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Ano 2 - Número 5 - Abril de 2008 - R$ 18,00

LATIN AMERICAN

DOCUMENT management

Novas tecnologias, processos e soluções para gestão de documentos

CAPTURE Scanners evoluem com a tecnologia

Governo: Estado de São Paulo avança rumo a cidadania digital Capa_05-3.indd 1

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EDITORIAL

Um novo alinhamento para as empresas de Gestão de Documentos Joseti Capusso

O

mês de março ficou marcado pela realização AIIM International Exposition and Conference 2008. Sem dúvida, o maior evento do setor de gestão de documentos no mundo. O que ficou claro para os participantes e também nas várias conferências é que as empresas fornecedoras de produtos e usuárias para este segmento estão, cada ano, mais sensibilizadas para a resolução de problemas que estão afetando o dia-a-dia das organizações como documentos, registros e conteúdos não estruturados. Em sua apresentação de abertura o presidente da entidade John Mancini ressalva que há quatro intersecções tensas no mercado de trabalho que têm sido discutidas pela AIIM ao longo dos últimos dois anos e passarão a ter um novo alinhamento com vistas a criar o mercado ideal que todos desejam. O primeiro aspecto é o Controle. De acordo com as pesquisas realizadas pela AIIM mais de metade dos inquiridos não têm total confiança na integridade de suas informações eletrônicas. Essa consciência é o único meio de se fazer um grande esforço para mudar esta equação. O segundo ponto é o Acesso. Segundo Mancini, o mercado está pronto para avançar para um ambiente corporativo, no qual os documentos e registros estarão ao alcance das dezenas de milhares de trabalhadores de grandes organizações. Em terceiro lugar ele aponta a diminuição do Volume e Impacto da produção de papel como uma tendência crescente e forte, já que, segundo ele, em breve, “vamos ver o renascimento da consciência e preocupação sustentável com a utilização do papel”. E em quarto lugar, Mancini aponta para a Simplicidade de uso das ferramentas como um marco para a indústria. Para Mancini a simplicidade e coerência das ferramentas visando uma melhoria na sua utilização pelos usuários finais, não

só é uma tendência importante como já é um conceito que se tornou realidade por meio de muitas ferramentas importantes. Mancini credita estas implicações a um simples fato: O potencial do mercado de Enterprise Content Management (ECM). “Mudamos em poucos anos de uma indústria que era relevante para apenas alguns atarefados usuários para um negócio de grandes empresas e que em breve alcançará a maioria dos desktops nas grandes organizações. Mas mais importante, é que as soluções desta indústria alcançam empresas de todos os tamanhos. São 1.3 milhões de empresas somente nos EUA que sozinhas atingem ganhos acima de US$ 1 milhão anuais.” Este cenário que o presidente da AIIM aponta não é diferente para os mercados brasileiro e latino-americano. Hoje a indústria de soluções em ECM está apta a atender a várias verticais de negócios em empresas de qualquer porte.

Susana Batimarchi Editora

Un nuevo direccionamiento para las empresas de Gestión de Documentos El mes de marzo ha quedado marcado por la realización de AIIM International Exposition and Conference 2008. Sin duda, es el mayor evento del sector de gestión de documentos en el mundo. Quedó claro para los participantes y también en varias conferencias que las empresas proveedoras de productos e usuarias para este ramo están, a cada año, más sensibles para resolver problemas que están afectando el día-a-día de las organizaciones como documentos, registros y contenidos no-estructurados. En su presentación de abertura el Presidente de la entidad John Mancini expuso que hay cuatro intersecciones tensas en el mercado de trabajo que han sido discutidas por AIIM en los últimos dos años. El primer aspecto es el Control. De acuerdo con las encuestas realizadas por AIIM, más de la mitad de los que participaron no tienen total confianza en la integridad de sus informaciones electrónicas. Esa conciencia es el único medio de hacer un gran esfuerzo para cambiar esta ecuación. El segundo es el Acceso. Según Mancini, el mercado esta pronto para avanzar para un ambiente corporativo, en el cual los documentos y registros estarán al alcance de las decenas de millares de trabajadores de grandes organizaciones. En tercero lugar, apunta para la disminución del Volumen y del Impacto de la producción de papel como una tendencia creciente y fuerte. Y en cuarto lugar Mancini apunta para la Simplicidad del uso de las herramientas como un marco para la industria. Para Mancini, la ejecución con simplicidad y coherencia de las herramientas proporcionando mejorías en la utilización para los usuarios finales, no es solamente una importante tendencia y sí un concepto que se ha transformado en realidad por medio de muchas herramientas importantes. Mancini cree que todas estas implicaciones se deben al simple hecho de que: El potencial del mercado de Enterprise Content Management (ECM) es enorme. “En pocos años hemos cambiado de una industria que era relevante apenas para algunos usuarios atareados para un negocio de grandes empresas y que en breve alcanzará la mayoría de los desktops en las grandes organizaciones. Pero lo más importante, es que las soluciones de esta industria alcancen a empresas de todos los tamaños. Son 1.3 millones de empresas solamente en los EUA que solas llegan a facturar más de US$ 1 millón anuales”. Este escenario que el Presidente de AIIM apunta no es distinto para los mercados brasilero y latinoamericano. En los días de hoy, la industria de soluciones en ECM esta apta a atender a varios ramos de negocios en empresas de cualquier porte.

Susana Batimarchi Editora

Veja os destaques da Próxima Edição

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NESTA EDIÇÃO www.docmanagement.com.br DIRETOR

Eduardo David eduardo@editoraguia.com.br EDITORA

Susana Batimarchi susana@editoraguia.com.br DIRETOR COMERCIAL

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Alessandra Leitão alessandra@editoraguia.com.br TRADUÇÃO

Maria Carolina Morell Gonzalez macaferro@uol.com.br CONSELHO EDITORIAL José Guilherme Junqueira Dias de Souza , Wilton Tamane , Walter Koch , Marcelo Thallenberg , Luis Augusto Bellucci , Eduardo Lopes , Rosália Paraíso , Tadeu Cruz , Luiz Alfredo Santoyo , José Roberto de Lazari , Ricardo Monteiro, Roberto Brant, Roberto Prado, Mauricio Alfonso, Paulo Sérgio Carneiro, Paulo R. de Alencastro Jr., Sérgio Fortuna, Ângelo Volpi, Ronei Martins Ferrigolo, Valber Azevedo e Fábio Fischer CONTATOS

Administração: administracao@editoraguia.com.br Redação: redacao@editoraguia.com.br Publicidade: publicidade@editoraguia.com.br IMPRESSÃO

Copy Press DOCUMENT MANAGEMENT é uma publicação da Editora Guia de Fornecedores Ltda, editada em português e espanhol e dirigida a executivos dos departamentos de Administração e Finanças, Tecnologia da Informação, Centros de Documentação, Projetos, Marketing e Comercial das 8.000 médias e grandes empresas nos setores: Governo; Bancos e Seguradoras; Saúde; Educação ; Jurídico; Transporte; Engenharia e Construção, Indústria, Serviço, entre outros, no Brasil e mais: Argentina, Chile, Paraguai, Uruguai, Colombia, Venezuela e México. Seu editorial aborda as Novas Tecnologias, Processos e Soluções na Gestão de Documentos e Conteúdos Corporativos, sempre numa visão empresarial, contribuindo com o desenvolvimento e crescimento do Mercado, dos Negócios e dos Profissionais. DOCUMENT MANAGEMENT não se responsabiliza pelo conteúdo dos anúncios publicados. Os conceitos dos artigos assinados refletem a opinião de seus autores, não necessariamente a da Revista. Todo o conteúdo da DOCUMENT MANAGEMENT é de livre reprodução desde que citada a fonte. Todos os direitos reservados. Assinatura Anual (seis edições). Brasil R$108,00. Outros paises: U$ 140,00. Informações: assinaturas@editoraguia.com.br ou Tel: 55-11-3392.4111

6 Entrevista

O Senador da República Magno Malta que propõe a digitalização e o arquivamento, em mídia óptica ou digital autenticada, de documentos particulares e de órgãos públicos federais, estaduais e municipais, e entidades integrantes da administração pública

16 Capture

A evolução dos scanners está intimamente ligada a própria evolução tecnológica dos últimos 10 anos. Como está o mercado de digitalização, quais os modelos mais utilizados e quais as principais tendências deste mercado são apontadas nesta matéria.

24 Microfilme

Consagrado como “meio” de preservação o microfilme ainda está vivo e é uma opção no mercado principalmente por ter amparo legal, especialmente, aqui no Brasil.

28 Cidadania Digitalizada

A Secretaria de Segurança Pública de São Paulo deu um salto na qualidade do atendimento aos portadores de documento de identidade, nas habilitações e registro de veículos e também no combate à fraude e proteção dos direitos das pessoas. Tudo isso graças a implantação de seu sistema de gestão de documentos.

30 Case Bicbanco

Veja o case do Bicbanco e como a instituição bancária que desde 2004 deu início à implantação de um sistema de gestão documental, investindo fortemente em tecnologia, chegou a 2008 com um sistema de formalização de contratos, totalmente informatizado.

50 Canal Executivo

O executivo da Laserfishe, Chris Walker, fala sobre as soluções da empresa e também da intenção de expandir seu crescimento para o mercado latino-americano.

DOCUMENT MANAGEMENT és una publicación de la Casa Editora Guia de Fornecedores Ltda, editada en portugues y español y direccionada a ejecutivos de los sectores de Administración y Finanzas, Tecnologia de la Información, Centros de Documentación, Proyectos, Marketing y Comercial de las 8.000 medianas y grandes empresas en los ramos de actividad como Gobierno, Bancos y Aseguradoras, Salud, Educación, Jurídico, Transportes, Ingeniería y Construcción, Indústria, Servicio, entre otros, en Brasil y más: Argentina, Chile, Paraguay, Uruguay, Colombia, Venezuela y Mexico. Su editorial enfoca las Nuevas Tecnologias, Procesos y Soluciones en la Gestión de Documentos y Contenidos Corporativos, siempre con una visión empresarial, contribuyendo con el desarollo y con el crecimiento del Mercado, de los Negócios y de los Profesionales. DOCUMENT MANAGEMENT no és responsable por el contenido de los anúncios publicados. Los conceptos de los articúlos firmados reflejan la opinión de sus autores, no necesariamente la de la Revista. Todo el contenido de DOCUMENT MANAGEMENT és de libre reproducción desde que citada la fuente. Todos los derechos reservados. Subscripción Anual (seis ediciones). Brasil R$ 108,00. Otros paises: U$ 140,00. Informaciones: assinaturas@editoraguia.com.br o Tel: 55-11-3392.4111

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ENTREVISTA

Projeto propõe Lei sobre digitalização de documentos

DM - O senhor encaminhou recentemente um projeto que dispõe sobre a digitalização de documentos. O que contém esta proposição? Senador Magno Malta - Trata-se do projeto de lei 146/2007, que dispõe sobre a digitalização e arquivamento de documentos em mídia ótica ou eletrônica, para todo tipo de documentação da esfera pública e também particulares. DM - Quais a seu ver, são as vantagens da digitalização, além dos aspectos técnicos como menor consumo de papel e redução de áreas para arquivos?

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Divulgação

O Senador da República Magno Malta que propõe a digitalização e o arquivamento, em mídia óptica ou digital autenticada, de documentos particulares e de órgãos públicos federais, estaduais, municipais e entidades integrantes da administração pública, fala nesta entrevista à Revista Document Management sobre o Projeto de Lei que pode ter implicações diretas no mercado nacional de ECM. Além dessas facilidades, vemos que a digitalização traz benefícios também quando se trata da facilidade na autenticação e na reprodução, isto é, torna-se fácil saber-se a autoria dos documentos, dar acesso ao seu conteúdo e transmitir estas informações. Em relação ao armazenamento, temos a garantia da manutenção desses arquivos, contra os documentos em meio analógico que podem ser eliminados de diversas formas, mesmo por acidente. Sabemos que a perda de documentos é um dos pontos de maior controvérsia em diversas áreas.

DM - Quais as vantagens práticas para as várias esferas de governo com esta proposta? As vantagens são muitas, mas aponto a celeridade como um aspecto a ser ressaltado, em conjunto com a facilidade para a obtenção de documentos. Queremos crer que haverá também uma redução no tempo de trabalho de gerenciamento e recuperação de informações, lembrando que todo esse aspecto da digitalização e armazenamento em meio ótico ou digital será feito de forma segura, com autenticações, para que fraudes possam ser evitadas.

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DM - Quanto o senhor estima que são gastos, em volume de cópias e em recursos, hoje pelo governo federal, ou pelo senado com a gestão de documentos? É muito difícil se mensurar isso em números, até porque, só aqui no Senado, circulam milhares e milhares de documentos que se utilizam de um suporte analógico sejam eles públicos ou particulares. O que é possível dizer é que essa mudança trará uma economia bastante razoável para todos os setores e para a sociedade em geral. DM - Quem serão os principais beneficiados diretos com este tipo de proposição? Todos serão beneficiados. Desde aqueles que necessitam de um documento – e todos necessitamos – até os que são responsáveis pela guarda e conservação deles. Portanto a sociedade brasileira será a maior beneficiada. DM - Quais as cautelas que o projeto prevê para o descarte dos documentos originais? Para se obter os benefícios que a digitalização pode trazer , é imperioso adotar-se algumas cautelas legislativas. Em primeiro, o descarte do documento em papel, só acontecerá com aqueles documentos já arquivados, isto é, aqueles que já cumpriram o ciclo de vida ; quanto aos documentos em trânsito, será possível a digitalização, mantendo-se o original, até a fase de seu arquivamento. Em segundo lugar , os documentos com valor histórico, não poderão ser descartados, prevendo-se pelo projeto seu arquivamento. DM - Qual é a proposta do projeto para se garantir a autenticidade dos documentos físicos transformados em meios digitais? A previsão é de que o documento digitalizado e armazenado em mídia ótica ou digital autenticada, bem como a sua reprodução, tenham o mesmo valor jurídico do original. É importante frisar que a possibilidade de verificação da autenticidade da mídia é prática recorrente e já consagrada como acontece com relação aos microfilmes. Isso permite ao Governo, de um lado, controlar e fiscalizar a atividade de digitalização, a ser desempenha-

da pelas empresas e cartórios, e, de outro, estabelecer o procedimento de autenticação da mídia e de suas reproduções, para garantir as relações jurídicas. Por exemplo: as certidões digitalizadas devidamente registradas nos cartórios de títulos passam a ter o mesmo valor dos originais.

e dos registros e a própria certificação digital serve de embasamento para mais esse serviço. Caberá ao Ministério da Justiça fazer esse balizamento, se teremos mais credenciamentos. Se houver, se o ministério julgar necessário, creio que o processo será para todo o país. DM - O uso da certificação digital para dar validade aos documentos digitais também está previsto em seu projeto? A certificação digital já é uma realidade e está no bojo e na base desse projeto. O objetivo é ampliar a utilização do meio digital, modernizando as relações e facilitando as várias frentes que se englobam nesse processo.

Vivemos uma era digital e precisamos nos adequar em todas as frentes

DM - Na sua proposta o senhor salienta que o controle da atividade de digitalização será o Ministério da Justiça, por meio de credenciamento das empresas e dos cartórios que farão a digitalização dos documentos. Como e quando aconteceria esta escolha? Quem podem ser os possíveis credenciados pelo Ministério? Isso será feito nacionalmente? A proposição prevê a criação de um sistema de controle por parte do Ministério da Justiça, para que seja feito o credenciamento das empresas e dos cartórios que farão a digitalização dos documentos. Por outro lado, a autenticação, a guarda e a conservação dessas mídias ficarão ao encargo do registro de títulos e documentos, como já está previsto em Lei (6.015/73). Já existe hoje a figura dos cartórios

DM-O senhor acredita que a sua proposta pode ser considerada como um precedente para uma outra legislação, também muito aguardada por um grande número de usuários e empresas que é a legalização através de legislação específica dos documentos digitais? Penso que caminhamos para isso. É um caminho natural e necessário. Existem alguns projetos nesse sentido que estão sendo analisados e devem ser aprovados em breve. Já vivemos uma era digital. O que precisamos é nos adequar a isso em todas as frentes, lembrando que a legislação tem de garantir a segurança dos registros. DM- O senhor acredita que este projeto pode dar início a desmaterialização das várias esferas do poder público, isto é, para os municípios, Estados e da própria União? Sem dúvida. Queremos tornar a transferência de informações entre os entes públicos algo fácil e rápido, desburocratizando, em muitos sentidos, o trabalho feito atualmente. Ganhamos em tempo e em eficiência. DM- Em que momento encontra-se hoje este projeto e qual a previsão para que ele entre em votação? Senador Magno Malta - Hoje o projeto encontra-se da Comissão de Ciência, Tecnologia, Inovação, Comunicação e Informática, com o relator, o senador Flávio Arns. Foi encaminhado a ele o Projeto de Lei da Câmara (PLC 11/2007) que versa sobre a mesma matéria

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ENTREVISTA

Proyecto propone Ley sobre digitalización de documentos El senador de la República Magno Malta que propone la digitalización y el archivamiento, en medio óptico o digital autenticado, de documentos particulares y de órganos públicos federales, estaduales e municipales, y entidades que integran la administración pública, explana en esta entrevista à Revista Document Management sobre el proyecto de Ley que puede tener implicaciones directas en el mercado nacional brasilero de ECM. DM – Usted recientemente ha encaminado un proyecto que dispone sobre la digitalización de documentos. ¿Cual es el contenido de esta proposición? Senador Magno Malta – Se trata del proyecto de ley 146/2007, que dispone sobre la digitalización y archivamiento de documentos en medio óptico o electrónico, para todo tipo de documentación de la esfera pública y también particulares.

ridad como un aspecto a ser destacado, en conjunto con la facilidad para obtener documentos. Nos gustaría creer que también habrá una reducción en el tiempo de trabajo para la gerencia y la recuperación de informaciones, recordando que todo este aspecto de la digitalización y del almacenamiento en medio óptico o digital será realizado de forma segura, con autenticaciones, para evitar fraudes. DM- ¿Actualmente, cuanto Usted estima que sea gasto, en volumen de fotocopias y en recursos, por el gobierno federal o por el senado, con gestión de documentos? Es muy difícil mensurar en números, porque solamente aquí, en el Senado, circulan millares y millares de documentos que utilizan un soporte analógico, sean públicos o particulares. Lo que se puede decir es que ese cambio representara un ahorro bastante razonable para todos los sectores y para toda la sociedad de manera general.

