Page 1

Next

A description of the different project roles and responsibilities within an  organization © 2009 IT Project & Portfolio Office I The University of Utah 


Sponsor

The roles and responsibilities are different on any  given project. You may find yourself functioning as  a Project Manager on one project only to function  as a Resource Manager on the next project.  What are these different roles and how do they  interact with one another? In this module we set  out to define each role and what their  responsibilities are.

Project Manager Resource  Manager Functional  Manager Stakeholder


Menu

A Sponsor is a ranking representative of the developing organization. This is the  individual who will be championing a project and ensuring that the life of the  project is maintained. A sponsor can be the person or group that provides the  financial resources, in cash or in kind, for the project. A sponsor should not be the  requesting body. Project Managers need to identify who the sponsor of the  project is and ensure that he or she understands their role. A Sponsor’s role includes: ƒ Confirms the Project Context ƒ Validates the Scope and Approach ƒ Confirms and Supports Project Changes ƒ Confirms and Supports the Project Plan ƒ Gives Approval to Proceed to Execution ƒ Validates Deliverable Completion


Objective Sponsor Alignment

Customer

Objectives Validation PM RMs Project Team

The Sponsor acts as a liaison  between the Customer and  Project Manager by verifying  and aligning the customer’s  objectives and communicating  them with the project  manager.


Menu

PROJECT MANAGER The person assigned by the performing organization to achieve the project  objectives is referred to as the Project Manager. The Project Manager is the  person responsible for managing a project. Often at times you may not find  yourself as a Project Manager by title but rather by role.   The Project Manager:  ƒ Validates the project objectives and plan with the 

Sponsor ƒ Requests resources from the resource manager ƒ Builds the Project Plan ƒ Ensures Deliverables are on time and on budget ƒ Prevents scope creep where the scope of the project 

increases.


Objective Sponsor Alignment

Customer

Objectives Validation PM RMs Project Team

The Project Manager ensures  that the customer’s and  stakeholders needs are being  met. Project Managers  validate the objectives and  progress of the project with  Sponsors.  A Project Manager  also coordinates resource  allocations with Resource  and Functional Managers.


Menu

RESOURCE MANAGER A Resource Manager is the person responsible for activities of people in a  specialized  department or function; a person responsible for the direction and  training of personnel specific to a certain skill set. This is someone with  management authority over an organizational unit. The manager of any group  that actually makes a product or performs a service. This is the person who  controls availability of resources.  The Resource Manager:  ƒ Coordinates resource availability with the Project 

Manager ƒ Approves or denies resource allocations for specific 

project work ƒ Manages the level of capacity per resource


Objective Sponsor Alignment

Customer

Objectives Validation PM RMs Project Team

Resource Managers ensure  that their resources are  properly allocated and not  working above scheduled  capacity. The Resource  Manager coordinates with the  Project Manager in scheduling  resources on a project.


Menu

FUNCTIONAL MANAGER A Functional Manager is much like a Resource Manager. A Functional Manager is  the person responsible for activities in a specialized department or function; a  person responsible for the direction and use of resources (either person or thing).  This is someone with management authority over an organizational unit within a  functional organization.  Depending on the project a Functional Manager may or may  not:  ƒ Coordinate resource availability with the Project 

Manager ƒ Approve or deny resource allocations for specific project 

work ƒ Manage the level of capacity per resource ƒ Work on projects


Objective Sponsor Alignment

Customer

Objectives Validation PM RMs Project Team

Functional Managers ensure  that their resources are  properly allocated and not  working above scheduled  capacity. The Functional  Manager coordinates with the  Project Manager in scheduling  resources on a project.


Menu

STAKEHOLDER A Stakeholder is a group or individual who affects or is affected by the project.   Stakeholders can be a person or organization (e.g., customer, sponsor,  performing organization, or the public). Stakeholders can be actively or passively  involved in the project. A Stakeholder is one whose interests may be positively or  negatively affected by the project. It is up to a Project Manager to discover what  level of involvement a Stakeholder will need to have.  A Stakeholder’s role includes: ƒ Confirming the Project Context ƒ Validating the Scope and Approach ƒ Confirming and Supports Project Changes ƒ Confirming and Supports the Project Plan ƒ Gives Approval to Proceed to Execution ƒ Validates Deliverable Completion


Objective Sponsor Alignment

Customer

Objectives Validation PM RMs Project Team

Stakeholders, such as  Customers influence the  projects success or failure.  Many stakeholders will assign  an advocate on the Project  Team.

Project management role definitions