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UNIDAD No. 1

DIANA JIMENA ARIAS BENÍTEZ

UNIVERSIDAD DEL QUÍNDIO FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES CIENCIAS DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN: BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA BOGOTÁ 17 de octubre de 2012


UNIDAD No. 1 INTRODUCCIÓN A LA GESTIÓN DOCUMENTAL

DIANA JIMENA ARIAS BENÍTEZ Grupo No. 2

Tutora LUZ MARINA ARIAS GONZÁLEZ Gestión Documental 1

UNIVERSIDAD DEL QUÍNDIO FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES CIENCIAS DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN: BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA BOGOTÁ 17 de octubre de 2012


CONTENIDO

INTRODUCCIÓN OBJETIVOS 1. Averigüe como se originó la Gestión Documental, puede tomar como base el siguiente documento “GESTIÓN DOCUMENTAL” que puede encontrar en http://www.sociedadelainformacion.com/12/Gestion%20Documental.pdf 2. Defina con sus propias palabras Gestión Documental a partir del concepto que emite el Archivo General de la Nación. 3. Construya su propio concepto de Documento y Documento de Archivo a partir de la definición que da del mismo el AGN. 4. ¿Qué es el Archivo General de la Nación y mediante cuál Ley fue creado? 5. ¿Qué es el Sistema Nacional de Archivos? 6. ¿Cuál es la Ley por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos? 7. ¿Qué dice La Ley General de Archivos en el título V, Gestión de Documentos, Artículo 21? 8. Enuncie los objetivos que pretende alcanzar un programa de Gestión Documental. 9. ¿Cuáles son los aspectos que deben considerarse para elaborar un Programa de Gestión Documental? 10. ¿Cuántos y cuáles son los pasos de un Programa de Gestión Documental? 11. Explique la importancia de adoptar las Tablas de Retención Documenta (TRD) y cuáles etapas comprenden. 12. Mencione porque es importante y cuáles son las ventajas que produce la implementación de un Programa de Gestión Documental para las empresas. 13. Revise el documento “conceptualización de un programa de Gestión Documental” en su marco Legal dice que “Para que el Programa de Gestión Documental pueda ser gestionado de manera apropiada, es necesario que la entidad responda y cumpla con las diferentes normas proferidas por la entidad, y por el Archivo General de la Nación así como las demás normas aplicables a la entidad.” A partir de esto realice un cuadro con 5 de estas normas con su enunciado y haga a cada una su explicación. 14. Investigue los derechos de los ciudadanos sobre la privacidad de los documentos. Con estos puntos presente elabore un documento en PDF y súbalo a ISUU teniendo en cuenta la guía. CONCLUSIONES

BIBLIOGRAFÍA


INTRODUCCIÓN

La gestión documental es un conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación Es por esto que en el desarrollo de esta actividad encontraremos algunos conceptos que nos permiten comenzar a introducirnos en el maravilloso mundo de la gestión documental.


OBJETIVOS GENERAL Investigar y conocer conceptos básicos relacionados con la gestión documental ESPECIFICOS  Investigar y conocer el origen de la gestión documental.

 Conocer y analizar las diferentes normas que rigen la gestión documental y la institución reguladora en Colombia.  Conocer la importancia de la implementación de un programa de Gestión Documental


1. Averigüe como se originó la Gestión Documental, puede tomar como base el siguiente documento “GESTIÓN DOCUMENTAL” que puede encontrar en http://www.sociedadelainformacion.com/12/Gestion%20Documental.pdf La gestión documental fue “concebida en los Estados Unidos alrededor de los años 50” y de acuerdo con Llanso fue reconocida de forma oficial en ese país, mediante legislación, a mediados del Siglo XX. Su adopción supuso una auténtica revolución en la teoría y en la práctica archivística, especialmente a partir de la formulación del concepto de ciclo de vida de los documentos, pues se hizo evidente un hilo conductor que mostraba el tránsito de los documentos desde que estos se creaban hasta que debían ser destruidos o conservados permanentemente atendiendo a su valor histórico. A partir de la Segunda Guerra Mundial, en Europa y los Estados Unidos de un modo particular se empiezan a plantear problemas relacionados con la inflación de papel en el seno de las administraciones y la búsqueda de la eficacia y la economía en la gestión de los asuntos públicos y en relación con el ciudadano; ante esta situación comienzan a adaptar a su idiosincrasia administrativa particular las soluciones formuladas y experimentadas en los Estados Unidos.

