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Implementaci贸n del ITP en Lilly M茅xico Afiliada

Dieter Otto De Paz Mancera Octubre-2010


Índice: Introducción

3

Objetivo

3

Glosario

4

Planeación del Proyecto

5

Resultados

5

1. Forma de trabajo diferente en cada área y personal involucrado.

5 6

2. Descripciones de Puesto.

7

3. Determinación de cursos mandatorios. 4. Accesos de los TDS y entrenamiento en el uso de SAP y Leads.

8

5. Comunicación entre los TDS y los empleados e invitarlos a que participen.

10

6. Definir las responsabilidades de un TDS y sus actividades.

14

7. Clasificación de contratistas.

16

8. Creación de las posiciones en el sistema Leads.

17

9. Determinación de los entrenamientos técnicos para cada posición. 10. Creación de Bet Ids. 11. Subir entrenamientos mantenimiento del sitio web.

18 21

al

servidor

y 23

12. Campaña de comunicación del ITP. 24 13. Tipos de Reportes. 26

Anexos

30

Puntos Pendientes

31

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Introducción: Dentro de Lilly existe un alto compromiso con sus empleados, así que existe un “Plan de Entrenamiento Individual” (ITP por sus siglas en inglés), este plan proporciona al empleado los requerimientos de entrenamiento necesarios para que pueda realizar sus actividades de manera correcta cumpliendo con los requerimientos establecidos para cada proceso y evitando así la generación de desviaciones. En la afiliada se tenía conocimiento básico y limitado acerca del concepto del ITP. A continuación la información más relevante del proyecto.

Objetivo: Los objetivos de este proyecto fueron: Contar con un proceso confiable de generación, control y administración de entrenamientos establecidos a cada una de las personas que laboran en la afiliada para que pudieran desarrollar sus actividades de forma correcta dentro de los lineamientos establecidos por la compañía. Generar un proceso ordenado, claro y reproducible para la administración de los entrenamientos. Contar con un proceso de monitoreo continuo sobre el cumplimiento de entrenamiento de cada persona (Métrica ITP).

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Glosario: ITP: Plan de entrenamiento Individual (Individual Training Plan ITP). TDS: Encargado de generación, control y administración de entrenamientos (Training Data Steward TDS). Leads: Software que sirve para administrar el ITP. SAP: Software que sirve para la creación de un número de identificación a los entrenamientos y para registrar la asistencia del personal a un curso. Bet Id: Número de identificación asignado a un curso de entrenamiento. Bet Map: Grupo de entrenamientos que son guardados en una “caja” en el sistema Leads. Position Type: Etiqueta que sirve para ligar a la persona con su Bet Map en el sistema Leads. Exento: Es cuando a una persona se da acreditado un curso porque ya cuenta con el conocimiento y no requiere entrenarse. ET(s): Son los entrenamientos técnicos que capacitan a la persona para realizar las actividades de la posición. ED(s): Son los entrenamientos de desarrollo que ayudan a incrementar el conocimiento de la persona. DP(s): Documento que detalla la descripción de puesto donde se encuentran enlistas las actividades y habilidades necesarias que requiere una posición dentro de la organización. Ventas: Se entiende que incluye a las áreas de Specialty, Primary Care y Gobierno. RH: Área de Recursos Humanos. IT: Área de Informática. DG: Área de Dirección General. AC: Área de Asuntos Corporativos.

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Planeación de Proyecto: El proyecto se dividió en 4 etapas que a continuación se explica detalladamente cada etapa:

1. Diagnostico (Enero-Febrero):

2. Diseño (Febrero-Abril):

Conocer proceso existente de generación, control y administración de entrenamientos en la afiliada.

Depurar la información existente en el sistema SAP y Leads

Revisar información disponible de DPs

Generar e identificar de DPs

Entender estructura organizacional de la afiliada

Determinar los cursos mandatorios por área y posición

Conocer roles y responsabilidades de personas encargadas del control y administración de entrenamientos.

