Page 1

DocFlow for SAP EFFICIENCY IN ALL COMPANY AREAS

Integrating transaction data, documents and processes

1


DocFlow X SAP WHICH APPLICATION SCENARIOS?  

FINANCE    

HUMAN RESOURCES

• • •

  • • •

 

• •

 

• • • •

 

PRODUCTION    

     

Issuing PO requests  Issuing purchase orders  Tender offer documentation  Complete management of the purchasing order file  Supplier qualification 

  • • •

Technical documentation attached to products/equipment  Management of order documents and authorisation processes  Management of SAP PLM documentation 

 

Archiving of data and archival SAP documents (Application Data  Archiving)  Management of ICT asset life cycle  Management of software orders 

Failure reports and service requests 

IT SYSTEMS

Archiving of sales‐cycle documents (from proposal through to  payment)  Supply contract management  Management of customer documentation with SAP CRM 

  •

PURCHASING

Distribution of payslips online and via email  Complete management of the Employee Personnel File  Electronic management of requests for leave and schedule  changes  Electronic management of business trips and expense reports 

  •

SALES

Checking and approval of supplier invoices  Electronic storage of tax documents  Real‐Time Finance Dashboard 

2


INTEGRATING SAP   WITH ECM

recent years,  organisations  have  focused  their  attention  on  ERP  systems  to  manage  transaction  data  rapidly and effectively.  But  over  and  above  the  data,  business  processes  are  based  on  the  documents  underlying  the  transactions  and  on  collaborative  processes  between  the  various  different  corporate functions involved. ERP is the optimal solution for  managing  data,  but  because  it  is  a  closed  system,  it  cannot  support organisational processes. While it is actually possible  to manage document processes through SAP without using a  separate document system, it involves high costs and major  complexity  during  the  implementation  and  management  phases.  WHILE IT IS ACTUALLY POSSIBLE TO MANAGE DOCUMENT PROCESSES THROUGH SAP WITHOUT USING A SEPARATE DOCUMENT SYSTEM, IT INVOLVES HIGH COSTS AND MAJOR COMPLEXITY DURING THE IMPLEMENTATION AND MANAGEMENT PHASES

Few businesses  can  afford  projects  of  this  type,  and  consequently transactions and documents are in completely  separate  worlds.  This  is  why,  if  a  document  is  needed  to  manage  a  transactional  process,  users  have  to  locate  the  document  and  manage  it  manually,  which  often  causes  bottlenecks  and  hidden  costs.  For  example,  think  of  the  procedures  for  registering  an  invoice:  when  the  document  arrives, the data is manually entered into the ERP system by  the  user  and  becomes  part  of  the  transactional  data.  But  what happens if the supplier that issued the invoice is not in  the system, and therefore the associated order is not in the  system either? The invoice is usually copied and handed to  the  person  who  enters  data  for  new  suppliers  and  to  the  person who handles orders. While these activities are taking  place, the entire process is held up. The same problems are  found in other company areas where activities are based on  transactional data: administration (invoice data, accounting  records  etc.),  human  resources  (payslip  data,  requests  for  leave  etc.),  sales  (sales  cycle  data),  purchasing  (supplier  data, purchase order data, etc.) and production (data from  the technical documentation attached to products).  

3


For companies,  concentrating  on  the  data  alone  is  restrictive and the gap that still exists between transactions  and  documents  needs  to  be  filled  by  integrating  data,  documents and processes.  

SPEED AND EFFICIENCY IN ALL COMPANY AREAS  DocFlow has developed an Enterprise Content Management  solution that has a direct, certified interface with SAP, one of  the  most  popular  ERP  packages  in  the  world,  and  connects  transactions  to  documents  and  information  (structured  and  otherwise)  In  a  subsequent  step,  DocFlow  automates  management of the associated processes.  

