Page 1

LOCOMOTIEF JEUGDLOKALEN & HET BOUWPROCES HOE BOUW IK EEN JEUGDLOKAAL?

BINNENPAGINAS2.indd 1

12/1/08 10:28:20 AM


Hoofdredactie Joke Laukens (Scouts en Gidsen Vlaanderen) Redactie Els Pieraerts (KSJ-KSA-VKSJ) Eva Vereecke (Chirojeugd Vlaanderen) Johan Muyldermans (Formaat Jeugdhuiswerk Vlaanderen) Kristof Vansteenkiste (VVJ) Peter Geldof (Scouts en Gidsen Vlaanderen) Rik Gadeyne (Steunpunt Jeugd) Sven Huysmans (Chirojeugd Vlaanderen) Hartelijk dank aan Bart Gerets (Jeugdhuis De Brik), Bram Massar (Jeugdhuis Djem), Bianca Tomasetig (Chirojeugd Vlaanderen), Boud Verbeiren (Scouts en Gidsen Reynaert), Delie Els (KSJ Beitem), Dirk Lenaerts (FOS Open Scouting De Havik), Gino Vleminckx (Jeugdhuis Contact), Juul Dierckx (Chiromeisjes St.-Wivina), Koen Van Nuffel (Chiro Sivi), Kor Vanhoof (Chirojeugd Vlaanderen), Lieven Casteels (Katholieke Landelijke Jeugd), Mieke Cox (Katholieke Landelijke Jeugd), Nele Govaerts (Scouts en Gidsen St.-Bernadette), Stijn Van Hoof (jeugdhuis De Lynx), Tom Morel (Chiro Sivi), Willy Helsen (Chiro Wezel), Wim Decoodt (KSJ-KSA-VKSJ), John Maesen (jeugdhuis Jouwes), Chiro Torreke, Scouts en Gidsen den 30 Prins Boudewijn, Tom Camps (Scouts en Gidsen Vlaanderen), Liesbeth De Donder (Chirojeugd Vlaanderen), Dirk Verbeeck (Kamp C), Timothy Graff (architect), Luc Kelders (architect/Scouts en Gidsen Vlaanderen), Tom Van Cauwenberghe (Scouts en Gidsen Vlaanderen), Karen Lens (architecte/Scouts en Gidsen Vlaanderen), Wouter Van Bockstael (KLJ Beervelde), Leen Moentjens architect assistent/KSA-KSJ-VKSJ) en nog vele anderen. Eindredactie Bart Boone Vormgeving Emma Thyssen Foto’s Scouts Hubert De Bruycker - Gentbrugge www.jeugdlokalen.be

Steunpunt Jeugd vzw Arenbergstraat 1 D 1000 Brussel T 02 551 13 50 F 02 551 13 85 info@steunpuntjeugd.be www.steunpuntjeugd.be januari 2009 V.U. Kris Lamberts

BINNENPAGINAS2.indd 2

12/1/08 10:28:21 AM


LOCOMOTIEF JEUGDLOKALEN & HET BOUWPROCES HOE BOUW IK EEN JEUGDLOKAAL?

BINNENPAGINAS2.indd 3

12/1/08 10:28:21 AM


VOORWOORD Heb je nood aan nieuwe jeugdwerkinfrastructuur? Ben je een Belg en heb je dus een baksteen in je maag? Wil je een jeugdlokaal bouwen of verbouwen? Dan kan deze brochure je zeker verder helpen! Blijkbaar bouwen en verbouwen jeugdwerkers heel wat. Een hele klus zo blijkt. Het jeugdwerk heeft vaak ook niet de nodige kennis. Dikwijls stoten mensen dan ook op problemen. Om je te helpen valkuilen allerhande te vermijden, hebben we dan ook deze brochure bijeengeschreven. Let wel, het is geen hapklare brok of nachtkastliteratuur, maar we hopen met dit tekstmateriaal toch bij te dragen tot vlottere bouwprojecten. Verschillende bouwverhalen Deze brochure is geen uitgewerkt chronologisch stappenplan dat je minutieus kunt volgen. Dat was ook niet mogelijk. Elk bouwproject is immers anders. Heel wat externe factoren kunnen je bouwproces bespoedigen of hopeloos vertragen. De timing is iets wat je meestal zelf niet volledig kunt controleren. Je bent immers vaak afhankelijk van derden. Om onze theorie aan de praktijk te koppelen, gingen we langs bij enkele jeugdverenigingen die net een bouwproject achter de rug hadden. Die gesprekken hebben ons verder geholpen om deze brochure zo interessant mogelijk te maken voor tal van jeugdwerkinitiatieven. Of ze nu bouwen of verbouwen, of ze nu zelf bouwheer zijn of niet, of ze nu een jeugdhuis zijn dan wel een jeugdbeweging. Enkele zaken kwamen in die gesprekken telkens terug. Een bouwproject is meestal een tijdrovende zaak, een project dat veel energie zal opslorpen en waarbij je het nodige enthousiasme en doorzettingsvermogen aan de dag zal moeten leggen. Weet dus waar je aan begint en probeer onaangename verrassingen zoveel mogelijk op voorhand weg te werken. Verspreid in deze brochure kun je uittreksels van die gesprekken terugvinden. Bij elk van die ontmoetingen werd een stukje bouwkennis doorgegeven. Ken je een jeugdwerkinitiatief in je buurt dat recent bouwde, ga dan zeker eens met hen praten. Ze kunnen je wellicht tal van tips geven.



Bouwkennis Hoewel het niet aan te raden is deze brochure volledig stapsgewijs te volgen, ordenden we de verkregen bouwkennis op een logische manier. We veronderstellen dat jullie ergens wel een noodzaak voelen om te (ver)bouwen. Dat kan voor iedereen anders zijn, dus daar gaan we niet verder op in en we starten meteen met wat tips om een visie te vormen (deel 1). Hierna kun je aanvangen met het concretiseren van je bouwproject (deel 2), waar drie aspecten aan zijn: het gebouw, de financiĂŤn en de mensen. Tenslotte kun je het geplande project uitvoeren en moet je de zaken goed opvolgen (deel 3). Is je bouwproject afgerond? Wie ontfermt zich dan over het beheer achteraf (deel 4)?

BINNENPAGINAS2.indd 4

12/1/08 10:28:21 AM


Tussendoor geven we je nog specifieke informatie mee over verschillende zaken waar je mee te maken kunt krijgen gedurende je bouwproject: de ideale samenstelling van het sturend orgaan, het oprichten van een vzw, tips om inspraak en participatie mogelijk te maken, het papierwerk, de te betrekken deskundigen… Denk- en beslissingproces Aan bouwkennis kan het het jeugdwerk wel soms ontbreken, op andere terreinen blinken we dan weer uit. Het denk- en beslissingproces dat aan elke stap vooraf gaat bijvoorbeeld. In tegenstelling tot het bouwen van een woning waar de beslissing bij één of twee mensen ligt, vergt het nemen van beslissingen wat meer terugkoppeling. Toch blijft het proces telkens hetzelfde. • Begin met brainstormen over een te nemen beslissing (Welke muren willen we? Steen? Hout? Kleur? Groot?...). • Over de meest gedragen keuzes kun je je dan gaan informeren (Wat zijn de vooren nadelen van volle baksteen t.o.v. geperforeerde of holle baksteen? Wat kosten ze? Kunnen we ze krijgen in de gewenste kleur? Is ons idee wel haalbaar?). Stel enkele selectiecriteria op. Wat wil je te weten komen? Bv. kostprijs? Onderhoudsvriendelijk? Milieuvriendelijk? Zelf te doen?... • Tenslotte moet je beslissen. Op basis van de verzamelde informatie weeg je verschillende criteria tegenover elkaar af. En je maakt een keuze (bv. een geperforeerde baksteen, een isolerende snelbouwbaksteen met als afmetingen: 290 x 140 x 140. Hout? Kleur? Groot?...). Na zo’n denkproces kun je de beslissing dan uitvoeren. In het voorbeeldje hierboven moest je een baksteen kiezen, maar je zult honderden beslissingen moeten nemen. Hoeveel binnenruimtes wil je? Welk type kraan komt er boven de wasbak? Kies je voor twee verdiepingen of blijft alles gelijkvloers? In welke kleur bestel je de deurklinken? Probeer te zoeken naar een oplossing waarbij grote belangrijke keuzes (bv. aantal binnenruimtes, verdiepingen of niet) in grote groep kunnen gebeuren met alle betrokkenen, en gedetailleerdere keuzes (bv. kleur deurklinken en type kraan) in een kleinere actieve kerngroep. Die keuzes kun je onmogelijk allemaal samen maken in de beginfase. Regelmatige denkoefeningen zullen zich dus opdringen. Aan jou nu om deze brochure naar eigen goeddunken te lezen en te gebruiken. We wensen je alvast veel succes toe! De Locomotief-ploeg



BINNENPAGINAS2.indd 5

12/1/08 10:28:21 AM


INHOUD Inleiding

9

Stuurgroep

11

Deel 1: Visievorming

13

1 Wat wil je? 2 Wat heb je? En wat niet?

14

Beslissingsproces

17

3 Maak je dromen concreter

18

Vzw

21

Deel 2: Het bouwproject concretiseren

29

Inspraak & participatie

47

1 Gebouw Stap 1: Bestaande toestand / randvoorwaarden samenbrengen Stap 2: Inplanting op het terrein en oriĂŤntatie Stap 3: Aaneenschakeling van de ruimtes Stap 4: Structuur/vorm Stap 5: Materialen en technieken

50

Afspraken zwart op wit

62

2 FinanciĂŤn 2.1 Kostenraming 2.2 Inkomstenraming 2.3 Kostenbesparing en/of fasering van de werken 2.4 Financieel beheer tijdens het bouwproces

66

Deskundigen

78

BINNENPAGINAS2.indd 6

16

51 53 55 57 60

66 72 75 76

12/1/08 10:28:22 AM


Achteraf.............................................................................................................................. 5 5

3 Mensen 3.1 Maak werk van betrokkenheid van de omgeving 3.2 Wat doe je zelf? En wat laat je doen? 3.3 Verzamel en organiseer je bouwploeg

83 83 94 97

Bouwpapieren

103

Deel 3: Uitvoering en opvolging

107

1 2 3 4 5

108

Bereid alles goed voor Stel een realistische timing op Overleg met architect en aannemer(s) Het kostenplaatje opvolgen Coaching van vrijwilligers

109 110 112 113

Deel 4: Beheer achteraf

115

1 2 3 4 5

116

De lokalenmap helpt je het overzicht te bewaren Financieel beheer Veiligheid Klein onderhoud Beheer en verhuur

117 121 124 126

Deel 5: Meer informatie nodig?

129

1 Gemeentelijke, provinciale en vlaamse ‘jeugddiensten’ 2 Diverse links en publicaties

130

BINNENPAGINAS2.indd 7

131

12/1/08 10:28:22 AM


BINNENPAGINAS2.indd 8

12/1/08 10:28:22 AM


INLEIDING Bezint eer ge begint Plannen om te bouwen of verbouwen? ‘Bezint eer ge begint’ is een cliché dat hier zeker en vast van toepassing is. We willen jullie dromen niet afremmen, integendeel. Maar bouwen moet een bewuste keuze zijn, waarvan je beseft dat het zeer veel inzet vraagt. Het is beter dat je dat vooraf weet dan dat er nadien spanningen ontstaan, dat de leiding of het bestuur gefrustreerd raakt, dat medewerkers afhaken of dat de jeugdvereniging wel een nieuw gebouw maar geen werking meer heeft. Je moet er 100% van overtuigd zijn dat het bouwproces kans van slagen heeft. Je hebt natuurlijk een aantal externe factoren niet in de hand, maar we zijn van oordeel dat je vooraf over een aantal zaken zekerheid moet hebben. Zijn er voldoende financiële middelen voorhanden? Zal de reguliere werking niet lijden onder het bouwproces? Is er een aparte werkgroep die het hele proces begeleidt? Is de juridische structuur verzekerd? Is er voldoende gedragenheid voor de plannen? En ga zo maar verder. Dromen kan mooi zijn, maar soms blijft het best bij dromen. Als je op de bovenstaande vraagjes niet volmondig ja kunt zeggen, is het beter je dromen en plannen even in de diepvriezer te stoppen en op zoek te gaan naar een alternatief. Misschien kom je met kleine renovaties ook al ver, behoort een samenwerking met een andere vereniging tot de mogelijkheden of heeft de gemeente nog een mooie locatie achter de hand? Zeg niet zomaar jeugdhuis tegen een jeugdbeweging (of omgekeerd) We zijn ons ervan bewust dat jeugdhuizen en jeugdbewegingen op dat vlak een heel andere gewoonte en traditie hebben. Jeugdhuizen die een nieuwbouw plaatsen zijn eerder een uitzondering, bij jeugdbewegingen ligt dat heel anders. Jeugdhuizen hebben vaak niet de ondersteuning van ouderverenigingen of oud-leidingsploegen waar grotere jeugdbewegingen wel op kunnen rekenen. Voor jeugdhuizen is deze brochure dan ook eerder ‘nuttig om te weten’ dan een oproep om plots massaal te gaan (ver)bouwen. Voor jeugdbewegingen is deze brochure wel een praktische handleiding. Aanleiding om te verbouwen Er kunnen meerdere redenen zijn waarom jouw jeugdvereniging besluit om haar lokaal te verbouwen, of om aan een nieuwbouwproject te beginnen. De ene reden heeft een groter gewicht dan de andere, ze kunnen ook verschillen afhankelijk van de situatie ter plaatse.



