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CONTENIDO Acerca del Autor

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Prefacio

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CAPITULO I

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Forma de Presupuestar CAPITULO II

pág. 6 pág. 8

Recomendaciones Generales pág. 8

Presupuestos Factores Materiales y Mano de Obra Reportes Actualizaciones Utilerías Otras Opciones

CAPITULO III

pág. 12 pág. 14 pág. 17 pág. 20 pág. 22 pág. 22 pág. 23

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Iniciemos un presupuesto

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Acerca del Autor Dario Díaz, es Socio fundador de Incorpora. Recibió el título de Arquitecto en la Universidad San Carlos de Guatemala. Su experiencia se basa en su función de líder para el desarrollo de proyectos inmobiliarios, Dario es reconocido por la creación, manejo y cumplimiento de presupuestos, así mismo sobresale por el excelente control de la programación y calidad en la ejecución de los proyectos que dirige. Su reconocimiento en el mercado es valioso por su liderazgo, profesionalismo y valores.

Prefacio Bienvenidos a la familia de Incorpora y de su sistema de I-21 Quick.

Incorpora es una empresa con más de 20 años de experiencia. Nuestra pasión es dirigir proyectos y para ello hemos desarrollado los servicios de programación de obras, supervisión de contraparte, dirección técnica, auditoria de proyectos pre y post ejecución, el sistema I-21 Costos para el control de presupuestos y operaciones de construcción, entre otros. En un mercado cada vez más competitivo tenemos la necesidad de contar con las mejores herramientas y experiencias que nos ayuden a mejorar nuestra productividad, por ello surge la necesidad de crear un sistema para generar presupuestos, en esta oportunidad I-21 Quick. 4


Nuestro sistema está a su servicio con el compromiso de poder asistirlo en la elaboración de esta tarea. Este manual no solo pretende mostrar cómo funciona el sistema sino propone una guía de cómo deben elaborar los presupuestos. Por medio del sistema podrá organizar el proyecto para acceder por áreas a cada uno de los costos, por lo que con el sistema no solo está adquiriendo una base de datos de costos actualizada sino la experiencia que ha adquirido Incorpora como experta en presupuestos. Los costos son una base y no pretenden ser precios cerrados, por lo que cada usuario deberá negociar precios finales con sus proveedores dependiendo del volumen de compra, días crédito y otras variables como lugar y tiempo de entrega. Nuestros usuarios son profesionales que valoran la entrega de información certera por ello que contamos con asesoría través del sistema y telefónica en el manejo del sistema y en presupuestos durante la duración de nuestros servicios. El sistema I-21 Quick, está orientado a realizar presupuestos basados costos unitarios (Partidas de costos, renglones presupuestarios, etc.), que se denominan CÉDULAS DE COSTOS, que no son más que precios armados a partir de características básicas de elementos comunes. Después de conocer nuestra versión Quick podrá optar por nuestro sistema I-21 Costos Plus que tiene habilitadas todas las funciones del sistema como acceso a realizar distintos proyectos en lugar de únicamente cinco. 5


CAPITULO i Forma de Presupuestar El propósito de este manual es permitir al usuario una herramienta que tenga el conocimiento de presupuestos para estimar los costos de los proyectos que estará construyendo. Puede que entre empresas existan variaciones dependiendo de factores variables como la utilidad del proyecto, pero la base debe ser la misma y esto es lo que hace el programa, tener la base con precios de Guatemala actualizados y una sección donde puedan ingresar los factores variables del proyecto. El programa es una guía que ayuda al usuario a desarrollar el presupuesto de forma ordenada y lista para presentar al cliente. Lo único que necesita es un calculista que tenga la cuantificación de las cedulas de costos listo para alimentar la información. Sugerimos a nuestros clientes que al realizar el presupuesto tenga listo el plan de cómo ejecutara el proyecto ya que variables como el tiempo de entrega y clima pueden afectar el precio, así como cambio de año fiscal puede afectar el salario mínimo, si tuviera alguna duda ofrecemos capacitaciones que abordan estos temas. A continuación la forma como Incorpora construye un presupuesto.  

