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GESTIÓN DOCUMENTAL II TALLER - ACTIVIDAD


GESTIÓN DOCUMENTAL II TALLER -ACTIVIDAD

PRESENTADO POR DIANA CATHERINE LUGO COBOS

TUTORA MARÍA CLEMENCIA RIVERA CRUZ

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO FACULTAD CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN, LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA ARMENIA 2013


Contenido 1.

¿Se continúa tratando al archivo como el “área de castigo en las entidades”?

2.

¿Qué percepción tienen las personas sobre el archivo?

3.

¿Ha cambiado el concepto o se sigue pensando como hace diez años atrás?

4.

¿Habrá futuro para el archivo? ¿Cuál?

5.

¿Hacia dónde va la gestión archivística?

6.

¿Tendrá el documento electrónico las mismas complicaciones que el documento en papel, para posicionarse como documento legal en las empresas?

7.

¿El archivo que usted visitó tardará en alcanzar el objetivo “Cero Papel” que propone el AGN?. ¿Por qué?

8.

¿Qué es Gobierno en línea y cual su pretensión?

9.

Conclusiones

10.

Webgrafía


1. ¿SE CONTINÚA TRATANDO AL ARCHIVO COMO EL “ÁREA DE CASTIGO EN LAS ENTIDADES”? Según la entidad visitada anteriormente, allí al área de archivo en algunos departamentos siguen tratando al archivo como castigo, pues aún falta mucha cultura de parte de los funcionarios y sensibilización por parte de cada superior, pues no se le importancia que requiere el archivo, pues solo sucede cuando no encuentran la información que requieren o cuando llega una revista a auditar si se está cumpliendo con la normatividad vigente. El tema de gestión documental es un poco difícil en esta entidad, pues hacerles entender a los funcionarios son los responsables de organizar la documentación, que cada uno de estos genera en cumplimiento de sus funciones es un poco complejo, pues ellos expresan que quienes deben archivar son las personas encargadas de liderar el proceso de gestión documental en cada departamento, cuando la norma nos indica que cada funcionario público está en la obligación de velar por la organización y custodia de los documentos que producen, entonces es allí cuando se entra en controversia y el malo del paseo es el líder en gestión documental.


2. ¿QUÉ PERCEPCIÓN TIENEN LAS PERSONAS SOBRE EL ARCHIVO? La percepción de cada funcionario público es diferente, pues la mayoría es decir el 60% de ellos son personas que llevan muchos años en la institución que está a punto de pensionarse, y para ellos el tema de archivo es totalmente indiferente, pues nunca se les ha exigido sobre sus archivos pues hacen caso omiso al tema en cuestión. El otro 40% son funcionarios que por cuestiones de funciones se ven en la obligación de cumplir con la organización de los archivos y estos son capacitados para realizar este tipo de actividades, así mismo son multiplicadores de la información que reciben y pues poco a poco ahí personas que si le ven la importancia de mantener sus archivos organizados pues realmente allí se ve reflejado el trabajo que a diario cumplen. Acuerdo con lo anterior considero que gran parte de la percepción que cada uno de los funcionarios que allí labora es concientizar, sensibilizar y culturizar a los superiores de lo importante que es el tema de la gestión documental en la entidad, pues si tenemos el apoyo de los superiores este tema fluirá para todos.


3. ¿HA CAMBIADO EL CONCEPTO O SE SIGUE PENSANDO COMO HACE DIEZ AÑOS ATRÁS? Si el concepto ha cambiado y sigue cambiando a medida que va pasando el tiempo, pues hoy en día se habla del archivo digital, las tics, el documento electrónico etc, pues la tecnología va avanzando cada día más y los profesionales de la información van de la mano con ellos, es por eso que ahora se habla de cero papel en la administración pública, pues la idea de ello es implementar software de información que nos ayuden a minimizar los procesos, procedimientos y tramites que son muy extensos el cual requiere de una serie de documentos impresos que lo único que se hace es gastar innecesariamente papel, cuando podemos utilizar las herramientas tecnológicas que tenemos para mejorar el acceso, consulta y tramites de los mismos


4. ¿HABRÁ FUTURO PARA EL ARCHIVO? ¿CUÁL? Si habrá futuro para el archivo, pues con las nuevas tecnologías se va ir desarrollando herramientas tecnológicas, software, y unas series de implementaciones que van a mejorar los procesos de un programa de gestión documental. Así mismo mejorar el acceso y consulta de los documentos, pues todo va a ser más rápido por determinadas implementaciones, que las entidades tendrán que acogerse pues todo va evolucionando y no nos podemos quedar obsoletos, cada día que pasa se tiene que pensar en prestar un buen servicio de calidad para los usuarios tanto internos como externos.