1. Defina con sus propias palabras Gestión Documental a partir del concepto que emite el Archivo General de la Nación. GESTIÓN DOCUMENTAL: Es un conjunto de actividades administrativas y técnicas aplicadas a los documentos producidos y recibidos por una persona o institución, con el objetivo de conservar y facilitar su consulta. 2. Construya su propio concepto de Documento y Documento de Archivo a partir de la definición que da del mismo el AGN. Documento: Es la información registrada en cualquier tipo de soporte (papel, CD, rollo, etc), creada o recibida por una persona o institución para el desarrollo de sus actividades. Documento de Archivo:Es el registro de información producida o recibida por una persona o institución en razón de sus actividades y tiene valor administrativo, fiscal, legal o histórico.


3. ¿Qué es el Archivo General de la Nación y mediante cuál Ley fue creado? El AGN es una entidad del orden nacional adscrita al Ministerio de Cultura, encargada de la organización y dirección del Sistema Nacional de Archivos (SNA), de regir la política archivística en Colombia y de custodiar, resguardar y proteger el patrimonio documental del País y ponerlo al servicio de la comunidad. Fue creado por la Ley 80 de 1989 4. ¿Qué es el Sistema Nacional de Archivos? Es el conjunto de instituciones archivísticas públicas o privadas con funciones públicas y aquellas privadas que manifiesten el interés de pertenecer al sistema, sean éstas del orden nacional, departamental, distrital o municipal y de las comunidades indígenas creadas por ley, que articuladas entre sí posibilitan la homogenización y normalización de los procesos archivísticos, promueven el desarrollo de estos centros de información, la salvaguarda del patrimonio documental y el acceso de los ciudadanos a la información y a los documentos, en todo el territorio nacional. El Sistema Nacional de Archivos se articula bajo la orientación del Archivo General de la Nación como la instancia que aporta a la construcción de la política archivística en Colombia, y con descentralización administrativa y operativa para el desarrollo de proyectos y programas archivísticos de las instituciones que lo integran, brindando orientación sobre organización, manejo, preservación, conservación, servicio y control de los archivos

5. ¿Cuál es la Ley por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos? Ley 594 de 14 de julio de 2000: Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones 6. ¿Qué dice La Ley General de Archivos en el título V, Gestión de Documentos, Artículo 21? Artículo 21. Programas de Gestión Documental. Las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo


contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos. PARÁGRAFO: Los documentos emitidos por los citados medios gozarán de la validez y eficacia de un documento original, siempre que quede garantizada su autenticidad, su integridad y el cumplimiento de los requisitos exigidos por las leyes procesales. 7. Enuncie los objetivos que pretende alcanzar un programa de Gestión Documental. •

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Resaltar la importancia del papel de los documentos de archivos con lenguaje natural de la administración pública, para el funcionamiento de la misma, elementos necesarios para la participación ciudadana, apoyos decisivos para la transparencia y el control de la gestión pública y garantía de los derechos individuales y colectivos. Procurar la racionalización y control en la producción documental, en laatención a los procedimientos, trámites administrativos y flujosdocumentales, lo mismo que, la normalización de modelos y formatospara la producción documental. Normalizar la utilización de materiales, soportes y equipos de calidad yque a la vez preserven el medio ambiente. Lograr una acertada normalización en los procedimientos para el recibo,radicación y distribución de la correspondencia mediante la utilización desistema eficiente de correo y mensajería. Regular el manejo y organización de sistema de administración dedocumentos y archivos a partir de la noción de archivo total y los enunciados de finalidad, responsabilidad, confidencialidad, seguridad y accesibilidad. Implementar el desarrollo de procesos básicos de aplicación de la tablade retención documental, organización, transferencias primarias,recuperación, preservación, conservación, de la información ydisposición final de los documentos. Facilitar la recuperación de la información en forma rápida y oportuna. Encaminar los archivos para que sean verdaderos centros deinformación, útiles para la administración e importantes para la cultura.

8. ¿Cuáles son los aspectos que deben considerarse para elaborar un Programa de Gestión Documental?

Administrativos: situaciones administrativas de la gestión de documentos en aspectos como la transparencia, la simplificación de los trámites y eficiencia de la administración.


Económicos: Análisis de situaciones de tipo económico, como la reducción de costos derivados de la conservación de documentos innecesarios y la racionalización de los recursos destinados para la gestión documental.

Archivísticos: considerados la base del programa; se refieren a lasconsignados en la Ley 594 de 2000 y en la teoría sobre la gestión dedocumentos. Estos son: los conceptos de archivo total, ciclo vital deldocumento, principios de procedencia y de orden original.