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BASE DE PRECIOS DE MATERIALES Y MANO DE OBRA Aquí se almacenan todos los precios de materiales y mano de obra que el programa utiliza. El sistema trae originalmente una base de precios denominada “GENERAL”. Esta base de datos es la base de Cédulas que no es más que el conjunto de materiales y mano de obra que se necesitan para generar elementos de construcción como las columnas que tienen varios materiales y renglones de mano de obra involucrados. La base ha sido generada a través de los años con la experiencia de Incorpora colocando los materiales y mano de obra básica para cualquier construcción. ARCHIVO DE CÉDULAS Este archivo sirve para almacenar los diferentes costos unitarios. Las cédulas de costos son generales para todo el sistema y varían en su totalidad cada vez que sé recalculan afectando automáticamente el presupuesto que se encuentra activo. PRESUPUESTOS Un presupuesto es como su nombre lo indica es un supuesto de cuánto debe costar la ejecución de un proyecto de principio a fin. Aquí se manejan un listado de cédulas de costos y sus respectivas cantidades para obtener un presupuesto. Estos costos son actualizados cada vez que se actualiza la base de datos y se adicionan subcontratos, gastos adicionales, costo de la administración del proyecto, la utilidad, impuestos, entre otros. Incorpora es un 7


facilitador del sistema y sus conocimientos, más no es responsable de los presupuestos realizados por el usuario.

CAPITULO II Recomendaciones Generales La mayoría de opciones del sistema se presentan en forma de ventanas que funcionan en forma similar a los sistemas de Office, lo que permite el fácil aprendizaje. La utilización de Iconos para acceder al menú permite fácilmente acceder a las opciones deseadas. INSTALACIÓN DEL SISTEMA I-21 Quick se instalará en forma automática, inserte el CD y espere que el programa de instalación lo guíe en todo el proceso de instalación. En caso de que su sistema no esté configurado para correr los programas de forma automática con el explorador busque en su unidad de CD el programa INSTALAR y ejecútelo. Instalación a través de descarga de la Web Al finalizar la instalación sobre su escritorio aparecerá el Icono de I-21 Quick y se habrá creado un apartado en menú de programas denominado I-21 Quick. (Ver que programas serán visibles en la carpeta).

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Para correr el programa presione el Icono con el botón izquierdo del ratón dos veces. La primera vez que corra este sistema le pedirá una clave de acceso que nosotros gustosamente le proporcionaremos en nuestras oficinas. Si por alguna razón usted cancela el programa sin haber ingresado la clave, el sistema le pedirá una clave diferente la próxima vez que lo utilice. La licencia que le estamos otorgando es para una computadora y para un periodo de un año. UBICACIÓN DEL SISTEMA I-21 COSTOS PLUS Su sistema ha sido instalado en un directorio denominado \ I-21 Costos 2014. Dentro de este directorio se crearon 6 subdirectorios, los cuales le sirven a I-21 Quick para su correcto funcionamiento. Entre estos subdirectorios se encuentra el denominado DATA, aquí se almacena toda la información de costos.

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PÁGINA DE INICIO

En la página de inicio se ubica en la parte superior la barra principal de tareas con sus respectivas divisiones.

Por el lado izquierdo encuentran los símbolos para cerrar, maximizar y minimizar el programa así como noticias actualizadas con los comentarios realizados por Incorpora acerca de la actualidad en construcción.   MENÚ PRINCIPAL – FUNCIONES DE ICONOS -

El menú principal está ubicado en la parte superior en forma botones de menú desplegable.

