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UNIDAD DIDÁCTICA UNO

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DIANA MARCELA BAUTISTA PELAEZ SANDRA MILENA MORALES BOTIA ARCHIVOS DIGITALES G2 NOVENO SEMESTRE

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA BOGOTA, D.C 2014


UNIDAD DIDÁCTICA UNO

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DIANA MARCELA BAUTISTA PELAEZ SANDRA MILENA MORALES BOTIA TUTOR Yilberth Andrés Martínez Castillo

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA BOGOTA, D.C 2014


INTRODUCCIÒN

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Con este trabajo, pretendemos establecer el nivel de comprensión y conocimiento ya que es claro que toda sociedad debe poseer actividades y programas que logren fomentar el acercamiento a los recursos digitales, y proporcionar mecanismos capaces de generar conciencia de lo esencial que representan los archivos digitales como fuente de información y conocimiento. Los documentos físicos y digitales son el testimonio vivo del patrimonio histórico y cultural de cada país, y están ligadas a su historia, su vida contemporánea y a su quehacer en general. Son considerados bienes culturales cuando las razones de selectividad alcanzan la representación y se convierten a través del tiempo en patrimonio universal.


OBJETIVO GENERAL

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Comprender el concepto general que permita identificar lo que es un documento digital y la importancia que este representa en la actualidad en el acceso de la información, logrando un acercamiento al concepto de archivos digitales.

OBJETIVOS ESPECIFICOS

 Tener claro el concepto básico de documento digital.

 Identificar la definición, funciones, características y tipos de documentos digitales.

conocer la importancia de los documentos digitales en la actualidad de la era informativa.


CONTENIDOS 1. DEFINICIÓN DE ARCHIVO 1 Es el conjunto ordenado de documentos que una persona, institución o sociedad elabora en el marco de sus actividades y funciones. Archivo Público: Está conformado por un conjunto de documentos que pertenecen a entidades oficiales y que también se derivan de la prestación de un servicio público por entidades privadas. Archivo Privado De Interés Público: Es de interés público y declarado como tal, porque tiene un valor para la historia, la investigación, la ciencia y la cultura. Archivo Total: Aquel archivo que hace referencia al proceso integral que tienen los documentos en su ciclo vital. 2. DEFINICIÓN DE BIBLIOTECA Según la definición de la UNESCO cabe destacar que es una colección organizada de libros impresos, revistas o materiales audiovisuales y gráficos, con personal cualificado que facilita servicios a los usuarios de acuerdo a sus necesidades de información, investigación, educación y de esparcimiento. Funciones de la biblioteca Los servicios que presta la biblioteca son el elemento final, y su función básica está representada por la conservación y la difusión de la información. Además del objetivo general de conservar y difundir posee unas funciones propias:


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Reunir los fondos documentales: donde es necesario que el carácter técnico a desarrollar por el bibliotecario es la selección de los fondos de una manera adecuada para constituir la colección mediante la compra, donativo, canje, etc.

Conservar los fondos de manera adecuada: es decir los fondos que se adquieren, la catalogación, clasificación, ubicación y la organización de espacios.

Difundir la información y el contenido que se encuentra en los fondos para luego ser transmitida a los usuarios, mediante su formación y el servicio propio de la biblioteca.

La finalidad más importante de la biblioteca es el encuentro del usuario con la información que necesita, y proporcionarle la información o el material de acuerdo con su búsqueda.

Tipos de bibliotecas

Bibliotecas nacionales Sostenidas por el Estado, y actúa como cabecera del sistema bibliotecario de una país y sus funciones principales es la de conservar y difundir la bibliografía nacional; apoyar y coordinar los servicios de información del país y la cooperación internacional. Bibliotecas públicas Constituidas y sostenidas por la administración estatal, regional o local. Su misión es contribuir a la educación de los ciudadanos, ofrecer servicios de información gratuitos, sin restricciones de acceso. Bibliotecas especializadas Están centradas en u o instituciones que desarrollan su trabajo en un determinado ámbito. Su misión consiste en proporcionar información a los investigadores tema o grupo de temas afines vinculadas a centros de investigación, asociaciones profesionales. Bibliotecas docentes o académicas Administrada por una institución de enseñanza superior. Su misión es cubrir las Necesidades de información de los estudiantes y apoyar los programas educativos De investigación y de los demás servicios.


