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INSTITUTO TECNOLÓGICO DE LOS MOCHIS ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS Y FUNCIONAMIENTO DE INFORMACIÓN TITULO: PUNTOS DE CONTENIDO MAESTRO: SEBASTIÁN ESCUDERO ADULFO ALUMNO: MANZANAREZ RUIZ SERGIO DANIEL

MARZO 2014


ÍNDICE ESTILOS DE GESTIÓN DE LOS EQUIPOS DE TRABAJO ………………………………………………………………………………………….3 EQUIPOS JERARQUICOS VS EQUIPOS DEMOCRATICOS ……………………………………………………………………………………..4 IMPORTANCIA DE LA COMUNICACIÓN ……………………………………………………………………………………………………………..6 AGILIDAD DE LOS EQUIPOS DE TRABAJO……………………………………………………………………………………………………………9 EQUIPOS DE TRABAJO Y DE COLABORATIVOS……………………………………………………………………………………………………10 ASIGNACIÓN DE ROLES………………………………………………………………………………………………………………………………………11 CONTROLES ADMINISTRATIVOS…………………………………………………………………………………………………………………………13 CÍRCULOS DE CALIDAD………………………………………………………………………………………………………………........................14


ESTILOS DE GESTIÓN DE LOS EQUIPOS DE TRABAJO A la hora de dirigir un grupo de personas en una empresa u organización, es importante identificar el estilo de dirección que se va a aplicar, en función del tipo de trabajo y de la capacidad de los colaboradores. Dicho estilo de dirección contribuirá en gran medida a la consecución de los objetivos y al clima laboral de la empresa. Podemos diferenciar los siguientes estilos de dirección: 1. Estilo Autocrático: El jefe impone las normas y sus criterios, sin consultar con sus subordinados. Es el jefe quien diseña, planifica y asigna el trabajo. El grado de autoridad es muy elevado y suele generar ambientes de trabajo tensos. 2. Estilo Paternalista: Establece una actitud protectora con los subordinados, interesándose por sus problemas. No obstante, es el jefe el que toma las decisiones y ejerce la máxima autoridad. 3. Estilo Laissez faire: El jefe no interviene en las decisiones, no motiva, no da instrucciones de trabajo, deja libertad de actuación a los empleados, los cuales realizan libremente su trabajo, tomando sus propias decisiones. Este tipo de dirección conduce a un desconcierto generalizado, al no estar definidas las pautas de trabajo. 4. Estilo Democrático: El directivo mantiene un equilibrio entre autoridad (dando orientaciones y marcando pautas) y la libertad de los empleados, que participan en la toma de decisiones. Contribuye a crear un clima agradable de trabajo, aunque no siempre es eficiente. 5. Estilo Burocrático: La organización establece una estructura jerárquica, con normas, pautas de actuación rígidas, de manera que todo se debe desarrollar conforme a las mismas. 6. Estilo Institucional: El directivo se adapta a la situación de trabajo. Es un buen comunicador, tolerante, con confianza en sus colaboradores que procura fomentar la participación y sabe recompensar el trabajo realizado.


EQUIPOS JERARQUICOS VS EQUIPOS DEMOCRATICOS Ventajas

EQUIPO JERARQUICO

Equilibra carga de trabajo entre el grupo. Participan en actividades técnicas de desarrollo. Se caracterizan por tener una estructura. Son regidos por un líder, el cual toma las decisiones, ya que es el miembro más importante. Tienen una estructura como un organigrama, es decir, tienen jerarquías donde existe un líder. Es de un estilo formal y directo donde existen reglas y responsabilidades.

EQUIPO DEMOCRATICO  Todos participan en la decisión de objetivos y decisiones a tomar.  Existe un jefe o líder que coordina las actividades del equipo.  Todos los empleados son tratados por igual.  Su estructura es circular ya que todos tienen el mismo nivel de responsabilidades.  También existe un líder pero es elegido por todo el grupo de trabajo y entre todos toman las decisiones.  Es aquel equipo donde todas las opiniones de todos son tomadas en cuenta.


