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Ano 2 - Número 4 - Fevereiro de 2008 - R$ 18,00

LATIN AMERICAN

DOCUMENT management

Novas tecnologias, processos e soluções para gestão de documentos

MULTIFUNCIONAIS Com mais tecnologia equipamentos conquistam seu espaço definitivo.

Dados Não Estruturados Soluções de ECM precisam do amadurecimento das empresas

Coren-SP: digitalização de alta perfórmance agiliza processos Capa_04.indd 1

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EDITORIAL

O começo e o auge de uma jornada Joseti Capusso

O

mercado de gestão documental vive um momento especial. Enquanto as empresas americanas vivem o que o Presidente da AIIM– The ECM Association, John Mancini aponta como a Era de Ouro para o ECM, nós brasileiros e latino-americanos estamos iniciando nossa jornada rumo à maturidade. Fato que muitas empresas de grande porte, por imposição das legislações internacionais como a SOX, já aderiram e contemplam sistemas de gestão de documentos, a grande maioria das empresas nacionais está recém descobrindo, as maravilhas e percalços que a aderência à estas tecnologias podem trazer. Um mercado rumo ao amadurecimento e cheio de possibilidades de negócios. As médias e pequenas empresas estão aí, a espera de alcançar a este patamar. Veremos isso nas discussões sobre os dados não estruturados, na matéria desta edição, assim como também quando falamos sobre os equipamentos multifuncionais. Experiências não faltam como as mostradas nos cases do Bicbanco e do Coren-SP que mostram como as empresas nacionais buscam no mercado solu-

El inicio y el auge de una jornada El mercado de gestión de documentos vive un momento especial. Mientras las empresas americanas viven lo que el Presidente de la AIIM, John Mancini señala como la Era de Oro para el ECM, nosotros tanto brasileros como latinoamericanos estamos iniciando la jornada rumbo a la madurez.

ções para gestão documental. Um grande número de acontecimentos neste início de ano, mostram que não estamos passos atrás de outros mercados, mas caminhando vigorosamente em direção ao futuro. Esperamos que todos tenham uma boa leitura!

Debido al hecho de que muchas empresas de gran tamaño, por imposición de las legislaciones internacionales como SOX, ya se adhirieron y consideran estos sistemas de gestión de documentos; la gran mayoría de las empresas nacionales está recién descubriendo, las maravillas y las ventajas que la adherencia a estas tecnologías pueden traer. Un mercado rumbo a la madurez y lleno de posibilidades de negocios. Las medianas y pequeñas empresas están ahí, con la expectativa de llegar a este nivel. Vemos eso en las discusiones sobre los datos no estructurados, en un artículo en esta edición así como también cuando hablamos sobre los equipos multifuncionales. Experiencias no faltan como las mostradas en los casos de Bicbanco y del Coren-SP que nos hacen ver como las empresas nacionales buscan en el mercado soluciones para la gestión de documentos. Un gran número de eventos que se dieron en este inicio del año, muestran que no nos quedamos atrás con relación a otros mercados, sino más bien caminamos vigorosamente en dirección al futuro. ¡Esperamos que todos disfruten esta edición!

Susana Batimarchi Editora

Susana Batimarchi Editora

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NESTA EDIÇÃO www.docmanagement.com.br DIRETOR

Eduardo David eduardo@editoraguia.com.br EDITORA

Susana Batimarchi susana@editoraguia.com.br DIRETOR COMERCIAL

Alexandre Ortiz

alexandre@editoraguia.com.br GERENTE DE PROJETOS

Arnaldo David

david@editoraguia.com.br ARTE E DIAGRAMAÇÃO

Flávio Della Torre

Flavio.dellatorre@gmail.com ILUSTRAÇÃO

Spacca

spacca@terra.com.br FOTOGRAFIA

Josetti Capusso jcapusso@terra.com.br ADMINISTRAÇÃO

Camila Pazianotto camila@editoraguia.com.br TRADUÇÃO

Maria Carolina Morell Gonzalez macaferro@uol.com.br CONSELHO EDITORIAL José Guilherme Junqueira Dias de Souza , Wilton Tamane , Walter Koch , Marcelo Thallenberg , Luis Augusto Bellucci , Eduardo Lopes , Rosália Paraíso , Tadeu Cruz , Luiz Alfredo Santoyo , José Roberto de Lazari , Ricardo Monteiro, Roberto Brant, Roberto Prado, Mauricio Alfonso, Paulo Sérgio Carneiro, Paulo R. de Alencastro Jr., Sérgio Fortuna, Ângelo Volpi e Ronei Martins Ferrigolo. CONTATOS

Administração: administracao@editoraguia.com.br Redação: redacao@editoraguia.com.br Publicidade: publicidade@editoraguia.com.br IMPRESSÃO

Copy Press DOCUMENT MANAGEMENT é uma publicação da Editora Guia de Fornecedores Ltda, editada em português e espanhol e dirigida a executivos dos departamentos de Administração e Finanças, Tecnologia da Informação, Centros de Documentação, Projetos, Marketing e Comercial das 8.000 médias e grandes empresas nos setores: Governo; Bancos e Seguradoras; Saúde; Educação ; Jurídico; Transporte; Engenharia e Construção, Indústria, Serviço, entre outros, no Brasil e mais: Argentina, Chile, Paraguai, Uruguai, Colombia, Venezuela e México. Seu editorial aborda as Novas Tecnologias, Processos e Soluções na Gestão de Documentos e Conteúdos Corporativos, sempre numa visão empresarial, contribuindo com o desenvolvimento e crescimento do Mercado, dos Negócios e dos Profissionais. DOCUMENT MANAGEMENT não se responsabiliza pelo conteúdo dos anúncios publicados. Os conceitos dos artigos assinados refletem a opinião de seus autores, não necessariamente a da Revista. Todo o conteúdo da DOCUMENT MANAGEMENT é de livre reprodução desde que citada a fonte. Todos os direitos reservados. Assinatura Anual (seis edições). Brasil R$108,00. Outros paises: U$ 140,00. Informações: assinaturas@editoraguia.com.br ou Tel: 55-11-3392.4111

6 Entrevista

O presidente da AIIM- John Mancini fala do maior evento sobre tecnologia ECM – 2008 AIIM Exposition and Conference, que ocorrerá no mês de março em Boston/EUA

16 Dados Não Estruturados

Como as corporações podem utilizar dados de lugares diferentes como e-mails, call centers, SAC´s, blogs etc. de forma a torná-las de valor estratégico para as decisões de negócios.

24 Multifuncionais

Com um grau maior de tecnologia embarcada, estes equipamentos multitarefas estão cada vez mais presentes em um número maior de empresas e são vitais para os processos de gestão documental.

32 Case Coren-SP

Coren – Conselho Regional de Enfermagem de São Paulo tinha o desafio de digitalizar mais de 500 mil pastas e tornar seu sistema mais ágil e prático, para dar vazão a grande demanda de novos e antigos membros da instituição.

41 Eventos

Este mês a Fujitsu apresentou sua nova linha de scanners de alto desempenho para o segmento de prestação de serviços , prosseguindo com a meta da empresa de apresentar soluções cada vez mais segmentadas para necessidades específicas.

50 Canal Executivo

A Lexmark reformulou seus quadros corporativos e promoveu Leonel da Costa à vice-presidente e gerente geral para América Latina., que conta nesta entrevista porque o Brasil e a América Latina são considerados mercados vitais para a empresa que se situa entre as líderes em soluções integrais de impressão.

DOCUMENT MANAGEMENT és una publicación de la Casa Editora Guia de Fornecedores Ltda, editada en portugues y español y direccionada a ejecutivos de los sectores de Administración y Finanzas, Tecnologia de la Información, Centros de Documentación, Proyectos, Marketing y Comercial de las 8.000 medianas y grandes empresas en los ramos de actividad como Gobierno, Bancos y Aseguradoras, Salud, Educación, Jurídico, Transportes, Ingeniería y Construcción, Indústria, Servicio, entre otros, en Brasil y más: Argentina, Chile, Paraguay, Uruguay, Colombia, Venezuela y Mexico. Su editorial enfoca las Nuevas Tecnologias, Procesos y Soluciones en la Gestión de Documentos y Contenidos Corporativos, siempre con una visión empresarial, contribuyendo con el desarollo y con el crecimiento del Mercado, de los Negócios y de los Profesionales. DOCUMENT MANAGEMENT no és responsable por el contenido de los anúncios publicados. Los conceptos de los articúlos firmados reflejan la opinión de sus autores, no necesariamente la de la Revista. Todo el contenido de DOCUMENT MANAGEMENT és de libre reproducción desde que citada la fuente. Todos los derechos reservados. Subscripción Anual (seis ediciones). Brasil R$ 108,00. Otros paises: U$ 140,00. Informaciones: assinaturas@editoraguia.com.br o Tel: 55-11-3392.4111

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ENTREVISTA

A Era de Ouro da Gestão Documental Divulgação

Nesta Edição, a revista Document Management traz com exclusividade uma entrevista com o Presidente da AIIM – ECM Association – a maior e mais importante associação de gestão documental americana que congrega os mais expressivos e renomados fabricantes de produtos para este segmento. John Mancini fala sobre o mercado e novidades da AIIM Exhibition and Conference que acontecerá de 3 a 6 março, na cidade de Boston nos EUA.

DM - A Gestão Documental é uma preocupação entre os executivos e gerentes entre todas as organizações por todo o mundo, muito em função disso representa um grande gasto de tempo e dinheiro. Quanto representa em milhões ao ano este mercado nos Estados Unidos e na América Latina? John Mancini - É difícil precisar exatamente esse mercado por duas razões. Primeiro, porque é complicado definir onde ele começa e onde termina em termos de tecnologia. As tecnologias têm se tornado interligadas daí a dificuldade de definir exatamente que “isto” é gestão de documentos e “aquilo”, não é. Em segundo lugar, correndo-se o risco de se estar ultrapassado sobre o assunto, muitas das estimativas do mercado usualmente estão ligadas às vendas de software e hardware, e são usadas para estimar o tamanho do mercado,

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dando-lhe esta proporção, de que se vem gastando massivamente neste setor. Envolvendo ai tanto a integração e desdobramentos dos softwares. E é neste tipo de definição que se tende a superestimar o tamanho do mercado.

na exposição da AIIM este ano? O que os visitantes não podem deixar de conhecer nesta edição?

DM - A AIIM tem nos seus planos realizar uma mostra local? Nós não temos planos de lançar um Road Show da AIIM na América Latina no momento, entretanto, nós ficaríamos contentes em considerar o assunto. O ingrediente chave em realizar um evento localizado, bem sucedido, está em obter parceiros que entendem o mercado e saibam ouvir a comunidade usuária final. Será que alguém está interessado em ser nosso parceiro?

As empresas hoje estão experimentando uma explosão sem precedentes de dados e informações. Este ano a Exposição e Conferência da AIIM levará aos visitantes as ferramentas que necessitam para aprender como acessar, selecionar e aplicar tecnologias que irão ajudar os usuários finais a executar melhor seu trabalho; agilizar decisões de negócios; incrementar processos de negócios e sua performance, além de maximizar o retorno das organizações por meio do arsenal de informações existentes nas empresas. Estarão presentes keynotes renomados com apresentações que incluem:

DM - O senhor poderia dar-nos algumas perspectivas do que poderá ser visto

(quem fala é Beth Torrey diretora do evento da Aiim International Exposition & Conference Questex Media Group)

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* David Pogue, autor de best-sellers e colunista de tecnologia do New York Times, que abrirá a Conferência com a apresentação “The Power of Simplicity – O Poder da Simplicidade”. Pogue discutirá o porquê a “fúria dos softwares” tornou-se uma epidemia e como o problema é o próprio design dos softwares e sua interface. * O presidente da AIIM, John Mancini, fará uma apresentação sobre o atual estágio da indústria na apresentação entitulada: “Corporate Knowledge: share it, Secure it – Conhecimento Corporativo: compartilhado e Seguro”. Na sua apresentação Mancini discutirá sobre a preocupação e a interligação entre colaboração e segurança, nas empresas. Tony Byrne, fundador da CMS Watch, moderará o Painel dos Cios, entitulado: “ The Future of Information Management: The Cio´s Perspective – O Futuro do Gerenciamento das Informações: A perspectiva dos Cios”. A programação de conferências oferecerá 18 painéis e mais de 120 workshops, com temas como: Fundamentos de ECM; Gerenciamento de Processo de Negócios; Segurança, Riscos e Compliance; Gerenciamento de Documentos; Captura e Digitalização de Dados; Records Management; Gerenciamento de Conteúdo Web e de Portais; Colaboração e Softwares Sociais; Empresa 2.0 e Web 2.0; Serviços na Web; Infraestrutura e Arquitetura da Informação; Business Intelligence; A Nova Geração de Ferramentas de Busca e suas aplicações; Gerenciamento da Classificação da Informação, Taxonomia e Metadados; Gerenciamento de Emails; Legalidade; Contas a Pagar e Recebimentos; Produção, Seleção e Implementação. Além disso, o evento terá fóruns especiais que incluem: Conexão com os Canais (VAR´s) ; Comunidades de visitantes por verticais; Pavilhão de Soluções para Escritório; Pavilhão de Educação e Treinamento e os Doculabs – Área de debate com representantes, para troca de conhecimento entre usuários e fornecedores de Tecnologia ECM, onde poderão debater sobre seus produtos. DM - Quais são as expectativas para o próximo encontro em Boston? Como podemos descrever o perfil das empresas que estarão expondo este ano? O evento vem se desenvolvendo muito bem.

Até agora, temos 20% a mais de adesões que o ano passado. São mais de 175 empresas com uma grande variedade de aplicações para gerenciamento de informação e ferramentas – incluindo gerenciamento de documentos e conteúdos; records management e compliance; busca e acesso de informações; digitalização e capture; Web CMS; portais e colaboração; classificação e taxonomia; storage e segurança; business intelligence; Gerenciamento do Processo de Negócios e desenvolvimento de aplicações e integração de

As empresas hoje estão experimentando uma explosão sem precedentes de dados e informações. softwares estarão presentes na exposição da AIIM. Entre os expositores e patrocinadores do evento estão: Bowe Bell + Howell, Canon U.S.A. Inc., Computer Associates, Cranel Imaging, EMC, Fast, Fujitsu, Guidance Software, JP Morgan, Kodak, Oce North America, Oracle, SalesForce.com e Westbrook Technologies. DM - Como o Senhor vê a evolução dos compradores entre aqueles que visitam o evento? Qual a expectativa de negócios a serem gerados durante a feira? Quanto isso representará na sua opinão? Os compradores vêm à todos os nossos eventos, incluindo a feira e podem ser classificados em duas categorias. Seguindo em duas principais vertentes do mercado – das grandes companhias e a de médias empresas. Numa perspectiva entre

custos e funcionalidade, estamos vivendo a “Era de Ouro” dos usuários finais. Mas precisamos nos lembrar que parte da indústria está focada nas grandes organizações que precisam integrar e parametrizar sua infra-estrutura de ECM que é muito diferente da parte da indústria típica, que está na ponta e que está simplesmente procurando por soluções para diminuir o volume de papel e uma massa de informações digitais. DM - Como está a atuação das empresas americanas no que tange ao uso correto das aplicações de ECM? Como analisa este fato? Há 25 houve a primeira apresentação da File Net numa exposição da AIIM. Queremos acreditar que estamos tratando com um mercado maduro e que certamente já adotaram ferramentas “penetrantes” de ECM tanto nas corporações privadas quanto no próprio governo. Com certeza, estamos certos ao dizer que talvez na lista das 2000 maiores empresas da Revista Fortune, algumas tenham experiência com documentos, records, gerenciamento de conteúdos depois de todos estes anos. Sob esta luz, gostaria de levantar as algumas questões fundamentais para esta análise, especialmente para as grandes empresas. Como elas pensam a penetração que as implementações que as ferramentas de ECM trazem?. Como esta sendo pulverizada esta tecnologia nas organizações? As funcionalidades essenciais de ECM estão disponíveis para poucos ou distribuídas massivamente pela organização? Eles estão definindo quais e como são as expectativas vitais destas funcionalidades e quanto pagarão por elas? Há um padrão na organização para utilizar estas ferramentas? Há uma estratégia de integração e parametrização para distribuir estas capacidades? Há um rastreamento de emails de uma forma significativa? Estas questões ajudam a entender o grau de utilização e maturidade que as nossas empresas têm sobre os processos de ECM DM - Os grandes fabricantes do mercado americanos ainda estão comprando outras pequenas empresas especializadas no mercado de ECM? O que isso representa? Sim. Para mim representam a consolidação desse mercado. Por exemplo, a entrada do Microsoft Sharepoint como um sério fabricante do

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ENTREVISTA mercado reflete o fato de que estas tecnologias são emergentes e fundamentais na infraestrutura de TI para a maioria das organizações. Antes estas ferramentas eram usadas para significar que a gestão documental estava confinada a poucos dentro da hierarquia interna das organizações. Hoje tanto o compliance quanto a colaboração, suas necessidades e requisições específicas, rapidamente se transformam como objetivos fundamentais no processo de negócios destas empresas. DM - E quanto ao futuro do Mercado de ECM? O senhor pode fazer uma projeção do mercado para daqui a dois anos? Vou falar das seis principais tendências que afetaram o mercado de ECM. Primeiro a entrada do Microsoft Sharepoint no mercado como um fabricante sério na infra-estrutura de ECM. Segundo, a entrada de ferramentas alternativas para gerenciamento de documentos e conteúdo, especialmente com a entrada de fabricantes significativos de SaaS - softwares como serviços (por exemplo, Spring CM) e fabricantes de Open Source ( por exemplo, Alfresco). A terceira não é só uma tendência, mas o ápice de tendências dos últimos 3 a 4 anos – a consolidação. A quarta tendência é uma combinação do impacto das outras três. O declínio de preços das ferramentas de gestão de documentos para escritório e o crescimento do mercado em duas direções: para grandes organizações e para o middle-market. Os baixos custos e as grandes funcionalidades, definem, esta como a Era de Ouro para os usuários finais. A quinta é o renascimento do capture. Com a expansão do mercado entre as empresas de médio porte. Houve um aumento das oportunidades para as empresas que ainda eram resistentes e apegadas aos processos que utilizavam o papel, como principal meio. E finalmente, o nascimento de importantes canais e provedores de soluções. Como as tecnologias de gestão de documentos tornaram-se mais vistas como infra-estrutura e suas capacidades implementam soluções e seu uso tornouse critico para os negócios. Nossos fóruns de provedores de serviços de gestão documental tem tido uma das mais altas freqüências jamais vistas pela AIIM. (www.aim.org/dmspef).