DM – ¿Para Usted, cuales son las ventajas de la digitalización, además de los aspectos técnicos, como, menor consumo de papel y reducción de las áreas para archivos? Además de esas facilidades, vemos que la digitalización trae beneficios también cuando se trata de facilidad en la autenticación y en la reproducción, o sea, se hace más fácil saber la autoría de los documentos, permitir el acceso a su contenido y transmitir estas informaciones. En relación al almacenamiento, tenemos la garantía de la manutención de esos archivos contra los documentos en medio analógico, que pueden ser eliminados de distintas formas, aún que por accidente. Sabemos que la pérdida de documentos es uno de los temas de mayor controversia en diferentes áreas.

DM- ¿Cuales serán, directamente, los principales beneficiados con este tipo de proposición? Todos van a ser beneficiados. Desde aquellos que necesitan de un documento – y todos necesitamos – hasta los que son responsables por la guarda y conservación de ellos. Por lo tanto, la sociedad brasilera será la mayor beneficiada.

DM- ¿Con esta propuesta, cuales son las ventajas prácticas para las variadas esferas de gobierno? Son muchas las ventajas, pero apuntó a la cele-

DM- ¿La utilización de la certificación di-

gital para validar documentos digitales, también esta prevista en su proyecto? La certificación digital ya es realidad y esta presente en la base de este proyecto. El objetivo es ampliar la utilización del medio digital, modernizando las relaciones y facilitando las varias frentes que engloban este proceso. DM- ¿Usted cree que su propuesta puede ser considerada como un precedente para otra legislación, también bastante aguardada por un gran número de usuarios y empresas, que es la legalización a través de la legislación especifica de documentos digitales? Senador Magno Malta - Pienso que caminamos en ese sentido. Es un camino natural y necesario. Existen algunos proyectos que están siendo analizados y deben ser aprobados en breve. Ya vivimos en la era digital. Lo que se hace necesario, es que nos adecuemos a esto en todas las frentes, recordando que la legislación tiene que garantizar la seguridad de los registros. DM- ¿Usted cree que este proyecto puede iniciar la desmaterialización de las variadas esferas del poder público, o sea, para los municipios, Estados y para la propia Unión? Senador magno Malta - Sin duda. Queremos convertir la transferencia de informaciones entre las entidades públicas algo fácil y rápido, desburocratizando, en muchos sentidos, el trabajo realizado actualmente. Ganamos en tiempo y en eficiencia.

RESULTADOS DAS ENQUETES Veja o resultado das enquetes promovidas no site da revista Document Management. Você também pode participar. Acesse: www.docmanagement.com.br Sobre a nova nota fiscal eletrônica

Qual é o estágio atual do gerenciamento de conteúdo e informação em sua empresa? Não começamos ainda um projeto significativo. Temos alguns projetos em curso a nível departamental.

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Já implementamos um projeto em escala global.

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A empresa já está preparada para receber o arquivo

Processo ainda será iniciado e será feito internamente

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CARTAS “ParabĂŠns pela iniciativa e excelente conjunto de conteĂşdo do Portal Document Management. Como Diretor da ANGC –“Associação Nacional dos Gestores de Contrataçþes, vejo uma atitude pioneira da Editora Guia levando ao mercado informaçþes relevantes dirigidas para este segmento.â€?

diferenças entre GED e ECM. Onde uma termina e onde a outra começa?�.

Walter Freitas

sĂŁo as tecnologias utilizadas para

Diretor - ANGC Associação Nacional

capturar, gerir, conservar, preservar

“O site estĂĄ excelente. ParabĂŠns!â€?

dos Gestores de Contrataçþes

e fornecer conteĂşdo e documentos

Paulo CĂŠsar Alves Lima

relacionados com processos

VYX Technologies

da AIIM. Veja tambÊm, nesta edição artigo sobre o assunto na pågina 22. (Nota do Editor)�.

Carlos Bazzo

especialistas, GED ĂŠ um termo

“Parabenizo-os pelo novo portal. Esperamos poder trocar informaçþes e sugerir pautas futuras para o seu veĂ­culoâ€?

utilizado para tratar da GestĂŁo

Adriana Rachman

EletrĂ´nica de Documentos e ECM

Comunicação - Comprova

Cia. do Desenho Coordenador “Respondendo: Segundo

- Enterprise Content Management

“Tenho uma dĂşvida: Como GED ĂŠ um conjunto de muitas tecnologias correlatas, acabo ficando em dĂşvida entre as

organizacionais. As ferramentas e estratÊgias de ECM permitem a gestão de uma organização de informaçþes não estruturadas, sempre que a informação existir, conforme definição

“ParabĂŠns pela Ăşltima edição e pela entrada do portal Doc Management , Hoje nenhuma revista

sobrevive sem edição eletrônica Ê onde hoje os documentos mais do que papel, são arquivos eletrônicos. Vocês são uma nova fonte de informaçþes para os especialistas da årea. Jaques Thalenberg

ESCREVA PARA A REDAĂ‡ĂƒO Se vocĂŞ tiver dĂşvidas, se quiser compatirlhar sua opniĂŁo ou enviar sugestĂľes mande um e-mail para redação@editoraguia.com.br

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SÍNTESE Scanner da Böwe Bell entra para o livro dos recordes

A norte-americana Böwe Bell + Howell ganhou no último mês o mais cobiçado prêmio da indústria de digitalização: no último dia 25 de fevereiro entrou para o Guinness Book of Records com o equipamento que mais rapidamente digitalizou um documento contínuo. Um original de 1,2 mil metros foi digitalizado em uma hora, 17 minutos e 22 segundos na cidade de Orlando, Flórida, nos Estados Uni-

dos. O modelo usado na operação foi o Truper 3600 da Böwe Bell + Howell que foi considerado o scanner mais rápido do mundo em digitalização contínua. A prova aconteceu durante o Annual HIMSS Conference & Exhibition, em Orlando, considerado o maior evento de tecnologia da informação para a área de saúde. A validação do recorde foi realizada por um representante oficial do Guiness World Records, verificando se o documento era original, em papel contínuo. A linha de scanners Trüper, que pode digitalizar 500 mil documentos sem interrupção, foi lançada pela Böwe Bell em 2007. O produto é voltado para organizações de saúde que precisam digitalizar históricos médicos e exames de diversas procedências.

Grupo Keepers anuncia reestruturação societária A família Gutierrez, atual controladora da Keepers Brasil, anuncia a venda de sua participação na Keepers Logística para se dedicar exclusivamente ao setor de gerenciamento e guarda de documentos. Como resultado do acordo de acionistas o Grupo Keepers deixa de existir. As empresas passam a serem geridas de forma totalmente independentes, embora conservem a mesma marca. Agora a Keepers Brasil passa a ser Eduardo Gutierrez da Keepers integralmente controlada por Eduardo Gutierrez e seus dois herdeiros, Eduardo Coppola Gutierrez e Rodrigo Coppola Gutierrez. Ela atua desde 1990 no mercado de guarda e gerenciamento de documentos e transformou-se em uma das maiores empresas do setor, com crescimento anual acima de 20%. Segundo Eduardo Coppola Gutierrez “Decidimos concentrar os novos investimentos na área de guarda e gerenciamento de documentos, por oferecer maior potencial de crescimento nas próximas décadas”, justifica o executivo.

Star cresce 38% A Star Outsourcing, empresa de Outsourcing de impressão do Grupo Star, registrou crescimento de 38% no ano de 2007. “Para 2008, a nossa meta é manter o crescimento de dois dígitos e para isso estamos ampliando a equipe e melhorando os nossos processos internos”, afirma Ricardo Collazo, diretor comercial da Star Outsourcing. Em 2006, a Star Outsourcing fechou o ano em sexto lugar em volume de impressão, de acordo com o ranking do IDC publicado em 2007. Com contratos ativos na ordem de 70, e mais de 70 colaboradores, a empresa acaba de contratar Daniel Ricardo Collazo da Star Biaggio, ex-Toyota, como novo gerente de serviços, e para incrementar ainda mais o time da Star Outsourcing, investe na contratação de um Gerente Regional para atuar na região Sul. Entre os planos para 2008, está incluída a ampliação da presença em diversas regiões do país. A Star Outsourcing foi recentemente premiada pela Lexmark como “Destaque em Planejamento e Previsão de Vendas em 2007”, e fecha como segunda maior parceira em negócios na iniciativa privada.

Atacadão contrata Tecnoset para outsourcing Para atender as necessidades do Atacadão, tradicional rede atacadista nacional, a Tecnoset, empresa especializada em soluções para impressão, networking e segurança digital, fechou contrato com o grupo para terceirizar o serviço de impressão. Os objetivos do outsourcing foram melhorar o gerenciamento e a logística de distribuição de insumos, substituir as impressoras de alto volume que estavam no final da vida útil e reduzir a parada e quebra dos equipamentos. Isso tudo mantendo ou melhorando o custo das cópias que representam um volume mensal expressivo de 1,2 milhão. O plano de expansão do Atacadão não tornava viável, a médio prazo, continuar realizando todos os controles de custos e logística internamente e optaram por contratar a Tecnoset para desenvolver este projeto. “Tivemos um ganho na qualidade e na disponibilidade do serviço. Além disso, houve um aumento significativo na produtividade sem a necessidade de aumentar a equipe interna uma vez que deixamos a administração do parque de impressão para a Tecnoset. Agora, estamos estudando uma forma de viabilizar a inclusão das impressoras de baixo volume no contrato”, conclui Marco Antonio Tadeu da Silva, gerente de tecnologia do Atacadão.

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SÍnteSe PauLo FeLDMann é o novo

Recall implanta sistema RFID Dispostos a ofercer aos seus clientes um serviço rápido e personalizado, a Recall está investindo em novas tecnologias. Um dos avanços que vem ganhando destaque é a utilização da tecnologia RFID (Radio Frequency Identication), uma etiqueta capaz de armazenar e transmitir informações como cliente, data, tipo de documento, validade, etc. que permite a total rastreabilidade das caixas armazenadas e gerenciadas pela empresa. Segundo Vicente Troiano, diretor de marketing e vendas da Recall, a adoção das Etiquetas inteligentes, após dois anos de testes, está revolucionando todo o sistema de guarda de documentos na empresa e no mercado de forma geral. “As etiquetas RFID proporcionam uma redução de riscos, minimizam erros humanos e permitem uma auditoria dos documentos dos clientes em uma fração do tempo necessário, quando comparados com a localização tradicional através do código de barras”, ressalta Troiano. Ele alerta ainda que a Recall continuará a manter o sistema de código de barras como contingência e para fins de duplicidade das informações, mas o salto qualitativo, entretanto, fica por conta do novo sistema. “Com esse novo salto tecnológico, a Recall continua o compromisso com seus clientes de inovação e segurança. Fazemos tudo isso para termos nossos clientes ainda mais satisfeitos”,

Locar fecha contrato com Grupo Tecmach A Locar – uma das maiores empresas prestadoras de serviços de locação de guindastes e transportes especiais do país, acaba de fechar contrato de outsourcing de impressão com o Grupo Tecmach. O contrato previu a instalação de equipamentos multifuncionais, capacitação de pessoal e gestão completa suprimentos, além de suporte técnico na unidade de São Paulo. Conforme conta o diretor da Locar, Clemilson da Silva, a intenção agora é expandir o outsourcing para todas as seis filiais da empresa em outros estados, localizadas na região Sudeste, Nordeste e Norte. “Já no primeiro mês tivemos uma redução significativa de 30% nos custos de cópia e impressão, além disso, contamos com equipamentos de última geração e o suporte 24 horas pelo pessoal da Tecmach, o que facilitou todo o processo de operação da empresa”, salienta o diretor da Locar.

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presidente da Iron Mountain no Brasil. Com a contratação, multinacional americana reforça foco em Tecnologia da Informação.

vaLÉRio FeRnanDeS DeL MaSchi assumiu recentemente a Superintendência de Metodologia e Gestão de Processos da FórumAccess, desenvolvedora de sistemas customizados.

vaLÉRio Regente assume área de vendas para o setor público na Software AG Empresa dedica uma área específica dentro da diretoria comercial brasileira para seus negócios com o governo MaRio MateSco assumiu o cargo de CEO passa a comandar duas frentes de negócios da Fórum Access, Consultoria para Outsourcing e Desenvolvimento de Sistemas, sendo responsável pelas áreas de Outsourcing e Desenvolvimento de Sistemas e as verticais de Agribusiness e Farma. DanieL buRD, sócio fundador da empresa, assume a direção do Conselho Consultivo. JoSÉ De caMPoS FiLho é o mais recente contratado da Syntax, fabricante nacional de computadores para a diretoria financeira. caRoLina JunqueiRa acaba assumir o cargo de gerente de Comunicação da Océ Brasil. Possui larga experiência na área de marketing em empresas de TI como Microsoft, Xerox e HP. aDauto De MeLLo JÚnioR foi promovido a vice-presidente América Latina e Caribe da Websense.

ReinaLDo RoveRi foi promovido a gerente de pesquisas da divisão Enterprise Solutions do IDC. No novo posto, Roveri irá gerenciar toda a divisão denominada “4S”, que inclui os segmentos de pesquisas de software, serviços, storage e servidores. As demais divisões de análises continuam supervisionadas diretamente por Mauro Peres, country manager da consultoria. E JuLio Pagani, se encarregará como novo analista sênior responsável pelos mercados brasileiro e latino-americano de Softwares Aplicativos.

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John Schwarz, CEO da Business Objects, passa a integrar a diretoria da SAP, líder mundial em aplicações de negócios, como sétimo membro de sua diretoria mundial, desde 1° de março. Com base na aquisição de participação majoritária na Business Objects, a SAP criou uma nova linha de negócios denominada SAP Business Objects, que será operada sob a liderança de Schwarz.

Jorge Penteado assume diretoria comercial de telecom e governo da TCS Brasil - Tata Consultancy Services do Brasil. O executivo acumula 30 anos de experiência na indústria de tecnologia, com passagens de destaque por empresas como Volkswagen, Telesp/ Telebras e Bull SA.

Andrea Lacerda acaba de ser contratada pela Halógica /Dominion, integradora  multinacional de tecnologia da informação e telecomunicações (TI&T) Rosália Paraíso, da Documentar como Gerente Nacional de Vendas. Robson Ferreira acaba de assumir a diretoria adjunta de tecnologia da informação do Grupo Medial, onde vai responder para o diretor executivo de TI e Operações Élio Boccia. Marcelo Piquet assume a vice-presidência da área de Consultoria e Integração de Sistemas da Unisys. A área passa a englobar três verticais que atuavam de forma independente – Comércio & Indústria, Finanças e Setor Público.

Francisco Carlos Gomes será responsável como gerente por projetos voltados à infra-estrutura da CSF Storage. Já Rômulo Barcelos Campani irá atuar voltado às soluções de segurança que a empresa comercializa.

Isley Roberto Schroeder passou a gerenciar nova área de Negócios da Benner empresa nacional posicionada entre as maiores fornecedoras nacionais de ERP.

Eduardo Lambiasi foi recentemente cotratado para ocupar o cargo de CFO (Chief Financial Officer) e Osvaldo Cawamura o de COO (Chief Operations Officer) da TCI. Os novos executivos chegam para ocupar funções estratégicas na empresa e assim dar continuidade a meta de aumentar a participação da companhia no mercado brasileiro de BPO.

Readsoft tem nova diretoria no Brasil A Readsoft, empresa sueca, uma das líderes no mercado global em ferramentas para capture, que tem Thomas Ansieta, como Diretor para América Latina, acaba de basear suas operações na cidade de São Paulo. “A transferência para São Paulo se deve ao fato da empresa ter como foco o mercado brasileiro e a partir disso vamos priorizar os negócios com este importante mercado. Vamos atuar com três diferentes linhas de negócios como: Formulários; Notas Fiscais Thomas Ansieta, Diretor para tradicionais e eletrônicas e Software de ges- América Latina da ReadSoft tão documental”, explica Ansieta. Para isso, segundo ele a empresa está ampliando seu pessoal para dar suporte às operações, bem como tem como meta para 2008 aumentar seu faturamento em 150% com relação ao ano anterior. A empresa está presente em 19 países da América Latina e possui instalações em todos eles, incluindo São Paulo.

Projeto digitaliza Diário Oficial de São Paulo A TCI, empresa especializada em soluções integradas de BPO (Business Process Outsourcing) entregou recentemente à Imprensa Oficial de São Paulo, o trabalho de digitalização de todas as páginas do Diário Oficial, que faz parte do projeto “100 anos de transparência”. Agora, estão disponíveis na Internet 116 anos da história da administração pública do Estado de São Paulo, desde maio de 1891, totalizando mais de 7 milhões de páginas para consulta. Com a digitalização, é possível consultar qualquer edição do Diário Oficial com mecanismos de busca que permitem ao leitor “folhear” o jornal de forma rápida. As atividades da TCI relacionadas ao projeto englobaram os seguintes serviços: processamento eletrônico de documentos, reconhecimento textual do acervo de imagens, implantação de solução de data search e organização do acervo físico documental, entre outros. Mais de 150 equipamentos possibilitaram a conversão dos impressos em arquivos eletrônicos. O volume de dados manuseado foi de aproximadamente 1.126 gigabytes em informações, demandando alta capacidade de armazenamento digital e uma robusta solução sistemática de pesquisa, fornecidas pela TCI. Para Fábio Ficher, diretor da TCI, “o projeto demandou alta complexidade, pois, além do uso de tecnologia avançada, foi preciso muito cuidado no manuseio de páginas e microfilmes antigos”. Segundo ele a modernização da gestão de informação, neste caso, não se limitou à compra de um produto, mas a implantação separadamente de todo um modelo de processo, com gestão integrada, que possibilitou uma visão horizontal dos procedimentos internos do cliente e uma solução com foco em serviços. 

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SÍNTESE Benner agrega módulos de NF-e e CT-e A Benner Sistemas, uma das quatro maiores fornecedoras brasileiras de software ERP (Enterprise Resource Planning), acaba de fechar uma parceria tecnológica com a NDDigital S/A, a maior fabricante de software de impressão da América Latina. A parceria permitirá à Benner oferecer, em regime de OEM (Original Equipment Manufacturer), sua solução de gestão empresarial integrada às ferramentas de emissão de Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) e de Conhecimen-

to de Transporte Eletrônico de Cargas (CT-e), da NDDigital. “Essa ferramenta é de grande importância para os departamentos contábeis e financeiros porque além de auxiliar no cumprimento das exigências tributárias, interage com o sistema de gestão. Com a tecnologia, a Benner passa a oferecer o módulo de Documentos Fiscais Eletrônicos, que atende todas as normas das Secretarias de Fazenda, em seus aspectos fiscais, tributários e de certificação digital”, afirma Severino Benner, diretor da Benner. “A solução envolve a geração, armazenamento e gerenciamento dos documentos fiscais, sendo possível realizar os processos pela Internet, de qualquer local”, completa. Com a parceria, a Benner irá comercializar, implantar e prestar suporte em todos os seus clientes que adquirirem a solução. O produto será comercializado como uma solução específica para emissão e visualização de documentos fiscais e o projeto será adaptado de acordo com as necessidades de cada empresa.

