamental garantir maior eficácia probatória de documentos eletrônicos em todo projeto que envolva migração de documentos analógicos para digitais, mas isso não é suficiente. Um documento digital também precisa ter garantia de acessibilidade, ou seja, estar disponível em tempo oportuno a quem de direito. Para tanto, é necessário prover soluções para que o documento eletrônico seja captado, indexado, armazenado, gerenciado, preservado e disponibilizado com segurança. Isso hoje não é problema, porque temos disponíveis o nosso

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velho e bom GED e ECM com excelentes opções no mercado, para os mais diversos segmentos, tipos e volumes de documentos. As soluções de GED/ECM precisam evoluir integrando a Certificação Digital, o que irá viabilizar a certificação da autoria e da integridade, a garantia de sigilo e a certificação da tempestividade digital. Alguns fornecedores já estão atualizando suas aplicações, inicialmente com funcionalidades básicas da Certificação Digital, mas espera-se que em breve, recursos avançados também estejam contemplados. Tem-se notícia que diversas empresas públicas estão elaborando objetos técnicos para licitações incluindo a exigência da assinatura digital ICP-Brasil para aquisição de soluções GED/ECM. É importante também que os futuros usuários desse novo GED/ECM sejam treinados sobre a Certificação Digital, porque em função dos riscos e responsabilidades na utilização da assinatura eletrônica a empresa não pode cair na ilegalidade, o que tem acontecido, não por má-fé, mas por falta de conhecimento. Viabilizar o GED/ECM com Certificação Digital em uma organização não é tarefa trivial. Os aspectos tecnológicos, jurídicos e culturais precisam ser considerados. Tem-se observado diversas implantações que resultaram em casos de sucesso, mas também muitas iniciativas com resultados abaixo do esperado. Considerando essas observações, recomenda-se que projetos para migração de documentos analógicos para digitais utilizem abordagens para viabilização apropriadas, contemplando pelo menos os seguintes aspectos: Gestão documental, mapeamento dos processos, gestão da mudança, internalização de conhecimentos sobre GED/ ECM e Certificação Digital, segurança jurídica

adequada e equivalência funcional entre documentos analógicos e digitais considerando as tecnologias de GED, ECM, BPM, Certificação Digital, Certificação da Tempestividade Digital. Uma solução de Certificação Digital para documentos eletrônicos certamente resultará em caso de sucesso quando viabilizada através do GED/ECM com utilização de abordagem adequada. Assim, será possível obter a tão sonhada confiança e credibilidade no ambiente eletrônico, onde hoje a internet sem Certificação Digital é considerada insegura, mas indispensável para realização de operações envolvendo documentos digitais.

Stefano Kubiça: Mestre pela PUC-PR com concentração em Análise e Reconhecimento de Documentos Eletrônicos. Atua como consultor e instrutor de Certificação Digital desde 2002. Conferencista nos mais importantes eventos sobre o tema no Brasil. Em 2007 recebeu o prêmio “Profissional do ano de GED” outorgado pelo CENADEM. Realiza estudos e pesquisas para integração da Certificação Digital em soluções de GED/ECM, com artigos publicados. stefanokubica@gmail.com

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PROCESSOS DE NEGÓCIO Joseti Capusso

