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ORGANIGRAMAS ORGANIZACIONALES

ORGANIGRAMAS ORGANIZACIONALES

GERMAN LEONARDO MOLANO QUINTERO YURI PATRICIA FORERO ALMANZA DIANA ANDREA PACHECO CASTAÑEDA

ESCUELA DE LOGISTICA EJÉRCITO NACIONAL DE COLOMBIA ADMINISTRACIÓN LOGISTICA TEORIA ORGANIZACIONAL BOGOTA 2010

ORGANIGRAMAS ORGANIZACIONALES

GERMAN LEONARDO MOLANO QUINTERO YURI PATRICIA FORERO ALMANZA DIANA ANDREA PACHECO CASTAÑEDA

TRABAJO ESCRITO

LUIS ENRIQUE SANCHEZ ING.

ESCUELA DE LOGISTICA EJÉRCITO NACIONAL DE COLOMBIA ADMINISTRACIÓN LOGISTICA TEORIA ORGANIZACIONAL BOGOTA 2010

CONTENIDO

Pág. INTRODUCCION

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ORGANIGRAMAS ORGANIZACIONALES

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1. Definición Organigrama 1.1. Diferentes Definiciones

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2. Requisitos de un Organigrama

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3. Ventajas de un Organigrama Limitaciones

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4. Tipos de Organigrama 4.1. Por su Naturaleza 4.2. Por su Finalidad 4.3. Por su Ámbito 4.4. Por su contenido 4.5. Por su Presentación Física o Disposición Grafica. 5. Símbolos y Referencias Convencionales de Mayor Uso en un Organigrama

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CONCLUSION

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BIBLIOGRAFIA

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LISTA DE FIGURAS

Pág.

FIGURA No. 1 Ejemplo Organigrama General

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FIGURA No. 2 Ejemplo Organigrama Específico

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FIGURA No. 3 Ejemplo Organigrama Integral

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FIGURA No. 4 Ejemplo Organigrama Funcional

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FIGURA No. 5 Ejemplo Organigrama De Puestos, Plazas Y Unidades

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FIGURA No. 6 Ejemplo Organigrama Vertical

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FIGURA No. 7 Ejemplo Organigrama Horizontal

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FIGURA No. 8 Ejemplo Organigrama Mixto

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FIGURA No. 9 Ejemplo Organigrama de Bloque

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FIGURA No. 10 Ejemplo Organigrama Circular

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GLOSARIO

Organización: Son sistemas sociales diseñados para lograr metas y objetivos por medio de los recursos humanos o de la gestión del talento humano y de otro tipo. Están compuestas por subsistemas interrelacionados que cumplen funciones especializadas. También se definen como un convenio sistemático entre personas para lograr algún propósito específico. Las Organizaciones son el objeto de estudio de la Ciencia de la Administración, y a su vez de algunas áreas de estudio de otras disciplinas como la Sociología, la Economía y la Psicología. Jerarquía: Es el orden de los elementos que divide su serie según su valor. Puede aplicarse a personas, animales o cosas, en orden ascendente o descendente, según criterios de clase, poder, oficio, categoría, autoridad o cualquier otro asunto que conduzca a un sistema de clasificación. En una determinada sociedad, es el orden de los elementos existentes, ya sean políticos, sociales, económicos u otros. Departamentos: Una división administrativa en una empresa. Staff: Conjunto de personas que, en torno y bajo el mando del director de una empresa o institución, coordina su actividad o le asesora en la dirección. Autoridad: El concepto de autoridad apareció en Roma que quiere decir que es el poder del mejor poder. El poder es un hecho real. Una voluntad se impone a otra por el ejercicio de la fuerza. En cambio, la autoridad está unida a la legitimidad, dignidad, calidad, excelencia de una institución o de una persona. Es lo que desde el punto de vista del Estado, puede ser considerado como el poder ejercido por una persona legitimada por una institución o razón conforme a unas funciones que le son generalmente reconocidas. Responsabilidad: Es una forma de ser considerado sujeto de una deuda u obligación (ejemplo: "Los conductores de vehículos automotores son responsables por los daños causados por sus máquinas"). Como cargo, compromiso u obligación (ejemplo: "Mi responsabilidad en la presidencia será llevar a nuestro país a la prosperidad").

RESUMEN

Los organigramas Organizacionales, son sistemas de organización que se representa en forma intuitiva y con objetividad. También son llamados cartas o gráficas de organización. Consisten en hojas o cartulinas en las que cada puesto de un jefe se representa por un cuadro que encierra el nombre de ese puesto (y en ocasiones de quien lo ocupa) representándose, por la unión de los cuadros mediante líneas, los canales de autoridad y responsabilidad. Los organigramas señalan la vinculación que existe entre sí de los departamentos a lo largo de las líneas de autoridad principal Los organigramas revelan:       

La división de funciones. Los niveles jerárquicos. Las líneas de autoridad y responsabilidad. Los canales formales de comunicación. La naturaleza lineal o staff del departamento. Los jefes de cada grupo de empleados, trabajadores, entre otros. Las relaciones existentes entre los diversos puestos de la empresa y en cada departamento o sección.