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Opciones del menú principal: Presupuestos: Opera la creación, modificación y reportes de presupuestos. En esta versión se tienen activos cinco presupuestos simultáneos. Cédulas: Ejecuta las opciones de acceso a Cédulas. (No disponible en esta versión). Factores: Indicadores externos del presupuesto que se aplican al resultado final. Materiales & Mano de Obra: Acceso a base de datos y a listados de materiales y mano de obra. Control de Obra: Administra la explosión de materiales, la bodega y el control de obra. (No disponible en esta versión) Reportes: Se utiliza para imprimir reportes, portadas y exportar a Excel. Actualizaciones: Descarga de base actualizada de datos. Utilerías: Formato de los presupuestos e Información del programa. 11


Presupuestos

Proyecto Se utiliza para crear un nuevo presupuesto, en esta versión solo se pueden manejar cinco presupuestos por lo que en esta versión no está disponible para esta utilidad. Se utiliza para llamar al listado de presupuestos existentes. No disponible en esta versión. Como su nombre lo indica es para eliminar presupuestos creados. El presupuesto será eliminado y se habilitara una nueva hoja. Se utiliza para recuperar un presupuesto que ha sido eliminado por error del usuario (No habilitado para esta versión).

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Guarda presupuestos existentes con un nuevo nombre si necesita realizar un clon. Esta utilidad no está habilitada para esta versión. Se utiliza para realizar la unión de varios presupuestos que se trabajaron por separado. No habilitado para esta versión.  

Presupuesto Se utilizan para mostrar y ocultar los presupuestos que se están utilizando en el momento. En I-21 Quick se utiliza para mostrar u ocultar los cinco presupuestos que se manejan de forma simultánea. Se utiliza para la búsqueda de presupuestos en el sistema. Esta función inserta un renglón vació en el presupuesto para poder ingresar subcontratos o ítems no especificados en la base de Cédulas entregada. Aquí podrá dejar en 0 las cantidades del presupuesto que tiene activo, mucho cuidado pues esta acción no se puede deshacer. No disponible en esta versión. Se utiliza para modificar los costos de las cedulas según criterio del usuario. 13


Al presionar este botón podremos revisar cómo se ha realizado la integración de costos por cedula. Se visibiliza la pantalla con los materiales, mano de obra y subcontratos, así como otros costos incluidos. Icono para visualizar únicamente los renglones que tienen asignada una cantidad, para reestablecer la vista de todos los renglones basta con volver a presionar.

Factores

En la carpeta Factores se ingresarán los factores que afectan al presupuesto a través del recálculo de cédulas. Estos factores pueden ser modificados posteriormente.

A continuación la descripción de cada uno de los factores. Desperdicios El factor de desperdicios afecta a todos los materiales ingresados en las cédulas de costos, tanto normales como especiales. Los factores de desperdicio e imprevistos conciernen en base a su experiencia y el tipo de proyecto que se está manejando. Para obras de regular envergadura o mayores se sugiere 14


un 5% y para remodelaciones puede llegar hasta un 10% dependiendo del tipo (Ver Anexo). Prestaciones El monto de prestaciones total que aparece (91%) no incluye la bonificación especial 78-89 modificadas por los decretos 7-2000 y 37-2001 que en este momento se está manejando como un pago mensual de Q 250.00 por algunas empresas, dependiendo de cómo se maneje, esta prestación esta influirá directamente en el factor final a prestar. Para presupuestos que tengan incluido el IVA habrá que incluir este factor dentro de las prestaciones, por ejemplo para un factor del 91% de prestaciones habrá que incluir un factor final de 114% (El costo de mano de obra + prestaciones multiplicados por el IVA (100+91)*12=23% +91 =114%). Es una práctica común en el mercado de constructoras utilizar un factor del 70% sin IVA y del 91% con IVA incluido. Imprevistos Es un factor de seguridad que corrige los errores cometidos por el calculista al no incluir la totalidad de los renglones que incluyen un presupuesto y/o los errores de planificación que no se detectaron durante la elaboración del presupuesto, también es una medida de seguridad para cambio en los precios de materiales y mano de obra. 15