Entrenar a los TDS en los procesos de generación, control y administración de entrenamientos

4. Implementación (Mayo-Octubre): 3. Creación (Abril-Agosto):

Campaña de comunicación para promover el proyecto del ITP

Creación de posiciones en el sistema Leads

Determinar los cursos que son compartidos para varias áreas de la afiliada y centralizar la información

Creación de un sitio web de entrenamiento Clasificación de entrenamientos Creación de Bet Ids

Iniciar la asignación de los entrenamientos técnicos por posición y correr pruebas para revisar el funcionamiento

Determinación de entrenamientos por posición

Definir métrica de ITP y fecha de aplicación

Roles y responsabilidades de un TDS

Definir organización final entrnamiento en la afiliada

y responsabilidades de

Figure 1 Fases del proyecto

Resultados: 1. Forma de trabajo diferente en cada área y personal involucrado. Se encontró que cada área trabaja y tiene necesidades diferentes, la cantidad de personal a revisar y administrar no es equitativo ya que existen TDS que son del área de entrenamiento y por lo tanto tienen a su cargo más de un área, también ya se identificó al personal involucrado en el proyecto el cual fue entrenado para obtener los accesos a los sistemas SAP y Leads, también fueron entrenados para crear Bet Ids y resolver problemas del día a día.

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•Asistente admon •Asisten admon •Coordinadora de control interno •Asociada de entrenamiento

Área a la que pertenece

Nombre

Posición

•Irais Hernández •Julieta Lojero •Marisol García •Lorena Lavín

•MSO •IT •Finanzas •RH

Área a la que da servicio •MSO, Ventas, Mktg •IT •Finanzas •RH,DG,AC,Legal

Figure 2 Lista de TDS en la afiliada y áreas a las que dan servicio

2. Descripciones de Puesto. Se encontró que la afiliada no contaba con DPs. Se desarrollaron y recolectaron las DPs de toda la afiliada en un archivo de Excel que en la actualidad está guardado en el sitio de colaboración de Entrenamiento y deben de ser actualizadas cada 2 años. El gerente del área de Beneficios y Compensaciones será el área responsable del resguardo y actualización de las DPs.

Puntos de seguimiento: El gerente del área de Beneficios y Compensaciones y el área de IT resguardarán las DPS en el sistema SEDI El gerente del área de Beneficios y Compensaciones asegurará el proceso de generar nuevas DPs, cambios y actualizaciones

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Descripciones de Puesto Lilly Afiliada generadas Finanzas

42

Recursos Humanos

34

Legal

3

Dirección General

3

Asuntos Corporativos

8

IT

23

Specialty

8

Primary

10

Primary / Specialty

6

Gobierno

9

Compliance

6

MSO

24 0

10

20

30

40

50

Descripciones de Puesto Total=176

Figure 3 Resumen de DPs en la afiliada

3. Determinación de cursos mandatorios. Para cumplir con los entrenamientos que requieren nuestro personal y no son exclusivos de un área o de una posición se creó un bet map con los cursos mandatorios y que son de varias áreas.

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Figure 4 Entrenamientos mandatorios

4. Accesos de los TDS y entrenamiento en el uso de SAP y Leads. Se solicitó al área de entrenamiento en el corporativo los entrenamientos necesarios para poder ser Administrador de Leads, esto con la finalidad de poder crear posiciones, position types y bet maps en el sistema. También se solicitó el acceso a SAP para crear Bet Ids y administrarlos. Para tener acceso a estos bet maps es necesario contactar al área de entrenamiento en el corporativo. Los Bet Maps necesarios para poder tener todos esos accesos en el sistema son los que se enlistan a continuación. Contacto en Indianapolis: SAP/Leads Global Power User SME.

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Figure 5 Bet Maps necesarios para ser administrador de entrenamiento en SAP y Leads

Para que los TDS no tengan que recordar todo de memoria se creó un manual electrónico y que también está en formato “pdf” para el TDS, este manual incluye los pasos a seguir para realizar las actividades diarias en el sistema SAP y Leads. Este manual se encuentra en el sitio web de entrenamiento. (http://lillynet.global.lilly.com/sites/IntranetRH/training/Paginas/AdministraciónITP.aspx).

Figure 6 Portada del manual electrónico de las actividades que se realizan en SAP y Leads

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Figure 7 Portada del índice del manual electrónico de las actividades que se realizan en SAP y Leads

5. Comunicación entre los TDS y los empleados e invitarlos a que participen. Uno de los problemas que se tenían entre las TDS era la falta de comunicación cuando alguien asignaba un entrenamiento, cuando alguien se movía de posición o inclusive cuando un Bet Id era creado o dado de baja. Como existía esta problemática se veía reflejado en la confianza de los empleados al utilizar el ITP, ya que sucedía que tenían duda y las respuestas por falta de conocimiento no satisfacían a los empleados. Se creó un sitio web de entrenamiento (http://lillynet.global.lilly.com/sites/IntranetRH/training/Paginas/AdministraciónITP.aspx) para poder resolver estos problemas de comunicación entre los TDS y entre los TDS y los empleados.