FATORES E SITUAÇÕES QUE NOS INDUZEM AO ERRO – Parte 1 Tadeu Cruz*

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m projetos de análise, mapeamento & modelagem de processos de negócio há várias situações, acontecimentos e fatores que nos induzem a erros, tanto de percepção como, conseqüentemente, de julgamento e, pior, nos levam a concluir erroneamente. Essas situações, acontecimentos e fatores vão da ignorância sobre o que sejam processos a coisas mais graves, como má fé dos gestores de tais projetos e, em alguns casos, a corrupção, tanto por parte de quem é responsável por tais projetos quanto por parte de quem não quer a consecução e o sucesso deles. Todas estas situações, acontecimentos e fatores são prejudiciais ao nosso trabalho de analistas de processos e todas elas impactam negativamente os projetos de análise, mapeamento & modelagem de processos de negócio. O FATOR IGNORÂNCIA. Dia destes um aluno que co-oriento via Internet num trabalho de graduação sobre Workflow me escreveu o seguinte e-mail: - Caro Tadeu, você teria a possibilidade de enviar algum material aprofundado sobre Workflow, pois para especificar o processo que o senhor me pediu gostaria de ter um embasamento mais aprofundado sobre o assunto. E a minha resposta foi: - Como orientação, penso que antes de se aprofundar em Workflow você devia fazê-lo em processos. Ou seja, o problema talvez não seja pouco conhecimento sobre Workflow, mas sim sobre processos. Por isso pedi que você fizesse estas tarefas de casa para sentir o “drama” de implantar Workflow sem dominar processos. Eu havia pedido para este aluno que fizesse as seguintes tarefas: Especifique o produto, ou produtos, do processo;

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Especifique o processo que você quer automatizar. Se houver mais de um, faça um por vez; Crie um fluxo dos processos (um por vez); Defina os elementos básicos (3Rs) de cada processo para o Workflow: papéis funcionais, regras de negócio, rotas. - Faça isso e me mande, que eu lhe ajudo a refinar o resultado. Foram pedidas por mim tarefas básicas, mas como o meu (aluno) amigo não conhecia o básico sobre processos, nem essas tarefas ele pôde fazer. Sugeri a ele que pegasse na biblioteca da escola o livro Sistemas, Métodos & Processos e que o lesse antes de continuarmos o trabalho. Tempos depois ele me escreveu: - O livro indicado é muito bom, e realmente não é nem um pouco fácil modelar processos (sic). Não conhecer ou desconhecer não deve ser motivo de vergonha para ninguém. Afinal “a vida é bela” justamente porque tudo que existe no universo está sempre, todos os dias, aprendendo. Mas vamos deixar a filosofia e as novas teorias cognitivas de lado, por enquanto, e voltemos para o lado prático dos processos de negócio. O que aconteceu com este meu aluno é o que a rigor acontece com a maioria das pessoas que começam a trabalhar com softwares que estejam diretamente ligados a processos, como por exemplo, BPMS, Workflow, GED, ERP, CRM e KM, entre outros. Elas pensam que conhecer bem o software em questão é garantia para sua boa utilização quando na verdade significa apenas conhecer bem o próprio software e só. A ignorância sobre processos está presente até mesmo em lugares insuspeitos, como na Academia, mas, repito, isto não deve ser motivo de vergonha e sim de preocupação.

Por exemplo: ouvi, certa vez, um professor dizer para seus alunos que eles deveriam: - Mapear somente os processos produtivos. Ao ouvir isto, de pronto assaltaram-me algumas dúvidas, tais como: Existem processos não-produtivos, ou improdutivos? Se existem o que é que eles “não produzem”? Se existirem processos não-produtivos, ou improdutivos, por que mantê-los? Se não existem, seriam todos os processos produtivos e portanto não haveria razão para tal solicitação ter sido feita pelo professor? O que seriam processos produtivos? E os outros processos seriam o quê? O que exatamente o professor quis dizer ao mandar os alunos documentarem somente os processos produtivos? Será que ele se referia aos processos primários? (continua na próxima edição)

*Tadeu Cruz - Prof. M.Sc. - Formado em Administração de Empresas; especialização em Engenharia de Sistemas e em Análise & Modelagem de Processos de Negócio. Mestre em Engenharia de Produção. Membro-pesquisador do GEACTE-FEA-USP e do SAGE-COPPE-UFRJ. tadeucrz@trcr.com.br

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MUNDO ECM Nesta seção, os leitores da Revista Document Management poderão encontrar definições de termos comumente utilizados tanto por técnicos quanto por especialistas, no seu dia-a-dia de trabalho, em conversas e apresentações, ou ainda, encontrados em livros, sites, blogs etc. Para ampliar conhecimentos, o consultor e professor Walter Koch escolheu alguns termos para proporcionar a formação e aumentar o conhecimento dos profissionais que fazem parte do mercado.

