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Escola Secundária de Cacilhas-Tejo Ano Letivo: 2014/2015

Organização de Eventos Módulo 20

Disciplina: Técnicas de Secretariado Trabalho realizador por: Débora Pinto nº5 Verónica Monteiro nº10 Professora: Domitila Cardoso

Almada, 5 de dezembro de 2014

12ºM

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Índice

Introdução ............................................................................................................................. 4 Eventos .................................................................................................................................. 5 

Tipos de Eventos ................................................................................................... 6

Classificação de Eventos ....................................................................................... 7

Fases dos Eventos ................................................................................................. 8

Evitar o prejuízo na realização de um Evento ..................................................... 9

Eventos com Fins Lucrativos e Sem Fins Lucrativos ........................................... 9 o Inaugurações, comemorações, manifestações artísticas .............. 10 o Salões, feiras e exposições ............................................................... 10 o Promoções, certames ....................................................................... 12

Planificação e preparação/Elaboração de documentação ............................................. 14 

Planeamento e Organização .............................................................................. 14

Programa realizado ............................................................................................. 15

Relatório e Dossiê Documentativo .................................................................... 16 o Planificação de um evento ............................................................... 16 o Lista de verificação e controlo de todos os itens que devem merecer atenção na organização de eventos ................................. 17 o Lista de participantes ....................................................................... 21

A Publicidade e Propaganda .............................................................................................. 24 

Convites ............................................................................................................... 24 o Redação de convites formais e informais........................................ 25

Convite formal ..................................................................................................... 25

Regras de protocolo aplicáveis .......................................................................... 26

Fazer circular as notícias da organização .......................................................... 28 o Princípios de ergonomia ................................................................... 29 o Meios audiovisuais disponíveis ........................................................ 30 o Plano da visita ................................................................................... 31 o Contactos internos a estabelecer..................................................... 32

Preparação de dossiês para os participantes.................................................... 32 Página 2 de 46


Refeições como complemento de eventos ....................................................... 33 o Definição de ementas ....................................................................... 33 o Reserva de sala ................................................................................. 34

Procedimentos protocolares e de urbanidade a ter em consideração na planificação e concretização de um evento ...................................................... 35 o Apresentações, saudações e cumprimentos ................................... 36 o Encaminhamento dos participantes ................................................ 36 o Alterações de última hora ................................................................ 37 o Incidentes críticos ............................................................................. 38 o Contactos com estrangeiros ............................................................. 39 o Empresas organizadoras de eventos ............................................... 40 o Alugueres de salas ............................................................................ 40 o Utilização de restaurantes e hotéis ................................................. 41 o Utilização de transportes públicos................................................... 41

Follow-up ............................................................................................................................. 42 o Recolha de excedentes de materiais distribuídos ........................... 42 o Redação de relatórios ....................................................................... 43 o Redação de notícias destinadas a jornais internos e a meios de comunicação social ........................................................................... 43 o Verificação e controlo de custos ocasionados com o evento......... 44 Conclusão ............................................................................................................................ 45 Bibliografia .......................................................................................................................... 46

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Introdução Este trabalho foi proposto pela professora Domitila Cardoso, no âmbito da disciplina de Técnicas de Secretariado e tem o tema “Organização de Eventos”. Tem como objetivos: 

Reconhecer a importância de que se revestem os vários tipos de eventos na atividade empresarial, bem como do papel que o profissional de secretariado desempenha na sua preparação, organização e acompanhamento.

Conhecer as principais fases a observar na organização de um evento numa organização.

Identificar os procedimentos da organização de eventos profissionais e sociais.

Aprender a planear um evento, preparando os meios necessários que possibilitem a sua concretização.

Conhecer as normas protocolares que facilitem as relações intra e extra organizacionais.

Saber como assessorar o evento, atuando eficazmente antes, durante e após a sua concretização.

Neste trabalho iremos abordar diversos assuntos, tais como: conceito de evento; os tipos de evento; a planificação e preparação de um evento; follow-up; entre outros. Realizámos este trabalho com recurso a uma aplicação do Windows Office, o Word e a informação que está neste trabalho foi obtida com recurso aos documentos disponibilizados pela professora no moodle, à pesquisa na internet e a alguns livros. Este trabalho será útil para a realização de futuros eventos, pois ao adquirir os conhecimentos conseguimos preparar e/ou organizar um evento.

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Eventos Um evento pode ser definido da seguinte forma: “Um acontecimento com início e fim definidos, que é concebido para responder a uma necessidade específica numa determinada altura”.

Um evento é entendido como uma celebração de um acontecimento especial, que tem de ser realizado de uma forma organizada e cuidada. Num evento uma determinada organização interage com públicos variados ou com o público em geral, nacional ou internacional, o que implica a realização de determinadas tarefas por parte de um indivíduo/grupo. Um evento tem como objetivo reunir pessoas para várias finalidades, como por exemplo, comemorações, festividades, intercâmbio de conhecimentos e experiências, troca de informações, etc. Em suma, um evento para poder ter êxito tem de seguir uma planificação, de uma forma detalhada e organizada, de modo a abranger todas as etapas de programação, deste a sua idealização até à sua conclusão. A organização de um evento prevê sempre a definição de objetivos, tais como:

Para o participante

Para o gestor de eventos

Para o patrocinador

•Experiência única. •Momento de felicidade, alegria, convívio, descontração. •Desperta interesse e causa impacto.

•Tem lugar num curto espaço de tempo. •Requer um planeamento cuidado. •Elevado grau de risco. •Deve ser recordado como algo positivo. •Causa impacto e desperta interesse. •Contacto com fornecedores/serviç os. •Materializar sonhos.

•Atingir o públicoalvo. •Divulgar a marca/empresa/pro duto. •Potenciar vendas. •Conquistar novos mercados.

Para os media •Desperta interesse. •Causar impacto. •Novidade/diferença. •Notícia.

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Conviver

Apresentar

Agradecer

Experimentar

Inaugurar

Festejar

Fidelizar

Promover

Partilhar

Envolver

Divulgar

Parceiros de Eventos: 

Organização anfitriã;

Comunidade local;

Fornecedores;

Patrocinadores;

Media;

Equipa do evento;

Participantes e espetadores.