DOCFLOW HAS DEVELOPED AN ENTERPRISE CONTENT MANAGEMENT SOLUTION THAT HAS A DIRECT, CERTIFIED INTERFACE WITH SAP, ONE OF THE MOST POPULAR ERP PACKAGES IN THE WORLD, AND CONNECTS TRANSACTIONS TO DOCUMENTS AND INFORMATION (STRUCTURED AND OTHERWISE) IN A SUBSEQUENT STEP, DOCFLOW AUTOMATES MANAGEMENT OF THE ASSOCIATED PROCESSES.

With this integration, all company areas where activities are  based  on  transactional  data  contained  in  the  management  system  can  save  time  and  resources.  The  SAP/DocFlow  combination leverages the investments that businesses have  already  made  in  their  management  systems,  enhancing  and  optimising them. The integration occurs both at server level,  facilitating  the  acquisition  of  documents  coming  from  different  channels,  and  at  client  level,  so  that  users  can  manage  documents  and  processes  directly  from  SAP's  screens.  So  a  single  interface  gives  users  everything  they  need:  the  transaction,  the  associated  document,  and  the  process  that  is  being  executed.  In  practice,  the  DocFlow  solution  acquires  documents  from  different  channels  and  classifies  and  links  them  to  the  specific  business  process  so  that they are ready to enter the workflow. At this point the  business  user  is  notified,  and  this  user  registers  the  document in SAP. 

4


Whenever users manage a SAP‐generated event, the system  automatically  provides  the  documents  and  associated  information  and  allows  them  to  start  the  approval  process,  after which a message is sent to the management system to  notify the user that the process is finished. An additional step  is  Electronic  Storage,  which  is  implemented  by  the  DocFlow  solution. 

DOCFLOW DOES NOT IMPOSE A PRESET MODEL: RATHER, STARTING FROM BEST PRACTICES DEVELOPED OVER YEARS OF EXPERIENCE, IT OFFERS TAILORED APPLICATIONS CREATED TO MEET SPECIFIC NEEDS

With SAP/DocFlow  integration,  documents  associated  with  SAP can go directly to electronic storage. DocFlow introduces  innovations to managing organisational processes associated  with  document  management.  Despite  advances  in  IT,  such  organisational  models  have  not  substantially  evolved  in  businesses  in  recent  years,  at  the  cost  of  efficiency  and  effectiveness.  This  solution  is  the  result  of  DocFlow's  in‐ depth  knowledge,  not  only  of  technologies  and  legal  requirements  but  also  of  the  specificity  of  business  processes. DocFlow does not impose a preset model: rather,  starting  from  best  practices  developed  over  years  of  experience,  it  offers  tailored  applications  created  to  meet  specific needs.  

5


APPLICATION SCENARIOS

FINANCE CHECKING AND APPROVAL OF SUPPLIER INVOICES The processes of checking (VeFa) and approval of payment of supplier invoices are the most costly in terms  of resources, due to their importance and sensitivity.  In  fact,  VeFa  is  often  the  only  real  process  for  controlling  job  order  expenses,  and  managing  it  correctly  makes it possible to align the administrative path from order right through to payment.  The process of automation can be broken down into three steps:  • pre‐booking:  preventive  check  of  the  invoice,  data  recovery  and  correction,  and  sending  to  SAP's  registration transactions  • post‐booking: payment (total or partial) approval flow,  by level of procurement, serial or in parallel.  • payment:  cross‐check  of  the  payment  due  dates  indicated  by  SAP  with  the  invoice's  actual  approval  level. 

BUSINESS CHALLENGE •

• •

Simplify and  speed‐up  checking  and  approval  of  invoices  from  their  arrival  time  in  the  company,  without circulating paper  Efficiently  involve  the  buyers  for  authorisations  Make the process transparent and  auditable 

BUSINESS SOLUTION • •

Automatic reading  of  content  of  invoices (OCR)  Integration  with  SAP  Business  Workplace  for  automatic  registration by SAP  Workflow  via  web/email/mobile  phone  with  “intelligent”  notifications and work codes 