BINNENPAGINAS2.indd 9

12/1/08 10:28:22 AM


Aanleidingen die een vereniging doen beslissen om te (ver)bouwen, kunnen zijn: • De vereniging heeft geen lokaal. • De bestaande locatie is te klein, te bouwvallig of verouderd. • De omgevingsfactoren zijn niet jeugdvriendelijk of vragen om een oplossing: druk verkeer, woonomgeving, zonevreemd gebied… • Er is onzekerheid over het lopende contract. • … De timing heb je niet altijd in de hand. Plannen waarmee je al jaren rondloopt, kunnen plotsklaps in een stroomversnelling geraken door externe factoren: het jeugdbeleidsplan voorziet een nieuwe subsidiemogelijkheid of geeft een aanzet tot nadenken, er is budgettaire ruimte, de leidings- of bestuursploeg heeft meer ervaring, een groep oud-leden biedt aan om het bouwproject op te volgen, er zijn plannen voor de bouw van een jeugdcentrum dat kansen biedt, er zijn evoluties binnen het ruimtelijk structuurplan. Anderzijds kunnen dergelijke factoren je plannen ook juist vertragen. Ook al zit alles mee, sta er voldoende lang bij stil voor je daadwerkelijk beslist te (ver)bouwen. Een bouwproces kan zeer zwaar wegen op de werking van een jeugdvereniging. Het kan niet de bedoeling zijn dat de werking eronder lijdt. Bespreek daarom vooraf uitgebreid hoe je het gaat aanpakken: wie zal de bouwwerken uitvoeren, waar vind je het geld, is er een juridische structuur nodig, ben je zelf bouwheer of neemt de gemeente alle lasten op zich… Kun je niet op externe hulp rekenen om het bouwproces uit te voeren, dan is het misschien beter om de plannen nog wat op te bergen. We denken dat een extern bouwcomité, een groep ouders of een delegatie oud-medewerkers die zich intensief willen inzetten noodzakelijk is. De huidige leidings- of bestuursploeg kan wel af en toe helpen, maar zij kunnen zich dan verder bezighouden met de kern van de werking. Uiteraard is er een verschil tussen bouwen en verbouwen. Een volledige nieuwbouw of zeer structurele verbouwingen vragen meer inzet dan een kleinschalige verbouwing. Afhankelijk daarvan kun je zien of het oprichten van een tijdelijke ‘bouw-vzw’ of permanente ‘lokalen-vzw’ nuttig kan zijn. En er is ten slotte het financiële plaatje, dat vooraf sterk uitgewerkt moet zijn, wil je niet voor verrassingen komen te staan. Niemand wil immers plots te horen krijgen ‘dat het geld op is’. Voldoende stof tot nadenken, dus. Ben je er klaar voor? We wensen je alvast veel succes! 10

BINNENPAGINAS2.indd 10

12/1/08 10:28:22 AM


STUURGROEP In een bouwproces heb je altijd een groepje mensen nodig die een trekkende rol spelen in het bouwproject. Zij vormen eigenlijk de stuurgroep van het bouwproject. Het is belangrijk dat die stuurgroep zorgvuldig samengesteld wordt. Enkele tips: • Een bouwproject brengt heel wat juridische en administratieve verplichtingen met zich mee. Neem daarom mensen op in de stuurgroep die tijd en/of expertise hebben (bv. oud-leiding, ouders, ex-voorzitters). • Zorg ook voor voldoende actieve vrijwilligers uit de leidings- of bestuursploeg (de helft +1), zodat de huidige vrijwilligers van je jeugdvereniging genoeg inspraak hebben. • Vermijd anderzijds een stuurgroep die enkel uit actieve vrijwilligers van je jeugdvereniging bestaat. Dat zorgt voor te veel druk op de rest van je werking. • Maak vooraf goede afspraken met de stuurgroep!

1 WAT DOET DE STUURGROEP? In een eerste fase zal dat groepje mensen vooral nadenken over de planning van het bouwproces. Ze zullen de mogelijkheden aftasten en kijken of er een vzw opgericht moet worden. In een tweede fase maakt de stuurgroep de plannen concreet en spreekt ze mensen aan voor bepaalde taken. In een derde fase volgt ze vooral de lopende zaken op en behoudt ze het overzicht over het hele bouwproject. We denken hierbij aan offertes, de werkplanning, opvolging van aannemers, giften… Na afloop van het bouwproject worden er meestal andere mensen aangesproken voor het beheer van het nieuwe lokaal. Toch kunnen de leden van de stuurgroep nog een belangrijke rol spelen. Zij hebben het project namelijk op de voet gevolgd en kunnen de afspraken mee helpen opstellen.

2 WELKE VORM NEEMT DE STUURGROEP AAN? De stuurgroep kan verschillende vormen aannemen. • Als je als jeugdvereniging grote kosten en/of verantwoordelijkheden wilt opnemen, zoals bouwheer zijn van een lokaal, is het aan te raden om een lokalen-vzw op te richten. Dan draagt de vzw de verantwoordelijkheid wanneer er contracten afgesloten worden, en kunnen de ondertekenaars niet persoonlijk aansprakelijk gesteld worden. Het vzw-statuut wordt ook vaak geëist door een partner die bijvoorbeeld eigenaar is van de grond, zoals de Kerkfabriek of de gemeente. Soms wordt er ook een vzw opgericht waarin meerdere partners zetelen. • Als de gemeente bouwheer is, kun je best een werkgroep oprichten waar alle partners in zitten. Bepaalde tips en suggesties over het beheer van een vzw kun je op een informele manier gebruiken om je werkgroep goed te laten draaien – denk bijvoorbeeld aan de taakverdeling: voorzitter, penningmeester en secretaris. In de praktijk komen er trouwens ook andere vormen van ‘stuurgroepen’ voor. De gemeente regelt bijvoorbeeld alles, zonder veel inspraak van de jeugdvereniging. Of één persoon (bv. een oud-leid(st)er) regelt de bouw van a tot z. Dat soort situaties is niet aan te raden.

11

BINNENPAGINAS2.indd 11

12/1/08 10:28:22 AM


12

BINNENPAGINAS2.indd 12

12/1/08 10:28:23 AM


DEEL 1

VISIEVORMING

Dromen mag! Daar is helemaal niets mis mee. Je droomt van een nieuw jeugdlokaal of van een hypermodern jeugdhuis, of je ziet jezelf al staan koken in een nieuwe keuken. Voor je een droom kunt realiseren, moet je er eerst een hebben. Verzamel dus alle betrokkenen en geïnteresseerden om je heen en begin te dromen! In dit onderdeel vertrekken we van je droombeeld om tot een concreter bouwprogramma te komen. Dat bouwprogramma zal gaandeweg nog verfijnd worden (zie deel 2, 1 Gebouw op bladzijde 50). Je beslist immers niet alles in één dag, maar je maakt keuzes in elke fase van het bouwproces. ‘En passant’ willen we je dan ook helpen de juiste keuzes te maken: door de juiste vragen te stellen! • Wat wil je? Waar droom je van? • Wat heb je? Wat zijn de noden van je jeugdwerkinitiatief? • Kun je je dromen concreter maken?

13

BINNENPAGINAS2.indd 13

12/1/08 10:28:23 AM


1 WAT WIL JE? Wat is je droomlokaal? Wat is je droomjeugdhuis? Waarschijnlijk is dat droomlokaal niet realiseerbaar, maar op basis van dat vertrekpunt kun je verder nadenken. Je zult gedwongen worden om realistischer keuzes te maken en enkele ‘droompjes’ te schrappen, aan te passen of uit te stellen. Een droombeeld opstellen, kun je best zonder dat je een concrete plek in gedachten hebt. Wil je in die eerste fase al te concreet zijn, dan sluit je al eens iets potentieel interessants uit. Daarom is het neerschrijven van een ‘droombeeld’ sowieso de eerste stap. Wat eerst nog enkele vage ideeën of uitgangspunten zijn, wordt later wel geconcretiseerd tot een gefundeerd ‘bouwprogramma’. Rij je dus niet vast in een oeverloos debat over wat al dan niet haalbaar is. Het komt erop aan enkele principes te benoemen. Hoe pak je dat aan? Er zijn uiteraard tal van manieren. Je kunt een brainstormoefening doen met de volledige bouwploeg en alle leiding. Je nodigt de jeugdhuisbezoekers uit om hun mening in een ‘bouwplannenbox’ te droppen. Je dumpt mensen in het huidige lokaal en laat hen voor één ruimte hun toekomstdromen uittekenen. Je kunt een enquête verspreiden. Je kunt de leden hun eigen lokaal laten tekenen. Noem maar op! Als jeugdwerkers zijn jullie sterk genoeg om dat methodisch aan te pakken. Over het ‘hoe’ zullen we het hier dus niet verder hebben. We willen je wel prikkelen met enkele vragen om tot bepaalde krijtlijnen te komen. De hamvraag blijft uiteraard: “Over welke infrastructuur zou de vereniging graag beschikken?”. Met welke elementen kun je allemaal rekening houden om dat in kaart te brengen? • Wat is de gedroomde locatie voor je gebouw? Bereikbaarheid, speelpleinen, bossen, sportterreinen, geen burenoverlast, veilige wegen… • Wat is jullie gewenst gebruik? - Eén dag in de week, meerdere dagen, verhuur voor overnachting, verhuur polyvalente zaal... - Wil je er ook in kunnen fuiven of er repetitieruimtes in onderbrengen? • Hoe groot moet het gebouw zijn? Aantal leeftijdsgroepen, verschillende ruimtes, (verwacht) ledenaantal... • En hoe moet de buitenruimte (rond het lokaal) eruitzien? Beton, gras, zand, bomen, struiken, heuvelachtig...

14

• Welk imago wil je uitstralen? De manier waarop mensen hun huizen inrichten, vertelt vaak veel over de mensen zelf. Hetzelfde gaat op voor verenigingen. Een zeescoutsgroep wil misschien een lokaal met een bootachtig uiterlijk?

BINNENPAGINAS2.indd 14

12/1/08 10:28:23 AM


• Dachten jullie ook al aan de milieuvriendelijkheid? Waterput, duurzame materialen, zonnepanelen, degelijke isolatie, dubbel glas, zongericht, spaarlampen, toiletten op regenwater, passiefhuisconcept – wil je hiervoor gaan? • We zouden geen jeugdwerk zijn als we ook geen oog hadden voor de kindvriendelijkheid. Lage deurklinken, ramen op ooghoogte, bereikbare lichtschakelaars... • Ook de (kind)veiligheid is belangrijk. Of niet? Wil je zorgen voor veilige stopcontacten? Een antislipvloer? • Wil je het gebouw toegankelijk maken? En voor wie? Enkel voor rolstoelgebruikers? Of ook voor visueel gehandicapten? En wil je dat voor het gehele gebouw, of maar voor enkele ruimtes? Er zijn heel veel vragen die je kunt stellen. De principes waarvan je droomt, zou je in enkele regels moeten kunnen vatten. Waar wil je naar streven? Wat is het belangrijkste? Een voorbeeld • We willen een duurzame oplossing voor minstens 40 jaar. • We willen voldoende plaats om te spelen en ruimte om te groeien voor een groep van 200 leden. • We willen een kindvriendelijk, (brand)veilig en onderhoudsarm lokaal en terrein. • We willen een lokaal dat zo energiezuinig en milieuvriendelijk mogelijk is. De opsomming van dergelijke principes is meestal zo logisch dat iedereen uit je vereniging zich erachter kan scharen. De realisatie ervan zal wel wat moeilijker zijn. Wat doe je bijvoorbeeld als je een overeenkomst voor een erfpachtregeling kunt krijgen, maar voor minder lang dan de vooropgestelde 40 jaar?