Congresso

Convenção Debate Follow up

Jornada Meeting Palestra

Seminário Simpósio

Campeonato Encontro Festival Gincana Olimpíadas Torneio

Eventos comerciais e institucionais

Conferência

Eventos desportivos

Encontros técnicos ou científicos

Tipos de Eventos: Concurso Inauguração de instalações

Tomada de posse Exposição Feira

Lançamento de livro Mostra Salão

Programa de visitas

Workshop Página 6 de 46


Classificação de Eventos

Mega Evento Grande Evento

Médio Evento Pequeno Evento Micro Evento

Micro Evento- Não tem nenhum recurso financeiro e logístico significativo; é direcionado para um público em geral; é específico e o número de participantes não passa das cem (100) pessoas. Exemplo: um jantar de curso, uma festa privada, entre outros. Pequeno Evento- Inclui a participação de entidades ou promotores locais e o número de participantes varia entre as cem (100) pessoas e as quinhentas (500) pessoas. Exemplo: um Workshop, um seminário, entre outros. Médio Evento- Tem um maior investimento a nível logístico; o tema é mais alargado e existe um maior empenho na divulgação, a nível regional. Os participantes variam entre os quinhentos (500) e os três mil (3.000). Exemplo: uma feira de negócios, um desfile de rua, entre outros. Grande Evento- Carateriza-se pelo forte crescimento do investimento financeiro na organização e para isso tem de ter patrocínios; possui máquinas logísticas e a equipa que organiza este evento é mais alargada. Tem uma divulgação é a nível nacional e também pode atingir outros países, tem de ter. I número de participantes varia entre Página 7 de 46


as três mil (3.000) pessoas e as oitenta mil (80.000) pessoas. Exemplo: o Estoril Open, os festivais de música de verão (Festival Sudoeste, Paredes da Coura, entre outros). Mega Evento- Tem uma grande dimensão, onde a preparação deste evento demora vários meses ou até mesmo anos; envolve a prestação política e económica; tem uma escala internacional e/ou mundial. Obriga à criação de infraestruturas próprias, deixando marcas profundas para a comunidade, quer sejam sociais, económicas ou mesmo culturais. Os participantes variam ente os cem mil (100.000) e muitos milhões. Exemplo: os Jogos Olímpicos, as Exposições Mundiais, o Campeonato do Mundo de Futebol, entre outros.

Fases dos Eventos 1. Conceção: Determina-se a criação da ideia subjacente de modo a definir um ponto de partida. Tem que se fazer um reconhecimento das necessidades relativas ao evento que se pretende realizar, tal como quais os objetivos que se pretende alcançar e o público-alvo. 2. Pré-evento: Planeia-se o evento em vários níveis: estratégico, específico, estrutural, administrativo e organizacional. 3. Evento: Vai-se colocar em prática toda a fase de preparação do evento de modo a entrar em funcionamento. É uma das fases mais importantes do evento porque se tem de agir de uma forma rápida e eficaz. Existem dois tipos de fatores: 

Os ponderáveis- englobam todas as situações que não deviam ocorrer durante a realização do evento, contudo a organização pensou previamente nas soluções.

Os imponderáveis- são situações que não estão previstas, e assim há uma grande dificuldade em resolver a situação, obrigando muitas vezes ao improviso.

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4. Pós-evento: Fase da desmontagem, avaliação, divulgação de resultado e encerramento do evento. Vai permitir determinar o sucesso ou o fracasso do evento, possibilitando o reconhecimento dos objetivos obtidos.

Evitar o prejuízo na realização de um Evento Dar importância a todos os detalhes

Organizar com folhas de cálculo de planeamento Contratar uma equipa capacitada Ficar de olho na demanda Escolher a data e o horário com cuidado Conseguir as autorizações necessárias para o evento acontecer Definir o patrocínio mais adequado

Eventos com Fins Lucrativos e Sem Fins Lucrativos

Eventos com fins lucrativos (financiados pelos organizadores) •Conferências (sujeitas ao pagamento de honorários); •Concertos; •Ações de formação externas; •Feiras.

Eventos sem fins lucrativos (suportar os custos de produção) •Eventos de beneficência e de organização de fundos; •Conferências e seminários de divulgação de ideias; •Ações de formação internas; •Reuniões (para transmissão de informações).

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Inaugurações, comemorações, manifestações artísticas Estes tipos de eventos são organizados de forma a que empresas de uma indústria específica possam expor e demonstrar os seus novos produtos e/ou serviços. Podem ser abertos ao público, enquanto outros só podem ser frequentados por profissionais do sector. Inaugurações- Uma inauguração é um evento promocional. Uma inauguração pode ser de:

Espaço Físico

• Consiste em apresentar ao público de interesse um determinado espaço físico que entrará em atividade. É necessária a escolha da data e hora do evento, preparação dos convites e lista de convidados.

Retratos, bustos e estátuas

• Os convidados desse evento serão indicados pelo homenageado e/ou familiares, e o público de interesse do organizador.

Placas de registo de presença

• Ocorrem quando há visita de pessoas de grande destaque, dos mais diversos ramos de atividade, que comparecem à organização por motivos variados.

Placas de ruas

• O evento pode decorrer na própria rua onde a placa será afixada ou em lugar fechado, sendo a placa, depois, colocada na rua que leva tal nome.

Comemorações- Festejar um acontecimento. Manifestações artísticas- Este acontecimento é um movimento popular, onde há uma aglomeração de pessoas destinado a exprimir opiniões.

Salões, feiras e exposições São eventos de maior dimensão e têm como principal objetivo dar a conhecer produtos e/ou serviços, marcas ou empresas, criar, manter ou reforçar a sua imagem. Salão- Tem características amplas e fixas que se destinam apenas a divulgar. Contudo, hoje em dia apresenta características de feira. Página 10 de 46


Feira- Tem características amplas, fixas e destina-se à comercialização. As feiras para profissionais são eventos que agrupam empresas, fornecedores, clientes e representantes dos meios de comunicação social de um setor de atividade, durante um ou vários dias. O profissional de relações de públicas da empresa tem o trabalho de assessoria ao pessoal de vendas, marketing e publicidade. Exposição- Tem características fixas e destina-se à divulgação. Nas grandes exposições, o organizador da participação obtém o espaço físico, que será transformado em stand e integrará, com outros expositores. Nas pequenas exposições, são usualmente individuais, de artistas plásticos, a entrega do espaço físico pode ser obtida sem gastos. No caso de uma exposição ou feira, os objetivos geralmente são: 

Gerar receitas para o organizador;

Permitir aos expositores exporem os seus produtos e serviços;

Aumentar o número de visitantes;

Dar apoio e formação aos visitantes;

Criar oportunidades de negócio para os expositores;

Elevar o perfil da indústria;

Os diferentes tipos de exposições.

