Issuu on Google+

ERP - Enterprise Resource Planning Sistema de Gestão Empresarial - Automação Comercial

Treinamento & Desenvolvimento 0


ERP - Enterprise Resource Planning Sistema de Gestão Empresarial - Automação Comercial

Sumário

1. Menu Cotação .......................................................................................................................................................... 3 2. Cadastro da Cotação ................................................................................................................................................ 3 2.1 Descrição............................................................................................................................................................ 3 2.2 Estabelecimento ................................................................................................................................................ 3 2.3 Forma de Pagamento ........................................................................................................................................ 4 2.4 Comprador ......................................................................................................................................................... 4 2.5 Data de Encerramento ....................................................................................................................................... 4 2.6 Hora Encerramento ........................................................................................................................................... 4 2.7 Produtos Relacionados ao Fornecedor .............................................................................................................. 4 3. Itens de Cotação....................................................................................................................................................... 5 4. Fornecedor ............................................................................................................................................................... 8 5. Análise da Cotação .................................................................................................................................................11 5.1 Ranking .............................................................................................................................................................15 5.2 Valor Decisão ....................................................................................................................................................16 6. Gerando o Pedido de Compra ...............................................................................................................................18

Treinamento & Desenvolvimento 1


ERP - Enterprise Resource Planning Sistema de Gestão Empresarial - Automação Comercial

Objetivo Este manual tem o objetivo de auxiliar especificamente o departamento de compras a cadastrar os fornecedores na tela “Cotação”, e sua importância para uma análise assertiva e rápida para decisão de compra.

Conceito A categoria COTAÇÃO é a tela do sistema onde o responsável pelo departamento de compras tem a visão dos fornecedores que estão cadastrados no sistema e dispostos a negociar os preços das mercadorias. Na cotação é possível ter insumos para uma negociação de preço, gerando competitividade entre os fornecedores e uma oportunidade melhor de custo benefício do produto.

Treinamento & Desenvolvimento 2


ERP - Enterprise Resource Planning Sistema de Gestão Empresarial - Automação Comercial

Módulo Comercial 1. Menu Cotação Acesse o menu do sistema e clique no Módulo > COMERCIAL > Sessão > COMPRAS > Categoria > COTAÇÃO.

2. Cadastro da Cotação A tela de cotação é muito importante para o departamento de compras do estabelecimento, pois permite ao comprador identificador e analisar os produtos e preços oferecidos pelos fornecedores. Saiba como cadastrar a cotação. Lembrando que os campos em destaque são de preenchimento obrigatório. 2.1 2.1

Descrição O campo descrição é livre para preenchimento, preencha-o de forma que facilite a sua análise na hora de pesquisar uma cotação. Campo obrigatório. 2.2 2.2

Estabelecimento Selecione o estabelecimento que será feito a cotação dos produtos, caso o estabelecimento não esteja na lista clique no sinal de para cadastrar. Campo obrigatório. Treinamento & Desenvolvimento 3


ERP - Enterprise Resource Planning Sistema de Gestão Empresarial - Automação Comercial 2.3 Forma de Pagamento 2.3 Selecione a forma de pagamento acordada com o fornecedor. Ex: Boleto, à vista, cheque e etc. Campo obrigatório. 2.4 Comprador 2.4 Selecione o comprador responsável pela cotação. 2.5 2.5

Data de Encerramento Ao colocar uma data de encerramento o fornecedor terá um prazo para fazer a cotação. Após a data determinada não será mais possível fazer inclusões, ou alterações de preços. 2.6 2.6 Hora Encerramento Determina a hora que será encerrada à cotação. 2.7 Produtos Relacionados ao Fornecedor 2.7 Ao “flegar” (Selecionar) esta opção na hora que o fornecedor realizar a cotação na tela “Cotação por Fornecedor”, apenas os produtos relacionados na lista de itens de cotação que estão vinculados ao fornecedor vão aparecer. Ex: Foram cadastrados cinco produtos para cotação, porém o Fornecedor A comercializa apenas dois produtos relacionados na lista. Quando o Fornecedor A for realizar a cotação, aparecerão apenas os dois produtos relacionados ao mesmo, os demais produtos da lista de cotação não apareceram para este fornecedor.