Gerenciamento hierárquico de armazenamento. Surgiu na década de 70 quando o custo do disco magnético de mainframe era demasiadamente caro para o armazenamento de longo prazo. Migrava os dados de disco para fita e de volta quando necessário. Hoje em dia visa à migração entre diferentes tipos de mídias (magnético, óptico, fita) baseada em regras, entre as quais a temporalidade. Por exemplo, deixe o documento ativo em disco magnético, o intermediário em disco óptico (DVD) e o inativo em fita magnética. Pode também migrar com outras regras como a usabilidade (migre se ninguém usou por 6 meses).

Fonte: www.imageware.com.br

HSM - HIERARCHICAL STORAGE MANAGEMENT

TEORIA DAS TRÊS IDADES

Teoria baseada no ciclo de vida dos documentos, segundo a qual os arquivos podem ser correntes, intermediários e permanentes.

TABELA DE TEMPORALIDADE

Instrumento aprovado pela autoridade competente que regula a destinação final dos documentos (eliminação ou guarda permanente), define prazos para sua guarda temporária (vigência, prescrição, precaução), em função de seus valores legais, fiscais, administrativos, etc. e determina prazos para sua transferência, recolhimento e eliminação.

Fonte: www.imageware.com.br

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PERSONALIDADES

roBerto Carlos

C

om o intuito estar atentos ás modernidades e novidades tecnológicas que o segmento de gestão documental tem a nos oferecer é imprescindível falar daqueles que fazem desse mercado o que ele é hoje. Por isso, a Seção Personalidades trará aqui os profissionais que estão contribuindo para o desenvolvimento do mercado de ECM no Brasil, mostrando sua trajetória e seus principais feitos. Se você quiser participar ou indicar algum nome para fazer parte desta Seção envie-nos um contato para o email: susana@editoraguia.com.br, pois teremos imenso prazer em tê-los em nossas páginas.

Maria lUiZa reis

é presidente da Lab245 e natural do Rio de Janeiro. Sua atividade profissional começou com a sua formação acadêmica como Engenheira Mecânica, na Escola de Engenharia atual Politécnica UFRJ, em 1989. Em 1990, se tornou Mestre em Engenharia Mecânica pela COPPE/ UFRJ. Em 1994, obteve o grau de Doutorado em Engenharia Nuclear pela COPPE/UFRJ, onde coordenou pesquisas na área de reconstrução de imagens e visão artificial. Fez também um trabalho de pesquisa sobre Visão Artificial, na França, no Clermont Ferrand. Em 1997, obteve o grau de CDIA Certified Document Imaging Architect nos Estados Unidos. Trabalhou em sistemas de GED e Workflow desde 1994 até 1996 quando foi consultora e implantou sistemas de GED em 3 grandes empresas. Em 1996, fundou a Lab245, onde é Diretora Executiva. Atua desde então na implantação de sistemas de imagem e workflow em todo o Brasil, tendo também aplicações no Peru, Angola e Estados Unidos. Já implementou soluções em milhares de ambientes de produção, de empresas de variados portes e segmentos do mercado. As soluções por ela criadas, estão entre as mais premiadas do mercado e os softwares estão auxiliando a milhares de usuários em todas as regiões do Brasil. Durante toda a carreira, modernizou sua empresa, criando e aplicando novas metodologias, muitas delas obtidas em eventos internacionais dos quais expôs e participou, como a AIIM, nos Estados Unidos. É palestrante na Infoimagem desde 1997 e membro da Comissão Técnica do Cenadem desde 2001. Publicou diversos artigos em revistas e congressos no Brasil, Estados Unidos e Inglaterra. lab245@lab245.com.br

