Page 1

DIAGNÓSTICO DE SISTEMAS EN LA PRESTACIÓN DE SERVICIOS PÚBLICOS EN CARTAGENA DE INDIAS

OCTUBRE – DICIEMBRE DE 2008

ING. DAVID JIMENEZ VASQUEZ ING. ELIAS AHUMEDO ZAMORA ING. GEAN CARLOS MARTELO

Cartagena de Indias, Colombia. Diciembre 31 de 2008


CONTENIDO CAPITULO I – ANÁLISIS Y DIAGNÓSTICO DE LOS SISTEMAS DE GESTIÓN COMERCIAL 1. ANÁLISIS Y DIAGNÓSTICO DE LOS SISTEMAS DE GESTIÓN COMERCIAL 1.1. ANÁLISIS DE URBASER S.A. E.S.P. 1.1.1. Especificaciones funcionales 1.1.2. Conectividad con el Distrito y Sistemas de Información Comercial y Operativa 1.1.3. Conclusiones y recomendaciones 1.2. ANÁLISIS DE PACARIBE S.A. E.S.P. 1.2.1. Especificaciones funcionales 1.2.2. Conectividad con el Distrito y Sistemas de Información Comercial y Operativa 1.2.3. Conclusiones y recomendaciones 1.3. ANÁLISIS DE CARIBE VERDE 1.3.1. Especificaciones funcionales 1.3.2. Conectividad con el Distrito y Sistemas de Información Comercial y Operativa 1.3.3. Conclusiones y recomendaciones 1.4. ANÁLISIS DE ALUMBRADO PÚBLICO DE CARTAGENA 1.4.1. Especificaciones funcionales 1.4.2. Conectividad con el Distrito y Sistemas de Información Comercial y Operativa 1.4.3. Conclusiones y recomendaciones 1.5. ANÁLISIS DE AGUAS DE CARTAGENA S.A E.S.P. 1.5.1. Especificaciones funcionales 1.5.2. Conectividad con el Distrito y Sistemas de Información Comercial y Operativa 1.5.3. Conclusiones y recomendaciones CAPITULO II – REPORTE DE INFORMACIÓN AL S.U.I. 2. REPORTE DE INFORMACIÓN AL S.U.I. 2.1. CONSIDERACIONES GENERALES 2.2. URBASER S.A. E.S.P. 2.3. PACARIBE S.A. E.S.P. 2.4. AGUAS DE CARTAGENA S.A E.S.P.


INTRODUCCIÓN

El Distrito de Cartagena, en la actualidad no cuenta con un ente capaz de efectuar una supervisión directa a las Empresas de Servicios Públicos Domiciliarios en el contexto de sistemas, ni un ente con las competencias necesarias para reportar la información exigida por la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios, descrita en las Directivas 015 de 2005 y 005 de 2008, así como la Circular 009 de 2005. Existe la necesidad de conocer si los Sistemas de Gestión Comercial de las Empresas de Servicios Públicos Domiciliarios cumplen con las especificaciones funcionales mínimas. Por ello se propone la intervención de un equipo de sistemas que realice estas actividades. Las actividades descritas anteriormente se llevaron a cabo en AGUAS DE CARTAGENA S.A. E.S.P. que provee los servicios de Acueducto y Alcantarillado, en URBASER S.A. E.S.P., PACARIBE S.A. E.S.P. y CARIBE VERDE, quienes proveen el servicio de Aseo y ALUMBRADO PÚBLICO DE CARTAGENA que provee el servicio de alumbrado.


OBJETIVOS

Conocer si los Sistemas de Gestión Comercial de las Empresas de Servicios Públicos Domiciliarios cumplen con los estándares técnicos contemplados en la normatividad vigente y aplicable a la materia. Relacionar el cumplimiento de los Reportes de Información al S.U.I. (Sistema Único de Información), atendiendo las Directivas 015 de 2005 y 005 de 2008, así como la Circular 009 de 2005.