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Tal como as feiras, as exposições podem dois tipos de objetivos:

Objetivos artísticos A exposição de arte compromete a que organizador tenha uma relação de proximidade com o produtor da obra, de forma a dispor os objetos, tendo em conta os critérios estéticos de observação de modo a provocar o interesse do produto por parte do consumidor.

Objetivos comerciais Está relacionado com o processo de exposição de produtos comerciais, tendo o objetivo de estimular interesse do consumidor através de propostas de estímulo e incentivo ao consumo.

Existem três tipos de exposições de objetivo comercial: 

A exposição de incentivo;

A exposição de demonstração;

A exposição de lançamento de produtos.

Promoções, certames As promoções e certames são semelhantes a um seminário, só que são usualmente menos formal. Promoções- Têm como objetivo, durante um curto período de tempo, aumentar as vendas de um determinado produto e/ou, para isso oferece um incentivo de modo a levar os consumidores à sua aquisição. As promoções têm como objetivo: 

Aumentar a atividade de compra dos atuais clientes;

Atrair a atenção de novos potenciais clientes;

Levar os consumidores a adotarem novos padrões de compra;

Estimular as vendas durante as épocas calmas, oferecendo um preço especial com duração limitada ou ofertas de valor acrescentado. Página 12 de 46


O objetivo é atingido quando há:

Reduções de preço

Amostras

Cupões de desconto e abatimentos

Eventos e experiências

Certames- É onde existe um debate de diversos assuntos, tais como: literários, científicos, industriais ou desportivos.

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Planificação e preparação/Elaboração de documentação Planeamento e Organização 1. Reunião e contactos a estabelecer entre os organizadores 2. Elaboração do programa provisório 3. Contactos 

Com Organismos Oficiais e Equivalentes

Governo Civil, Municípios,

Licenças, autorizações

Câmaras de Comércio,

Representações oficiais

CTT,…

Cedência de salas e equipamentos

Com Organismos Particulares, Entidades, Individualidades ou Empresas de Relevo

Publicidade, ofertas e patrocínios Tradução, interpretação e reprografia Decoração, assistência e outros serviços Intervenções, apoios, delegação de tarefas

4. Elaboração do programa definitivo e estabelecimento das condições (inscrição, datas, preços, …) – impressão do esquema geral 5. Divulgação 

Anúncios na Imprensa, Rádio e TV

Cartas/ circulares com boletins de inscrição

Convites

6. Organização de material concreto 

Aluguer de salas Página 14 de 46


Impressão dos programas individuais

Pasta individual dos participantes

Ambiente

Serviço de limpeza (durante e depois)

Protocolo e relações públicas (inauguração, fecho, receção, precedências,…)

Lista de participantes

Declarações de participação e outros impressos

Serviço de reprografia e documentação

Indicativos (planta, setas…)

Marcações, reservas e cancelamentos

Acompanhamento/receção (aeroportos, etc.)

Equipamento

Programa realizado

Horários

Locais

Sessões

Assuntos

Temas

Orientadores

Convívios

Atividades sociais

Pagamentos

Agradecimentos

Ecos (jornais, filmes, etc.)

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Relatório e Dossiê Documentativo Participantes

- Identificação, número

Programa

Previsto- alterações, modificações, atraso, cortes, adições,… Realizado

Patrocínios concedidos Representação de organismos oficiais Despesas e receitas Objetivos Pretendidos Atingidos A considerar futuramente Documentação Contactos estabelecidos/a estabelecer Considerações globais 

Interesse/ Oportunidade

Resultados/ Êxito/Falhas

Previsões/ Sugestões

Planificação de um evento Método QQOQC

Quem?

O quê?

Onde?

• Quem organiza a reunião. • Quem é o responsável. • Quais as pessoas que irão trabalhar no projeto. • Quem participa. • Quem recebe. • Quem serão os prestadores de serviços.

• Quais os objetivos deste encontro. • Quais as mensagens a transmitir, e qual a melhor maneira de o fazer. • Quais os meios a por em prática de forma a rentabilizar ao máximo este dia.

• Deve refletir-se sobre o lugar do encontro. • Determine os critérios de escolha (Prestígio; Local; Equipamento audiovisual; Configuração da sala;etc.).

Quando?

Como?

• Escolha o • Que meios pôr período mais em prática favorável para tendo em rentabilizar ao conta os máximo este períodos de evento. férias, pontes, feriados… • A escolha da data depende dos seguintes elementos: • Disponibilidade do organizador, do local escolhido, Página das 16 de 46 pessoas que apresentarão o material.


Lista de verificação e controlo de todos os itens que devem merecer atenção na organização de eventos

Preparativos a Longo Prazo

Estabelecimento do tema e objetivos

Definição do público-alvo

Deve-se definir o tema e os objetivos, genéricos ou específicos na realização do evento. Deve-se determinar os possíveis interessados, bem como os canais de comunicação adequados e disponíveis para fazer divulgar a informação. Esta acompanhará o evento até á sua conclusão, abrangendo elementos

Definição da comissão organizadora

responsáveis pelos seus vários aspetos: logísticos, secretariado do evento, fornecimentos, comunicação, entre outros.

Escolha provisória do local e das datas de realização Seleção dos possíveis oradores, atendendo ao tema em causa Avaliação da disponibilidade do alojamento e transporte para oradores e participantes

Este deverá ter em conta a dimensão e características do acontecimento, bem como a possibilidade de coincidência com outro evento sobre a mesma temática. Caso os oradores convidados inicialmente não queiram ir, ou faltem por qualquer motivo, deve-se ter já em consideração outros oradores. Quando estes forem necessários, estarão condicionados pelas datas previstas, características do evento e disponibilidade dos fornecedores. O planeamento deverá considerar todas as fases de organização do

Estabelecimento de uma planificação rigorosa

evento, incluindo o levantamento dos recursos (tanto humanos como logísticos) necessários e traduzir-se no desenho de uma lista de verificação rigorosa, que oriente e permita a validação de todos os passos, preparativos e procedimentos. Este deverá criar um logótipo que identifique o evento, bem como as

Estudo da imagem do evento

cores que lhe estão associadas, que deverão estar presentes na decoração do evento.

Seleção definitiva da data e local

Seleção final dos oradores

O local e a data definitivos resultarão da disponibilidade do espaço e dos oradores convidados. A escolha final do painel de oradores será determinada pela disponibilidade do espaço e de outros recursos nas datas selecionadas. As unidades hoteleiras irão solicitar o pagamento de um sinal a título de

Pré-reserva do alojamento

confirmação da reserva, estabelecendo prazos para a liquidação do restante, bem como as condições sob as quais se farão cancelamentos e as consequentes penalizações.