Após preencher os campos necessários clique na aba ITENS, para cadastrar os produtos que serão cotados. Cadaste o nome que for melhor para identificar a cotação. 2.1

Selecione o estabelecimento. 2.2

2.3

2.7

Atenção ao “flegar” esta opção.

Selecione a forma de pagamento.

Treinamento & Desenvolvimento 4


ERP - Enterprise Resource Planning Sistema de Gestão Empresarial - Automação Comercial

3. Itens de Cotação A aba ITENS. é a tela onde serão inseridos os itens de cotação, ou seja, os produtos que serão cotados pelos fornecedores. Clique em Selecionar Produtos.

Treinamento & Desenvolvimento 5


ERP - Enterprise Resource Planning Sistema de Gestão Empresarial - Automação Comercial

Ao clicar em Selecionar Produtos aparecerá à tela Busca de Produtos que te dará várias opções de pesquisa.

Veja os tipos de opções para pesquisa:         

Pesquisa pelo Código do Produto Pesquisa por descrição do Produto Pesquisa por Fornecedor Pesquisa por descrição (Qualquer parte) Pesquisa por Similares Pesquisa por Departamento Pesquisa por Grupo Pesquisa por Sub Grupo Pesquisa por Família

Neste exemplo vamos usar a Pesquise pelo código do Produto. Exemplo: O código 5042 é referente ao produto Absorvente Sempre Livre, digite o código e se for o produto que deseja cotar clique em Filtrar, em seguida o produto vai aparecer na lista de produtos para cotação. Observe o exemplo abaixo.

Treinamento & Desenvolvimento 6


ERP - Enterprise Resource Planning Sistema de Gestão Empresarial - Automação Comercial

Para adicionar o produto nos itens de cotação flegue a opção conforme indicação da seta no exemplo abaixo. Ou se preferir clique direto no botão Filtrar, vai aparecer todos os produtos. Após adicionar os produtos para cotação clique em Adicionar à Lista.

Veja que os produtos selecionados para cotação aparecem na lista. Nesta tela é possível alterar a quantidade de embalagens.

Clique dentro do campo e digite a quantidade que deseja.

Treinamento & Desenvolvimento 7


ERP - Enterprise Resource Planning Sistema de Gestão Empresarial - Automação Comercial

4. Fornecedor Após ter incluído os produtos que deseja cotar, agora inclua os fornecedores (Os fornecedores devem estar cadastrados no sistema Web Sac, e os produtos vinculados aos mesmos) que comercializam estes itens. Clique em Selecionar Fornecedores.

Ao clicar em Selecionar Fornecedores aparecerá à tela busca de Fornecedores que te dará várias opções de pesquisa. Veja os tipos de opções para pesquisa:  Pesquisa pelo Código do Fornecedor  Pesquisa por descrição do Fornecedor  Pesquisa por Produto  Pesquisa por Estado e Cidade

Treinamento & Desenvolvimento 8


ERP - Enterprise Resource Planning Sistema de Gestão Empresarial - Automação Comercial

O sistema também possui outros filtros para que a pesquisa se torne mais rápida e assertiva. A opção de filtrar fornecedores relacionados aos produtos da cotação, ao “flegar” esta opção e clicar em Filtrar o sistema vai apresentar apenas os fornecedores relacionados aos itens de cotação. Selecione todos os fornecedores, ou apenas o que preferir. Clique em Adicionar à Lista.

Os fornecedores foram adicionados na cotação, caso queira excluir basta clicar no ícone da lixeira ao lado direito da tela.