Bibliotecas escolares Que se encuentran en los centros educativos para despertar en los alumnos la afición por la lectura y enseñarles el manejo de los materiales bibliográficos.

3. DIFERENCIAS ENTRE ARCHIVO Y BIBLIOTECA 1

ARCHIVO

BIBLIOTECA

-Los documentos tienen un valor probatorio de carácter jurídico-administrativo en un período determinado de su vida, tiempo durante el cual no son libremente accesibles.

-La colección de biblioteca es el resultado de resumir documentos como fruto del saber y destinados a difundir la información.

-El expediente de un archivo es un conjunto de piezas que tratan de un mismo asunto o materia, pero no lo elabora el archivo sino el servicio correspondiente.

-La función primordial de las bibliotecas es poner medios de información a la disposición de los usuarios.

-En un fondo de archivo hay un conjunto de documentos los cuales proceden de la actividad de una persona física o de un organismo, cuya reunión es el fruto de un proceso natural e el que el productor genera y conserva esos fondos de forma progresiva y constante.

Las bibliotecas atesoran también archivos personales, por lo que se encuentran implicados en su procesamiento, conservación y satisfacción de las necesidades de información de los usuarios.

-El carácter seriado de los documentos de archivo, el enfoque del fondo como conjunto orgánico de documentos y no como colección documental y el principio de procedencia constituyen los criterios fundamentales que diferencian a la archivística del resto de las ciencias de la información.


Los Documentos Digitales Definición 1 En términos de la bibliotecología se entiende como documento cualquier unidad de información que haya sido registrada en un soporte que le permita su almacenamiento y su posterior recuperación indefinidamente en el tiempo. De acuerdo a esta definición son documentos los libros, revistas y artículos que en ellas se publican. Pero también son documentos los gráficos, dibujos, fotografías, películas, videos y las distintas formas de sonidos grabados como las cintas, discos, cartuchos o cassetes; al igual también son documentos significativos la información que es registrada sin importar su forma mediática ni el soporte en el cual se registra la información como el papel, cuero, acetato entre otra infinidad de materiales. De acuerdo a lo anterior se habla de documento digital porque la información, no importa su forma: sonido, texto, imagen fija o en movimiento, se debe registrar en un medio electrónico a través de codificaciones que tienen el uso de combinaciones que son representadas por medio de los dígitos 0 y 1. Son documentos digitales los conjuntos integrados por textos, gráficos e imágenes con los que se construyen presentaciones en las computadoras. Características funcionales a) Carácter interactivo de los documentos digitales Se busca con el documento interactivo superar la pasividad del documento tradicional, los editores han inventado los llamados puntos de acceso a los contenidos de los documentos impresos como tablas de contenido, índices cronológicos, onomásticos y geográficos. Además han inventado atajos para los resúmenes, reseñas, señalizaciones, como los títulos, subtítulos e indicaciones al margen. Los lectores por su parte, elaboran notas al margen, hacen llamadas que envíen a otras páginas del documento, pero todos estos caminos siguen siendo secundarios para dar al libro una característica de la que carece la interactividad. Por el contrario el documento electrónico le permite al usuario preguntar por contenidos, ingresar a comentarios, modificar o agregar contenidos. Además puede reaccionar ante


exigencias del lector como por ejemplo, presentar parte de la información que contienen como respuesta a preguntas, o hacer que determinados programas sean manipulados por el usuario como lugares, señales o aspectos del documento. De acuerdo a las posibilidades anteriormente descritas, el usuario puede establecer un grado de comunicación con el documento electrónico donde el lector actúa sobre el documento y el documento actúa sobre el lector en esto consiste la interactividad. b) Carácter multimediático de los documentos digitales 1

Un texto informa a través de la palabra; una foto con la imagen; una grabación con el sonido. Un texto se puede ilustrar con una imagen y una foto se puede explicar con un texto, pero el mensaje se transmite por un medio principal, la complementación mediática se considera una necesidad de comunicación. Los documentos digitales permiten a la persona que los elabora, combinar distintas formas de presentar la información en un solo documento. Al igual el documento digital puede combinar texto con sonido; sonido con imágenes; imágenes con texto y las tres cosas simultáneamente y a la vez se puede describir un proceso con animaciones en video, presentar secuencias con fotografías y narrarlo paralelamente a la lectura del texto. La posibilidad de poder utilizar múltiples medios informativos es a lo que se le llama "carácter multimediático” de los documentos digitales. c) Carácter hipertextual de los documentos digitales Es posible establecer relaciones en un documento electrónico entre una palabra o frase que aparezca en un lugar, párrafo, página o sección con otra palabra en otro lugar del documento. Es decir un documento digital es posible acceder electrónicamente si se encuentra en el mismo disco, computador o red es una de las características que permite que se pueda navegar de una página web a otra a través de internet. Es allí donde se establece la relación entre medios diferentes, texto, imágenes, y sonido donde se habla de relación hipermedial en lugar de relación hipertextual. La hipertextualidad y la hipermedialidad son características transformadoras de las maneras de comunicación modernas.