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Escolha do presidente e dos

Estas pessoas serão os rostos permanentes do evento, apresentado e

facilitadores

integrando os oradores. Funcionam como uma espécie de anfitriões.

Convite a personalidades de relevo para o início e fim dos trabalhos

Estas poderão, ou não, ter ligação ao tema que será abordado, mas deverão garantir projeção a evento e a presença dos meios de comunicação social. Definir-se-ão as etapas da campanha publicitária e respetivos canais

Seleção dos meios de divulgação

(jornais, televisão, entre outros), em função da dimensão e destinatários do evento. Se o local escolhido não for de fácil acesso, deve-se providenciar

Pré-reserva do transporte

transportes (como autocarros, mas no caso dos oradores, carros com condutores).

Organização do jantar e/ou almoço oficial

Caso estes estejam previstos serão selecionados espaços adequados, bem como eventuais fornecedores de catering, transporte para o local, entre outros. Nos maiores eventos é habitual disponibilizarem-se atividades extra

Desenho do programa social e turístico

sessões para os participantes, como almoços, jantares, cocktails, excursões, entre outros. A contratação destes deverá ser feita com bastante antecedência, pois os

Contatos iniciais com intérpretes e

oradores poderão ter dificuldades em outros idiomas, como russo,

tradutores

mandarim e flamengo. Já se os idiomas forem inglês, francês, entre outros, poderão ser contratos perto da data.

Definição do sistema de controlo de confirmações de participantes

Elaboração do programa provisório Início da divulgação Determinação dos procedimentos genéricos de socorro e segurança Contatos iniciais com fornecedores de serviços de apoio

O sistema definido determinará o desenho do formulário de inscrição a constar do programa provisório, bem como a gestão das inscrições recebidas e a sua cobrança. Este é para que se possa iniciar o processo de divulgação e começar a ter uma ideia concreta quanto ao número de interessados. Esta será faseada, com a utilização dos meios e canais já definidos. Serão definidos os protocolos relativos a emergências médicas, incêndio, ou as medidas de segurança relativas a oradores e participantes (polícias, guarda-costas), se for necessário. Para se garantir a contratação dos melhores fornecedores possíveis, pedir-se-ão orçamentos e indicação de disponibilidade.

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Preparativos a Médio prazo

Renovação de contactos com serviços de apoio Produção e distribuição do programa definitivo Elaboração de impressos úteis/informação suplementar Contatos com os oradores sobre os meios necessários Verificação da produção da documentação e outros materiais Organização do transporte de material Definição do sistema de controlo de entradas e saídas na sala Organização do registo do evento

Estes contactos incluem: agências de viagem, hotéis, empresas de catering, transportes, tradutores e intérpretes. Plano e envio do programa definitivo aos participantes já inscritos, e a outros interessados. Estes incluem: mapas, programa das visitas turísticas, entre outros. A distribui antes/durante o evento. Convém contatar com antecedência razoável. Caso os projetores tradicionais de slides, ou outros, não funcionem, pode-se utilizar dos DVD’s, entre outros. Deve-se verificar a documentação a distribuir antes/durante o evento como: cartões identificativos, merchandising (blocos, canetas, etc.) Esta incluirá a deslocação, armazenagem, montagem e teste de todos os materiais e equipamentos necessários. O controlo inclui os oradores, os participantes e o pessoal de apoio. As formas de registo do evento terão em conta os destinatários e canais a utilizar para a sua divulgação. (Ex: registo áudio, registo em filme.)

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Preparativos a Curto Prazo

Receção/Preparação das intervenções/exposições dos oradores

Identificação dos oradores

As intervenções (textos/apresentações) já devem estar estabelecidas, de modo certificar a sua reprodução e distribuição intervenções/exposições pelos participantes. É realizada através da produção de placas identificativas, colocadas na mesa da presidência, que sejam visíveis (e legíveis) pelos participantes. É um elemento fundamental para ao bom percurso dos trabalhos,

Sinalética

identificando os vários espaços (refeições, sanitários, etc.) e indicando os trajetos a percorrer pelos participantes (definida com antecedência). Geralmente coloca-se um arranjo floral no centro da mesa da presidência, a escolha das flores deve ser feita dependendo do tema ou logótipo do evento.

Decoração

Os logótipos dos patrocinadores e/ou do próprio evento podem também ser incluídos em painéis ou outros suportes (bandeiras, faixas, pendões, autocolantes, acrílicos, pastas, envelopes, crachás, etc.), de acordo com o espaço a que se destinam. Têm de ser encomendadas com antecedência. Regras da ordenação das bandeiras num evento, sempre posicionadas à direita de quem está no estrado ou púlpito: 

Duas bandeiras — bandeira portuguesa colocada à direita, ficando a outra à esquerda desta;

Bandeiras

Três bandeiras - bandeira portuguesa no centro (numa posição elevada ou não), a da União Europeia à direita e a da organização e/ou localidade, por exemplo, à esquerda;

Mais de três bandeiras — bandeira portuguesa colocada à direita, ficando as restantes à esquerda por ordem protocolar.

Contratação de todo o tipo de técnicos

Garantir que os técnicos das diversas áreas, se apresentem disponíveis no local do evento, podendo resolver de imediato problemas inesperados (informática, som, eletricidade, etc.). As tarefas contratadas devem ser inspecionadas, tanto como os prazos

Contactos finais com serviços de apoio

de entrega (garantir os pagamentos dentro do período combinado e evitando a possibilidade de alguma coisa correr mal durante o evento). Fazer a revisão da lista e apurados os números finais, no sentido de

Lista de participantes

últimos preparativos que variam em função das presenças (materiais a distribuir, coffee-breaks, etc.).

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Nas vésperas Verificação final da lista de participantes

Deve haver preparativos e materiais para todos os presentes. Verificar os equipamentos; placas identificativas; copos; papel e canetas. E também

Verificação final da sala

arranjar a decoração; se os oradores ficam visíveis e se as placas têm os respetivos nomes; testar o sistema de som.

Verificação final das áreas adjacentes

Averiguar a eficácia do sistema de controlo de entradas e saídas, bem como a preparação e apresentação, dos coffee-breaks e refeições, casas de banho e o espaço reservado aos oradores.

Verificação final das pastas com a documentação

Garantir que as pastas para os participantes são suficientes e contêm todo o material necessário.