MÉTODO

Para el análisis y diagnóstico realizado a los Sistemas de Gestión Comercial de las Empresas de Servicios Públicos Domiciliarios, se hicieron varias visitas a cada una de las empresas, donde en la primera se dio a conocer la actividad a realizar y la importancia de la misma y en las posteriores se llevó a cabo el análisis y diagnóstico de los Sistemas de Gestión Comercial. Cada diagnóstico se realizó con base en unas Especificaciones Funcionales mínimas que debe tener un Sistema de Gestión Comercial, el cual fue elaborado con el apoyo de la Interventoría correspondiente. Para reportar la información al S.U.I. (Sistema Único de Información) exigida por la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios, descrita en las Directivas 015 de 2005 y 005 de 2008, así como la Circular 009 de 2005, se realizó un formato en MS Excel que cumpliera con las especificaciones exigidas por la Superintendencia y de esta manera enviarlas a cada una de las empresas, para su posterior diligenciamiento por parte de ellas.


CAPITULO I

ANÁLISIS Y DIAGNÓSTICO DE LOS SISTEMAS DE GESTION COMERCIAL


1. ANÁLISIS Y DIAGNÓSTICO DE LOS SISTEMAS DE GESTION COMERCIAL

1.1 ANÁLISIS DE URBASER S.A. E.S.P. 1.1.1 ESPECIFICACIONES FUNCIONALES CON QUE CUENTA

Gestión Comercial y Financiera. o Catastro de usuarios o Tarificación o Grandes generadores o productores o Liquidación y Ajuste de Liquidación o Cartera (Financiación) y Ajustes de cartera o Recaudos o Facturación propia o Informes y Estadísticas

Gestión de PQR o Recepción y Registro de PQR o Informes y Estadísticas

En cuanto a la Gestión Operativa, utilizan como apoyo un Sistema de Información Geográfico, ARCGIS y actualmente se encuentra en desarrollo el Sistema que se encargará netamente de la Gestión Operativa.


1.1.2 CONECTIVIDAD CON EL DISTRITO Y SISTEMAS DE INFORMACIÓN COMERCIAL Y OPERATIVA Cabe resaltar que la Interventoría no tiene acceso directo al Sistema de Gestión Comercial, ni a la Base de Datos en modo de consulta, si es necesario solicitar alguna información, la interventoría tiene la posibilidad de acercarse a las instalaciones de URBASER para que le reporten los informes solicitados, o solicitarlos para que URBASER se los haga llegar.

1.1.3 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES El Sistema de Información Comercial cumple con las Especificaciones Funcionales mínimas, aunque en la Gestión de PQR no posee una alarma que indique cuales son los PQR’s con su plazo de solución próximo a vencerse. Se recomienda agregar esta funcionalidad al Sistema, de esta manera, el Sistema generará automáticamente alarmas para los PQR’s que tengan su plazo de solución próximo a vencerse, así como de los PQR’s cuyo plazo de solución se haya vencido. Por otro lado la Interventoría no tiene acceso al Sistema de Gestión Comercial y/o Base de Datos (en modo de consulta). Se recomienda que se le permita el acceso a la Interventoría y al Distrito al Sistema de Gestión Comercial y a la Base de Datos en modo de consulta, esto con el fin de facilitar la verificación directa de la


información referente a Gestión Comercial y PQR, es decir, verificar la información en tiempo real, disminuyendo la posibilidad de alterar la información reportada a la Interventoría y/o el Distrito.


1.2 ANÁLISIS DE PACARIBE S.A. E.S.P. 1.2.1 ESPECIFICACIONES FUNCIONALES CON QUE CUENTA

Gestión Comercial y Financiera. o Catastro de usuarios o Tarificación o Grandes generadores o productores o Liquidación y Ajuste de Liquidación o Cartera (Financiación) y Ajustes de cartera o Recaudos o Facturación propia o Informes y Estadísticas o Mantenimiento

Gestión de PQR o Recepción y Registro de PQR o Informes y Estadísticas

En cuanto a la Gestión Operativa, no cuentan con ningún Sistema de Información Geográfico, que le sirva de apoyo para la toma de decisiones y para la gestión de las macrorutas y microrutas.


1.2.2 CONECTIVIDAD CON EL DISTRITO Y SISTEMAS DE INFORMACIÓN COMERCIAL Y OPERATIVA Cabe resaltar que la Interventoría no tiene acceso directo al Sistema de Gestión Comercial, ni a la Base de Datos en modo de consulta, si es necesario solicitar alguna información, la interventoría tiene la posibilidad de acercarse a las instalaciones de PACARIBE para que le reporten los informes solicitados, o solicitarlos para que PACARIBE se los haga llegar.

