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EVALUACIÓN DE LA CALIDAD DE LA INFORMACIÓN DE BANNER REPORTE DE INCONSISTENCIAS

ELABORO NOMBRE: CARGO: FECHA:

Cod: Fecha: 28/04/2010

REVISO NOMBRE: CARGO: FECHA:

Versión:

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EVALUACIÓN DE LA CALIDAD DE LA INFORMACIÓN DE BANNER REPORTE DE INCONSISTENCIAS

Versión: Cod: Fecha: 28/04/2010

SISTEMA DE INFORMACIÓN ACADEMICO

VICERRECTORIA GENERAL ACADÉMICA

Periodo de análisis: Marzo – Abril 2010 Elaborado por: Dihonny Paola Duarte Mendoza

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EVALUACIÓN DE LA CALIDAD DE LA INFORMACIÓN DE BANNER REPORTE DE INCONSISTENCIAS

Versión: Cod: Fecha: 28/04/2010

INTRODUCCIÓN En el presente informe se resumen los principales hallazgos del proceso de auditoria y control de la información contenida en el sistema BANNER y el resultado de las estrategias implementadas para solucionar los inconvenientes. Con este ejercicio se pretende cumplir con las metas de gestión y calidad de la información, las cuales hacen parte fundamental del proyecto de Sistema de Información Académico. De igual manera contribuye con los objetivos del proyecto BANNER al 100%.

ELEMENTOS EVALUADOS En consenso con el grupo de trabajo de GST se acordó revisar la información de los siguientes elementos: -

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Programas: Las tablas de comunicación entre BANNER y el SNIES Local no se encuentra actualizada con los programas que se reportan en la oferta validada en cada uno de los centros de operación. Estudiantes: Entre los principales problemas detectados en el cargue de la información al sistema SNIES, se encuentra que al registrar los estudiantes se están dejando campos en blanco. Uno de los registros mas sensibles es el campo SEDE, sin el cual no es posible asociar los y por lo tanto no son visibles en el momento de hacer la consulta por centro de operación. En segundo lugar se presentan errores porque en el sistema aparecen estudiantes con materias inscritas en periodos anteriores (2008 – 2009) que a la fecha no tienen notas reportadas; y finalmente se analizó la situación de los estudiantes que se les ha cargado nota directamente en el histórico sin que se les haya realizado la inscripción de las asignaturas de forma previa. Cursos: A la fecha, aun se encuentran cursos correspondientes al periodo en curso (201010) sin docente asignado.

RESULTADOS DE LA EVALUACIÓN En los siguientes cuadros se resumen los resultados de la evaluación realizada.

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EVALUACIÓN DE LA CALIDAD DE LA INFORMACIÓN DE BANNER REPORTE DE INCONSISTENCIAS

Versión: Cod: Fecha: 28/04/2010

ESTUDIANTES A LOS CUALES NO SE LES REGISTRO SEDE CENTRO DE OPERACIÓN N° REGISTROS INVALIDOS CERES CHINCHINA 1 CERES MADRID 4 CENTRO REGIONAL SOACHA 1 CENTRO REGIONAL VILLAVICENCIO 1 SEDE BELLO 2 SEDE PRINCIPAL 29 TUNAL 1 TOTAL 38

ESTUDIANTES CON MATERIAS INSCRITAS Y SIN NOTAS (Periodos 200810 – 200860 – 200910 – 200960) CENTRO DE OPERACIÓN 2008-10 2008-60 2009-10 SEDE BELLO 18 113 178 CERES VALLE DE ABURRA 2 2 9 CERES SATELITE GIRON 2 0 0 CERES PRADO 1 2 1 CENTRO REGIONAL SOACHA 2 40 8 SEDE PRINCIPAL 17 78 11 CENTRO REGIONAL URABÁ 27 87 118 CENTRO REGIONAL VILLAVICENCIO 3 4 5 BAGRE 0 156 25 CANDELARIA – BOGOTÁ 0 1 6 CERES BUCARAMANGA 0 1 1 IEVD 0 2 14 CERES APULO 0 0 147 CERES POTOSÍ 0 0 3 CALI – DISTANCIA 0 0 1 CERES SATELITE FLORIDABLANCA 0 0 1 CERES SATELITE GIRON 0 0 1 CERES GUADUAS 0 0 1 CERES MADRID 0 0 381 CERES SATELITE PIEDECUESTA 0 0 1 TUNAL 0 0 7 CERES LA V EGA 0 0 141 BUGA 0 0 0 CERES CHOACHÍ 0 0 0 CERES GACHETÁ 0 0 0 CERES UBATÉ 0 0 0 TOTAL 72 486 1060 ELABORO NOMBRE: CARGO: FECHA:

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APROBO NOMBRE: CARGO: FECHA:

2009-60 212 2 0 0 12 2 67 0 28 0 1 1 164 0 0 1 0 93 368 0 0 136 1 131 42 68 1329


EVALUACIÓN DE LA CALIDAD DE LA INFORMACIÓN DE BANNER REPORTE DE INCONSISTENCIAS

Versión: Cod: Fecha: 28/04/2010

ESTUDIANTES CON REGISTRO DE NOTAS DIRECTAMENTE EN HISTORIA ACADÉMICA SIN ESTAR INSCRITOS (Periodos 200910 – 200960) CENTRO DE OPERACIÓN 2009-10 2009-60 SEDE BELLO 13 2 CERES VALLE DE ABURRA 4 0 CERES SATELITE GIRON 2 1 CERES PRADO 4 1 CENTRO REGIONAL SOACHA 1 9 SEDE PRINCIPAL 16 8 CENTRO REGIONAL URABÁ 0 1 CENTRO REGIONAL VILLAVICENCIO 67 0 CANDELARIA – BOGOTÁ 19 1 GRANADA - META 3 0 IEVD 1 10 CERES POTOSÍ 0 1 CALI – DISTANCIA 4 0 TUNAL 5 0 TOTAL 134 44

CURSOS SIN DOCENTE ASIGNADO (Periodo 201010) CENTRO DE OPERACIÓN 2010-10 BAGRE 62 BUGA 28 CERES BUCARAMANGA 15 CERES CHINCHINA 2 CERES POTOSÍ 4 CERES PRADO 1 CERES SATELITE FLORIDABLANCA 1 CERES SATELITE GIRÓN 21 CERES UBATÉ 42 CERES VALLE DE ABURRÁ 26 CALI – DISTANCIA 55 CERES FLORIDA – VALLE 27 CENTRO REGIONAL GIRARDOT 4 CENTRO REGIONAL SOACHA 17 CERES VILLAVICENCIO 98 SEDE BELLO 218 SEDE PRINCIPAL 8 CANDELARIA – BOGOTÁ 7 ELABORO NOMBRE: CARGO: FECHA:

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CURSOS SIN DOCENTE ASIGNADO (Periodo 201010) CENTRO DE OPERACIÓN 2010-10 TUNAL 7 CENTRO REGIONAL URABÁ 46 TOTAL 643 TOTAL CURSOS CREADOS EN BANNER 8937

ACCIONES DE ACTUALIZACIÓN Y DEPURACIÓN DE LA INFORMACIÓN -

Programas: Teniendo como insumo la base de datos de la oferta de programas del Sistema UNIMINUTO para el 2010, se realizó la actualización de la tabla de integración entre BANNER y SNIES para el cargue automático de la información. (Ver archivo Programas por Centro de Operación 2010.xls)

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Estudiantes: Se envió a cada uno de los Centros de Operación correos dirigidos a los responsables académicos y de la unidad de Registro y Control, con los archivos de los reportes de los datos faltantes o que debían ser actualizados. Los resultados obtenidos fueron:

ESTUDIANTES A LOS CUALES NO SE LES REGISTRO SEDE Fecha de envío del correo: 29/04/10 Fecha de revisión de las modificaciones: 30/04/10 CENTRO DE OPERACIÓN N° REGISTROS N° REGISTROS N° REGISTROS INVALID MODIFI PENDIE OS CADOS NTES CERES CHINCHINA 1 1 0 CERES MADRID 4 4 CENTRO REGIONAL SOACHA 1 1 CENTRO REGIONAL VILLAVICENCIO 1 1 SEDE BELLO 2 2 SEDE PRINCIPAL 29 29 TUNAL 1 1 TOTAL 39 32 7