Dia do evento O Secretariado do evento deve acolher e encaminhar os oradores; encarregar-se da receção e entrega de mensagens aos oradores; acompanhar o serviço de refeições e coffee-breaks; verificar habitualmente o espaço do evento e as áreas

Supervisão

adjacentes; ter sempre à mão os contactos de todos os participantes da organização do evento, caso seja necessário corrigir alguma situação ou resolver um imprevisto de última hora.

Lista de participantes A lista dos participantes deve ser feita com a devida antecedência, para poder haver a confirmação a tempo e saber os meios intervenientes que se vai encontrar no evento. Deve-se: 

Apresentar a lista ao chefe, para que ele eventualmente a complete;

O ficheiro deve conter: o

Endereço;

o

Número de telefone

o

Etc…

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Delegados- Os delegados são o grupo mais importante de qualquer conferência, encontro ou congresso, normalmente pagam para participar no evento ou são patrocinados por empresas. Se estes tiverem uma maior satisfação, a reputação do organizador e do anfitrião do evento (se este for diferente do organizador), vai permitir que haja outro evento. Expositores- Os expositores são também bastante importantes e geralmente têm de pagar o espaço da sua exposição, os custos são caros em eventos de elevada categoria. Contudo o seu aluguer promove uma fonte importante de financiamento. Oradores- Existem vários tipos de oradores, tais como, os oradores principais, os oradores convidados e oradores “normais” (apresentam comunicações que foram selecionadas pela comissão organizadora). Os oradores principais recebem usualmente uma remuneração pelos seus serviços e as suas despesas são pagas, tais como as despesas de alojamento, de transporte, de inscrição, dos acontecimentos sociais, entre outras. Moderadores- Os moderadores certificam que o evento decorra como o previsto, garantindo que no evento não haja qualquer incidente. Têm a função de apresentar os oradores, anunciar os intervalos, informar os delegados sobre os acontecimentos noturnos, entre outros. Animadores- Os animadores normalmente são escolhidos pelo organizador do evento ou o próprio orador e têm a tarefa de iniciar o debate, com questões pertinentes de modo a contribuir para a audiência. Fornecedores- Os fornecedores podem-se designar como participantes de uma forma limitada, pois estes participam no evento. São contratados pelo organizador do evento de modo a adquirir os seus serviços, tais como, fornecer expositores, técnicos,… Funcionários- Existem funcionários do local do evento e funcionários da organização, que devem estar identificados, como por exemplo, os funcionários técnicos visto que desempenham tarefas especiais. Têm a função de ajudarem os delegados e os participantes e garantir que o evento decorre como previsto. Página 22 de 46


Visitantes/Participantes- Os visitantes/participantes podem ser uma pessoa só ou um grupo que visita o local onde evento está a decorrer e integram a sua dinâmica.

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A Publicidade e Propaganda A publicidade é bastante importante para a atividade empresarial, pois apoia e complementa ações de marketing e relações públicas. Tem como objetivo promover o lucro de uma atividade comercial, de modo a atrair clientes para a aquisição de determinado produto e/ou serviço fornecido pela empresa. Características de um anúncio publicitário:

O Anúncio deve ...

Para que o público

Ter uma apresentação aliciante e chamativa.

O veja.

Despertar a atenção e o interesse

O leia.

Ser claro.

O compreenda.

Ser convicente e concreto

Acredite nele.

Deixar uma impressão favorável e duradoura.

Deseje o produto ou serviço e o prefira no momento da compra.

Convites Os convites devem ser entregues com antecedência. Devem conter as seguintes informações: 

Data, local e hora do evento;

Nome da pessoa ou do serviço que organiza;

O assunto exato do evento;

Os objetivos;

O programa detalhado;

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Todas as indicações práticas eventuais: o Meios de transporte; o Estacionamento; o Números de telefone e fax.

Os convites podem ser feitos através de: 

Cartões impressos no exterior ou processados em computador;

Cartas ou cartas-circulares personalizadas;

Anúncios nos Media;

Contactos pessoais diretos, seguidos normalmente de envio de cartão-convite ou livre-trânsito.

Redação de convites formais e informais Convite formal Os convites formais devem ser entregues com antecedência, e podem ser feito por email ou internet. Devem conter e seguir a seguinte informação: 

O logótipo ou iniciais do organizador da festa;

O nome completo do organizador ou organizadores do evento;

Informação sobre o evento;

O motivo da festa ou evento, "para celebrar..." "em honra...";

Escreva o endereço, hora e lugar do evento;

Indique o "dress code" ou estilo de vestuário que os convidados devem levar;

Inclua as iniciais R.S.V.P. "Répondez, s'il vous plaît" que em português significa "Favor confirmar".

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Convite informal Os aspetos importantes nos convites informais são: 

O remetente ou organizador do evento;

O motivo pelo qual se realiza o evento. Pode-se usar um tom direto e pessoal;

Confirmação de assistência ao evento;

Uma nova forma de enviar um convite não formal é fazer um evento de Facebook.

Regras de protocolo aplicáveis

Religião

Idioma

Traje

Religião- A religião é uma das regras mais importantes que deve ter em conta, pois tem de ser respeitada. Os organizadores do evento têm de estar cientes que cada religião tem as suas regras e rituais próprios que se devem realizar em determinadas alturas do dia e para isso têm que, por exemplo reservar um local ou um período durante o programa, para a prática destas atividades religiosas. Idioma- É um aspeto importante que se deve ter em conta em eventos internacionais, pois os organizadores têm de ter em consideração o tipo de idioma que deve ser utilizado e também se a linguagem utilizada no evento é clara, de modo a não transmitir uma mensagem confusa e ambígua. Existe a tendência de adotar o inglês, contudo pode ainda haver tradução para outras nacionalidades. Trajes- Existe uma grande diferença no vestuário, ou seja, existe uma terminologia para designar esses trajes.

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Quando um traje específico é enunciado, deve seguir-se a seguinte indicação: Traje casual

Os convidados poderão trajar uma roupa mais cómoda.

Traje informal

Os convidados deverão trajar um Fato de cor escura. Deve-se vestir um smoking, casaca ou fraque para homem, e

Traje de gala

vestido ou saia comprida para senhora

Traje para almoço de cerimónia Traje para um jantar de cerimónia não formal

Os convidados deverão trajar um fato cinza claro. Os convidados deverão trajar um fato de cinza escuro (com camisa branca, gravata formal e sapatos pretos de atacadores).

Traje para um jantar de cerimónia formal

Os convidados deverão trajar um fato azul-escuro.

Trajes civis de cerimónia e de receções oficiais: Deve ser usado à noite ou, quanto muito, ao final de tarde. (deve ser preto, Smoking

ou azul muito escuro: peúgas pretas até ao joelho, camisa sempre branca e laço.)

