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Cómo administrar un museo: Manual práctico Inventarios y documentación

Museos. Comité internacional para la documentación, 1995) (columna 4). El tercer modelo es del de la norma SPECTRUM, creada por la MDA (Museum Documentation Association) en el Reino Unido. La norma SPECTRUM fue objeto de una publicación detallada (Museum Documentation Association 1997; Ashby, McKenna & Stiff, 2001) pero la MDA también ha publicado un manual de catalogación de los campos principales (Holm, 2002) (columna 5). El cuarto modelo, el 'Object ID', ha sido concebido como una guía de información que se considera muy útil en caso de robo de un objeto (véase el capítulo Tráfico ilícito). (Thornes, 1999) (columna 6). La quinta norma es la del 'Dublin Core' (DC) que permite la búsqueda de información en Internet (Dublin Core, 2004) (columna 7). Para obtener más información, consúltese el contenido de estas cinco normas. El texto íntegro de la edición inglésfrancés del Manual de AFRICOM y del CIDOC y de la norma Object ID puede ser consultado en la Red (véase Referencias). Campos de inventario y de catálogo Los campos del cuadro 1 corresponden a las esferas museográficas fundamentales, como son la arqueología, las antigüedades, la etnología, las bellas artes, las artes decorativas, el vestuario, la historia y la historia natural. Cada ficha de inventario contiene apartados elementales, por ejemplo el 'Número' o el 'Nombre del objeto' (columna 2). Los campos secundarios también revisten importancia, como el 'Título' en el caso de una obra de arte, el 'Período/Datación' en el de una colección arqueológica o la 'Clasificación' en aquel de una colección de historia natural. Algunos campos –'Número del objeto', 'Localización', 'Observaciones'– son esenciales para la gestión de las colecciones y su seguridad. Otros son importantes para la 36

investigación y la información del público, como son 'Creador/Fabricante’ o 'Período/Fecha de creación'. Los campos más pertinentes para el museo dependen del interés y de la importancia que éste conceda a la investigación y a los servicios públicos. 'El inventario' de base de una colección incluye apartados que engloban los campos reglamentarios y aquellos que resultan esenciales en cada esfera. En el caso de las obras de arte y de la arqueología, los campos de inventario son aquellos de las columnas 'Base' y 'Object ID' del cuadro 1 (véase el capítulo Tráfico ilícito). Es posible establecer un inventario y un catálogo más completo pero es preferible agrupar estas normas en una fuente de referencia única al servicio de la investigación. La información a este nivel adquiere carácter prioritario y debe incluir una foto o una imagen digital del objeto. Sintaxis y terminología Es importante para un museo establecer normas, pero también una sintaxis y una terminología coherentes para la introducción de datos. Las reglas sintácticas definen la estructura de la información en cada campo. Las reglas terminológicas definen las palabras que serán utilizadas en cada caso. Las decisiones del museo en este sentido deberán figurar en su manual de catalogación interno. La forma de escribir los nombres propios es un ejemplo de control sintáctico. Las fichas de inventario son ricas en nombres de todo tipo (coleccionistas, creadores, donantes, conservadores, etc.), compuestos por varios elementos, de ahí la necesidad de normalización. Si no se han establecido normas en la materia, el museo puede inspirarse en la gestión de las grandes bibliotecas que respetan estas normas, como las Reglas de Catalogación Angloamericanas (AARC), muy difundidas en los países anglosajones.

Cómo administrar un museo icom  
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