DESVENTAJAS

EQUIPO DEMOCRATICO

EQUIPO JERARQUICO o Se suele promover a la gente con más tiempo en el equipo. o Requieres de la presencia de integrantes de alto rango para el cumplimiento del trabajo. o El equipo está enfocado a proyectos importantes.

 Su rendimiento es bajo, ya que todos los integrantes deben de estar de acuerdo antes de actuar.  Ausencia de autoridad y responsabilidad personalizada, por lo que se requiere un grupo de personas con ciertos perfiles de autogestión.

DEBEN LABORAR EQUIPOS JERARQUICOS

Este modelo de trabajo se emplea más que nada en las empresas ya que por su estructura organizada la administración puede llevar un buen control de sus integrantes.

EQUIPOS DEMOCRATICOS Este modelo de trabajo se emplea más que nada en las organizaciones informales, ya que buscan un bien común para todos sus integrantes, por lo cual todos los integrantes cargan con parte del trabajo.


IMPORTANCIA DE LA COMUNICACIÓN AL INTERIOR Y EXTERIOR DE UN EQUIPO La comunicación siempre ha existido en la organización porque es la que permite que se entablen relaciones entre los individuos. Según TALCOTT PARSONS existen los siguientes tipos de organizaciones: Orientadas a fines políticos: aquellas organizaciones destinadas a distribuir poder o control en la sociedad (partidos políticos, asociaciones...). Orientadas a metas de integración: aquellas que se encargan de resolver las disputas o discordias entre los grupos y los individuos de la sociedad. Orientadas hacia metas de mantenimiento de los modelos: promover el desarrollo cultural y educativo, familia, Estado y principales organismos oficiales. Orientadas hacia la producción económica: organizaciones que producen productos o prestan servicios. Todas estas organizaciones tienen como punto en común la comunicación. Hay muchos tipos de comunicación, pero la que nos interesa es aquella que permite trasladar la imagen y el funcionamiento de la empresa, así como la que permite dar a conocer a los individuos que trabajan en la empresa qué es lo que se está haciendo. Ésta es la COMUNICACIÓN EMPRESARIAL. No hay uniformidad a la hora de definir la comunicación empresarial, porque bajo este nombre se identifica un conjunto de técnicas que realizan las empresas y que reciben distintos nombres. La comunicación empresarial abarca todas las técnicas que forman parte del proceso de comunicación de la empresa. Nos encontramos con técnicas diversas como técnicas de gabinete de comunicación, técnicas de RR.PP, técnicas de publicidad, de información... El organigrama de la empresa ha variado a lo largo del tiempo, y hoy día hay técnicas que anteriormente estaban en otros departamentos y que ahora se trasladan al departamento de comunicación. Definimos la COMUNICACIÓN EMPRESARIAL como el intercambio planificado de mensajes dentro y fuera de la empresa. Para poder realizar este intercambio y que esté planificado debe haber un fin, un motivo, y estará en un plan que tendrá la empresa (plan de comunicación). Utilizaremos la comunicación empresarial como herramienta de vertebración de los distintos procesos de comunicación dentro de las empresas.


Existe una necesidad empresarial de comunicar. En el mercado actual ya no se vende lo que se produce sino que se produce lo que se vende (se vende lo que el cliente demanda). El mercado conoce la oferta a través de la publicidad, etc. En la actualidad se puede crear esa demanda, generando esa necesidad a través de las distintas técnicas de las que dispone la empresa. Pero para que se cree esa necesidad hay que comunicar. Además, para poder funcionar las empresas necesitan conocer la competitividad de las empresas (qué hace la competencia), buscar la mayor eficacia y gestión buscando técnicas para aprovechar al máximo y no perder tiempo ni dinero. Por tanto no sólo se va a necesitar comunicarse con el interior sino también con el exterior. Para esto hay que establecer una línea de comunicación con estos sectores, para informar y estar informados, para comunicar y estar comunicados. Las nuevas tendencias de mercado han obligado a las empresas a ampliar sus listas de grupos con los que comunicarse para conseguir el éxito empresarial. Por tanto habrá que establecer los grupos de contacto y los objetivos de comunicación hacia estos grupos. Hasta ahora se encargaban estudios a especialistas para obtener información sobre otras empresas, etc., porque el acceso a esta información era difícil. Hoy el acceso es más fácil, pero para ello tendremos que tener claro que grupos hay. Los grupos se dividen siguiendo este esquema: HACIA EL INTERIOR Personal Dirección Representantes laborales Empresas filiales Grupo económico (accionistas, etc.) HACIA EL EXTERIOR Hacia el mercado Comunicación al público Comunicación profesional Comunicación con los colaboradores Hacia el entorno social Comunicación financiera Comunicación política Comunicación con la Opinión pública