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de Almeida Prado Junior, 55 anos é natural de São Paulo e formado em Administração de Empresas. Iniciou sua carreira na empresa Microservice em 1974, isto é, desde sua fundação, onde permaneceu por 30 anos atuando na área Comercial de GII, CD-ROM e outras. No início da carreira, Junior dedicou-se à introdução de equipamentos de microfilmagem de papel comum da marca Canon, Sistema de armazenamento em Discos Ópticos da Canon no Brasil, Digitalizador de Microfilmes também da Canon. Há seis anos atua como Diretor Comercial da empresa Brascomp onde trabalha com softwares para o gerenciamento eletrônico de documentos da como DocuWare e Sistema COLD. Nestes muitos anos de atuação na área, uma de suas grandes contribuições tem sido a difusão da microfilmagem, enquanto mídia de preservação no segmento de gestão documental. junior@brascomptecnologia.com.br

rosÁlia paraÍso

Matta de Paula nasceu em Barbacena, Minas Gerais, e desenvolveu-se profissionalmente em Belo Horizonte. Formou-se na UFMG em Biblioteconomia, com especialização em Informática pela SEI/CPGA – MG e formação em negócios pela FDC-Fundação Dom Cabral – PAEX de Minas Gerais. Ela iniciou sua carreira em 1980 na antiga Telemig como bibliotecária responsável pela organização do Arquivo do setor de Gerenciamento de Contratos, passando depois para a Santa Bárbara Engenharia S/A também como bibliotecária-arquivista, chefe do Centro de Informações Técnicas e Arquivo Central e depois para Fundação das Pioneiras Sociais - Hospital Sarah Kubitschek – no cargo de bibliotecária chefe do Departamento de Documentação e Informação, constituído de Biblioteca, Arquivo Médico e Estatística e Setor de Foto e Imagem até iniciar sua própria empresa, Documentar, grupo de reúne empresas de Consultoria em Documentação, Informação, Tecnologia e Conhecimento corporativo. O fato mais marcante de sua carreira foi a criação e consolidação do segmento de empresa de consultoria em gestão de documentos, informação e conhecimento corporativo com a montagem da Documentar, que hoje é uma referência nacional. Outra contribuição importante foi o desenvolvimento da metodologia GERIR – Gestão Integrada de Recursos Informacionais Corporativos, que hoje vem sendo aplicada em grandes empresas brasileiras e agora será embarcada em tecnologias de ECM dos maiores players mundiais. rosalia.paraiso@documentar.com.br

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Bernardino Gonçalves Sônia Stropa Costa Neto é bacharel em Administração de Empresas com pós-graduação em Organização, Sistemas e Métodos e MBA em “Tecnologia da Informação Aplicada à Gestão Estratégica de Negócios”, pela Fundação Getulio Vargas. Foi certificado como: CDIA+ - Certified Document Imaging Architect, pela compTIA e reconhecido como MIT - Master of Information Technology pela AIIM - Association for Information and Image Management International. Atuou em organizações de grande porte e multinacionais, tais como: Febraban, Banco Safra, BankBoston e BCP Telecomunicações. Como reconhecimento pelo pioneirismo e trabalhos voltados ao mercado de gerenciamento da imagem e informação, recebeu diversos prêmios. Há anos vem atuando como professor, tendo proferido diversas palestras e ministrado cursos nas áreas de Administração e GED/ECM. É diretor de Tecnologia e Segurança da Informação e Facilities da Iron Mountain do Brasil. bernardino.costa@ironmountain.com.br