Casaca

É considerado o traje de cerimónia de grande gala. Usado essencialmente à noite, também o pode ser a qualquer hora do dia. Pode ser usado ao fim da manhã ou ao princípio da tarde. A sobrecasaca

Fraque

deve ser preta ou cinzenta, as calças são cinzentas com as riscas características.

Etiqueta- A etiqueta é um aspeto importante num evento, pois determina a educação e o profissionalismo de uma pessoa. Existem diversos protocolos como: 

Apresentar sempre a pessoa menos importante à mais importante;

Apresentar um homem a uma mulher, uma pessoa mais nova a uma mais velha;

Ter em consideração os graus de idade, sexo, posição social ou política.

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Fazer circular as notícias da organização Existem três formas de divulgar as notícias:

Distribuir por conta própria • Entregar os comunicados por mão própria, correio, fax ou e-mail. A entrega por correio normalmente é utilizado para notícias urgentes, contudo quando se envia comunicados por faxes ou e-mail deve-se telefonar ao editor em causa ou responsável noticioso para obter instruções.

Contratar uma empresa de relações públicas • Contratar profissionais para divulgar noticias por determinados meios de comunicação social, ou , caso a notícia cause um grande impacto num determinado mercado.

Usar um serviço de distribuição de notícias • A EmpresaDirecto é uma das empresas no mercado que tem a função de encaminhar as comunicações para os meios de comunicação social que podem ser feitos através de sites, portais de Internet, envio SMS, jornais, revistas, estações de rádio, entre outros.

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Preparação de uma sala de exposições ou para uma conferência pública Aspetos que se deve ter em conta na organização de uma sala de exposições /conferência pública: 

Definir dia, hora, local e assunto;

Convocar via e-mail os jornalistas e fazer um “follow-up” telefonicamente;

Preparar toda a documentação a distribuir;

Reservar as primeiras filas para fotógrafos e câmaras;

Fornecer a decoração e o arranjo do espaço: o Mesa de presidência, meios audiovisuais, plateia, papel, canetas, água, telefones, computadores e internet “wireless”; o Dispor um pequeno lanche ou cocktail após os trabalhos; o Acompanhar os intervenientes em todo o evento; o Distribuir o dossiê de imprensa; o Agradecer futuramente a presença (via telefone ou e-mail).

Princípios de ergonomia Alguns aspetos em ter em conta num evento: 

Se todos os intervenientes conseguem verem o que está a ser projetado;

Conter material de escrita;

Se a sala for demasiado grande, utilizar o microfone;

Ter uma boa iluminação, não muito forte mas também não muito fraca;

Se estiver a usar o projetor não desligar as luzes por completo;

Não haver ruídos que possam afetar a comunicação entre os elementos.

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Meios audiovisuais disponíveis Deve-se fazer com antecedência a necessidade de materiais destinados aos oradores e convidados. Equipamentos que se deve ter no local do evento: 

Um projetor;

Um projetor de diapositivos com comando à distância;

Um ou mais microfones para os intervenientes e para a sala. (É necessário ter em atenção os locais e os problemas de ruído e por isso convém fazer testes de som.)

Estilos de disposição de mesas e outro mobiliário/ Plano de ocupação de lugares Na disposição de mesas e outro mobiliário, podemos distinguir quatro tipos de colocação das mesmas que são: 

Estilo sala de aula, onde a mesa de conferências está de frente para a mesa dos convidados;

Disposição em “U”, que consiste na arrumação das mesas de forma a fazer o dito “U”;

Estilo teatro, que forma-se ao haver duas mesas de conferência e as mesas dos convidados montadas como anfiteatro;

Estilo buffet, que é constituído por mesas redondas espalhadas pela sala onde se realiza o evento.

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Existem algumas disposições para a ocupação dos lugares, podemos distinguir quatro tipos de colocação que são: Disposição em “U”

Montagem Escolar

Montagem Auditório

Montagem em Anfiteatro

Plano da visita O plano da visita é realizado pelo organizador/anfitrião, que deve planear atempadamente e com o devido cuidado a visita, para isso deve certificar a forma de como irá buscar e instalar os oradores e os convidados, até que cheguem às instalações, tendo direito a uma visita guiada. Após a visita deve haver um almoço, também planeado e organizado pelo organizador, onde os oradores e convidados irão debater sobre o evento, do que gostam e desgostam e o que deve ser feito. Antes da data do evento, os oradores e convidados mais importantes têm de se dirigir às instalações do evento para conhecerem o espaço.

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Contactos internos a estabelecer O organizador do evento deve executar atempadamente a lista dos contactos internos a estabelecer e proceder à marcação de reuniões com os responsáveis, de modo a preparar o âmbito e as condições da colaboração. A planificação de um evento impõe o contacto com: 

Organismos

oficiais

e

equivalentes-

obter

licenças,

autorizações,

representações oficiais, eventual cedência de salas, toldos ou equipamentos, etc.; 

Organismos particulares, entidades, individualidades ou empresas de relevoassegurar patrocínios, ofertas, apoios, intervenções, delegação de tarefas, publicidade, etc.;

Técnicos/firmas especializadas - contratação de serviços de apoio (divulgação, decoração, receção).

Preparação de dossiês para os participantes A preparação dos dossiês tem de ser elaborada com antecedência. Deve conter: 

Agenda/programa;

Resumos das comunicações;

Identificação dos participantes (cartão);

Nota biográfica dos oradores;

Informações sobre transportes, acomodações (hotéis) e culturais (museus);

Ficha de avaliação do evento,

Certificado de presença.

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Refeições como complemento de eventos Definição de ementas As refeições são muitas vezes um dos aspetos mais importantes de um evento. Elas garantem que os delegados estão confortáveis e satisfeitos, mas também proporcionam oportunidades de socialização. Deve-se ter em conta o tipo de cultura dos participantes e se são vegetarismos, pois isso pode levar a uma alteração de ementa ou até outro tipo de ementa. As refeições e os menus, trata-se de um assunto muito frágil, porque implica conhecer um conjunto de fatores de ordem cultural dos convidados, bem como os seus gostos especiais ou pessoais. Fatores como o consumo de bebidas alcoólicas, ou determinados tipos de carne, têm afetações de carácter cultural. É muito importante, organizar primeiro quem faz o que, para não haver um mau serviço. Devemos pensar nas melhores alternativas, para todos terem sucesso na sua função. A considerar:

Quem vai servir as bebidas e os aperitivos quentes.