d) Carácter “omniaccesible” de los documentos digitales Con los documentos digitales la limitación está superada porque hay la posibilidad de establecer hiperrelaciones entre los documentos que están ubicados en distintos sitios web, sin importar la región o el país donde se encuentren, permitiendo que los documentos electrónicos, puedan ser accedidos desde cualquier otro lugar y accesibles desde todas partes siendo así omniaccesibles.


Mutabilidad e Identidad en los Documentos Digitales

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Los documentos electrónicos que se construyen para ser publicados y ser consultados en línea, son cambiados a menudo y en consecuencia tienen una gran mutabilidad. Los documentos que se ofrecen a través de internet, a lo mejor mañana ya no es el mismo y no contiene la misma información.

Carácter “mutable” de los documentos digitales Los documentos electrónicos son fácilmente publicados para que el mundo entero los pueda consultar pero al igual como es de fácil publicarlos al igualmente es fácil sacarlos de circulación. La vida corta de algunos sitios web o por el contrario la dinámica vida de otros. Los documentos electrónicos que no han sido guardados y procesados pueden tener una vida volátil. Al utilizar documentos electrónicos accesibles en línea, como un apoyo documental para trabajos académicos o científicos es necesario dejar claro en qué fecha y que hora se consultó.

Tipos de documentos Se distinguen tres tipos de documentos: digitalizados, digitales para imprimir y multimediáticos.

1. Impresos digitalizados

Son los documentos digitales el resultado de haber procesado con un scanner un documento inicialmente impreso, un documento digital como imagen ocupa mucho espacio, lo que hace que la digitalización sea ineficiente sobre todo si el documento tiene varias páginas. Para que el documento impreso, se pueda obtener un documento digital, con todas las características es necesario, volver a procesarlo con un programa que transforme el código que muestra en forma de imagen las letras y las palabras de manera electrónica aquellos programas que cumplen esta función son de reconocimiento óptico de caracteres, el resultado final es una copia digital del


documento impreso no como una imagen sino como un documento textual con las posibilidades que su condición digital le otorga.

2. Digitales para Imprimir

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Con un programa tipo procesador de palabras como Word de Microsoft, el objetivo es imprimirlo luego, también tiene las características de un documento digital que puede ser consultado en línea. Con estos programas se sustituyeron a las máquinas de escribir y las máquinas tipográficas; fueron creados para facilitar la producción de documentos impresos. Actualmente este tipo de documento se utiliza para guardar en un medio electrónico y para distribuir la información que se imprimirá, utilizando la comunicación global que ofrece internet. 3. Digitales Multimediáticos Los documentos digitales son elaborados con programas como power point del paquete de office de microsoft o flash de Macromedia, son importantes que estos documentos porque son creados utilizando un lenguaje que permita crear directamente vínculos de hipertexto, mejor conocidos como páginas web. Además los documentos digitales que han sido creados a partir de documentos impresos y de documentos digitales creados para ser impresos y ser consultados en la computadora aprovechando las características como la de hipertexto y multimedia para poder dar forma a una nueva manera de comunicarse. Formatos De Los Documentos Digitales Los documentos electrónicos están conformados por imágenes, textos o sonidos los cuales son registrados en forma de señales eléctricas negativas y positivas en discos compactos o discos duros y diskettes para ser consultados es necesario e primera instancia que se pueda observar en la pantalla de un computador y oírse en un sistema de sonido que posea el mismo equipo. A lo que se le llama formatos de los documentos digitales son los códigos que permiten transformar los conjuntos de señales positivas y negativas con las que se registra la información digital en ondas para construir las letras, las imágenes o sonido. Los formatos son diferentes de acuerdo al tipo de información de que se trate. Hay formatos para imágenes en movimiento, imágenes fijas y para sonido.