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Estos datos aun continúan en revisión en cada uno de los programas afectados. ESTUDIANTES CON MATERIAS INSCRITAS Y SIN NOTAS (Periodos 200810 – 200860 – 200910 – 200960) CENTRO DE OPERACIÓN 2008-10 2008-60 2009-10 SEDE BELLO 18 113 178 CERES VALLE DE ABURRA 2 2 9 CERES SATELITE GIRON 2 0 0 CERES PRADO 1 2 1 CENTRO REGIONAL SOACHA 2 40 8 SEDE PRINCIPAL 17 78 11 CENTRO REGIONAL URABÁ 27 87 118 CENTRO REGIONAL VILLAVICENCIO 3 4 5 BAGRE 0 156 25 CANDELARIA – BOGOTÁ 0 1 6 CERES BUCARAMANGA 0 1 1 IEVD 0 2 14 CERES APULO 0 0 147 CERES POTOSÍ 0 0 3 CALI – DISTANCIA 0 0 1 CERES SATELITE FLORIDABLANCA 0 0 1 CERES SATELITE GIRON 0 0 1 CERES GUADUAS 0 0 1 CERES MADRID 0 0 381 CERES SATELITE PIEDECUESTA 0 0 1 TUNAL 0 0 7 CERES LA V EGA 0 0 141 BUGA 0 0 0 CERES CHOACHÍ 0 0 0 CERES GACHETÁ 0 0 0 CERES UBATÉ 0 0 0 TOTAL 72 486 1060

2009-60 212 2 0 0 12 2 67 0 28 0 1 1 164 0 0 1 0 93 368 0 0 136 1 131 42 68 1329

Frente al registro de notas de los estudiantes directamente en la forma de histórico de notas, sin que se haya realizado en el sistema la inscripción de asignaturas para el periodo referido en el histórico, los miembros de GST afirman que el año pasado se habían enviado a los centros de registro y control los manuales y procedimientos para la generación de novedades de notas. Sin embargo, aun se presentan 134 casos en el primer periodo del 2009 y 44 en el segundo.

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Para los casos de los centros de operación de la Sede Bello y Villavicencio han reportado que esta situación se presentó al realizar el cambio de centro de operación de algunos estudiantes. Sin embargo, las actualizaciones requeridas para normalizar los reportes en el sistema BANNER ya se están realizando. Estamos a la espera de la respuesta de los demás centros de operación. ESTUDIANTES CON REGISTRO DE NOTAS DIRECTAMENTE EN HISTORIA ACADÉMICA SIN ESTAR INSCRITOS (Periodos 200910 – 200960) CENTRO DE OPERACIÓN 2009-10 2009-60 SEDE BELLO 13 2 CERES VALLE DE ABURRA 4 0 CERES SATELITE GIRON 2 1 CERES PRADO 4 1 CENTRO REGIONAL SOACHA 1 9 SEDE PRINCIPAL 16 8 CENTRO REGIONAL URABÁ 0 1 CENTRO REGIONAL VILLAVICENCIO 67 0 CANDELARIA – BOGOTÁ 19 1 GRANADA - META 3 0 IEVD 1 10 CERES POTOSÍ 0 1 CALI – DISTANCIA 4 0 TUNAL 5 0 TOTAL 134 44

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Cursos: A la fecha, aun se encuentran cursos correspondientes al periodo en curso (201010) sin docente asignado.

CURSOS SIN DOCENTE ASIGNADO (Periodo 201010) CENTRO DE OPERACIÓN 2010-10 ACTUALIZADOS BAGRE 62 36 BUGA 28 0 CERES BUCARAMANGA 15 0 CERES CHINCHINA 2 0 CERES POTOSÍ 4 2 CERES PRADO 1 1 CERES SATELITE FLORIDABLANCA 1 0 CERES SATELITE GIRÓN 21 19 CERES UBATÉ 42 38 ELABORO NOMBRE: CARGO: FECHA:

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PENDIENTES 26 28 15 2 2 0 1 2 4 APROBO

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ELABORO

REVISO NOMBRE: CARGO: FECHA:

Cod: Fecha: 28/04/2010

CURSOS SIN DOCENTE ASIGNADO (Periodo 201010) CENTRO DE OPERACIÓN 2010-10 ACTUALIZADOS CERES VALLE DE ABURRÁ 26 0 CALI – DISTANCIA 55 39 CERES FLORIDA – VALLE 27 16 CENTRO REGIONAL GIRARDOT 4 4 CENTRO REGIONAL SOACHA 17 6 CERES VILLAVICENCIO 98 3 SEDE BELLO 218 0 SEDE PRINCIPAL 8 2 CANDELARIA – BOGOTÁ 7 1 TUNAL 7 2 CENTRO REGIONAL URABÁ 46 8 TOTAL 643 121 TOTAL CURSOS CREADOS EN BANNER 8937

NOMBRE: CARGO: FECHA:

Versión:

PENDIENTES 26 16 11 0 11 95 218 6 6 5 38 522

APROBO NOMBRE: CARGO: FECHA:


BANNER 100% - PARTE 1