15

BINNENPAGINAS2.indd 15

12/1/08 10:28:23 AM


2 WAT HEB JE? EN WAT NIET? Als je gaat bouwen – en zeker als je gaat verbouwen – is het belangrijk om te weten wat de bestaande situatie is en wat de echte noden zijn van je jeugdvereniging. Stel: je droomde van een nieuw jeugdhuis in het centrum van je gemeente, met een fuifzaal voor 1000 personen. Op je huidige locatie bereik je gemiddeld 200 jongeren. De brouwer, die eigenaar is, wil zijn gebouw verkopen, dus moeten jullie weg. Is het dan een nood om in de toekomst een fuifzaal te hebben voor 1000 mensen? Of stel je voor dat de lokalen van je jeugdbeweging momenteel uit meerdere gebouwen op één terrein bestaan. Natuurlijk mag je dromen van één groot complex nabij de bosrand, maar het terrein is eigendom van de vzw van de jeugdvereniging. De twee lokalen van de oudste leeftijdsgroepen zijn 10 jaar geleden nieuw gebouwd. Het bouwproject kwam vooral ter sprake omdat de lokalen van de jongste leeftijdsgroepen in erbarmelijke toestand zijn. Is het dan een nood om ook voor de oudsten nieuwe lokalen te voorzien? Ook als je ‘enkel’ maar wilt verbouwen, is het goed om te vertrekken van de bestaande situatie en de noden in kaart te brengen. Als die noden vooral te maken hebben met het sanitair of de verwarming, dan is het dat wat je moet aanpakken. Klinkt logisch? Is het ook. Maar waar we vooral op willen wijzen, is dat je gerust eens mag stilstaan bij de noden van je jeugdvereniging. Alleen zo kun je een totaalaanpak verzekeren. Wellicht stelde het bouwcomité bijvoorbeeld al vast dat het sanitair in zeer slechte staat is. Maar is het ook al doorgedrongen dat er nood is aan méér toiletten? Het zou jammer zijn als je de drie bestaande vervangt en dat pas achteraf blijkt dat je er eigenlijk vijf nodig hebt. Enkele meetinstrumenten die Locomotief in het verleden uitwerkte, kunnen je hierbij helpen: ‘De Waterpas’ voor jeugdbewegingslokalen en ‘Het Schietlood’ voor jeugdhuisinfrastructuur1. Beide meetinstrumenten kunnen je helpen om zo objectief mogelijk vast te stellen of je huidige infrastructuur voldoet aan de Locomotief-normen. Probeer ook toekomstige noden te ‘detecteren’. Het is mogelijk dat je aan het (ver)bouwproject begon omdat er een concreet aanwijsbare behoefte of een probleem was, maar op middellange termijn kunnen er nog andere behoeften opduiken. Denk je bijvoorbeeld dat het ledenbereik van je vereniging zijn piek nog niet bereikt heeft, dan bouw je best iets ruimer. Of misschien speelt je jeugdbeweging met het idee om met een nieuwe leeftijdsgroep te starten? Dan voorzie je best een extra ruimte. 16

1 Alle locomotief-brochures kan je downloaden op www.jeugdlokalen.be.

BINNENPAGINAS2.indd 16

12/1/08 10:28:24 AM


BESLISSINGSPROCES Het ontwerpproces van een jeugdlokaal lijkt een beetje op de manier waarop je een toffe jeugdactiviteit in elkaar bokst. Je kunt kant-en-klare spelen gebruiken of iets volledig nieuws uitdenken. Je kunt in je eentje iets uitvinden of je kunt dat met een hele groep samen. Zo kan het ontwerp van een jeugdlokaal een resultaat zijn van een geëngageerd team. Het kan ook zijn dat je enkel je noden en mensen moet doorgeven aan een externe architect, die de vormgeving voor zijn of haar rekening neemt. Of zoek je liever een eigen oplossing? Hoe meer interactie je wilt met je jeugdvereniging (de uiteindelijke gebruikers), hoe duidelijker die inbreng gekaderd moet worden. Vraag stap voor stap om input en vraag stap voor stap om beslissingen te nemen. Hoeveel interactie of creativiteit je toelaat vanuit de jeugdvereniging bepaal je natuurlijk zelf. Weet wel dat een architect opgeleid is voor heel dat denkproces. De aanbevelingen van een architect zijn dan ook van onschatbare waarde.

DE JUISTE VRAAG STELLEN Hoe duidelijker de vraag, hoe beter.

BRAINSTORMEN Wakker het creatieve proces aan en promoot de interactie met de hele jeugdvereniging. Tijdens de brainstormfase kun je nog lekker onbezonnen zoeken naar oplossingen.

INFORMEREN Sprokkel gegevens en randvoorwaarden bijeen. Eventueel kun je delegeren en kunnen verschillende mensen op verschillende ‘terreinen’ op onderzoek gaan. • Check eens bij Stedenbouw in je gemeente wat er kan en mag. • Hoeveel kost het om een lokaal te bouwen? • Pols eens bij het CJT welke regels er zijn voor bivakhuizen. • Surf eens naar www.jeugdlokalen.be! • Wat vraagt de brandweer in jouw regio? • Meer te weten komen over milieuvriendelijk (ver)bouwen? Neem eens een kijkje op www.wegwijzerduurzaambouwen.be. • Ga eens langs bij een vakman of iemand die bouwmaterialen verkoopt! Achteraan in deze brochure vind je een overzicht vol verwijzingen naar publicaties en handige websites.

AFWEGEN Stel je selectiecriteria op en koppel daar de verzamelde informatie aan. Het helpt je om zogezegde appels met zogezegde peren te vergelijken. • Betaalbaarheid • Milieuvriendelijkheid • ...

KEUZE MAKEN Eens je voldoende nagedacht hebt over een onderdeel van je bouwproces kun je aan de hand van de verzamelde informatie en discussies een keuze maken en overgaan naar de volgende stap. 17

BINNENPAGINAS2.indd 17

12/1/08 10:28:24 AM


3 MAAK JE DROMEN CONCRETER In het eerste puntje droomde je wat weg. Je stelde enkele grote lijnen op (bv. 200 personen, 40 jaar, milieuvriendelijk...). Nu is het tijd om daar dieper op in te gaan. Wat tot nu toe enkele vage ideeën of uitgangspunten waren, moet je concretiseren tot een gefundeerd ‘bouwprogramma’. Bij nieuwbouw kun je gewoon van start gaan met het opstellen van het bouwprogramma. Bij een verbouwing is het van belang dat je eerst onderzoekt wat de mogelijkheden zijn van het gebouw. Op die manier vermijd je dat je uitgewerkte bouwprogramma plots onmogelijk wordt. Daarna kun je ook hier het bouwprogramma beginnen op te stellen. Probeer van bij aanvang duidelijk te krijgen met welk doel het lokaal gebouwd wordt. Is het enkel voor de eigen vereniging bedoeld of zul je het lokaal delen? En met wie dan wel? Wil je het lokaal ook verhuren voor kampen? Wil je een fuifzaal? Zou je een polyvalente zaal willen bouwen? Wil je repetitieruimtes voorzien? ... We helpen je op weg met wat vragen en voorbeelden van antwoorden/keuzes: • Welke lokalen heb je zeker nodig en hoe groot moeten ze zijn (minimum en maximum)? Misschien kun je voor sommige functies hetzelfde lokaal gebruiken. Voorbeeld: - 4 lokalen (min. 1 m²/persoon als je vooral buiten speelt en 2 m²/persoon voor de jongste leeftijdsgroepen) - 1 leidingslokaal (waar je met 40 personen kunt vergaderen) - 1 materiaalberging (30% groter dan bestaande toestand) - 1 minikeuken - Voldoende toiletten met één toilet voor rolstoelgebruikers - Een overdekte buitenruimte - Een ontmoetingsruimte met toog, een multifunctioneel lokaal (film, activiteiten...), een bergruimte en vergaderlokaal • Waar wil je je lokalen inplanten in je gemeente? Weet je welke plannen de gemeente heeft met de wijk waar je naartoe wilt of waar je bouwgrond kunt krijgen? Is de locatie bereikbaar met het openbaar vervoer? Voorbeeld: - Liever aan de rand, nabij het speelbos - Er moet een fietspad tot bij het lokaal komen 18

- Het lokaal moet veilig bereikbaar zijn

BINNENPAGINAS2.indd 18

12/1/08 10:28:24 AM


- In het ruimtelijk structuurplan van de gemeente (in te kijken op de dienst Ruimtelijke Ordening) is het gebied ingekleurd als recreatiezone - Is de locatie bereikbaar met openbaar vervoer? Zo niet, informeer bij De Lijn of dat in de toekomst wel zo zal/kan zijn - Niet midden in een woonbuurt, om geluidsoverlast te beperken • Wat vind je van verhuur tijdens de weekends en/of vakanties? Voorbeeld: - Je kiest ervoor geen slaapruimte (3 m² per persoon) te voorzien - Een douche installeren hou je in overweging voor de nabije toekomst (occasionele weekends?) • Hoe verhouden al die ruimtes zich tot elkaar? Is er bijvoorbeeld een centrale gang of hebben alle lokalen alleen een buitendeur? Voorbeeld: - De drankberging moet uitkomen op straat en gemakkelijk te bereiken zijn via de toog. - De toiletten zijn zichtbaar als je achter de toog van het jeugdhuis staat. • Welke relatie wil je met de buitenomgeving (inkom, plein, terrein, buren...)? Voorbeeld: - Er is een sas nodig om de warmte en het geluid binnen te houden. • Maak een onderscheid tussen wat essentieel is en wat leuk of goed zou zijn. Wees zo realistisch mogelijk en gebruik je gezond verstand: als je die polyvalente ruimte echt nodig hebt, dan wil je er wel een extra kasactie voor organiseren. Is dat idee geen prioriteit voor jouw jeugdvereniging, dan is het wellicht geen gedragen plan en kun je misschien niet iedereen warm maken voor zo’n extra actie. Voorbeeld: - De gewenste polyvalente ruimte van 1000 m2 om de jaarlijkse dia-avond te houden, is toch niet noodzakelijk. - Het speelbos van 12 ha naast het lokaal is wellicht niet realiseerbaar. • Hoe wordt het lokaal gedeeld? Is het enkel voor de eigen jeugdvereniging bedoeld of deel je het met een andere? Wil je verhuren voor feestjes? Voorbeeld: - De repetitieruimtes hebben een afzonderlijke bergruimte nodig voor de muziekinstrumenten. - De speelpleinwerking zou tijdens het jaar ook één ruimte nodig hebben om te vergaderen en hun materiaal te plaatsen. - Tussen de twee grootste lokalen is er een verschuifbare wand waardoor hier communiefeesten en dergelijke kunnen plaatsvinden. De keuken/bar is vlakbij.

BINNENPAGINAS2.indd 19

19

12/1/08 10:28:24 AM


• Elk lokaal moet snel verwarmbaar, gemakkelijk te ventileren en te onderhouden zijn. Of niet soms? Hierover bestaan er allerlei vastgelegde normen2, die je extra kosten kunnen bezorgen. Informeer je dus goed. • Moet het eenvoudig te verduisteren en te verlichten zijn (zowel overdag met natuurlijk licht als ’s nachts)? • En hoe denk je over akoestische isolatie? • Misschien wil je in een lokaal specifiek meubilair zoals een toog of rollende rekken waarmee je de ruimte knus kunt inrichten. • Denk je eraan om extra berging te integreren in de lokalen? • Wil je dat je grootste lokaal volledig ‘ontruimd’ kan worden, bijvoorbeeld voor een feest? Waar kun je dan alles netjes stapelen? Een bouwprogramma hoeft niet lang te zijn. Zo verlies je je niet in details en bewaar je het overzicht. Je kunt bijvoorbeeld beter ‘snel en zuinig verwarmen’ opschrijven dan nu al een type verwarming te kiezen of uit te sluiten. De kleur van de DJ-tafel en of er al dan niet prikborden nodig zijn, kun je op het einde van de rit bekijken. Punten waar je het niet over eens bent, kun je later nog onderzoeken. Wat je zeker helder moet krijgen, is de intensiteit waarmee en de manier waarop het lokaal gebruikt zal worden. Is het de bedoeling dat alleen jouw jeugdvereniging het twee dagen per week gebruikt, of kies je voor een multifunctioneel gebouw dat ook op andere momenten gebruikt kan worden? Elke functie heeft voordelen, maar ook nadelen en kosten. Wanneer je het lokaal verhuurt als bivakplaats of als fuifruimte krijg je extra inkomsten. Zo zijn er jeugdverenigingen met succesverhalen die in vijf of tien jaar de volledige bouwkosten terugverdiend hadden. Daartegenover staat dan weer de extra (financiële) inspanningen: om aan de bijkomende normen te voldoen, om het lokaal iedere keer klaar te zetten, om de verhuur op te volgen... Voor je definitieve keuzes kunt maken, moet je dus altijd een grondige kostenbatenanalyse maken. Die extra inspanning wordt zeker beloond. Het is altijd beter – en meestal goedkoper – om een lokaal op maat van de noden van de jeugdvereniging te ontwerpen dan dat er achteraf nog aanpassingswerken moeten gebeuren.