Comunicación social (Medios de comunicación) HACIA EL INTERIOR DE LA EMPRESA (COMUNICACIÓN INTERNA) El directivo o gestor es también personal de la compañía pero con unas condiciones; como es el que toma las decisiones tiene que tener relación no sólo con el Consejo de Administración sino también con el personal y el resto de departamentos de la empresa (lo cual no siempre se produce). El Consejo de Administración está constituido por los representes de la empresa (propietarios de la sociedad) y son los que nombran a los directivos para que gestionen su compañía. Al Consejo de Administración le pedirá cuentas la Junta general de accionistas. Esta comunicación tiene que ser bidireccional o retroactiva. Este tipo de comunicación es difícil de establecer y cada vez se hace una comunicación más lineal, rompiendo barreras entre cargos que antes se mantenían. Hablar con los representantes laborales también es indispensable porque es otra forma de conocer la situación en el seno de la empresa. También hay que tener una línea de comunicación permanente entre todas las oficinas (empresas filiales). HACIA EL EXTERIOR DE LA EMPRESA (COMUNICACIÓN EXTERNA) Hacia el mercado Comunicación al público: Consumidores: No es lo mismo consumidor que comprador: consumidor es quien consume el producto (quien lo utiliza directamente) y un comprador sin embargo puede ser un mero intermediario. Prescriptores: son aquellos que inciden en el mercado porque asesoran o aconsejan qué tipo de productos o servicios utilizar (Ej.: Agencias de viajes). Compradores Comunicación profesional distribuidores Comunicación con colaboradores Hacia el entorno social COMUNICACIÓN FINANCIERA: bancos, medios bursátiles... COMUNICACIÓN POLÍTICA: administraciones de todo tipo. COMUNICACIÓN SOCIAL: distintas asociaciones de nuestro entorno y la comunidad educativa. Los medios de comunicación son la herramienta que utilizaremos para la comunicación con la opinión pública.


AGILIDAD EN LOS EQUIPOS DE TRABAJO

EQUIPO DE TRABAJO

Puede ser

Perm anent e

Aquellos que ocupan las tareas habituales de la empresa. Organiza y distribuir mejor el trabajo.

Se encarga de tratar las innovaciones. Cambios tecnológicos y nuevos trabajos

COLABORACION

DESACUERDOS

Temp orale s

Disfuncionales o desacuerdos;

Forma Parte de la:

La Participación

Alianza

La toma de Decisiones

Cooperación

AGILIDAD

Asociación

La Metodología que se debe emplear

Caracterizada por un ciclo, el cual comprende una serie de 5 pasos: Detectar que se avecina o se necesita un cambio accionar para lograr el cambio. Planear la mejor acción, para lograr los objetivos deseados. Comunicar a todos los participantes las claves del nuevo plan, para llevar a cabo tareas organizacionales.


EQUIPOS COLABORATIVOS Y A DISTANCIA Equipo Colaborativo:

El equipo colaborativo consiste en un grupo de personas que tienen una meta en común y que para alcanzar esa meta deben trabajar conjuntamente para lograrlo ayudados unos de otros. En el equipo colaborativo los miembros suelen tener buenas relaciones con los otros miembros del equipo por lo que en ocasiones suele ser de gran beneficio para todo el equipo ya que al relacionarse no se necesitan mucho que decir para cumplir el objetivo en común. Normalmente el equipo colaborativo suele trabajar en un ambiente conjunto, es decir, que todos suelen trabajar cercanamente lo que en ocasiones suele ser un problema ya que cada individuo puede tener prioridades externas al equipo que puede verse afectada a la falta de este y a la perdida de información en su ausencia. Equipo a Distancia: En un equipo de distancia, los miembros del equipo suelen trabajar separados unos de otros efectuando diversas partes del trabajo a fin a la meta por alcanzar. Normalmente suelen tener una distancia considerable en sus zonas de trabajos que puede resultar muy útil a la hora de la administración del tiempo personal, lo que contribuye a una buena productividad siempre y cuando se elabore el trabajo. La comunicación entre cada miembro del equipo es muy pobre ya que cada quien trabaja por su cuenta y al no haber tanta comunicación puede haber problemas con la administración del trabajo que se está realizando dentro del equipo. En el equipo de trabajo colaborativo existe igualdad en todos los integrantes, así es como colaboran todos para poder llegar al objetivo, y tiene la ventaja de que es más rápida la comunicación y mejor organización. El equipo de trabajo a distancia es más complejo por el motivo de que no están ubicados en un solo lugar, también trabajan para poder llegar a un objetivo. El equipo de trabajo colaborativo es aquel en el que todos sus integrantes elaboran por igual hacen el mismo esfuerzo por hacer el trabajo, y el equipo a distancia es aquel que como su nombre lo dice sus integrantes no se reúnen físicamente para elaborar el trabajo sino que cada integrante colabora desde otras partes. Los miembros de un equipo deben realizar un verdadero trabajo colectivo en el cual se promueva el rendimiento de los demás. Se prestan apoyo, tanto en lo laboral como en lo personal, tienen una base de compromiso e interés recíprocos. También son responsables de evaluar el proceso y los resultados individuales y grupales.


ASIGNACIÓN DE ROLES Y/O FUNCIONES DENTRO DE LOS EQUIPOS Un rol está definido por las responsabilidades a cumplir, es el conjunto de actividades relacionadas que se asocian a un tipo de trabajo. Una persona puede ejecutar uno o varios roles y un rol puede ser cubierto por varias personas. Los roles deben estar bien definidos y ser conocidos por todos. Líder del Proyecto: La Administración de proyectos es una actividad Profesional que se está volviendo más reconocida con el tiempo y se está haciendo más importante a partir de que se están creando nuevos productos o servicios y que estos se implementan a través de Proyectos. Líder Técnico (arquitecto): Es la persona capaz de crear un entorno en el cual la gente se siente y está autorizada. Detallando más, un entorno en el que la gente se siente capaz de tomar sus propias decisiones, siente que tiene responsabilidad, tienen la misma visión común del problema, tiene pocos obstáculos para realizar su trabajo, puede aportar ideas y comentarios que son tomados en cuenta. Analista Funcional: Es el vínculo de unión entre el usuario y el área informática de la empresa. Su misión consiste en elaborar el análisis funcional de nuevas aplicaciones para la organización, así como actualizar y mejorar las ya existentes; es decir, debe controlar, analizar y supervisar el desarrollo funcional de las aplicaciones informáticas, asegurando su correcta explotación y su óptimo rendimiento. Desarrollador: Es un programador que se dedica a una o más facetas del proceso de desarrollo de software, un ámbito algo más amplio de la programación. Esta persona puede contribuir a la visión general del proyecto más a nivel de aplicación que a nivel de componentes o en las tareas de programación individuales.


Administrador de Base de Datos: Es la persona responsable de los aspectos ambientales de una base de datos. En general esto incluye: Recuperabilidad -Crear y probar respaldos. Integridad - Verificar o ayudar a la verificación en la integridad de datos Seguridad - Definir y/o implementar controles de acceso a los datos Disponibilidad - Asegurarse del mayor tiempo de encendido Desempeño -Asegurarse del máximo desempeño incluso con las limitaciones Desarrollo y soporte a pruebas - Ayudar a los programadores e ingenieros a utilizar eficientemente la base de datos. Analista de Redes: Se concentran en el diseño y seguridad de la misma, particularmente en la resolución de problemas relacionados con proporcionar servicios de soporte, asegurarse de que la red se utiliza eficientemente y que los objetivos de calidad de servicio se alcancen. Diseñador: Recibe el análisis y transforma la lista de requisitos del usuario (exenta de tecnología) en un diseño arquitectónico de lato nivel que proveerá las especificaciones a los programadores. Director: Es el que fija y establece objetivos, define los problemas, especifica los roles y tarea, genera las normas, políticas e instrucciones de la empresa. Para esto se centra en las siguientes competencias: Toma iniciativa.- Para que así active y contagie al grupo en hacer las cosas. Deja que el empleado haga su tarea de la forma que sienta más cómodo. Reconoce sus esfuerzos y logros del empleado y sabe valorarlos. Productor: Se enfoca en el rendimiento personal optimo y tiene capacidad de autogestión (gestiona el tiempo del estrés), dominio del equipo y sabe gestionarlos cambios. Estas gestiones son: compromiso, reto, propósito, control, superación y equilibrio. Administra su tiempo para que no tenga exceso de información para el análisis, insuficiencia de delegación de tareas.