Cabe mencionar que la naturaleza lineal o staff se indican por distintos colores, distintos gruesos de línea de comunicación, pero la más usual es marcando la autoridad lineal con línea llena, y la staff con línea punteada.

INTRODUCCION

Teniendo en cuenta que los organigramas son de suma importancia y utilidad para empresas, entidades productivas, comerciales, administrativas, políticas, entre otras, y que todos aquellos que participan en su diseño y elaboración deben conocer cuáles son los diferentes tipos de organigramas y qué características tiene cada uno de ellos, se planteara en el presente trabajo una clasificación basada en documentos y diferente material de investigación, con la finalidad de hacer llegar una idea más completa acerca de los diversos tipos de organigramas y de sus características generales.

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ORGANIGRAMAS ORGANIZACIONALES

1. DEFINICIÓN ORGANIGRAMA El organigrama es una representación gráfica que expresa en términos concretos y accesibles la estructura, jerarquía e interrelación de las distintas áreas que componen una empresa u organización. Resulta muy conveniente que todos las personas y dependencias que la componen conozcan cuál es su definición, para que de esa manera, tengan un conocimiento básico pero fundamental, acerca de lo que es este sencillo pero valioso recurso.

1.1.

Diferentes Definiciones

 Según Ferrel, Hirt, Adriaenséns, Flores y Ramos, autores del libro "Introducción a los Negocios en un Mundo Cambiante", el organigrama es una "representación visual de la estructura organizacional, líneas de autoridad, (cadena de mando), relaciones de personal, comités permanentes y líneas de comunicación" [1].  Para Enrique B. Franklin, autor del libro "Organización de Empresas", el organigrama es "la representación gráfica de la estructura orgánica de una institución o de una de sus áreas, en la que se muestran las relaciones que guardan entre sí los órganos que la componen" [2].  Jack Fleitman, autor del libro "Negocios Exitosos", define el organigrama como la "representación gráfica de la estructura orgánica que refleja, en forma esquemática, la posición de las áreas que integran la empresa, los niveles jerárquicos, las líneas de autoridad y de asesoría" [3].  Simón Andrade, autor del libro "Diccionario de Economía", proporciona la siguiente definición de organigrama: "Expresión gráfica o esquemática de la estructura organizativa de una empresa, o de cualquier entidad productiva, comercial, administrativa, política, etc." [4].

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2. REQUISITOS DE UN ORGANIGRAMA  Los organigramas deben ser, ante todo, muy claros; por ello se recomienda que no contenga un número excesivo de cuadros y de puestos, ya que esto, en vez de ayudar a la estructura administrativa de la empresa, puede producir mayores confusiones. Por ellos, los cuadros deben quedar separados entre sí por espacios separados.  Los organigramas no deben comprender ordinariamente a los trabajadores o empleados. Lo más frecuente es hacerlos arrancar del Director, o Gerente General y terminarlos con los jefes o supervisores del último nivel.  Los organigramas deben contener nombres de funciones y no de personas. Cuando se desea que estos últimos figuren, conviene colocar dentro del mismo cuadro, con una letra mayor el nombre del puesto y con letra menor el nombre de la persona que lo ocupe.

3. VENTAJAS DE UN ORGANIGRAMA Las relaciones subordinado-superiores no existen debido a que se elabore el diagrama, sino más bien, a las relaciones de dependencia esenciales. En cuanto a que el organigrama crea una sensación de demasiada comodidad y ocasione falta de empuje por parte de quienes han llegado, estos son asuntos de la alta dirección: reorganizar en el momento en que el ambiente de la empresa lo demande, desarrollar una tradición de cambio y hacer que los gerentes subordinados continúen cumpliendo con estándares de desempeño adecuados y bien comprendidos. Los gerentes que piensan que se puede lograr un espíritu de equipo sin exponer con claridad las relaciones, se están engañando a sí mismos y preparando el camino para políticas, intrigas, frustración, evasión de responsabilidades, falta de coordinación, duplicación de esfuerzos, políticas indefinidas, toma de decisiones inciertas y otras evidencias de falta de eficiencia organizacional. Puesto que el organigrama muestra líneas de autoridad para tomar decisiones, el simple hecho de presentar en organigrama una organización puede mostrar, en ocasiones inconsistencias y complejidades y llevar a su corrección. El organigrama también les muestra a los gerentes y al personal nuevo cómo encajan dentro de toda la estructura.