20

2 Ventileren en verwarmen: sinds 1 januari 2006 moeten nieuwbouw- en verbouwingswerken waarvoor een bouwaanvraag ingediend wordt, voldoen aan de Energieprestatieregelgeving (EPB). Gebouwen moeten een bepaald niveau halen van thermische isolatie en energieprestatie: verwarmingsinstallatie, ventilatie… Bij nieuwbouw moet je zorgen voor een minimale en gecontroleerde ventilatie, ook in jeugdlokalen.

BINNENPAGINAS2.indd 20

12/1/08 10:28:24 AM


Tips! Het kan al eens zinvol zijn om een ander bouwprogramma als voorbeeld te nemen (‘zoals een dwerg op de schouder van een reus al wat verder kan kijken’) of om andere jeugdlokalen te bezoeken (‘stelen met de ogen’). • Bekijk je huidige lokalen eens aandachtig. Wees eerlijk en eens niet te krenterig (want ‘de gierigheid bedriegt al eens de wijsheid’). Bovendien maak je zo’n nieuw bouwprogramma voor iedereen al wat tastbaarder als je het vergelijkt met de huidige gebouwen. • Soms kan een opmeting al veel duidelijk maken. Op een plan kun je misschien al zien welke mogelijkheden het bestaande gebouw heeft. Misschien is optimalisatie een betere ingreep dan nieuwbouw. Met een plan kun je ook snel terecht bij bouwprofessionals, zowel voor kostenramingen als voor advies.

VZW In dit deel proberen we enkele vragen te beantwoorden over vzw’s als bouwcomité. De inhoud kan ook nuttig zijn als je niet met een vzw werkt. • Wanneer richt je een vzw op? • Welke vormen van vzw kun je gebruiken? (de bestaande stuurgroep of werkgroep omvormen tot ‘bouw’-vzw of een aparte vzw jeugdlokalen oprichten) • Hoe kun je een vzw oprichten? • Welke samenstelling en structuur streven we na?

1 WANNEER RICHT JE EEN VZW OP? Er zijn een aantal belangrijke verschillen tussen een vzw en een feitelijke vereniging. Die bepalen mee je beslissing.

1.1 FEITELIJKE VERENIGING Een feitelijke vereniging ontstaat zodra twee of meer personen gezamenlijk een doel willen verwezenlijken. Dat kan beschouwd worden als een ‘clubje’. Veel lokale jeugdbewegingen zijn ontstaan als feitelijke vereniging. Aangezien dat dus gewoon een groep mensen is met hetzelfde doel voor ogen heeft zoiets geen juridische basis. Een feitelijke vereniging kan dan ook geen verbintenissen aangaan, geen eigendommen bezitten, geen schenkingen of legaten aanvaarden. Het zijn de individuele leden die zich persoonlijk verbinden tot de verplichtingen van de vereniging. Een leid(st)er of medewerk(st)er die een contract ondertekent, is daarvoor persoonlijk aansprakelijk (bv. huurcontract kampterrein, contract drankleverancier, huur geluidsmateriaal of tent...). Dat betekent dan ook dat leden persoonlijk worden aangesproken door eventuele schuldeisers. De grote voordelen zijn dat een feitelijke vereniging zo goed als geen administratieve verplichtingen heeft, en dat de vereniging meer de dynamiek van de werking kan volgen. 21

BINNENPAGINAS2.indd 21

12/1/08 10:28:25 AM


1.2 VERENIGING ZONDER WINSTOOGMERK (VZW) Als een vereniging aanzienlijke (financiële) risico’s moet nemen, onroerende goederen wil verwerven of schenkingen wil aanvaarden, dan doet ze er goed aan om een vzw op te richten. Het vzw-statuut houdt wel een aantal verplichtingen in op juridisch, boekhoudkundig en fiscaal vlak. Die vragen de nodige opvolging en kunnen dus als extra administratieve last beschouwd worden. Daarnaast is er een minimumstructuur verplicht (algemene vergadering + raad van bestuur) die een vlotte werking mogelijk in de weg staat. Als rechtspersoon kan de vzw in eigen naam en voor eigen rekening eigendommen en onroerende goederen verwerven en beheren, contracten afsluiten, aansprakelijk zijn, leningen aangaan... Dat betekent dat de leden persoonlijk niet gebonden zijn door de vereniging – voor zover de vzw zich kan beroepen op haar rechtspersoonlijkheid, er geen fraude gepleegd is en de leden en bestuurders de vereniging leiden volgens het principe van ‘de goede huisvader’. Eventuele schuldeisers kunnen de leden van de vereniging niet persoonlijk voor die schulden laten opdraaien, ze moeten zich richten tot de vzw. Bij de ondertekening van een contract is het dan ook de rechtspersoon (de vzw), en niet de ondertekenaar, die aansprakelijk is. Let op: bij een grove fout of nalatigheid blijf je wel persoonlijk aansprakelijk.

1.3 WELKE KEUZE MAAK JE? We kunnen hier wegens de grote verschillen in jeugdwerkvormen geen eenduidig advies over geven. Vraag daarom zeker raad aan je jeugdwerkkoepel. Beschikken over een vzw-structuur is voor jeugdhuizen wel van veel groter belang dan voor jeugdbewegingen. Jeugdhuizen worden sowieso best een vzw, ongeacht of ze ooit gaan verbouwen of niet. De manier van werken, het activiteitenaanbod, de contracten en de hoogte van inkomsten en uitgaven vragen als het ware om een juridische structuur. Voor jeugdbewegingen ligt dat anders. Voor aansprakelijkheid in verband met ongevallen en verzekeringen is een vzw-structuur niet nodig. Een jeugdvereniging kan in principe een beroep doen op de verzekeringspolis die de jeugdwerkkoepel afgesloten heeft. Een vzw-structuur oprichten wordt wel aangeraden bij de aankoop van een lokaal of bij bouwprojecten, omdat je dan een groot eigen vermogen moet beheren. Ook bij het afsluiten van een contract met een zeker risico of een lange termijn (bv. een koopovereenkomst of een recht van erfpacht) is een vzw-structuur aangewezen. Het komt er dus op neer dat je vooral bij een grote verantwoordelijkheid, een aanzienlijk financieel risico, de aankoop of bouw van lokalen en het afsluiten van een contract op lange termijn best een vzw opricht. Als je zelf lokalen bouwt, is het zelfs absoluut noodzakelijk, gezien de grote aansprakelijkheid en serieuze financiële investeringen. Bovendien kan het zijn dat je contractuele partner eist dat je een vzw-structuur aanneemt voor hij of zij een overeenkomst wil ondertekenen (bv. bij erfpacht vanuit de gemeente of de parochie). Een vzw oprichten moet een bewuste keuze zijn. Onderschat de administratieve opvolging daarvan niet. De wet legt vzw’s verschillende juridische, fiscale en administratieve verplichtingen op.

22

BINNENPAGINAS2.indd 22

12/1/08 10:28:25 AM


2 SOORTEN VZW’S 2.1 APARTE VZW VOOR JEUGDLOKALEN Een vereniging die nog geen vzw-structuur heeft, kan vaak beter een aparte vzw oprichten voor infrastructuur (een zogenaamde ondersteunende vzw). Administratief gezien hoeft dan ook de hele werking niet onder die vzw te vallen – dat maakt de administratie toch een heel stuk eenvoudiger. Bovendien is de structuur van klassieke jeugdverenigingen niet voorzien op de wettelijk verplichte vzw-structuren. De vzw moet een naam hebben, je mag die vrij kiezen. • Een naam met verwijzing naar de jeugdvereniging Bv. vzw Bouwcomité Scouts en Gidsen Sint-Bernadette (Scouts en Gidsen Sint-Bernadette) • Een naam zonder verwijzing naar de jeugdvereniging Bv. vzw De Ketting. De naam verwijst naar het cultureel centrum De Schakel en ook naar de uitdrukking ‘vele schakels vormen een ketting’. (KSJ Beitem) In het eerste geval wordt de link met de groep nog eens symbolisch in de verf gezet. Werken met een aparte vzw heeft een aantal voor- en nadelen. Voordelen: • Je kunt (nieuwe) medewerk(st)ers zoeken die zich specifiek met de lokalen willen bezighouden en hier expertise in hebben (of willen opbouwen). • De boekhouding heeft maar betrekking op één project en is dus helder te voeren. • Je andere activiteiten komen niet in het vaarwater van je lokaal. De vereniging loopt dus geen risico meegesleurd te worden in eventuele financiële katers van de bouw-vzw, of omgekeerd. Nadelen: • Je moet medewerk(st)ers zoeken die de vzw willen bevolken en de verschillende functies opnemen: voorzitter, penningmeester, secretaris... • Je moet de volledige vzw-administratie (opnieuw) doorlopen: statuten neerleggen, jaarlijks je afrekening en je ledenregister doorgeven. Voor zaken die gepubliceerd moeten worden, moet je betalen. • Je moet voldoende linken voorzien tussen de feitelijke vereniging en de vzw (of tussen beide vzw’s) om een goede communicatie te waarborgen. Je kunt een vzw voor een bepaalde duur oprichten, bv. voor de duur van de verbouwingen. Hierdoor vermijd je dat je voor vele jaren verbonden bent aan de administratieve verplichtingen. Dat is interessant als je een extra vzw opricht naast de bestaande jeugdverenigings-vzw. Die laatste kan dan later het beheer van het lokaal overnemen. Bestaat er nog geen jeugdverenigings-vzw, dan heb je in de statuten van de op te richten ‘bouw-vzw’ best al aandacht voor het beheer.

2.2 BESTAANDE STUURGROEP OF WERKGROEP ALS VZW Als je jeugdwerkinitiatief al een vzw is, hoeft er in principe geen nieuwe opgericht te worden. Misschien moeten de statuten wel herbekeken worden. Kloppen de doelstellingen nog? Moet de samenstelling van de raad van bestuur gewijzigd worden? Staat er in de statuten dat de raad van bestuur bevoegd is om giften te ontvangen en leningen aan te gaan? Dat laatste is noodzakelijk als je bij een bank moet aankloppen voor een lening. Bestaat er nog geen vzw maar is er wel al een feitelijke vereniging actief in de marge van jouw jeugdwerkinitiatief (bv. oudercomité, oud-medewerkerswerking...), dan kan die omgevormd worden tot vzw.

23

BINNENPAGINAS2.indd 23

12/1/08 10:28:25 AM


Voordelen: • Je hebt al meteen een groep mensen die de werking van je organisatie goed kennen en met wie je een relatie opgebouwd hebt. • Is je organisatie al een vzw, dan hoef je er geen nieuwe vzw voor op te richten en heb je dus zo goed als geen bijkomende administratie. Nadelen: • De vraag is of de bestaande groep medewerk(st)ers genoeg kennis heeft over (ver)bouwen. De groep kan aangevuld worden met nieuwe medewerk(st)ers die wél de nodige expertise hebben. • Het bouwproject is mogelijk een te grote last om bij de bestaande werking van de vzw te voegen. Het kan de boekhouding vrij ingewikkeld maken en ook de tijdsinvestering kan te veel worden voor de huidige ploeg. • Als de bestaande vzw ook activiteiten met een groot financieel risico organiseert (evenement, grote fuif...), kan het lokaal in gevaar zijn bij een financiële kater. Om dat laatste nadeel te vermijden, kan het interessant zijn om een tijdelijke vzw op te richten die het bouwproces tot een goed einde zal brengen.

3 HOE RICHT JE EEN VZW OP? In 1998 is de vzw opgericht met de hulp van een oud-leider die architect is en van andere oud-leiding met administratieve ervaring of sectorervaring. Iemand van de parochie die bij het ministerie werkt, heeft geholpen bij de modelcontracten. We geven in dit deel niet gedetailleerd weer hoe alles in zijn werk gaat. Er bestaan namelijk al verschillende brochures over de vzw-wetgeving. Wel geven we je graag een kort samenvattend overzicht.

3.1 DE OPRICHTING ZELF • De oprichters komen bijeen en maken de statuten op van de vereniging. • Hierna organiseer je een ‘stichtingsvergadering’ met alle betrokkenen die lid zullen zijn van de vzw: de leidings- of bestuursploeg of een vertegenwoordiging, oud-leiding, ouders... • Op het moment dat die vergadering (vanaf dat moment de ‘algemene vergadering’ of ‘AV’ genoemd) de statuten goedkeurt en ondertekent, krijg je een voorlopige rechtspersoonlijkheid. Je bent dan een ‘vzw in oprichting’. Op die stichtingsvergadering wordt ook een raad van bestuur benoemd. • Hierna handel je de administratieve rompslomp af: statuten neerleggen bij de Rechtbank van Koophandel, publicatie in het Staatsblad... - Statuten publiceren: kostprijs € 139,03 (in 2007) - De samenstelling van de AV en de jaarrekening moeten jaarlijks neergelegd worden bij de griffie van de Rechtbank van Koophandel. Dat is gratis. - De samenstelling van de raad van bestuur (en elke wijziging) en wijzigingen van de statuten moeten na bespreking op de AV ook gepubliceerd worden. Dat kost telkens € 104,91 (in 2007). Voor uitgebreide info en aanvraagformulieren verwijzen we jullie graag door. Je kunt ongetwijfeld ook bij jullie jeugdwerkkoepel terecht voor concrete ondersteuning. Verwijzingen naar publicaties vind je achteraan in deze brochure. Formulieren vind je op www.ejustice.just.fgov.be/tsv_pub/form_n.htm.