Treinamento & Desenvolvimento 9


ERP - Enterprise Resource Planning Sistema de Gestão Empresarial - Automação Comercial

Caso precise inserir alguma observação nesta cotação, o sistema Web Sac tem uma aba chamada de Observação, que é livre para qualquer tipo de anotação. Após preencher todas as informações necessárias clique em Gravar para finalizar a cotação.

Agora é só aguardar que os fornecedores façam a cotação dos produtos. Os mesmos devem acessar a tela Cotação por Fornecedor 1para cotarem os itens relacionados na tela de Cotação.

1

Acesse a tela Cotação por Fornecedor (Comercial > Compras > Cotação), e veja no manual como é feita a cotação pelos fornecedores.

Treinamento & Desenvolvimento 10


ERP - Enterprise Resource Planning Sistema de Gestão Empresarial - Automação Comercial

5. Análise da Cotação Após a participação de todos os fornecedores relacionados na cotação, agora é o momento de analisar as propostas dos fornecedores. Acesse a tela de cotação Clique em Nova Pesquisa.

Agora clique em Pesquisar e na sequencia cima da descrição que deseja fazer analise.

Treinamento & Desenvolvimento 11


ERP - Enterprise Resource Planning Sistema de Gestão Empresarial - Automação Comercial

Clique em Encerrar Cotação.

O sistema vai abrir uma janela com a seguinte informação “Tem certeza que deseja encerrar a cotação agora”. Clique em SIM.

Treinamento & Desenvolvimento 12


ERP - Enterprise Resource Planning Sistema de Gestão Empresarial - Automação Comercial

Vamos para o passo final. Clique em Seleção de Fornecedores para verificar a cotação feita pelos fornecedores.

Nesta tela apareceram todos os fornecedores e os produtos relacionados na cotação. Os cinco produtos que foram cotados aparecem abaixo dos fornecedores que apresentaram melhor preço.

Treinamento & Desenvolvimento 13


ERP - Enterprise Resource Planning Sistema de Gestão Empresarial - Automação Comercial

Para identificar o preço entre os fornecedores passe o cursor do mouse em cima dos produtos cotados. Observe que ao passar o mouse aparecerá o valor unitário de cada produto. No exemplo abaixo apenas dois fornecedores aparecem em evidência, isso acontece porque o cursor do mouse foi direcionado em um produto, automaticamente o sistema apresenta apenas os fornecedores relacionados a este produto, e neste caso são apenas dois fornecedores o A e o EB Cosméticos.

O Fornecedor A tem o melhor preço que o fornecedor EB Cosmético, por este motivo o nome do produto fica no fornecedor que tem o melhor preço.

Compare os preços entre os fornecedores, caso queira alterar o fornecedor, basta arrastar o produto para o fornecedor que deseja.

Veja no exemplo abaixo outro produto da cotação. O Shampoo que foi cotado por quatro fornecedores, mas o mesmo só apareceu abaixo do fornecedor com menor preço, porém é possível ver o preço dos outros fornecedores conforme destaque em vermelho.

Treinamento & Desenvolvimento 14


ERP - Enterprise Resource Planning Sistema de Gestão Empresarial - Automação Comercial

5.1 Ranking O Ranking apresenta a posição dos fornecedores com uma colocação do menor para o maior preço. É um recurso do sistema que permite ao comprador ter uma visão geral da cotação de forma organizada e objetiva. Clique em Ranking.

No Ranking é possível visualizar as informações necessárias para a decisão de compra.

Os produtos são separados em destaque.

Observe o prazo de pagamento.

O valor do produto separado por fornecedor.