RETIFICAÇÃO Ao contrário do que foi publicado em nossa edição número 4 de Fevereiro de 2008, na matéria sobre Multifuniconais – “Um Multiuso Corporativo que Conquistou seu Espaço” – páginas 24 a 28 - o cargo correto do Sr. Jorge Toda da Lexmark é Diretor Geral - Divisão Corporativa.

Severino Benner, diretor da empresa

Qualidade em Produtos, qualidade em Serviços. Especialista em Scanners: Comércio s Locação s Assistência Técnica s-ANUTEN ÎOEM3CANNERSDE0RODU ÎODOSPRINCIPAISFABRICANTES DOMERCADOCOMPROFISSIONAIS4REINADOSE#ERTIFICADOSs!MPLOESTOQUEDEPE AS s,OCA ÎODE3CANNERSDOSPRINCIPAISFABRICANTESDOMERCADO Distribuidor exclusivo oficial no Brasil

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Captura de Documentos

A porta de entrada das informações Historicamente, captação de documentos era praticamente sinônimo de digitalização de documentos. Simplificando, Gerenciamento Eletrônico de Documentos durante muitos anos foi basicamente digitalizar documentos, indexar e disponibilizar. Este cenário aconteceu no final dos anos 80 e meados dos anos 90. Era o tempo dos PC´s 386 e 486, operando em DOS e com o Windows começando a despontar no ambiente de trabalho. Memória de 128KB e HD de 10 MB eram o padrão de então.

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este ambiente espartano para os dias de hoje, não havia muito espaço para scanners de alta velocidade, pois dependiam e dependem até hoje, do poder de processamento dos PCs. Foi assim que algumas empresas nasceram, desenvolvendo placas aceleradoras que não só permitiam atingir a velocidade nominal dos scanners como também realizavam vários tipos de processamento de imagens, como alinhamento, remoção de ruídos, leitura de código de barras, remoção de linhas etc. Kofax, Dunord, Seaport e BScan, são algumas dessas empresas. Estas placas eram denominadas Interfaces Serial Vídeo e dominaram o mercado até o advento do Pentium e Windows 95 em 1995. Com configuração mais robusta e veloz, foi a vez das interfaces SCSI se tornarem o padrão de mercado. Porém, mesmo assim, os scanners de então pouco tinham a oferecer em termos de processamento e melhoria de imagens. Estes recursos normalmente dependiam de algum tipo de placa instalada dentro dos equipamentos.

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Como scanners por si só não são suficientes num ambiente de digitalização, softwares de capture sempre foram parte integrante de qualquer solução de digitalização de documentos. E também tinham suas limitações em função do poder de processamento dos PCs. Softwares de capture como Ascent, AXXIS, BScan despontaram como, principais ferramentas de mercado no início dos anos 90. Tecnologias como OCR e ICR, entre outras, também davam seus primeiros passos. Foi a partir de 1995, com a constante evolução do poder de processamento dos PC’s (Lei de Moore) que foi possível o desenvolvimento dos scanners e softwares de capture. Atualmente, interface USB2.0 é de longe a mais comum e deve ser a tendência de mercado nos próximos anos, com algum espaço para SCSI de alta velocidade. Assim, os scanners passaram a digitalizar com mais velocidade, digitalizar em modo duplex ( frente e verso) passou a ser um recurso normal. Em 1997, a Kofax lançou sua primeira versão do VRS (interface serial vídeo conjugada com placa interna ao scanner) em parceria com a Fujitsu no modelo

M3097DE. Alguns anos depois, o processamento de imagem passou a ser viável via software e aparece a versão do software VRS. Porém, após este curto período de avanços tecnológicos, até o início de 2000 não houveram novos avanços significativos. Foi, a partir de 2002, que começou uma nova era de evolução nos recursos dos scanners. “As funções dos scanners não mudaram muito nos últimos anos, entretanto a grande diferença foi a captura em cores, além do preto e branco (P&B) e as escalas de cinza devido a evolução do conjunto óptico das máquinas. Mas a introdução da cor só foi possível graças a ampliação da capacidade de memória dos PC´s já que os arquivos coloridos são mais “pesados” e necessitavam de meios mais robustos que possibilitassem esta tarefa”, explica Nelson Yassuo Osanai, diretor da divisão de Imaging da Fujitsu do Brasil. Conforme esclarece o diretor de Imaging da Fujitsu a popularização dos scanners faz parte das soluções de capture e hoje são bastante comuns tornando o scanner um produto mais acessível e sua popularização mais equilibrada do que há dez anos.

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O hardware Didaticamente um scanner é uma máquina que converte a imagem de um documento em pontos. São equipados com um processador, um conjunto óptico de varredura e um dispositivo de saída. O conjunto óptico de varredura é usado para “ler” imagens através de reflexão de luz, que por sua vez são traduzidas em bits por sensores (CCD e CIS/CMOS) e processadas de forma que possam ser armazenadas para posterior visualização em softwares. “O que evoluiu muito foi a distribuição, a segurança e a qualidade das informações. Hoje não basta mais enviar uma imagem como a do microfilme, é preciso processar seu conteúdo“, lembra Osanai. Esta opinião é compartilhada por muitos técnicos que asseguram que o microfilme é uma mídia de guarda, enquanto a digitalização (escaneamento) de um documento serve para dar acesso rápido e automático ao seu conteúdo. “Com os recursos de tratamento de imagem elimina-se o que não é informação para deixar o documento processável, isto é, possibilita o uso

da informação. A digitalização torna os processos mais eficazes para as corporações”, conceitua o executivo da Fujitsu. Os atuais recursos de eliminação de fundos, manchas, furos, o alinhamento da página, que antes eram etapas manuais, hoje são automáticos e realizados já durante o processo de captura. “Desde o princípio, os scanners foram desenvolvidos para automatizar processos e gerar imagens captadas com a maior qualidade e produtividade possível, como as tecnologias para captação de imagens de CCD – Charge Coupled Device e CMOS - Complementary Metal Oxide Semiconductor, que permitiram uma significativa melhoria no resultado final, nas imagens.”, salienta Ivan Kotchetkoff , supervisor de marketing de produto da Canon.   Os softwares Relembrando, se o objetivo é a utilização do conteúdo das imagens captadas, há um outro componente tão importante quanto os scanners

que são os softwares de captura. Há uma interdependência entre o hardware, neste caso, composto pelo scanner e o PC e o software, pois um necessita do outro para haver a captura. “Os scanners possuem tecnologia embarcada para melhorar a imagem, limpar as interferências e fazer com que o documento digital seja o mais fiel possível ao original”, explica João Rotta Junior, country manager da ABBYY, empresa russa fornecedora de tecnologia para reconhecimento de documentos, captura de dados e lingüística,“ Mas devemos lembrar que o escaneamento de um documento é a geração de uma imagem deste documento”, enfatiza. Para se obter uma imagem perfeita de um documento era necessária uma etapa prévia para preparação dos documentos, para eliminação de grampos, post-its e outras interferências. “Depois da preparação inicial o operador fazia uma seleção do tipo de documento, uma fatura, uma nota fiscal, um contrato etc, numa operação estritamente manual”, comenta Rotta. Com o advento da inteligência agregada aos softwares houve uma simplificação e  ao mesmo tempo uma melhoria neste processo. “Os softwares de captura possuem uma inteligência artificial que permitem que aquela imagem, limpa e de excelente qualidade, gerada pelo scanner, seja identificada, para dela se extrair o conteúdo”, continua Rotta. Segundo ele, hoje os softwares identificam na imagem o que é um logotipo, por exemplo, ou o número de série de uma nota fiscal, um código de barras. “No processo são identificadas pelo software como documentos semelhantes e o encaminham para sua destinação. Não há mais a necessidade de se fazer uma análise prévia, nem o input de parâmetros perfeitos. O próprio software faz este reconhecimento”, diz o executivo da ABBYY. As tecnologias embarcadas estão normalmente relacionadas com a melhoria da qualidade das imagens e isso na verdade facilita a utilização de tecnologias de OCR. As ferramentas de OCR já incluídas nos scanners são voltadas para aplicações bastante simples de document

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CaPtUre capture e não atendem às necessidades do mercado Data Capture, conforme explica Ricardo Campelo, Sales Director Américas da TIS Top Image Systems, empresa especializada em softwares de capture. “O mercado de captura é um dos que mais crescem devido aos avanços nas tecnologias de software e no reconhecimento de sua importância em vários níveis das organizações. A AIIM mostra que as tecnologias de digitalização e reconhecimento estão se disseminando e que os usuários finais as vêem como um avanço na redução de riscos e aumento da produtividade de suas empresas”, reforça Marcos Souza, Country Sales Manager, da Kofax Brasil. Para Roberto Brant, Diretor da ProdImage, empresa brasileira fornecedora de software para document capture, “ É preciso salientar que os softwares são desenvolvidos não somente para simples distribuição das informações. Hoje o mercado exige que elas estejam aptas a pronta utilização, ou seja, em cada vertical há necessi-

cionais encontram repercussão a partir da demanda do mercado por manuais em português e a facilidade de suporte, mas principalmente pela possibilidade da costumização, de acordo com os níveis de demanda e as áreas de atuação destes usuários”, ressalta Brant.

Cássio Vaquero da Kodak

dade de trabalhar com estas informações de forma imediata. O capture é, sem dúvida, a porta de entrada das informações para a corporação, assim como os sistemas de ERP”, pondera Brant. “O software nacional até bem pouco tempo não era considerado pelo mercado. Atualmente esta visão já é bem diferente. Os softwares na-

data CaPtUre e dOCUMeNt CaPtUre O principal pilar que define a maturidade e aceitabilidade das soluções de capture hoje é a relação custo-benefício favorável em aplicações críticas ou de grande importância para as empresas. Captura de dados em documentos semi-estruturados como notas fiscais, necessidades de classificação e distribuição de documentos não-estruturados (mail-room automation) e as tradicionais capturas massivas de dados em documentos estruturados são hoje vistas pelas grandes empresas como uma necessidade viável e atraente. “A redução de custos, agilidade nos processos e melhoria da qualidade das informações processadas por sistemas de captura automática de

Dentro do modelo de captura descentralizada destaca-se um segmento muito especial que é o de grandes volumes. Esta atividade de grandes formatos volta-se para verticais específicas como de construção e arquitetura, engenharia em geral como em plantas de fábricas e está intimamente ligada a produção técnica. “As empresas especializadas em grandes formatos oferecem um portfólio variado de equipamentos tanto para digitalização quanto para impressões, desde formatos de 91,5 cm até 1,37 m de largura, além da captura em cores que é outro grande diferencial neste mercado”, afirma Fábio Rosa, gerente de produto da Océ do Brasil. A Océ oferece tanto o hardware quanto o software para limpeza e conversão destes arquivos permitindo que estes estejam prontos para aplicação de gerenciamento de informações dentro das empresas usuárias. Neste segmento os detalhes de captura como unidades métricas, a cor de dutos hidráulicos e elétricos, por exemplo, fazem toda a diferença já que estas plantas podem ser convertidas para arquivos CAD e onde cada detalhe é extremamente importante.

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“A especialização neste segmento é fundamental e necessária. O mercado demanda por soluções completas de captura, armazenamento e impressão com aplicativos que possam interagir remotamente se preciso”, explica Rosa. Segundo ele, uma característica ou mesmo uma tendência neste segmento é de captura centralizada dado o porte das máquinas e o volume da produção. Além disso, este mercado está muito focado no outsourcing, visto a confiabilidade e especialização das empresas neste segmento. Outra empresa especialista no mercado é a Recognition, especializada em grandes volumes, parceira da BancTec ,Opex , Panini e Olivetti, que também possui uma fábrica de Software capacitada para soluções de imagens. “ A Recognition está consolidada no mercado financeiro. Nossa missão é continuar a desenvolver e fornecer soluções de imagem inovadoras sob medida para os desafios de negócios das corporações, por meio de desenvolvimento, adaptação e transferência de conhecimento tecnológico”, explica o presidente da empresa, Celso Furiani. Atualmente, a Recognition fornece soluções para diversos segmentos, incluindo: Finanças, Saúde,

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Grandes Volumes

fábio rosa da Océ

Governo, Seguros, Cartões, Utilities, entre outros e o desenvolvimento de tecnologia nacional em padrões de qualidade que fez com que a empresa pudesse suprir as necessidades das instituições financeiras brasileiras. Neste contexto, Furiani destaca o Brasil como um dos países com a mais alta tecnologia de automação bancária no mundo. Assim, a inteligência e eficácia de soluções multi-documentos por imagem levou-a a atuar também fora do mercado financeiro. Hoje, os serviços e soluções da Recognition são responsáveis por mais de 65% dos cheques processados no mercado financeiro nacional.

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CaPtUre dados, comparada à captura manual, são hoje uma realidade comprovada e fator fundamental de sucesso em diversas aplicações de negócios”, reforça Ricardo Campelo. Para o executivo da TIS, o mercado de capture pode dividir-se em dois segmentos claramente distintos, Document Capture e Data Capture. Document Capture atende às aplicações que apenas necessitam armazenar imagens digitais de documentos com alguma maneira simples de indexá-las para posterior acesso/consulta. “É quase como se quiséssemos indexar nossas fotos digitais para futuras buscas e consultas através destes índices, só que no caso de negócios, as “fotografias” são os documentos digitalizados”, explica ele. Já nas aplicações de Data Capture, como a própria denominação já indica, o importante são os dados (data) e não apenas a imagem que, em alguns casos, pode até ser eliminada ou mantida simplesmente por motivos legais ou para consultas para dirimir alguma dúvida. No Data Capture, o que importa realmente são as informações capturadas, o conteúdo dos documentos. A utilização de captura automática com a utilização de uma plataforma mais robusta, sólida e confiável de ICR/OCR é fundamental na viabilidade técnico/ econômica destas aplicações. “O mercado brasileiro é muito grande, pois nossa cultura ainda é muito baseada em papel. Como muitos processos de negócio se iniciam com documentos tais como pedidos, faxes e emails, nós focamos nossa tecnologia em soluções que permitam que uma empresa receba esses meios e inicie um processo automatizado. Há alguns anos, houve um boom de soluções de automação (ERP/CRM). Hoje praticamente toda grande e média corporação possui uma solução de ERP para automatizar seu processo. Porém, essas soluções dependem de uma captura de dados para funcionar. Esse é o momento em que toda empresa que possui seu ERP/CRM maduro e operacional, voltando sua atenção para a captura de dados, de forma a melhorar seus processos de negócio, com aumento da segurança”, argumenta Marcos Souza da Kofax.

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amigáveis, permitindo que o usuário da companhia mesmo não sendo especializado na captura de dados, possa facilmente acionar o scanner e utilizá-lo com todas as suas funcionalidades, sem que a empresa tenha que despender para isso mão-de-obra especializada e podendo liberar o operador para suas funções específicas seja de atendimento ao público ou qualquer outro cargo que a pessoa exerça dentro da corporação”, reforça Cássio Stegun Vaquero gerente de vendas e de produtos para América Latina da Kodak. “A captura centralizada e o outsourcing para digitalização, continuam ativos e formam um contingente importante para o mercado”, acrescenta Roberto Brant “ Entretanto, tanto os grandes equipamentos com altos volumes de produção e os técnicos especializados em capture estão neste segmento focados em atividades específicas, para bancos e as grandes empresas de varejo”. O MerCadO Nos últimos cinco anos, tanto o governo quanto as empresas têm investido pesadamente na infraestrutura de TI, especialmente nas soluções de gestão de documentos e dentro desse universo na gestão de documentos digitais. Para que isso viesse a acontecer foram necessários também uma boa estrutura de periféricos, de rede, storage e também, como premissa básica, links mais rápidos que possibilitaram colocar as informações do papel em meios digitais.

Fonte: IDC, 2007

MOdeLOs de dIGItaLIZaÇÃO Com a popularização da infra-estrutura de hardwares como os PC´s e periféricos como os scanners, outro fenômeno originou-se dentro das companhias. Inicialmente os scanners eram equi-

pamentos concebidos para execução de serviços em pontos específicos das empresas. Assim era comum há 5 ou 10 anos encontrarmos centrais ou departamentos focados na captação e digitalização de imagem. “A captura centralizada foi muito forte durante algum tempo tanto o exterior, quanto no Brasil. Mas com o aumento da qualidade das imagens proporcionadas pelas novas tecnologias e em função da segurança com o manuseio de originais, gradativamente este modelo foi substituído pelo modelo de captura descentralizada ou distribuída”, contextualiza, Nelson Osanai da Fujitsu. Segundo ele, os altos custos de logística de envio de documentos originais em papel ou microfilmes, para estas centrais, tornaram o sistema oneroso para as companhias que rapidamente passaram a optar por equipamentos de menor porte, mas que garantissem as mesmas características de qualidade de imagem dos de maior porte. A digitalização descentralizada possui como principal vantagem a digitalização do documento na origem. Ou seja, não é necessário transportar os documentos até um centro de digitalização. Hoje, grandes bancos, por exemplo, já possuem processos de escaneamento descentralizados, o que gera grande economia. “A aplicação distribuída traz a segurança e agilidade com baixos custos para a empresa. A captura descentralizada traz consigo também um diferencial importante para as corporações que são as interfaces totalmente simplificadas e

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Nelson Osanai da fujitsu

Para os grandes fornecedores do mercado de scanners este é um bom momento. O mercado está aquecido e vem crescendo em média de 30 a 40% nas vendas em todo o mundo, segundo informações da AIIM - The Enterprise Content Management Association e do IDC. De acordo com Vaquero, uma das razões deste aquecimento nos mercados brasileiro e latino-americano deve-se muito a baixa do dólar no mercado, o que facilita a importação e compra dos equipamentos, pulverizando não somente os produtos como também todo o conceito de capture. “O perfil dos consumidores é bastante amplo. As corporações optam por equipamentos de vários portes e produção desde modelos com produção de 20 páginas por minuto até 200 páginas por minuto. Tudo depende do tipo de negócio e do modelo de business da empresa”, diz Vaquero, “ Há uma clara tendência no mercado por produtos que ofereçam mais velocidade e baixo custo de produção”. Ele reforça a idéia de que o mercado de captura centralizada atende a uma demanda específica e cita as áreas de governo e educação, onde além dos grandes volumes há também a necessidade de imagens de alta qualidade. “O mercado centralizado mantém-se linearmente estável enquanto que o descentralizado vem crescendo, numa característica identificada globalmente”, acrescenta. “O Brasil é um dos mercados que mais cresce em consumo de scanner na América Latina, superando o México em vendas. A expectativa para 2008 é que o mercado continue crescendo já que o governo tem investido pesadamente na compra de equipamentos”, conclui Vaquero.