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Figure 8 Página principal del sitio web de entrenamiento en la afiliada

El sitio web está dividido en 6 partes que se describen a continuación: Banner de mensajes: Está sección está destinada a explicar al empleado de una forma gráfica y rápida que es lo que ofrece este sitio y donde debe dar clic si necesita algo.

Figure 9 Banner de mensajes de ayuda para consultar el sitio

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Logo de ITP: Para dar a conocer el ITP se decidió diseñar un logo para que tuviera una identidad y de esta manera los empleados pudiera identificar el proyecto y todo lo que involucra el ITP. Está sección está destinada a llevar al empleado a su ITP y poder revisar que entrenamientos requiere cumplir.

Figure 10 Banner de mensajes de ayuda para consultar el sitio

Figure 11 Entrenamiento creado para aprender a revisar el ITP http://elintra1.na.am.lilly.com/it/betid/cursosventas/EntrenamientorevisarITP/itp.htm

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Noticias y actualizaciones en el ITP: Está sección está destinada a mantener la comunicación entre los TDS, ya que en caso de se cree un nuevo Bet Id, se requiere eliminar un curso o exista algún cambio en un Bet Map, el TDS escribirá el aviso en esta sección y las otras TDS se enterarán de los cambios y/o modificaciones. Los empleados también podrán ver estos mensajes con la finalidad de que vean también ellos las actualizaciones que existen.

Figure 12 Área para publicar noticias y actualizaciones en el ITP

¡Conoce Más!: Está sección está destinada ayudar al empleado y al TDS en las actividades diarias de entrenamiento. TDS: puede revisar el manual electrónico para actividades en SAP y Leads, puede entrar al portal de políticas y procedimientos de la afiliada, cargar métricas de desempeño o recibir solicitudes electrónicas de ayuda de los empleados que llegarán a su correo electrónico. Empleados: puede entrenarse en cómo utilizar el sitio, saber cómo revisar el ITP, enviarle una solicitud electrónica al TDS que da servicio a su área y pedirle su ayuda, puede conocer al TDS que da soporte a su área.

Figure 13 Área para entrenarse, contactar al TDS y manuales electrónicos

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Material de consulta: Esta sección tiene los manuales electrónicos en formato “pdf” en caso de requerirse los archivos compartidos entre los TDS que requieren actualización constante.

Figure 14 Área para descargar los materiales electrónicos de interés y para actualizar bases de datos

Métricas: En esta sección los TDS podrán poner los datos de desempeño en el ITP de sus aéreas y cualquier persona podrá ver cuál es el desempeño de la afiliada en general y por área.

Figure 15 Área que muestra el desempeño de entrenamiento de la afiliada

6. Definir las responsabilidades de un TDS y sus actividades. A continuación se detallan las responsabilidades y actividades que hace un TDS:

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Responsabilidades de Training Data Steward (TDS). Cuando un TDS cree un Bet Id en el sistema, debe avisar a los otros TDS con la siguiente información: nombre del Bet Id, Bet Id del curso y para quien aplica. Cuando un TDS cree un Bet Id y considere que aplica para todas las áreas, debe avisar a los TDS de las otras áreas. El TDS de cada área será responsable de asignar el curso a su personal, aunque no haya sido el creador del mismo. Cada fin de mes el TDS de cada área será responsable de correr un reporte para verificar el nivel de entrenamiento. En caso de que algún empleado (a) no esté cumpliendo, el TDS le enviará un correo al empleado (a) con copia a su supervisor para darle seguimiento. Cuando se cree un Bet Id, el TDS creador de dicho Bet Id será responsable de darlo de alta en LEADS. En caso de que sustituya a otro, deberá dar de baja el Bet id (viejo) en SAP y LEADS. Cuando llegue personal nuevo a la compañía, el TDS de cada área será el responsable de asignarle todos los entrenamientos que requiere, no importando que sean los entrenamientos sean de su área o no. Los TDS de las diferentes áreas serán Back ups entre ellas, esto para garantizar que en caso de que un área no tenga a su TDS por cualquier razón no se quede desatendida. En caso de que el TDS sea promovido tiene la obligación de dejar entrenado a su reemplazo, en caso de que se vaya de la compañía, se tendrá una reunión con su supervisor y se revisará cual es la mejor estrategia a seguir.

