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LA SIMPLIFICACIÓN (Cortos Reflexivos) Por: Oswaldo del Castillo Carranza1 Lo simple no siempre resulta lo mejor pero ayuda a un comienzo Introducción Los temas que hemos estado desarrollando en esta columna tienen que ver con un modelo organizacional que sigue impactando a la sociedad empresarial. Digamos, un asunto que tiene que ver con la academia y, principalmente, con la enseñanza en la escuela de negocios. Tratamos de mostrar al lector una forma, como muchas otras, de entablar compromisos con los que participan en la organización como un todo. Claro está que no resulta fácil pero lo que nos anima es que existen una diversidad de compromisos al interior y exterior de la organización que deben ser considerados para encaminarnos por una ruta más cercana al éxito empresarial. En el reflexivo anterior se hizo un análisis de la “humildad”, un valor con el que se debe trabajar a plenitud, entendiéndose en la propia definición de la empresa como: No prometer de más, no presumir, no crear expectativas falsas, dar más de lo que el cliente espera recibir. Sin “rollos”. Valor emanado desde la misma sencillez con que Coppel define parte de su actuación. Algunos podrán decir que la sencillez es sinónimo de simplificación, para ellos hay que decir que hay cosas que pueden hacerse sencillo si existe un proceso ajustado en la óptica de la simplificación; simplificar es acortar con eficacia. Cuando se entra a este tema de la simplificación es con la idea de que todos los procesos, al menos, tienen cosas que pueden reducirse o acortarse si el método con el que se realiza logra identificar u omitir algo innecesario; o sea, los procesos simplificados son aquellos que carecen de pasos innecesarios que ocasionan costos también innecesarios. La Simplificación: En los procesos, buscando la forma más simple para el Cliente y para el Personal. De una manera sencilla y sin problemas. Nos reza el enunciado de Coppel. Esta busca establecer una filosofía encarnada en cada sujetocolaborador bajo la idea de que la simplificación no significa acortar los procesos con costos altos sino más bien buscar la mejor forma de realizarlos. Para lo anterior se hace necesario el conocimiento del experto; nada tiene que ver con la antigüedad del trabajador en la organización. Más bien, el conocimiento con un agregado que Taylor ayudó a esclarecer: mejores métodos operativos. La organización es puesta a prueba en cada proceso productivo, en cada sistema, en cada procedimiento. Los métodos para “hacer” se convierten en la estrategia, con la absoluta idea de que el “hacer” implica ahorro, rapidez, destreza, eficiencia y confianza. Elementos convertidos en recursos técnicos y administrativos con los que se trabajarán de manera permanente y cotidiana, creando una cultura de servicio con calidad que abone al éxito de cada uno de los procesos que son puestos a prueba. 1

Doctor en Estudios Organizacionales y Profesor e Investigadores de Tiempo Completo Titular “C” de la Facultad de Contaduría y Administración de la UAS, miembro del Sistema Nacional de Investigadores Nivel I. miembro del Cuerpo Académico en consolidación “Administración de Negocios y Desarrollo Regional”. Publicado en Visión Empresarial, No. 139. Agosto de 2008.

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Si bien se está tratando de entender el modelo Coppel, esto sucede en cada modelo organizacional que crea un flujo y reflujo de la acción cotidiana en un día como cualquiera en el piso de ventas de una tienda departamental. Entender el significado de la “simplificación” y lo que esta palabra pudiera implicar, no está a discusión, más bien es entenderla en el contexto en que es usada y entendida por la empresa que la opera en esta carrera competitiva. Para muchos, la simplificación, pudiera estar en otro orden pero para Coppel se encuentra en la fila de cajas, en el otorgamiento del crédito, en que si se requiere aval o no, en la constatación de la dirección donde vive el cliente, en la comprobación del salario del cliente, en los requisitos para la confianza, en los tiempos entrega de la mercancía, en los tiempos del surtido en las tiendas que vendieron el producto en exhibición, en fin, son tantas cosas por las que un cliente potencial no se hace cliente real. La pregunta sería ¿qué aspectos son realmente los que deben considerarse para refinar los procesos más significativos y más atrayentes para el cliente interno y externo? Para el cliente interno o sea el colaborador, la simplificación de los procesos es también un asunto de suma importancia por lo que implica el servicio interno. Hacer fácil los procesos ayuda a la funcionalidad organizacional para acortar los tiempos de atención al cliente externo. Saber cuándo, dónde y en qué momento el colaborador debe estar para atender a ambos clientes no es cosa fácil, pero si las cosas se impregnan de la sencillez y con ello de la simplificación, está claro que la eficiencia y la productividad son consecuencias y condición. La empresa, se dice, debe ser un motor recién afinado en un carro que trasporta a personas y cosas. Valga la metáfora para extenderla a la empresa y motivar a las personas a conducirse con facilidad y prontitud; aspectos inalienables en toda organización social. Recordando un poco este asunto de los procesos en la substancial teoría de la reingeniería o del benchmarking. Recordemos lo dicho en el corto reflexivo anterior “Resulta por demás interesante descubrir en las entrañas de las organizaciones las rutas que llevan al cumplimiento y logro de las metas organizacionales”2. Tal descubrimiento no llega por si solo, sino más bien es un asunto de investigar siempre bajo este aspecto de la competencia. Los gerentes son particularmente los ojos de la organización: los dueños ven a través de ellos. No debe perderse de vista este primordial asunto, los gerentes deben se acuciosos a todos los cambios que deban hacerse para tal empresa de la simplificación. La simplificación es un acto de reflexión que se lleva a cabo en aquellos sujetos que conocen perfectamente el quehacer cotidiano, acompañado de un fuerte espíritu de innovación, trasformación y valentía, pues llevarla a cabo requiere del colaborador enfrentar muchas veces la autoridad de los jefes que no logran verla. Hacia una conclusión Los estudiosos de la administración y de las organizaciones se preguntan más a menudo cómo debe hacerse mejor el trabajo y lograr más armonía entre las personas y los objetos de la empresa. La respuesta, creo yo, está en la simplificación. Lograrla puede invadir ámbitos estructurales que puedan reñir con ella pero serán los retos que la organización necesita imponerse para alcanzar el éxito o la excelencia añorada. No se debe desdeñar ningún esfuerzo, por pequeño que parezca, pues en la dinámica empresarial lo que no se mueve puede desaparecer. 2

Visión empresarial, núm. 133, diciembre de 2007.

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La Simplificación