DiALOG - Das Magazin für EIM, Ausgabe 2015

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Welche Standardschnittstellen müssen in einem EIMS mindestens vorhanden sein? • MS Outlook Integration mit AnlagenExtraktion und voller Indexierung • MS Office: MS Word, MS Excel, MS PowerPoint Integration mit voller Indexierung • Aufruf von MS Word Templates aus dem EIMS mit Übernahme von Daten und Speicherung im EIMS • Textextraktion für weitere Standardanwendungen: OpenOffice, AutoCad etc. • PDF-Integration mit voller Indexierung • Lotus Notes E-Mail-Integration mit Anlagen-Extraktion und voller Indexierung • Anhängen von Bild-, Audio-, Videodateien sowie URLs etc. • Scan- und OCR-Unterstützung • Automatische OCR-Erkennung (über ABBYY-FineReader-Integration auf dem Server) für alle gängigen Bildformate • API inkl. vollständiger Dokumentation für die Anbindung an ERP, CRM, FiBu etc. Hochaktuell wird das Thema EIMS für jede Organisation, wenn man die am 14.11.2014 vom Bundesministerium der Finanzen herausgegebenen „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“ berücksichtigt (http://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/ BMF_Schreiben/Weitere_Steuerthemen/Abgabenordnung/Datenzugriff_ GDPdU/2014-11-14-GoBD.html ). Die GoBD ersetzen die bisherigen GoBS (1995) und die GDPdU (2002). Ziel der neuen Grundsätze ist, den Rahmen für die Führung und Aufbewahrung von Unterlagen in elektronischer Form dem technischen Fortschritt anzupassen und die Regelungen zum Datenzugriff der Finanzverwaltung darauf auszurichten. Ein EIMS ist die ideale Lösung, um den Anforderungen der Finanzverwaltung gerecht zu werden.

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DiALOG - Ausgabe März 2015

Abb. 1: ECM-/DMS als Stand-Alone-System

Abb. 2: Enterprise information management system (EIMS)

Abb.3: Hierarchische Anzeige im EIMS

LIB-IT DMS unterstützt Kunden aus Privatwirtschaft und dem öffentlichen Bereich mit dem web-basierten Produkt FILERO (EIMS) bei der elektronischen Ablage und Archivierung sowie bei der Organisation großer physischer Archive. Die Möglichkeit zur Pflege strukturierter Daten (Geschäftspartner, Kontakte etc.) und flexibel programmierbare Schnittstellen zu führenden / nachgeordneten Systemen (ERP, WaWi, FiBu) vereinfachen die Datenhaltung, beschleunigen das Auffinden von Informationen und Dokumenten und verringern die Redundanz. www.filero.de