Actividades que hace un Training Data Steward (TDS). En el sistema LEADS: Crear un Área (Dirección o Gerencia). Crear una Posición. Crear un reporte del ITP de todas las áreas de la “Afiliada”. Asignar Bet Map (grupo de cursos) a una persona o posición. Desactivar un empleado cuando deja la compañía. Generar el historial de una persona cuando deja la compañía o cambia de posición. Saber qué posición tiene un empleado y cambiar al empleado de posición. Revisar si “X” curso/entrenamiento ya lo el empleado. Saber que cursos de entrenamiento de desarrollo y técnicos tiene asignados la posición. Asignar dominio, días de entrenamiento y días de retoma para un curso. Asignar o quitar el/los curso(s) a una persona (curso flotante) o alguna(s) posición(es).

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En el sistema SAP: Crear Bet Ids (No de curso) para que aparezca en el ITP del empleado. Crear una “historia de entrenamiento” de los empleados cuando asisten a un curso y se tiene una lista de asistencia. Dar un curso por “exento” cuando una persona ya no lo requiere, puede ser porque ya tomó el curso o por su formación. Asignarle dueño y administrador a un Bet Id para que los empleados sepan quién es el dueño y puedan dirigirse a esa persona por cualquier cosa.

7. Clasificación de contratistas. En la compañía existe personal que es contratista y para poder asignar, controlar y administrar sus entrenamientos fue necesario identificar sus actividades y crear unos Bet Maps por cada tipo de contratista que existe para poder asignárselo al personal correspondiente y así asegurar que se cubre a todo el personal de la compañía. Esta información se encuentra ya cargada en el sistema Leads y en el sitio web de entrenamiento. La clasificación se dividió en 6 categorías: Contratista tipo A: personal son: Agencia o Inplant, con Interacción con Terceros, sin equipo Lilly y que laboran en Lilly. Contratista tipo B: personal que es: Agencia o Inplant, con interacción con Terceros, con equipo Lilly y que labora en Lilly. Contratista tipo C: personal que es: Agencia o Inplant, sin interacción con terceros, con equipo Lilly y labora en las oficinas de Lilly. Contratista tipo D: personal que es: Agencia o Inplant, sin interacciones con terceros, sin equipo Lilly y labora en Lilly. Contratista tipo E: personal que es: Inplant, sin interacción con Tercero, sin equipo Lilly, solo visita Lilly. Contratista tipo P: personal que es: Practicante, tiene interacciones con terceros, con equipo Lilly y labora en Lilly.

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Figure 16 Tipo de contratistas

Figure 17 Ejemplo de un Bet Map de contratistas con sus entrenamientos tĂŠcnicos

8. CreaciĂłn de las posiciones en el sistema Leads. Para poder asignar los entrenamientos al personal se crearon las posiciones en el sistema para las ĂĄreas de RH, Finanzas, Legal, Compliance, IT, DG, Ventas, MSO y Asuntos Corporativos. Se crearon en el sistema Leads un total de 184 posiciones.

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Figure 18 Ejemplo de posiciones creadas en el sistema Leads

9. Determinación de los entrenamientos técnicos para cada posición. Para determinar los entrenamientos técnicos de las posiciones se hizo un análisis de la posición para identificar cuáles son las actividades críticas que las personas deben conocer para poder desempeñar sus actividades. Después de obtener la lista de entrenamientos que requiere la posición se crearon en el sistema SAP, asignándoles un bet id a cada entrenamiento y después de eso se colocaron en el folder con el nombre de la posición a la que correspondían en el sistema Leads.

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Para mayor detalle revisar el “Manual para el TDS” que esta el sitio web de entrenamiento.

Análisis de las actividades de la posición

Obtener entrenamientos de la posición

Crear los Bet Ids

Agsignar Bet Map a la persona

Asingar los Bet Ids en Leads

Figure 19 Diagrama de flujo para determinar los ETs a una posición

Crear Bet Map con el nombre de la posición

Crear el Position Type con el mismo nombre del Bet Map anterior

Colocar Bet Ids en el Bet Map de la posición

Asignar Bet Map a la persona relacionado al Position Type

Asignar Position Type a la persona

Determinar fechas de cumplimiento de cada Bet Id

Figure 20 Diagrama de flujo para crear el Bet Map y asignarlo a la posición

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Figure 21 Ejemplo de ETs asignados a una posici贸n

Figure 22 Ejemplo de ETs asignados a una persona

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10. Creaci贸n de Bet Ids. Para poder tener los entrenamientos en el sistema Leads, es necesario crear los bet ids en SAP y despu茅s de un tiempo se ven reflejados en el sistema Leads.