1.2.3 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES El Sistema de Información Comercial cumple con las Especificaciones Funcionales mínimas, aunque en la Gestión de PQR no posee una alarma que indique cuales son los PQR’s con su plazo de solución próximo a vencerse. Se recomienda agregar esta funcionalidad al Sistema, de esta manera, el Sistema generará automáticamente alarmas para los PQR’s que tengan su plazo de solución próximo a vencerse, así como de los PQR’s cuyo plazo de solución se haya vencido. Por otro lado la interventoría no tiene acceso al Sistema de Gestión Comercial y/o Base de Datos (en modo de consulta). Se recomienda que se le permita el acceso a la Interventoría y al Distrito al Sistema de Gestión Comercial y a la Base de Datos en modo de consulta, esto con el fin de facilitar la verificación directa de la


información referente a Gestión Comercial Y PQR, es decir, verificar la información en tiempo real, disminuyendo la posibilidad de alterar la información reportada a la Interventoría y/o el Distrito.


1.3 ANÁLISIS DE CARIBE VERDE 1.3.1 ESPECIFICACIONES FUNCIONALES CON QUE CUENTA Se apoyan en un Sistema que se encuentra en Desarrollo, el cual está conformado por tres módulos: •

Ambiental

Pesaje operativo

Operativo.

El Sistema es de tipo operativo, le permite realizar el control del pesaje de basuras que llegan al relleno sanitario, la ubicación de las basuras a descargar en el relleno, control de los vehículos y también llevar el tiempo transcurrido en el proceso de descargue de los vehículos.

1.3.2 CONECTIVIDAD CON EL DISTRITO Y SISTEMAS DE INFORMACIÓN COMERCIAL Y OPERATIVA La Interventoría y el Distrito no tienen acceso al Sistema, ni a la Base de Datos, debido a que el Sistema se encuentra en la fase de Desarrollo.


1.3.3 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES El Sistema no se está implementando en su totalidad por estar en la fase de Desarrollo. Por otro lado la Interventoría no tiene acceso al Sistema de Gestión Comercial y/o Base de Datos (en modo de consulta). Se recomienda terminar el Desarrollo del Sistema e implementarlo en su totalidad y permitir el acceso a la Interventoría y al Distrito al Sistema de Gestión Comercial y a la Base de Datos en modo de consulta, esto con el fin de verificar la información en tiempo real, disminuyendo la posibilidad de alterar la información reportada a la Interventoría y/o el Distrito.


1.4 ANÁLISIS DE ALUMBRADO PÚBLICO DE CARTAGENA 1.4.1 ESPECIFICACIONES FUNCIONALES CON QUE CUENTA

Gestión Comercial y Financiera. o Catastro de usuarios o Tarificación o Grandes generadores o productores o Liquidación y Ajuste de Liquidación o Cartera (Financiación) y Ajustes de cartera o Recaudos o Facturación propia o Informes y Estadísticas

Gestión de PQR o Recepción y Registro de PQR o Seguimientos de PQR o Informes y Estadísticas de atención de PQR

Gestión Técnica y operativa o Personal calificado por actividad a desarrollar o Equipos menores o Mantenimiento o Eventos incidentes que afectan la operación o Insumos


o Registro de operación o Informes y estadísticas de la operación

En cuanto a la Gestión Técnica y Operativa, no cuentan con ningún Sistema de Información Geográfico, que le sirva de apoyo para la toma de decisiones y para la gestión de las macrorutas y microrutas.

1.4.2 CONECTIVIDAD CON EL DISTRITO Y SISTEMAS DE INFORMACIÓN COMERCIAL Y OPERATIVA Cabe resaltar que la Interventoría no tiene acceso directo a los sistemas de información, ni a la Base de Datos en modo de consulta, si es necesario solicitar alguna información, la interventoría tiene la posibilidad de acercarse a las instalaciones de ALUMBRADO PUBLICO para que le reporten los informes solicitados, o solicitarlos para que se los hagan llegar.