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Entrevista

La era de Oro de La Gestión de Documentos En esta Edición, la revista Document Management trae con exclusividad una entrevista con El Presidente de la AIIM – ECM Association; John Mancini habla sobre el mercado americano de ECM y las novedades de la AIIM Exhibition y la conferencia que se dará lugar en marzo, en la ciudad de Boston en los Estados Unidos.

DM - ¿Cuántos millones al año mueve el mercado de ECM en los Estados Unidos y en latinoamérica? John Mancini - Es difícil detallar exactamente ese mercado por dos razones. Primero, porque es complicado definir donde comienza y donde termina en términos de tecnología. Las tecnologías se han tornado más interconectadas por eso la dificultad de definir exactamente que “esto” es gestión de documentos y “aquello” no lo es. En segundo lugar, corriendo el riesgo de ser anticuado con relación al asunto, muchas de las estimativas del mercado comúnmente están relacionadas a las vendas de software y hardware. Y es en este tipo de definición que se tiende a subestimar el tamaño del mercado. DM - ¿La AIIM tiene dentro de sus planes realizar una exposición local en Latinoamérica? Nosotros no tenemos planes de lanzar un Road Show de la AIIM en Latinoamérica por el momento, de cualquier manera sería interesante considerarlo. El ingrediente clave para realizar un evento exitoso está en obtener socios que entiendan el mercado y sepan oír al usuario final. ¿Será que alguien está interesado en ser nuestro socio? DM - ¿Ud. podría darnos alguna idea de lo que se verá en la exposición de la AIIM este año? ¿O lo que los visitantes no se perderán al ir a esta edición? Las empresas de hoy en día están pasando por una bombardeo sin precedentes

de datos e informaciones. Este año la Exposición y la Conferencia de AIIM llevará a los visitantes las herramientas que necesitan para aprender a accesar, seleccionar y aplicar tecnologías que van a ayudar a los usuarios finales a ejecutar mejor su trabajo; agilizar decisiones de negocios; incrementar procesos de negocios y su desempeño, así como también maximizar los beneficios para las organizaciones por medio del arsenal de informaciones existentes en las empresas. DM - ¿Y con relación al futuro del Mercado de ECM? ¿Ud. puede hacer una proyección del mercado para de aquí a dos años? Voy a hablar de las seis principales tendencias que afectarán al mercado de ECM. Primero la entrada de Microsoft Sharepoint en el mercado como un fabricante serio de infraestructura de ECM. Segundo, la entrada de herramientas alternativas para el gerenciamiento de documentos y contenido, especialmente con la entrada de fabricantes importantes de SaaS - softwares como servicios. La tercera no sólo es una tendencia, sino más bien el punto principal de las tendencias de los últimos 3 a 4 años – la consolidación. La cuarta tendencia es una combinación del impacto de las otras tres. El declinio de precios de las herramientas de gestión de documentos para oficinas y el crecimiento del mercado en dos direcciones: para grandes organizaciones y para el middle-market. La quinta es el renacimiento del capture. Y finalmente, el renacimiento de importantes canales y proveedores de soluciones.

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CARTAS “Recebi hoje com grande satisfação a Revista “Latin American Document Management” e gostaria de parabenizá-los pelo conteúdo editorial. Tenho correspondido com algumas revistas com artigos sobre diversas questões não só sobre direito, mas principalmente assuntos de interesse relevante para a sociedade. Meus votos de sucesso”. Luiz Roberto Paula de Resende Advogado - Belo Horizonte/MG

“Parabéns por mais esta edição da DM.”

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“Aproveito para agradecer pela oportunidade de publicação de meu artigo. Fico muito feliz em poder participar desta publicação. Agradeço a confiança.”

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sÍntese Alldora inicia operações na AL

SML parceira da Attachmate A SML, assinou no primeiro mês do ano de 2008, um contrato de parceria técnica para implantação de projetos com a Attachmate Corporation, uma das dez maiores companhias privadas do mundo na oferta de softwares para o segmento corporativo. A Attachmate atua dentro do segmento de serviços críticos em TI como gerenciamento, segurança e conformidade, tendo soluções voltadas à conectividade com o legado, gerenciamento de sistemas, segurança e ciclo de vida dos PCs. Com a parceria a SML atuará na linha de serviços de Integração, voltada a projetos de SOA (arquitetura orientada a serviços) para integração com mainframe, web e desktop, reutilizando as aplicações residentes no legado. Attachmate será responsável pela fabricação, distribuição, suporte e manutenção dos produtos, cabendo a SML a negociação e o desenvolvimento de projetos. A Attachmate fornecerá todo o treinamento comercial e técnico, certificando a SML e avaliando periodicamente.

Divulgação

Após iniciar suas atividades no México, a Alldora Tecnologia está consolidando atividades no Chile e o Peru, concretizando a proposta de expansão da companhia na América Latina. A Alldora passa a oferecer toda a sua expertise em serviços de outsourcing de impressão e gestão de documentos através da Allnet Solutions, criada em associação com uma empresa estabelecida na região oestes marques Costa Júnior há mais de 30 anos. A proposta da empresa é levar para a região um leque de ofertas que inclui 15 parceiros entre fabricantes e provedores de soluções, assim como sua experiência no acompanhamento do processo e na mudança do ciclo de impressão. “Considerados mercados ainda incipientes, o Chile e o Peru são países que ainda não consolidaram a visão sobre as vantagens de se terceirizar o parque de impressão, diferente de como acontece no Brasil, onde as grandes empresas já tratam do assunto como um consenso”, comenta Oestes Marques Costa Júnior, sócio-diretor da Alldora Tecnologia. Ele reforça que a meta da empresa é expandir sua atuação por toda a América Latina por meio de uma abordagem que traz para esses mercados propostas de atualização tecnológica, otimização de processo, redução de custos e do volume impresso, controle de impressão e cópia, assim como a gestão de documentos.

Certant amplia leque de produtos A Certant, parceira de negócios do Grupo Tecmach, desenvolvedora de soluções para gerenciamento de identidade, acaba de fechar um acordo com a Oracle do Brasil e passará a comercializar a linha de produtos voltados ao mercado de ECM.

“Com isso, poderemos oferecer aos nossos clientes um leque maior de possibilidades voltados para uma área crítica dentro das corporações que é a gestão de documentos”, complementa Flávio Xavier, diretor da Certant Brasil.

Scansystem traz para o Brasil scanners de alta produção Numa parceria exclusiva da Scansytem com a Nextscan, empresa americana, estão chegando ao Brasil dois equipamentos de alta performance. O scanner FlexScan 2 em 1 oferece ao usuário a opção de digitalização de microfilmes (16 e 35 mm) e microfichas em um único equipamento. Além da versatilidade, o aparelho garante qualidade de imagem, de 100 a 600 dpi, e alta velocidade, que chega a 240 páginas digitalizadas por minuto, no caso de microfilmes, e 125 imagens por minuto para as microfichas. O FlexScan é equipado com uma câmera de alta tecnologia que trabalha com agilidade, precisão e uniformidade de saída. Além disso, como fonte de iluminação é utilizada fibra ótica, o que elimina áreas brancas e iluminação desigual, fornecendo imagens mais nítidas e com melhor definição nas bordas. Conta também com um sistema anti-brilho, que garante ainda mais qualidade, sem riscos de superexposição. “ Dos dois scanners que trouxemos, um estará no show room da empresa para demonstração ao público e outro será entregue ao primeiro comprador no próximo mês”, diz Ricardo Monteiro diretor da empresa, “ Estes produtos são ideais para grandes acervos de microfichas, birôs de serviços e todos que tenham uma grande demanda”, completa.

Impressora Océ Arizona 250 GT recebe o prêmio A Océ foi premiada na última edição da feira SGIA em Orlando, Flórida com o prêmio DPI (Digital Printing & Imaging Association) Produto do Ano por sua impressora flatbed UV Arizona® 250 GT, na categoria Equipamento de impressão UV, em Substrato Rígido. A Océ Arizona 250GT é uma impressora flatbed jato de tinta por cura UV. A impressora combina uma plataforma para impressão em mídias rígidas e um módulo exclusivo e separado para mídias flexíveis (rolo a rolo). A impressora produz imagens com qualidade fotográfica semelhante a 1440dpi (ou mais), com área de impressão de 2,5m X 1,25m.

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sÍntese Organização reduz espaço do Arquivo da Avon Recentemente, a Técnica – Sistema de Racionalização de Arquivos finalizou um trabalho na Avon Industrial Ltda, uma das empresas líderes na fabricação e comércio de cosméticos no mundo. O arquivo técnico de Engenharia de Manutenção, Utilidades, Industrial, Projetos e Segurança da Avon Industrial não contava com um procedimento para o controle efetivo do fluxo de documentos. Cada setor tinha seu programa e “padrão” de arquivamento, o que gerava inconsistências no rastreamento das informações. No final de 2005, o controle deste arquivo técnico – que passou a chamar-se CDTE (Centro de Documentação Técnica da Engenharia) – foi entregue à seção de Confiabilidade, um novo braço da Engenharia de Manutenção. Entre os documentos arquivados no CDTE estavam manuais técnicos de máquinas e equipamentos; prontuários de inspeções; certificados de calibração; apontamentos de paradas de máquinas; contratos de mão-deobra de terceiros; catálogos de fabricantes de máquinas, equipamentos, serviços e insumos; mapoteca com diagramas de engenharia e standard de fabricação. O projeto, que abrangeu elaboração e identificação do acervo, mapeou 180 caixas de arquivos, tendo o descarte de 20 caixas – representando 11% do arquivo – e a indexação de 17 tipos de documentos de 15 departamentos, num período de seis meses. No total, aproximadamente 160 caixas e 600 pastas foram cadastradas na plataforma Tecstar Plus+, reduzindo o espaço do arquivo em cerca de 20%.

ABBYY Chega ao Brasil A ABBYY empresa russa e uma das maiores fabricantes de softwares para o segmento de OCR/ICR, reconhecida mundialmente pela solução Finereader acaba de inaugurar seu primeiro escritório no Brasil, na cidade de São Paulo. O Grupo possui filiais em diversos países, como Estados Unidos, Reino Unido, Filipinas, Japão, Ucrânica entre outros. “Temos o maior interesse no mercado brasileiro e latino americano, tanto para desenvolver o segmento corporativo quanto o de endusers”, ressalta o Country Manager da ABBYY, João Rotta. A equipe bra- João Rotta da abbYY sileira da companhia, que já prestava serviços de consultoria para a marca, foi avaliada como a melhor preparada para o atendimento aos produtos entre todas as demais no mundo. www. abbyy.com.br

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alCeu moRaes JunioR foi contratado pela B2Br, integradora de soluções de TI do Grupo TBA, para assumir a diretoria comercial vertical governo, em Brasília. A chegada do executivo faz parte da estratégia da companhia de ampliar e fortalecer sua atuação no mercado, tanto no setor de público, quanto no privado.

Celso aZanHa foi oficializado como novo Diretor de América Latina para Alianças Estratégicas da Symantec. Azanha substituirá gabRiel alVaRaDo, e será responsável por desenvolver e fortalecer o relacionamento da Symantec com os principais parceiros globais de negócios da empresa no mundo, nas quatro áreas geográficas da empresa na região. CRistHiane FReitas gameiRo assume a gerência de recursos humanos da Everis. A Executiva é responsável por acompanhar o desenvolvimento estratégico mundial da companhia e desenvolver o escritório do Brasil

máRCia maCeDo acaba de ser nomeada pela CLM Software, distribuidora de soluções líderes para segurança e monitoramento, Web analytics e business tool, como diretoria de canais para dar continuidade às estratégias de ampliação, iniciadas em 2007. O objetivo da empresa é ter revendas especializadas em todo o território nacional. sÉRgio RoDRigues está seguindo seus planos de se desligar da presidência da TCS – TATA Consultancy Services no Brasil para empreender nas áreas de tecnologia e educação e anuncia seu primeiro investimento: a YES! Mobile Media. A empresa é o único veículo de comunicação que gerencia e distribui, via rede bluetooth, informações relevantes a usuários de telefonia celular, por meio de uma rede própria.

JoRge moskoVitZ é o novo diretor comercial da BSA Brasil, empresa de outsourcing de infra-estrutura e fábrica de software, com forte atuação na gestão de projetos Web. O executivo acumula passagens pela RSI, UNITOOLS, AACS, além da Compuware, onde ficou por quase dez anos como diretor regional de vendas para América Latina.

Paulo PaDRÃo é o novo sóciodiretor da iFactory,uma das principais integradoras de soluções de TI do Brasil. Com 20 anos de experiência profissional na área de TI, o executivo comandou equipes em empresas como Lotus, IBM, BEA Systems, Vignette, Novell e Hitachi.

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Ronaldo Foresti, que vinha atuando como vice-presidente e gerente geral para América Latina da Lexmark International, fornecedora de soluções integrais de impressão, anunciou que foi promovido ao cargo de vice-presidente da Ásia Pacífico e América Latina. Foresti - que entrou na Lexmark em 2003 como vice-presidente e gerente geral para América Latina - ajudou a consolidar as operações, marketing e vendas da companhia nesta importante região e consolidou a Lexmark como empresa líder em soluções integrais de impressão. A empresa também anuncia a promoção de Leonel da Costa como seu novo vice-presidente e gerente geral para América Latina. Ele vinha atuando como gerente geral da Lexmark Brasil, após realizar um excelente desempenho na Lexmark Brasil, onde colaborou inicialmente com a fundação da subsidiária, posteriormente atuou como diretor comercial para o mercado corporaParaíso, tivo e, nos últimos anos, ocupou a posiçãoRosália de gerente geral.da Documentar Harushige Sugimoto foi nomeado como novo presidente e CEO da matriz da OKI Printing Solutions, uma das principais marcas de soluções de impressão do mundo,. O executivo irá suceder Mikihiko Maeno, que deixa o cargo, mas permanece como conselheiro da empresa. No Brasil a empresa anunciou a fusão das áreas de distribuição de impressoras e varejo com a de distribuição de suprimentos em uma única gerência, que passa a ser comandada por Fernando Petroni, que também será o responsável pela central de atendimento telefônico ao Revendedor, Alt OKI. Com esta mudança, Wilmar Poli assume o desenvolvimento de novos negócios.

Fábio Marcondes, ex- country manager da Apple será responsável pela controladoria, departamentos de finanças e de importação da GreenMax, distribuidora de produtos de informática e integradora de equipamentos de TI, e será o novo controller da empresa. Neste cargo, o executivo tem como principais responsabilidades a gestão da área financeira e importação da empresa. Nelson Castello assumiu a recém criada diretoria de marketing e alianças estratégicas do Grupo Linx - desenvolvedor de produtos, serviços e soluções que otimizam os negócios e aumentam a competitividade de mais de mil clientes. O executivo, que já atuava na empresa há mais de dois anos como gerente da mesma área.

Gomaq terceiriza processos para Redecard A Redecard, empresa responsável pela captura e transmissão de operações com cartões de crédito das bandeiras Mastercard e Diners Club e dos cartões de débito Mastecard Maestro e Redeshop, optou pela terceirização de impressão para padronizar equipamentos, obter maior velocidade de impressão e cópias além de controlar os custos. Desde maio de 2006, a Gomaq, fornecedora de equipamentos e soluções para impressão, é a responsável pelo gerenciamento do parque de impressão da empresa, que tem um volume de aproximadamente 380 mil páginas por mês. Além do fornecimento das máquinas, o serviço engloba consumíveis, manutenção e reposição de peças, bilhetagem (contabilização das impressões por departamento e usuário) e relatórios customizados.

