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SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

Versión: 01

GUÍA DE APRENDIZAJE

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Proceso Gestión de la Formación Profesional Integral Procedimiento Ejecución de la Formación Profesional Integral

Fecha: 01/04/2013 Código: F004-P006-GFPI

GUÍA DE APRENDIZAJE Nº 002 GD G 1. IDENTIFICACIÓN DE LA GUIA DE APRENDIZAJE Programa de Formación: Técnico en Asistencia Administrativa Nombre del Proyecto: Apoyo a las microempresas en los procesos administrativo y servicio al cliente. Fase del proyecto: HACER

Actividad (es) del Proyecto:

Resultados de Aprendizaje:

Código: 122121 Versión: 2 Código:57886 Actividad (es) de Aprendizaje: -Utilizar los útiles, papelería, elementos, mobiliario y equipos requeridos para la recepción y despacho de documentos teniendo en cuenta las políticas de la organización, el manual de gestión documental, las normas de gestión de calidad y la legislación vigente. - Enviar los documentos producidos, a través de los canales y medios establecidos por la organización, aplicando las normas de correo y mensajería, el manual de gestión documental, las normas de gestión de la calidad, la legislación vigente, la tecnología y el aplicativo disponible. Competencia:

Despachar los documentos generados en la unidad administrativa, teniendo en cuenta las Organizar la documentación teniendo normas gramaticales y de sintaxis, las normas en cuenta las normas legales y de la técnicas colombianas para la elaboración y presentación de los documentos, las normas organización internas y la legislación vigente. • Operar los recursos tecnológicos requeridos para el recibo, el despacho y la organización de los documentos, de acuerdo con las políticas institucionales. • Recibir los documentos de acuerdo con las políticas organizacionales y la legislación vigente. 2. INTRODUCCIÓN En su regulación la Ley 594 del 2000 previó que el desarrollo tecnológico en las entidades es desigual y por lo tanto deja claro que los principios y procesos archivísticos deben aplicarse cualquiera sea la tecnología y el soporte en que se produce la información. Con el desarrollo de esta guía consolidará sus conocimientos sobre el proceso sistemático para la gestión documental y tendrá una visión general en cuanto al recibo, radicación, registro y despacho de los documentos.


Guía de Aprendizaje Recuerde que la conservación y preservación de los documentos de gestión son de vital importancia a nivel organizacional, por lo tanto es un deber generar estrategias para su correcto diligenciamiento. Le invitamos a asumir con responsabilidad y compromiso su proceso de aprendizaje y desarrollar con entusiasmo y dedicación las actividades propuestas para adquirir los conocimientos que le permitirán proponer y argumentar los cambios necesarios para el efectivo manejo de los documentos en su empresa patrocinadora. 3.1 Actividades de Reflexión inicial. De acuerdo al material de apoyo que se encuentra adjunto la plataforma blackboard, preparar en una cartelera un mapa de ideas que socializará ante el grupo en el siguiente orden, el instructor tendrá una lista de chequeo que luego la conservará en su carpeta de evidencias. • • • • • • •

6 Fundamentación archivística 7 Concepto de documento y documento de archivo 2 Caracteres de los documentos de archivo 5 Características e importancia de los documentos de archivo 1 Clasificación de los documentos de archivo 4 Ciclo vital de un documento 3Tipos de Archivadores o Mobiliario Archivístico

Al final de la socialización de los temas anteriores el Instructor realizará una evaluación como complemento del aprendizaje prévio y fortalecer lo aprendido en la guia No.001 legislación Documental. Materiales que se requiere: Papel Bond Marcadores. Lápiz Borrador Colbón Figuras (ya sea del periódico, revistas o imágnes de internet). 3.2 Actividades de contextualización e identificación de conocimientos necesarios para el aprendizaje.) ACTIVIDAD COMPRENSIÓN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Lea comprensivamente los elementos informativos que contiene La cartilla Gestión Documental (PGD): Introducción, Propósito, Gestión Documental. Objetivos, Alcance, Archivo Total, Sistema de Información y conteste las siguientes preguntas y guárdelas en su carpeta de evidencia (puede hacerlo en un documento de Word impresas o escritas e hojas de block.) • • •

¿Para qué se debe implementar un PGD en cualquier institución pública o privada? ¿Qué recursos se deben asegurar para su eficaz aplicación? ¿Cuáles son los objetivos del Programa de Gestión Documental? La Gestión Documental comprende procesos que integran el concepto de Archivo Total ¿Por qué es Página 2 de 9


