Information Management
Informationsmanagement im Fokus der Digitalisierungsstrategie
ERP-System bei der Digitalisierung ihres Unternehmens eine zentrale Rolle spiele [2]. ERP als Single-Point-of-Truth führt hierbei die unterschiedlichen Systeme durch leistungsfähige Schnittstellen zusammen und bricht Informationssilos auf. ERP punktet insbesondere dadurch, dass es alle Informationsflüsse automatisch und verlässlich zusammenführt. Erfolgt dies nicht, laufen Unternehmen zunehmend Gefahr, durch die vielen verschiedenen Einzellösungen Daten an den unterschiedlichsten Orten isoliert und unzusammenhängend abzulegen. Wer das Informationsmanagement jedoch strategisch im ERP verankert, erhöht nicht nur den Überblick für Mitarbeiter und Entscheider, sondern spart auch Zeit und Kosten, minimiert Fehler, erhöht die Produktivität und stärkt die Kundenbindung. Das ERP-System dient hierbei quasi als Datendrehscheibe, die Unternehmen hilft, immer komplexere Aufgaben zu bewältigen und sich kontinuierlich verändertem Markt- und Kundenbedarf zu stellen.
Informationen aus dem DMS integrieren Um die Bedeutung eines strategischen Informationsmanagements herauszustellen, lohnt es sich, die Vorteile zu betrachten, die mit dem ERP verbundene Lösungen wie Data-Management-
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System (DMS) und Business Intelligence beinhalten. Die Aufgabe moderner Dokumentenmanagementsysteme ist die digitale Erfassung, Verarbeitung und Archivierung dokumentenbasierter Informationen. Ist das DMS aber isoliert und nicht mit dem ERP verbunden, müssen Vorgänge mühsam manuell indiziert und verschlagwortet werden, da die meisten Informationen in direkter Beziehung zu Geschäftsvorgängen entstehen. Ein Beispiel: Das isolierte DMS sieht nicht automatisch, dass es sich bei einem Dokument um eine Eingangsrechnung handelt. Diese Assoziation und Einordnung in den Geschäftszusammenhang leistet erst der Mensch, beziehungsweise das ERP, das Informationen automatisch in einen sauberen und mit anderen Bereichen vergleichbaren Kontext bringt. Wird das DMS in die Oberfläche des ERP integriert, lassen sich Dokumente direkt dort ablegen, wo sie hingehören. Durch die zentrale Archivierung und Suchmöglichkeiten aller mit einem Geschäftsprozess in Verbindung stehenden Dokumente unter einer einheitlichen Oberfläche lässt sich eine Verschmelzung von ERP und DMS erreichen. Das mit dem ERP verbundene DMS schafft es, Dokumente basierend auf Vorgaben automatisch in einen Sinnzusammenhang zu bringen – egal ob es sich hierbei um strukturierte Informationen wie Rechnungen oder Bestellbelege oder unstrukturierte Informationen wie E-Mails handelt. So lassen sich mit wenigen Klicks beispielsweise alle relevanten Informationen zum Kunden Müller oder Lieferanten Schmidt