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Documentación Jurídica Venezolana Dilcia E. Lares D C.I.: 12.573.402.

Maracay, Octubre 2016.


Las leyes venezolanas en un marco jurídico nacional e internacional sobre la documentación y la información aplicada en la administración pública y privada.

El individuo o humano por naturaleza nació para estar acompañado por dos, tres e infinidades de personas, que se encuentran en una misma región llamado sociedad o comunidad, es prácticamente una aberración estar solo en la nada, no imposible pero en la mayoría de los casos improbable. Siempre, ya sea para diversión, por trabajo, por comercio, por razones educativas o solo por compañía necesita de otros individuos para lograr lo requerido, y de allí se creó la necesidad de comunicarse en individual, en pareja o en masa. Para que dos o más personas puedan comunicarse lo primordial es estar bajo el mismo lenguaje, porque solo con ello podrá tener un proceso de comunicación efectiva, puede ser gestual oral o escrito.

De lo escrito y de todos los escritos que el ser humano ha realizado en sociedad, de sus investigaciones e inventos que fueron plasmados en papel llamados documentos. La imperiosa necesidad del hombre por recopilar todo aquello que a través del tiempo se ha plasmado, investigado, escrito, creído y creado desde los cimientos de la humanidad hasta la actualidad dio pie para el surgimiento de los archivos. Que no son más que el conjuntos orgánicos de documentos, o la reunión de varios de ellos, reunidos por personas jurídicas, públicas o privadas, en el ejercicio de sus actividades, al servicio de su utilización para la investigación, la cultural, la información y la gestión administrativa El cual tienen como características

el ser, autentico y verídico, objetivo e imparcial, creado de forma

espontanea, seriado o clasificado, único o exclusivo, refleja la estructura de donde fue creado.

Es necesario realizar un breve análisis de todas las leyes existentes que pueden ayudar a crear las bases democráticas de la legislación archivística y documentación, como en los derechos humanos nos ayuda a establecer las bases al derecho de la información como lo es la libre expresión, sin límites ni fronteras y el poder tener toda la información q se quiera a la mano. La convención americana sobre los derechos humanos, medio por el


cual se pueden presentar todas las ideas que el ser humano piense, de ella se deriva la libertad de prensa.

Declaración de principios sobre la libertad de expresión en donde la información del estado deberá ser pública. La constitución de la República Bolivariana de Venezuela en sus distintos artículos en donde nos presenta: que el individuo tiene derecho a acceder a toda la información de sí mismo en cualquier recinto y a tener el poder de decidir sobre ellos en caso de ser erróneos, en la privacidad de las comunicaciones, en el derecho d registrarse al nacer y los documentos que de ello deriven, es decir, todo lo concerniente para afianzar que la información es libre, de todos y cada uno de los ciudadanos en cualquiera de las comunidades existentes. Antonio Heredia (2.007), el archivo histórico es la culminación del archivo administrativo, hasta el punto que si se admite el ciclo vital de los documentos y la existencia de redes de archivos que suponen la sucesión de archivos para estancia de los documentos según su edad, los históricos son el final de esa sucesión, y es difícil reconocer su existencia sin los anteriores, es decir, archivos de gestión, archivos centrales y archivos intermedios.

Los archivos no solo son conjuntos orgánicos de documentos reunidos por personas jurídicas, públicas o privadas, en el ejercicio de sus actividades. También constituyen la memoria de las instituciones y de las personas, y existen desde el momento que el hombre decidió fijar por escrito sus relaciones como ser social, puesto que son una manifestación de la actividad humana. Esto nos dice que los archivos tienen un origen, formación, organización, ordenamiento y funcionamiento. Pero sobre todo una estructura en su período de existencia.

El presidente Juan Vicente Gómez, en conversación con los intelectuales Cesar Zumeta, Pedro Manuel Arcaya, Laureano Vallenilla Lanz, Abel Santos, Felipe Francia, José Gil Fortoul, Manuel Segundo Sánchez, Victoriano Márquez Bustillos y Vicente Lecuna, quienes le propusieron la creación de el ARCHIVO NACIONAL, el cual fue


decretada el 19 de Marzo de 1.910. Este archivo deberá contener toda la documentación histórica que se realice en la nación y deberá resguardar la permanencia de los mismos dentro del país. El archivo nacional tuvo su inauguración el 19 de abril de 1.911 aunque comenzó a trabajar para julio de 1.912. Este hecho fue la base para la creación de la legislación archivística, como necesidad de una normativa para obligar a todas las oficinas públicas a enviar todos los documentos al archivo nacional.

He allí a los que nos concierne, si la sociedad es la que crea la información, y de ella también su recolección, ordenamiento y conservación, ¿no es esta misma sociedad merecedora de su acceso? Es así como en toda comunidad democrática se ha incluido entre sus leyes el derecho a la libertad de expresión que consigo trae la posibilidad a mayores informaciones que la individual y el deber de plasmarla en papel para que quede expresada como antecedente para consiguientes generaciones.

Es en ese momento donde entra el estado como ente garante de toda esa información, creando archivos públicos nacionales y bibliotecas. La información pública y privada tiene como principal titular a la ciudadanía, por su carácter colectivo e interés general para la consolidación de los principios y el sistema democrático, resguardar la garantía de transparencia pública y la participación ciudadana.