Captura de Documentos: La puerta de entrada de las informaciones La captura de documentos o de imágenes no trata simplemente de la instalación de scanners. Históricamente, la digitalización se basa en un proceso que envuelve la especificación correcta para cada uno de los varios tipos de documentos, además de otros detalles administrativos que incluyen desde la seguridad hasta la gerencia de la configuración de los equipos y de los softwares para esta actividad. La evolución de los scanners esta íntimamente relacionada a la propia evolución de los PC´s, específicamente, a su capacidad de procesamiento y memoria. Del final de la década de 80 hasta los días de hoy hubo un incremento en el tipo de captura de las imágenes, que se debe a la velocidad y a la creciente capacidad que ha permitido la evolución tecnológica de los procesadores, aliado al aumento de la capacidad de memoria de las máquinas. Paralelamente, la tecnología nos ha traído practicidad, rapidez y performance en la aplicación de los equipamientos, el paso siguiente a la evolución fue la multiplicación de la cuantidad de tareas que se puede realizar en un corto espacio de tiempo y con el mismo equipo. Conforme aclara el director del área de Imaging de la empresa Fujitsu, Nelson Osanai, la popularización del conjunto de hardware hace parte de las soluciones de capture y hoy en día como son bastante comunes, están convirtiendo el scanner en un producto más accesible y su popularización más equilibrada que hace diez años. Pero no nos podemos olvidar del hecho de que: el scanner, solito, es un medio para llegar a un fin. Sí el objetivo es la utilización del contenido de las imágenes captadas, está la otra interfaz tan importante cuanto el propio equipamiento que son los softwares de captura. Existe una interdependencia entre el hardware, en este caso, compuesto por el scanner y el PC y el software, pues uno necesita del otro para realizar la captura. “Los scanners poseen tecnología interna para mejorar la imagen, limpiar las interferencias y hacer con que el documento digital sea lo más fiel posible al original”, explica João Rotta Júnior, country manager de ABBYY, empresa rusa proveedora de tecnología para reconocimiento de documentos, captura de datos y lingüística. Con el advenimiento de la inteligencia agregada a los softwares hubo una simplificación y al mismo tiempo una mejoría en estos procesos. “Los softwares de captura poseen una inteligencia artificial que permite que aquella imagen, limpia y de excelente cualidad, generada por el scanner, sea identificada, para que de ella se extraiga el contenido”, dice Rotta. Las tecnologías internas están normalmente relacionadas con la mejoría de la cualidad de las imágenes y eso, en verdad, facilita la utilización de tecnologías de OCR. Las herramientas de OCR ya inclusas en los scanners son desarrolladas para aplicaciones bastante simples de document capture y no atienden a las necesidades del mercado Data Capture, conforme explica Ricardo Campelo, Sales Director Américas de TIS Toip Image Systems, empresa especializada en softwares de capture.

“El mercado de captura es uno de los que más crecen debido a sus avanzos en las tecnologías de software y por el reconocimiento de su importancia en los varios niveles de las organizaciones. AIIM muestra que las tecnologías de digitalización y reconocimiento están cada vez más diseminadas y que los usuarios finales las ven como un avanzo en la reducción de riesgos y aumento de la productividad de sus empresas”, reitera Marcos Souza, Country Sales Manager de la empresa Kofax Brasil. Para el director de la ProdImage, empresa brasilera proveedora de software para Data Capture, Roberto Brant: “Es necesario aclarar que los softwares no son desarrollados solamente para la simples distribución de informaciones. Actualmente el mercado exige que ellas estén aptas para ser utilizadas prontamente, o sea, para cada ramo hay necesidad de trabajar con estas informaciones de manera inmediata. El Capture es sin duda, la puerta de entrada de las informaciones para las grandes empresas, así como los sistemas de ERP”. El principal pilar que define la madurez y la aceptabilidad de las soluciones de Capture actualmente es la relación costo-beneficio, favorable en aplicaciones criticas o de gran importancia para las empresas. Así, el mercado de capture se puede dividir en dos segmentos claramente distintos, document capture y data capture. Document capture atiende a las aplicaciones que apenas necesitan almacenar imágenes digitales de documentos con alguna manera simples de indexarlas para posterior acceso/consulta. Otro factor importante de este mercado son los modelos de captura centralizada y descentralizada. Los altos costos de logística de envío de documentos originales en papel o microfilmes centrales convirtieron el sistema oneroso para las empresas que rápidamente pasaron a optar por equipamientos con porte menor, pero que garantizaran las mismas características de cualidad de imagen que los de grande porte. La digitalización descentralizada posee la principal ventaja de escanear el documento en su origen. Para los grandes proveedores del mercado de scanners este es un buen momento. El mercado esta en alta y viene creciendo un promedio de 30 a 40% en las ventas de todo el mundo, según informaciones de AIIM – The Enterprise Content Management Association y del IDC. (Vea cuadro 1). De acuerdo con Cássio Vaquero de la empresa Kodak, una de las razones de alta en los mercados brasilero y latinoamericano se debe bastante a la baja del dólar en el mercado, lo que facilita la importación y la compra de equipamientos, diseminando no solamente los productos, pero también todo el concepto de captura. “Brasil es uno de los mercados que más crece en consumo de scanner en América Latina, superando a México en ventas. La expectativa para 2008 es que el mercado siga creciendo, ya que ramos como gobierno han invertido pesadamente en la compra de equipamientos”, concluye Vaquero.

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GESTÃO DE DOCUMENTOS Joseti Capusso

O mercado de ECM e BPM ou, deixem o jegue em paz... Walter W. Koch*

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ecentemente tivemos a oportunidade de assistir uma apresentação de uma das grandes empresas de prestação de serviços no País para uma delegação estrangeira. Os slides estavam em inglês e tudo corria bem até que apareceu um slide falando de um serviço chamado GED. Um dos membros da comitiva imediatamente perguntou: “What is jegue?” Praticamente acabou a apresentação... Vamos entender o que aconteceu. Na Wikipédia (http://en.wikipedia.org/wiki/Enterprise_Content_Management) encontramos a história do mercado de ECM e veremos que as primeiras referencias à produtos que possuíam funcionalidades que hoje fazem parte do ECM vem da década de 80. Naquela época basicamente se tinham as ferramentas de Document Imaging (gerenciamento de imagens de documentos). No Brasil, usávamos a expressão “Processamento Eletrônico de Imagens” para definir este mercado. Na década de 90, novos tipos de ferramentas se popularizaram, tais como as de Document Management, COLD – Computer Output to Laser Disk e de Workflow. Para definir este novo mercado a AIIM – Association for Information and Image Management International, entre outros, passou a utilizar-se da expressão EDMS – Electronic Document Management Systems, traduzida no Brasil como GED – Gerenciamento Eletrônico de Documentos. Veja que o objetivo aqui era de se referenciar um mercado e não uma funcionalidade. Em torno de 2001, o número de novas funcionalidades aumentou tremendamente com a entrada do CM – Content Management, portais, DAM – Digital Asset Management, além da evolução das tecnologias já existentes (COLD evolui para ERM – Enterprise Report Management, por exemplo). Surgiu a necessidade de caracterizar-se este novo mercado e veio então a expressão ECM – Enterprise Content Management, que é utilizada até hoje pela grande maioria das organizações e fornecedores, começando pela própria AIIM, que

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se apresenta como The ECM Association (www. aiim.org). Ou seja a expressão EDMS deixou de ser utilizada há mais de 6 anos. No Brasil, a expressão GED, por desconhecimento de muitos, começou a ser utilizada até para definir funcionalidades. É comum ouvir alguém dizendo que vai implementar um sistema de GED. Isto é tão preciso quanto afirmar que irá fazer uma viagem com veículo automotor. Aí cabe ônibus, automóvel, caminhão, motocicleta, ... Normalmente respondo uma afirmativa destas com uma pergunta: que funcionalidades serão implementadas para tentar entender o que está sendo dito. E aí fica óbvio porque os ilustres visitantes não entenderam NADA quando disseram a ele que faziam GED... Para evitar gafes deste tipo, recomenda-se que se deixe o velho GED em paz e que se use a expressão ECM ou a funcionalidade específica que está em discussão. A não ser que o saudosismo seja grande demais... Aproveitando o ensejo, vamos entender também o que houve com as expressões workflow e BPM – Business Process Management. Na década de 80 os pioneiros no mercado de workflow desenvolveram ferramentas voltadas à automação de fluxos de trabalho em processos de negócio. Estas primeiras ferramentas podiam ou não ser integradas com ferramentas de document imaging. Para se definir o processo, utilizavam-se de ferramentas com capacidade de fazer desenhos gráficos, onde era feita a modelagem do processo e a simulação com testes de mesa. Quando o processo finalmente estava bem definido, era transcrito para a interface de definição do processo na ferramenta de workflow. O primeiro passo no sentido do BPM foi a inclusão dos módulos de modelagem de processos e de simulação na própria ferramenta, minimizando transcrições de uma notação para outra. Paralelamente foram incorporadas outras funcionalidades tais como o BI- Business Intelligence

para fazer a monitoramento do processo de trabalho e obtenção de subsídios para a melhoria contínua e; o EAI – Enterprise Application Integration para a integração de aplicações de processamento de dados sob o processo de negócio automatizando a chamada de sistemas. Ou seja, se fosse resumir a diferença entre workflow e BPM, teríamos que BPM (management) = workflow + BPM (modelling) + BI + EAI. Ao se fazer buscas com o Google por ECM, encontram-se 24,8 milhões de hits. Em EDM (GED em inglês) só tem 8,5 milhões. Numa busca por BPM encontram-se 42,2 milhões de ocorrências contra 24,2 em workflow. O mercado está deixando muito claro o que está subindo e o que está descendo.

* Walter W. Koch é diretor da ImageWare. Consultor internacional em gestão documental e TI. Professor dos cursos de pós-gradução da FESP e UNIP. Implementou alguns dos maiores projetos do País. Ministra cursos em diversos países da Europa, África e Oriente Médio. Autor do livro Electronic Document Management - Concepts and Technologies publicado em Dubai em 2001. info@imageware.com.br

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e m l fi o r c i M O ! u e r r o m o nã Consagrado entre as instituições bancárias e financeiras, o microfilme é utilizado no Brasil desde o final da década de 50 e teve seu auge durante a década de 70 e 80. Hoje, ainda muito utilizado, ele garante seu espaço no mercado para fins de preservação e principalmente para dar valor legal aos documentos.

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baixo custo de armazenamento e a durabilidade comprovada superior a 100 anos, aliados ao suporte legal da microfilmagem desde 1968, consolidaram o uso do sistema no Brasil. Entre os grandes usuários estão as maiores instituições financeiras do país. Segundo os especialistas, os benefícios estenderam-se às empresas de todos os portes e setores. A partir de 1986, com a regulamentação para escrituração mercantil pelo Departamento Nacional de Registro do Comércio , atualizada em 2006, as microfichas alçaram à categoria de suportadas legalmente, para livros contábeis e outros títulos. “Uma das grandes razões, que garantem a sobrevivência até os dias de hoje dos microfilmes é o amparo legal “, afirma Hélio Augusto Esteves Martins, diretor da Storetech. Conforme explica Hélio Martins a microfilmagem também é chamada de microfilmagem COM. A partir de arquivos em formato de impressão spool, o sistema COM transfere, armazena e indexa os dados, registrando-os em microfichas

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que reproduzem exatamente a informação original, sem possibilidade de adulteração. O NOVO E O ANTIGO Pioneira no desenvolvimento do mercado de microfilmagem no Brasil, desde a década de 70, a Microservice por meio de sua Divisão Imaging é uma das empresas no mercado nacional que fornece produtos como microfilmes, químicos, equipamentos micrográficos, softwares e fotográficos para o gerenciamento de informações por imagem de parceiros como Canon e Fuji. Para o diretor da empresa Isaac Hemsi o mercado de microfilmes está longe de se extinguir. “Existe ainda uma grande quantidade de arquivos e legados nas mais diferentes empresas que precisam ser preservados em microfilmes. Acredito que os equipamentos mais modernos que transformam os microfilmes em arquivos digitais sejam uma tendência interessante para proporcionar a agilidade de consulta e indexação aos sistema corporativos”, exemplifica.

Hemsi salienta que ainda há espaço para o microfilme além das aplicações tradicionais, visto que houve também um decréscimo na utilização de microfilmes junto as instituições bancárias. “ os documentos históricos, livros, jornais, obras de arte formam um universo que o mercado brasileiro mal começou a explorar e são um campo bastante grande para a microfilmagem”. “Muito embora o segmento bancário tenha diminuído suas transações em papel e mesmo os cheques estejam dando espaço para as transações on line ou por meio de cartões, os bancos , assim como o governo utilizam-se da microfilmagem para fins de redundância e de segurança justamente que por este meio está coberto pela lei”, reitera Hélio Martins. “Um arquivo de referência fornece cópias confiáveis de registros para validar transações, satisfazer litígios ou atender a requisitos regulamentares e de auditoria. Esses documentos podem ser mantidos em um formato analógico numa mídia (microfilme) padrão ISO “, argumenta Benedito Odair Amaral Rodrigues,

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da imagem em papel convertida em meio digital e transformada em microfilme, com todas as recomendação da legislação que cobre o microfilme Lei Nº 5.433 de 1968, torna o processo legal. Mas é importante ressaltar que a resolução não cobre os arquivos digitais, somente o processo de conversão”, esclarece Rodrigues. Segundo analistas do mercado de documentação, o mercado de conversão tem crescido em média 20 %, nos últimos dois anos, muito embora o mercado de microfilmes convencionais tenha sofrido uma queda. “O mercado de conversão está aquecido e seu crescimento é surpreendente”, analisa o executivo da Kodak. NOVOS PRODUTOS Seguindo a tendência do mercado de passar a microfilmar acervos históricos e livros, uma fornecedora do mercado a Scansystem está trazendo com exclusividade para o mercado nacional o scanner Flexscan 2 em 1, produto importado que oferece ao usuário a opção de digitalização de microfilmes (16 e 35 mm) e microfichas em um único equipamento. Bastante versátil, o aparelho garante qualidade de imagem, de 100 a 600 dpi, e alta velocidade, que chega a 240 páginas digitalizadas por minuto, no caso de microfilmes, e 125 imagens por minuto para as microfichas. “ Estamos trazendo um equipamento de ponta para o mercado nacional com uma aplicação bastante dirigida, mas que reforça o leque de opções

Divulgação

gerente de desenvolvimento de canais / Imagelink da Kodak. Rodrigues lembra que a transformação do microfilme em arquivos digitais não possui cobertura da lei. Falta ainda uma legislação específica a respeito, apesar dos vários projetos que circulam sobre o assunto tanto na Câmara quanto no Senado Federal. Muito embora a tecnologia permita através de vários equipamentos de ponta que esta conversão aconteça não existe ainda uma Lei que dê o amparo legal aos arquivos digitais sejam eles nascidos digitais ou transformados em meio digital diretamente do papel ou de microfilmes. “A base da informação com cobertura legal é o microfilme e também da preservação documental de longo prazo”, reitera Rodrigues, ”Atualmente, o microfilme continua sendo um método de baixo risco e baixo custo para o gerenciamento de documentos e informações”, conclui Rodrigues. O sistema híbrido, segundo o executivo da Kodak, como é chamado pelo mercado e executado em inúmeras empresas, no qual as informações são captadas e trabalhadas em arquivos digitais e transformadas, para efeitos legais, em microfilme, é muito grande e até vem crescendo. “Há entretanto uma resolução do Ministério da Justiça, a Resolução N°726 de Outubro de 2006, que incentiva o mercado. Esta resolução diz claramente que o processo de transformação

para esta gama de usuários”, diz Ricardo Monteiro, diretor da Scansystem. O FlexScan é equipado com uma câmera de alta tecnologia que trabalha com agilidade, precisão e uniformidade de saída. Além disso, como fonte de iluminação é utilizada fibra ótica, o que elimina áreas brancas e iluminação desigual, fornecendo imagens mais nítidas e com melhor definição nas bordas. Conta também com um sistema anti-brilho, que garante ainda mais qualidade sem riscos de superexposição. O Software operacional empregado na solução o NextStar, permite a digitalização do microfilme todo num só arquivo. Feito em escala de cinza, esse processo reduz custos e aumenta a produtividade, já que permite ao usuário certificar-se de que todas as imagens foram capturadas corretamente, identificando problemas na detecção ou densidade da imagem. O NextStar permite ainda que o operador corrija eventuais problemas em um ambiente de auditoria pós-digitalização, poupando o tempo gasto com repetições no processo. A Microservice também está disponibilizando entre sua linha de produtos, como distribuição exclusiva, o Scanner Digitalizador de Livros Bookeye/ Color A2. O equipamento, produzido pela ImageWare, possibilita o escaneamento de documentos históricos, livros, jornais, obras de arte sem

Isaac Hemsi da Microservice

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precisar dobrá-los ou desmembrá-los, preservando a integridade dos originais. O scanner é ideal para instituições que trabalham com materiais de

Benedito Odair Rodrigues da Kodak

diferentes tamanhos até o formato A2 e precisam preservar os documentos em segurança. O modelo vem com uma lente de precisão Rodenstock, que proporciona visão nítida com fidelidade à imagem real. Possui foco automático que chega a 35 mega pixels de resolução por canal de cor. Outro destaque é a luz fria, que apresenta alta durabilidade, possibilitando o máximo aproveitamento da intensidade luminosa com menos consumo de energia. O Scanner Digitalizador de Livros Bookeye/Color A2 oferece funções como separação de páginas, indexação, alinhamento, recorte e correção das lombadas. Em diferentes formatos de saída, TIFF G4, TIFF, multipage TIFF, JPEG, PNG, Zip e PDF, os arquivos escaneados podem ser enviados por email ou enviados para publicação direto na Web. O modelo ainda oferece o programa OCR integrado, tecnologia que digitaliza um arquivo de imagem e o transforma em um arquivo de texto que pode ser editado. Muito embora a abrangência da digitalização dos arquivos seja maior e proprociona toda a agiliade necessária a tomada de decisão nos

Hélio Martins da Storetech

negócios, ainda está longe do fim um meio já consagrado como o da microfilmagem, que encontra formas de ingtegração entre o mundo digital e o analógico, como também onde se amparam legalmente as diferentes empresas em suas atividade, e, por fim, por questões de preservação. “A tendência é diminuir o volume de microfilmagens com o passar dos anos e também em função das mudanças tecnolológicas, mas é inegável a contribuição destes meios em função da facilidade de preservação de documentos”, finaliza Hélio Martins da Storetech.