Panini no Brasil A Panini S.p.A, empresa italiana especializada na produção de sistemas avançados de captura de imagem distribuída e processamento de pagamentos, anunciou recentemente sua estratégia de crescimento, focando esforços no mercado brasileiro. A operação inclui enorme investimento em pesquisa e desenvolvimento, cadeia de distribuição e operação, marketing e serviços aos clientes. “No Brasil, a Panini está pronta para promover e ajudar os parceiros locais no desenvolvimento de melhores soluções para as necessidades do mercado brasileiro, dividindo com as Rodrigo Assis da Panini instituições financeiras e clientes o conhecimento corporativo global da companhia na Truncagem de Cheques e aplicações de gerenciamento de documentos”, avalia Rodrigo Assis, Gerente de Negócios da empresa.

HDS transfere setor de finanças e operações para o Brasil A Hitachi Data Systems transferiu toda área de Operações e Finanças da América Latina e Caribe que estava sediada em Santa Clara (Califórnia/EUA) para o Brasil. As operações serão centralizadas no país e Pedro Henríquez, diretor da área será responsável por dar suporte à vendas em toda a região.

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Fujitsu anuncia o Document Imaging Day

ECM Consulting passa comercializar DocuWare

A Fujitsu do Brasil, está lançando o Imaging Day. A partir de janeiro de 2008, a Fujitsu disponibiliza o conhecimento de profissionais qualificados do mercado brasileiro para que os clientes e profissionais interessados obtenham mais informação sobre digitalização e gerenciamento eletrônico de documentos (GED), captura de dados e outras tecnologias, gratuitamente. Wilton Massatoshi Tamane, diretor de tecnologia da Tecnac Comércio e Assistência Técnica, ficará a disposição dos interessados nas instalações da Fujitsu do Brasil, nos dias 13 e 27

A ECM Consulting acaba de se tornar um Parceiro Autorizado da DocuWare Corporation. Através desse acordo a empresa irá comercializar, implementar e dar suporte às soluções documentais da DocuWare na região da cidade de São Paulo. Luis Alberto Shaffer, Diretor Comercial da ECM Consulting acredita que este mercado terá um crescimento significativo nos próximos anos. Para o presidente da DocuWare, Gregory Schloemer a parceria é muito importante para o desenvolvimento dos produtos da gregory schloemer da DocuWare marca no mercado nacional.

de fevereiro e 12 e 26 de março, de 15h00 às 18h00, para falar sobre : Orientações e dicas sobre digitalização de documentos; Aumento de produtividade em processos de digitalização de documentos; Tecnologias de captura de dados, (OCR, ICR, OMR, BCR, etc); Aplicações e SW existentes no mercado brasileiro; Aspectos tecnológicos dos scanners de documentos; além de comentários e discussões a respeitos de “cases” do mercado entre outros que podem ser sugeridos pelos participantes. Para mais informações, ligue para (11) 3265-0778.

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GestÃO da InFOrmaÇÃO

Os acontecimentos de 11 de setembro de 2001 mudaram muitas coisas no mundo e uma delas foi a percepção do valor e tipificação das informações. Em uma das fotos do atentado terrorista, logo após o impacto do segundo avião, percebe-se uma nuvem de papel sendo seguida pelo fogo. Após o susto, quando as organizações procuraram retomar as suas atividades, fizeram o “restore” dos “back-ups”. E aí começaram a descobrir de que não tinham todas as informações que necessitavam para continuar com suas operações.

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s contratos perdidos, as notas fiscais, os desenhos, fotos, etc. fizeram tanta falta após o 11 de setembro que algumas empresas não conseguiram retomar os negócios. As grandes consultorias de TI analisaram o ocorrido e acabaram identificando que somente 20% das informações das empresas estavam de forma estruturada, salva nos “back-ups”. Os 80% restantes eram informações classificadas como não estruturadas, tais como os contratos em papel, os anexos dos e-mails, as notas fiscais, etc., ou seja, documentos sem cópia de segurança. “Estas fizeram tanta falta que chegaram a inviabilizar empresas para voltarem a operar”, esclarece Walter Koch, consultor da i-Ware e instrutor internacional do programa de certificação CDIA+ da CompTIA. Segundo ele, esta constatação fez com que a Associação das Indústrias de Tecnologia da Computação - CompTIA, ao rever o conteúdo do programa CDIA+ em 2005, passasse a dar um grande valor ao uso das tecnologias de gestão de informações não estruturadas para efeito de contingência.

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desaFIOs de CresCImentO Para Hermann Paes, productivity manager da EMC² do Brasil, as empresas hoje estão preocupadas mais com a quantidade de informação que foi gerada, com a segurança destas informações, com a proteção ao seu capital intelectual, e com o fato de que quase nunca encontram informações que sabem que já geraram – então, diante dessa realidade, ou pagam novamente para regenerar informações que já foram pagas uma vez, ou recriam esta informação de outras fontes não digitais. “A forma como nós da tecnologia traduzimos estas necessidades é que podemos descrever como implementar plataformas para gerenciar informações não estruturadas”, explica. Conforme argumenta Paes, a maioria das empresas não tem idéia do tamanho do problema que é a informação não-estruturada e não gerenciada. É primordial que a abordagem com os clientes leve em conta suas necessidades, mas usando a nomenclatura que os clientes dão: proteção ao capital intelectual, mecanismos de busca de informação, catalogação de vídeos, sistema de knowledge management, etc.

“A implementação de soluções de gerenciamento de informação não estruturada é na realidade uma resposta consultiva a um problema de negócio que aparentemente, não tem nada a ver com tecnologia”, reitera Paes. O grau e maturidade das empresas para integração de soluções que envolvem o uso de ferramentas de ECM, segundo o executivo, é muito baixo. “As empresas precisam de consultoria e de consultores que entendam seus problemas de negócio, e usem ferramentas de ECM para resolver estes problemas”, ressalta. As ferramentas de ECM por si só são uma tecnologia muito nebulosa e aparentemente “uma solução em busca de um problema”, como diz Paes. “Daí a dificuldade em se vender e em se implementar soluções de negócios que usam tecnologias de ECM. Estas tecnologias não atingiram o grau de “killer application”, ou seja, de aplicação imprescindível que toda empresa necessita de ter. Por isto seu grau de maturidade baixo”, argumenta. Alguns estudos mostram que a maioria das empresas tem problemas de negócio:

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proteção de capital intelectual, necessidade de um catálogo de conhecimento (sistema de knowledge management), interesse em proteger por criptografia suas informações internas, e assim por diante. O fato é que os clientes desconhecem para que esta tecnologia serve. “ É mais ou menos, levando a um extremo, a desconexão entre física básica e computação. Até as crianças entendem para que serve um computador. Mas pouquíssimos engenheiros compreendem como funciona um transistor ou um circuito integrado, ou como isto se traduz numa busca por internet”, exemplifica. Ainda assim, a conexão entre os problemas de negócio que tem em sua origem a gestão eletrônica de conteúdo estruturado e o ECM em si é quase inexistente.

“Muitos fornecedores de software, principalmente os das áreas de ERP e de Bancos de Dados, aproveitam-se desta desconexão e tentam posicionar suas tecnologias como se fossem uma solução genérica que resolve todos os problemas. Com isso, tenta-se usar um martelo para fazer encaixar um parafuso de alta precisão – e o resultado é o esperado: destrói-se o parafuso ou arrebenta-se o furo. E aí acumulam-se as frustrações dos clientes e os casos de insucesso, com montanhas de dinheiro torradas na melhor tecnologia disponível, para o problema errado”. Segundo Paes, “no mundo da computação, voltando à metáfora, os 65 anos desde o primeiro computador, já resultaram numa maturidade: empresas de semicondutores e de microprocessadores não se

metem a fazer software, e empresas de software se especializam no software que fazem”, compara o executivo da EMC: “no mundo da gestão do conhecimento ainda estamos num estágio muito inicial, onde os grandes fabricantes de software se arvoram de gestores da informação, não importando sua origem, suas características, seu formato ou sua aplicação”. Para o analista da EMC, só as empresas que são verdadeiramente do mundo do ECM ( gestão do conteúdo em si, com ferramentas otimizadas para o conteúdo digital não-estruturado) compreendem as nuances e necessidades do conteúdo, bem como cada uma de suas aplicações, e conseguem fazer a conexão entre negócio e ECM, da forma correta, mais eficiente, com melhores resultados, mais econômica e de melhor custo-benefício. Os CIO´s estão sendo forçados a esta integração em função da aderência à legislação internacional e compliance. “Sem dúvida, o problema de compliance e das milhares de leis internacionais é um dos grandes motores da implementação de sistemas de ECM”, argumenta. Paes aponta como principais motivadores para o emprego correto de ferrramenta de ECM: A necessidade de gerenciar o capital intelectual – geralmente por força da concorrência e por problemas de espionagem industrial A necessidade de otimizar o fluxo de documentos – geralmente associados a uma implantação de ERP, ou pelo grande crescimento da empresa e dos documentos que ela gerencia. “E por último, a necessidade de consolidar diversas aplicações de GED – após implementar o 10º sistema de GED distinto, o CIO olha e verifica que implementou mais uma ilha, com requerimentos de servidor, suporte, licenças adicionais. Então ele busca por uma consolidação de múltiplos GED’s numa plataforma que suporte todas as necessidades dos diversos GED’s: gestão web, colaboração, business process management, arquivamento, gerência do ciclo de vida do documento, etc.”, exemplifica. Ferramentas de ECM Para Adriano Chemin, vice-presidente de Vendas Indiretas da Oracle do Brasil, estatísticas como as do Instituto Gartner, demonstram que até 2011, menos de 20% das informações utilizadas pelas organizações para a tomada de decisão estarão estruturadas em bancos de dados tradicionais e sugerem que, apesar de todos os esforços em se aumentar a pro-

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GestÃO da InFOrmaÇÃO Divulgação

Divulgação

dutividade de áreas operacionais com o uso de sistemas como o ERP, CRM, WMS e BI, na prática, cada vez mais, os principais insumos para as grandes decisões das empresas estarão em planilhas eletrônicas, relatórios em texto, apresentações, vídeos, e-mails ou documentos em papel, confirmando o baixo grau de maturidade das empresas para integração de soluções que envolvem o uso de ferramentas de ECM Em pesquisa realizada em 2006, pela AIIM (Association for Information and Image Management), 89% das empresas acreditam que o gerenciamento das informações não-estruturadas é muito ou extremamente importante para o alcance de seus objetivos estratégicos, enquanto 70% acreditam que a importância cresceu muito somente nos últimos dois anos. A pesquisa mostra que, 47% das empresas consideradas grandes planejam investir em ECM entre US$ 500 mil a mais de US$ 1 milhão nos próximos 12 a 18 meses. Para o mesmo período, 44% das empresas consideradas médias estimam investimentos entre US$ 100 mil a US$ 500 mil. “Quem trabalha com informações precisa de uma interface de usuário rica, fácil de usar e orientada por tarefas, com a qual seja possível acessar informações e aplicativos empresariais, executar rapidamente transações dentro dos aplicativos e compartilhar informações e colaborar com outras pessoas usando canais variados – mensagens VoIP, discussões – usando ferramentas familiares para desktops e portáteis”, esclarece Chemim.

Hermann Paes da emC2 do Brasil

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andré serpa da microsoft do Brasil

Conforme diz, com a escolha das soluções ideais, as companhias resolvem esse problema reunindo uma estrutura de portal baseada em Java, serviços de gestão e integração de conteúdo, integração de aplicativos e desktop, pesquisa empresarial e recursos de colaboração e comunicação baseados na Web 2.0 para proporcionar uma experiência unificada ao usuário. Segundo Chemim, o que se espera é que as ferramentas de ECM venham a incorporar recursos de Web 2.0 , Wikis, RSS entre outros de forma a facilitar a integração das informações e sua utilização. O COnteÚdO a serVIÇO dO CLIente “Os sistemas ECM destinam-se a gerir conteúdos não estruturados em menor grau, de modo a que uma empresa possa atingir os seus objetivos (aumentar os lucros, ou melhorar a utilização dos orçamentos), servir os seus clientes (com vantagem competitiva ou melhorar a capacidade de resposta), ou proteger-se a si mesmas (contra não conformidades, processos legais, departamentos descoordenados, etc.)”, lembra o diretor presidente da Datasul, Jorge Stefens. Para ele, todas as informações obtidas pelas empresas através de seus sistemas de ERP, precisam estar disponíveis, “mas o que acontece é que elas não sabem como fazer isso, nem parametrizar estes dados.”, resalta. Segundo Stefens, “As empresas não sabem usar os dados colhidos por meio das ferramentas de ECM para capacitação de seus profissionais, seja no e-learning ou mesmo no treinamento e capacitação para que os seus clientes usem melhor os produtos vendidos”, diz. Para ele, outro desafio é a convergência entre os dados estruturados e não estruturados.

Conforme indica o executivo, a redução de papel nas empresas leva–as a substituí-los por arquivos como os XML, que trazem este desafio - o de fazer a integração. “É preciso que as companhias façam investimentos em estudos para se ter um padrão para uso de outras mídias já que, além de textos, está cada vez mais comum o uso de voz e imagens como documentos, que vão tomar conta do mercado, além é claro, de todo o aparato que envolve o conceito de mobilidade”, ressalta. Segundo André Serpa – gerente de marketing de produtos da linha Office da Microsoft, cerca de 60% das empresas hoje do mercado, não consideram a gestão de conteúdo entre suas três maiores prioridades para os próximos anos. “ Os principais executivos enxergam o ECM como solução para seus negócios, mas apesar do crescimento do mercado de estruturação de dados, estar acontecendo de uma forma um pouco mais lenta, mas visível, ainda é difícil se justificar o investimento neste setor”, acredita Serpa. Para ele tanto no mercado nacional quanto em outros países ainda há um longo caminho para se percorrer, principalmente, no que tange a organização das empresas no sentido de estruturar suas informações; justificar este investimento; medir o retorno e permitir que toda a informação gerada pela empresa seja acessível. “Do ponto de vista dos executivos a comunicação da informação é importante na decisão de negócios. Naturalmente há um grande peso do executivo ao tomar decisões, mas tomar decisões envolve, tempo, dinheiro e oportunidades”, afirma, “Por isso, além da evolução das ferramentas de ECM o futuro depende também da satisfação do usuário que poderá dispor de interfaces mais naturais, mais intuiti-

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GestÃO da InFOrmaÇÃO vas e rápidas”, mostra. De acordo com estudos mais tradicionais do mercado, uma pessoa gasta de 50 a 75% de seu tempo na procura de uma informação ou da pessoa que a detém. Serpa enfatiza que “ao possibilitar a comunicação entre os usuários, trazendo plataformas mais sofisticadas, porém mais naturais, com sensores de presença para sua publicação, por exemplo, estaremos atingindo um novo patamar para o seu uso”. BeneFÍCIO Uma outra faceta do uso das informações não-estruturadas observada por Clóvis Castanho, gerente de marketing de produto da Xerox do Brasil, está ligada diretamente a um dos princípios do uso de ferramentas de ECM - o aumento de vendas das empresas. “ Com certeza absoluta, a necessidade de recuperação de dados para as estruturas de marketing, assim como suas estratégias e planos de marketing dependem de informações colhidas e que representam o ciclo de relacionamento do cliente com a empresa tanto no pré quanto no pós-venda”, ressalta Castanho. Para o executivo da Xerox do Brasil, toda tecnologia hoje utilizada nas companhias, fica circunscrita à comunicação de massa e não vai direto ao ponto. “Para este mercado potencial de soluções, existem empresas que fazem investimentos em cross mídia e vêm potencializado seu ROI, em função da melhor utilização de informação de todos os tipos: estruturadas e não-estruturadas”, salienta. Os executivos de todas as empresas, não importando a qual vertical pertençam, dependem muito de documentos para serem eficientes e eficazes. Conseqüentemente, essas pessoas passam muito tempo trabalhando com documentos. “Uma estratégia documental ineficiente terá conseqüências graves para suas organizações, e a principal delas é o aumento de custos. Além disso, outras conseqüências danosas como menor produtividade, perda de oportunidades, incapacidade de satisfazer a requisitos regulamentares ou legais serão fatos”, diz Castanho. Resumindo, podemos dizer que investimentos em soluções de ERP,CRM, SCM, BI, de colaboração e outros, integrados com ferramentas de gestão de conteúdo não-estruturado, permitirão ao usuário final a recuperação de todas as informações, estruturadas ou não, necessárias para desenvolver as suas atividades. Ou seja, sem a adoção de estratégias de ECM integradas, as empresas podem considerar que faltam até 80% do total de conhecimentos que deveriam ter para tomar decisões estratégicas.