Se debe tomar en cuenta que estos factores afectan al costo directo no al precio final. Por ejemplo la utilidad no es sobre el precio total del proyecto si no sobre el costo directo conformado por Materiales, Desperdicios, Mano de Obra y prestaciones laborales. (Ver Anexo para revisar la referencia dada por Incorpora). Financiero En este renglón se coloca en términos de porcentaje el costo del dinero que estamos utilizando para el proyecto como consideración para poder pagar los intereses solicitados por la entidad prestamista. Este renglón no es utilizado comúnmente en la elaboración de presupuestos. Utilidad Se utiliza para colocar el porcentaje que se quiere ganar sobre el costo total del proyecto. Administración & Fianzas Colocar los factores que se estarán cobrando si realizan la administración del proyecto para dirigir la construcción. Este rubro debería cubrir todos los gastos administrativos que deben de cumplirse. Recomendamos elaborar un presupuesto independiente para determinar estos gastos de administración de campo y de oficina.

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Fianzas Dependiendo de las condiciones contractuales se necesitaran adquirir determinadas fianzas, las fianzas que el estado exige en sus contratos pueden ser del orden del 3.5%. Colocar el precio de las fianzas que deben cubrirse en el proyecto. Impuestos Nuestros listados de materiales llevan incluido el costo del IVA por lo que en los factores de impuestos sobre habrá que incluir son el impuesto sobre la renta o impuestos especiales y habrá que incluirle el IVA a la mano de obra a través de un incremento en las prestaciones. La suma de factores da como resultado el Factor General aplicado al presupuesto inicial. Factor General En esta sección muestra la suma de factores que afectaran el monto final del presupuesto.

Materiales y Mano de Obra En esta sección se despliega el listado de materiales y mano de obra incluida en el sistema, en esta pestaña puede modificar los precios y serán almacenados. 17


Listado de Insumos y Materiales En esta pestaña se tiene opción de leer todas las especificaciones técnicas del material, fotografía del mismo si aplica e información del proveedor que le puede proporcionar esos materiales para que rápidamente pueda ponerse en contacto. Para buscar un material puede usar la barra de búsqueda o escribir sobre la celda del material el nombre que está buscando, el material se organizara de inmediato. Esto es sumamente útil para asegurarnos de tener en cuenta todas las consideraciones del material que se está eligiendo, por ejemplo cómo utilizar el insumo o sus rendimientos. Usted encontrara descripciones como la siguiente:

CUBETA DE 19 LTS. / DUREX MASTER Pintura vinil-acrilica de acabado mate, ideal para trabajos de tipo económico por su resistencia al exterior y gama de colores.

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La pantalla muestra el nombre del material, la unidad de medida, el costo, el peso si aplica, el proveedor y la fecha de actualización. Al finalizar debe cerrar la hoja para poder continuar con el presupuesto activo.

Mano de Obra El listado de materiales de mano de obra muestra en nombre la descripción de la mano de obra, la unidad de medida, el costo y la fecha que se actualizo el precio. Al finalizar debe cerrar la hoja para poder continuar con el presupuesto activo.

Control de Obra Esta sección no aplica para la versión Quick, en esta pestaña podemos encontrar el manejo de presupuestos para aplicar pagos según el desarrollo del proyecto.

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Reportes Son reportes utilizados para mostrar la información en formato digital para imprimir al cliente y para trasladar a Excel para realizar las modificaciones que necesite el usuario.

En los reportes dentro del sistema existe una barra general con las siguientes funciones.