El Microfilme no esta muerto! Consagrado entre las instituciones bancarias e financieras, el microfilme es usado en Brasil desde el final de la década de 50 y obtuvo su auge durante la década de 70 y 80. En los días de hoy, todavía muy utilizado, garante su espacio en el mercado para fines de preservación y principalmente para dar valor legal a los documentos. El bajo costo de almacenaje y su durabilidad comprobada superior a 100 años, aliados al soporte legal del microfilme desde 1968, consolidaron el uso de este sistema en Brasil. Entre sus grandes usuarios están las mayores instituciones financieras del país. Según los especialistas los beneficios se extendieron a empresas de todos portes y ramos. A partir de 1986, con la reglamentación para escrituras mercantiles por el Departamento Nacional de Registro de Comercio, actualizada en 2006, las microfichas pasaron a ser consideradas legalmente, para libros contables y otros títulos. “Una de las grandes razones que garanten la sobrevivencia de los microfilmes, en los días de hoy, es su amparo legal”, afirma Helio Augusto Esteves Martins, director de la empresa Storetech. Helio Martins explica que al microfilme también lo llaman de microfilme COM, por su sistema de salida para datos generados en computador que necesitan ser almacenados por un largo período de tiempo. A partir de archivos con formato de impresión spool, el sistema COM transfiere, almacena e indexa los datos, registrándolos en microfichas que reproducen exactamente la información original, sin ninguna posibilidad de adulteración.

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EL NUEVO Y EL ANTIGUO Pionera en el desarrollo del mercado de microfilmes en Brasil, desde la década de 70, la empresa Microservice a través de su División Imaging es una de las empresas del mercado nacional brasilero que provee productos como microfilmes, químicos, equipos micrográficos, softwares y fotográficos para la gerencia de informaciones por imagen de empresas asociadas como Canon y Fuji. Para el director de la empresa Isaac Hemsi, el mercado de microfilmes esta lejos de ser extinguido. “Todavía existe una gran cuantidad de archivos en varios tipos de empresas que están preservados en microfilmes. Creo que los equipos más modernos que transforman los microfilmes en archivos digitales sean una tendencia interesante para proporcionar agilidad al consultar e indexar los sistemas corporativos”, comenta. Hemsi explica que todavía hay mercado para el microfilme, además de sus tradicionales aplicaciones, porque, a pesar de haber decrecido la utilización de microfilmes por las instituciones bancarias, “los documentos históricos, libros, periódicos, obras de arte forman un universo que el mercado brasilero prácticamente no ha explorado y representan una rama bastante grande para el microfilme”.

“Aun que el sector bancario haya disminuido sus transacciones en papel y los cheques den lugar para transacciones on-line o por medio de tarjetas, los bancos, así como los gobiernos, utilizan microfilmes para fines de redundancia, de seguridad, justamente porque este medio esta legalmente amparado”, comenta Helio Martins. “Un archivo de referencia provee copias confiables de registros para validar transacciones, satisfacer pleitos o atender a especificaciones reglamentares y de auditoria. Esos documentos se mantienen en formato analógico de manera micrográfica con padrón ISO”, aclara Odair Rodrigues de la empresa Kodak. “Actualmente, el microfilme sigue siendo un método de bajo riesgo y de bajo costo para la gerencia de documentos y informaciones, y es el mejor vehículo para el almacenamiento seguro de archivos de referencia. A través de los scanners digitales es posible integrar la estabilidad comprobada del microfilme con la eficiencia de la tecnología digital”, concluye Rodrigues. “La tendencia es disminuir el volumen de microfilmes con el pasar de los años y también en función de los cambios tecnológicos, pero no se puede negar la contribución de estos medios en función de la facilidad al preservar los documentos, finaliza Helio Martins de la empresa Storetech.

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Cidadania digitalizada A partir da digitalização e gestão eletrônica de documentos, a Secretaria de Segurança Pública de São Paulo teve um salto na qualidade do atendimento aos portadores de documento de identidade. O projeto também abrangeu a documentação relacionada à habilitações e registro de veículos. Na área criminal, a tecnologia é aplicada no combate à fraude, proteção dos direitos da pessoa e deve avançar como instrumento de investigação policial. Além da modernização tecnológica, as mudanças incluíram melhorias de eficiência e segurança nos processos.

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om bases de dados de dezenas de milhões de documentos, todos críticos em relação a integridade e autenticidade, o Instituto de Identificação Ricardo Gumbleton Daunt (IIRGD), o Departamento Estadual de Trânsito (Detran) e a polícia do Estado de São Paulo contam hoje com aplicações que permitem o acesso imediato às informações dos arquivos da Secretaria de Segurança Pública. A disponibilidade do serviço envolveu a digitalização de cerca de 45 milhões de prontuários de identidade, 4 milhões de prontuários criminais e 14 milhões de imagens do Detran. “Ao todo, digitalizamos cerca de 130 milhões de imagens”, estima Carlos Antônio Guimarães de Sequeira, diretor do IIRGD. “Com isso, vimos oportunidades não só de agilizar, mas também reduzir custos e aumentar a segurança dos processos”, comenta. “O projeto começou a mostrar resultados quando foi digitalizado o legado de documentos físicos”, observa Leovigildo Coelho, diretor de inovação e projetos especiais da TCI, responsável pela implementação e provedora de BPO (business process outsourcing) à SSP-SP. Atualmente, 97% das emissões de carteira de identidade são feitas nos postos do Poupa-Tempo. O funcionário coleta os dados e as impressões digitais do cidadão, que são confrontadas com a ficha eletrônica, acessível através da Intragov (a web privada

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do Governo). Antes era necessário fazer o confronto com o registro físico, o que levava mais de dois meses. “No caso do prontuário civil, optamos por digitalizar apenas a última via da identidade. As anteriores são mantidas fisicamente, mas o custo de digitalizá-las não se justificaria. No caso dos prontuários criminais, decidimos colocar todos os documentos na base de dados, para que as autoridades tenham acesso fácil a informações precisas”, explica Sequeira. O sistema do IIRGD tem cerca e 10 mil acessos diários, para emissão de primeira ou segunda via do RG. Sequeira esclarece que cerca de 85% das carteiras de identidade já nascem a partir de sistemas digitais. Todavia, o registro físico dos dados biométricos – fotografia, assinatura e impressão digital – é mantido, principalmente para efeitos de perícia. Além de agilizar os serviços a cidadãos e autoridades policiais, a disponibilidade dos prontuários na web reduz drasticamente os riscos de fraude, mesmo que se lide com os melhores falsificadores. “Há algum tempo, um promotor desconfiou da identidade de um suspeito e pôde conferir imediatamente se a foto correspondia à do prontuário civil do IIRGD”, exemplifica Sequeira. No caso do Detran, foram digitalizados cerca de 50 mil Certificados de Registro de Veículo (CRV, o documento do carro) O projeto também abrange a emissão e atualização diária da Cartei-

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Ciudadanía digitalizada A partir de la digitalización y gestión electrónica de documentos, la Secretaria de Seguridad Pública de San Pablo tuvo una gran mejora en la cualidad del atendimiento a los portadores de cedula de identidad.

Projeto da SSP-SP envolveu a digitalização de 130 milhões de imagens

ra Nacional de Habilitação (CNH). Mesmo com todos os ganhos de qualidade operacional do projeto de GED, Sequeira lembra que a redução de custos foi um dos grandes vetores do investimento em tecnologia e serviços, que giram em torno de R$ 20 milhões anuais. “Com o tempo, vamos avançar na automação dos processos. O mais difícil foi dar conta do legado”, constata o delegado. Durante a fase de implementação, a TCI chegou a digitalizar uma média 200 mil imagens diariamente, com picos de 1 milhão em alguns dias. AUTOMAÇÃO FORENSE Ainda que se tenha digitalizado mais de 4 milhões de prontuários criminais, a existência de uma impressão digital em uma cena de crime só é útil para confirmar ou descartar um suspeito achado por meios paralelos. Como é humanamente impossível confrontar 1 x n milhões, foram desenvolvidos algoritmos computacionais que padronizam a descrição e busca de imagens de impressões digitais. O padrão adotado por desenvolvedores de sistemas e polícias no mundo é o AFIS (automatec fingerprint identification system), definido pelo FBI. A partir da disposição das minúcias (pontos aonde as papilas se bifurcam ou terminam), pode-se fazer a busca e comparação em grandes bases de dados. “O reconhecimento automático de impressão digital é caro. Pelas referências internacionais, chega a US$ 4 por imagem, considerando um volume de 50 milhões de registros”, estima Sequeira. O delegado explica que há várias abordagens para implementar essa facilidade. “Pode-se fazer com uma amostragem seletiva dos prontuários criminais. O custo unitário é maior, mas o projeto fica mais barato”, pondera. “Uma alternativa é começar

com os perfis de delitos e criminosos com maior reincidência”, menciona. INFRA-ESTRUTURA BLINDADA No modelo de contratação licitado pela SSP-SP, a TCI provê o armazenamento físico dos documentos, a digitalização, a operação de birôs de captura no Detran, além de fornecer a plataforma de software de gerenciamento e busca dos documentos. “A parte de digitalização é um contrato finito, renovável a cada cinco anos. O software é de código aberto e a Prodesp detém a tecnologia. Já a guarda física seria mais complicada de migrar”, admite Sequeira. Coelho, da TCI, destaca que a arquitetura web da solução, além de não exigir instalação e manutenção de software nos PCs dos usuários, simplifica a gestão de segurança. “Quando uma imagem é capturada, uma aplicação Java faz o upload ao servidor. Nada é gravado localmente e se tem o rastreamento completo de todos os acessos e ações no sistema”, descreve. As imagens são armazenadas em servidores na Prodesp, configurados para não permitir qualquer alteração nos arquivos. “Os processos são cercados em todas as vulnerabilidades, desde a ‘engenharia social’ à inviolabilidade do hardware”, afirma Coelho. As bases de imagens são sincronizadas com os bancos de dados de informações civis e criminais do mainframe da Prodesp. Embora a sinergia entre os diversos órgãos vinculados à SSP tenha trazido vantagens operacionais e econômicas, as bases de dados continuam a trabalhar em paralelo. “Os bancos de imagens do IIRGD e do Detran têm linguagens diferentes. É possível fazer os dois se falarem, mas, com grandes volumes, qualquer iniciativa de integração sai cara”, admite Sequeira.

El proyecto también incluyo la documentación relacionadas a licencias para conducir y a registro de vehículos. En el área criminal, la tecnología es aplicada para combatir fraudes, protección a los derechos de la persona y debe avanzar como instrumento de investigación policial. Además de la modernización tecnológica, las mudanzas incluyeron mejorías en la eficiencia y en la seguridad de los procesos. Con bases de datos de decenas de millones de documentos, todos críticos en relación a integridad y autenticidad, el Instituto de Identificación Ricardo Gumbleton Daunt (IIRGD), el Departamento Estadual de Transito (Detran) y la Policía del Estado de San Pablo cuentan hoy con aplicaciones que permiten el acceso inmediato a las informaciones de los archivos de la Secretaria de Seguridad Pública. La disponibilidad del servicio implicó en la digitalización de cerca de 45 millones de prontuarios de identidad, 4 millones de prontuarios criminales y 14 millones de imágenes del Detran. “En total, digitalizamos cerca de 130 millones de imágenes”, estima Carlos Antonio Guimarães de Sequeira, director do IIRGD. “El proyecto empezó a mostrar resultados cuando fueron digitalizados los documentos físicos”, observa Leovigildo Coelho, director de innovación y proyectos especiales de la TCI, responsable por la implementación y proveedora de BPO (business process outsourcing) a SSP-SP. Actualmente, 97% de las emisiones de cédulas de identidad son realizadas en puestos llamados Poupatempo. El empleado recoge datos y las impresiones digitales del ciudadano, que son comparadas con la ficha electrónica, que es consultada a través de la Intragov (la web privada del Gobierno). Antes era necesario hacer la comparación con el registro físico, lo que llevaba más de dos meses. El sistema del IIRGD, en Brasil, tiene cerca de 10 mil accesos diarios, para emitir la primera o la segunda cédula de identidad. En el caso del Detran, fueron digitalizados cerca de 50 mil Certificados de Registro de Vehículos (CRV, el documento del auto). El proyecto también abarca la emisión y actualización diaria de la Cartera Nacional de Habilitación (CNH). Durante el período de implementación, la TCI llegó a digitalizar un promedio de 200 mil imágenes diariamente, con picos de 1 millón en algunos días. En el modelo de contratación licitado por la SSP-SP, la TCI provee el almacenamiento físico de los documentos, la digitalización, la operación de captura en el Detran, además de proveer la plataforma de software de gerencia y búsqueda de documentos.

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Agilidade e Segurança na Formalização de Contratos

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Desde 1938, o Bicbanco atua como instituição financeira na intermediação de negócios com empresas nacionais e internacionais. Em 2002, o Banco inaugurou sua sede na Avenida Paulista, e a partir de 2004, deu início à implantação de um sistema de gestão documental, investindo fortemente em tecnologia, chegando a 2008 com um sistema de formalização de contratos, totalmente informatizado. 30

om o crescimento da atuação e do volume de negócios em 2007, o Bicbanco tinha como desafio armazenar em local próprio e seguro os documentos gerados em suas transações. Outro importante desafio era facilitar o processo de captura e distribuição no sistema interno das imagens destes documentos para dar agilidade à formalização de contratos, tanto na operacionalização do crédito para pessoa jurídica quanto em crédito consignado. “O fundamental era a questão de espaço para se manter estes arquivos, principalmente os inativos que ocupam grandes áreas físicas e representam um elevado custo”, comenta a superintendente da SUFIN – Superintendência de Financiamento do Bicbanco, Dora Costa. Além do espaço físico, havia também o desafio do gerenciamento destes arquivos. “Percebemos que perdíamos muitas horas com a organização e com as constantes consultas a estes documentos, gerando desperdício de tempo de nossos colaboradores”, diz Fernando Nogueira, Superintendente de Formalização do Banco. Foi diante disso que o Banco procurou no mercado uma empresa que reunisse ambas as especialidades, tanto da guarda gerenciada de documentos, quanto da digitalização das imagens dos dossiês de cada contrato. “Nesta época a instituição já se utilizava de um sistema de guarda simples dos documentos, mas que não atendia às expectativas das diversas áreas, pois além do volume gerado diariamente, o Banco também possuía um legado de documentos arquivados de forma descentralizada, para os serviços de guarda e digitalização”, conta Dora Costa. A P3image foi escolhida para realizar as duas tarefas, mas, para isso, o Bicbanco determinou quais os parâmetros necessários de segurança para a referida guarda, tanto de documentos ativos quanto inativos.

No que diz respeito aos documentos ativos, o Banco fez uma série de exigências complementares, para as quais a P3image desenvolveu uma área específica com acesso controlado por biometria e tratamento especial para esta guarda, atendendo aos aspectos de segurança exigidos. “As garantias de segurança foram essenciais para que este processo fosse terceirizado. Foi feita uma análise extremamente criteriosa pela nossa auditoria para se ter certeza de que a empresa ofereceria os requisitos fundamentais para a realização deste trabalho”, reforça o Superintendente de Formalização, Fernando Nogueira. ETAPAS DO PROCESSO Segundo Paulo Sérgio Carneiro, diretor da P3image “foram digitalizados documentos de diferentes áreas para o Bicbanco, como o RH, Jurídico, Patrimônio, Direitos Creditórios e, mais especificamente, os papéis de formalização de contratos tanto de crédito para empresas, quanto crédito consignado”. Para a área de Formalização de Contratos de Crédito, hoje são cerca de 28 mil documentos físicos custodiados e digitalizados, em sala cofre com aproximadamente 320 mil imagens disponibilizadas online no servidor da empresa. Só na área de Formalização de Contratos de Crédito Consignado, são aproximadamente 300 mil contratos físicos custodiados na forma de guarda gerenciada. Destes, 130 mil já foram digitalizados, com um volume aproximado de 2 milhões de imagens digitalizadas, também disponíveis ao usuário via internet. Segundo Paulo Sérgio Carneiro, todas as informações digitalizadas ficam armazenadas no storage da empresa, em seus servidores, onde estão os originais; possui um sistema de backup guardado num servidor secundário, para contingência, e uma terceira cópia em mídia, arquivada em ambiente apropriado e seguro. Há todo um sistema de segurança envolvendo as informações dos clientes. Somente o cliente

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Agilidad y Seguridad al formalizar contratos

Claudio Flório e Fernando Nogueira, do Bicbanco.

tem acesso à informação através de login e senha. A senha controla o acesso de cada usuário por tipo de pesquisa à informação, por nível de acesso, aplicações ou serviços. PARÂMETROS E INTELIGÊNCIA A primeira etapa do projeto de terceirização de contratos do Bicbanco consistiu basicamente em digitalizar todos os contratos ativos. Este trabalho iniciou-se com o tratamento inicial e captura dos documentos. Para esta etapa do processo, os executivos do Banco e a P3image colocaram em prática um plano que consistiu numa análise prévia dos documentos, criação e implantação de uma grade para captura que define os documentos esperados para cada modalidade de contrato e de garantias a eles atrelados e, por fim, o envio à empresa para digitalização. A P3 é munida, pelo Banco, de um arquivo eletrônico contendo dados das operações formalizadas incluindo as modalidades de contrato e garantias a ele vinculadas. Este arquivo alimenta a base de dados da P3. Uma vez feito isso, é gerado o protocolo de envio pelo próprio sistema. Após a conferência de todos os documentos, o Banco complementa as informações dos contratos que serão enviados para digitalização e arquivamento. A captura final provê a disponibilização de imagens, ao mesmo tempo em que aponta eventuais pendências ocorridas entre o recebimento de um arquivo eletrônico e esta etapa final. “Os parâmetros já cadastrados permitirão, que o Banco possa efetuar a validação dos documentos, em conjunto com a equipe da P3, já em suas instalações, o que reduzirá ainda mais a movimentação física dos papéis. Além disso, nesta fase final do processo, as imagens captu-

radas e as pendências de formalização diagnosticadas poderão gerar relatórios informando as diversas áreas de interesse do Banco”, explica Nogueira. “A área de empréstimo consignado possui um grande volume de documentos e tanto a guarda quanto a busca foram extremamente facilitados com o processo de guarda gerenciada, visto que integramos os núcleos de atendimento em todo o Brasil”, ressalta Dora Costa. Segundo ela, o maior benefício proporcionado pelo sistema da P3image é a agilidade e a segurança oferecida. Com a implantação da formalização de contratos para empresas, o Bicbanco sai na frente de outras instituições financeiras, reforçando uma das principais propostas do Banco que é de integrar toda a base tecnológica existente para agilizar e facilitar seus serviços. “Temos projetos de usar a certificação digital para possibilitar o envio de documentos até por intermédio de aparelhos celulares com a tecnologia Blackberry. Já temos implantados sistemas que permitem ao usuário baixar, via internet, contratos customizados entre tantas outras inovações.”, lembra o Executivo de Informática do banco, Cláudio Flório. “Para acompanhar o constante avanço da tecnologia, temos que criar soluções para fazer mais com menos recursos alocados. Isso só se consegue quando as diversas áreas envolvidas trabalham em conjunto para agilizar os processos”, acrescenta o Executivo de TI. “Esta experiência confere à P3image, no âmbito do Banco, aptidão para operacionalizar através da digitalização e guarda de documentos nos processos de formalização para crédito consignado, INSS, crédito para veículos e também no crédito imobiliário”, conclui Paulo Sérgio Carneiro.

