DiALOG - Das Magazin für EIM, Ausgabe 2015

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Best entwickelte man hierfür sogar eine einzigartige Arbeitsmethode, genannt „Produktionsstraße“. Christ Lucius, Projektleiter bei der Gemeinde Best: „Jeder Vorgangstyp wird vollständig zerlegt: Was braucht der Kunde? Welche Prozesse stecken dahinter? Welche Rechtsvorschriften finden Anwendung? Welche Dokumente müssen archiviert werden? Wie übermitteln wir Status und Ergebnisse an Bürger und Betriebe? Und wie können wir dies technisch am besten umsetzen?“

die bereits von der Gemeinde genutzt wurden, wie z. B. ein Dokumentenverwaltungssystem oder die bestehenden E-Formulare. Dies funktioniert, weil Liber unabhängig von jeder bestehenden IT-Infrastruktur arbeitet. Math Huntjens, IT-Architekt bei BCT, sorgt dafür, dass dabei alle Standards berücksichtigt werden: „Für behördliche Softwarelösungen müssen nationale (z. B. KING) und internationale – in diesem Fall EU-weite (W3C, OASIS) – Stan-

erfordert einiges, aber das vorgangsbasierte Informationssystem unterstützt sie hierbei, indem es Informationen leicht zugänglich und auffindbar macht.“ Dass sowohl die Gemeinde als auch BCT das gesamte Projekt als kooperierende Partner angegangen sind anstatt in einem traditionellen KundenLieferanten-Verhältnis, erwies sich während des Projekts als äußerst positiv. Und diese Beziehung bleibt auch nach der Implementierung bestehen: Nach wie vor werden gemeinsam Neuerungen entwickelt, die sich dann im System erproben. Dabei achten beide Seiten darauf, dass für die Anwender alles so einfach wie möglich aufgebaut ist. Immer mit dem Ziel vor Augen, den Kunden einen besseren Service bieten zu können.

Flexibilität, Kollaboration, Kostenreduzierung, Compliance, Corporate Governance − Dienstleister der Zukunft benötigen ein leistungstarkes EIM-System!

Bei der Produktion eines Vorgangstyps arbeitet ein interdisziplinäres Team zusammen, um all diese Facetten unter die Lupe zu nehmen. Außerdem wird ein Stufenplan durchlaufen, um sicher zu gehen, dass nichts vergessen wird. Dank der Produktionsstraße konnte die Gemeinde gemeinsam mit BCT innerhalb der ersten acht Monate bereits zehn Vorgangstypen implementieren, bei denen die Bester über die Website www.gemeentebest.nl in den Dialog treten können – darunter Genehmigungen, Berufungsverfahren, Terminabsprachen oder Anzeigen beim Ordnungsamt. Von Anträgen, die schon als Vorgangstyp eingerichtet sind, erhalten die Kunden nach einer Kontaktaufnahme regelmäßig Updates und können zu jedem Zeitpunkt den Status erfragen. Die Implementierung weiterer Vorgangstypen geschieht im laufenden Prozess und kann von den Verantwortlichen der Gemeinde ohne Programmieraufwand sogar selbstständig vorgenommen werden. Unabhängigkeit von der IT-Umgebung – Einhaltung internationaler Standards Vor und während der Implementierungsphase von Liber war BCT auch verantwortlich dafür, dass sich das EIM perfekt in die anderen Systeme einfügt,

dards eingehalten werden. Wir haben das alles ‚auf dem Schirm’, damit der Datenaustausch zwischen den Softwares reibungslos funktioniert.“ Schon vor der Programmierung achtet Huntjens darauf, dass der Aufbau der Software so angelegt ist, dass sie allen Anforderungen der „Systemarchitektur“ entspricht. Zu diesen Anforderungen gehört auch absolute Rechtssicherheit. So musste z. B. im Fall der Gemeinde Best gewährleistet sein, dass Informationen über Objekte und Personen, im Sinne des Datenschutzes, rechtlich einwandfrei zentral abgelegt und verfügbar gemacht werden. Für viele Mitarbeiter der Gemeinde Best hat die neue Verwaltungsstruktur natürlich Veränderungen mit sich gebracht. Christ Lucius: „Den klassischen Archivmitarbeiter, der mit konventionellen Informationsträgern arbeitet und Archivstücke in Ordnern ablegt und wieder hervorholt, gibt es bei uns nicht mehr.“ „Sie müssen fast alle Fragen beantworten können“, ergänzt Magda Klomp. „Das

Die niederländische Gemeinde Best in der Provinz Nordbrabant ist mit fast 29.000 Einwohnern relativ klein. In den Bereichen Dienstleistungen und Informationsbeschaffung ist man dennoch sehr fortschrittlich. So hat man Anfang 2011 mit „DOEN!“, zu Deutsch „Handeln!“, ein Projekt gestartet, um den Bürger-Service grundlegend zu verbessern und zugleich schnelle, transparente und effiziente Kommunikation zu erreichen. Neben einem Kunden-Kontakt-Zentrum und einer bürgerorientierten Website führte man in diesem Rahmen mit Liber von BCT auch ein webbasiertes Informationssystem ein. www.gemeentebest.nl

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