Treinamento & Desenvolvimento 15


ERP - Enterprise Resource Planning Sistema de Gestão Empresarial - Automação Comercial

5.2 Valor Decisão O sistema Web Sac possui um recurso chamado de Valor Decisão, que somente é possível visualizar no momento que o Ranking é gerado. O Valor Decisão é o cálculo dos juros compostos elevado ao prazo médio de pagamento oferecido pelo fornecedor, ou seja, cada dia que o fornecedor oferece de prazo para o estabelecimento, o comerciante tem a possibilidade de pagar o fornecedor com a venda do produto. A "grosso modo" o lucro vem primeiro, depois será pago a mercadoria. Veja o exemplo abaixo: O produto Café foi cotado por dois fornecedores, Guarani e a Companhia Cacique que ofertaram o mesmo preço na mercadoria no valor de R$ 10,00, porém o fornecedor que ofereceu o prazo maior para pagamento saiu ganhando conforme imagem abaixo no campo Valor Decisão.

Observe que mesmo pagando a mercadoria à vista o valor da não diminuiu por este motivo, o Valor Decisão é importante na hora da cotação porque nem sempre o menor preço ou o pagamento à vista é sinal de vantagem. Para fazer o cálculo do Valor Decisão é usada à fórmula dos juros compostos que incidem mês a mês e é muito usado no comércio e nos bancos por oferecer uma maior rentabilidade. Para entender melhor como é feito o cálculo do Valor Decisão, veja como é aplicada a fórmula do cálculo. Exemplo: Produto cotado no valor de R$ 10,00 o juros é de 1,15% e o prazo de pagamento é de 30 dias. A conta vai ficar assim: Valor Presente (VP) = R$ 10,00 / (1 + 0,00383) ^ 30 = 1,01156 Valor do produto

Pegue o valor dos juros e divida por 30, o resultado divida por 100. Some o resultado +1 e o mesmo deve ser elevado ao prazo dado pelo fornecedor.

VP= R$ 10,00 / 1,01156 = 9,885 é só arredondar, ai fica 9,89 que é o mesmo valor que o sistema apresentou no campo Decisão.

Treinamento & Desenvolvimento 16


ERP - Enterprise Resource Planning Sistema de Gestão Empresarial - Automação Comercial

O valor decisão não é o valor final que será pago na mercadoria, mas sim a rentabilidade que o estabelecimento terá no prazo que recebeu do fornecedor.

O percentual de juros para fazer o cálculo do Valor Decisão, está no Módulo > CADASTRO> Sessão > GLOBAIS > Categoria > ESTABELECIMENTO. Este valor é definido pelo estabelecimento, caso não queira gerar valor decisão deixe em branco.

Este campo do sistema pode ser utilizado em duas situações, para aplicar juros no atraso de pagamento de compras realizadas pelos clientes em cheque e na cotação. Por tanto, se o estabelecimento cobra juros de 1,15% mensal no atraso de cheque, este mesmo percentual será aplicado também na cotação. Verifique com o responsável do estabelecimento se deve preencher este campo ou não, pois o percentual de juros vai influenciar no valor decisão na hora da cotação.

É possível encerrar a cotação automaticamente, mas para isso é necessário fazer uma configuração pelo WBRobot, por um técnico do suporte.

Treinamento & Desenvolvimento 17


ERP - Enterprise Resource Planning Sistema de Gestão Empresarial - Automação Comercial

6. Gerando o Pedido de Compra Analise a melhor condição e se desejar faça o pedido de compra sem precisar sair da página. Pesquise a cotação que deseja fazer o pedido e clique em Seleção de Fornecedores.

Treinamento & Desenvolvimento 18


ERP - Enterprise Resource Planning Sistema de Gestão Empresarial - Automação Comercial

Ao abrir a tela com os fornecedores que participaram da cotação. Clique em Gerar Pedido. Pronto!O pedido foi gerado, para conferir é só acessar a tela de Pedido de Compra.

Treinamento & Desenvolvimento 19


ERP - Enterprise Resource Planning Sistema de Gestão Empresarial - Automação Comercial

Obrigado!

Manual desenvolvido por: Débora Rodrigues Treinamento & Desenvolvimento Versão 1.0 Data 08.11.2012 T&D - Treinamento e Desenvolvimento

20


Manual de Cotação