desenvolveu sua carreira na cidade de São Paulo. É administradora de empresas e Web Design, e possui as certificações CDIA+ pela Comptia e MIT e Laureate EDIM pela AIIM. Iniciou sua trajetória profissional em 1980 no Banco Noroeste ainda com microfilmagem e passou por várias empresas renomadas como a TV Bandeirantes, Rede Globo, Brink’s e Banco BMC sempre ligada ao setor de análise e desenvolvimento de tecnologias para informação não-estruturada. Hoje atua como gerente nacional de Gestão Documental & GED/ECM na Claro Telecomunicações, onde implantou o sistema de digitalização distribuída em território nacional com número de pontos de venda superior a 4.000. Em seus projetos de gestão 80 milhões de páginas foram digitalizadas e disponibilizadas para recuperação na Web, além de 15,5 milhões de páginas de escrituração contábil e fiscal foram processadas em tecnologia COM e COLD, deixando de ser impressas. Sua contribuição vem de seu conhecimento profundo tanto nas tecnologias quanto dos desafios que uma grande organização lhe tem proporcionado. sonia.stropa@claro.com.br

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CANAL EXECUTIVO

Novos projetos no Brasil da Konica Minolta Joseti Capusso

Como a Konica se posiciona entre os fornecedores do mercado global? Presente em 34 países e com mais de 140 subsidiárias em todo o mundo, a Konica Minolta é uma das empresas japonesas que oferecem, além de produtos voltados para impressão, cópia e digitalização de imagens, serviços e soluções com softwares específicos para vários segmentos. Em produtos, o foco da companhia é na comercialização de impressoras e multifuncionais. Em serviços, o fornecimento de mecanismos que envolvam gerenciamento de processos, controle e inovações em impressões, cópias e digitalização é o destaque. Hoje, a marca disponibiliza mais de 15 equipamentos preto-e-branco e coloridos a laser e conta com cerca de 80 autorizadas pelo Brasil, onde atua há 20 anos. Fuzio Ymayo, da Konica Minolta Quais os principais produtos distribuídas pela empresa? Quais os mais conhecidos e os principais produtos da companhia no Brasil? Hoje, a Konica Minolta oferece equipamentos de impressão, cópia e digitalização para os segmentos P&B e cor, com funções específicas para solucionar as necessidades de diversas empresas. Os principais produtos fabricados pela empresa são os multifuncionais coloridos voltados para o mercado corporativo e equipamentos para produção de impressão sob demanda, com a exclusiva tecnologia de impressão com toner polimerizado Simitri HD e controlador de impressão Emperon, que trata-se de uma plataforma aberta compatível com os vários sistemas de mercado. Os produtos mais conhecidos são da linha bizhub, como a BH163/211 – monocromáticas de 16 e 21 ppm, BH 250/350 – monocromáticas de 25/35 ppm com capacidade de digitalizar 70 originais por minuto, BH 600 – monocromática de 60 ppm, BH C252 e BH C451 de 25ppm e 45 ppm, respectivamente coloridas, bem como a BH Pro 1050e/eP e BH Pro C6500e/eP, voltadas para

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impressão de produção monocromática e colorida, respectivamente, com 105 ppm e 65 ppm. Como está planejada a estratégia da empresa para o mercado brasileiro e latino-americano? A Konica Minolta Business Solutions do Brasil completou em 2008 uma presença de 20 anos no Brasil, com fábrica em Manaus e dois centros de distribuição, Manaus e Vitória. A empresa planeja seguir fortalecendo e ampliando suas parcerias com revendas autorizadas que, hoje, atuam nos diversos segmentos do mercado brasileiro. Por exemplo, a mais recente nomeação foi a Gutenberg, que representa no país líderes de mercado no segmento de equipamentos gráficos da mais alta qualidade. Uma maior penetração no mercado corporativo também é outro foco da empresa, com novos parceiros como Brasif, DMapas, Copystar, Copymar, Digital World, TecSupri, Conection, SF Sistemas, Maq Ton, Print Daty, Plantech, MC Copiadoras, Office Ploter, Riso Fortaleza e Workco-