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Un lugar al sol para informaciones no estructuradas Los acontecimientos del 11 de setiembre del 2001 cambiaron muchas cosas en el mundo, una de ellas fue la percepción del valor y tipificación de las informaciones. En una de las fotos del atentado terrorista, después del impacto del segundo avión, se puede ver una nube de papel siendo seguida por el fuego. Después del susto, cuando las organizaciones buscaron retomar sus actividades, hicieron el “restore” de los “back-ups”. Y comenzaron a descubrir que no tenían todas las informaciones que necesitaban para continuar con sus operaciones. Las grandes consultorías de TI analizaron lo ocurrido y acabaron identificando que solamente 20% de las informaciones de las empresas estaban de forma estructurada, guardada en los “back-ups”. Los 80% restantes eran informaciones clasificadas como no estructuradas, tales como los contratos en papel, los anexos de los correos electrónicos, las facturas, etc., o sea, documentos sin copia de seguridad. Esta constatación hizo con que la Asociación de las Industrias de Tecnología de la Computación - CompTIA, al rever el contenido del programa CDIA+ el 2005, pasase a dar un gran valor al uso de las tecnologías de gestión de informaciones no estructuradas para efecto de cualquier eventualidad, recuerda Walter Koch de i-Ware. Para Hermann Paes, productivity manager de EMC², las empresas hoy en día necesitan de las consultorías, y en especial de consultores que entiendan sus problemas de negocio, y usen herramientas de ECM para resolver problemas provenientes del no uso de informaciones, en su mayoría las no estructuradas. El futuro es la madurez, o sea, un momento donde la plataforma de ECM será encarada y priorizada al mismo nivel de la plataforma de ERP de la empresa. En este sentido la principal tendencia es el alineamiento del ECM con la Consultoría Tecnológica dirigida a negocios, y la adopción del ECM como plataforma de implementación de mejorías organizacionales, reestructuración y aumento de productividad. Jorge Stefens de Datasul señala también la importancia de los datos no estructurados y del uso de las herramientas de ECM para capacitación de sus profesionales, sea en el e-learning o hasta en la capacitación para que sus clientes usen mejor los productos vendidos. Clóvis Castanho, gerente de marketing de producto de Xerox recuerda que las

empresas pueden y deben hacer uso de información no estructurada principalmente en el planeamiento de marketing. Adriano Chemin de Oracle vice-presidente de Ventas Indirectas dice que estadísticas como las del Instituto Gartner, demuestran que hasta el 2011, menos del 20% de las informaciones utilizadas por las organizaciones para la toma de decisión estarán estructuradas en bancos de datos tradicionales y sugiere que, a pesar de que todos los esfuerzos de aumentar la productividad de áreas operacionales con el uso de sistemas como ERP, CRM, WMS y BI, en la práctica, insumos para las grandes decisiones de las empresas estarán en planillas electrónicas, informes en texto, presentaciones, videos, correos electrónicos o documentos en papel, confirmando el bajo grado de madurez de las empresas para integración de soluciones que envuelven el uso de herramientas de ECM. El dice que se espera que las herramientas de ECM vengan a incorporar recursos de Web 2.0 , Wikis, RSS entre otros de forma tal que facilite la integración de las informaciones y su utilización. André Serpa, gerente de marketing de productos de la línea Office de Microsoft, señala que además de la evolución de las herramientas de ECM, el futuro depende también de la satisfacción del usuario que podrá disponer de interfaces más naturales, más intuitivas y rápidas. Resumiendo, podemos decir que inversiones en soluciones de ERP,CRM, SCM, BI, de colaboración y otros, integrados con herramientas de gestión de contenido no estructurado, permitirán al usuario final la recuperación de todas las informaciones, estructuradas o no, necesarias para desarrollar sus actividades. O sea, sin la adopción de estrategías de ECM integradas, las empresas pueden considerar que faltan hasta 80% del total de conocimientos que deberían tener para tomar decisiones estratégicas.

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GESTÃO DE CONHECIMENTOS Joseti Capusso

Knowledge Based Economy e Knowledge Enabled Enterprise Walter W. Koch*

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ubai tem estado em destaque na imprensa. Existem fatores suficientes para tanto, tais como Burj Dubai e o “Downtown”, com a torre mais alta do mundo; “The World”, um arquipélago de ilhas artificiais, posicionadas de acordo com o mapa do mundo; “Dubai Waterfront”, uma nova cidade a ser construída sobre o mar, maior que Manhattan, em New York; “Dubai World Central Airport”, em Jebel Ali – o maior aeroporto do mundo; Dubailand – o maior parque de diversões do mundo (19 vezes maior do que a Disney); entre outros. Com certeza alguns estarão se perguntando como que tantas frentes de tão grande porte podem ser geradas e gerenciadas simultaneamente. Aqui entra a figura de um comitê estratégico que convida entre outros, personalidades como Bill Clinton, para definir diretrizes até 2020. Para a operacionalização destas estratégias, foi criado um programa batizado de “KBE - Knowledge Based Economy” citado inclusive como exemplo pelo Banco Mundial (aliás, muito interessante a apresentação do significado deste conceito para o Oriente Médio e Norte da África (MENA) no site do World Bank http://lnweb18.worldbank.org/ mna/mena.nsf/Attachments/Rischard/$File/K4DRISCHARD.pdf ). Entre os 5 pontos elencados na KBE, velocidade é um dos cruciais. O objetivo é de se reduzir atividades que antigamente estavam na casa dos meses para segundos. Um belo exemplo é o do Dubai E-government que conseguiu reduzir o tempo de abertura de uma empresa para 30 minutos! Ou seja, introduzir o conceito de “real time enterprise” inclusive (ou principalmente) na administração pública. Devemos nos lembrar de que a região toda corre contra o relógio. Estima-se que a dependência do petróleo e a falta de água deverão estar resolvidos até 2020 ou então se perdeu o trem. Outro exemplo interessante é a Polícia de Dubai que passou a se intitular de e-Police. Já comentei anteriormente sobre o interessante

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projeto visando conectar um scanner a cada PC permitindo a carga quase on-line de evidências/ informações sobre pessoas facilitando de maneira assombrosa o “e-Discovery” qualquer coisa (informações não-estruturadas sobre qualquer um em qualquer lugar). A disponibilização do conhecimento “just-intime” através de redes é o que vem ajudando um Emirado com 1,5 milhão de habitantes e 3.800 km2 a receber por ano o mesmo número de turistas estrangeiros que o Brasil; a ter um PIB crescendo 16% (maior do que o da China); e a ser um dos maiores canteiros de obras do mundo. No Brasil podemos sentir os primeiros ventos neste sentido. Algumas empresas começam a se preparar para o conceito de Knowledge Enabled Enterprise. Por exemplo, a Odebrecht realizou em agosto de 2007 o seu Seminário de Líderes da Odebrecht, preparatório para a elaboração da Visão 2020. Neste, Alvin Toffler foi um dos conferencistas. Ele demonstrou que, depois da revolução agrícola, há cerca de 10 mil anos, e da revolução industrial, no século XIX na Inglaterra, o mundo já percebe os confusos impactos de uma terceira etapa da história humana. “Estamos vivendo esta terceira onda, em que o conhecimento, pelo menos na atualidade e em um futuro visível, é o recurso primário, e isto acontece em escala e velocidade superiores às da revolução industrial.” A terceira onda enxergada por Toffler é um sistema de criação de riquezas em que a grande mudança é a passagem da produção baseada em músculos para a produção baseada em conhecimento e cérebro. “Ativos físicos ou tangíveis passam a ter lugar secundário em nossa caminhada rumo à intangibilidade.” As mudanças estão em todas as fases da criação de riquezas: na inovação, na integração da economia, na natureza da propriedade, nos formatos organizacionais, nas formas do dinheiro, enfim, no coração do capital e do capitalismo. Toffler citou os três fundamentos que considera

cruciais, sem os quais não é possível compreender essa nova economia: Tempo, Espaço e Conhecimento. “As profundas transformações resultantes da interação destas três dimensões criam uma sociedade que é inteiramente estranha para aqueles que cresceram durante a era industrial”. (fonte: Odebrecht Informa Online). É fascinante viver nos dias de hoje e poder ser parte atuante neste processo!

* Walter W. Koch é diretor da ImageWare. Consultor internacional em gestão documental e TI. Professor dos cursos de pós-gradução da FESP e UNIP. Implementou alguns dos maiores projetos do País. Ministra cursos em diversos países da Europa, África e Oriente Médio. Autor do livro Electronic Document Management - Concepts and Technologies publicado em Dubai em 2001. info@imageware.com.br

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s equipamentos multifuncionais, devido ao fato de proporcionarem alta produtividade, são apropriados a todo tipo de público, desde o proprietário de pequenas e médias empresas até aos enormes departamentos das grandes corporações. A substituição de vários equipamentos é apontada como uma das grandes vantagens das multifuncionais. Além disso, os equipamentos mais recentes têm incorporado um número cada vez maior de recursos. “Historicamente, a multifuncionais surgiram quando só existia o business de copiadoras analógicas, com a evolução do mercado num segundo passo, vieram as copiadoras digitais. E é neste momento que surgem as multifuncionais quando foi possível agregar funções de impressão e fax, ainda no final dos anos 90. A partir daí começaram a aparecer as multifuncionais baseadas em impressoras e o mercado começou a crescer”, conta Ivan Kotchetkoff, supervisor de marketing da Canon do Brasil. Numa visão geral, no mundo de gestão de

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documentos, o foco em processos de BPO (Business Process Outsourcing ), é uma requisição cada vez mais forte no mercado corporativo, conforme aponta Jorge Toda, gerente de produto da Lexmark do Brasil. “Para melhorar a interface homem-máquina, ou o “friendly use” dos equipamentos, houve uma ampliação da aplicabilidade dos “terminais” multifuncionais, na maioria dos processos internos das empresas”, conceitua. Segundo ele, equipamentos que antes eram somente “reativos” e funcionavam só quando solicitados pelo usuário, hoje passaram a ser “pró-ativos” fornecendo e recebendo informações dos usuários, ampliando a gama de uso e aplicações nas corporações. Os multifuncionais convergiram diversas funções que aconteciam dentro de qualquer empresa, que antes eram realizadas por vários equipamentos. “Antes comprava-se aparelhos de fax, copiadoras, impressoras, scanners, e no final, tínhamos um custo muito alto da aquisição desses bens, além de um custo maior para gerenciar estes diversos ativos”, pondera Mar-

co Serralheiro, Diretor de Vendas e Marketing da Gestetner do Brasil –subsidiaria Ricoh. Uma das fabricantes pioneiras na comercialização de equipamentos multifuncionais foi a Xerox para quem os equipamentos multifuncionais tiveram um impacto muito maior do que o inicialmente pretendido. “Eles vieram democratizar a Gestão Eletrônica de Documentos e sua evolução está intimamente ligada à evolução e integração de softwares desenvolvidos para este segmento”, acrescenta Juliano Martins, diretor de marketing de produtos para escritórios da Xerox do Brasil. eQUiPamenTo X merCaDo Hans Schroter, gerente de Produtos da HP, acredita que não há um usuário típico de multifuncionais, mas todos que necessitam trabalhar com documentos no formato eletrônico e impresso formam o foco de uso dos equipamentos. “Podemos encontrar profissionais com estas necessidades em empresas de todos os portes e ramos de atuação. Não consigo ver um

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profissional ou empresa que não possa se beneficiar do uso de um multifuncional”, diz. O gerente de produto da Lexmark amplia esta visão e comenta que este mercado, até dois anos atrás, dividia-se em impressão e um outro de cópia. “Não havia uma grande integração com a digitalização de documentos. Hoje, ocorre um processo de convergência tecnológica, entre cópia e impressão, que além de agregar todo um processo de digitalização, já nasce como uma nova abordagem (BPO).”, argumenta. Para ele, o crescimento deste mercado esta sendo muito rápido. “Acreditamos que no passado esses equipamentos representavam entre 15% e 20% de todos equipamentos periféricos nas empresas. Hoje, o número deve estar ao redor de 35% a 40% na maioria das corporações”,

diagnostica o executivo da Lexmark. Outro aspecto importante neste setor vem no bojo de uma tendência de mercado que se solidificou nos últimos anos: o Outsourcing de Impressão, só que hoje utilizando os equipamentos multifuncionais. Segundo o diretor de marketing da Gestetner, o outsourcing reduz em pelo menos 30% dos custos atuais com a gestão e impressão do documento, possibilitando que não só as grandes empresas se beneficiem do outsourcing de impressão. “Não se trata então da venda do equipamento, mas sim, de uma prestação de um serviço diferenciado”, completa. Assim, um benefício direto para os clientes que as multifuncionais trazem, independente de sua marca, são os ganhos em escala proporcionados pelos equipamentos.

Treinamento e DMS Outro ponto importante que não passa desapercebido pelos fabricantes, diz respeito ao uso de todas estas funcionalidades oferecidas pelo produto. “Ás vezes um cliente não utiliza a máquina em sua potencialidade por desconhecer tudo que ela pode oferecer ou ainda por se afeiçoar a uma ou outra função que ela apresenta”, justifica Ivan Kotchetkoff. Ele reforça a idéia de que dada esta característica os fabricantes tem oferecido treinamento in loco aos usuários, a fim de proporcionar um melhor aproveitamento das funcionalidades e seu uso integral. Todos os fabricantes concordam que hoje os canais estão preparados para dar os treinamentos necessários para que os usuários tirem o melhor proveito de seus equipamentos e alcancem os ganhos em escala, conforme o esperado. Por outro lado, também há uma demanda do mercado externo que vem impregnando os mercados emergentes como o Brasil, Ásia e Índia. A maior parte dos fabricantes hoje já disponibilizam soluções DMS. “Isso encurta o caminho que temos de mostrar aos clientes novas formas de fazer gestão do documento. Acredito que em 5 anos, teremos uma relação bastante equilibrada entre o que se imprime e o que se digitaliza”, diz o executivo da Gestetner. Para o gerente de produto da Lexmark, as várias aplicações disponíveis hoje nos equipamentos, vem salientar sua aplicabilidade, melhorando a interface homem-banco de dados. “Isto é, fará o “meio-de-campo” entre o terminal e os processos de gestão de documentos”, reitera Toda. O crescimento do mercado por DMS é justificado em função dessas facilidades. Levandose em consideração a enorme quantidade de documentos que circulam pelas empresas diariamente, a dificuldade que os funcionários têm de serem produtivos em uma empresa, especialmente as que não tem uma estratégia para gerenciamento do conhecimento, bem como as pressões com segurança, fazem do DMS uma necessidade. “Sem dúvida, a digitalização é um importante elemento deste processo. Além disso, a captura é uma das fases do ILM (Information Lifecycle Management) e está totalmente

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mULTiFUnCionaiS integrada ao processo de gerenciamento de conhecimento”, considera Schroter da HP. De acordo com outro fabricante a Samsung, a grande maioria das empresas brasileiras, estão equipadas com multifuncionais preparadas para atender as necessidades de digitalização e impressão de documentos em um ambiente DMS, e segundo a visão da empresa, vão continuar a evoluir junto com a tecnologia de gerenciamento de documentos. Conforme este ponto de vista, o que se espera agora é a ampliação do uso de impressão colorida, a custos mais atraentes, permitindo uma mais rápida adoção de impressões de documentos de qualidade nas atividades empresariais.