24

BINNENPAGINAS2.indd 24

12/1/08 10:28:25 AM


3.2 TIPS Hou bij de oprichting van je vzw(’s) rekening met de volgende tips: • Roep zeker de hulp in van je netwerk (oud-leiding, parochie, jeugdwerkkoepel...) voor de administratieve kant van de oprichting. Doe een beroep op mensen met genoeg tijd. Wie weet is er wel een ouder met de nodige expertise? • Kijk gerust naar voorbeelden van andere groepen op de databank van de overheid (www.ejustice.just.fgov.be/vzw/vzwn.htm), maar neem statuten nooit letterlijk over. Iedere situatie is immers uniek. Je jeugdwerkkoepel heeft zeker en vast ook een voorbeeld ter beschikking. • De bevoegdheid van de vzw en haar organen moet in de statuten duidelijk vermeld zijn. Ook de beslissingsbevoegdheid van die organen moet duidelijk en ondubbelzinnig beschreven zijn. • Zorg ervoor dat de huidige leidings- of bestuursploeg voldoende inspraak heeft in de vzw. Dat doe je door een vertegenwoordiging op te nemen in de raad van bestuur of de algemene vergadering (best de helft +1). • Hou de statuten algemeen genoeg, maar vermeld minstens de verplichte artikels. Detailafspraken over de werking kun je beter in een huishoudelijk reglement noteren. Zo moet je niet telkens je statuten wijzigen (en dus betalen) als je iets wilt veranderen aan praktische afspraken. • Maak vooraf duidelijke afspraken met de leden van de vzw: wie kan waarover meebeslissen, wat verwacht je van hen, wat kun je hen bieden? • Tijdens het bouwproces zal de vzw waarschijnlijk wel goed draaien, maar nadien bestaat de kans dat ze gaat ‘inslapen’. De jaarrekening of het ledenregister worden bijvoorbeeld niet meer neergelegd. Vermijd dat, want de vzw kan daardoor als nietig beschouwd worden. Zorg voor continuïteit door een duidelijk terugkerende taak (bv. onderhoud van het lokaal, verhuur...) of een vast evenement voor/door de vzw (bv. geldinzamelactie...).

4 SAMENSTELLING EN STRUCTUUR Wanneer je een vzw opricht, denk je best al in de aanvangsfase goed na over de samenstelling en bevoegdheid van de algemene vergadering en de raad van bestuur.

4.1 HOE STEL JE DE VZW BEST SAMEN? • Stel een goede groep samen: leiding, bestuur, oud-leiding, ouders, mensen met technische capaciteit / achtergrond / bouwtalent... • Zorg dat de leidings- of bestuursploeg een duidelijke meerderheid heeft in de algemene vergadering (in principe minstens de helft +1). Het zijn immers de mensen die dagelijks gebruik zullen maken van het lokaal die vanuit die ervaring nuttige tips kunnen geven. Zo bewaak je ook de pedagogische werking van je jeugdvereniging. Je moet vermijden dat de vzw grote beslissingen neemt zonder dat de leidings- of bestuursploeg inspraak gehad heeft. Een gemeente die bouwt zonder betrokkenheid van het jeugdwerkinitiatief, zal meestal tijdens of na het bouwen te maken krijgen met frustraties en ontevredenheid. • Zet de juiste mensen op de juiste plaats. Handige Harry kan het bouwteam aansturen en Pietje Precies kan de boekhouding bijhouden. • Zorg ervoor dat je het project in handen blijft houden als jeugdvereniging. Enerzijds doe je dat door te zorgen voor voldoende leden in de algemene vergadering, maar anderzijds ook door betrokkenheid bij het project. Geef telkens een stand van zaken op de bijeenkomsten van de leidings- of bestuursploeg, maak een subpagina op de website over de voortgang van de werken...

25

BINNENPAGINAS2.indd 25

12/1/08 10:28:26 AM


• Zorg er ook voor dat enkele mensen uit de leidings- of bestuursploeg deel uitmaken van de raad van bestuur. Zo verbeter je de communicatie en is het risico op misverstanden kleiner. Die afgevaardigden van de leidings- of bestuursploeg nemen wel mee beslissingen, maar houden zich daarnaast best op de vlakte zodat ze zich vrij kunnen houden voor de jeugdwerkactiviteiten zelf. • De termijn voor bestuurders moet duidelijk afgebakend zijn. Hun mandaat is beperkt hernieuwbaar. Dat geeft je iets in handen bij ernstige conflicten tussen leden en bestuurders van de vzw.

4.2 OFFICIËLE FUNCTIES In een vzw zijn er verschillende organen die uitgebouwd moeten worden. Een vzw moet verplicht een algemene vergadering en een raad van bestuur hebben (minstens 3 leden, maar tijdelijk 2 zolang de AV niet meer dan 3 leden telt). De vzw heeft minstens 3 leden, maar aangezien de raad van bestuur ook uit 3 personen moet bestaan, is het noodzakelijk je algemene vergadering zo snel mogelijk uit te breiden. In een raad van bestuur wordt er een voorzitter, een secretaris en een penningmeester aangeduid. We geven een woordje uitleg bij hun profiel, hun taken en verantwoordelijkheden.

Voorzitter Wie? Een enthousiaste medewerk(st)er die goed kan coördineren Taken • Vergaderingen bijeenroepen • Het geheel bewaken, coördinatie • Aanspreekpunt zijn bij problemen of vragen (bv. van pers) • Medewerk(st)ers blijven motiveren

Penningmeester Wie? Een stipte, nauwgezette persoon (m/v) met feeling voor administratie en geldzaken Taken • Het financieel jaarverslag, de begroting en de balans opstellen (overzicht van bezittingen en vorderingen; schulden en verplichtingen) • De boekhouding bijhouden (ontvangsten en uitgaven) in 2 dagboeken • Rekeningen opvolgen en betalen

Secretaris Wie? Een stipte, nauwgezette persoon (m/v) met feeling voor administratie en met een vlotte pen Taken • Verslagen maken van vergaderingen • De administratie onderhouden (uitgezonderd de financiële zaken: die zijn voor de penningmeester) • Brieven en uitnodigingen schrijven • Mails schrijven, lezen en beantwoorden • Belangrijke documenten bewaren 26

BINNENPAGINAS2.indd 26

12/1/08 10:28:26 AM


Raad van bestuur (RvB) Wie? • Voorzitter • Secretaris • Penningmeester • (Groeps)leiding/voorzit(s)ter van de jeugdvereniging • Andere mensen die mee willen trekken aan het project (oud-medewerk(st)ers, andere leiding of medewerk(st)ers, ouders...) • Beperk die groep tot een tiental mensen om het werkbaar te houden Taken • Beheer van de vzw: financiën, organisatie van de vzw, begroting, vertegenwoordigingen... • Beslissingen van de AV uitvoeren • Lopende zaken opvolgen (effectieve werking van de vzw)

Algemene vergadering (AV) Wie? • RvB • Andere leden (minstens de helft +1 van de AV zijn best leden uit de jeugdvereniging zelf). Van de leden kun je een engagement verwachten. Taken • Alle grote beslissingen nemen • Wettelijke vzw-taken uitvoeren: statuten wijzigen, bestuurders benoemen en ontslaan, de begroting en de jaarrekening goedkeuren, de vzw ontbinden en leden uitsluiten • Andere taken uitvoeren die omschreven staan in de statuten en het huishoudelijk reglement, bv. nieuwe leden aanvaarden, de voorzitter, penningmeester en secretaris verkiezen...

27

BINNENPAGINAS2.indd 27

12/1/08 10:28:26 AM


28

BINNENPAGINAS2.indd 28

12/1/08 10:28:27 AM


DEEL 2

HET BOUWPROJECT CONCRETISEREN EEN VERHAAL VAN MENSEN, MIDDELEN EN BOUWSELS In het eerste deel hadden we het over visievorming. Dat is altijd een goed vertrekpunt. Eens je je droomlokaal voor ogen hebt, kun je concreet aan de slag om dat opgestelde ‘bouwprogramma’ te realiseren. • Je droomlokaal dat je uitdacht, moet nog omgezet worden in een echt gebouw. • Vermoedelijk kun je dat niet alleen, je hebt dus hulp nodig van andere mensen. • Wellicht kun je dat niet zomaar betalen, je hebt dus veel financiële middelen nodig. Gebouw, mensen en financiën; dat is de opdeling die we in dit tweede deel hanteren. We kozen daaarvoor omdat het onmogelijk was een chronologische weergave van hét bouwproject aan te bieden. Dat laatste bestaat immers niet: elk bouwverhaal is anders. Bij sommigen duurt een bouwproces 10 jaar, bij anderen 10 maanden. De enen vertrekken al met € 200 000 op hun spaarboekje, de anderen met 0 cent. In 1 Gebouw staan we stil bij de vorm, de materialen, de inrichting... Vertrekkend van een idee werken we stapsgewijs naar een afgewerkt plan. Bij 2 Financiën is de rode draad het dichten van de kloof tussen de eigen financiële middelen en de totale kostprijs van het project. Dat is een permanente evenwichtsoefening. In het deeltje 3 Mensen vertrekken we van het menselijk kapitaal: hoe kun je steun verwerven en hoe laat je dat optimaal renderen? Hoewel we dit hoofdstuk op die manier opdeelden, zijn we er ons heel goed van bewust dat al die zaken in de praktijk door elkaar lopen.

29

BINNENPAGINAS2.indd 29

12/1/08 10:28:27 AM


ELK BOUWPROJECT HEEFT EEN ANDERE TIMING Daarnet haalden we aan dat het onmogelijk is om een timing op te stellen voor hét bouwproject. Om je hersenen toch wat te prikkelen, krijg je wel enkele concrete tijdsschema’s voorgeschoteld – een greep dus uit enkele bouwverhalen. Jullie verhaal ziet er gegarandeerd nog anders uit. Hou echter voor ogen dat je met een goede voorbereiding veel problemen kunt vermijden. • Bouwproces Scouts en Gidsen Den 30 Prins Boudewijn (Borgerhout) • Bouwproces Chiro Torreke (Ranst) • Bouwproces jeugdhuis Jouwes (Gellik) • Bouwproces Chiro Jochi en Jochim (Zele) • Bouwproces jeugdhuis Djem (Melsele) • Bouwproces Scouts en Gidsen HDB (Gentbrugge) Voorbeeld

> Bouwproces Scouts en Gidsen Den 30 Prins Boudewijn Tijdslijn 1998-1999 Scoutsgroep Den 30 Prins Boudewijn is op zoek naar nieuwe lokalen, de huidige zijn te klein. De groep ziet twee mogelijkheden: een verkrot gebouwtje opknappen aan het Boelaerpark (in stadseigendom), of een nieuw lokaal bouwen op het ‘E3-plein’ aan de Zurenborgbrug. Mei 1999 De groep stuurt met steun van het nationaal secretariaat van Scouts en Gidsen Vlaanderen een brief met de vraag om het verkrot gebouwtje in het Boelaerpark ter beschikking te krijgen. Februari 2000 Het oudercomité van het naburige stadsschooltje stuurt een brief naar het stadsbestuur met de vraag om het gebouwtje ofwel te renoveren voor de school, ofwel het af te breken wegens onveilig voor de kinderen. Het antwoord luidt dat de renovatie te duur is (9 miljoen BEF) en dat het dus afgebroken zal worden.