BUSINESS BENEFITS •

Efficiency: fewer  resources  for  the  check,  approve  and  archive  cycle  Effectiveness: accounting person‐ nel  can  concentrate  on  that  part  of their work with a higher value  return  Compliance:  an  automated  process  is  a  controlled  and  measurable process  Competitiveness:  improves  the  image  the  company  presents  to  the outside world  Opportunities:  freed  from  paper,  the process can be outsourced 

THE WORK PROCESS

                         

   

6


APPLICATION SCENARIOS

HUMAN RESOURCES ELECTRONIC MANAGEMENT OF REQUESTS FOR LEAVE AND SCHEDULE CHANGES The complete automation of managing employee leave is just one of the many examples of “distributed”  HR processes that can be converted to an electronic system with significant advantages for the company.  A natural candidate for this type of automation is any process where requests from employees involve:  • Filling out a paper form   • Approval by a manager or by HR personnel  • Entering the reference SAP transaction   The automation made possible by DocFlow allows everyone involved in this company process to be more  efficient  and  free  up  resources.  And  the  advantages  increase  with  the  number  of  employees  and  the  complexity of the company. 

BUSINESS CHALLENGE •

• •

Speed up  and  simplify  the  request  process  without  circulating paper  Never miss payroll dates  Archive  and  consult  the  documents produced 

BUSINESS SOLUTION • •

Automatic reading  of  paper  forms via OCR  Workflow  via  web/email/‐ mobile  phone  with  “intel‐ ligent”  notifications  and  work  codes  Automatic  registration  of  HR  SAP transactions 

BUSINESS BENEFITS •

Efficiency: fewer  resources  needed  to  collect  forms,  plus  automatic registration  Effectiveness:  reports  and  early  indicators  of  progress  in  the process  Compliance:  total  transpa‐ rency  and  complete  moni‐ toring of the process 

THE WORK PROCESS

7


APPLICATION SCENARIOS

SALES DOCUMENT MANAGEMENT FOR CUSTOMERS WITH SAP CRM AND SIEBEL When implementing a Customer Relationship Management (CRM) system, it is essential not to forget the  importance of efficient and effective management of documents (and their associated processes) that are  not strictly linked to CRM.  There  are  document‐related  activities,  commonly  performed  by  CRM,  that  lend  themselves  well  to  automation:  • Registration and archiving of incoming documents  • Putting communications and contracts into envelopes and mailing them  • Bringing order to the company’s archives  DocFlow's CRMDocs solution offers a broad array of functions for improving a company’s CRM processes. 

BUSINESS CHALLENGE •

• •

Speed up  and  simplify  the  request  process  without  circulating paper  Never miss payroll dates  Archive  and  consult  the  documents produced 

BUSINESS SOLUTION • • • •

Centralised archiving  of  all  customer documents  Paperwork processing history  Automatic dispatching  Bidirectional  integration  with  the principal CRM systems 

BUSINESS BENEFITS •

Efficiency: fewer  resources  needed  to  manage  docu‐ mentation  Effectiveness:  documents  are  not  lost  and  can  be  immediately  accessed  by  the  Contact Centre   Compliance:  immediate  calcu‐ lation of KPIs and service SLAs  for  conformance  to  internal  and  external  regulations  and  sector standards. 

THE WORK PROCESS    

8


APPLICATION SCENARIOS

PURCHASING COMPLETE MANAGEMENT OF THE PURCHASING ORDER FILE Procurement is one of the main factors in a company’s competitiveness. For this reason, this process needs  effective procedures and efficient systems that apply criteria in order to streamline the various operational  steps,  each  of  which  produces  a  precise  type  of  document  that  is,  to  a  greater  or  lesser  extent,  unstructured.  One  characteristic  of  the  purchasing  process  is  that  it  cuts  horizontally  across  the  organisational chart: not all of the persons involved can have access to SAP, and the life cycle of a purchase  order  requires  the  management  of  “push”  feedback  and  synchronisation.  SAP  supports  the  transactional  part  of  the  purchase  order’s  life  cycle  but,  by  their  very  nature,  the  remaining  unstructured  content‐ enabled parts are overlooked.  The growing need for compliance and audit support justifies the introduction of a system that is specialised  and integrated with SAP for managing every single document associated with the purchase order.  The automation functions that DocFlow adds to the procurement process are an effective response to this  need. 