Botón de Salida Impresión de Documento Listado por renglón Esta opción nos genera un reporte de valores finales por renglón (rubro de obra) para entregar un presupuesto de subtotales sin el detalle de integración. Son útiles para realizar un estudio sobre la certeza del presupuesto, los valores de los rubros deben tener coherencia dependiendo del tipo de proyecto. Este informe es útil para analizar que renglones del presupuesto que son significativos, y cuál es el costo por unidad (Por ejemplo: por metro cuadrado). 20


Aquí también pueden analizarse los factores que integran el factor de gastos generales.

Listado por Cédulas

Muestra la totalidad de Cédulas ingresadas al presupuesto. Las opciones disponibles son: Materiales Despliega el listado de todos los materiales cotizados, es útil para revisar todos los precios base, las cantidades si tienen lógica en relación al proyecto y para entregar al cliente y pueda negociar las compras. 21


Exportar Renglón

El exportar a Excel es una herramienta valiosa en las licitaciones, porque los renglones no deben de ser ingresados nuevamente, solo se necesita definir el formato; evitando errores en la digitación.

Actualizaciones Esta sección descarga los nuevos precios cuando Incorpora actualiza la base de datos, depende del tipo de contratación realizada por el programa.

Utilerías En esta sección se modifican los encabezados y pies de página que deberán ser utilizados por el presupuesto.

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Puede utilizar el logotipo de la compañía que está realizando el presupuesto, se ingresan los datos generales del negocio y la persona encargada como información de emergencia.

Otras Opciones En la pantalla mostrara un enlace de noticias donde podrá acceder a tips, comentarios e información relevante que muestra Incorpora tanto en el programa como en su página de Facebook, Incorpora Consultores.

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Los invitamos a realizar preguntas en nuestra página para que sean resueltas por nuestro director.

Se visualiza una opción de Chat en Línea si quiere hacer preguntas mientras trabaja, estas llegaran directamente a Incorpora y serán resueltas en la brevedad posible.

Podrán acceder fácilmente a nuestros proveedores, quienes tienen un vendedor asignado para los clientes de Incorpora para atenderlos como se merecen y poder resolver consultas y solicitar sus pedidos en el instante.

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CAPITULO III Iniciemos un presupuesto Luego de tener cuantificado el proyecto podemos iniciar a utilizar la herramienta. A continuación un ejemplo paso a paso para poder realizar un presupuesto. Ejemplo Básico:

Al abrir el programa buscamos el botón mostrar que enseña los presupuestos activos. Nombramos a la primera pestaña “Ejemplo” haciendo doble clic sobre el nombre.

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Posteriormente colocamos cantidades de las cedulas cuantificadas. Para buscar un elemento en la lista de presupuestos basta con escribir sobre el nombre para que lo busque. Las cantidades solo aceptan dos dígitos después del punto decimal. La segunda pestaña lleva el nombre de Salón de eventos donde ya se encuentra ingresadas las cantidades como ejemplo.

Buscamos cada una de las cedulas en el programa, escribiendo sobre la celda el ítem que estamos buscando. Al ingresar las cantidades correspondientes a las descripciones podemos dar clic en filtrar para estudiar lo que se ha ingresado hasta el momento. Si existe un material incorrecto basta con colocar de nuevo la cantidad a 0 para dejar de ver la celda al colocar el filtro. Al presionar nuevamente filtro veremos todos los renglones nuevamente, incluso los que no tienen cantidad asignada. 26


Al fijar el filtro el presupuesto deberá verse de la siguiente manera: Para agregar un costo especial de construcción solicitamos un y allí colocamos la definición de agregar al presupuesto, en este transporte por tonelada.

como la licencia renglón especial lo que deseamos caso agregamos

Al finalizar de ingresar todas las cantidades y decidir el valor de cada uno de los factores que considere necesarios tendrá un reporte por renglón de su presupuesto y podrá utilizar el resto de reportes para generar información útil.

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Podemos utilizar la variedad de reportes para obtener la informaci贸n que necesitamos, como lo son listado de materiales para controlar las compras e inversi贸n del proyecto.

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Manual incorpora preliminarv2