Con el crecimiento de la actuación y del volumen de negocios en 2007, Bicbanco tenía como desafío almacenar en local propio y seguro los documentos generados en sus transacciones. Además, otro importante desafío era facilitar el proceso de captura y distribución en el sistema interno de las imágenes de estos documentos para agilizar la formalización de los contratos, tanto en las operaciones de crédito para entidades legales cuanto en crédito consignado. “Lo fundamental era la cuestión del espacio para mantener estos archivos, principalmente los inactivos que ocupan grandes áreas físicas y representan un costo elevado”, comenta la superintendente de SUFIN – Superintendencia de Financiamiento del Bicbanco, Dora Costa. Además del espacio físico, también estaba el desafío de gestionar estos archivos. “Percibimos, que perdíamos muchas horas con la organización y con las constantes consultas a estos documentos, lo que generaba desperdicio de tiempo de nuestros colaboradores”, dice Fernando Nogueira, Superintendente de Formalización del Banco. En frente a esta situación, el banco buscó en el mercado, una empresa que reuniera ambas especialidades, tanto con relación a la guarda de documentos, como en relación a la digitalización de las imágenes de cada contrato. La empresa P3image fue elegida para realizar las dos tareas, pero para esto, Bicbanco determinó los parámetros necesarios de seguridad para la guarda de documentos, tanto de activos como de inactivos. Para los documentos activos, el Banco hizo una serie de exigencias complementares, para las cuales P3image desarrolló una área específica con acceso controlado por biometría y tratamiento especial para esta guarda, atendiendo a todos los aspectos de seguridad exigidos. Para la rama de Formalización de Contratos de Crédito, hoy son cerca de 28 mil documentos físicos custodiados y digitalizados en sala cofre, con aproximadamente 320 mil imágenes disponibles on-line en el servidor de la empresa. Ya para la rama de Formalización de Contratos de Crédito Consignado, son aproximadamente 300 mil contratos físicos custodiados en forma de guarda gerencial, de los cuales ya fueron digitalizados 130 mil, con un volumen aproximado de 2 millones de imágenes digitalizadas, que también están disponibles al usuario por internet. Según Paulo Sergio Carneiro, todas las informaciones digitalizadas quedan almacenadas en el storage de la empresa, en sus servidores, en los cuales están los originales; posee un sistema de backup guardado en un servidor secundario, para contingencia, y una tercera copia, archivada en ambiente apropiado y seguro. Hay todo un sistema de seguridad que envuelve informaciones de los clientes. Solamente el cliente tiene acceso a informaciones a través de login y contraseña. La contraseña controla el acceso de cada usuario por tipo de pesquisa a información, por nivel de acceso, aplicaciones o servicios.

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BPM Divulgação

A importância de garantir segurança no compartilhamento de informações no mundo Digital * Fábio Fischer

A

realidade imposta aos gestores pela evolução dos negócios e a respectiva necessidade na modernização do processo de gestão informacional, faz com que palavras como: virtualização, Storage, workflow, armazenamento on-line, distribuição de dados, ECM, BPM e seus correlatos façam, a cada dia, parte do cotidiano dos responsáveis pelo gerenciamento de dados e informações, bem como por aqueles que necessitam de informação estruturada para o exercício do processo decisório eficaz. A informação, matriz sistêmica de qualquer procedimento de gestão, é encontrada hoje em enumeros repositórios. Desde os mais comuns, como papel, microfilme, microficha, seguindo até os mais complexos, como imagem, documentos eletrônicos, bancos de dados e, em alguns casos, residindo apenas na cabeça das pessoas que permeiam a organização. Nesse cenário há a necessidade premente de utilização de um feixe integrado entre tecnologia, metodologia e infra-estrutura que forneça capilaridade a todos os dados e informações desestruturados da companhia, tragamnos para um repositório único, sejam processados com ferramentas de indexação e extração de dados, estruturados de forma sistêmica e disponibilizados para os gestores e agentes utilizadores da informação de forma célere, atualizada e segura. Segurança, eis aí um problema recorrente quando se fala em gestão e compartilhamento de documentos, dados e informações. No afã de se implantar rapidamente lógica de gerenciamento de conteúdo, passa despercebido pelos responsáveis que um projeto de organização e distribuição de informações não é apenas uma atividade de

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aquisição segregada de serviços, softwares, hardwares ou locais de armazenagem. Ela é muito mais um sistema integrado entre análise e modelagem de processo de negócio e ferramentas customizadas para captura, centralização e distribuição de informações dentro de um modelo de gestão unificado, onde a tecnologia entra como meio garantidor da agilidade, custo e segurança eletrônica do processo. A vantagem de compartilhamento de informações no mundo digital é clara: rapidez, redução de custo, pulverização de dados a qualquer hora para qualquer pessoa. Porém, mal desenhada, abre um flanco quanto à incolumidade da informação: quem pode acessar o que? Quem pode criar novas informações e documentos? Minha rede pode ser acessada por agentes descredenciados? Qual o perfil de acessibilidade que o público interno e externo pode ter? Questões dessa natureza remetem-nos a setores específicos de TIC voltados para área de segurança, onde certificação Digital, Ethical Hacking, políticas de segurança da informação, hardwares que não permitem modificação de dados após armazenagem, são exemplos. Segurança, neste contexto, é hoje problema crítico para as empresas, sobretudo quando se fala nos custos envolvidos nessa seara. No que tange ao quesito compartilhamento de informações no mundo digital, o foco não é TI e sim cultura. A cada dia cresce o entendimento que a compra de kits tecnológicos de segurança, aquisição de infra-estrutura e serviços de gerenciamento de dados, sem estar respaldado pelo mapeamento dos processos de negócio da empresa, integração com demais vertentes do fluxo informacional e a custo-

mização de solução em plataforma integrada é a forma mais poética de jogar dinheiro fora. A quebra de paradigma está em sair de uma visão vertical e isolada baseada em comodities para uma visão horizontal e integrada baseada em processo. Casos no mercado se replicam no sentido de que a compra de ferramenta de segurança não é garantia de um fluxo informacional seguro. Basta o roubo de um notebook, um documento físico acessado por pessoa indevida, um software de workflow que não espelha o fluxo mais inteligente, um arquivo incendiado ou uma pessoa que leva a informação corporativa para outros ambientes para que todo o investimento em tecnologia de segurança seja alçado à categoria de esforço administrativo obtuso, apenas para usar um eufemismo.

Fábio Fischer– CEO da TCI, formado em Direito e responsável pela montagem das filiais da empresa em São Paulo, Distrito Federal e Rio de Janeiro. fabio.fischer@grupotci.com.br

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ENTREVISTA

33 anos do Cenadem

DM- Como surgiu a idéia de fundar um Centro de treinamento como o Cenadem? Como aconteceu esta iniciativa pioneira? Antonio Paulo - Eu sempre trabalhei com questões relacionadas ao tratamento das informações não estruturadas. Minha grande preocupação era o arquivamento delas. Daí, envolvi-me com a micrografia. E depois dela, com as tecnologias que foram surgindo. Minha maior preocupação era, através de congressos, palestras e cursos, divulgar os mais atuais meios de se tratar a informação e documentação. Há mais de 30 anos percebi que havia uma grande lacuna no mercado de treinamento “vendor-neutral”. Foi quando criamos o Cenadem, com o apoio de especialistas do Brasil e Exterior. DM-É fato que foi o Sr. através do Cenadem quem forjou e difundiu o termo GED e o utilizou pela primeira vez no Brasil. Como isso se deu e quais foram os primeiros contatos com este novo mundo da Gestão Eletrônica de Documentos? Na década de 70, o grande foco para o tratamento da documentação e informação era a micrográfica. Sobre esse tema, realizei diversos cursos nos Estados Unidos, absorvendo essas tec-

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nologias e conhecendo os expoentes da área, nos Estados Unidos e Europa. O Cenadem, durante esse período, liderou a programação de treinamentos, congressos e exposições sobre micrográfica. Nunca é demais lembrar que, nessa época, microcomputadores, fax e outros recursos, ainda eram sonho. Nesse período, o Cenadem liderou uma posição mundial quando, em 1973, eu assumi em Londres a posição de Presidente do International Information Management Congress (IMC), hoje fundido com a AIIM International. No final dos anos 70 e início dos anos 80, eu comecei a ser alertado por amigos nossos, cientistas da informação nos Estados Unidos, sobre grandes mudanças que se avizinhavam para um futuro muito próximo. Entre eles, estava o Dr. Gerry Walter que, em 1982 publicou o livro “Vídeo Disks in the Automated Office?” Observando todas essas tendências, comecei a convidar para virem ao Brasil algumas das maiores autoridades do mundo no assunto, que então era denominado Processamento Eletrônico de Imagens de Documentos. Como achamos esse nome muito extenso, cunhamos no Cenadem a expressão GED – Gerenciamento Eletrônico de Documentos. DM- Como e por quais meios o Cena-

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O Cenadem - Centro Nacional de Desenvolvimento do Gerenciamento da Informação tem se destacado no cenário nacional pelo pioneirismo de seu Fundador Sr. Antonio Paulo de Andrade e Silva, ao completar 33 anos de existência, a Revista Document Management mostra um pouco dessa trajetória.

dem passou a divulgar entre a indústria nacional o conceito de GED e também da Gestão de Conhecimento? Foi através de eventos como cursos, seminários, congressos e exposições. Além disso, tudo que acontecia no exterior era divulgado pelo Cenadem. Paralelamente a isso, as empresas foram trazendo suas soluções para o Brasil. Pelas nossas salas já passaram mais de 23 mil alunos, sem contar os participantes de congressos. Este foi e continua sendo o maior e melhor veículo para divulgação desses conceitos e tecnologias. O Cenadem foi pioneiro no Brasil, também, na área do Knowledge Management. Há mais de 11 anos, promovemos em São Paulo o Seminário “Complete Knowledge Management”, trazendo dos Estados Unidos o renomado especialista Carl Frappaolo, do Delphi Group de Boston. O evento foi realizado no Hotel Hilton de São Paulo. O Cenadem é hoje conhecido e reconhecido como referência educacional e formadora de opinião por todo o Brasil. DM - Como foi e está sendo ainda realizado este trabalho? Como já dissemos, a bandeira do Cenadem é disseminar essas tecnologias. Isso acontece através dos mais variados eventos. Também é impor-

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vés dos mais variados eventos. Também é importante o contato estreito com fornecedores e usuários de GED. Atualmente, nossos trabalhos são divulgados através do Jornal do GED on line, do periódico eletrônico Ponto.Doc e particularmente através da internet. Nosso principal canal de divulgação é o nosso próprio banco de dados. DM- Como o Sr. avalia o desenvolvimento deste mercado no Brasil? Uma grande preocupação dos profissionais que de alguma forma tratam com a informação é quanto ao grande volume de papel que existe nos processos de negócios. A pesquisa, realizado no final do ano passo pelo IPC – Instituto de Pesquisas Cenadem comprovou esse fato: 25% dos respondentes afirmaram que em suas empresas, mais de 75% da informação/documentação está em papel. Exatamente por isso, a pesquisa demonstrou que 62% dos respondentes consideram extremamente importante o gerenciamento eficaz dos documentos para os objetivos da organização. Do

mesmo modo, 64% consideram muito importante que a informação eletrônica seja devidamente gerenciada, levando em conta um hipotético processo judicial. Em sistemas digitais (e-mail, bancos de dados, ERP e similares), para 28% dos respondentes estão armazenados mais de 60% da informação/ documentação. Apenas 10% da informação/documentação está em sistemas de GED ou similares. Ou seja: o fato de existir 60% da informação/documentação em sistemas digitais não significa que tais informações estejam corretamente gerenciadas. Isso indica que há uma grande possibilidade de se expandir a atuação de fornecedores e, paralelamente, desenvolver-se um trabalho de disseminação das tecnologias envolvidas pelo GED/ECM. Esses números são fortes indicadores que o GED irá crescer ainda mais, e que devemos trabalhar muito. DM- O Cenadem também é responsável pela organização de importantes eventos no setor como a INFOIMAGEM e tam-

bém os eventos regionais como o GED Rio e GED Nordeste. Como estes importantes eventos marcam o cenário nacional? Qual o seu impacto junto à indústria brasileira e internacional? O Cenadem é a única organização que realiza eventos do gênero com caráter absolutamente didático, visando apenas disseminação das tecnologias, ensinar. São eventos desvinculados de marketing. Os mercados abrangidos pelo GED RIO e GED Nordeste estão em franca expansão, sendo marcados pela presença de empresas fornecedoras e implantações de sucesso. Temos tido excelente avaliação dos participantes, cujo número cresce a cada ano. O ponto alto do GED Rio será a participação do Keynote Speaker Alan Pelz-Sharpe dos Estados Unidos e considerado uma das maiores autoridades do mundo em ECM e BPM. No Rio, ele apresentará três importantes conferências, no dia 28 de maio. Aliás, as mesmas conferências que ele ministrou no Congresso da AIIM International, em março deste ano.

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EVENTOS

ABBYY lança o FineReader 9.0

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um todo. Seu diferencial é a ADRTTM (Tecnologia Adaptável de Reconhecimento de Documento), tecnologia de reconhecimento de documentos que analisa o documento como entidade única e compreende todos os elementos de sua estrutura, tais como: texto principal, colunas, tabelas, cabeçalhos, rodapés, notas de rodapé e numeração de páginas, sem que haja a necessidade de intervenção humana para isso”, comenta. Entre as principais características da nova versão do aplicativos pode-se destacar: a tecnologia ADTR que compreende a estrutura do documento e o processa como um objeto completo; o processo Divulgação

A ABBYY, empresa com sede em Moscou, que recentemente acaba de inaugurar seu primeiro escritório no Brasil, na cidade de São Paulo. fornecedora de tecnologia para reconhecimento de documentos, captura de dados e lingüística, realizou o lançamento oficial do FineReader 9.0, em português, no início do mês de março. Fundada em 1989, a empresa desenvolve e comercializa aplicações de OCR e ferramentas vendidas em mais de 75 países. O lançamento FineReader 9.0 Edição Profissional, é um aplicativo de OCR (reconhecimento óptico de caracteres) inteligente de nova geração que converte documentos impressos, documentos em PDF e imagens de documentos em arquivos para edição em computador. Esta ferramenta é desenvolvida para profissionais que necessitam da mais alta precisão e retenção de formato. Segundo João Rotta Jr, country manager da ABBYY, este é o primeiro software de OCR que realmente “vê” o documento como

de OCR, em média, 40% mais eficiente; a maior precisão de reconhecimento e retenção de layout - tecnologia inteligente converte documentos em papel e PDF em arquivos editáveis com alta precisão, retendo o texto, formatação especial, colunas, imagens e tabelas; o reconhecimento de imagens tanto de câmeras digitais quanto de scanners; Entrada e saída de PDF aprimorada com suporte à segurança - possibilidade de extrair e editar as informações do PDF e salvá-las em arquivos do Word ou novo PDF. Além disso, o Finereader proprociona interface inteligente orientada para tarefas, com dicas para os melhores resultados.