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LIMITACIONES Los organigramas están sujetos a limitaciones importantes. En primer lugar, un organigrama sólo muestra las relaciones formales de autoridad y omite las múltiples relaciones importantes informales que se encuentran en una empresa típicamente organizada, pero no todas. Muestra también las relaciones importantes de línea o formales. No muestra cuanta autoridad existe en cualquier punto de la estructura. Otra dificultad con los organigramas es que quizá las personas confundan las relaciones de autoridad con la posición en la empresa. El funcionario staff que depende del presidente de la organización puede mostrarse en la parte superior del organigrama, mientras que un funcionario de línea regional quizá aparezca uno o dos niveles por debajo. Aunque una buena elaboración del organigrama intenta hacer que los niveles en la gráfica estén de acuerdo con los niveles de importancia en la empresa, no siempre puede hacerse así. Este problema se puede manejar exponiendo con claridad las relaciones de autoridad y utilizando el mejor indicador de la posición –los niveles de sueldos y de bonos-. Por ejemplo, es poco probable que alguien escuche decir que el gerente general de Chevrolet en General Motors se sienta inferior, porque su puesto en el organigrama está por debajo del secretario de General Motors. 4. TIPOS DE ORGANIGRAMAS Basándonos en las clasificaciones planteadas por Enrique B. Franklin y Elio Rafael de Zuani, damos a consideración la siguiente clasificación de organigramas: Por su Naturaleza, Por su Finalidad, Por su Ámbito, Por su Contenido y Por su Presentación o Disposición Gráfica. 4.1.

POR SU NATURALEZA: Este grupo se divide en tres tipos de organigramas:  Micro administrativos: Corresponden a una sola organización, y pueden referirse a ella en forma global o mencionar alguna de las áreas que la conforman [2].  Macro administrativos: Involucran a más de una organización [2].  Meso administrativos: Consideran una o más organizaciones de un mismo sector de actividad o ramo específico. Cabe señalar que el término meso administrativo corresponde a una convención utilizada normalmente en el sector público, aunque también puede utilizarse en el sector privado [2].

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4.2.

POR SU FINALIDAD: Este grupo se divide en cuatro tipos de organigramas:  Informativo: Se denominan de este modo a los organigramas que se diseñan con el objetivo de ser puestos a disposición de todo público, es decir, como información accesible a personas no especializadas [3].Por ello, solo deben expresar las partes o unidades del modelo y sus relaciones de líneas y unidades asesoras, y ser graficados a nivel general cuando se trate de organizaciones de ciertas dimensiones [5].  Analítico: Este tipo de organigrama tiene por finalidad el análisis de determinados aspectos del comportamiento organizacional, como también de cierto tipo de información que presentada en un organigrama permite la ventaja de la visión macro o global de la misma, tales son los casos de análisis de un presupuesto, de la distribución de la planta de personal, de determinadas partidas de gastos, de remuneraciones, de relaciones informales, entre otras. Sus destinatarios son personas especializadas en el conocimiento de estos instrumentos y sus aplicaciones [5].  Formal: Se define como tal cuando representa el modelo de funcionamiento planificado o formal de una organización, y cuenta con el instrumento escrito de su aprobación. Así por ejemplo, el organigrama de una Sociedad Anónima se considerará formal cuando el mismo haya sido aprobado por el Directorio de la S.A. [5].  Informal: Se considera como tal, cuando representando su modelo planificado no cuenta todavía con el instrumento escrito de su aprobación [5].

4.3.

POR SU ÁMBITO: Este grupo se divide en dos tipos de organigramas:  Generales: Contienen información representativa de una organización hasta determinado nivel jerárquico, según su magnitud y características. En el sector público pueden abarcar hasta el nivel de dirección general o su equivalente, en tanto que en el sector privado suelen hacerlo hasta el nivel de departamento u oficina [2].

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FIGURA No. 1

 Específicos: Muestran en forma particular la estructura de un área de la organización [2].

FIGURA No. 2

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4.4.

POR SU CONTENIDO: Este grupo se divide en tres tipos de organigramas:  Integrales: Son representaciones gráficas de todas las unidades administrativas de una organización y sus relaciones de jerarquía o dependencia. Conviene anotar que los organigramas generales e integrales son equivalentes [2].

FIGURA No. 3

 Funcionales: Incluyen las principales funciones que tienen asignadas, además de las unidades y sus interrelaciones. Este tipo de organigrama es de gran utilidad para capacitar al personal y presentar a la organización en forma general [2].