BUSINESS CHALLENGE • • •

Manage a  highly  complex  and  widespread process  Increase  the  transparency  of  authorisation processes  Archive  purchase  order  history  documents  and  make  them  “always  available”  for  consultation 

BUSINESS SOLUTION •

• • •

Centralised archiving  of  all  documents,  categorised  by  “supplier purchase order”  Paperwork processing history  Automatic  dispatching  to  the  supplier  Integration  with  SAP  procurement  business  processes 

BUSINESS BENEFITS •

Efficiency: fewer resources are  needed  to  manage  documentation  Effectiveness:  buyers  are  focused  on  the  process  and  not on shuffling documents  Compliance:  the  adherence  of  authorisation  processes  to  internal  and  external  regulations  and  sector  standards can be documented 

THE WORK PROCESS  

9


APPLICATION SCENARIOS

PRODUCTION MANAGING DOCUMENTATION ATTACHED TO PRODUCTS AND EQUIPMENT In SAP, the documentation attached to product codes, tools, machinery and equipment in general is a truly  huge subject.   Any  “element”  entered  in  SAP  is  accompanied  by  a  more  or  less  significant  volume  of  corresponding  documents  relating  to  quality,  production  data,  operations  management,  repair,  and  much  more.  As  regards  sources,  this  documentation  can  come  from  inside,  it  may  be  automatically  generated  by  production  systems,  or  it  might  originate  from  suppliers.  To  all  this  we  can  add  “legacy”  documentation  that already exists on various types of media, on disk or even in hardcopy form.  DocFlow manages these “attachments” with a document system integrated with SAP that archives all the  documentation and makes it available in a simple, secure way via the web. 

BUSINESS CHALLENGE •

Organise, and  keep  a  history  for,  all  production  documentation 

BUSINESS SOLUTION •

Automatisms for archiving the  previous documentation 

Integration with  SAP  business  processes 

Share the  documentation  with  other business units 

BUSINESS BENEFITS

Efficiency: fewer  resources  needed  to  manage  documentation  Effectiveness:  documents  are  not  lost  and  are  easily  accessible  from  the  web  and  SAP  Compliance:  the  system  satisfies  internal  and  external  regulations  and  sector  standards  linked  to  the  archiving of the documents 

THE WORK PROCESS

10


APPLICATION SCENARIOS

IT SYSTEMS ARCHIVING UNSTRUCTURED CONTENT: FILES, EMAIL AND SAP AND SHAREPOINT DOCUMENTS AND DATA The need for space to archive unstructured digital content is continuously expanding, and large companies  are struggling to manage, rationalise and keep up with requests.  The  level  of  growth  is  such  that  companies  need  a  management  system  that  is  effective  and,  especially,  cost‐effective.  Projects to archive unstructured content should start with the areas that are the most problematic in terms  of information management, archiving costs, and legal aspects.  That  said,  most  IT  managers  agree  on  the  following  order  of  importance  of  unstructured  content:  documents and images, emails, files, SAP documents and reports, and everything else.  It  is  well‐known  that  SAP  does  not  delete  master  data  in  real‐time,  and  consequently  the  size  of  its  database  grows  with  the  number  of  transactions  generated  until  the  client  decides  to  remove  closed  transactions. Data Archiving stores all old content in the form of files, freeing up space in the database and  permitting its repopulation.  With  DocFlow's  “Integrated  Content  Archive”  it  is  possible  to  implement  an  integrated  solution  for  the  main platforms that “generate content” in companies today. 