py. A Konica Minolta Business Solutions do Brasil também possui uma operação direta em Manaus e em Brasília. Como o senhor analisa o consumo de seus produtos no mercado corporativo? Os equipamentos da Konica Minolta são voltados para as necessidades de usuários que necessitam imprimir, copiar e digitalizar documentos. Além das funções principais, esses produtos atendem plenamente o mercado corporativo no que tange a controle, rastreabilidade, centralização e segurança de dados. Por esse motivo, temos verificado um aumento de demanda por nossos produtos nesse mercado, principalmente em projetos de outsourcing, bem como nossos equipamentos coloridos como a BH C252, que possui todas as funções já descritas e tem sido muito bem aceita. Quais as principais metas da empresa para o próximo ano? No Brasil, a meta é continuar crescendo 14% em 2008, como em 2007. Para 2009, nossa previsão de crescimento gira em torno de 15%, já que o volume de negócios é variável de acordo com o segmento dos equipamentos que comercializamos

* Fuzio Ymayo - gerente nacional de Marketing e Novos Projetos da Konica Minolta

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O SUCESSO NOS NEGÓCIOS DEPENDE DE BONS RELACIONAMENTOS

Soluções i-Partner A i-Partner é uma empresa especializada em soluções de alta tecnologia para gestão de negócios, com foco em portais B2B, B2C, e-commerce, e-Learning, CRMCustomer Relationship Management, BI, Workflow e ITIL, sempre baseados na Plataforma Web e Mobile. Com know-how adquirido ao longo de vários anos, a i-Partner atua também como Consultoria para o Desenvolvimento de Sistemas, agregando sua experiência de desenvolvedor de soluções específicas, possibilitando assim uma implementação rápida e segura através de nossa fábrica de software. Nossas soluções contribuem para a melhoria contínua dos processos de nossos CLIENTES, fortalecendo seus relacionamentos de negócios e tornando-os cada vez mais competitivos no mercado.

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OASIS CRM WEB Gestão de relacionamento com clientes

OASIS MOBILE Aplicações para celular, pda’s e smartphone

OASIS WORKFLOW WEB Gestão de processos

OASIS FÁBRICA Desenvolvimento de Sistemas Específicos

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CANAL EXECUTIVO

Próximo à truncagem no Brasil

Como os produtos estão posicionados entre as verticais de atuação? Quais as soluções mais utilizadas pelos consumidores americanos? As principais verticais de atuação da empresa são as áreas: financeira, saúde, seguros, Telecomunicações, atividades globalizadas, manufatura, serviços públicos e governo. Na América do Norte, os mercados mais importantes atendidos pela empresa são: pagamentos e processos de remessa de fundos (incluindo o processamento de cheques, faturamento e recebíveis); processos de documentação e conteúdo (incluindo transações de conteúdos, processos de saúde e de documentos em geral) e serviços de TI (incluindo desenvolvimento, manutenção e suporte). Como podemos situar a Banc Tec em termos de desenvolvimento tecnológico. Quais são os principais incrementos tecnológicos utilizados pelas ferramentas disponibilizadas pela empresa? Temos uma história plena de suprimento de produtos baseados em alta tecnologia. Isto inclui o eFirtst capture, eFIRST Process, eFIRST Archive e nosso IntelliScan, família de scanners de alta performance para área de processamento de documentos,

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Divulgação

Como a Banc Tec se posiciona entre os fornecedores do mercado norte-americano? Quais as principais soluções distribuídas pela empresa? Quais os mais conhecidos e os principais produtos da companhia? A Banc Tec é uma provedora de alto volume, especialmente em missões críticas nos processos de pagamento, processo de documentos e informações e serviços de TI. Sediada em Dallas, Texas, possui empresas em 14 países, servindo clientes em aproximadamente mais de 50 países em todo o mundo. Nós ajudamos as empresas a implementar sua eficiência proporcionando automação e soluções de outsourcing para seus negócios, altos-volumes e processos de uso intensivo de informação. Nossas soluções e serviços podem ser divididas em quatro categorias que incluem o BPO, soluções de negócios, produtos e infra-estrutura. Entre nossos produtos mais conhecidos no mercado estão IntelliScan, hardware de processamento de documentos e AP MasterTM e eFIRSTTM que são soluções de softwares.