5. ¿HACIA DÓNDE VA LA GESTIÓN ARCHIVÍSTICA? La gestión archivística va modernizándose y en unos años todo va hacer con herramientas tecnológicas que permitan el fácil acceso y consulta a los documentos, pues hoy en día la sociedad está más familiarizada con las TICs y pues es una gran ventaja pues porque así mismo facilitara la implementación de software de información en las entidades.


6. ¿TENDRÁ EL DOCUMENTO ELECTRÓNICO LAS MISMAS COMPLICACIONES QUE EL DOCUMENTO EN PAPEL, PARA POSICIONARSE COMO DOCUMENTO LEGAL EN LAS EMPRESAS? A criterio personal considero que hoy en día no tendrá tantas complicaciones como hubiese sido años atrás, pues hoy se habla y se piensa en las tics, lo cual hace que todo sea un poco más fácil para que el documento electrónico se posicione como documental legal en las empresas, pues ya se hablan de firmas digitales y de la seguridad en los documentos electrónicos como originales, entonces partiendo de esos puntos las empresas tendrán que documentarsen muy bien para que el documento electrónico en determinado tiempo se maneje legalmente.


7. ¿EL ARCHIVO QUE USTED VISITÓ TARDARÁ EN ALCANZAR EL OBJETIVO “CERO PAPEL” QUE PROPONE EL AGN? ¿POR QUÉ? La entidad que visite si tardara en alcanzar el objetivo “Cero Papel” que propone el AGN, pues sinceramente están trabajando en ello, ya se tiene implementado un sistema de información a documental llamado Orfeo, pero los funcionarios no están ayudando a esta implementación del cero papel, pues para ellos se les facilita más manejar la información de forma impresa que digital, pues por desconocimiento de uso de las herramientas tecnológicas, pues aquellos funcionarios ya están a poco tiempo de pensionarse, la edad, la cultura, los hábitos, las habilidades, hacen que retrasen el proceso, pero se está sensibilizando a todos los funcionarios para llevar a cabo un resultado positivo a la implementación.


8. ¿QUÉ ES PRETENSIÓN?

GOBIERNO

EN

LÍNEA

Y

CUAL

SU

La Estrategia Gobierno en línea, liderada por el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, es el conjunto de instrumentos técnicos, normativos y de política pública que promueven la construcción de un Estado más eficiente, transparente y participativo, y que a su vez, preste mejores servicios con la colaboración de toda la sociedad mediante el aprovechamiento de la tecnología. Lo anterior con el fin de impulsar la competitividad y el mejoramiento de la calidad de vida para la prosperidad de todos los colombianos.


9. CONCLUSIONES Concluyendo podemos observar como en algunas entidades se sigue tratando al archivo, como una parte olvidada, sin gran importancia, pues falta cultura y falta de sensibilización de los superiores de aquellas entidades, que hacen caso omiso a la importancia que tienen los archivos en las entidades, pues bien hay que recordar que el archivo son un conjunto de documentos que se realizan en función de las actividades y por ende es de gran importancia y valor. Así mismo es importante tener en cuenta que las nuevas tecnologías van avanzando cada día más y los profesionales de la información van de la mano con ellos para mejorar los procesos de la gestión documental en las entidades, pues hoy en día se habla sobre la implementación de “Cero Papel” en las entidades públicas, pues bien ya la gran mayoría de entidades se están familiarizando con el tema y algunas ya en implementación para una mayor acceso, consulta y tramites de los documentos.


WEBGRAFĂ?A Lectura: Los Sistemas de Archivo del Futuro http://gestiondocumentalparagentenormal.com/2011/05/17/hacia -un-futuro-perfecto/ http://gestiondocumentalparagentenormal.com/

http://programa.gobiernoenlinea.gov.co/

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