BUSINESS CHALLENGE • •

Save storage space  Preserve  the  history  of  everything  produced  in  the  company 

BUSINESS SOLUTION •

• •

A single  solution  for  archiving  any  content  produced  in  the  company  Internal  management  of  security,  backup  and  disaster  recovery  A  solution  with  a  lifetime  of  over 10 years  Integration  with  SAP  procurement  business  processes 

BUSINESS BENEFITS •

• •

Efficiency: lower  costs  for  system  management  and  migration  Effectiveness:  SAP  and  other  systems run faster  Compliance:  single  access  point  for  the  company's  archived documents and data 

THE WORK PROCESS

11


CASE HISTORY

GALILEO AVIONICA DocFlow Synergy for dematerialising the payables cycle and improving the governance of documents supporting business processes managed by SAP.   The company     Galileo  Avionica  is  a  Finmeccanica  Group  company that gathers together all the Italian and  UK activities in defence electronics. The company  was founded in 2001 through the aggregation of  Finmeccanica  Group  companies  spread  throughout  Italy,  each  with  its  own  IT  system.  Later  a  shared  system  was  introduced,  followed  by the implementation of a single SAP system to  support all business processes.  

The need    The  company  needed  to  dematerialise  its  Accounts Payable (approximately 60,000 invoices  per  year)  to  improve  the  efficiency  and  governance  of  the  documents  supporting  business  processes  managed  by  SAP.  Activities  relating  to  the  payables  cycle  were  unstructured  and distributed over six offices, with no effective  correspondence  between  personnel  and  workloads. It was therefore necessary to improve  the  methods  for  distributing  these  workloads,  irrespective of the site where the document was  registered.  

The solution     Galileo  Avionica  implemented  DocFlow  Synergy,  which  archives  all  invoice  images  in  a  single  repository.  They  can  then  be  registered  and  processed by anyone, from any location, without 

needing to  handle  a  paper  document.  Now  the  processes of work and approval are unified, and  the documents can be accessed directly from the  SAP  client.  Other  advantages  include:  elimination  of  document  exchanges  between  accounting  offices  and  operational  offices  for  approvals  and  problems,  simplification  of  processes, the ability to be immediately notified  of  various  events,  and  elimination  of  paper  archives with Electronic Storage.  

The project     Begun in 2006, consulting was an important part  of  the  project  in  designing  the  organisational  process  cycle  with  the  objective  of  adapting  the  software  to  the  specific  needs.  After  an  initial  analysis  phase,  the  documents  were  acquired  at  the  various  sites,  and  acquisition  was  then  centralised at a single collection centre. DocFlow  support  was  also  important  for  change‐ management  activities.  The  project  is  still  being  developed  and  now  also  includes  activities,  not  necessarily  administrative,  which  before  were  managed  manually  (for  example,  the  process  to  authorise  and  pay  invoices  for  services).  Subsequent  steps  deal  with  acquisition  of  documents  exchanged  via  email  and  management  of  the  Accounts  Receivable  cycle.  The  value  of  the  DocFlow  approach  is  that  it  is  incremental,  which  allows  for  immediate  resolution  of  any  problems,  be  they  technical  or  organisational,  while  also  transferring  know‐how  from the partner to the customer company.  

12


CASE HISTORY

SOLVAY ITALIA DocFlow to improve the workflow of invoices and accounting documents, thanks in part to automated processes for connecting to SAP.

The company  

The solution  

Founded in Belgium in 1863 by Ernest Solvay, the  Solvay  Group  is  a  multinational  company  operating  in  three  sectors:  chemicals,  pharmaceuticals and plastics. Production is highly  diversified with a very complex product portfolio  of more than 1,500 registered trademarks in the  various sectors. Such a rich and complex offering  requires the Group to conduct constant research  in  order  to  correct  and  improve  its  products,  in  addition to seeking out new applications. 

The DocFlow solution optimised document flows  by  leaving  the  internal  document‐scanning  process (which was performed with the previous  system)  unchanged.  In  the  Italian  office,  the  folders  of  documents  that  arrived  from  Lisbon  every  month  disappeared,  and  there  was  no  longer  any  need  to  archive  them  in  paper  form,  with everything that follows on from this in terms  of  efficiency  and  savings.  The  documents  are  archived  on  a  server  at  the  Bollate  site  and  an  automated  process  extracts  them  and  uploads  them  to  SAP  during  the  night.  Documents  are  extracted  once  every  twenty‐four  hours  and  the  company  checks  that  everything  takes  place  correctly,  including  by  means  of  sample  checks,  before giving the green light to perform a secure  transfer to DocFlow and Electronic Storage.  