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conveniente contemplar en ellos el uso de nuevas tecnologías? • ¿Qué medidas se deben implementar para lograr el control efectivo de los documentos externos recibidos?. ¿Qué procedimiento seguiría usted cuando la información del sobre o envío recibido es ambigua? Si usted fuera la persona encargada del recibo de documentos en una empresa comercial. ¿qué pasos seguiría para el desempaque de la correspondencia que llega? ¿para qué leería la correspondencia recibida?. ¿En qué consiste el proceso de radicación de los documentos?. ¿Para qué se realiza el registro de documentos? ¿Cuáles documentos se registran? Realice los ejercicios de la página 24 de la cartilla y preséntelos a su instructor para verificar sus aptitudes para resumir.

Aclare dudas con sus compañeros de equipo y con el instructor orientador, se evaluará la socialización. 3.3

Actividades de apropiación del conocimiento (Conceptualización y Teorización).

ACTIVIDAD 1 INFORME DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Lea el documento Cartilla Gestión documental, prepare un informe (escoger el tipo de informe) de su lectura y refiéralo a su instructor a través de la plataforma blackboard, identifique la idea principal, las ideas secundarias y emita sus conclusiones. Con palabras relevantes del texto construya un crucigrama y compártalo con los demás equipos de trabajo. Resuelva todos los crucigramas propuestos, le ayudarán a fijar el conocimiento. Instrucciones: • Para esta actividad realizar equipo de equipo de tres personas. • Elaborar el tipo de informe, basado en el documento “Informe” que se encuentra en el material de apoyo de la plataforma blackboard (recuerde ingresar a sofiaplus y dar click en el rol de aprendiz y en el LMS ficha 468216.) • El informe en Word se enviará por la plataforma blackboard (según ilustraciones del instructor). ACTIVIDAD 2. ANÁLISIS DE LOS COMPONENTES DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES 2.1 Fase I: INGRESO Y RECIBO DE DOCUMENTOS Conozca las actividades de la primera fase de la Gestión Documental, leyendo detenidamente la cartilla Gestión Documental de la página 8 a la 33. Identifique y analice las actividades que se efectúan en ella y responda las siguientes preguntas: Actividad de Conocimiento: 1. ¿Qué medidas se deben implementar para lograr el control efectivo de los Página 3 de 9


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2. 3. 4. 5. 6.

documentos externos recibidos? ¿Qué procedimiento seguiría usted cuando la información del sobre o envío recibido es ambigua? . Si usted fuera la persona encargada del recibo de documentos en una empresa comercial ¿qué pasos seguiría para el desempaque de la correspondencia que llega? ¿para qué leería la correspondencia recibida? ¿En qué consiste el proceso de radicación de los documentos? ¿Para qué se realiza el registro de documentos? ¿Cuáles documentos se registran? Realice los ejercicios de la página 24 de la cartilla y preséntelos a su instructor para verificar sus aptitudes para resumir.

Actividad de producto: •

En hojas de block, resuelva el Ejercicio

Actividad de desempeño • La entidad comercial en la que usted labora, ha aumentado sus recursos físicos, técnicos y humanos, pero no ha implementado el Manual de Correspondencia y Archivo. La distribución poco efectiva de los documentos ha generado retraso y equivocaciones en la entrega y hasta pérdida de documentos valiosos. ¿Qué medidas implementaría para solucionar esta situación problemática? Participe activamente en la plenaria de grupo para aclarar conceptos y retroalimentar el conocimiento. 1.2.

Fase II. TRÁMITE DE RESPUESTA

Identifique los procedimientos de la segunda fase de la Gestión documental leyendo comprensivamente las páginas 34 a 37 y responda: Actividad de Conocimiento 1. ¿Qué papel desempeña la elaboración de documentos en la consolidación de las relaciones públicas y la imagen empresarial? 2. ¿Qué relación existe entre fondo documental, serie documental y tipo documental? 3. ¿Para qué se utiliza el consecutivo de correspondencia? Socialice sus respuestas con sus compañeros de equipo y con el instructor orientador, suba sus respuestas al Foro (en blackboard).