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EVENTOS

AIIM Show 2008

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que não existe uma unanimidade em relação ao que esta por vir. E todas as grandes do mundo de TI estão definitivamente focados em ECM, Microsoft, EMC, Oracle, IBM e Google. Todas tem buscado na aquisição de empresas menores, encurtar caminho na busca de compor soluções completas. Isso é um ótimo sinal de que o mercado usuário definitivamente deve incorporar o ECM nos próximos anos e a idéia é focar não só no topo da pirâmide como também no mercado

do atender à todos os segmentos de mercado. E orbitando os grandes players, marcou presença como sempre, empresas de todo porte, mostrando as mais variadas soluções, quer seja ECM ou focadas em PDF, XML, XPS. Tecnologias como OCR - ICR continuam evoluindo e agregando outras ferramentas e tecnologias como busca em texto, dicionários, taxonomia etc na indexação de documentos desestruturados. Entre estas, vale destacar a presença de Lab245, Divulgação

O maior evento de ECM e tecnologias correlatas ocorreram este ano em Boston/ EUA, no período de 3 a 6 de março. O primeiro dia do congresso foi dedicado ao AIIM Training Program, basicamente cursos com certificação que aconteceram no dia anterior à abertura da feira. Foram seis painéis contemplando temas como ECM, BPM, E2.0, ERM, Search/IOA e e-mail, com duração de 8 horas e exame de certificação no final. Nos três dias subseqüentes, foram mais de 130 conferencias sobre os mais variados temas. Na área de exposição, mais de 250 empresas dividiam o espaço com a On Demand, feira voltada a soluções de impressão e que curiosamente tem apresentado soluções interessantes de gestão de conteúdo e digitalização de documentos. Como em todas as edições anteriores, os pronunciamentos dos keynotes speakers sempre atraem a atenção do grande público. Este ano a abertura ficou a cargo de David Pogue, jornalista no New York Times – Personal Technology Colunist, que ganhou fama por artigos relacionados com o mundo da tecnologia. Na seqüência foi a e vez de Matt Glotzbach, responsável por produtos do Google, e, encerrando o primeiro dia John Mancini, presidente da AIIM, falando sobre o situação atual do mercado de ECM, apontando as razões do porque ECM ainda não é uma realidade em muitas empresas. De comum, deixaram uma mensagem muito clara a todos os presentes: soluções com interfaces intuitivas e simples que possibilitem aos usuários, de todos os perfis, utillizarem todos os recursos e um grande desafio: por traz desta interface intuitiva e simples, disponibilizar toda tecnologia e sistemas inteligentes que permitam atender as mais diversificadas demandas dos usuários. O segundo dia foi marcado por debate político envolvendo três jornalistas analisando os resultados da Super Terça nos EUA. Nada de tecnologia, somente assuntos voltados a campanha eleitoral. E finalizando, no terceiro e ultimo dia, um debate interessante sobre coma será o cenário dentro de 3 a 5 anos na gestão de informação. Este debate contou com a presença de cinco CIO´s das mais diversas áreas, respondendo as mais variadas perguntas da platéia. Resultando em posições e respostas bem diversas sobre a mesma questão, mostrando

Wilton Tamane - Correspondente Especial

Vista geral do pavilhão de exposições da AIIM 2008 SMB. Ou seja, além de interfaces intuitivas e simples, que traduza alta tecnologia em custos acessíveis, para atender a todos os nichos de mercado. Neste ponto, a Microsoft novamente se destacou com o MOSS - Microsoft Office SharePoint Server e vários desenvolvedores de soluções buscam de alguma forma uma integração com esta plataforma. Outro destaque foi a presença do Google, mostrando que tem muito potencial para conquistar mais este mercado. E fazendo muito bem a lição de casa, utilizando a mesma interface simples e fácil de usar para buscar agora qualquer conteúdo corporativo, quer seja em banco de dados, sistemas de arquivos, e-mails, ECM etc. e com soluções escaláveis buscan-

empresa brasileira, em sua segunda participação no AIIM Show, mostrando que também temos soluções competitivas em qualquer mercado, inclusive o de uso pessoal. A idéia é disponibilizar a qualquer pessoa, uma ferramenta com tecnologia só disponível no meio corporativo e indo muito de encontro com a principal mensagem do evento : simplificar e facilitar o acesso à tecnologias. Como em todos os eventos anteriores, não pude deixar de ver as novidades na On Demand - evento focado em impressão digital e que divide espaço com o AIIM. É notável o avanço dos fabricantes de multifuncionais no mercado de Document Imaging. Algumas soluções surpreendem pelo alcance e pela

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Divulgação

IQPC realiza 2ª edição do ECM

Wilton Tamane e Meryl Frazman da AIIM. tecnologia utilizada, nada devendo aos players de ECM. Assisti a uma palestra onde o tema foi novas oportunidades em outsourcing de impressão. Ao questionar qual o alcance de soluções de scanning e imaging que eles vislumbravam, confirmaram o que venho defendendo há muito tempo, que impressão, cópia e digitalização de documentos têm tudo a ver com o DPO - Document Processing Outsourcing. Um

dos palestrantes lembrou que o que se produz no mundo On demand - impressão digital - se digitaliza no mundo do AIIM ECM - Document Capture. Do lado dos fabricantes de scanners de documentos, lançamentos de scanners compactos e de alta velocidade (60ppm) indicando uma tendência: scanners, cada vez mais compactos e mais produtivos. Para fazer frente as multifuncionais, scanners de rede são desenvolvidos e este ano mais lançamentos, sendo um deles um modelo mais compacto e com interface muito intuitiva e simples de usar. Estes lançamentos reforçam a tendência de descentralização na digitalização de documentos. Em contrapartida, os scanners de alta velocidade e alta robustez também tiveram seu espaço com lançamentos de scanners de 120 ppm a 160 ppm com ciclo diário acima dos 60 mil páginas ou até ilimitado. São modelos voltados para grandes volumes centralizados e direcionados aos grandes usuários e prestadores de serviços. O AIIM volta à Filadélfia no ano que vem e acontece de 30 de março a 02 de abril.

Num universo com uma demanda emergente, com tantas opções tecnológicas e potenciais clientes, o IQPC, empresa líder mundial em eventos, promoveu entre os dias 25 a 27 de março, em São paulo, pelo segundo ano consecutivo a Conferência ECM – Enterprise Content Management, para que executivos de diversas empresas pudessem conhecer e debater em profundidade o tema que vem atingindo corporações de vários tamanhos e segmentos em todo o mundo. Na extensa grade de workshop e apresentações qualidade de conteúdo, com casos práticos de grandes empresas, atraiu um público tomador de decisão em busca de soluções para suas empresas e focado em geração de novos negócios. O evento contou com keynotes como Masashi Abe, CIO da Tókio Marine Seguradora que contaram suas experiências com gestão documental utilizando-se de ferramentas de ECM e possibilitou aos participantes uma imersão no universo de gestão de conteúdo. Foram apresentadas também várias experiências práticas nos vários workshops durante os três dias do evento de várias empresas como Usiminas, Xérox do Brasil, Vale, Cemig entre outras.

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CAPTURE Josetti Capusso

Captura distribuída no contexto dos negócios * José Roberto de Lazari

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termo “capturar”, em português, ou “capture”, em inglês, vai além da digitalização de documentos, pois engloba um conjunto de tecnologias que são capazes de inserir documentos e dados no contexto dos negócios. Tradicionalmente, a captura centralizada exige o envio dos documentos para os locais onde o trabalho é realizado. Por outro lado, a captura distribuída possibilita que o trabalho seja feito nas “pontas”, onde o documento é criado. Como exemplo, podemos citar os correspondentes bancários fechando operações de empréstimo na casa do seu cliente. As soluções de captura distribuída têm evoluído, pois muitas empresas precisam trazer imagens e documentos para dentro do processo desde sua criação, com o intuito de fechar negócios com maior segurança, agilidade e confiança. A necessidade crescente por agilidade, somada à redução de custos, tem levado as empresas com distribuição geográfica a transferirem os profissionais com conhecimento no negócio, reunindo-os em CSC - Centro de Serviços Compartilhados que prestam serviços para diversas áreas da empresa como: Administração de Portarias de Fábricas, Aprovação de Crédito, Administração de RH e Análise de despesas de Viagem, entre outros. Desse modo, reduzem-se recursos humanos e expertise nos demais pontos da empresa e o CSC que passa a trabalhar com dados e documentos eletrônicos no momento em que eles chegam. Uma solução importante nestes casos é a captura distribuída integrada com tecnologia de Workflow, que garante redução de custos sem perda de ritmo, controle e agilidade na execução dos serviços consumidos pelos departamentos da empresa. Impulsionadas pelo mercado, a indústria

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de hardware e software cria soluções voltadas para o negócio. Aqui se encaixam os equipamentos multifuncionais e scanners mais simples que serão utilizados para digitalização descentralizada. Os recursos passam a ser consumidos de maneira diferente, tais como a necessidade de banda para trafegar os documentos para o servidor central e o uso das tecnologias aplicadas em momentos diferentes dos processos tradicionais de digitalização centralizada. Neste ponto, destacam-se o uso de soluções baseadas na WEB, agentes de upload para sincronização de dados e documentos, Web Services, Workflow para controle dos processos, etc. Na digitalização distribuída, a aplicação dos recursos está totalmente ligada à necessidade do negócio. Considerando uma financeira que trabalhe com o conceito de análise centralizada das propostas de crédito, além de ter o resultado das pesquisas feitas junto aos órgãos de proteção ao crédito, é importante poder exercer uma análise visual nos documentos apresentados. Nesses casos, os Analistas têm a capacidade de interpretar os documentos em busca de indícios de fraudes (como uma troca de fotografia), o que seria impossível de ser feito caso o documento fosse digitalizado e salvo em preto e branco antes da análise. A utilização do fax encaixa-se também como captura distribuída e pode ser considerada uma solução nos casos onde não é possível (ou viável) ter uma infra-estrutura com scanners, banda larga, etc.. A integração de servidores de fax com soluções automáticas de importação e tratamento de imagens e sua inserção no processo de negócio, torna possível controlar o que deve ser feito com cada documento recebido. As soluções de captura devem tratar a diversi-

dade de tipos de documentos, origens, formatos e qualidade e essas diferenças devem ser previstas no projeto, para a escolha da tecnologia mais indicada para cada fase do processo. Os projetos que consideram a captura distribuída precisam prever a possibilidade da queda ou restrição de link com o servidor, que pode resultar em atraso no processo e no trabalho de digitalização e análise dos documentos. Para isso, há soluções para os usuários trabalharem desconectados do Servidor Central, até o restabelecimento da conexão. O importante para executar o trabalho da melhor maneira, independentemente da opção, é observar os conceitos e as boas práticas considerando o negócio onde o documento está inserido, pois o contexto e a realidade do tipo de negócio definem a solução.

* José Roberto de Lazari - administrador de empresas, especialista em ECM e CIO da SML jrlazari@smlinfo.com.br

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MERCADO Acesso Digital lança o site “Contabilidade do Futuro” A Acesso Digital, empresa especializada em soluções de Gestão de documentos, primeiro simplificou a tecnologia de gerenciamento eletrônico de documentos por meio de uma solução chamada SAFE-DOC, que organiza e gerencia todos os tipos de documentos, e proporciona armazenamento eletrônico seguro das informações está lançando um novo produto com recursos da web para fazer um site customizado, que exemplifica de forma clara e objetiva, o uso do SAFE-DOC no mundo da contabilidade. “Nossa estratégia foi segmentar nossa comunicação, para mostrar, através de exemplos práticos, como o SAFE-DOC simplifica o dia a dia dos escritórios de contabilidade” Este é o primeiro de outros sites segmentados que a Acesso pretende lançar, explica Diego Torres Martins, Diretor Comercial da Acesso Digital. “A iniciativa tem se mostrado muito eficiente e atraído diversos potenciais cliente”, conclui Martins. O site http://www.contabilidadedofuturo.com.br apresenta o SAFE-DOC como a simplificação das tecnologias que suportam o Gerenciamento Eletrônico de Documentos e Informações, em um modelo de negócio ainda inédito no país.

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Proteção de dados confidenciais A Seagate está lançando seu novo HD com criptografia para notebooks que proporciona proteção para todas as informações arquivadas. Por meio do disco rígido deste HD, denominado Momentus 5400.2 FDE, é possível impedir o acesso não autorizado a todos os dados de notebooks, e não apenas dos arquivos ou das partições selecionadas, caso o sistema ou o disco rígido seja perdido, furtado, retirado de uso ou revendido. A criptografia total baseada em hardware das unidades de 5.400 rpm, fornece proteção sólida contra hackers e violações se comparada a abordagens tradicionais de criptografia. Para os usuários é necessária apenas uma senha para auto-autenticação, permitindo o pleno acesso ao disco. O HD

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papel, facilitando a sua utilização. Já o conjunto de softwares de gerenciamento fornece uma importante ferramenta de controle. Com o software JobAccounting, recurso único no segmento, possibilita a contabilização das impressões e cópias por usuários ou departamentos, e com o PrintSuperVision, permite aos administradores o monitoramento remoto do equipamento na rede. Outro diferencial do novo modelo é o aplicativo Paper Port da Nuance®, que possibilita a transformação de documentos em papéis para conteúdo digital e seu posterior gerenciamento. Na função de digitalização, também se destaca o software OmniPage da Nuance®, que converte documentos físicos em arquivos eletrônicos editáveis. Para mais informações sobre o lançamento acesse www.okiprintingsolutions.com e selecione o País.

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BUSCA Josetti Capusso

Metadados X OCR (Full Text)

* Daniel Dias Pinto

“Q

ue maravilha! Hoje eu posso entrar no Google e pesquisar por qualquer coisa que em instantes terei a informação que preciso em mãos.” Você também pensa assim? E será que esta afirmação é verdadeira? Com base neste pensamento, muitos usuários de digitalização de documentos estão solicitando aos fornecedores que não seja feita a indexação das imagens, mas sim o OCR. Graças a grande utilização de ferramentas de visualização de PDF’s, que compõem em suas funcionalidades o OCR Full Text, os usuários passaram a maravilhar-se com a possibilidade de poder localizar um documento a partir de qualquer palavra de seu conteúdo. Muitos nem sabem o que realmente significa OCR (e caso você seja um deles, aí vai: Optical Character Recognition, ou Reconhecimento Óptico de Caracteres). Mas será mesmo que o OCR irá substituir o “arcaico” processo de indexação? O final... Você decide! Desde os primórdios da digitalização de documentos, tínhamos como peça fundamental agregar às imagens digitalizadas alguma forma de localização, e com isso criou-se a indexação por metadados, que nada mais é que atribuir a cada imagem (ou grupo de imagens que formam um documento) palavras-chave que serão utilizadas para posterior pesquisa. Com este processo, a localização de um documento passa a ser exata, ou no tecniquês binária, onde ou você localiza o que procura ou não, sem choro nem vela. Legal, não? Mas como nada nesta vida vem fácil, o processo de indexação normalmente é realizado manualmente, com a utilização de digitadores, e em alguns poucos casos auxiliados por um OCR localizado, onde o objetivo é reconhecer o valor do metadado no documento. A este pro-

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cesso de indexação, definimos que sua saída é uma informação estruturada. Tudo muito bem, tudo muito bom, até que começa a surgir o OCR Full Text, que é a utilização de uma ferramenta de OCR para a leitura de todo o documento, gerando como produto final a transcrição da imagem do documento em texto puro. Com isso, temos a disposição a pesquisa de palavras dentre o conteúdo da imagem, o que é bastante eficaz no caso de documentos puramente em texto, como em uma carta por exemplo. A este tipo de saída, chamamos informação desestruturada. Com a grande vantagem de não utilizar operadores manuais no processo, o OCR Full Text já é bastante utilizado no meio da digitalização de documentos. Mais uma vez, muito legal, certo? Certo, desde que este processo de OCR não queira substituir, ou pelo menos não tenha a pretensão, aquele nosso método digamos um pouco “antiquado” de indexação. Mas por que não? A tecnologia há de dominar o mundo. Revolução Francesa e não sei o que mais! Calma lá, não fique desesperado, vamos analisar os prós e contras. Como já falamos anteriormente, quando utilizamos os metadados para busca de um documento, podemos localizar exatamente o documento que procuramos, como por exemplo, quando procuramos uma nota fiscal com o número 12345 emitida em 29/02/2008. Se esse documento realmente existir, teremos imediatamente o acesso à sua imagem. Agora, imagine que não haja metadados, mas sim OCR Full Text de todas as notas fiscais da minha empresa. Se eu realizar a mesma pesquisa, provavelmente terei como resultado uma lista enorme de documentos que tenham em seu conteúdo as palavras 12345 e 29/02/2008.

Com certeza, este documento que procuro estará em minha lista, mas quantos documentos eu terei que visualizar antes que eu chegue àquele que eu preciso? Já no caso de documentos não estruturados, como cartas por exemplo, o OCR Full Text pode ser bastante útil na hora de localizar um documento, pois há a possibilidade de localizar o valor em meio ao texto, uma vez que o metadado de uma indexação não será suficientemente eficaz nesta hora. É por estas e outras, que uma análise prévia dos documentos e suas utilizações é extremamente necessária para que você não navegue em um mar de imagens sem nexo. Mais um exemplo? Se você estivesse procurando por “maravilha de OCR” no Google, você conseguiria chegar a este artigo? Ou seria mais fácil procurar por “a rtigos+ocr+digitalização+metadados” em uma base estruturada?

* Daniel Dias Pinto, CDIA+ Bacharel em Sistemas de Informação, atua como Gerente de Projetos da Low Cost e Consultor da smartGED.com com 10 anos de experiência na área de Gestão de Documentos. daniel@smartged.com

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VIURTUALIZAÇÃO Divulgação

Convergência também na busca de soluções para a Virtualização Segura Alexandre Moraes*

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virtualização é a tecnologia do momento. Para o IDC, o mercado de virtualização mais que dobrará em um período de cinco anos, passando de US$ 5,5 bilhões em 2006 para US$ 11,7 bilhões em 2011. Os CIOs também apontaram em diversas enquetes publicadas que a virtualização está entre as prioridades. Virtualização de servidores não é uma novidade e sim uma nova onda de adoção da tecnologia já conhecida. Hoje, ao contrário de quando a virtualização surgiu, a segurança evoluiu a ponto de contar com recursos que permitem a proteção contra malwares e gerenciamento de riscos. Mesmo em ambientes virtualizados é possível gerenciar os riscos de forma centralizada e eficiente. As empresas e os CIO’s ou diretores de TI, estão sendo pressionados para implementarem imediatamente a virtualização por uma questão de custo. Porém, os especialistas estão vendo as dificuldades de segurança em relação à adoção dessa tecnologia. Os profissionais de segurança sabem que os novos processos, equipamentos e fluxo de informação derivados da ampla prática dessas novas técnicas exigirão um cuidado proporcional de sua parte. A virtualização traz vantagens como: Consolidação de servidores, de forma a reduzir custos com energia elétrica, facilitar o gerenciamento, otimização de uso e redução da quantidade de máquinas necessárias, redução de espaço em datacenters; Facilidade para a execução de aplicações legadas em máquinas que possuem sistema operacional ou hardware modernos; Disponibiliza um ambiente seguro e isolado para a execução de aplicações não confiáveis; Fornece uma configuração de hardware não realmente presente, como múltiplos sistemas ope-

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racionais e mesmo simular um ambiente virtual de computadores independentes em um mesmo hardware; Capacidade de implementar Appliances Virtuais que podem prestar serviços na rede; Cria um ambiente de testes para desenvolvimento de sistemas, isolado e que pode ter o estado salvo, modificado ou recarregado; Permite que sistemas operacionais existentes rodem em ambiente multiprocessado que compartilham memória; Criam cenários arbitrários de testes; Tornam possíveis migrações, backup e restore tornando-se mais gerenciáveis estas migrações. Entre os problemas de segurança relacionados a virtualização estão a maneira de distribuir uma infinidade de imagens idênticas de sistema operacional, de implementar a segurança sem criar várias instâncias de assinaturas de Antivírus, agentes redundantes e problemas de gerenciamento. O isolamento das máquinas virtuais acaba também por trazer problemas quanto a atuação dos softwares de segurança instalados na máquina hospedeira. Uma máquina virtual compremetida poderia inclusive usar o framework criado com o Virtual Tools ou mesmo a interface virtual de rede para tentar infectar ou mesmo injetar um software malicioso em uma outra máquina virtual. Tendo em vista essas dificuldades, os fabricantes de soluções de segurança e os fabricantes dos frameworks responsáveis pela virtualização de servidores estão trabalhando de forma colaborativa para oferecerem soluções eficazes. Os cinco pilares tecnológicos necessários para atender as necessidades dos departamentos de TI são: controle de acesso NAC, varredura Off-line de VMs, conectividade, gerenciamento de segurança e gerenciamento virtualizado de risco. Afinal, muito mais do que permitir a execução de software convencional de segurança em

máquinas virtuais, o conhecimento combinado resulta em abordagens exclusivas para responder rapidamente os questionamentos dos CIOs, que crescem na mesma velocidade com que a virtualização chegou às empresas. Como é possível garantir que as máquinas virtuais, há tanto tempo latentes, recebam as versões de aplicativos, políticas e informações de usuários mais recentes? Em uma rede corporativa grande e dinâmica, como essas VMs são gerenciadas do ponto de vista da segurança dos backups e da correção? Como a infinidade de VMs e os softwares de segurança instalados conseguem detectar vírus? Essas perguntas incomodam os dirigentes de TI e projetistas de rede das empresas. A maioria dos tecnólogos percebe que a virtualização, aplicada de maneira errada e sem segurança em uma grande empresa, pode levar a muito mais prejuízos que soluções. Somente através de estudos conjuntos e da tecnologia combinada de empresas de segurança e de virtualização será possível responder essas questões.