30

BINNENPAGINAS2.indd 30

12/1/08 10:28:27 AM


Februari 2001 In het schoolkrantje van het naburige stadsschooltje staat een artikel over het ‘vervallen’ pand. Ze schrijven dat ze verontwaardigd zijn dat het nog altijd niet afgebroken is, en dat er “gefluisterd wordt dat een katholieke scoutsgroep het gebouw kreeg toegewezen op voorwaarde dat ze het renoveren... ze krijgen hiervoor zelfs een subsidie van 2 miljoen BEF”. Conclusie: de oudervereniging is verontwaardigd en schrijft opnieuw een brief om de afbraak dringend te laten gebeuren. 2001-2002 Nog meer papierwerk en administratieve rompslomp... 2002 De oude verkrotte conciërgewoning in het Boelaerpark wordt door een aannemer gesloopt. Enkel de buitenmuren blijven overeind staan. Na de ‘afbraak’ begint de aannemer met de opbouw: steunpilaren, een nieuw dak, een sanitair blok... 16 februari 2002 Ouders, enkele leden en oud- en huidige leiding kappen in het laatste weekend van de krokusvakantie de bepleistering af. 20-21 april 2002 Er worden gleuven in de muren geslepen, elektriciteitsbuizen worden gestoken, draden getrokken, stopcontacten en schakelaars ingemetseld... Najaar 2002 De muren worden opnieuw bepleisterd. Najaar 2002 Ramen en deuren worden geïnstalleerd en de bekisting wordt aangebracht. 17-18 augustus 2002 Na de kampen gaat er opnieuw heel wat volk aan de slag om een 20 meter lange en 1 meter diepe gracht te graven, van de straat tot aan het lokaal. Hierin komen 3 buizen te liggen voor de nutsvoorzieningen. 2003 De laatste hand wordt gelegd. 28 september 2003 Het lokaal wordt feestelijke ingehuldigd. 31

BINNENPAGINAS2.indd 31

12/1/08 10:28:27 AM


Voorbeeld

> Bouwproces Chiro Toreke (Ranst) In 1999 fusioneerden de meisjes- (Chiro Jochim) en de jongensgroep (Chiro St.-Pancratius), op de locatie van de jongensgroep. Er waren nu wel twee afdelingslokalen te weinig. De magazijnruimte, die tevoren al te klein was, werd nu helemáál te klein. Na een aantal tijdelijke oplossingen (twee locaties, afgedankte lijnbus) beslisten ze om uit te breiden: er werden twee extra afdelingslokalen gebouwd en een nieuw magazijn en douches. De lokalen zouden 80 m² en het magazijn 140 m² beslaan. De volledige energiehuishouding werd met moderne technieken aangepakt. De bestaande lokalen kregen een stevige opfrisbeurt: nieuwe plafonds, nieuwe elektriciteit... De kostprijs van de werken bedroeg € 140 000, incl. 21 % btw. De Chirogroep kreeg dat bedrag voor 65 % (= € 90 000) gesubsidieerd door de gemeente Ranst. Uitbesteed • Ruwbouw • Dakwerken • Buitenschrijnwerk • Brandwerende plafonds • Vloertegels • Gepolierde betonvloer • Wandtegels • Loodgieterij • Binnenschrijnwerk Zelf gedaan • Afbraak • Elektriciteitswerken (volledig vernieuwd) • Schilderwerken • Afdak • Recuperatie bestaande plafonds • Vaste rekken magazijn • Beton aanvoeren voor gepolierde betonvloer (besparing betonpomp = - € 300)

32

BINNENPAGINAS2.indd 32

12/1/08 10:28:28 AM


Tijdslijn 2002 De Chirogroep zetelt mee in de werkgroep Jeugdruimteplan 200-2005 (een apart onderdeel van het jeugdwerkbeleidsplan van de gemeente Ranst) om onder meer een oplossing te verzekeren voor hun lokalen in de nabije toekomst. Op 25 september 2002 wordt dat jeugdruimteplan goedgekeurd door het college van burgemeester en schepenen. 2003 -2004 Een lange discussie over lokalenruil, in samenspraak met de gemeente en andere verenigingen, leidt tot niets. Chiro Toreke beslist om zelf uit te breiden. De gemeente belooft hun volledige medewerking. September 2004 Om de Chirogroep niet te veel te belasten, wordt er een werkgroep samengesteld van een vijftal gemotiveerde mensen: een architect, een leider, een groepsleider, een volwassen begeleider, een recente oud-leider en de materiaalbeheerder. Zij zullen het bouwproject tot het einde opvolgen – ook als ze ondertussen stoppen met de Chiro. Op 16 september 2004 komt die werkgroep een eerste keer samen. November 2004 Het project (concreet met plannen en offertes) wordt voorgesteld aan en goedgekeurd door de jeugdraad. December 2004 Het project wordt voorgesteld aan en goedgekeurd door het college van burgemeester en schepenen (opnieuw concreet met plannen en offertes). Dat is net op de valreep om nog in 2005 het bouwproject te kunnen starten en al subsidies te krijgen. Op 27 december 2004 wordt een bouwaanvraag ingediend. Augustus 2005 Op 13 augustus starten de voorbereidende werken door leiding en vrijwilligers: groen rooien en bestaande magazijnen afbreken. Die voorbereidingen worden gespreid en gebeuren tijdens de weekends. Op 24 augustus wordt de bouwaanvraag goedgekeurd. September 2005 Begin september 2005 start de aannemer met de ruwbouw. Op 11 september houdt de Chirogroep haar startdag, waar officieel de eerste steen gelegd wordt. 33

BINNENPAGINAS2.indd 33

12/1/08 10:28:28 AM


Op 28 september krijgt de groep de toezegging dat ze een voorschot krijgen op de bouwsubsidies: de helft van het totale goedgekeurde subsidiebedrag, nl. € 45 000. Oktober 2005 De ruwbouwwerken worden op 21 oktober beëindigd. Hierna kunnen de werken aan het dak beginnen. Ook dat gebeurt door een aannemer. Het wordt een rooster van houten balken met EPDM-dakdichting. Voor het eind van de maand is het dak al klaar. Op 24 oktober betaalt de gemeente uiteindelijk het voorschot op de subsidies uit. November 2005 In november 2005 beginnen de dakwerken aan het magazijn. Die brandwerende staalconstructie met sandwichpanelen is klaar op 27 november. Hierna begint het aanleggen van een gepolierde betonvloer in het magazijn. December 2005 Vier maanden na de start van de werken kan de afwerking beginnen. Dat wordt deels uitbesteed aan aannemers, en deels door leiding en vrijwilligers gedaan. Januari – februari 2006 Op 15 januari wordt een aanvraag ingediend voor een extra voorschot (afwijkend van het klassieke subsidiesysteem). Die aanvraag wordt op 1 februari goedgekeurd, de storting gebeurt op 21 februari. Nog in februari 2006 wordt het buitenschrijnwerk (laattijdig) geplaatst. Maart 2006 Op 26 maart worden de nieuwe lokalen officieel geopend. September – oktober 2006 Op 1 september wordt de eindafrekening van de bouwwerken ingediend bij de gemeente. Die wordt op 11 oktober goedgekeurd door het college van burgemeester en schepenen, waarna het derde en laatste deel van de subsidies gestort wordt, op 24 oktober.

34

BINNENPAGINAS2.indd 34

12/1/08 10:28:28 AM


Voorbeeld

> Bouwproces jeugdhuis Jouwes Jeugdhuis Jouwes was tot voor de verbouwingen gevestigd in een lokaal in de school. Door de bouw van een sporthal moest het jeugdhuis plaats ruimen, maar er was binnen de nieuwbouw wel een nieuwe locatie voorzien. Het hele bouwproces werd in goede banen geleid door de gemeente, de school en de aannemer. Grote knelpunten waren er vooral door het tijdstekort van het personeel van de gemeente, waardoor er af en toe een vertraging was. Het jeugdhuis zelf had dus geen enkele invloed in het hele bouwproces. Tijdslijn November – december 2004 Het oude jeugdhuis wordt afgebroken: hout sorteren, kelder uitbreken, puin ruimen... Hierna worden afvoerbuizen geplaatst en de fundering gestort. Januari – maart 2005 Plaatsing van stalen balken, metselen van de muren en bedekking muren met betontegels. April – juni 2005 De kelder wordt afgewerkt, de muren van kleedkamers, toiletten en sporthal worden gemetseld en er wordt een stalen balkenconstructie over de sporthal geplaatst. September – november 2005 Het dak ligt op de sporthal en het amfitheater staat er. Leidingen voor water en verwarming zijn gelegd. Alle deuren en ramen zijn geplaatst. Ook de eerste verlichting is aanwezig. December 2005 – januari 2006 De radiatoren staan er, de toiletten zijn afgewerkt (betegeling), de brandslang is geplaatst, de bedrading voor de verlichting is gelegd, de sporthal wordt geverfd (staalbalken met brandwerende verf). Februari – april 2006 Het dak ligt op het amfitheater. De deuren worden geplaatst, staalbalken geverfd, de boiler geplaatst, toiletten en urinoirs voorzien, deuren geverfd, brandmelders geplaatst... De vloer van de sporthal wordt ondertussen ook aangelegd. Pas in september 2006 kunnen ze verder gaan met de afwerking van het jeugdhuis. De jeugdhuiswerking is er nu meer bij betrokken en kan ook zelf

BINNENPAGINAS2.indd 35

35

12/1/08 10:28:28 AM


helpen bij het bouwproces. September 2006 De technische dienst van de gemeente heeft tijd gevonden om het jeugdhuis verder aan te pakken. Ze beginnen kabelgoten op te hangen. De jeugdhuiswerking kan verf halen op de kosten van de gemeente en begint zelf al met de grondlaag te leggen. November 2006 De muren zijn in een mooi kleurtje geverfd en het airbrushen is bijna klaar. Maart 2007 Er wordt materiaal voor de toog geleverd. Profielen worden uitgezet, de cementblokken voor de muur worden geplaatst. April – mei 2007 De voortuin wordt aangplant. Er wordt een koelkast geleverd en het hout voor de toog en de discobar komt aan. De spiegelfolie wordt geplaatst, de tap wordt geïnstalleerd. De voorgevel wordt gemetseld. Het keukenblad met gootstenen wordt vervangen door een wasbak waar een emmer in past. Juni 2007 De elektriciteit wordt aangesloten, het netwerk ligt er, oude tafels worden gerenoveerd en het bovenblad wordt op de toog gelegd. Juli 2007: De verlichting wordt geïnstalleerd. De ‘final touch’ gaat langzamer dan verwacht. 14 juli 2007: Het vernieuwde jeugdhuis wordt feestelijk geopend. Voorbeeld

> Bouwproces chiro Jochi en Jochim Toen het idee en plan begonnen te ontstaan voor de renovatie-nieuwbouw van Chiro Jochi en Jochim, was iedereen van de leiding laaiend enthousiast. Uiteindelijk heeft het project ongeveer 3,5 jaar geduurd. Het waren soms moeilijke tijden, omdat de jeugdvereniging buiten de gewone chirowerking en de jaarlijkse activiteiten (die dienden om op kamp te kunnen gaan) nog 3 extra activiteiten opstartte. Die waren absoluut noodzakelijk omdat de groep ongeveer € 30 000 moest betalen voor de bouw. Die 3 extra activiteiten organiseerden de jongens en de meisjes samen. Op sommige momenten was dat erg zwaar voor de groep. De extra activiteiten wogen op de groep. Bovendien werd er vele avonden en weekends gewerkt om 36

BINNENPAGINAS2.indd 36

12/1/08 10:28:28 AM


al het werk op tijd klaar te krijgen. Uiteindelijk was het werk zelfs pas klaar op de dag voor de grote opening. Gelukkig is het oudercomité de groep blijven steunen. Die mensen hebben het werk sterk verlicht. Het waren moeilijke onderhandelingen. Er moest gepraat worden met de bouwheer, Toerisme Vlaanderen en de schepen van jeugd. Het werd een leerrijke ervaring.

Zelf gedaan (leiding, oudercomité, oud-leiding, sympathisanten...) • Volledige afbraak • Afvoerbuizen plaatsen (gratis gekregen – besparing van ca. € 1000) • Elektriciteitswerken • Dakaanpassing om plafonds te leggen • Keukenkasten en toebehoren plaatsen • Wasbakken plaatsen • Wasbakken in toiletten plaatsen • Spiegels plaatsen • Rekken plaatsen in materiaalkot • Klinkerpad aanleggen (hierbij is zelfs de schepen van jeugd komen helpen) • Deuren verven • Houten vloer leggen op de zolder • Voegen uitslijpen van oud gedeelte • Materiaalkot meisjes: metselen, vloer- en elektriciteitswerken uitvoeren, kasten uit de oude - keuken plaatsen • Buitenverlichting (palen) plaatsen • Voorgevel kaleien Uitbesteed • Funderingswerken • Ruwbouw • Ramen en deuren • Watervoorziening • Douches en toiletten • Vloeren en faience • Dakwerken 37

BINNENPAGINAS2.indd 37

12/1/08 10:28:28 AM


Tijdslijn 2004-2005 • De architect tekent de plannen. • De plaatselijke pastoor geeft zich op als bouwheer. Er ontstaan na een tijd meningsverschillen en sommige verenigingen kunnen niet meer opschieten met de plaatselijke pastoor. • De plannen worden naar de gemeente gestuurd, de bouwvergunning wordt enkele weken later toegekend. • Alle plannen worden bijna een jaar stilgelegd wegens meningsverschillen met de plaatselijke pastoor over het al dan niet oprichten van een vzw. • Iemand van het Bisdom Gent bemiddelt om alles weer in orde te krijgen. Alles kómt ook weer in orde, en de deken van Zele geeft zich op als nieuwe bouwheer. Maart 2004 Info en aanvragen bij Toerisme Vlaanderen. Toerisme Vlaanderen geeft subsidies (maximaal 40% van de hele kostprijs). Midden 2005 Provincie Oost-Vlaanderen geeft subsidies. 8 april 2005 Voorstelling bouwproject aan ouders en de wijk Augustus tot oktober 2005 Afbraak oude lokalen Mei 2006 Fundering uitgraven en gieten Vloerplaat gieten + polieren Mei – oktober 2006 Ruwbouw, ramen plaatsen, voorgevel kaleien 12 oktober 2006 Opening

38

BINNENPAGINAS2.indd 38

12/1/08 10:28:29 AM


39

BINNENPAGINAS2.indd 39

12/1/08 10:28:29 AM


Voorbeeld

> Bouwproces jeugdhuis Djem (Melsele) Financieel? Het uiteindelijke kostenplaatje (€ 180 000) overschreed de begroting (€ 115 000) ruimschoots. Dat kwam door de gestegen prijzen (van 2003 tot 2005), het gebruik van betere materialen dan aanvankelijk begroot, een aantal posten (waaronder elektriciteit en bezetwerk) die niet inbegrepen waren... Aangezien Djem met de gemeente een financiële overeenkomst had voor € 75 000 (subsidie en lening) moesten ze zelf nog € 105 000 betalen. Hiervoor werden alle spaargelden aangesproken. In 2006 kwamen de laatste facturen binnen. Ze werden vlot betaald. Door de bloeiende herstart waren er geen financiële problemen.