The need   Document management has deep roots at Solvay,  and  began  over  15  years  ago  with  the  implementation  of  a  solution  for  optically  scanning  and  loading  documents  into  the  SAP  management  system,  which  was  adopted  internationally,  and  a  workflow  system  towards  which  various  types  of  documents  were  routed.  More  recently,  following  a  European‐level  administrative  reorganisation,  Solvay  Italia  needed  to  optimise  its  document  management  system to contain  costs and reduce  the negative  impact  on  process  efficiency.  In  particular,  attention  was  focused  on  the  workflow  of  invoices  and  accounting  documents.  Following  the  creation  of  a  service  centre  in  Lisbon,  Portugal – which brought together a good part of  the  Group's  accounting  processes,  with  the  addition  of  accounting  closures  –  a  major  exchange  of  hardcopy  documents  was  engineered  between  this  centre  and  Italy,  to  undergo  the  checking  and  calculation  processes  that  precede  archiving.  In  addition  to  optimising  this  flow,  an  important  project  driver  was  compliance  for  the  preservation  of  documents  over time (for Italy, this period is ten years).  

The project   To  implement  the  project,  which  had  a  strong  commitment  from  the  company's  top  management,  fifteen  suppliers  were  initially  considered and this number was then reduced to  two.  The  abilities  demonstrated  by  DocFlow  in  the  area  of  taxes,  and  its  capacity  to  make  a  precise  assessment  of  the  starting  situation  in  order to identify possible areas for improvement  without  overturning  the  existing  system,  were  fundamental  for  its  inclusion  in  both  the  first  selection  and  in  the  final  choice.  The  DocFlow  supplier  was  appointed  the  Electronic  Storage  Manager,  with  a  commitment  to  guarantee  the  availability  of  a  legally‐compliant  archive  for  ten  years,  together  with  its  constant  adjustment  to  legal  changes.  Having  resolved  the  invoice  problem,  Solvay  Italia  turned  its  attention  to  managing  shipping  documents  and  payslips  with  DocFlow.  

13


CASE HISTORY

WOLTERS KLUWER ITALIA DocFlow to create a single access point for SAP-integrated management of customer communications, documents and administrative processes.

The company   Wolters Kluwer is an international publishing group operating in 26 countries. It is present in Italy through  Wolters Kluwer Italia (WKI), which includes ten of the most authoritative and accredited brands producing  publishing and software products and services: Artel, CEDAM, Indicitalia, Mitos, OA Sistemi, OSRA, Pragma  Software, De Agostini Professionale, Utet Professionale and Ipsoa Editore.  

The need   At Wolters Kluwer Italia, technological choices in the administrative area have always been driven by the  need  to standardise and  integrate the  company's activities and the associated management systems. For  this reason the SAP system was implemented in all acquired companies, and it has provided an excellent  level  of  integration.  But  some  administrative  processes  were  still  not  optimal,  because  they  were  too  paper‐based.  Additional  measures  became  necessary,  especially  in  two  areas  that  displayed  a  variety  of  critical issues owing to the number of functions involved and the volumes of documents handled. The first  area was communications and documents coming from customers (particularly in the Accounts Receivable  process) and the second was Accounts Payable.  