Jerry Brown, da BancTec

além do PayCourier e o X-Series e E-Series transports para remessa de fundos em cheque. O que significa em termos de mercado esta parceiria com a Recognition ? A Recognition tem sido uma parceria estratégica por muitos anos. A maior necessidade da captura de imagens é seu arquivamento e a Recognition instalou e mantém a maior solução de arquivamento de imagens para a BancTec na América Latina. Nos também temos também trabalhado muito próximos à Recognition na maioria dos serviços de processamento de cheques para os maiores bancos brasileiros. Qual é a participação da empresa no mercado mundial? Quais os mercados mais ativos e representativos para a empresa hoje? Com empregados em 14 países e servindo a mais de 50 outros países em todo o mundo, a BancTec tem realmente presença mundial. Nossa concentração, geograficamente falando, está nas Américas, na Europa, África, na Asia (Japão, Coréia e Taiwan) e nos mercado emergentes, que incluem a China e a Índia. Temos 14 centros de processamento e serviços, 7 nos EUA e 7 na Europa. Qual a estratégia de mercado da empresa para a América Latina? Especialmente para com o mercado brasileiro, quais as ações pensadas para expansão do mercado e como a empresa vê o crescimento e o interesse pelas

ferramentas de ECM no Brasil? Tradicionalmente o crescimento da Banc Tec no mercado latino-americano veio com a venda de hardware. O ECM e o os processos de Imaging estão sendo levados por dois principais fatores. O mais importante é a necessidade do reconhecimento automático e a distribuição de informações dentro das empresas, e como elemento secundário, aponto que apesar de ser uma área crítica, há a necessidade de redução de custos, e as mais sofisticadas plataformas de hardware permitem uma rápida coleção de imagens e dados. A BancTec trabalha com a Recognition para suprir ambas as necessidades, de hardware e software. Como a experiência da Banc Tec com o Sistema de truncagem de cheques (Check 21) e suas soluções podem contribuir com os novos processos do mercado brasileiro? A BancTec tem muitos anos de experiências em proporcionar soluções para demandas de truncagem de cheques no mercado americano. Nossas soluções de imaging em alta velocidade, arquivamento e processamento de cheques já foram testadas e comprovadas e esperamos que estas soluções tornem-se cada vez mais populares no mercado brasileiro enquanto as soluções tradicionais de pagamentos e transações com cheques decrescem. Como o senhor acredita que as soluções da BancTec e a Recognition ajudarão a implementar o processo de truncagem no sistema bancário brasileiro? A truncagem de imagens em todo o mundo foi levada pela necessidade das soluções de captura descentralizada. A Recognition está bem posicionada para distribuição destas soluções no mercado brasileiro. Entretanto, alguns tipos de hardware centralizados ainda permanecerão e serão necessários para as instituições financeiras, bem como soluções de arquivamento centralizado. A Banc Tec sente fortemente que esta parceria com a Recognition tornará possível prover as instituições financeiras de soluções integrais, necessárias às atuais demandas da truncagem de cheques.

* Jerry Brown, vice-presidente de Alianças Globais da BancTec

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É PRECISO MUITA INTEGRIDADE PARA GERENCIAR OS DOCUMENTOS DE UMA EMPRESA. E MAIS AINDA PARA TER O NOSSO SELO DE QUALIDADE.