Jorge Toda da Lexmark

maiS TeCnoLoGia A Samsung aponta que os equipamentos multifuncionais terão um papel cada vez mais relevante em praticamente todas as atividades humanas e sistemas cada vez mais sofisticados irão ajudar a tratar esses documentos com segurança e cuidar das questões de recuperação Divulgação

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ivan Kotchetkoff da Canon Divulgação

Juliano martins da Xerox do Brasil

e distribuição controlada. Com o avanço da tecnologia, mais recursos nas multifuncionais estão chegando ao mercado, interfaces mais simples e fáceis de interação, reduzindo a necessidade de treinamento, além de permitir a customização. Ou seja, equipamentos e softwares adaptados às necessidades e ao processo atual das organizações e de cada um dos colaboradores que estão envolvidos nestes processos. “A Xerox está lançando a tecnologia EIP (Extensive Interface Plataform), que é uma plataforma de software baseada em linguagem WEB (HTML e Java) simples e de larga utilização sobre a qual os desenvolvedores podem criar aplicativos para as multifuncionais utilizando menus e linguagens específicas da organização ou grupo de trabalho”, explica Rodrigo Pallo, gerente de produto. Estes menus podem ser configurados na tela da multifuncional, tornando-a uma estação de trabalho ou um terminal de auto-atendimento sem a necessidade de um terminal de computador para executar as tarefas completas.

por exemplo tem feito parceiras com estes desenvolvedores. “Abrimos a inteligência de nossos equipamentos para estes parceiros, assim nossos produtos já nascem com funções especiais para atender ao mercado com mais especificidade”, argumenta o diretor da Xerox no Brasil. Perguntados se os multifuncionais estão tomando o lugar dos scanners, todos os fabricantes deixam claro que cada um tem uma função definida nas organizações. “Antigamente, convivíamos com scanners que eram preparados para “digitalizar” documentos para uma aplicação, enquanto que os nossos multifuncionais se transformaram em terminais de entrada de dados (digitalização) e saída de informação. São, portanto, abordagens distintas, com posicionamento diferenciado”, explica Toda da Lexmark. Serralheiro é mais contundente. “Investimos quase US$1 bilhão no desenvolvimento de novas tecnologias, e dentro desses investimentos procuramos fazer produtos que sejam fáceis de utilizar e simples de aproveitar a grande gama de funções oferecidas nos Multifuncionais. Tudo dependerá da correta especificação do equipamento certo para a função desejada pelo cliente”. “Uma vez mais, a escolha do equipamento depende da necessidade do usuário e em algumas situações um scanner é a mellhor opção”, reforça Schroter.

mULTiFUnCionaiS VerSUS SCannerS Hoje além dos produtos e dos vários aplicativos desenvolvidos para as multifuncionais o que vem ocorrendo é uma maior integração entre as empresas especializadas no tratamento e captura de imagem e os fabricantes de multifuncionais. “O que está havendo é uma convergência de mercados em função da demanda do usuário, que descobriu na digitalização uma porta para o gerenciamento de documentos”, analisa Kotchetkoff da Canon. A maioria dos fabricantes como a Xerox,

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Un multiuso corporativo que conquistó su espacio Actualmente utilizados tanto por grandes como por pequeñas empresas, este equipo también ya ganó adeptos en el mercado del home office y conquistó su espacio definitivo en el mercado corporativo.

marco Serralheiro da Gestetner

“Hoje o mercado está mais maduro para receber e reconhecer a função de cada equipamento e mesmo dentro da marca de um determinado fabricante e entre as diferentes linhas de produtos, sobre aquilo que eles podem oferecer”, ressalta o executivo da Canon. Segundo levantamentos do IDC Brasil ainda em 2006, o mercado brasileiro de impressoras registrou venda de 3,4 milhões de unidades, superando em 54% o ano anterior. De acordo com Luciano Crippa, analista da IDC que cobre este mercado. Em fase de amadurecimento, o setor de equipamentos laser, tanto mono como color, é quase totalmente dominado pelo mercado corporativo, responsável por mais de 95% das compras destes equipamentos. Em 2007 a expectativa era de um mercado ainda aquecido, com um aumento na aquisição dos equipamentos laser pelo segmento corporativo, capitaneados por grandes contratos de outsourcing de impressão e um maior foco dos fabricantes no segmento SMB.

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Los multifuncionales tienen características técnicas muy avanzadas para el tratamiento y gestión de documentos. Hoy con su ayuda es posible enviar imágenes digitalizadas directamente para folders, para correos electrónicos; tener un sin número de posibilidades diferentes de impresión, eso sin hablar del acceso a internet y la integración con otros sistemas ya existentes en las empresas. Básicamente, las multifuncionales están relacionadas con estas cuatro funciones (fax, copia, digitalización e impresión); sin embargo, con la llegada del proceso de digitalización, éstas también asumieron las funciones de terminales de entrada y salida de datos. Los equipos multifuncionales, debido al hecho de proporcionar una alta productividad, son apropiados para todo tipo de público, desde el propietario de pequeñas y medianas empresas hasta los enormes departamentos de las grandes corporaciones. La substitución de varios equipos por sólo uno es señalada como una de las grandes ventajas de las multifuncionales. Fuera de eso, los equipos más recientes han incorporado un número cada vez mayor de recursos. En una visión más amplia del mundo de la gestión de documentos, el foco en procesos de BPO (Business Process Outsourcing ), es una exigencia cada vez más fuerte en el mercado corporativo. Para mejorar la interfaz hombre-máquina, o el “uso amigable” de los equipos, hubo una ampliación de la aplicabilidad de los “terminales” multifuncionales, en la mayoría de los procesos internos de las empresas. Los equipos que antes eran solamente “reactivos” y funcionaban sólo cuando eran solicitados por el usuario, hoy pasaron a ser “proactivos” proveyendo y recibiendo informaciones de los usuarios, ampliando así la gama de usos y aplicaciones en las corporaciones. Las multinacionales vinieron a democratizar la Gestión Electrónica de Documentos y su evolución está íntimamente relacionada con la evolución e integración de softwares desarrollados para este segmento. En el pasado esos equipos representaban entre 15% y 20% de todos los equipos periféricos en las empresas. Hoy el número debe estar en alrededor de 35% a 40% en la mayoría de las corporaciones. Otro aspecto importante en este mercado es el peso de una tendencia de mercado que se consolidó en los últimos años: el Outsourcing de impresión, sólo que hoy en día utilizando los equipos multifuncionales, que reducen en por lo menos 30% de los costos actuales con la gestión e impresión del documento, posibilita que no sólo las grandes empresas se beneficien del Outsourcing

de impresión. Otro punto importante que no pasa desapercibido por los fabricantes, está relacionado con el uso de todas estas funcionalidades ofrecidas por el producto. Todos los fabricantes están de acuerdo que hoy en día los canales de distribución están preparados para dar la capacitación necesaria para que los usuarios saquen el mejor provecho de sus equipos y alcancen ganancias en escala, conforme especificado. Por otro lado, también hay una demanda del mercado externo que viene penetrando los mercados emergentes como Brasil, Asia y la India. La mayor parte de los fabricantes hoy, ya disponibilizan soluciones DMS. Eso facilita el camino a la hora de mostrar a los clientes las nuevas formas de gestión de documentos. En 5 años, habrá una relación bastante equilibrada entre lo que se imprime y lo que se digitaliza. Las varias aplicaciones disponibles hoy en los equipos, destacan su aplicabilidad, mejorando la interfaz hombre-banco de datos. Esto es, se convertirá en el “intermediario” entre el terminal y los procesos de gestión de documentos. El crecimiento del mercado DMS se justifica en función de esas facilidades. Tomando en consideración la enorme cantidad de documentos que circulan por las empresas diariamente, y la dificultad que los empleados tienen de tener productividad en una empresa, especialmente las que no tienen una estrategía para el gerenciamiento del conocimiento, así como las presiones con la seguridad, todo eso hace del DMS una necesidad. La digitalización es un importante elemento de este proceso. Al margen de eso, la captura es una de las fases del ILM (Information Lifecycle Management) que está totalmente integrada al proceso de gerenciamiento del conocimiento. Hoy en día fuera de los productos y de los varios aplicativos desarrollados para las multifuncionales lo que viene ocurriendo es una mayor integración entre las empresas especializadas en el tratamiento y captura de imagen y los fabricantes de multifuncionales. En este negocio a mediano plazo, los fabricantes estarán integrando soluciones de esta naturaleza en sus productos. Cuestionados si los multifuncionales están tomando el lugar de los escaners los fabricantes dejan claro que cada uno de ellos tiene una función definida en las organizaciones. Hoy según la opinión de los especialistas, este mercado está mucho más maduro para recibir y reconocer la función de cada equipo, inclusive dentro de una marca de un determinado fabricante de las diferentes líneas de productos; y en todo aquello que ellos puedan ofrecer.

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FORMALIZAÇÃO DE CONTRATOS DE CRÉDITO

A P3IMAGE executa serviços de processamento de informações relativas aos documentos das diversas modalidades de operações de crédito, realizadas por instituições financeiras, obedecendo às regras internas de cada um desses negócios, como também as exigências legais que devem ser cumpridas em cada etapa. As informações sobre as operações de Financiamento de Veículos, de Crédito Pessoal, Crédito Consignado, Crédito Imobiliário, Leasing ou Consórcio, são recebidas em nossa base, para posteriormente ser confrontadas com a documentação física, relativa a cada uma dessas operações. Posteriormente, o dossiê contendo toda a documentação é associado a uma etiqueta de código de barras e digitalizado. As imagens originadas neste processo ficam à disposição do cliente em nossos servidores, com backup em CDR’s, armazenados em sala-cofre num ambiente de total segurança. Da mesma forma, os dossiês relativos a cada operação são classificados e arquivados pelo prazo determinado pelo cliente, podendo o mesmo a qualquer instante, sempre através do nosso site, solicitar o fornecimento de cópias ou serviços, nas seguintes modalidades: • • • •

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simples; autenticadas; através de e-mail; através de fax;

• Preenchimento dos documentos; • Entrega normal; • Entrega urgente; • Expurgo dos documentos.

Todo o curso do processo de formalização pode ser acompanhado pelo cliente, em nosso site, onde poderá visualizar cada um dos processos, em suas diversas etapas, através dos seguintes relatórios: - Protocolo Eletrônico de Conferência de Lotes – permite verificar se os documentos que nos foram encaminhados já foram recepcionados. - Inventário Sintético – permite verificar a quantidade de caixas, por tipo de documento, que estão em nossos arquivos. - Documentos em poder do Cliente – permite verificar por data e solicitante, quais documentos estão em poder do cliente, e que ainda não foram devolvidos para um novo arquivamento. - Arquivo Lógico x Físico - Analítico ou Sintético – permite confrontar os arquivos lógicos gerados e os arquivos físicos recebidos, por tipo de documento, dando condições de se auditar imediatamente as diferenças apresentadas. - Solicitação de Serviços por Usuário ou Período - Volumes Digitalizados - Estatísticas

Entendemos que no processo de formalização é muito importante que o documento físico seja armazenado no mesmo ambiente da formalização para se garantir total controle no processo. Toda a nossa operação é centralizada em um galpão com mais de 3000 m2 dentro de um condomínio fechado na Lapa, numa região central de São Paulo com todos os requisitos de segurança necessários possibilitando assim uma logística de serviços extremamente ágil. Solicite-nos uma visita, pois estamos certos de oferecer um serviço de qualidade superior reduzindo os custos hoje existentes. Outros serviços prestados pela P3IMAGE: ✔ Digitalização ✔ Guarda Simples de Documentos

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INFORMAÇÃO Divulgação

O Futuro e as Informações Luiz Roberto Paula de Resende *

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tecnologia tem se adequado à aceleração das informações e desenvolvimento dos equipamentos e acessórios principalmente na área da informática, que hoje em dia não é só uma realidade, mas uma necessidade. Como advogado atuante principalmente na área preventiva, não me rogo em levantar a mão e perguntar a quem possa responder a questão que me preocupa há vários anos: Adoto o computador como ferramenta de trabalho desde 1.990, quando formei em Direito, acompanhando a vida dos 286 até a atual tecnologia dos PC´s, sem falar no que considero mais importante, nos meios de armazenamento de informações, que já passaram pelas fitas magnéticas, disquetes, até os atuais CD´s, DVD´s e Pen Drives. Minha preocupação e anseio pela Justiça Digital vem de longa data, sempre tentando acompanhar de perto o avanço tecnológico, e agora, mais do que nunca, na iminência da informatização dos processos, com a digitalização de documentos e petições, decretando o fim das papeladas e dos arquivos mortos que ocupam espaço físico irracional nos escritórios e departamentos jurídicos. Nesse curto período de tempo, vimos o “enterro” de várias mídias de arquivamento de dados, como os velhos disquetes de 3,14” até o Zip Drive, que justificam a minha preocupação, principalmente vendo o exemplo da própria história. Ainda hoje estudiosos tentam desvendar as “linguagens” do passado, enterradas por séculos ou milênios, através de “mídias” hoje em dia consideradas rudimentares, e que certamente na época eram as mais avançadas e “tecnológicas”, como os “papiros”, as argilas e as pedras com seus hieróglifos ou outras escritas ainda em decodificação. Por outro lado assistimos aos filmes de ficção científica em que, chegando ao futuro, consegue-se acessar todos os dados através

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dos sofisticados equipamentos, com mensagens holográficas em terceira dimensão. O questionamento proposto é: “E quando o avanço tecnológico já tiver deixado para traz, somente guardados em poucos museus, os equipamentos considerados obsoletos? Como o futuro terá acesso às informações que hoje estão sendo guardadas em mídias que em pouquíssimo tempo se tornam inacessíveis até mesmo para nós?” Em tempos atuais, se um ano já é muito para um equipamento, quer seja celular, notebook, palm, computador ou os programas que os fazem funcionar; quem dirá uma década, ou ainda em vinte anos, que é o prazo máximo de decadência do direito brasileiro? Como os cientistas, os engenheiros, os tecnólogos, os pensadores e principalmente os GOVERNOS estão tratando esta questão que é um PROBLEMA REAL? Informações, dados e documentações são um patrimônio tão importante para uma civilização que muitas guerras iniciam à partir disso. O que se pode constatar é que o avanço tecnológico tem funcionado como um submarino furado, com um longo corredor de portas, sendo as que ficam para trás hermeticamente trancadas, para não “vazar” informação para as seguintes. Tudo isso em nome dos lucros gerados pela substituição dos equipamentos, ano após ano. O que acontecerá quando chegarmos na proa do submarino e precisarmos de alguma informação que se encontra no compartimento selado da popa, com as milhares de portas entre uma e outra? Mais do que um problema de INFORMAÇÃO, temos um grave problema de COMUNICAÇÃO, em todos os sentidos, principalmente com a rapidez do “avanço tecnológico”. Daqui há dez anos, se muito, os equipamentos não se comunicarão com o passado, gerando perdas de informações que talvez sejam vitais à nossa existência ou sobrevivência. Um exem-

plo prático é a telefonia celular analógica e digital! Lembram do assédio das companhias telefônicas para a migração de um sistema para o outro, inclusive com ofertas de aparelhos grátis? Quantos aparelhos analógicos, em funcionamento, ainda existem hoje em dia, e por quanto tempo? Por diversas vezes pensei e já senti na própria pele. - O que faríamos hoje em dia sem um computador ou um celular? Os dois já falharam comigo e a resposta é simples: NADA! Literalmente, quando eles falham, não se faz nada! A humanidade está preparada para a perda das informações? Onde isso nos levará? ALGUÉM ESTÁ FAZENDO ALGO POR ISSO?

* Luiz Roberto Paula de Resende, 42 anos, é Advogado formado pela PUC/MG com Ênfase em Direito Empresarial. É Assessor e Consultor Jurídico em Belo Horizonte e autor de alguns Projetos implementados pela administração pública, com enfoque na coletividade. advocare.bhe@uol.com.br

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Digitalização agiliza processo de novos enfermeiros em São Paulo

O desafio do Coren – Conselho Regional de Enfermagem de São Paulo era seu grande ativo com mais de 500 mil pastas que necessitavam de um sistema mais ágil e prático para dar vazão a grande demanda das requisições de novos e antigos membros da instituição.

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oje, o Corem-SP possui 150 funcionários incluindo a capital e seus escritórios regionais espalhados pelo interior do Estado. O Conselho é uma autarquia federal tem a função de realizar o registro do profissional de enfermagem, aferir toda sua documentação de acordo com a lei, além de exercer a fiscalização dos profissionais e das instituições de saúde que os empregam. “Temos em média 300 mil profissionais de enfermagem registrados, divididos em dois grupos: provisórios e definitivos. Os definitivos são os profissionais já formados que vão pegar a cédula que vai valer por toda a vida profissional e os provisórios são os que não tem o certificado do MEC, mas que precisam iniciar seu trabalho”, explica Evandro Falcão Martins – chefe do departamento de Tecnologia da Informação do Coren-SP Toda a documentação destes profissionais, passa pelo departamento de documentação da entidade. O banco de dados da entidade possui 500 mil processos ou pastas com dados atuais e inativos, entretanto desse acervo, cerca de 90 mil pastas

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estão em microfilme e em processo de transferência para arquivo digital, o que resulta em mais ou menos 5 milhões de imagens em arquivos. “Utilizamos um sistema próprio de consulta desenvolvido por programadores do próprio Conselho e que já está integrado ao nosso sistema corporativo. O profissional do atendimento já faz a consulta inicial dentro do próprio sistema e tem acesso às imagens do processo. Tudo via web e em tempo real”, esclarece Evandro Martins. A demanda do Coren-SP é alta, conforme conta o próprio executivo da entidade, sendo 800 processos dia, vindas de todas as unidades do Estado, que geram cerca de 7 mil imagens/dia, demanda esta que passa por picos na alta temporada que começa em dezembro e se estende até março, e também, entre os meses de junho e julho que coincidem com a entrega dos profissionais ao mercado, pelas escolas e universidades. “Nossa necessidade de atender a esta demanda com uma certa folga veio no bojo de uma mudança do próprio Coren”, conta Martins.” Mudamos de sede e houve, também, uma reestrutu-

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Evandro Falcão Martins do Coren-SP

ração de pessoal administrativo e culminou com a implantação de um novo sistema de captura e disponibilização de informações de nossos associados”. A instituição possuía quatro postos de digitalização internos com equipamentos com média de escaneamento de 20 páginas por minuto. Com a mudança, o projeto previu o aumento dos postos de escaneamento para seis, com equipamentos mais rápidos com performance de 80 páginas/minuto da Canon e a integração de um software o E2DOC da Estec, que se integrou ao sistema já existente no Coren-SP . “Buscamos no mercado um scanner compatível com a agilidade que nosso processo exige, além do que precisávamos de um software que fosse capaz de digitalizar e entregar estas imagens e estes índices, compatíveis com o nosso sistema corporativo”,salienta Martins. Por se tratar de uma autarquia houve um processo de licitação na qual a Macrosolution foi a empresa vencedora. “ A empresa trouxe uma solução completa para um cliente que possuí um grande volume de documentos a serem digitalizados e que optou em centralizar este processo internamente e precisava de um programa compatível com o sistema de gestão documental já existente”, salienta a gerente de vendas da empresa, Renata Leite. “Anteriormente nosso processo de indexação era manual e o software que utilizávamos não permitia novos módulos de outros setores. Não havia a possibilidade de novas configurações para outros documentos não padronizados. “, diz Martins, “Era fundamental um software mais moderno, mais flexível e que se enquadrasse à

rotina que já existia. Além disso, que permitisse a criação de novos módulos para outros setores da instituição como RH, financeiro, sem grandes complicações técnicas e com independência, que resultou na inovação de automatizar a indexação”, acrescenta Martins. Com isso, o Coren–SP passou a utilizar código de barras para fazer a captura do índice que identifica uma seqüência de documentos e deu início a outros projetos, onde a utilização do mesmo processo possibilitará em poucos meses a indexação mais apurada e específica para outros setores. Com isso, a instituição tem uma previsão para digitalizar os arquivos legados, que estavam parados em função da demanda diária. Nos próximos 6 meses, a meta é estender esta automação à outros setores importantes da instituição como a área de Fiscalização. “ Tudo isso é fruto de um planejamento da atual presidente do Coren –SP, Dra. Ruth Miranda que está pensando na instituição para os anos futuros , tornando os processos mais racionais e integrando todas as áreas do Coren, dentro de um amplo sistema de gestão documental. A centralização foi uma saída estratégica para garantir a qualidade dos documentos e a complementação integral dos processos”, finaliza Evandro Martins. “Usamos nossos conhecimentos não só na digitalização de documentos como também a expertise dos nossos parceiros Canon e Estec para prover uma solução simples, determinando o melhor equipamento para a necessidade e software que se integrasse ao que já vinha sendo utilizado. Enfim, conhecendo o que o cliente precisava adequamos uma solução”, conclui Renata Leite.