1.4.3 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES El Sistema de Información Comercial cumple con las Especificaciones Funcionales mínimas, aunque en la Gestión de PQR no posee una alarma que indique cuales son los PQR’s con su plazo de solución próximo a vencerse. Se recomienda agregar esta funcionalidad al Sistema, de esta manera, el Sistema generará automáticamente alarmas para los PQR’s que tengan su plazo de solución


próximo a vencerse, así como de los PQR’s cuyo plazo de solución se haya vencido. Por otro lado la interventoría no tiene acceso al Sistema de Gestión Comercial y/o Base de Datos (en modo de consulta). Se recomienda que se le permita el acceso a la Interventoría y al Distrito al Sistema de Gestión Comercial y a la Base de Datos en modo de consulta, esto con el fin de facilitar la verificación directa de la información referente a Gestión Comercial Y PQR, es decir, verificar la información en tiempo real, disminuyendo la posibilidad de alterar la información reportada a la Interventoría y/o el Distrito.


1.5 ANÁLISIS DE AGUAS DE CARTAGENA S.A. E.S.P. 1.5.1 ESPECIFICACIONES FUNCIONALES CON QUE CUENTA

Gestión Comercial y Financiera. o Catastro de usuarios o Tarificación o Grandes generadores o productores o Liquidación y Ajuste de Liquidación o Cartera (Financiación) y Ajustes de cartera o Recaudos o Subsidios y Contribuciones o Facturación o Informes y Estadísticas

Gestión de PQR o Recepción y Registro de PQR o Seguimiento de PQR o Informes y Estadísticas

Cabe resaltar que el Sistema de Información Comercial utilizado en AGUAS DE CARTAGENA S.A. E.S.P. no solo cumple con estas funcionalidades, además cuenta con un gran número de funcionalidades adicionales que optimizan los


procesos. Las demás funcionalidades con que cuenta el Sistema no son detalladas en el informe por políticas de seguridad de la empresa.

1.5.2 CONECTIVIDAD CON EL DISTRITO Y SISTEMAS DE INFORMACIÓN COMERCIAL Y OPERATIVA La Interventoría y el Distrito no tienen acceso al Sistema, ni a la Base de Datos, debido a que no se especificó en el contrato con AGUAS DE CARTAGENA S.A. E.S.P.

1.5.3 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES El Sistema de Información Comercial cumple con las Especificaciones Funcionales mínimas, aunque en la Gestión de PQR no posee una alarma que indique cuales son los PQR’s con su plazo de solución próximo a vencerse. Se recomienda agregar esta funcionalidad al Sistema, de esta manera, el Sistema generará automáticamente alarmas para los PQR’s que tengan su plazo de solución próximo a vencerse, así como de los PQR’s cuyo plazo de solución se haya vencido. Por otro lado la Interventoría no tiene acceso al Sistema de Gestión Comercial y/o Base de Datos (en modo de consulta). Se recomienda que se le permita el acceso a la Interventoría y al Distrito al Sistema de Gestión Comercial y a la Base de


Datos en modo de consulta, esto con el fin de facilitar la verificación directa de la información referente a Gestión Comercial y PQR, es decir, verificar la información en tiempo real, disminuyendo la posibilidad de alterar la información reportada a la Interventoría y/o el Distrito.


CAPITULO II

REPORTE DE INFORMACIÓN AL S.U.I.


2. REPORTE DE INFORMACIÓN AL S.U.I.

2.1 CONSIDERACIONES GENERALES Tomando como base los reportes pendientes por cargar al S.U.I. (Sistema Único de Información), anexo del oficio enviado por la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios, el día 20 de Febrero de 2008, el cual hace referencia al cumplimiento de las Directivas 015 de 2005, 005 de 2008 y la Circular SSPD 009 de 2005, se relaciona el estado actual de dichos reportes en la siguiente tabla.

Servicio

Información

Estado

1

Acueducto

Subsidios y Contribuciones I – 2005

Reportado y Certificado

2

Acueducto

Subsidios y Contribuciones II – 2005

Reportado y Certificado

3

Alcantarillado

Subsidios y Contribuciones I – 2005

Reportado y Certificado

4

Todos los servicios

Proyectos de inversión proyectados- 2006

Pendiente

5

Todos los servicios

Proyectos de inversión proyectados- 2007

Pendiente

6

Todos los servicios

Proyectos de inversión proyectados- 2008

Pendiente

7

Todos los servicios

Proyectos de inversión proyectados- 2009

Pendiente

8

Todos los servicios

Proyectos de inversión proyectados- 2010

Pendiente

Tabla 1. Estado actual de reportes de información al S.U.I.