Quem vai rececionar e ocupar-se dos casacos.

A existência ou não da mesa buffet com comida fria.

O espaço.

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Serviço/bebidas/Acompanhamento Exemplo: Serviço Fim da manhã Fim de tarde

Noite

Bebidas Martini; vinho do Porto seco …

Acompanhamento Salgadinhos; tapas …

Vinho do Porto doce; madeira;

Petits fours; mini-sanduiche; mini-

whisky …

croquete; mini-rissóis …

Vinho do Porto; champanhe; brandy; whisky; licores …

Caviar; carnes frias; camarão; gambas; lagosta; especialidades doceiras …

Reserva de sala Para reservar uma sala é essencial saber quantos participantes irão assistir ao evento, para que possamos procurar um auditório que corresponda às características previstas. O número necessário de salas e a sua disposição dependem do programa e objetivos do evento, mais concretamente do:

Número e duração das sessões formais.

Existência ou não de sessões/reuniões paralelas.

Necessidade de um espaço para exposições, refeições,etc.

Necessidade de sala de impresa,etc.

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Procedimentos protocolares e de urbanidade a ter em consideração na planificação e concretização de um evento Um dos aspetos importantes é que o site do evento tenha informação detalhada do local, para que os convidados se sintam encaminhados e seguros, também a pasta distribuída deve conter um panfleto com as devidas informações, onde indique se há parques de estacionamento, onde se situam as saídas de emergência desimpedidas, os wc´s próximos, bem indicados e limpos, ou seja, uma planificação. Outro ponto importante é o trajeto a percorrer pelos participantes, nomeadamente uma sinalética. Esta deve ser definida e produzida com antecedência.

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Apresentações, saudações e cumprimentos Os organizadores de eventos têm a obrigação de cumprimentar e receber alguém de acordo com os seus costumes culturais, porque cada região ou país têm diferentes formas de saudação. Qualquer que seja a forma como as pessoas se cumprimentam, o mais correto é evitar atitudes que possam ser consideradas ofensivas. As formas de saudação diferem de país para país, temos como exemplo:

No Japão

Os Ocidentais

O aperto de mão é rejeitado por considerarem esse contacto anti-higiénico.

Consiste numa inclinação de cabeça, levantar o chapéu ou apertar as mãos.

Os Russos

Dão um beijo na boca.

Os Árabes

A saudação é feita com três beijos nas faces.

Os Orientais

Fazem uma cerimoniosa inclinação do corpo.

Encaminhamento dos participantes Um dos passos para a boa organização de um evento é, criar uma lista de todos os participantes. Convém confirmarmos as presenças antecipadamente dos convidados e preparar previamente o evento. De seguida, é necessário um organizador para encaminhar as pessoas aos seus devidos lugares. Página 36 de 46


As seguintes fases para a boa organização do evento: Antes para verificar as respostas afirmativas; Durante para verificar as presenças; Depois para fazer o ponto da situação.

Alterações de última hora A falta de comparência ou atrasos por parte dos convidados é comum. Uma grande ajuda são os telemóveis que nos permitem estar em permanente contacto com organizadores e convidados. Por vezes é necessário alterar o guião ou começar pelo fim, caso haja atrasos. Outro dos problemas de alterações de última hora é a avaria de equipamentos, uma forma de evitar esse problema é ter sempre material suplente. Tudo deve ser testado e verificado pelo menos duas vezes.

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Incidentes críticos Depende muito do tipo de evento, mas pode acontecer eventualmente, como por exemplo: Incêndios Como tal é necessário o apoio dos serviços de emergência.

Terrorismo As ameaças de terrorismo, podem causar diversos tipos de danos físicos e mortes caso se concretizem.

Explosões ou Desastres Naturais Independentemente da causa, uma explosão pode causar fogo, já os desastres naturais podem causar inundações ou tremores de terra o que promove o colapso das estruturas.

Emergências Médicas

Emergências Não-Médicas

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Contactos com estrangeiros O contacto com estrangeiros deve ser feito cuidadosamente, para haver uma relação positiva deve de haver uma maior atenção no conhecimento dos hábitos, tradições e modos de vida, havendo a necessidade de conhecer os costumes e as limitações impostas pela religião e cultura. Só deste modo será possível estabelecer relações beneficiadas sem ferir a sensibilidade dos convidados. Contactos com prestadores de serviços nesta área A planificação de um evento exige o estabelecimento de contactos: 

Com organismos oficiais e equivalentes:

Governo Civil, Municípios, Camaras de

Para obtenção de licenças, autorizações, representações oficiais,

Comercio, Correios e Telecomunicações

eventual cedência de salas, toldos ou equipamentos, etc.

Com técnicos/firmas especializadas

Para contratação de serviços de apoio (divulgação, decoração, receção).

Com organismos particulares, entidades,

Para assegurar patrocínios, ofertas, apoios, intervenções, delegação

individualidades ou empresas de relevo

de tarefas, publicidade, etc.

É necessário elaborar a lista dos contactos a fazer com os responsáveis para estabelecer as condições de contributo. Um mês antes, convém confirmar as presenças, ofertas, etc., e uma semana antes reconfirmar/verificar a confirmação. Após o evento é necessário enviar os agradecimentos a todos os que de alguma forma colaboraram na realização, bem como efetuar o pagamento dos serviços prestados.

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Empresas organizadoras de eventos Em Portugal temos diversas empresas organizadoras de eventos tais como, a FUN Comunicação e Eventos; a Now - Eventos e Publicidade; a Mark Fairley & Associados Serviços de Entretenimento No Campo dos Desportos; Portocatering - Catering e Restauração; a Extra Ações - Ações Especiais p/ Organização de Eventos; a Caterfesta Organização Festas e Eventos; a Quintinha da Seitela - Organização de Festas; O Circo a Vapor - Criação e Produção de Eventos; e o Prestigio - Serviços Personalizado.

Alugueres de salas A escolha do local e do equipamento necessário para realizar uma conferência de imprensa depende de um conjunto de fatores:

Do número de participantes

Da natureza do evento

Do orçamento disponível

•Todos os locais têm um limite em termos de capacidade, visto que o equipamento deve ser adequado ao número de pessoas que são esperadas.

• A escolha do local depende naturalmente da natureza da conferência de imprensa e da sua adequação à conferência.

•Sempre que se pretende organizar uma conferência de imprensa é essencial saber qual o orçamento disponível para a sua realização.