La digitalización agiliza el registro de nuevos enfermeros en São Paulo El desafío del Coren Consejo Regional de Enfermería de São Paulo - era su gran activo con más de 500 mil folders que necesitaban de un sistema más ágil y práctico para dar solución a la gran demanda de las solicitudes de los nuevos y antiguos miembros de la institución. Tenemos un promedio de 300 mil profesionales de enfermería registrados, divididos en dos grupos: provisionales y definitivos. Los definitivos son los profesionales ya graduados que van a recibir la cédula profesional para desempeñar su trabajo y los provisionales son los que aún no tienen el certificado del MEC, pero necesitan iniciar su trabajo , explica Evandro Falcão Martins jefe del departamento de Tecnología de la Información del Coren-SP Todo el registro de estos profesionales, pasa por el departamento de documentación de esta institución. El banco de datos de la entidad posee 500 mil procesos o folders con los datos actuales y también los datos de los inactivos, no entanto de ese acervo, alrededor de 90 mil folders están en microfilms y en proceso de transferencia para archivo digital, lo que da más o menos 5 millones de imágenes archivadas. La demanda del Coren-SP es alta, conforme cuenta el propio ejecutivo de la entidad, siendo 800 procesos por día, que vienen de todas las unidades del Estado, que generan cerca de 7 mil imágenes/día, demanda que pasa por momentos críticos en la alta temporada que empieza en diciembre y se extiende hasta marzo; y también, entre los meses de junio y julio que coinciden con la salida de profesionales de las escuelas y universidades para el mercado de trabajo. Con el cambio el proyecto calcula el aumento de los puestos de escaneamiento en seis, con equipos más rápidos con desempeño de 80 páginas/minuto de Canon y la integración de un software el E2DOC de Estec, adquiridos en Macrosolution. Con eso, la institución tiene una previsión de digitalizar los archivos legados, que estaban parados debido a la demanda diaria, en los siguientes 6 meses; y extender esta automatización a otros sectores importantes de la institución como el área de Fiscalización.

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DMS Joseti Capusso

Papel até quando? Wilton Tamane*

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á muito tempo o homem tem a preocupação em registrar fatos e conhecimentos. Há 40 mil anos ou mais, o homem já demonstrava esta necessidade de registrar fatos de seu dia-a-dia através das inúmeras ilustrações desenhadas nas paredes das cavernas. As ilustrações que foram preservadas ao longo do tempo e recuperadas e hoje nos dão uma idéia sobre os usos e costumes de nossos ancestrais. Com a evolução do homem, evoluiu também a forma de se registrar fatos e conhecimentos produzidos. Neste ponto podemos colocar uma questão importante: o homem avança tecnologicamente porque registra e documenta conhecimento ou registra e documenta porque cria novas tecnologias? Das cavernas, o homem evoluiu para o uso de argila, depois para o uso de couro e em 6.000 AC surgia o papiro que daria origem ao papel. Por volta de 1450 surgia a imprensa moderna pelas mãos de Johannes Gutenberg. Somente em 1839 foi inventada a primeira alternativa ao papel, o microfilme, mas somente em 1942 iniciou-se o uso pratico desta tecnologia. E mesmo em 1946 com o surgimento do primeiro computador ENIAC, a mídia de então era papel perfurado. Somente alguns anos mais tarde começaram a surgir mídias magnéticas. Concluindo, existem dois pontos importantes que permanecem até os dias de hoje: a preocupação com o registro de informações e a preocupação constante na busca de novas mídias e formas para registrar e distribuir e, principalmente, tornar acessíveis estas informações. O que podemos acrescentar de novo é que dado o imenso volume diário gerado em todo o mundo, existe uma preocupação não somente em gerar e registrar informações, como também gerenciar estas informações e conhecimento, para que possamos fazer uso destas informações, quer seja no minuto seguinte em que foram geradas, como para servir de base de conhecimento para gerações futuras e com isso evoluir de forma cada vez mais rápida. Um fato interessante é que a mídia papel esta em nosso cotidiano há praticamente mais de oito mil anos! E mais impressionante ainda é que, apesar de toda a tecnologia disponível nos dias de hoje, ainda estamos extremamente dependentes deste tipo de mídia. Mais ainda, e contraditoriamente, o surgimen-

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to de novas mídias não pára de crescer, surgindo uma nova alternativa em intervalos de tempo cada vez menores. Isto provoca uma constante preocupação na migração das informações para mídias mais adequadas. Ou seja, são tantas as alternativas que fica difícil a decisão de qual mídia optar, quando migrar, o que migrar, preservar, etc. Alguns especialistas apontam o uso do microfilme eletrônico com forma de preservação das informações, pois assim como o papel, trata-se de uma mídia analógica, que passa ao largo de toda a obsolescência das mídias digitais. A partir de 2000 surgiram vários fatos novos que podem contribuir de forma significativa para o tão sonhado “Paperless Office”, como a certificação digital, criptografia, formatos de arquivo de longo termo, normatização de formatos, data centers a prova de tudo, evolução das telas cada vez mais finas e se aproximando muito da versatilidade do papel, entre outros. Mas enquanto não temos toda esta tecnologia embarcada, viáveis operacionalmente e economicamente, nos resta algumas alternativas. Evitar ao máximo a geração de documentos em papel e se isso não for possível, podemos evitar pelo menos a sua circulação através da digitalização de documentos. Neste ponto temos a convergência de dois tipos de segmentos que hoje atuam de forma separada: o segmento de outsourcing de impressão e o segmento de DMS - Document Management System – Sistemas ou Soluções de Gerenciamento (ou Gestão) de Documentos. O segmento de outsourcing de impressão tem exatamente esta função : gerar formatos e soluções que visem copiar e imprimir documentos de forma mais eficiente, adequada e mais econômica. Já o segmento de DMS, tem, entre outras finalidades, dar uma solução para os documentos gerados em papel, impressos e copiados. Uma destas soluções seria o uso da tecnologia de digitalização de documentos – Document Imaging. Assim, ambos os segmentos têm uma ponto em comum: o documento. O que um gera o outro elemento: a gerência. E o mais interessante: o equipamento para gerar poderá ser o mesmo para gerenciar ! O mesmo equipamento que chamamos de multifuncional que como impressora e copiadora gera documentos em papel, pode ser usado para digitalizar documentos em papel alimentando um repositó-

rio de documentos digitalizados. Outra forma de se fazer a mesma coisa, seria o uso de impressoras em conjunto com scanners desenhados especificamente para digitalizar documentos dos mais variados tipos, formatos, gramaturas e qualidade de impressão. Para se copiar, basta digitalizar o documento e imprimir. No caso de cópia temos uma vantagem adicional que seria a possibilidade de auditagem no conteúdo dos documentos copiados. Isto é, seria possível auditar que tipo de conteúdo foi copiado, por quem, onde e quando. Neste ponto, faço referência aos três artigos anteriores desta coluna: Seria possível soluções que contemplem a geração de documentos gerenciáveis? O uso da tecnologia de OCR e ICR para gerenciamento de conteúdos de documentos não estruturados poderia ser minimizado se fosse possível gerar documentos com um mínimo de estrutura? E por fim, soluções de digitalização de fato poderia ser uma alternativa a copiar documentos? Para que isso seja realidade, as empresas que atuam nos dois segmentos deveriam ter a iniciativa de gerar formatos de serviços que contemplem o cenário acima de forma mais coordenada e mais eficiente e com certeza mais econômica. A pergunta que fica é: De quem será a iniciativa? Ou surgira um novo segmento? Wilton Tamane* é Administrador de Empresas especializado em sistemas e técnico em Eletrônica Industrial. Consultor na área de Scanners e gerenciamento de documentos wilton@linkernet.com.br

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KNOWLEDGE MANAGEMENT Divulgação

Gestão do Conhecimento Augusto Pinto*

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á muitos anos, eu ainda era um jovem analista de sistemas, trabalhando na IBM, quando fui encarregado de acompanhar um trabalho pioneiro sobre Gestão do Conhecimento. A experiência era feita em torno do conhecimento espetacular de um experientíssimo operário especializado na produção de ações especiais (de um cliente da IBM na área de siderurgia). A empresa recebia diariamente as matérias primas dos fornecedores (minérios de vários tipos, inclusive de ferro). As partidas recebidas eram analisadas num laboratório e os resultados (composição de manganês, cromo, enxofre, etc, variável a cada partida) eram registrados no computador central. O operário, na “boca do forno”, acessava os resultados e decidia como fazer o blending daquela corrida de produção do aço especial. Não importa qual a composição das diferentes substâncias nos minérios, o resultado final (composição e qualidade) do aço produzido era rigorosamente o mesmo. Como? Nossa incumbência era extrair o conhecimento humano da cabeça do operário e registrá-lo num programa de computador, de forma a transferir esse conhecimento para outros operários. Depois de um ano de esforço a IBM desistiu. Por que? Simplesmente porque o conhecimento empírico do operário não era passível de tradução e absorção. Por que isso acontece? Hoje, passados mais de vinte anos, eu consigo entender o dilema e explicá-lo. O conhecimento humano é não estruturado e segue um pouco a Teoria do Caos (a regra é não ter regras). Para que o conhecimento humano possa ser expresso e absorvido, antes disso é preciso organizar as informações e, por sua vez, para organizar informações é preciso antes organizar documentos. Cappice? Não? Realmente, não é intuitivo. Imagine que você seja um chef de cuisine, cordon bleu, dono de um restaurante da moda. Só que como chefe e dono, você não vai conseguir atender ao aumento da demanda, sem transferir seu conhecimento para um típico cozinheiro brasileiro: um nordestino, que começou como garçon, evoluiu para auxiliar de cozinha e hoje está pronto para se transformar num chef. A questão é: como transferir seu conhecimento para o cozinheiro nordestino? Um bom chef sempre tem seu caderno de recei-

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tas. As receitas são os documentos. Coloque as receitas no computador e compartilhe com seu novo chef. Como usar as receitas para compor um bom menu? Usar as receitas para construir um bom menu é gestão das informações. O menu de um bom restaurante deve mudar ao longo do ano, dependendo da receptividade dos clientes, dependendo dos vinhos que temos na adega para harmonizar, dependendo da estação do ano (frio ou calor). Adaptar o menu às circunstâncias é gestão do conhecimento. Agora, experimente se aproximar de um chef que tem todas as receitas na cabeça e que trabalha com seU menu e tente absorver seu conhecimento... Você se verá numa situação parecida àquela que eu vivi com o operário especializado em produzir aços especiais, sem método. Hoje a gestão do conhecimento está na agenda do C-Level. Recentemente li o resultado de uma pesquisa de uma revista de negócios americana, sobre as prioridades dos CEO´s para 2008. No topo da lista estava a gestão do conhecimento. Por que isso é tão prioritário para o CEO? Por uma razão muito simples: no século XXI a informação é compartilhada (num mundo globalizado, de fato) e já não é mais fator de diferenciação para ser mais competitivo. Um Honda, ou um Toyota, do ponto de vista de tecnologia são rigorosamente iguais. O que diferencia um do outro é o conhecimento do negócio, que permite adaptar o carro constantemente às demandas cambiantes do mercado. Você enxerga a semelhança com a adequação constante do menu do restaurante? Por outro lado, o conhecimento do negócio (para poder mudar com sucesso) depende de organizar as informações, que são cada vez mais profusas volumosas e, às vezes, até conflitantes. Ou seja, não há gestão do conhecimento sem gestão da informação. E, obviamente, para gerir a informação antes é preciso gerir documentos. Vamos agora exemplificar com coisas mais próximas ao nosso dia a dia de negócios. Nossa empresa tem um grande negócio para fechar, que depende de conceder, ou não, um desconto para o cliente. Se ganhar esse contrato, (o cliente é enorme, sua demanda é crescente) outros virão. Isso é gestão do conhecimento. Porém, para dar o desconto

eu preciso conhecer o histórico de pontualidade nos pagamentos desse cliente, nas transações anteriormente feitas com nossa empresa. Isso é gestão da informação. Mas, o histórico de pagamentos em dia, ou com atrasos, só é percebido se eu colecionar todas as faturas pagas, com as datas efetivas dos pagamentos. Isso é gestão de documentos. Na verdade, na vida real o mundo é muito mais complexo. Os documentos podem não existir, ou podem se constituir por diferentes categorias de dados estruturados (registros de nossa base de dados), ou não estruturados (documentos impressos, conteúdo web, e-mail, imagens). Antes de tudo é preciso triar e organizar os documentos relevantes ao negócio, antes de pensar em construir a “pirâmide da gestão do conhecimento”. Parece complexo? E é. Vai longe o tempo em que gestão de documentos e, em continuidade, gestão de informações e conhecimento eram uma questão de organização de bibliotecas. Hoje a gestão da informação e do conhecimento é um dos ramos mais sofisticados (e relevantes) da consultoria de negócios. Raramente a empresa pode se dar ao luxo de dispor desse tipo de expertise dentro de casa. Portanto, se você quer ganhar a queda de braço com seu concorrente, comece por se organizar, de baixo para cima, até tornar sua empresa excelente em knowledge management. Trata-se de um longo, mas motivante caminho. *Augusto Pinto, sócio-diretor do Grupo RMA Comunicação & Negócios augusto.pinto@gruporma.com.br

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Quando o assunto é outsourcing de impressão e gestão de documentos corporativos, a GED e PRINT e a TECMACH fazem o seu trabalho.