A ABGD - Associação Brasileira das Empresas de Gerenciamento de Documentos - foi criada por empresas do segmento para trazer ainda mais qualidade, ética e profissionalismo em um setor que protege o maior patrimônio deste século: a informação. Se você é empresa, associe-se. Se você é profissional, prepare-se. Se ainda não é cliente, contrate. Se já é cliente, parabéns: o que já era ótimo ficará excelente. Calçada das Violetas, 162 - 2º andar Centro Comercial Alphaville - Barueri São Paulo - Cep 06453-015 Tel. 11 4195.0966 - abgd@abgd.org.br www.abgd.org.br

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Associação Brasileira das Empresas de Gerenciamento de Documentos

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REFLEXÕES

CRÔNICA

A ERA INFORMATOZÓICA “Os arquivos são templos modernos – templos da memória” Terry Cook – arquivologista australiano e autor de vários livros sobre Arquivologia. “A mentalidade dos CIO´s a respeito da gestão de documentos mudou nos últimos 5 anos. Hoje eles consideram seus investimentos em ECM entre os TOP 10 entre as grandes companhias” Whitney Tidmark – VP global de marketing da EMC² “O Poder Judiciário é o responsável pelo maior volume de produção documental do Brasil, e um dos nossos grandes desafios hoje é elaborar diretrizes agressivas voltadas para boa gestão e preservação desse acervo”, Jaime Antunes presidente do Conarq e diretor-geral do Arquivo Nacional “Não existe legislação para orientar sobre a guarda desse tipo de documento (corporativo), então as empresas tem de tomar decisões sozinha, com base no seu negócio e nos seus processos” Almir Veras – diretor da Mycroarq

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No shopping, de mãos dadas com meu filho, adentro a exposição sobre os dinossauros. Assistimos um filme didático antes de percorrer as réplicas de todos os “Sauros” que podemos imaginar com seus grunhidos e movimentos robóticos. Nas explicações, as indefectíveis épocas em que viveram... Era mesozóica, paleozóica, proterozóica, e assim por diante. Na hora do sorvete, veio a pergunta: papai, em que era vivemos? Respondo de pronto.;a da informação. Respiro aliviado; essa foi fácil! Aí vem a outra. Por quê? Falo dos computadores da televisão, das mídias... Então por que não chama informatozóica? Essa eu passei batido, e de pronto veio outra....Quer dizer que antes eles não tinham informação? Crianças com seus porquês sempre nos levam a curiosas reflexões... É claro que a informação sempre foi crucial. Os homens primitivos com certeza dividiam seus conhecimentos acerca de onde se encontravam as melhores manadas, qual arma funcionava melhor e assim por diante. O que dizer então da era industrial? Henry Ford fez o quê, senão coordenar sistemas proprietários de informações e controle hierárquico, para criar a sinergia de produção? Pensando bem, nunca houve qualquer atividade produtiva na vida do homem sem a acumulação de informação, geração após geração.

Por que então só agora é que chegamos à era “informatozóica”? Na minha profissão de tabelião, cujas origens remontam os escribas, fomos os que tiveram o privilégio de saber escrever e ler antes de todos. Naquele tempo, a escrita ainda não era meio de divulgação de informação; servia apenas como prova de um fato. A mídia era a tábua - daí a origem do termo tabelião-, a pedra, o pergaminho. A mídia, então, superava o produto informação. Quero crer que a razão da denominação da atual Era é porque hoje a economia da informação é muito mais relevante que os meios de divulgação. Vivemos a ruptura do tradicional vínculo entre meio e informação, em que a economia dos objetos se funde com a da informação. Essa passou a ser o elo no comércio de bens, desde a produção até o consumidor final. Nunca na história do homem a informação fez tanta diferença na vantagem competitiva. A marca, e sua exposição valem mais que o próprio negócio! Nas outras Eras, o homem é que ia ao encontro da informação, e na atual com a explosão da conectividade, ela é que vem ao nosso encontro. Vou correndo pra casa tentar convencer o Lorenzo...

Ângelo Volpi

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Três empresas do mercado uniram suas forças para melhor solucionar o que você via como problema.

Há 18 anos TECMACH trabalha para disponibilizar as melhores soluções em impressão e gerenciamento de conteúdos, objetivando a contextualização e a tradução da estrutura e cultura organizacional. Com processos colaborativos atendemos às características e demandas dos diversos públicos de interesse da sua organização.

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Document Management - 09  

Revista Latin American Document Management

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