Los documentos electrónicos al guardar la información utilizan un formato y para hacerlo se crea un archivo asignándole un nombre el cual lo identifique con una extensión que a su vez identifica el formato en el que se guardó, por ejemplo en el procesador de palabras Word quién lo escribe le asigna un nombre: documento2 el programa le asigna una extensión al nombre, “doc” y quedaría así documento2.doc.

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Lo anterior describe que para un documento de texto escrito con Word también se aplica para cualquier otro documento digital, cuando utilizamos este procedimiento podemos saber qué tipo de documento es el que se guardó a partir de la extensión identificando el formato al cual corresponde la información sea un texto, imagen en movimiento o sonido.

4. PORQUÉ CONSERVAR LA INFORMACIÓN DIGITAL

Porque con el paso del tiempo la información digital puede verse afectada por: • La rápida evolución de la tecnología y el constante avance tecnológico quedando obsoletos los recursos de información. • La corta vida útil de los recursos digitales ante la falta de condiciones de almacenaje como la temperatura, y humedad extrema. • Falta de mantenimiento de los equipos de hardware • Deterioro natural de los equipos • Actos vandálicos como virus, robos, sabotajes, etc. • Desastres como terremotos, inundaciones, incendios, etc. Ante esta clase de situaciones es importante tener un plan de emergencia. • Facilidad de la alteración de los datos, el contenido digital puede cambiar en el tiempo, cuando se producen nuevas versiones del documento. Para evitar este problema es importante incorporar metadatos desde el momento de su creación para identificar las diferentes versiones y facilitar su localización. Los materiales impresos han dado una solución a la necesidad social de conservar la información para luego ser transmitida a otras personas, sin embargo los formatos en donde se encuentra la información han sufrido cambios de acuerdo a los cambios económicos, culturales y políticos que ha sufrido la humanidad; como las tablillas de arcilla, paso a los soportes de la madera, el pergamino y el papel.


CONCLUSIONES

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Actualmente, no cabe duda que la irrupción de las nuevas tecnologías en la llamada sociedad de la información es una realidad cercana y creciente en el mundo de las bibliotecas, los archivos y los Museos.

Cada vez son más las entidades que, movidas por el ánimo de preservar y difundir su patrimonio están buscando en la captura digital una herramienta que les permita: mantener la información a largo plazo, facilitando el acceso a ella desde lugares remotos.

Hoy es normal encontrar en nuestras bibliotecas o archivos, además de los servicios tradicionales, catálogos en línea, salas de consulta de Internet, consulta de colecciones en redes locales, servicios de reproducción digital de colecciones y archivos de datos o información digital.

La preservación digital es un problema nuevo para la disciplina. Esta se encuentra en etapa de estudio y en constante cambio debido al rápido cambio que presentan las nuevas tecnologías en la llamada era digital.

Un paso importante para afrontar la preservación digital a nivel nacional o gubernamental lo constituye la implementación de un trabajo cooperativo entre instituciones generadoras de recursos digitales e instituciones receptoras y de custodia de la información.

En medio del creciente desarrollo de proyectos de conversión digital en instituciones de custodia de patrimonio, es indispensable la normalización y el estudio de estándares de selección, generación de archivos, manejo, descripción y utilización que permitan el desarrollo de estructuras orgánicas orientadas a la preservación de la documentación digital, de manera que se pueda asegurar la interoperabilidad de los sistemas, el intercambio de información y la no duplicidad de los procesos.


BIBLIOGRAFÍA

1

Ley 594 de 2000, recuperado el 07 de febrero http://www.archivogeneral.gov.co/index.php?idcategoria=2023

Concepto de biblioteca. tipos y función. perspectivas de futuro, recuperado el 07 de febrero de 2014, http://sanidad.wikispaces.com/file/view/1_Biblioteconomia_25temas.pdf

Documentos digitales, recuperado el 07 de febrero de 2014, de http://www.msinfo.info/propuestas/documentos/documentos_digitales.html

Conservar la información digital http://www.monografias.com/trabajos81/almacenamiento-conservacion-y-preservacionescenario-informacional/almacenamiento-conservacion-y-preservacion-escenarioinformacional2.shtml#ixzz2tmYtysYL

de

2014,

de

Unidad didáctica uno  

Documento relacionado con los documentos digitales.

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