O papel do empresário é pensar a sua empresa. O papel da TECMACH e da GEDePRINT é cuidar de seus processos de impressão e da gestão de documentos corporativos. Com 18 anos de mercado, atendemos mais de mil clientes em todo o Brasil. São Indústrias, Hospitais, Empresas de Transporte, Serviços, Logística, Escolas, Escritórios Jurídicos e Contábeis, entre outras. Empresas que já descobriram que a gestão de documentos e outsourcing de impressão resultam em mais eficiência, qualidade, economia e uma administração mais inteligente. Tenha a eficiência das nossas soluções na sua empresa. Business Solution Partners:

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LINGUÍSTICA FORENSE Divulgação

Nas pegadas do autor Ângelo Volpi e Cínthia Freitas*

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m documento sem determinação de autoria não é nada no universo jurídico, por isso a “Estilística Forense” existe, para se encontrar evidências pessoais de seu autor, mesmo que seja num e-mail. Afinal, todos nós temos várias características próprias e também um estilo literário próprio. Cada pessoa possui um conjunto exclusivo de palavras, seqüenciamento das palavras nas frases, organização do texto, entre outras características, que podem levar a associação de um documento digital ao seu autor, pois esta associação muitas vezes não está formalizada ou caracterizada, uma vez que a origem do documento nem sempre permite o elo entre o documento e o autor. As características inseridas em um texto através do estilo literário muitas vezes são as únicas pistas, pois independe do meio ou suporte em que o documento ou o texto foi aposto (físico ou digital). Em documentos que tiveram sua origem em ambientes digitais (impressos ou em meio digital), não é possível a realização de análises ou exames grafoscópicos. Dessa forma, resta analisar o estilo literário do autor. Assim, a Estilística Forense é uma subárea da Lingüística Forense dedicada à aplicação da estilística no contexto da identificação da autoria em documentos questionados. A identificação da autoria é realizada através da análise do estilo da linguagem escrita, isto é, a estilística lingüística. A estilística explora duas premissas de variabilidade da linguagem: a) dois escritores de um certo idioma não escrevem exatamente do mesmo modo e b) um mesmo escritor não escreve do mesmo modo todo o tempo. Assim, um documento pode ser analisado de duas formas diferentes: análise qualitativa e análise quantitativa. A análise qualitativa da escrita consiste em estudar as formas usadas pelo autor, como e porque elas foram utilizadas. Por outro lado, a análise quantitativa avalia a

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medida da variação na língua escrita. Ou seja, estuda quanto e com que freqüência, formas determinadas são utilizadas por um autor. Por exemplo, considere a seguinte frase: “Democracia é quando eu mando em você. Ditadura é quando você manda em mim” (Millôr). Nesta frase temos um total de 14 palavras, dentre as quais 10 são palavras diferentes entre si e 4 são palavras repetidas duas vezes (é, quando, em, você) e, ainda, temos 6 palavras que ocorrem uma única vez (Democracia, eu, mando, Ditatura, manda, mim). As provas estilométricas buscam determinar este e outros parâmetros quantitativos e estáveis de conservação e variação das características textuais, por exemplo: a taxa de aparecimento de palavras incomuns, a comprimento médio das frases, a quantidade de palavras diferentes em relação ao total, etc. O conjunto de valores obtidos para tais atributos definirá o estilo de cada autor. Existem várias classes de atributos estilométricos, tais como: variações em números e símbolos; variações em abreviações; variações no formato de texto; variações em pontuação. No entanto, existem atributos estilométricos que são pertinentes à língua portuguesa e que por isso, possuem um peso maior no processo de análise da autoria de textos na nossa língua. Alguns exemplos são: porquês, plural de substantivos simples e compostos, gênero de substantivos, figuras de linguagem, interjeição, trema, crase, entre muitos outros. Esta área do conhecimento humano é pouco divulgada, mas é bastante interessante e poderosa, podendo ser aplicada nas seguintes situações: atribuição de autoria, identificação de gênero literário, identificação do sexo do autor, verificação da época ou escola literária, identificação e repúdio ao Spam, código malicioso, detecção de plágios, determinação de autoria de

cartas criminosas, notas de supostos suicídios e muitas outras área a serem estudadas. As perícias podem determinar e marcar pistas importantes da detecção de marcas pessoais. Aqueles que imaginam não serem identificados, devem pensar bem antes de praticar um delito via documento digital. A falsa idéia do anonimato na web, vem sendo desmistificada pela ciência forense, que vem atualizando seus métodos com o uso da tecnologia, muita pesquisa e estudos.

* Cinthia O. de A. Freitas. Doutora em Informática com Ênfase em Análise e Reconhecimento de Documentos Manuscritos *Angelo Volpi. Tabelião em Curitiba, escritor, articulista e consultor. angelo@volpi.not.br

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SEGURANÇA Divulgação

A base da confiança no mundo virtual Alexandre Corigliano*

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ara que uma transação de negócio possa ser realizada é fundamental que exista confiança entre as partes. No mundo físico, vários processos e mecanismos foram implementados de forma a aumentar a confiança das relações de negócio. Pessoas que fazem negócio, em geral, saem para almoçar juntas para se conhecer, vão visitar a sede da empresa do parceiro para garantir realmente que a empresa existe, e extraem desta visita informações importantes, tais como a localização do escritório, seus móveis, o número de pessoas circulando nas dependências da empresa, etc. No mundo virtual, estas informações implícitas não estão disponíveis. O que fazer? A revolução digital trouxe diversas mudanças na forma como tratamos documentos e dados com notórios benefícios aos processos. Seja por meio de formulários eletrônicos ou imagens de documentos, a organização e tratamento de informações teve uma significativa evolução. Por outro lado, todas estas mudanças trouxeram questões importantes a serem discutidas: Legislação e Segurança. A solução adequada deste binômio irá trazer benefícios cada vez maiores, garantindo que as empresas possam racionalizar seus processos com a utilização de imagens e formulários eletrônicos com suporte legal. O primeiro passo já foi dado. A tecnologia de certificação digital hoje é uma realidade e garante que o conteúdo de determinado arquivo eletrônico (imagem, formulário eletrônico ou mesmo um arquivo Word) não foi alterado. Fazendo uso de criptografia, esta tecnologia assegura o sigilo e a autenticidade de informações. Outra vantagem do certificado digital é ter validade jurídica para ser utilizado como assinatura de próprio punho, comprovando que seu proprietário concorda com o documento assinado.

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A questão que se coloca agora é: Como garantir que um documento que deve ser preparado e/ou autorizado por uma pessoa X realmente foi preparado e/ou autorizado por essa pessoa. Existem algumas alternativas tecnológicas para esta questão: 1) Logins e Senhas: utilizar senhas para liberar o preparo e/ou envio do arquivo eletrônico é um método bastante utilizado, porém não é o método mais seguro. Isso ocorre, fundamentalmente, porque toda senha pode ser compartilhada, ou seja, mais de uma pessoa pode ter conhecimento de sua existência, e segundo porque ela pode ser facilmente violada, já que não oferece uma proteção robusta contra ataques; 2) Parâmetros biométricos: trata-se da medida de características físicas ou comportamentais das pessoas como forma de identificá-las unicamente. Os sistemas chamados biométricos podem basear seu funcionamento em características de diversas partes do corpo humano, como a íris dos olhos, a palma da mão e as digitais do dedo ou ainda características como a fala/voz e ainda a assinatura manuscrita. Embora sejam menos utilizados até o momento, os parâmetros biométricos são definitivamente mais seguros do que as senhas. Defendo a utilização de parâmetros biométricos em conjunto com a certificação digital para garantir transações eletrônicas seguras. Por que? Porque não há hoje nenhum dispositivo mais apropriado para garantir confiança. Confiança é a base para a realização de qualquer transação de negócio. Sem confiança duas pessoas jamais fariam qualquer tipo de negociação, pois os riscos seriam sempre inaceitáveis. Enfim, a base da confiança no mundo virtual passa pela capacidade de identificar de forma inequívoca a outra pessoa. Uma vez

que temos certeza da identidade da outra pessoa, necessitamos de garantias mínimas de que esta outra pessoa irá agir conforme o combinado e caso não o faça, que teremos meios legais de pressioná-la ou cobrá-la para que cumpra o acordado. Se isso só era plenamente possível no mundo físico, agora também o é no mundo virtual.

* Alexandre Corigliano, Executivo da Disoft. alexandrecb@disoft.com.br

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EVENTOS

Fujitsu apresenta novos scanners de alto desempenho

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A Fujitsu, um dos líderes de mercado em scan- gens por minuto (ipm), com resolução de 200dpi V1.5 para melhor processamento e maior produners de documentos, apresentou no início deste para escaneamento monocromático e em escala de tividade de digitalização de documentos, e o sofano dois novos modelos de scanners duplex colo- cinza, e a velocidade de 40 ppm/80 ipm com reso- tware Kofax VirtualReScan® (VRS) 4.1 Professional ridos que fazem parte da sua linha de produtos de lução de 300dpi para escaneamento em cores, for- para aprimoramento automatizado de imagem de digitalização de documentos. A apresentação con- necendo velocidade e desempenho inquestionáveis documento. O acréscimo do software VRS 4.1 Professional tou com a equipe da Fijitsu e convidados do merca- com a vantagem de maior qualidade de imagem do entre eles os principais canais de distribuição da para maior precisão de OCR (reconhecimento ótico oferece aos usuários capacidades mais robustas de aprimoramento de imagem, reduzindo ainda mais marca.Os novos modelos Fujitsu fi-6140 e fi-6240 de caracteres). a necessidade de intervenção manusão scanners de alto desempenho e al no processo de varredura, e com dão continuidade à tradição da Fujito pacote de recursos inteligentes de su no fornecimento de soluções para processamento de imagem em cogrupos de trabalho com desempenho res, incluindo ajustes automáticos de e facilidade de uso. orientação de imagem, remoção de “ Várias verticais são usuários página em branco e detecção de satupotenciais deste equipamentos como ração e de cor de fundo. Também está bancos, financeiras, seguradoras e emdisponível o novo recurso Advanced presas de saúde entre outras, são imClarity para lidar com os documentos portantes usuários de scanners avançamais desafiadores. O Advanced Clarity dos para digitalização de documentos, oferece mais opções de qualidade de principalmente porque cada vez mais, a imagem e capacidade de processar digitalização de documentos faz parte documentos, que antes eram impossído processo de negócios das empresas, veis devido ao fundo com ruído. Estes agilizando o fluxo de documentos com novos elementos permitem que os segurança e eficácia”, explica Nelson usuários maximizem o tempo de varYassuo Osanai, diretor da divisão de Nelson Yassuo Osanai, diretor da Divisão de Imaging da Fujitsu do Brasil redura e processem mais imagens sem Imaging da Fujitsu do Brasil. “Com intervenção humana. estes dois novos scanners da Fujitsu, Entre outros recursos-chave dos scanners fiO sistema de alimentação de papel incorpoas empresas poderão digitalizar imagens até mesmo cartões de crédito com relevo e documentos gran- rado aos scanners Fujitsu fi-6140/fi-6240 reduz 6140 e fi-6240 para grupos de trabalho estão des com até três metros de comprimento, em menos o tempo de preparo do documento. A função de a longa duração dos consumíveis (até 200.000 tempo e sem ocupar uma pessoa dedicada para esta detecção ultra-sônica de dupla alimentação de- folhas ou 1 ano); suporte à varredura de cartão tecta automaticamente quando duas páginas são em relevo com espessura até 1,4mm; suportarefa.”, explica o diretor. Os modelos fi-6140 e fi-6240, este último dota- alimentadas simultaneamente através do scanner, te a variadas gramaturas de papel (11 a 56.2 do de flatbed, trazem os novos recursos e aplicativos mas também pode ser programada para detectar lbs); funções automáticas de imagem, incluindo de varredura, incluindo um sistema de alimentação dupla alimentação planejada como lembretes ade- detecção de cor, orientação de imagem, alinhade documentos para manejo de papel, tecnologia sivos ou recibos adesivos e ultrapassar estas exce- mento de papel, detecção de tamanho de papel de detecção ultra-sônica automática inteligente de ções para que futuros lotes escaneados não sejam e detecção/remoção de página em branco; ciclo múltipla alimentação, suporte a escaneamento de interrompidos. O recurso de proteção de papel per- e trabalho diário de até 4.000 páginas; resoludocumentos longos (até 3 metros), capacidade apri- mite que os usuários tenham segurança com sua ção ótica de 600dpi para qualidade incrível de morada de escaneamento de cartões em relevo (car- capacidade de proteger documentos valiosos ao imagem; Arrays de escaneamento dual em cores tões de crédito e cartões de seguro, por exemplo) e paralisar imediatamente o processo de varredura CCD de alta velocidade e interfaces Dual Ultra alimentação contínua de até três cartões duros pelo quando reconhece que um congestionamento está SCSI e Hi-Speed USB. Os novos scanners de documentos fi-6140 e prestes a acontecer. alimentador de documentos de 50 páginas. Ambos os modelos são acompanhados com o fi-6240 são disponibilizados por revendas autorizaOs novos scanners também atingem as velocidades de 60 páginas por minuto (ppm)/120 ima- Adobe® Acrobat® 8.0 Standard, o ScandAll Pro das, VARs e distribuidores em todo o Brasil.

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CONVERGÊNCIA Joseti Capusso

Diferentes esforços para o mesmo fim: resgate do passado com a conversão digital E. Mauricio Alfonso R.*

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ão são novos os termos como digitalizar, digitalização de documentos, imaging e todos aqueles que se referem à vida Digital atual. Ter acesso a informação de forma fácil e rápida é o que justifica a sua conversão para o formato digital. O problema é que nem tudo nasce digital, como o conteúdo no papel. Nem sempre é ‘necessário’ digitalizar a totalidade dos documentos em questão, mas uma sugestão seria ter um simples apontador eletrônico para 100% dos documentos originais, sendo o mínimo: registro básico de dados e aqueles referentes a sua localização. Rastreabilidade, preservação e resgate da informação são a garantia de sobrevivência para os governos e empresas. Sejam os governos ou o setor privado, o interesse de converter (ou endereçar) tudo o que foi e for criado em formato analógico para digital é, atualmente, a melhor forma de se obter acesso à informação a qualquer hora em qualquer lugar -onde a mesma tenha valor e utilidade. No mundo dos negócios isto se chama de vantagem competitiva, quanto mais completa for a informação, melhores decisões serão tomadas. No âmbito governamental tem sido chamado de Governo eletrônico, Digital ou parecido, mas os fins são muito mais amplos, pois por não terem investimentos diretos comparáveis ao setor privado, ainda persiste o atraso tecnológico. Neste caso não é somente digitalizar um acervo e integrar o resultado digital a processos e sistemas existentes, mas criar e desenvolver a infra-estrutura necessária que o suporte. Isto implica investimentos em computadores (PCs), servidores, sistemas, telecomunicação, profissionais atualizados, e a manutenção de tudo. E como os investimentos saem do cofre público, em alguns casos há atrasos na liberação de verbas para digitalizar os processos governamentais, apesar de existirem bons exemplos da sua eficácia. Os serviços públicos, que geralmente

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não tem boa fama por excesso de burocracias e pela demora dos seus processos, são de fato lentos sem a ajuda Digital. De outro lado temos as empresas que já devem contar com pelo menos parte dos seus processos em formato digital. As empresas que têm projetos de digitalização em andamento são as que estão ou estarão à frente. Os benefícios obtidos com a digitalização de documentos e outros meios (converter um microfilme em imagem ou filme de rolo em AVI), geram a desejada vantagem competitiva. Muitos negócios se ganham ao ter a informação mais apurada e atualizada possível. Mas é importante ter muito cuidado e prestar atenção a tais projetos, que não são fáceis, e na maioria dos casos vão além do simplesmente ‘passar o papel pelo scanner’. A grande preocupação ao converter qualquer meio ao formato digital é ter uma razão de ser, estar alinhada a alguma das estratégias do negócio (ou dos governos) e finalmente estar organizado ou estar disposto (e com verba) a fazê-lo. Não adianta digitalizar um arquivo caótico ou se o mesmo não tiver uma lógica de rastreabilidade, o que implica um método de controle mínimo no mundo físico, o analógico. Não se pode pensar em resolver o problema de caos informacional analógico no formato digital, porque pode chegar a ser ainda mais caro e complexo no mundo virtual do que manusear um papel e outros meios no mundo real. Ter um arquivo organizado, acessível, controlado com registros de usuários, 24x7x365 disponível, independentemente se é analógico ou digital, é tê-lo estruturado dentro do seu contexto (público ou privado). Por sua vez, o conjunto de dados estruturados se transforma em informação apurada. Um exemplo disto seria dizer 0149 em voz alta num restaurante, todos pensariam que há um louco gritando números (dados), enquanto em outro contexto, como num assalto frente a um caixa automático faria todo sentido (informação).

As principais razões pelas quais as empresas e governos digitalizam seu arquivo, fitas, filmes e microformas são otimização de processos, preservação digital (adicional à física), distribuição a várias pessoas simultaneamente (e não individualmente como com os livros) e redução de custos na maioria dos casos. Também porque desejam preservar a sua história, como móveis e documentos do fundador, imóveis, fotos, prêmios ganhos, etc. Nos governos latinamericanos as iniciativas locais têm tido muito sucesso, e a ONU tem explicado ao mundo o que é o gov-e (curto para governo-eletrônico) desde o Informe das Nações Unidas sobre o Setor Público Mundial, 2003: “El Gobierno eletrónico en la encrucijada”(O Governo eletrônico na encruzilhada).