9. ¿Cuántos y cuáles son los pasos de un Programa de Gestión Documental? Son ocho los pasos y son: 1. Producción de documentos: Generación de documentos de las instituciones en cumplimiento de sus funciones. Comprende los aspectos de origen, creación y diseño de formatos y documentos 2. Recepción de documentos: Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica. Radicación de documentos, registro de documentos 3. Distribución de documentos: Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario. Distribución de documentos internos, externos, distribución de documentos enviados. 4. Trámite de documentos: Curso del documento desde su producción o recepción hasta el cumplimiento de su función administrativa. 5. Organización de los documentos: Conjunto de acciones orientadas a la clasificación, ordenación y descripción de los documentos de una institución, como parte integral de los procesos archivísticos. 6. Consulta de documentos: Acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la información que contienen. 7. Conservación de documentos: Conjunto de medidas preventivas o correctivas, adoptadas para garantizar la integridad física y funcional de los documentos de archivo, sin alterar su contenido. 8. Disposición final de los documentos: Selección de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, con miras a su conservación temporal, permanente, o a su eliminación conforme a lo dispuesto en las Tablas de Retención Documental y/o Tablas de Valoración Documental.


10. Explique la importancia de adoptar las Tablas de Retención Documental (TRD) y cuáles etapas comprenden. Dada la importancia de las Tablas de Retención Documental como un elemento indispensable en la Gestión documental y por ser un instrumento archivístico esencial que permite la racionalización de la producción documental y la institucionalización del ciclo vital de los documentos en los archivos de gestión, central, e histórico de las entidades, éstas deberán se elaboradas y adoptadas para la implementación del Programa de Gestión Documental, siguiendo etapas y demás aspectos contemplados en el Acuerdo AGN 039 de 2002: ETAPAS  PRIMERA ETAPA: INSTITUCIÓN •

INVESTIGACIÓN

PRELIMINAR

SOBRE

LA

Compilación de la información institucional:

- Disposiciones legales, actos administrativos y otras normas relativas a la creación y cambios estructurales de la entidad (decretos, acuerdos, resoluciones.) - Estructura interna vigente de la entidad, manuales de funciones y de procedimientos. - Organigrama actual, resoluciones y/o acto administrativo de creación de grupos y asignación de funciones. • Entrevista con los productores de los documentos de la institución. - Identificación y definición de unidades documentales. - Análisis de la producción y trámite documental teniendo en cuenta los manuales de procedimientos de las dependencias. - Identificación de valores primarios de la documentación.  SEGUNDA ETAPA: ANÁLISIS E ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE LA INFORMACIÓN RECOLECTADA - Conformación de series y subseries con sus respectivos tipos documentales, teniendo como base la Encuesta Estudio Unidad Documental (parte II, item 8) y el resultado del análisis de los manuales de procedimientos. - Valoración y Selección Documental, basándose en los items 5, 7, 9, 10, 11, 12, 13, 14, de la Encuesta Estudio Unidad Documental (parte II).


 TERCERA ETAPA: ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL - Elaboración de propuesta de Tabla de Retención Documental (ver anexos 11 y 11.1), teniendo como punto de partida las series y subseries documentales que tramita y administra cada dependencia. Las TRD deben presentarse acompañadas de una introducción y de los anexos que sustenten el proceso de elaboración y aseguren su comprensión y aplicación. - Presentación y aval de la propuesta de Tabla de Retención mediante Acta del Comité de Archivo de la Entidad. - Remisión de las TRD al secretario del Comité Evaluador de Documentos o a la instancia correspondiente, para estudio y trámite, acompañadas de los anexos que sustenten los procesos y criterios empleados en su elaboración. (Ver anexo 11). Si la instancia competente hace observaciones a las Tablas de Retención Documental presentadas, la entidad esta obligada a atenderlas y deberá presentarlas nuevamente, para su aprobación.  CUARTA ETAPA: APLICACIÓN Una vez elaboradas y aprobadas las TRD debe hacerse su difusión indicando: - Fecha a partir de la cual son de obligatorio cumplimiento. - Instructivo para su aplicación - Normas para la organización de los archivos de gestión en concordancia con la TRD de cada oficina. Las instancias evaluadoras verificarán la aplicación de las Tablas de Retención Documental y el Archivo General de la Nación, por su parte, ejercerá funciones de inspección y vigilancia en concordancia con el artículo 32 de la Ley 594 de 2000  QUINTA ETAPA: SEGUIMIENTO Y ACTUALIZACIÓN DE LA TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL. Comprende: - La unidad de archivo de cada entidad establecerá un cronograma de seguimiento para la verificación de la aplicación de la Tabla de Retención Documental en las dependencias y un plan de mejoramiento, en el corto plazo, para atender las modificaciones suscitadas por cambios en los procedimientos, reformas organizacionales y funciones. - Las modificaciones a la Tabla de Retención documental que surjan del seguimiento o de la solicitud de la dependencia, deberán ser evaluadas por la unidad de archivo de la Entidad y aprobadas por el Comité de Archivo de la misma