2.2 URBASER S.A. E.S.P. Inicialmente el Distrito solicitó a URBASER que remitiera la información correspondiente para reportar al S.U.I. (Sistema Único de Información), atendiendo las Directivas 015 de 2005 y 005 de 2008, así como la Circular 009 de 2005, la cual fue remitida en un formato que no concuerda con las especificaciones exigidas por la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios. Se le dio a conocer la situación a URBASER por medio de un oficio y se le envió el formato que cumple con las especificaciones exigidas por la Superintendencia

de

Servicios

Públicos

Domiciliarios

para

su

posterior

diligenciamiento y remisión al Distrito, hasta la fecha no se ha recibido dicha información.


2.3 PACARIBE S.A. E.S.P. Inicialmente el Distrito solicitó a PACARIBE que remitiera la información correspondiente para reportar al S.U.I. (Sistema Único de Información), atendiendo las Directivas 015 de 2005 y 005 de 2008, así como la Circular 009 de 2005, la cual fue remitida en un formato que no concuerda con las especificaciones exigidas por la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios. Se le dio a conocer la situación a PACARIBE por medio de un oficio y se le envió el formato que cumple con las especificaciones exigidas por la Superintendencia

de

Servicios

Públicos

Domiciliarios

para

su

posterior

diligenciamiento y remisión al Distrito, hasta la fecha no se ha recibido dicha información.


2.4 AGUAS DE CARTAGENA S.A. E.S.P. Inicialmente el Distrito solicitó a AGUAS DE CARTAGENA que remitiera la información

correspondiente

para

reportar

al

S.U.I.

(Sistema

Único

de

Información), atendiendo las Directivas 015 de 2005 y 005 de 2008, así como la Circular 009 de 2005, parte de la información fue remitida correctamente (Subsidios y Contribuciones) y el resto (Proyectos de Inversión Proyectados) fue remitida en un formato que no concuerda con las especificaciones exigidas por la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios. Se le dio a conocer la situación a AGUAS DE CARTAGENA por medio de un oficio y se le envió el formato que cumple con las especificaciones exigidas por la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios para su posterior diligenciamiento y remisión al Distrito, hasta la fecha no se ha recibido dicha información.


2.5 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES Se recomienda hacerle seguimiento a las empresas que hacen falta por remitir la informaci贸n para poder reportar la informaci贸n pendiente y proceder a certificarla.


CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES GENERALES

Podemos concluir que los consorcios de aseo cumplen con las especificaciones funcionales mínimas que debe tener un Sistema de Gestión Comercial, pero por otro lado, no cumplen con la conectividad de la Interventoría y el Distrito a estos sistemas. Por este motivo se recomienda implementar el Sistema INFOASEO, el cual permite la conectividad de la Interventoría y el Distrito al Sistema de Gestión Comercial, en modo de consulta, además cumple con las especificaciones funcionales mínimas requeridas para un Sistema de Gestión Comercial y para la Gestión Operativa. Igualmente, se recomienda que las empresas de ALUMBRADO PÚBLICO DE CARTAGENA Y AGUAS DE CARTAGENA S.A. E.S.P. le permitan la conectividad de la Interventoría y el Distrito a los Sistemas de Gestión Comercial, en modo de consulta, a fin de verificar la información en tiempo real, disminuyendo la posibilidad de alterar la información reportada hacia la Interventoría y/o el Distrito. Adicionalmente, se recomienda tener un plan de contingencias, donde se especifique por lo menos: Políticas de copias de respaldo y recuperación, Políticas de seguridad y control de acceso al centro de cómputo, Políticas de respaldo al suministro de energía, Diseño de red, Plan de contingencia en servidores,


Políticas de asignación de contraseñas, Inventario de hardware y software, Contratos de mantenimiento, Pólizas de seguros, Seguridad en redes, Organigrama departamento técnico, Plan de recuperación de desastres y Priorización de actividades del plan de acción, a fin de garantizar la integridad y seguridad de la información y la continuidad de la Gestión Comercial y Financiera.

DIAGNÓSTICO DE SISTEMAS EN LA PRESTACIÓN DE SERVICIOS PÚBLICOS  

DIAGNÓSTICO DE SISTEMAS EN LA PRESTACIÓN DE SERVICIOS PÚBLICOS EN CARTAGENA DE INDIAS

Read more
Read more
Similar to
Popular now
Just for you