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2.3 Fase III. DESPACHO Y DESCARGUE DE DOCUMENTOS Construya conocimiento para la eficacia del despacho y descargue de los documentos en las páginas 37 a la 50. Lea detenidamente las actividades correspondientes a ella, dar de respuesta a las siguientes situaciones y conservarlas en la carpeta de evidencia en hojas de block: Actividad de Desempeño •

1) Es su primer día de labores en la oficina de archivo y correspondencia de la empresa comercial. Hay varios documentos para su despacho: unos remisorios sin anexos, otros con una firma ilegible estampada con sello de tinta, algunos presentan errores de ortografía y los demás pasan la revisión previa ¿Qué haría usted con los unos, los otros, los algunos y los demás? •

2) En los diez días que lleva laborando en la oficina de Archivo y Correspondencia de la empresa comercial, Lucía Pérez Ossa ha entregado 12 documentos a distintos compañeros de trabajo y no recuerda con certeza quien los prestó porque no conoce sus nombres ni las dependencias en las cuales trabajan. Aunque pasa todos los días por todas las oficinas preguntando ¿a quién le presté documentos? no ha logrado recuperar ni uno. Usted, ¿qué sugerencias le haría a Lucía y cuáles controles le recomendaría implantar?

ACTIVIDAD 3: NORMATIVIDAD COMUNICACIONES OFICIALES Muchas organizaciones no prestan atención en las comunicaciones de la entidad, piensan que no es importante ni provechoso para su empresa, pero no se dan cuenta que las comunicaciones oficiales son de vital importancia por lo que estas ayudan a administrar de manera centralizada y normalizada aquellas informaciones con el fin de controlar tanto las comunicaciones enviadas y recibidas de manera ágil y oportuna, como parte integral del proceso de gestión documental. Ya entrando un poco al tema el gobierno nacional cuenta con una agenda de conectividad, la cual busca ampliar el uso de las tecnologías de la información como medio competente para el sector productivo, siendo así más práctico y ágil al momento de consultar la información. La unidad de correspondencia es quien gestiona de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones ayudando así a que el programa de gestión documental se lleve a cabo pero no dejando de lado los diferentes programas de conservación que se deben implementar para que los documentos se encuentren en un buen estado en las diferentes fases del ciclo vital.

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Guía de Aprendizaje Teniendo en cuenta la anterior reflexión, desarrollar la siguiente actividad, lo cual puede ser trabajada por equipo de trabajo de tres personas: Actividad de Desempeño •

Resolver el instrumento de evaluación IE No.001 Normatividad de las Comunicaciones Oficiales-Recibo y Despacho Documentos, relacionado con el acuerdo 060 de octubre de 2001.

Tener en cuenta:  Se realizará una retroalimentación de lo investigado y analizado.  Apoyarse en el Acto administrativo Acuerdo 060 de octubre de 2001 que facilitará el instructor, lo cual podrá ver en el material de apoyo. Actividad de Producto •

Llevar a cabo el IE No.002 Taller Registro de Comunicaciones Enviadas y Producidas. Para esta actividad deberá tener en cuenta un modelo de formatos los cuales aplica para el desarrollo de este ejercicio; es de aclarar que los formatos utilizados para las comunicaciones oficiales pueden ser modificados según la necesidad de la empresa.

Tener en cuenta:  Para el logro de esta actividad, cada aprendiz deberá desarrollarla de forma individual.  El instructor anexará los formatos de Recibo y Despacho los cuales podrá ver en el material de apoyo. ACTIVIDAD 4 – EMBALAJE Y ENVIO DE LA CORRESPONDENCIA Entendamos como EMBALAJE al conjunto de elementos que permiten agrupar la mercancía para ser manejada como carga y por lo tanto manipulada sin temor a ser dañada en el proceso de distribución física, el embalaje está ligado al modo de transporte y al medio de transporte. Prepara la carga en la forma más adecuada para su transporte en los modos elegidos para su despacho al exterior y para las distintas operaciones a que se someta durante el viaje entre el exportador y el importador. Por esta razón, es necesario que tenga en cuenta algunas recomendaciones esenciales en el proceso de embalaje, debido a que en la oficina de administración documental al momento de hacerse los despachos de documentos también puede presentarse el envío de cajas u otros elementos importantes de la empresa, para lograr su competencia es necesario que entienda y logre que los envíos postales, los envíos de Página 6 de 9


Guía de Aprendizaje correspondencia y paquetes postales pequeños, tiene un costo para la entidad y que de pronto en sus manos está su buen manejo y administración. De acuerdo a lo anterior realizar la siguiente actividad: Actividad de Producto

Realizar el instrumento de evaluación IE No.003_ Embalaje y Envíos en la Correspondencia, el cual se apoyará con el documento en pdf “La Guía de Embalaje de empresa Fedex” que se encuentra en documentos de apoyo.