Tijdslijn 1997 De Vlarem II-wetgeving wordt van kracht. Door de gebrekkige geluidsisolatie kan Djem niet de vereiste milieuvergunning voorleggen. Hoewel je zonder die milieuvergunning Vlarem II het recht hebt om per jaar twaalf ‘luidruchtige activiteiten’ te organiseren, brengt Djem zelf (in samenspraak met de buurtbewoners) dat aantal terug tot vier per jaar. 1999 De keuze om maar vier fuiven te geven, had financiële gevolgen voor het jeugdhuis door de beperktere opkomst van leden. Djem beslist om het aantal toch weer op te trekken tot het wettelijk toegelaten aantal. In die periode discussieert het jeugdhuis over zijn toekomst. Ze komen uit op twee pistes: verbouwen (om degelijk te isoleren) of verhuizen. De tweede optie kan niet omdat ze niet genoeg geld hadden voor een nieuwbouw en omdat ze de toen voorgestelde gronden niet konden verkrijgen. 2000 Djem kiest dus om te blijven waar ze zitten: in het centrum van Melsele. Zo kan het zijn traditie voortzetten om mee te werken aan externe activiteiten: kermis, braderij, 11.11.11, benefietacties... Op een open debat met buurtbewoners, jeugdhuisfederaties, politici en jeugdhuismedewerkers blijkt dat Djem ook genoeg politieke steun heeft om in het centrum te blijven.

40

2001 Studiebureau Verhas uit Gent maakt een geluidsstudie op en bewijst dat een jeugdhuis in het centrum van een dorp kan blijven functioneren mits het een aantal aanpassingen uitvoert.

BINNENPAGINAS2.indd 40

12/1/08 10:28:29 AM


2002-2003 Er wordt een volledig bouwdossier samengesteld. Op basis van de geluidsstudie maakt de architect zijn architecturaal plan, met een prijsbestek van € 115 000. 2003-2004 In die periode onderhandelt Djem regelmatig met het gemeentebestuur van Beveren om een financiële injectie te krijgen. Ook de eigenaar van het gebouw, Parochiale Werken van Melsele, wordt verzocht om akkoord te gaan met de werken en een nieuwe contractverlenging te voorzien. 2005 Eindelijk kunnen ze beginnen aan het verbouwproces. Het nodige geld is bijeengesprokkeld: een eenmalige subsidie van € 50 000 van de gemeente, een renteloze lening bij de gemeente voor € 25 000 en € 40 000 uit eigen middelen. Ook dat laatste is geen probleem, aangezien Djem dan al € 90 000 bijeengespaard heeft. April 2005 Midden april wordt ‘de oude Djem’ gesloopt, grotendeels door eigen vrijwilligers. Mei 2005 De aannemers kunnen eraan beginnen. De werken worden immers opgesplitst in verschillende loten (dat zijn aparte offertes, uitgeschreven door de verschillende aannemers).

LOT 1: Ruwbouw – Uitbesteed aan Doewa Bouwwerken (Melsele) Doewa brak de betonnen ondervloer, de kruipruimte en de welfsels uit, en bouwde nieuwe fundamenten voor de binnenmuren die los komen te staan van de bestaande buitenmuren, om geen enkele contactmogelijkheid meer over te houden. Verder trokken ze nieuwe muren op, met isolatie tot 15 cm en evenveel betonblokken op de kritieke plaatsen. Een geluidssas bouwen zit ook nog in dat lot en ten slotte de oprichting van de toog (behalve het toogblad) en de zwevende vloer (ook geïsoleerd), afgewerkt met polybeton. De betonnen ondervloer en een gedeelte van de welfsels van de kelder werden afgebroken. Daarbij is er een oude kelder ontdekt van het huis dat vroeger op de plaats van Djem stond. Nadien werden de extra fundamenten aangelegd die de binnenmuren en de vloer mee moesten helpen dragen. Wegens de laag van 30 ton (!) beton die erop moest komen, kostte dat meer dan voorzien. Vervolgens werd de voorgevel volledig afgewerkt met zilvergrijze baksteen. In het midden werd er een T-raam voorzien. De opbouw van de binnenmuren werd voltooid. De muren werden 15 cm dik geïsoleerd en omwand met 15 cm

BINNENPAGINAS2.indd 41

41

12/1/08 10:28:29 AM


dikke betonblokken. Ter hoogte van de discobar werd er zelfs 30 cm isolatie gestoken en 15 cm betonblokken. Belangrijk was ook dat de vloer, de muren en het plafond geen verbindingsgeluiden zouden doorgeven. Daarvoor werd (met vertraging) een speciaal isolerend materiaal ingevoerd uit Nederland: sylomer. Ten slotte zorgde die aannemer voor het isoleren van de vloer, het opgieten en polijsten van polybeton; en in de laatste week voor de opening bouwde hij de toog en de discobar op. LOT 2: Elektriciteit – Uitbesteed aan Cleys (Beveren) Cleys voerde algemene elektriciteitswerken uit, maar installeerde ook kabelgoten om de bedrading in te leggen. In die kabelgoten bevinden zich ook wendbare spots. Verder installeerde hij een lichtbrug met nieuwe mogelijkheden en extra voorzieningen voor optredens aan het podium. LOT 3: Schrijnwerk – Uitbesteed aan Eric Suy (Melsele) Suy plaatste verbrede deuren en voerde kleiner schrijnwerk uit: kasten, opslagruimte en discobar. Verder zorgde hij voor de oprichting van het podium en installeerde hij het nieuwe toogblad. LOT 4: Gipswanden en plafond – Uitbesteed aan Interfast (Melsele) Interfast plaatste de gyprocwand aan het uiteinde van de noordelijke muur en zorgde voor de volledige oprichting van het plafond, inclusief voorzieningen en alles geïsoleerd. LOT 5: Verluchting en verwarming – Uitbesteed aan Vevaco/Raverpa (Melsele) In dit lot zitten de verluchtingskokers voor verse lucht en afvoer van de lucht naar de achterkant van Djem en het herinstalleren van de verwarming. LOT 6: Loodgieterij – Uitbesteding niet nodig Er gebeuren verschillende sanitaire werken voor watertoevoer naar de afwasbak en de toog. LOT 7: Ramen Hierin zitten de werken voor het installeren van geanodiseerde raamprofielen (aluminium) en akoestisch dubbel glas. LOT 8: Bezetwerk – Uitbesteed aan Staes (Melsele) De nieuw opgerichte muren werden bezet en de bestaande muren werden opnieuw bezet.

42

LOT 9: Nooddeur – Uitbesteed aan Merford (Nederland) De bestaande nooddeur van het jeugdhuis voldeed niet aan de strenge geluidsnormen. Het jeugdhuis investeerde dan ook in het beste op de markt: een dubbel akoestische nooddeur, volledig opgetrokken uit staal en voorzien van geluidswerende elementen.

BINNENPAGINAS2.indd 42

12/1/08 10:28:30 AM


Juli 2005 De Vlaamse Bouwinspectie legt op 6 juli de werken in Djem stil na een klacht van een buurtbewoner. Djem engageerde zich immers (samen met het gemeentebestuur) om niet meer dan 15 fuiven per jaar te geven na de heropening en het vervolledigen van de milieuvergunning Vlarem-II. De aanvraag van die milieuvergunning moest in combinatie met de eerder goedgekeurde bouwvergunning gebeuren. Door dat juridische dispuut wordt het jeugdhuisbestuur verplicht om in allerijl een milieuvergunning Vlarem-II in te dienen. Augustus 2005 Via een snelprocedure bij de milieudienst van de gemeente Beveren wordt die vergunning in een maand tijd verleend. De werken worden heropgestart. De buurtbewoners argumenteren echter dat Djem niet verder mag werken zolang er nog mogelijkheden tot beroep zijn (bv. Raad van State). Hierdoor zou Djem nog jaren een open bouwwerf kunnen blijven. Het jeugdhuisbestuur beslist – in samenspraak met het gemeentebestuur – om dan maar de milieuvergunningsaanvraag in te trekken en het engagement (van 15 fuiven bij goedkeuring van de Vlarem II-vergunning) te verscheuren. Hierdoor kan Djem na de verbouwingen dus nog altijd maar maximaal 12 fuiven per jaar organiseren. De werken werden eind augustus 2006 volledig hervat. Door de tijdsdruk (deadline op 24 november 2005) krijgt Djem een voorkeursbehandeling bij sommige aannemers. Ook door het feit dat veel aannemers van de streek zijn, en dat ze de heisa kunnen volgen in de media, kan Djem rekenen op zeer veel ‘goodwill’. November 2005 Een week voor de opening staat er nog geen toog, er is nog geen sanitair en geen podium, en de muren moeten hun eerste verflaag nog krijgen. Door de strakke planning met iedere aannemer en de stevige inzet van de vrijwilligers in die laatste dagen wordt de deadline gehaald. Op 24 november 2005 opent het vernieuwde jeugdhuis zijn deuren. Het wordt een spetterend feestweekend dat van donderdag tot zondag duurt.

43

BINNENPAGINAS2.indd 43

12/1/08 10:28:30 AM


Voorbeeld

Bouwproces Scouts en Gidsen Hubert De Bruyker (Gentbrugge) Begin 2002 wordt de LT2-werkgroep (= Lokalen en Terreinen op Lange Termijn) opgericht. Die werkgroep heeft tot doel de lokalen en terreinen van de scoutsgroep Hubert De Bruyker (HDB) structureel aan te pakken, zodat de groep voor de komende 40 jaar over degelijke lokalen beschikt. De werkgroep heeft zich niet enkel geëngageerd om voor goede lokalen te zorgen. Ook lange termijn overeenkomsten afsluiten met de eigenaars van de terreinen is een doelstelling. HDB heeft het geluk dat ze grote terreinen kunnen gebruiken van de parochie en van de stad Gent. Toch heeft de groep te kampen met een ernstig huisvestingsprobleem. De drie lokalen in de Parochietuin (welpenlokaal, leidingslokaal en materiaalkot) zijn oud en het oplapwerk van de laatste tien jaar heeft de achteruitgang niet kunnen tegengaan. De lokalen behoren tot de top 10 van de slechtste jeugdlokalen in Gent. Na een grondige opknapbeurt aan het jogilokaal richt de werkgroep de pijlen op de lokalen in de Parochietuin. Ze kiezen daarbij voor een nieuwbouw met drie lokalen in één. De opdracht is duidelijk: een compact nieuw jeugdlokaal waarbij de drie delen één dak krijgen. Het gaat om een welpenlokaal, een leidingslokaal, een materiaalberging en toiletten – goed voor wel 240 m². Bovendien stellen ze het volgende programma op: • Het gebouw moet polyvalent gebruikt kunnen worden: de verdieping kan ofwel één groot lokaal zijn of opgedeeld worden in twee of drie ruimtes. Zo kunnen ze later alle kanten uit. • Er is voldoende ruimte nodig voor opslag van het scoutsmateriaal, een aparte keuken met berging bij het leidingslokaal en een carport voor de authentieke stootkarren. • Het gebouw moet goed geïsoleerd zijn, om energiekosten te beperken, geluidsoverlast te voorkomen en een gezellig nest te kunnen creëren. • Een rechtstreekse toegang van de speellokalen naar de toiletten is gewenst. • Het moet een brandveilig en kindvriendelijk gebouw zijn met een avontuurlijke relatie met de buitenomgeving.