CONTROLES ADMINISTRATIVOS (generación de políticas y diseño de procedimientos) Para el negocio, el diseño de una administración de seguridad consistente requiere de una combinación de mecanismos de seguridad y control implantados en los componentes de la infraestructura tecnológica, aunado a un marco referencial basado en normas que establezcan los criterios y medidas básicas que deben aplicarse a los activos de información para facilitar su correcta identificación, clasificación, manejo y protección. En términos más precisos, al desarrollar las políticas y procedimientos se bebe tener en cuenta que el contenido de cada una de estos documentos no aplican de manera directa a toda la comunidad usuaria, y que definitivamente, dependerá de la naturaleza de la normativa, para que la misma sea aplicada de forma global en toda la organización. A tal efecto, es necesaria la definición de la matriz de cobertura, que no es más que el alcance que debe tener las políticas y procedimientos para que los mismos estén orientados al público adecuado. Esta matriz, está conformada por: - Audiencias: determinan a quiénes va dirigida la política y/o procedimiento. Ejemplo: usuarios finales, gerentes, TI, Asociados de Negocios, entre otras. - Categorías: establecen la clasificación en donde la política aplica. Ejemplo: hardware, software, comunicaciones, administración, seguridad física, etc. Definitivamente, la existencia de controles y lineamientos corporativos aplicables a diferentes componentes informáticos de la organización, complementa el entorno seguridad y ayuda a mantener criterios y medidas estándares para facilitar identificación, clasificación, uso y protección de los elementos que soportan el negocio: activos de información.

los de la los


CIRCULO DE CALIDAD El círculo de calidad práctica o técnica utilizada en la gestión de organizaciones en la que un grupo de trabajo voluntario, se reúne para buscar soluciones a problemas detectados en sus respectivas áreas de desempeño laboral, o para mejorar algún aspecto que caracteriza su puesto de trabajo. Las conclusiones y resultados de estos grupos, son elevadas a las personas con responsabilidad y capacidad de decisión sobre su implantación, quienes las analizan y estudian, decidiendo su aprobación y dotándolas de recursos para llevarlas a cabo. Los grupos se reúnen de forma regular, dentro de su horario de trabajo y son entrenados por personal competente (usualmente designados como facilitadores). Por lo tanto, se hace imprescindible que se cuente previamente con una cultura de gestión especialmente enfocada al trabajo autónomo, puesto que la confianza depositada en los trabajadores como responsables de la mejora de los procesos que integran sus áreas de trabajo es muy alta. De esta manera, los círculos de la verdad, como ocurre con otras herramientas que integran buenas prácticas relacionadas con la mejora continua, no pueden desarrollarse sin un estilo de dirección participativo, comunicativo, basado en un liderazgo de corte situacional y en un entorno de delegación total de funciones a ciertos empleados (lo que hoy en día se conoce como empowerment en el ámbito empresarial). Por esta razón, se trata de una técnica muy utilizada por las organizaciones que poseen un enfoque hacia la gestión por procesos, puesto que una de las características que debe poseer este enfoque es que algunos trabajadores, se hacen responsables (dueños o propietarios) de determinados procesos que lleva a cabo la organización, y su labor consiste en supervisar su correcto funcionamiento, y mejorarlos permanentemente de manera autónoma.

Estilos de gestion de los equipos de trabajo