12. Mencione porque es importante y cuáles son las ventajas que produce la implementación de un Programa de Gestión Documental para las empresas. El diseño de un sistema de gestión documental para las empresas proporciona racionalización y normalización de la documentación desde su producción hasta su disposición final. - Un PGD tiene la certeza de contar con información accesible, confiable, oportuna, exacta necesaria para la toma de decisiones acertadas. - Un PGD es un aporte valioso para el proceso de acreditación en los programas que ofrece la institución o empresa. - Permite identificar plenamente la información creada y la no información recibida con el objetivo de llegar a utilizarla correctamente. - Orden en la gestión documental ya que si se realizan los pasos correctamente, existirá orden en la información lo cual facilitara su consulta y conservación. 13. Revise el documento “conceptualización de un programa de Gestión Documental” en su marco Legal dice que “Para que el Programa de Gestión Documental pueda ser gestionado de manera apropiada, es necesario que la entidad responda y cumpla con las diferentes normas proferidas por la entidad, y por el Archivo General de la Nación así como las demás normas aplicables a la entidad.” A partir de esto realice un cuadro con 5 de estas normas con su enunciado y haga a cada una su explicación.

NORMA

Decreto 4124 del 10/12/ 2004

ENUNCIADO

EXPLICACIÓN

Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, y se dictan otras disposiciones.

Este decreto busca dar a conocer el Sistema Nacional de Archivos como un ente regulador de la archivística a nivel nacional y territorial, dando a conocer su importancia y dicta parámetros que deben seguir los órganos reguladores y las empresas privadas con la gestión de archivos.


Faltas y archivos

delitos

en Dicta sanciones (cárcel y multas en dinero), para Ley 190 de 1995 los empleados públicos y Artículo 27 y 29 privados que incurran en delitos haciendo uso indebido de la información. Por medio de la cual se Esta ley establece reglas Ley 594 de 14/07/2000 dicta la ley general de y principios que regulan archivos y se dictan otras la función archivística en disposiciones. el Estado. Todas las personas Todos los colombianos tienen derecho a acceder estamos en el derecho de Constitución política de a los documentos poder consultar los Colombia públicos salvo los casos documentos públicos, Artículo 74 que establezca la ley. cumpliendo una serie de requisitos, excepto aquellos que están bajo supervisión de la ley por cuestiones legales. Se define y reglamenta el Se aclara la importancia y acceso y uso de los se especifica y uso del mensajes de datos, del comercio electrónico Ley 527 de 1999 comercio electrónico y las como (mensajes de datos Artículo 6 al 13 firmas digitales, y se y firma electrónica )como establecen las entidades una herramienta de uso de certificación y se legal en el proceso dictan otras archivístico, además se disposiciones. definen las entidades encargadas de regular esta gestión.

14. Investigue los derechos de los ciudadanos sobre la privacidad de los documentos. Artículo 15.- Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo tiene derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas. En la recolección, tratamiento y circulación de datos se respetarán la libertad y demás garantías consagradas en la Constitución. La correspondencia y demás formas de comunicación privada son inviolables.


Sólo pueden ser interceptadas o registradas mediante orden judicial, en los casos y con las formalidades que establezca la ley. Con el fin de prevenir la comisión de actos terroristas, una ley estatutaria reglamentará la forma y condiciones en que las autoridades que ella señale, con fundamento en serios motivos, puedan interceptar o registrar la correspondencia y demás formas de comunicación privada, sin previa orden judicial, con aviso inmediato a la Procuraduría General de la Nación y control judicial posterior dentro de las treinta y seis (36) horas siguientes. Al iniciar cada período de sesiones el Gobie rno rendirá informe al Congreso sobre el uso que se haya hecho de esta facultad. Los funcionarios que abusen de las medidas a que se refiere este artículo incurrirán en falta gravísima, sin perjuicio de las demás responsabilidades a que hubiere lugar.


CONCLUSIONES

El desarrollo de esta actividad me permitió investigar, leer, refrescar términos y introducirme en el ámbito de gestión documental.

Me permitió conocer la importancia de implementar un Programa de Gestión Documental PGD

Me permitió conocer la normatividad que rige la gestión documental en Colombia


BIBLIOGRAFÍA

LEY 80 DE 1989

http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=5998

EL AGN

http://www.archivogeneral.gov.co/index.php?idcategoria=1057

SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVO

http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=1180

GLOSARIO

http://www.archivogeneral.gov.co/index.php?idcategoria=1264

MINI/MANUAL No 4 TABLAS DE RETENCION Y TRANSFERENCIAS http://gestiondocumental.univalle.edu.co/ARCHIVOSPDF/minimanual.pdf

LEYES

http://www.scarchivistas.org/leyes/


Unidad 1 introducción a la gestión documental  

Trabajo escrito

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