*Alexandre Moraes, graduado em Engenharia da Computação pela POLI/USP. É engenheiro de sistemas da McAfee Brasil e mestre em segurança da informação pela Poli/USP, certificado em CISSP alexandre_moraes@mcafee.com

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PERÍCIA FORENSE Divulgação

As provas digitais nos autos Ângelo Volpi e Cínthia Freitas*

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disseminação do uso dos documentos eletrônicos enseja a necessidade de análise cuidadosa dos mesmos em futuras demandas processuais. Fazer prova em juízo de fatos jurídicos, usando o computador requerem alguns cuidados, nosso Código de Processo Civil aceita todo tipo de provas, não há quaisquer restrições específicas do meio digital como elemento probante. Normalmente, os documentos eletrônicos têm ingressado no processo, em papel, o que significa que foram impressos a partir de um original digital e, por conseqüência, tidos como cópia. A propósito, a distinção entre cópia e original no documento eletrônico não tem sentido, pois é impossível distinguir entre uma e outra. Um documento em papel, quando digitalizado, produz uma cópia digital. Um documento digital impresso produz uma cópia em papel; e um documento digital replicado digitalmente não pode ser denominado de cópia, porque não se pode distinguir a cópia do original. Essas são as principais diferenças entre o suporte digital e o papel. Há diferentes tipos de documentos que podem servir como prova num processo. As fotos digitais, por exemplo não se enquadram nos arts. 383 e 384 do Código de Processo Civil, pois esses artigos tratam a fotografia como reprodução mecânica, ou seja, fotos a partir de filmes fotográficos. Para garantir sua veracidade, prevista pelo parágrafo 1º do art. 385 do mesmo Código, é exigida a anexação do negativo, como garantia contra manipulação fraudulenta. Sabemos que as fotos digitais são facilmente alteráveis, permitindo dissimulação de seu conteúdo e podem ser facilmente desclassificadas se incluídas nos autos. Para que sirvam como provas autênticas podem ser feitas por um tabelião através de uma Ata Notarial, espécie de escritura pública, na qual este pro-

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fissional constata um fato. Da mesma forma conteúdos de sites, emails, etc. - As atas estão previstas no art.7 da lei 8935/94 que regulamenta a profissão-. Outro aspecto interessante a ser notado é o fato da volatilidade da informação, ou seja, o que está na internet neste momento pode não estar no minuto seguinte. Esta volatilidade, também denominada de mutabilidade, exige mecanismos que constatem a existência de tal informação associando a ela uma datação e localização (quando e onde a informação foi vista, consultada e veiculada). O fato de um documento estar na internet, seja em forma de notícia em site informativo, especialmente de jornais e revistas eletrônicas, ou em um site qualquer, resulta em igual notoriedade, que pode ser provada também por meio de ata notarial. Não somente como elemento facilitador ao magistrado, mas como perpetuação pelo seu arquivamento em livro notarial de atas, já que a parte contrária poderia retirá-lo da web. No caso de documentos privados, como e-mails, blogs e sites de conversação, o autor é sempre de origem presumível e além da ata notarial, em caso de contestação, deverá ser feita uma perícia técnica para encontrar o endereço de protocolo na internet da máquina em que foi produzido. Outra situação a ser analisada é a de provas digitais produzidas a partir de evidências físicas (computadores, HDs externos, CDs, DVs, telefones celulares, câmeras fotográficas digitais; equipamentos de jogos - Play Station 2, Play Station Portable). Estes dispositivos armazenam uma grande quantidade de informações que precisa ser copiada - através de processo denominado de “imagem” - gerando cópias físicas idênticas, pois nem sempre se pode retirar ou fazer apreensão desses equipamentos. Assim, ficará na guarda do Juiz um conjunto

de dispositivos técnicos que precisarão ser armazenados adequadamente e analisados por peritos especializados. Em casos como esses, é impossível a impressão em papel, pois a quantidade de informação pode beirar o terabytes. Além do que, nestes casos os dados isolados não refletem a situação a ser analisada ou periciada. Assim, o relacionamento entre os dados, a organização dos arquivos e o contexto em que se encontram os mesmos é que garantem o sucesso do entendimento do ilícito. Todos esses meios ainda são usados por conta da indefinição existente no Direito em relação ao suporte digital, requerendo desenvolverem-se ferramentas tecnológicas com fundamentação jurídica, ou seja, Direito e Tecnologia devem andar na mesma velocidade. A autoria de documentos eletrônicos só será mais clara com a proliferação do uso da assinatura digital. Aliás, um procedimento do qual já não há como fugir.

* Cinthia O. de A. Freitas. Doutora em Informática com Ênfase em Análise e Reconhecimento de Documentos Manuscritos *Angelo Volpi. Tabelião em Curitiba, escritor, articulista e consultor. angelo@volpi.not.br

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PROCESSOS DE NEGÓCIO Joseti Capusso

SOBRE BPO E KPO Primeira parte Tadeu Cruz*

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erceirização há muito tempo deixou de ser algo excepcional, como foi na década de 90. Naqueles tempos terceirizar era algo estranho, incompreendido tanto para quem terceirizava quanto para quem assumia a terceirização. A confusão era generalizada e a maioria dos profissionais terceirizados pensava que além de não ter de trabalhar tanto quanto até aquele momento (o da terceirização) também passaria a ganhar mais, muito mais. Como sempre ocorre nestas ocasiões muitos erros foram cometidos e muitos “acertos de contas” foram feitos sob aparentes boas intenções. Mas a terceirização evoluiu muito. Deixou de ser desculpa para demitir pessoas para se transformar em um importante instrumento de gerência. Hoje, a decisão de terceirizar ou não qualquer operação se baseia em princípios objetivos, além de ser muito bem pensada, ponderada e analisada, para que, ao ser tomada, satisfaça plena e satisfatoriamente (produtividade e lucratividade) a quem terceirizou e a quem assumiu a terceirização da operação. A despeito de todas as justificativas que possam ser dadas por uma organização para terceirizar uma ou mais operações, o que conta mesmo na hora de tomar tal decisão é a análise sobre: Conhecimento da operação. Complexidade da operação. Custo da operação. Propriedade da operação Que ajudarão quem decide a escolher entre as seguintes alternativas: Fazer em casa com recursos internos? Fazer em casa com recursos externos? Fazer fora de casa? Terceirizar somente a operação? Terceirizar o conhecimento da operação? A evolução do conceito de Outsourcing, causada pelas novas técnicas de gerenciamento aliadas às

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atuais Tecnologias da Informação, fez com que as organizações olhassem para a terceirização com outros olhos, diferentemente dos primeiros momentos quando somente a redução de custos (a qualquer preço) importava na tomada de decisão de terceirizar. No passado existiram vários tipos de outsourcing, entre eles a terceirização completa e a seletiva, mas todos eles preocupavam-se somente com a operação dos recursos envolvidos na produção do bem e do serviço. Por exemplo, lembro-me de quando construí (literalmente) e implantei a primeira central de operações do Selective Outsourcing, da Hewlett Packard do Brasil na década de 90, e do nosso primeiro cliente, um grande frigorífico brasileiro, que terceirizou a operação da sua rede de dados conosco. A HP mundial tinha criado uma divisão para comercializar e operar um novo serviço de outsourcing, embora seletivo, selective outsourcing, cujo objetivo era assumir a administração de determinados recursos do cliente. Não estávamos, à época, preocupados com os processos em si, nem com os do cliente, nem com os nossos, apenas deveríamos manter funcionando o que quer que tivesse sido terceirizado com a HP. E o fazíamos bem. Por meio de um software de gerenciamento de redes, o HP OpenView, tínhamos condições de enxergar e gerenciar todos os recursos da imensa rede de dados daquele primeiro cliente. Outsourcing, seletivo ou total, era isso, assumir a operação de um ou mais processos – até mesmo quando eles não eram formalmente conhecidos. Entretanto, nos últimos anos, dois tipos de terceirização e gerenciamento de processos, e conseqüentemente dois tipos de processos, têm cada vez mais interessado às organizações e freqüentado a mídia especializada. São eles: Business Process Outsourcing - BPO. Knowledge Process Outsourcing - KPO. Ambas podem ser soluções para a Desorganização Informacional que assola as organizações, desde que os processos que serão terceirizados sejam objeto de cuidadosa análise, desenho ou redesenho ou mo-

delagem, especialmente no caso do BPO, pois neste tipo de outsorucing a inteligência, o conhecimento, da operação ficará com a empresa dona do processo. Tanto Business Process Outsourcing quanto Knowledge Process Outsourcing estão intimamente ligadas à gerência do conhecimento, quer o conhecimento permaneça na organização, por meio do BPO, quer o conhecimento seja da empresa que fornecerá o serviço, por meio do KPO. As necessidades de cada uma destas terceirizações só serão atendidas e gerenciadas com Business Process Management e com as tecnologias existentes no Business Process Management System. Alguns países tem se destacado em Business Process Outsourcing e em Knowledge Process Outsourcing. Os principais são Índia e Paquistão. O Brasil começa a dar os primeiros passos neste promissor segmento de negócio, mas a legislação trabalhista existente, a alta carga de impostos e a precária situação educacional impedem que o País concorra de igual para igual com outros países. (continua.)

*Tadeu Cruz - Prof. M.Sc. - Formado em Administração de Empresas; especialização em Engenharia de Sistemas e em Análise & Modelagem de Processos de Negócio. Mestre em Engenharia de Produção. Membro-pesquisador do GEACTE-FEA-USP e do SAGE-COPPE-UFRJ. tadeucrz@trcr.com.br

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CANAL EXECUTIVO

Laserfiche: um líder nos EUA investe na idéia do impacto ambiental

DM - Como os produtos da empresa estão posicionados nas principais verticais de mercado? Quais destacam-se como mais utilizados pelos consumidores norte-americanos? Nossas principais verticais de atuação incluem governo, saúde, financeiro/ bancário. Para esses setores, a solução de gerenciamento de documentos Laserfiche destina-se em sua maior parte à busca, uma vez que oferece uma plataforma flexível que se adapta para atender diversas necessidades multi-departamentais e permite que os usuários estabeleçam um perfil de procedimentos. Nossa plataforma é de fácil integração com os demais softwares usados em cada um destes setores. DM - Como poderíamos definer hoje, em relação à tecnologia, o mercado para ferramentas de EDMS? A tecnologia digital veio substituir os arquivos tradicionais dos escritórios. Milhões de arquivos de papel que estavam inacessíveis no passado agora estão armazenados, são acessados e gerenciados eletronicamente, levando as organizações a economizarem tempo, espaço e dinheiro. É estimado que em média um funcionário utiliza 10.000 folhas de papel ao ano. Tendo

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Divulgação

DM - A Laserfiche é um grande fornecedor de soluções ECM para o mercado norte-americano? Quais são as principais soluções hoje distribuídas pela empresa? Laserfiche é uma empresa robusta baseada na venda de soluções ECM. Nosso principal produto é a plataforma de gestão documental Laserfiche que oferece um alto volume para captura de informações, recuperação, distribuição e organização. É composta por um conjunto de módulos de captação, distribuição, processo de gestão e integração ferramentas e se destina a resolver os problemas no mundo real, incluindo segurança, eficácia e execução técnica.

te, algo impossível de ser feito com o papel e assim permitir que as empresas melhorem sua comunicação e a colaboração e possibilitando uma melhor tomada de decisão nos negócios. DM - Como é a participação da Laserfiche mercado mundial? Quais os mercados mais ativos e representativos para a empresa hoje? Os produtos da Laserfiche são vendidos no mundo hoje através de seus Canais de revendedores treinados. Podemos dizer que a América do Norte é a primeira em vendas de mercado e está sendo seguida pela América do Sul, Europa, Ásia, Médio Oriente, África e Austrália.

Chris Wacker da Laserfiche

em conta que uma árvore de 7-8 polegadas de diâmetro e 40 metros de altura produz 17 resmas de papel, assim um único funcionário é responsável por consumir 1,17 árvore por ano. Multiplique este número pelo número de funcionários em escritórios em todo mundo, bem como todo o impacto ambiental que a produção de papel têm, junte-se a isso o consumo e a eliminação desordenada no meio ambiente. A soma é vertiginosa. O Grupo Laserfiche optou por ter uma abordagem ecológica, reduzindo o consumo de papel, eliminando despesas extras com a distribuição de papéis e documentos e dessa forma fazer uma poupança dos recursos energéticos. Por meio de nossos produtos será possível trabalhar com imagens digitalizadas de papéis ou arquivos eletrônicos, em vez de cópias, reduzindo significativamente envio e armazenamento de papel. Estes mesmo funcionários que hoje usam esta montanha de papéis irão facilmente acessar os mesmos arquivos simultaneamen-

DM - Qual a estratégia da empresa para o mercado latino-americano? Queira destacar a estratégia para o mercado brasileiro, indicando como é, quais as ações destinadas a expansão do mercado e de como entende o crescimento e interesse do mercado brasileiro por ferramentas de ECM? Laserfiche está no Brasil há 14 anos. A empresa tem atualmente oito revendedores que distribuem produtos em todo o Brasil. Entre os nossos principais clientes estão: ABTCP, Anoreg-PB, Banco Bradesco, Banco Itaú, Cargill, Confab, ELFA - Produtos Farmacêuticos e Hospitalares, Exiros-Tenaris Confab, Klabin Segal, Prefeitura de Mogi das Cruzes, SESC, SESCOOP, 4ª. Região Tribunal Federal, Tribunal de Contas da União. Nossos planos estão formatados para continuar este crescimento e expansão no mercado brasileiro.

Chris Wacker é Vice-Presidente de Business Development da Laserfiche nos EUA

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REFLEXÕES

CRÔNICA

“Os documentos históricos, livros, jornais, obras de arte formam um universo que o mercado brasileiro (de microfilme) mal começou a explorar”

VIRTUALIDADE REAL...

Isaac Hemsi – diretor da Microservice. “Atualmente, o microfilme continua sendo um método de baixo risco e baixo custo para o gerenciamento de documentos e informações” Benedito Odair Amaral Rodrigues – gerente de desenvolvimento de canais / Imagelink da Kodak. “Os scanners evoluíram tecnologicamente, mas o que evoluiu muito foi a distribuição, a segurança e a qualidade das informações” Nelson Yassuo Osanai, diretor da divisão de Imaging da Fujitsu do Brasil. “O mercado de captura é um dos que mais crescem devido aos avanços nas tecnologias de software e no reconhecimento de sua importância em vários níveis das organizações” Marcos Souza, Country Sales Manager da Kofax Brasil. “O objetivo é ampliar a utilização do meio digital, modernizando as relações e facilitando as várias frentes que se englobam nesse processo“ Senador Magno Malta sobre o Projeto de Lei de sua autoria para digitalização de documentos públicos e privados.

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Dá para imaginar o espanto do homem quando fez fogo a partir da fricção de um pedaço de madeira com o outro? Surpresa, fascinação, mistério, encantamento e por fim adoração. E assim, desde então o homem vem se espantando com sua própria capacidade e invenções. Jaron Lanier um conhecido cientista norte americano, lá no início dos anos 90, cunhou a expressão “realidade virtual”, fascinado diante do que via e “sentia” ao criar a simulação de ambientes e objetos num computador através de luvas e óculos especiais. Além de Lanier, Nicholas Negroponte em sua antológica obra Being Digital (1995) também filosofou; “Um bit é algo como a água, não tem cor não tem cheiro, porém seus (não) atributos são mais que esses. Um bit também não tem tamanho ou peso... é um estado, ligado ou desligado, verdadeiro ou falso...” E assim caminhou a humanidade, encantada e fascinada com essa nova descoberta, que diariamente continuam a causar-nos espantos -. Virtual opôs-se ao real, e a antítese jocosa de Lanier pegou. O tempo, que em outros tempos era presente, passado ou futuro, passou a ter também o; “em tempo real”. Virtual em seu sentido da era pré-digital aquele que existe somente como perspectiva, que é etéreo e portanto imaterial - confundiu-se com o

virtual pós digital, ou seja, resultado de uma saída sensorial, produto de um software de simulação. A confusão sendo somente lingüística, como força de expressão, não causaria maiores danos. Porém, confundi-los tratando os bits como bens incorpóreos tem criado situações legais no Brasil, no mínimo, curiosas para não dizer esdrúxulas. Uma delas: Software vendido em CD na prateleira, tributado como mercadoria (ICMS) e aqueles baixados pela internet como serviços (ISS). Outra lacuna legal: Bits não sendo “coisas”, destruí-los, inutilizá-los, não pode ser enquadrado como crime, pois a lei penal não admite analogia e o artigo 163 do Código Penal prevê: Destruir, inutilizar ou deteriorar “coisa” alheia... Coisa em direito é bem material, pensando que bit é “virtual” nossa justiça e muita gente tem “viajado na maionese”. O consolo é o problema tem ocorrido em outros países, na Holanda um ladrão no Second Life, só pode ser enquadrado por furto de propriedade intelectual. Obs. Se você é um daqueles que pensa que bit não é nada, dá uma olhada no contrato de seu link, ou na cobrança de Data Center. Se é cobrado por volume, é coisa! Se ocupa espaço em memórias de massa, é coisa!!! Ângelo Volpi

Document Management

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Revista Latin American Document Management

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