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Date: 12/07/2011

Live Meeting Belgacom Group

Manuel


Live Meeting Demander l'application: Intranet/IT Services/Je veux avoir accès à une application informatique Compléter et envoyer le formulaire ci-dessous.

Installer l'application Start/programs/Belgacom special/install software

Après l'installation, le menu suivant apparaît dans Outlook :

Vous pouvez dès maintenant organiser vos Live Meetings.

Document owner: IDO Communication 12/07/2011


Équipement et utilisation des salles Utilisation de l'infrastructure dans la salle de réunion: - Retirez le couvercle de la caméra - Allumez le PC. - Allumez les écrans LED à l'aide de la télécommande

Problèmes éventuels lors de la mise en service : Pas de connexion sur l'écran de télévision de gauche. La touche "Source" de la télécommande vous permet de passer à l'entrée "HDMI 1".

Connexion au réseau Connexion au PC fixe (attention dans le cas du logiciel Windows 2007) Si vous ne parvenez pas à vous connecter, assurez-vous que le câble réseau est bien raccordé au PC.

log on: Changez d'utilisateur Sélectionnez "autre utilisateur" Saisissez votre ID d'utilisateur Belgacom et votre mot de passe Windows. Votre profil est téléchargé.

Partage de documents À l'aide d'un memory stick via le PC fixe, via le « H » drive, ou via un shared drive.

Petit conseil : Pour obtenir un meilleur résultat, utilisez le PC de bureau dans la salle. Limitez-vous si possible à 4 sites. Évitez de parler tous en même temps. Évitez les bruits parasites (GSM, chaises, PC...). Regardez bien la caméra pour un bon contact visuel.


Participer à une réunion, établir une liaison audio et vidéo avec un ordinateur Participer à une réunion

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Au départ de votre agenda, ouvrez l'invitation à la réunion et cliquez sur le lien Join the meeting pour prendre part à la séance. Une fois la liaison avec la réunion établie, la fonction audio de votre ordinateur est activée par défaut. Si tel n'est pas le cas, cliquez dans le volet Join Audio in the Voice and Video sur Participer en audio.

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Dans le volet Voice and Video, cliquez sur Mute Microphone or Mute Speakers (Désactiver microphone ou Désactiver haut-parleurs) si vous souhaitez désactiver ces fonctions.

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Pour modifier le volume des haut-parleurs ou du microphone, dans le volet Voice and Video, cliquez sur la liste déroulante Microphone or Speakers et déplacez le curseur du volume vers le haut ou le bas.

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Pour afficher votre vidéo, dans le coin supérieur droit du client de la réunion, cliquez sur l'icône représentant une webcam.


Initier une réunion non planifiée Pour lancer une réunion instantanée non planifiée, procédez comme suit: 1

Cliquez sur Start (Démarrer).

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Cliquez sur All Programs, pointez sur Microsoft Office Live Meeting 2007, puis cliquez sur Microsoft Office Live Meeting 2007.

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Dans la page Microsoft Office Live Meeting, cliquez sur Meet Now pour démarrer votre réunion ad hoc.

Pour inviter des participants to your Meet Now meeting à partir du service Microsoft Live Meeting cliquez sur Attendees. 1

Ouvrir le volet Attendees, cliquez sur Attendees menu.

2

Dans le volet Attendees, cliquez to Invite, et ensuite By E-mail

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4

Dans la zone To de l’invitation par courrier éléctronique tapez les adresses de messagerie de vos participants, en séparant chaque adresse par un point-virgule Pour envoyer l’invitation , cliquez sur Send.


Planifier une réunion à l'aide du complément Microsoft Conferencing pour Microsoft Office Outlook

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Dans l'agenda Outlook, cliquez sur Schedule a Live Meeting.

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Sous l'onglet Appointment, dans la zone de texte Subject, tapez la description de votre réunion. Dans la zone de texte TO, entrez les adresses de messagerie de vos invités, en séparant chaque adresse par un point-virgule.

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Pour indiquer les présentateurs dans le formulaire de demande Live Meeting, cliquez sur Attendees/presenters. Dans la liste Attendees, Cliquez sur un nom, puis cliquez sur Add. Cliquez sur OK.

4

Cliquez sur Meeting options pour entrer des informations supplémentaires sur la réunion, notamment des informations concernant les détails, le contrôle d'accès, la salle d'attente, les fonctionnalités supplémentaires, l'expira tion, l'audio et l'enregistrement, puis cliquez sur OK.


Importer le contenu Les présentateurs de réunions peuvent importer plusieurs types de fichiers dans Live Meeting (par exemple des présentations Microsoft PowerPoint®, Word, Excel, VisioT, Project et vidéo).

Importer du contenu dans la réunion en tant que présentateur 1

Dans le bandeau de commande, cliquez dans le volet Content, puis sur Partager et Click Upload File(View Only).

2

Dans la fenêtre de dialogue Choose a document to share sélectionnez le fichier que vous souhaitez importer et cliquez sur Open pour effectuer l'importation.

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Dans le volet Content, sélectionnez le fichier à présenter.

4

Pour naviguer dans les diapositives, utilisez le pictogramme Previous or Next en bas à gauche dans le bandeau de commande.


Afficher et partager des applications Live Meeting offre plusieurs moyens de partager des applications. Lors du partage du Bureau ou de la Zone sélectionnée, les applications à partager doivent être ouvertes. Les applications doivent donc d’abord être ouvertes et ensuite passer en mode full screen par lequel la caméra perd temporairement les images.

Partager et échanger les commandes d'une application avec un participant à la réunion 1

Dans le volet Content, cliquez sur Share et ensuite sur Share a Program. Sélectionnez un fichier si vous souhaitez partager une application dans le bandeau de commande.

2

Cliquez sur le pictogramme Share control si vous souhaitez confier les commandes de l'application à un participant.

3

Dans le volet Give Control, sélectionnez le nom d'un participant et cliquez sur OK. Dans le volet Give Control, cliquez sur YES.

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Pour prendre les commandes, le participant clique sur Ok dans la fenêtre de dialogue Microsoft Office Live Meeting.

5

Si vous souhaitez continuer à partager les commandes ou au contraire les reprendre, cliquez sur le pictogramme Share Control ou choisissez un autre participant avec qui vous souhaitez les partager.

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Cliquez sur le pictogramme End sharing and return to Live Meeting si vous souhaitez interrompre le partage et revenir dans le bandeau de commande du présentateur.


Salles Live Meeting

Réservation des salles : Transmettez votre nom à IDO Communication pour être repris dans la liste de distribution. Une fois dans cette liste, vous aurez accès aux salles via Outlook.

Personnes de contact locales d'IDO


Avant de quitter la salle Après la réunion ! Log off et jamais « Shut Down » (éteindre) Éteindre les écrans TV Remettre le couvercle de la camera Fermer le local Rapporter la clé


Notes


Encore des questions ? Envoyez un e-mail Ă  IDO communication


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