FIGURA No. 4

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 De puestos, plazas y unidades: Indican las necesidades en cuanto a puestos y el número de plazas existentes o necesarias para cada unidad consignada. También se incluyen los nombres de las personas que ocupan las plazas [2].

FIGURA No. 5

4.5.

POR SU PRESENTACIÓN O DISPOSICIÓN GRÁFICA: Este grupo se divide en cuatro tipos de organigramas:  Verticales: Presentan las unidades ramificadas de arriba abajo a partir del titular, en la parte superior, y desagregan los diferentes niveles jerárquicos en forma escalonada. Son los de uso más generalizado en la administración, por lo cual, los manuales de organización recomiendan su empleo [2].

1

FIGURA No. 6

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 Horizontales: Despliegan las unidades de izquierda a derecha y colocan al titular en el extremo izquierdo. Los niveles jerárquicos se ordenan en forma de columnas, en tanto que las relaciones entre las unidades se ordenan por líneas dispuestas horizontalmente [2].

FIGURA No. 7

 Mixtos: Este tipo de organigrama utiliza combinaciones verticales y horizontales para ampliar las posibilidades de graficación. Se recomienda utilizarlos en el caso de organizaciones con un gran número de unidades en la base [2].

FIGURA No.8

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 De Bloque: Son una variante de los verticales y tienen la particularidad de integrar un mayor número de unidades en espacios más reducidos. Por su cobertura, permiten que aparezcan unidades ubicadas en los últimos niveles jerárquicos [2].

FIGURA No. 9

 Circulares: En este tipo de diseño gráfico, la unidad organizativa de mayor jerarquía se ubica en el centro de una serie de círculos concéntricos, cada uno de los cuales representa un nivel distinto de autoridad, que decrece desde el centro hacia los extremos, y el último círculo, ósea el más extenso, indica el menor nivel de jerarquía de autoridad. Las unidades de igual jerarquía se ubican sobre un mismo círculo, y las relaciones jerárquicas están indicadas por las líneas que unen las figuras [5].

FIGURA No. 10

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5. SÍMBOLOS Y REFERENCIAS CONVENCIONALES DE MAYOR USO EN UN ORGANIGRAMA 5.1.

Líneas llenas sin interrupciones: son aquellas que indican autoridad formal, relación de línea o mando, comunicación y la vía jerárquica. Las líneas llenas verticales indican autoridad sobre las horizontales señalan especialización y correlación. Cuando la línea llena cae sobre la parte media y encima del recuadro indica mando. Cuando la línea llena se coloca a los lados de la figura geométrica indica relación de apoyo

5.2.

Líneas de puntos o discontinuas: son aquellas que indican relación de coordinación y relaciones funcionales.

5.3.

Figura Geométrica: con un recuadro indica condición especial o autónoma.

5.4.

Se puede destacar una unidad para llamar la atención: Para ello se utiliza medio recuadro, bastante coloreado, para cada unidad que se vaya a resaltar.

5.5.

Las líneas con zigzagueos: al final y una flecha indican continuación de la estructura.

5.6.

Los círculos: puestos en espacios especiales del organigrama y que poseen un número en su interior, indica un comité en el que participan todas las unidades señaladas con el mismo número.

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CONCLUSIÓN

Una definición de organigrama que se puede extraer de todos estos aportes o propuestas, y que en lo personal sugerimos, es la siguiente: "El organigrama es una representación gráfica de la estructura organizacional de una empresa, o de cualquier entidad productiva, comercial, administrativa, política, entre otras, en la que se indica y muestra, en forma esquemática, la posición de la áreas que la integran, sus líneas de autoridad, relaciones de personal, comités permanentes, líneas de comunicación y de asesoría".

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BIBLIOGRAFIA

CITAS BIBLIOGRAFICAS [1]: Del libro: Introducción a los Negocios en un Mundo Cambiante, Cuarta Edición, de Ferrel O.C., Hirt Geoffrey, Ramos Leticia, Adriaenséns Marianela y Flores Miguel Angel, Mc Graw Hill, 2004, Pág. 243. [2]: Del libro: Organización de Empresas, Segunda Edición, de Franklin B. Enrique, Mc Graw Hill, 2004, Pág. 78 al 86. [3]: Del libro: Negocios Exitosos, de Fleitman Jack, Mc Graw Hill, 2000, Pág. 246. [4]: De libro: Diccionario de Economía, Tercera Edición, de Andrade Simón, Editorial Andrade, 2005, Pág. 448. [5]: Del libro: «Introducción a la Administración de Organizaciones», de Rafael de Zuani Elio, Editorial Maktub, 2003, Págs. 309 al 318. PAGUINAS WEB CONSULTADAS http://www.elprisma.com/apuntes/administracion_de_empresas/organigra mas/ http://definicion.de/organigrama/

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