Tener en cuenta:  Desarrollar esta actividad en equipo de trabajo de tres personas.  La evidencia de esta actividad se dejará consignada ya sea en la carpeta de evidencia o subida a la plataforma educativa por sofiaplus.  Se realizará una retroalimentación del tema en el ambiente de aprendizaje. Afirme sus conocimientos en los procedimientos y tareas de la Gestión Documental resolviendo los ejercicios de afinamiento propuestos por su instructor. Participe activamente en la socialización de los procedimientos y tareas propias de las fases de la Gestión documental a través del juego “CONCENTRESE” programado por su instructor. Actividad de Conocimiento  Evaluación Final (donde se recopila la información de las actividades expuestas en esta guía de aprendizaje).

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Guía de Aprendizaje 3.4

Actividades de evaluación. Evidencias de Aprendizaje

Criterios de Evaluación •

Evidencias de Conocimiento :

Evidencias de Desempeño:

• • • • •

Evidencias de Producto:

• • • • • •

Utiliza los útiles, papelería, elementos, mobiliario y equipos requeridos para la recepción y despacho de documentos teniendo en cuenta las políticas de la organización. Opera los equipos y aplicativos para el recibo y despacho de documentos internos y externos, de acuerdo con el manual de operación.

Recepciona los documentos aplicando los procedimientos y la normatividad vigente. Ingresa los documentos aplicando el manual de gestión documental, las normas de gestión de la calidad y la legislación vigente. Clasifica la documentación recibida de acuerdo con las políticas de la organización. Direcciona los documentos de acuerdo con el destinatario o dependencia correspondiente. Utiliza los elementos de protección, de acuerdo con las normas de seguridad industrial y salud ocupacional durante el desempeño de sus funciones. Aplica el procedimiento para la radicación de los documentos por despachar, utilizando la tecnología disponible. Registra los documentos internos y externos por despachar, aplicando el manual de gestión documental y la tecnología disponible. Distribuye las copias de los documentos por enviar de acuerdo con las normas internas y la legislación vigente. Aplica técnicas de plegado y embalaje para el despacho de los documentos, de acuerdo con las normas técnicas y las de correo y mensajería. Realiza el descargue de los documentos trasladados a las dependencias responsables de su trámite, de acuerdo con el manual de gestión documental. Comprueba el registro de los documentos recibidos y despachados, de acuerdo con las normas y la legislación vigente.

Técnicas e Instrumentos de Evaluación Respuestas a preguntas sobre la Fase I, de la cartilla. Técnica: Formulación de preguntas, estudio de caso., socialización de conceptos.

Procesos análisis cartilla. Fase I. Fase 2. Fase 3. Técnica: Observación directa, Talleres, juego de roles.

-Apropiación fase I. fase 2, fase 3 Ingreso y recibo de la información. Técnica: Valoración de producto.

Ambiente de aprendizaje (Institución Educativa), campo de práctica, computadores, aplicativos ofimáticos y específicos, útiles de oficina, plataforma blackboard, hojas de block, carpetas de evidencia.

3. GLOSARIO DE TERMINOS

ARCHIVO TOTAL: Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital. Concepto que hace referencia al ciclo vital de los documentos. Proceso integral de la formación del archivo en su ciclo vital. Producción o recepción, distribución, consulta, retención, almacenamiento, preservación y disposición final. GESTIÓN DE DOCUMENTOS. Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes al eficiente, eficaz y efectivo manejo y

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Guía de Aprendizaje organización de la documentación producida y recibida por una entidad desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su consulta, conservación y utilización. GESTIÓN DOCUMENTAL: Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación. RADICACIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES: Procedimiento por medio del cual las entidades asignan un número consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la ley. RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS: Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que le son remitidos por una persona natural o jurídica.

4. BIBLIOGRAFÍA/ WEBGRAFÍA BIBLIOGRAFIA: Cartilla Gestión Documental. Servicio Nacional de Aprendizaje. División de apoyo a la formación profesional. Centro de Comercio y Servicios. Archivo General de la Nación. www.archivogeneral.gov.co Biblioteca Virtual www.bibliotecavirtual.sena.edu.co Documentos pdf.

5. CONTROL DEL DOCUMENTO (ELABORADA POR) Diana Marcela Cacante Ramírez, Instructora.

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No 002 guia de aprendizaje gestión documental (nueva guia)