The solution   DocFlow  was  adopted  for  both  processes  and  it  created  a  single  point  for  managing  and  archiving  documents and uniformly managing all processes, and all integrated with the management system. In the  first  area  of  intervention  (customer  communications),  DocFlow  optimised  all  CRM  activities  by  directly  connecting  the  telephone  number  of  the  customer  calling  Customer  Service  to  the  associated  customer  master‐file  record  in  SAP  and  to  the  customer’s  updated  situation.  By  integrating  CRM‐SAP  with  the  DocFlow Synergy document system, Wolters Kluwer Italia is now able to keep track of its document flows.  Among the principal benefits of a document system integrated with SAP are: greater ability to respond to  customers, greater simplicity in finding information, and the ability to enter any type of document (orders,  invoices etc.). In the second area of intervention (Accounts Payable), one of the objectives was to improve  workflows and authorisation flows. When a supplier invoice arrives, it is electronically archived and routed,  which  involves  separating  invoices  with  orders  from  invoices  without  orders.  Once  entered  into  the  document  system,  the  invoices  are  ready  for  a  triangular  check  (order/packing  list/invoice)  which  is  then  followed  by  authorisation  and  management  of  payment  to  the  supplier.  The  main  benefits  include:  reduction  in  handling  times  for  invoices,  greater  efficiency  and  reliability  of  processes,  and  reduction  in  storage costs and their management.  

The project   Before introducing the document system, a preliminary analysis and internal audit of the processes had to  be carried out. In the receivables cycle, for example, this initial phase mapped 38‐40 document processes  involving ten different offices. The initial process analysis phase was then followed by a phase in which the  interventions  were  planned  and  implemented.  In  all  these  phases,  a  determining  role  was  played  by  DocFlow, which was able to develop a project that met all of the effective needs.  

14


WHO IS DOCFLOW

A partner for innovation

The  activities  of  all  organisations  are  based  on  documents,  information  and  collaborative  processes  that  ERP,  by  its  very  nature,  is  not  able  to  support.  But  DocFlow  can,  by  providing  technological  and  organisational  innovation  to  businesses  that  want  to  improve  their  efficiency  and  agility,  starting  with  their  processes.  The  solutions,  which  are  also  available  through  outsourcing,  and  the  consulting/design  services  that  the  company  offers  are  the  result  of  many  years  of  experience.  This  experience  has  created  specific  skills,  best  practices  and  an  in‐depth  knowledge  of  the  technologies,  laws  and  business  processes  that  are  unique  to  the  various  different corporate areas and merchandise sectors.    

INTEGRATED DOCUMENT PROCESSES DocFlow's  objective  is  to  “wire‐up”  company  processes,  by  formalising  them  in  such  a  way  that  there  is  integration  between  these  processes,  the  documents  in  the  document  system,  and  the  data in the ERP. DocFlow has been a SAP Technology Partner with a DM‐certified interface since  2002  and  with  a  SAP  Netweaver‐certified  interface  since  2004,  guaranteeing  the  integration  of  document processes with management systems. DocFlow does not impose a standard model for  this integration, but instead offers projects and then “moulds” the applications to the specificities  of the business. Everything starts with an analysis of the “as is” situation in order to understand  the needs, the business requirements and the possible areas for improvement. This is done with  synergistic  action  between  DocFlow  and  the  customer  company,  with  intense  involvement  from  the key users. After this we begin with a pilot project that is then expanded to embrace all areas of  interest.  But  DocFlow's  contribution  does  not  end  with  the  solution  roll‐out:  the  relationship  continues  in  a  virtuous  cycle  of  partnership  with  the  customer,  constantly  tuning  the  project  to  achieve ongoing improvements. This is why Gartner mentions DocFlow among the “ECM Vendor”  companies  for  the  EMEA  region.  The  areas  that  can  be  improved  with  DocFlow  include:  administrative documents and processes, collaborative processes in regulated environments, sales  cycle,  personnel  documents,  job  order  life  cycle  documents,  management  of  corporate  records,  and  management  of  content‐enabled  processes  in  a  customer‐care  environment.  In  all  of  these  areas, DocFlow fills the gap between transactional management of the management system and  the real need for managing the collaborative process. 

®

®

15

DocFlow is  a  registered  trademark  of  DocFlow  Italia;  SAP is  a  registered  trademark  of  SAP  AG;  SIEBEL is  a  registered  trademark  of  Oracle  ® Corporation; Microsoft SharePoint  is a registered trademark of Microsoft Corporation 

15


16

DOCFLOW X SAP: EFFICIENCY IN ALL COMPANY AREAS  

Integrating transaction data, documents and processes In recent years, organisations have focused their attention on ERP systems to manage t...