Si tomamos en cuenta que la legislación archivística y documental solo fue creada para obligar a los entes a llevar su documentación al archivo nacional, también es cierto que de ello ha pasado casi 100 años. Por lo que la historia y realidades de ese momento al actual son completamente distintas, se ha pasado de ser una colonia a un país digamos entre comillas democrático, por lo que a estas alturas ya sabemos la importancia de llevar un registro de nuestra historia como nación en vista que de nuestros cimientos es lo que actualmente somos y de ello podemos aprender de nuestros errores para mejorar como estado.

Pero si bien es cierto que se han realizado algunas modificaciones y reglamentos como la de 1.945, también es cierto que estamos muy lejos de tener una ley de archivos


adecuada en contraste con la nueva estructura de la administración pública. No aclara la importancia de la supervisión de los archivos como el resguardo y la vigilia de toda la actividad archivística nacional. Tampoco tiene una medida sancionaría para todas aquellas personas que no tengan el cuidado necesario para que todos esos archivos históricos se mantengan en perfectas condiciones a través de los años, sean públicos, privados, políticos, eclesiásticos o culturales. Debe fijar los criterios de conservación de los mismos, apoyado en las técnicas nuevas de conservación de archivos y conviene incluir en todos los procesos a los colegios y asociaciones de profesionales y técnicos de la archivística y documentación.

Toda gran recopilación de información necesita una ubicación que pueda darle las condiciones necesarias para su resguardo, uno de estos establecimientos es la biblioteca. Que dependiendo del tipo de documento de resguardo será su tipo. Entre ellas tenemos las bibliotecas escolares, las bibliotecas universitarias, las bibliotecas especializadas, bibliotecas gubernamentales, etc., Las mismas pueden ser públicas o privadas.

Una biblioteca es una colección organizada de unidades documentales cualquiera sea su soporte físico (libros, revistas, materiales audiovisuales, etc.). Pero una biblioteca es también, un lugar, un espacio. Cuya distribución debe hacerse con criterios profesionales y de acuerdo a las directrices o recomendaciones existentes en este terreno. Estas edificaciones ayudan al acceso de las investigaciones o monografías que se han recopilado a la sociedad la cual pertenece, para ellas es muy importante la libertad de expresión y pensamiento pero por sobre todo su divulgación escrita y con las nuevas tecnologías también la virtual.

Las sociedades de la información se definen como las comunidades en formación en que las nociones de información, comunicación y Nuevas Tecnologías se integran, se trata de una sociedad que crece y se desarrolla alrededor de la información y aporta un florecimiento general de la creatividad intelectual humana, en lugar de un aumento del consumo material. Conjunto con las tecnologías de la información como lo son la suma total de conocimientos sobre la forma de hacer las cosas, incluyendo inventos, técnicas y el


vasto acervo de conocimientos organizados. Se convierten en los pilares fundamentales para que el acceso de la información se convierta en un derecho humano.

El marco jurídico de los archivos en Venezuela inicio en el año 1998. Se utiliza como fuente de investigación para el evento Creación de la Ley de Archivos Nacionales, en el marco de la creación de la Constitución de la República Bolivariana de Venezuela de 1999, evento constituido por la Asociación Venezolana de Archiveros para la Sub Comisión de Cultura de la Asamblea Nacional Constituyente, cuyo propósito era el Establecimiento de un marco legal que regularice los procesos de gestión documental en los archivos de la administración pública e instituciones privadas en el ámbito nacional, consintiendo el desarrollo de las mismas y el paso de las grandes mayorías a la información y al conocimiento alcanzando con ello el fin primordial, el crecimiento y bienestar del ciudadano como pieza fundamental de la sociedad. Lamentablemente este suceso no pudo realizarse, quedando documentos firmados que testifican la veracidad de lo aquí expuesto.

Cabe señalar también, la incursión en el área archivística de profesionales con desconocimiento de los criterios necesarios para el procesamiento documental tipo 3E: efectivo, eficiente y eficaz que demandan los archivos, y que por no observarse en la legislación la obligatoriedad de un profesional de la Archivología al frente de los archivos, ya sean estos, instituciones, departamentos, direcciones o unidades, se aplican criterios que si bien son hechos con la mejor voluntad, carecen de los procedimientos ideales para su buen funcionamiento.

Es importante señalar, que dentro de la legislación tomada como fuente para la investigación se encuentran Leyes, Códigos, Reglamentos, Decretos, Convenios y Tratados los cuales presentan en su contenido información relacionada con el área archivística. El ámbito geográfico que abarca la investigación se circunscribe a la recopilación y análisis de la legislación referida al área de los documentos y archivos de la República Bolivariana de Venezuela, comprendida en el marco legal vigente.

La legislación venezolana en materia de acceso a la información otorga a la máxima autoridad jerárquica de la administración pública la potestad de precisar la clasificación de


documentos como confidenciales o no. No se instituye el principio de máxima publicidad en el marco legal relacionado con el acceso a la información. La confusión es la norma tanto en la teoría como en la práctica ya que no se mantiene la aplicabilidad propicia por parte de quien solicita la información. Estos parámetros aún no son conocidos ni identificados en la mayoría de las instituciones públicas venezolanas.

Dilcia lares, 12573402  

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