Determinar nombre del curso

Obtener el material de entrenamiento

Crear el Bet id en SAP

Ligar el Bet id con el material en el servidor

Subir el material de entrenamiento al servidor

Digitalizar el material de entrenamiento

Figure 23 Diagrama para la creaci贸n de un Bet Id

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Se presenta la cantidad de Bet Ids y sus cr茅ditos electr贸nicos que se crearon en la afiliada.

No. Bet Id Creados Total Seguridad H&S Diabetes MSO Ventas Legal Corporate Affairs Calidad RH Compliance Finanzas IT

305 2 7 5 21 116 10 4 1 89 20 27 3 0

100

200 No. Bet Id Creados

300

Figure 24 Bet Id creados en la Afiliada

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400


11. Subir entrenamientos al servidor y mantenimiento del sitio web. Para poder visualizar los entrenamientos “on-line”, es necesario subirlos a un servidor para que al ligarlos al bet id, estos se pueden presentar en conjunto cuando se abre un entrenamiento en el ITP. Para poder subir el material de entrenamiento al servidor o asesoría en el sitio web es necesario contactar al personal de IT. Contacto de IT: Business Unit Integrator.

Tener el material de entrenamiento

Digitalizar el material de entrenamiento

Enviarlo al área de IT para que lo suba al servidor

La dirección es pegada en el Bet Id

IT nos envia la dirección donde esta guardado

Figure 25 Diagrama de flujo de como se sube un material de entrenamiento al servidor

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12. Campaña de comunicación del ITP. Para darle difusión al proyecto de ITP se diseño una campaña de comunicación que apareció en los monitores internos de la compañía, en correos electrónicos y en la revista Pensar en Rojo. En la edición de Julio, Agosto y Diciembre salieron tres artículos que ayudaron al refuerzo de la campaña de ITP y que es lo que se tiene planeado hacer para seguir trabajando con el ITP.

Explicar que es el ITP

Clasificación de entrenamientos

Reforzamiento con mensajes cada mes para revisar el ITP

Explicar que el ITP es tu responsabilidad

Figure 26 Fases de la campaña de comunicación del ITP

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Figure 27 Ejemplo de un mensaje de la campa帽a enviado al correo electr贸nico

Figure 28 Mensaje de reforzamiento enviado al correo electr贸nico

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13. Tipos de Reportes. Para que sea fácil conocer la situación de entrenamiento de un área, de una posición o de una persona, a continuación se explica la forma de obtener reportes detallados y específicos que dependiendo de las necesidades será el que se necesite.

Figure 29 Ejemplo empleado con su posición asignada en Leads

Figure 30 Ejemplo de Bet Maps asignados a una persona

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Ir aLeads

Reporte

Student

Obtener reporte

Detailed ITP

Figure 31 Como obtener el detalle del ITP de una persona

Ir a Leads

Reporte

Bet Map

Obtener reporte

Bet Map List

Figure 32 Como obtener lista de posiciones creadas de un รกrea en Leads

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Ir a Leads

Reporte

Bet Map

Obtener reporte

Bet Map Detail

Figure 33 Como obtener lista de cursos que tiene un Bet Map

Ir a Leads

Reporte

Bet Map

Obtener reporte

Bet Map to History Comparison

Figure 34 Como obtener lista de cursos pendientes por cumplir en un Bet Map

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Ir a Leads

Reporte

Business Event Type

Obtener reporte

Escribir el Bet Id y 谩rea

Bet Percent Complete

Figure 35 Como obtener un reporte de un Bet Id asignado a ciertas personas, posiciones o 谩reas en Leads

Ir a Leads

Reporte

Reference

Obtener reporte

Escribir la Direcci贸n o Position Type

Division/Percent of current training

Figure 36 Como obtener un reporte de ITP de toda una direcci贸n

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Anexos

Figure 31 Como obtener el detalle del ITP de una persona

Anexo 1

Figure 32 Como obtener lista de posiciones creadas de un รกrea en Leads

Anexo 2

Figure 33 Como obtener lista de cursos que tiene un Bet Map

Anexo 3

Figure 34 Como obtener lista de cursos pendientes por cumplir en un Bet Map

Anexo 4

Figure 35 Como obtener un reporte de un Bet Id asignado a ciertas personas, posiciones o รกreas en Leads

Anexo 5

Figure 36 Como obtener un reporte de ITP de toda una direcciรณn

Anexo 6

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Puntos Pendientes:

Determinar porcentaje de cumplimiento del ITP y periodo para alcanzar la m茅trica definida. Determinar al responsable del proceso de administraci贸n de entrenamiento, coordinar a los TDS, determinar al responsable del sitio de entrenamiento. Hacer entrega del proyecto a la persona responsable.

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Proyecto ITP