E. Mauricio Alfonso R. - Cientista da Computação com experiência no mercado de Consultoria de Processos, Tecnologia da Informação e Gestão Documental. Atualmente ocupa o cargo de Gerente Regional de Soluções de Gestão Documental para a América do Sul da empresa americana Iron Mountain. mauricio.alfonso@ironmountain.com.br

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MERCADO Plustek lança scanner para negativos e slide

Tecnologia para impressoras em cores

A Plustek está lançando no Brasil a série de scanners OpticFilm, desenvolvidos para digitalizar negativos e positivos de filmes e slides. São quatro modelos de scanners inéditos no mercado brasileiro, com capacidade de escaneamento que inclui resolução óptica (7200 x 7200 dpi), alta velocidade de operação e de pré-visualização para escanear slides e negativos com múltiplas soluções para a eliminação de defeitos. Além do driver, os scanners são acompanhados de um pacote de quatro softwares exclusivos, como o Presto! ImageFolio, para edição de imagens compostas; o NewSoft Presto! PageManager, de gerenciamento de documentos, os programas Configuração QuickScan e o software LaserSoft SilverFast LaserSoft Imaging, o SilverFast 6.5 SEPlus (MultiExposição). O SilverFast 6.5 SEPlus (MultiExposição) aperfeiçoado com ferramentas de MultiExposição, Detecção Automática de Quadro, SilverFast-Basic NegaFix, Correção Seletiva de Cor, Ajuste Automático, USM entre outras. Composta pelos modelos OpticFilm 7200, 7200i, 7200i SE, 7300, a nova série de scanners da Plustek apresenta a captura digital de negativos e positivos, com elevado padrão de digitlaização. Seu manuseio é do tipo “plug and play” e dispõe de sistema Infravermelho para remoção de falhas. www.plustek.com.br

A OKI Printing Solutions, anuncia a evolução das suas impressoras em cores com a tecnologia High Definition (HD) Color, ou Alta Definição em Cores, que permite impressões mais vibrantes, profundas e com nitidez de detalhes. A solução HD integra a tecnologia LED de níveis múltiplos, o toner microfino, a tecnologia Single Pass Color e a solução de softwares de gerenciamento de cores. Cada parte da tecnologia possui um papel na solução e a integração das quatro é inovadora no mercado. Para completar os benefícios, o modo Auto Media Detect reconhece a gramatura do papel e ajusta a impressora para o trabalho, mudando, inclusive, sua temperatura e sua velocidade. Esta função está disponível apenas em alguns modelos, como a C9600n e C9800hdn. www.okiprintingsolutions.com

Microservice lança scanner para formato A2

Lab245 apresenta a nova versão BPM/ Workflow A Lab245, empresa especializada no desenvolvimento de sistemas de BPM/Workflow via Internet, estará na AIIM 2008, maior evento mundial do mercado de GED/ECM, onde promoverá o lançamento da mais nova versão da sua ferramenta de modelagem de fluxos de trabalhos, além de fortalecer seus laços comerciais com parceiros norte-americanos. A nova versão do software Folder245ServerSuite Decennium, é responsável pela modelagem de fluxos de trabalhos e formulários eletrônicos, permitindo a criação e utilização de inúmeros fluxos de trabalhos via Internet ou Intranet. www. lab245.com.

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A Microservice, fornecedora de soluções em imagens, amplia o seu portifólio de produtos com a distribuição exclusiva do Scanner Digitalizador de Livros Bookeye/Color A2. O equipamento, produzido pela ImageWare, possibilita o escaneamento de documentos históricos, livros, jornais, obras de arte sem precisar dobrá-los ou desmembrálos, preservando a integridade dos originais. O scanner é ideal para bibliotecas, museus, empresas jornalísticas, governo, institutos culturais,. O modelo vem com uma lente de precisão Rodenstock e possui foco automático que chega a 35 mega pixels de resolução por canal de cor. Outro destaque é a luz fria e oferece funções como separação de páginas, indexação, alinhamento, recorte e correção das lombadas. Além do Scanner Digitalizador de Livros Bookeye/Color A2, a Microservice distribui uma série acessórios que podem ser comprados separadamente, como mesa de vidro, leitor de cartões, teclado adicional, disparador de pé, alisador de documentos e mobiliário. Para mais informações www.microservice.com.br

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Teradata apresenta Enterprise Data Management A Teradata Corporation, líder em soluções de data warehousing para gerar inteligência de negócios por meio de dados, anunciou o Teradata® Enterprise Data Management, um pacote de oito serviços diferentes criados para melhorar o cumprimento de regulamentações governamentais, reduzir os riscos inerentes à qualidade melhorada de dados e aumentar a agilidade da empresa. O pacote de Serviços Teradata inclui: Modelagem para Arquitetura, Dados e Data Warehouse; Qualidade de Dados; Integração de dados; Segurança e Privacidade de Dados; Gerenciamento de Metadata; Gerenciamento de Master Data ; Data Governance e Data Stewardship – que define as atividades diárias de criação, utilização e retirada de dados. www.teradata.com.br

Canon lança multifuncional para home office A Canon Latin America apresentou recentemente ao mercado a impressora PIXMA MP140, o mais recente lançamento no Brasil de sua linha de multifuncionais PIXMA. A impressora all-in-one de alta performance suporta o sistema de impressão ChromaLife100 da Canon e é ideal para o mercado de home office. A MP140 possui recursos multifuncionais completos e permite impressões coloridas, cópias e escaneamento em impressoras compactas. O novo produto possui tecnologia Full-photography Inkjet Nozzle Engineering (FINE), da Cânon. Esta tecnologia patenteada utiliza minúsculas gotas de tinta de 2 pl (picolitros) para produzir impressões com resolução de 4800x1200dpi. Sua velocidade de impressão é de até 20ppm em preto e 15ppm colorida, com resolução de impressão de 4800 x 1200 dpi. Utiliza papel em formato A4/Carta e Scanner Contact Image Sensor (CIS) com velocidade de 1.6ms/línea (300dpi) (texto) / 4.7ms/línea (em cores). Sua copiadora tem velocidade de cópia de 19 cpm (preto) e 15 com (colorida). Tem interface USB 2.0 e é compatível com Windows® Vista™, Windows XP/2000 e Mac OS® X v.10.2.8 até 10.4.x. www.canon.com.br

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MERCADO EMC² lança novo CLARiiON AX4 A EMC² lançou um novo produto de sua linha CLARiiON, o AX4, que terá o mesmo SLA de sua linha de Storage CX3, e que foi desenvolvido para atender a pequenas e médias empresas que precisam consolidar o seu ambiente com VMware a um baixo custo.

Uma importante característica do AX4 é a flexibilidade, já que o produto pode ser configurado com até 60 discos SAS ou SATA, mesclando a alta capacidade com alta performance, para uma capacidade de até 60TB. A CSF Storage, empresa com sede em São Paulo e filial no Rio de Janeiro, parceira da EMC², está pronta para atender a seus clientes em todo o projeto de implementação desta nova solução de Storage e consolidação de ambiente. Além da EMC², a CSF Storage tem parcerias com a VMware e a RSA Security, divisões de consolidação e segurança da EMC, com a Overland, como distribuidor e centro de reparos no Brasil da linha de Bibliotecas Virtuais e de Fitas, além dos produtos de segurança da F-Secure e da NeoScale Systems, e das soluções de infraestrutura para SAN e Infiniband da QLogic. www.csfs.com.br

Software para gestão de contratos A New Age Software oferece a solução CLM (Contract Lifecycle Management) – Gerenciamento do Ciclo de Vida do Contrato. O CLM é um software criado para atender empresas de médio e grande porte, desde a criação dos modelos, aprovação e ativação, execução, medição e análise de performance até o encerramento do contrato. Com esta ferramenta é possível monitorar todas as fases, e também as cláusulas contratuais presentes, os reajustes, as renovações, e o cumprimento das atividades pré-estabelecidas em contrato, como por exemplo, o prazo para a entrega dos produtos ou finalização serviços contratados. A New Age ainda mantém um completo serviço de consultoria, treinamento e suporte a seus clientes. www.newage-software.com.br

Brasil | Argentina | Chile

Gestão de Risco Operacional Reduza a incerteza no acesso às informações A CERTANT BRASIL trabalha com as melhores ferramentas para implementar projetos de IAM - Identity and Access Management e ECM - Enterprise Content Management, endereçando as demandas da SOX, ISO, HIPAA, BASILÉIA 2 e demais normas internacionais de métricas de risco operacional.

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CEF adota plataforma Hitachi lança carteira de serviços da Informatica de migração de dados Corporation A Hitachi lançou mundialmente seus novos serviços A Informatica Corporation, empresa de software e serviços de integração corporativa de dados, anunciou que a Caixa Econômica Federal (CEF), maior banco público da América Latina, investiu R$ 6 milhões ao adotar as plataformas de integração de dados PowerCenter e Data Quality. O objetivo é suportar um projeto de integração de todos os dados para centralização das informações dos clientes. As plataformas de integração de dados da Informatica Corporation atenderão às três centrais da Caixa em São Paulo, Rio de Janeiro e Brasília nas funções de CRM e Data Warehousing, e informações sobre FTGS. A instituição também utilizará as funcionalidades de gerenciamento de metadados para atender às requisições das leis Sarbanes Oxley e Basiléia II para documentação e auditoria. www.informatica.com

de migração de dados que permitem que as empresas migrem seus dados de modo fácil e transparente entre sistemas heterogêneos de armazenamento enquanto mantêm servidores e aplicações on-line. Os Serviços de Migração de Dados da Hitachi fornecem uma fusão sinérgica de serviços de consultoria, avançado software de movimentação de dados e controladores inteligentes de virtualização, habilitando a migração de dados mais eficiente sem limitações de escalabilidade e sem interrupções. De acordo com a IDC, 60% de todos os data centers serão realocados nos próximos cinco anos, primeiramente, por motivos de espaço, energia e refrigeração. Os custos e a complexidade dessa movimentação dos dados e alterações da infraestruturas de armazenamento são substanciais. Para, Hicham Abdessamad, vice-presidente da divisão “Global Solution Services”, da Hitachi Data

Hicham Abdessamad

Systems, “ Possibilitamos aos aos clientes queiram migrar dados para atualizar seus sistemas, consolidar o armazenamento ou mesmo realizar atividades de desenvolvimento, eliminando riscos associados à migração de dados.” www.hds.com

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PROCESSOS DE NEGÓCIO Joseti Capusso

TRABALHANDO PROCESSOS DE NEGÓCIO – Parte 3 Tadeu Cruz*

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ntradas e saídas lógicas. É toda manifestação eletrônica, qualquer que seja sua configuração, que tenha por função “suportar” dados ou informações. Entradas e saídas físicas. Elas podem ser de dois tipos: insumos e mídias. Insumos é tudo que introduzimos num processo para ser modificado, montado, transformado, misturado, cortado, colado, etc. por ele. O outro tipo de entrada física são as mídias, papel, formulários impressos, disquetes, CDs, DVDs etc., que têm a função de introduzir dados e ou informações no processo, geralmente, para que as entradas físicas e ou lógicas possam ser processadas. FORMULÁRIOS. FÍSICOS E LÓGICOS. infOgramas. Estrutura de Metadados e Dados. O Metadado é a identidade do dado, isto é, especifica, define, descreve, nomeia e faz com que qualquer dado tenha um significado que possa ser reconhecida por todos com o mesmo exatamente da mesma forma. O Dado é a menor parte do conhecimento. Ligação com Legacy Systems. Através desta informação estaremos descobrindo e documentando também a ligação com Legacy Systems ou outros quaisquer sistemas. Estes elementos são fundamentais para que os sistemas de informações possam ser ajustados aos processos, tornando-os aderentes ao negócio. Rotas. Não se esqueça que o nosso trabalho num projeto de análise & modelagem de processos de negócio será o de documentar, nos processos existentes, ou criar, no caso de novos processos, todas as informações a respeito de cada um dos elementos listados acima. Somente através destas informações um processo terá suas rotas, ou fluxos (workflow), construídos com segurança pode ser operacionalizado e gerenciado. Ao terminarmos, nesta terceira parte, a descrição resumida de todos os elementos existentes em qualquer processo de negócio, independente do tipo e natureza deles, faz-se importante uma observação

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a respeito da necessidade e da utilidade da captura, documentação e organização deste volume de dados e informações. Obvio que não devemos pensar que todo este volume informacional seja imprescindível para o sucesso de todo projeto de análise, desenho, redesenho e modelagem de processos de negócio, pois muitas vezes não há sequer tempo hábil para o trabalho de captura e documentação do processo seja minuciosamente detalhado. Assim, vai depender da qualidade e da experiência do analista de processo saber dosar a quantidade de dados e informações necessária à correta conclusão dos trabalhos. Também convém salientar que não devemos perder de vista o objetivo do projeto de análise, desenho, redesenho e modelagem do processo. Qual a finalidade? Apenas documentar e fazer os processos serem conhecidos por toda a Organização? Ou desenvolver sistemas aderentes aos negócios, controlar atividades, implantar ABC ou políticas da qualidade? Implantar Tecnologias da Informação Emergentes, como Workflow, GED, KM e outras? O que queremos? O que a organização espera como resultado do projeto? O que todos esperam (expectativa final) como produto da análise, documentação e organização do processo (ou processos) que está sendo trabalhado? Também não devemos sequer supor que um simples fluxograma tenha capacidade para documentar qualquer processo de negócio e, devemos sim, estarmos alertas para os espertalhões de plantão, destes que gostam de “pegar carona em modismos” para não sermos ludibriados com trabalhos cujos resultados não servirão para nada, muito menos para organizar, analisar redesenhar ou modelar processos. Aliás, para terminar este artigo, chamo sua atenção para três verbos (desenhar, redesenhar e modelar) usados em projetos envolvendo processos de negócio como se significassem a mesma coisa, embora requeiram de nós ações e resultem em produtos diferentes. Desenhar processos significa capturar, documentar e

organizar processos que já existem e que nunca tinham sido formalmente documentados. Redesenhar processos significa recriar, redesenhar, “reengenheirar”, re-inventar processos que já existem e que já foram desenhados. Modelar processos significa criar um processo inteiramente novo, criar um processo que nunca tenha existido antes. Embora pareça uma discussão apenas semântica (e ainda que fosse somente isso) vale a pena sabermos exatamente o que queremos e o que estamos comprando para garantirmos não sermos enganados ao final do projeto envolvendo processos de negócio. Da próxima vez comece comprando o projeto correto: desenho, redesenho ou modelagem de processo?

*Tadeu Cruz - Prof. M.Sc. - Formado em Administração de Empresas; especialização em Engenharia de Sistemas e em Análise & Modelagem de Processos de Negócio. Mestre em Engenharia de Produção. Membro-pesquisador do GEACTE-FEA-USP e do SAGE-COPPE-UFRJ. tadeucrz@trcr.com.br

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CANAL EXECUTIVO

Lexmark faz reformulação visando crescimento DM - Houveram mudanças estratégicas de cargos na empresa. O que isso representa para a companhia? Qual sua missão nesta nova função? Estas mudanças significam que estamos iniciando uma nova fase da empresa. O que representa que iremos continuar a crescer, porém com novas bases de sustentação para o negócio. Na região latino-americana teremos pela frente o desafio do desenvolvimento de novos mercados e segmentos, a implementação de programas de serviço e apoio a clientes e canais, bem como estabelecer novas alianças comerciais. Para isso, passei a ocupar o posto em Miami, enquanto que Ronaldo Foresti, que vinha atuando como vice-presidente e gerente geral para América Latina, foi promovido ao cargo de vice-presidente da Ásia Pacífico e América Latina. DM - Porque a América Latina representa um foco estratégico para a Lexmark? Nossa sede para a América Latina está localizada na cidade de Miami, de onde atende e suporta as operações dos diferentes países latino-americanos. A Lexmark possui representações na Argentina, Chile, Colômbia, México, Porto Rico,Venezuela e Brasil. Além de três centros regionais de distribuição e manufatura, e ainda quatro centros de atendimento a clientes. Nossas soluções são comercializadas em 19 países, através de uma rede de distribuição que conta com o apoio direto de especialistas da Lexmark, tanto na área comercial como na área técnica. A América Latina é uma das regiões que mais cresce no segmento de TI em todo o mundo. Outras regiões têm um crescimento menos acentuado, por isso o nosso foco na América Latina. Os progressos obtidos nessa região em um prazo tão curto colocaram a Lexmark Interna-

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DM - Qual a importância somente do mercado brasileiro neste contexto latinoamericano? A Lexmark se consolidou como empresa líder em soluções integrais de impressão nesta região. O Brasil representa 35% do total da região, é um valor expressivo e que merece nosso foco.

Leonel Costa da Lexmark

tional na liderança entre as empresas que lideram o mercado nos segmentos onde atuamos. DM - Quais as principais metas as serem atingidas para este mercado para este ano de 2008? Quanto ele representa hoje para a companhia e qual a meta inicial de crescimento? A nossa meta e crescer e ampliar mais o mercado. A Lexmark destina hoje 75% de suas soluções para o mercado bancário e de saúde e mantém seu foco soluções com tecnologia própria para clientes corporativos. A estratégia da empresa está no desenvolvimento de tecnologias próprias para prestação de serviços e soluções personalizadas, o que significa ganhar mercado da concorrência e criar novos nichos de consumo. Nossa meta é crescer dois dígitos no mínimo.

DM - Você poderia dar-nos números quanto a participação da Lexmark no mercado regional em relação ao ano anterior. A que se deve este crescimento e quais as ações/metas para implementar este crescimento? Infelizmente, não posso fornecer números devido a Lexmark ser uma empresa com capital aberto, porém tivemos crescimentos substanciais nos produtos considerados profissionais, alguns segmentos como o de multifuncionais, mantivemos a nossa liderança. DM - A Lexmark, com certeza, programou novos lançamentos em 2008. Você poderia adiantar quais seriam, a que área se destinam e por quê? Sim, teremos novos lançamentos, principalmente voltados para a nossa linha colorida. Entretanto como os lançamentos são programados por países, alguns produtos podem ou não serem lançados no Brasil, tudo dependerá da estratégia de mercado adotada pela empresa para cada país.

Leonel da Costa é vice-presidente e gerente geral da Lexmark para América Latina.

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Document Management - 04  

Revista Latin American Document Management

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