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Utilização de restaurantes e hotéis A escolha do restaurante deve ser feita com muito cuidado, devendo beneficiar restaurantes já conhecidos e que permitam alguma privacidade. Em relação ao hotel, é aconselhável visitar cuidadosamente as áreas reservadas a eventos, inspecionando os espaços contínuos ou próximos, onde também tenham disponível o serviço de coffe-break, etc. Também é essencial que os oradores ou participantes tenham a sua própria privacidade, relativamente aos hóspedes do hotel. Esquema das salas de conferência do Hotel Alif campo pequeno, de 3 estrelas.

Utilização de transportes públicos Os meios de transporte públicos em alguns eventos poderão ser muito úteis no caso de se levar os delegados a um acontecimento social ou transportar as pessoas em grupo usando autocarros. Num evento bem planeado a distância entre o alojamento dos delegados e o local do evento, pode ser minimizado. Ao escolher um local para o evento o organizador deverá tomar em consideração as alternativas de transporte.

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Follow-up Para evitar que a imagem da Organização seja afetada, é fundamental que se faça um critério, envolvendo: Objetivos – geral e específico, nos quais se determina o que se pretende com o evento. Públicos – a quem se destina o evento.

Estratégias – atividades desenvolvidas para atingir o objetivo geral e específico do evento e, principalmente, para atrair a atenção do público a que se destina o evento. Recursos – humanos, materiais e físicos, que serão utilizados no evento.

Implantação – execução das estratégias estabelecidas no planeamento e acompanhamento de todas as atividades necessárias para o sucesso do evento. Avaliação – relatório completo de todas as atividades que envolveram a organização do evento (desde o planeamento até a execução das estratégias). A avaliação deve ser apresentada após o término do evento, a quem o solicitou. Orçamento previsto – recursos financeiros necessários para o pagamento dos recursos humanos e materiais, devendo ser detalhado.

Recolha de excedentes de materiais distribuídos Quando acabar o evento, deve-se recolher o material, catalogar e guardar alguns exemplares para o arquivo. Será necessário conservar alguns materiais, para que possam ser aproveitados em futuros certames.

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Redação de relatórios Os relatórios são um método mais eficaz, que permite uma rápida análise do que se passou e tratou no evento. Acontecem reuniões frequentes, onde é relido todo o sucedido no evento, onde se pode analisar o trabalho feito por cada membro da equipa.

Redação de notícias destinadas a jornais internos e a meios de comunicação social Para partilhar os resultados da participação do evento, deve-se, por exemplo, faze-los via internet, ou seja partilhar este acontecimento num site da organização quer através de outros meios, como a imprensa, especializada ou generalista. Se o evento tiver os meios, serão normalmente enviados comunicados de imprensa, de forma a disponibilizar previamente informação aos jornalistas, que poderão trazer publicidade gratuita ao acontecimento. O conteúdo deve incidir sobre informações concretas, confirmadas e exatas, com indicação:

Da data

Do local e Oradores

Do Programa

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Verificação e controlo de custos ocasionados com o evento Para que haja um equilíbrio entre o orçamento e as necessidades do evento, visto que é essencial que haja uma sintonia entre esses dois aspetos. A necessidade deve ficar em primeiro lugar na lista de prioridades, com a finalidade de evitar gastos exorbitantes que tenham como consequência, altos valores no orçamento. Deve-se fazer um planeamento que deve ser analisado e até reavaliado no decorrer na organização. Todos os gastos devem ser pensados previamente, a fim de possibilitar a sua ação caso ocorra um imprevisto e focar nos gastos prioritários como, nos contratos do pessoal; na decoração; na divulgação ou artistas e outros convidados. Cada evento combina como um tipo de patrocínio. Portanto, é importante analisar bem todas as opções, antes de fechar contrato com qualquer patrocinador. Ao escolher o patrocínio correto, economiza-se mais. Uma das formas de organização é guardar os dados no computador, no e-mail ou mesmo em folhas de papel, desde que os dados estejam sempre à disposição.

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Conclusão Podemos concluir que para haver sucesso num evento tem de se respeitar as diversas fases para a sua planificação. Num evento é essencial ter em conta todos os aspetos, tanto os documentais, como os incidentes ou atrasos que possam surgir. No decorrer do evento é importante estar atento a todos os detalhes e apoiar os participantes/visitantes. Este trabalho teve como base os tópicos dados pela professora, contudo complementamos

e

ilustramos

os

pontos

que

achamos

mais

importantes/interessantes para a realização de um evento. Por esse motivo os objetivos propostos foram totalmente alcançados. Desenvolvemos este trabalho apenas num ponto de vista teórico, uma vez que, de seguida, vamos realizar um caso prático. Gostámos de realizar este trabalho. Foi muito profícuo na nossa aprendizagem e para podermos desempenhar as tarefas de secretariado num evento.

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Bibliografia Livros consultados: 

BORGES, Maria João, (Setembro 2011) Secretariado uma visão prática, ETEP.

SCHENCK, Barbara Findlay, (2005) Marketing das PMEs para totós, Porto editora, Lda.

Sites consultados: 

http://www.estig.ipbeja.pt/~aibpr/Ensino/EventosProt/AulasEP/Modulo_3Core s.pdf

file:///C:/Users/BECREB11/Downloads/Organiza%C3%A7%C3%A3o%20de%20Eventos_convertido%20 (1).pdf

http://tecnicasecretariado.wikispaces.com/file/view/Microsoft+Word++TRAB.pdf

http://eventosefct.blogspot.pt/

http://artes.umcomo.com.br/articulo/diferencas-entre-convites-formais-einformais-1459.html

http://www1.istockphoto.com/file_thumbview_approve/5705683/2/istockpho to_5705683-golf-ball-on-grass-with-driver.jpg

http://www.eventoclick.pt/eventos-pt/desportivos/10-chaves-para-realizacaoum-eventodesportivo.html

http://tecnicasecretariado.wikispaces.com/file/view/Microsoft+Word++TRAB.pdf

http://bdigital.ufp.pt/bitstream/10284/1198/1/Monografia_Jo%C3%A3o%20D uartex.pdf

http://www.produzindoeventos.com.br/dicas/8-dicas-para-evitar-o-prejuizoao-produzir-um-evento/

https://www.algosobre.com.br/cartas/convites-e-respostas.html

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Organizacão de Eventos  

Trabalho elaborado no âmbito da disciplina de Técnicas de Secretariado relativamente ao módulo 20- Organização de Eventos.

Organizacão de Eventos  

Trabalho elaborado no âmbito da disciplina de Técnicas de Secretariado relativamente ao módulo 20- Organização de Eventos.

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