44

BINNENPAGINAS2.indd 44

12/1/08 10:28:30 AM


Financieel Dankzij de steun en inzet van leden, leiding, ouders en sympathisanten heeft de groep in 2006-2007 € 16 000 verzameld. In 2007-2008 streven ze naar eenzelfde bedrag, via geldacties en inzamelingen. Het onderstaande diagram toont waar de overige budgetten voor het totale project vandaan komen (totaalprijs € 150 000!). in kas: stad Gent 2006 • 45.000 € • 30%

inzamelen 2007 - 2008 • 15.000 € • 10% provincie + cera • 10.000 € + 2.500 € • 8%

ingezameld • 16.000 € • 11% spaargeld groep • 18.000 € • 12%

lening 2008 • 25.000 € • 16% ... • 20.000 € • 13%

nodig voor fase 2 toiletten 2009

Verschillende geldacties worden op poten gezet: verkoop van oude spullen op eBay, sponsorloop, veiling van leidingstalenten, inzameling via fiscaal aftrekbare giften en collectebussen, en sponsoring.

Tijdslijn Begin 2002 Oprichting LT2. 1 mei 2003 Start opknapbeurt jogilokaal 2003-2005 Renovatie van het jogilokaal Kostprijs: € 17 326,89 (gefinancierd met eigen middelen van HDB, aangevuld met kleine herstellingssubsidies van de stad Gent) 2003 Een nieuwe zandbak in de Parochietuin Een afsluiting en een grote poort aan het jogiterrein 2004 Opknappen van het sjorhoutkot Januari 2005 Opening vernieuwd jogilokaal

45

BINNENPAGINAS2.indd 45

12/1/08 10:28:30 AM


23 april 2005 Eerste vergadering met Chiro en de verantwoordelijke van de parochie over Parochietuin April 2005 Eerste dossier Parochietuin bij stad 26 maart 2006 Oprichting vzw Vlantikoe 2006 Huurovereenkomst met de parochie voor 12 jaar Zomer 2006 De bouwaanvraag is ingediend 20 augustus 2006 Grote LT2-plandag 25 augustus 2006 LT2 dient een subsidiedossier is bij de stad Gent 15 oktober 2006 Sponsorloop 5 januari 2007 Eerste algemene vergadering vzw Vlantikoe 5 mei 2007 Officiële eerste spadesteek voor de nieuwbouw in de Parochietuin Mei – juni 2007 Rioleringen en funderingen 17 juni 2007 Voltooiing grondwerken Juli – augustus 2007 LT2-vakantie Eind augustus – begin september 2007 Houtskeletbouw + dak Herfst 2007 Gevelmetselwerk, ramen & deuren, isolatie Winter 2008 Techniek en binnenafwerking 46

21 december 2007 ‘Winterdicht’ medewerkersfeestje

BINNENPAGINAS2.indd 46

12/1/08 10:28:30 AM


Lente 2008 Afwerking Juli-augustus 2008 LT2-vakantie Startdag september 2008: Opening hoofdgebouw Herfst 2008: Sloop oude gebouwen 2009 Bouw toiletten

INSPRAAK & PARTICIPATIE Inspraak en participatie zijn belangrijk, dat zal niemand ontkennen. Niemand heeft graag het gevoel dat hij of zij over het hoofd gezien wordt, zeker niet bij belangrijke beslissingen. Anderzijds zijn er ook heel wat valkuilen. Te veel inspraak en participatie kan namelijk zorgen voor een gevoel dat het niet vooruitgaat, dat de bouw te veel op de werking weegt of dat iedereen zich ermee bemoeit. Te weinig inspraak kan dan weer zorgen voor onbegrip, weinig steun, wrevel... Je kunt die valkuilen vermijden door op voorhand grondig na te denken over hoe je er de leden en de leidings- of bestuursploeg van de jeugdvereniging op een voor hen goede manier bij betrekt. • De leden kun je veel inspraak geven in de droomfase (welk lokaal willen ze?). Betrek hen ook af en toe bij het ‘bouwen’ zelf: laat hen bijvoorbeeld eens wat metselen of een plank doorzagen. • De leidings- of bestuursploeg van de vereniging moet altijd een overzicht krijgen van de stand van zaken. Geef hen inspraak in de belangrijkste beslissingen, maar val hen niet te vaak lastig.

1 INSPRAAK EN PARTICIPATIE VAN DE LEIDINGSOF BESTUURSPLOEG We zetten enkele principes op een rijtje. Principe 1: Er is een duidelijke scheiding tussen werking en bouw Er is een duidelijke scheiding nodig tussen de werking van het bouwcomité en de werking van de jeugdvereniging. De gewone werking mag niet te veel last hebben van het bouwproject. De taak van een actieve leidings- of bestuursploeg is in de eerste plaats zorgen voor een goede werking. Vermijd de evolutie van ‘een jeugdvereniging met een werking en zonder lokaal’ naar ‘een jeugdvereniging met een lokaal maar zonder werking’. De verwachtingen van beide partijen moeten duidelijk zijn. Maak goede afspraken over engagementen en impact op de ‘gewone’ werking. • Verwacht het bouwcomité dat de leidings- of bestuursploeg actief meewerkt of net niet? 47

BINNENPAGINAS2.indd 47

12/1/08 10:28:31 AM


• Wat zijn dan taken/momenten waar de leidings- of bestuursploeg zeker verwacht wordt? • Op welke momenten willen de leidings- of bestuursploeg, de leden en de ouders hun zegje doen? • Bij welke beslissingen willen de leidings- of bestuursploeg, de leden en de ouders zeker betrokken worden? Zet de afspraken eventueel op papier in een ‘huishoudelijk reglement’ of in een afsprakennota3. Principe 2: De leidings- of bestuursploeg heeft de belangrijkste stem in fundamentele beslissingen De leiding van KSJ Beitem had in het begin een maquette gemaakt van het plan van de architect. Zij waren zeer enthousiast en er was ook heel wat persbelangstelling. Via de vele vertegenwoordigers van de leiding in de vzw was er zeker genoeg inspraak. (KSJ Beitem) Zorg ervoor dat de stem van de leidings- of bestuursploeg het meest doorweegt bij belangrijke beslissingen voor de toekomst. Uiteindelijk wordt er gebouwd voor de toekomst. Je kunt dat best vastleggen in de structuur van het bouwcomité (in de vzw of in de stuurgroep)4. Principe 3: De leidings- of bestuursploeg volgt de vorderingen op de voet In het begin was de leiding van Scouts en Gidsen Sint-Bernadette weinig betrokken bij het bouwproces. Na verloop van tijd vroeg de vzw vaker en vaker naar de mening van de leiding en dat is zeer positief geëvolueerd. Nu worden de beslissingen beter uitgelegd aan de groep en is er meer contact tussen de groep en de vzw. De leidings- of bestuursploeg is graag op de hoogte van het reilen en zeilen van het bouwproject. Geef dus als bouwcomité telkens een stand van zaken op de groepsraad, leidingskring of bestuursvergadering. De mening van de leidings- of bestuursploeg moet dan wel serieus genomen worden: ofwel doe je er iets mee, ofwel geef je goede argumenten aan de ploeg waarom een suggestie niet werd opgenomen. Het is belangrijk dat de jeugdvereniging zelf het project in handen kan blijven houden. Hou bijvoorbeeld iedereen op de hoogte door een subpagina aan te maken op de website over de stand van zaken en vorderingen van de werken. Zowel ouders, leden als leiding kunnen hierop foto’s en verslagjes raadplegen5. Principe 4: De leidings- of bestuursploeg steekt af en toe een handje toe Bij de afwerking van de lokalen van Chiro Sivi kwamen de leidingsploeg en een paar aspi’s helpen. Ook (oud-)leiding en leden van andere groepen kwamen een handje toesteken. De betrokkenheid van de leidings- of bestuursploeg is uiteraard belangrijk. Af en toe een handje helpen zorgt voor een gevoel van verbondenheid, zowel met de bouwploeg als met het gebouw zelf. Alleen mag het nooit de gewone werking in gevaar brengen. Acties voor informatie, inspraak en communicatie • Terugkoppelen van het bouwcomité naar leidings- of bestuursploeg • Vooraf informatie geven

Vooraf de leidings- of bestuursploeg consulteren

• Een maquette maken van het architectplan • Inspraak voorzien in de structuur van de vzw door (een deel van) de leidingsof bestuursploeg op te nemen in de algemene vergadering en de raad van bestuur – anders kan er wrevel ontstaan omdat alle beslissingen boven hun hoofd genomen worden • Telkens een stand van zaken geven op de groepsraad, leidingskring of bestuursvergadering • Een subpagina maken op de website, over de voortgang van de werken 48

BINNENPAGINAS2.indd 48

12/1/08 10:28:31 AM


2 INSPRAAK EN PARTICIPATIE VAN DE LEDEN Principe 1: Er is een duidelijke scheiding tussen werking en bouw Tijdens het bouwproject herleidde jeugdhuis Contact de werking tot een minimum. Het jeugdhuis werd 1x per week opengehouden in de kelder. Daarnaast werden enkele activiteiten buitenshuis georganiseerd. Het bouwproject van Chiromeisjes Sint-Wivina legde geen zware hypotheek op de werking. Ze konden beschikken over het vroegere lokaal van de gepensioneerden en het lokaal van de KLJ. De leden komen in de eerste plaats voor de leuke activiteiten. Verander dus zo weinig mogelijk aan je activiteitenritme. Principe 2: Leden kunnen al eens helpen bij kleinere zaken Uiteraard is de betrokkenheid van de leden ook belangrijk. Aan de ene kant zullen leden meer zorgen voor een lokaal dat ze ‘mee gebouwd’ hebben. Aan de andere kant is het ook een signaal naar ouders toe om een duit in het zakje te doen. • Je kunt de leden best wel eens hulp vragen bij kleinere werken, zoals schilderwerken of bij terreinaanleg. Bekijk telkens of het zin heeft om leden bij andere werken te betrekken. • Leden kunnen een belangrijke rol spelen bij het organiseren van geldacties. Als je bijvoorbeeld een 24-urige actie doet om geld in te zamelen bij ouders en sympathisanten heb je het enthousiasme van de leden hard nodig. Principe 3: Leden hebben op hun niveau inspraak in de plannen Bij de start van het bouwproject kunnen leden mee ‘dromen’ over de plannen en hoe het lokaal en de buitenruimte er volgens hen moeten uitzien. Je kunt ook concreter vertrekken van het huidige lokaal. Probeer dan uit te zoeken wat er volgens hen anders of beter kan6. Vergeet niet ook de leden af en toe op de hoogte te houden van de stand van zaken. Je kunt bijvoorbeeld de maquette een centrale plaats geven in het voorlopige lokaal.

3 4 5 6

BINNENPAGINAS2.indd 49

Zie: Hoofdstuk Afspraken Zwart op Wit Zie: Hoofdstuk Stuurgroep Zie: Deel 2, 3 Mensen Zie: Deel 1 Visievorming

49

12/1/08 10:28:31 AM


1 GEBOUW Een gebouw ontwerpen en laten oprichten doe je niet op enkele weken tijd. Rome is ook niet in één dag gebouwd. Het is onmogelijk om alles tegelijkertijd te onderzoeken en snelle beslissingen te nemen. Vaak moet je ook terugkoppelen met anderen. We willen je er graag toe aanzetten om met je bouwploeg door het volledige denkproces te wandelen. Let er wel op dat je als jeugdvereniging niet alle taken van een architect overneemt. Als je met een architect werkt, betrek hem of haar er dan van in het begin bij. Een architect kent de randvoorwaarden, brand- en stedenbouwkundige voorschriften, materialen en technieken... Je zult hem of haar uiteindelijk toch moeten betalen, dus mag daar wel wat tegenover staan. Maak een onderscheid tussen de grote lijnen en de latere details. Faseer het bouwproces in stappen. Je vertrekt van een droombeeld, een concept dat je wilt bereiken (zie ook deel 1 visievorming op bladzijde 13). Hierna bepaal je eerst de grote lijnen. Waar wil je bouwen? Dacht je al na over de inplanting op het terrein? Wat is de verhouding tussen de verschillende ruimtes/lokalen? Ten slotte ga je concreter te werk. Hoe wordt het gebouw opgebouwd? Welke materialen zul je gebruiken? Welke afwerking plan je? We deden een poging om het ontwerpproces te faseren. Dat zou het mogelijk moeten maken om gerichter af te toetsen bij de leidings- of bestuursploeg en het bouwcomité. Het spreekt voor zich dat de eerste stappen nog vaag zijn en dat de latere stappen wat technischer worden. We gaan ervan uit dat je door te faseren en door op het goede moment de goede vraag te stellen het bouwproject hapklaar maakt voor ‘niet-vakidioten’. Uiteraard zul je al eens overlappingen hebben. En wellicht zul je bepaalde dingen enkele keren moeten terugkoppelen omdat eerdere pistes niet haalbaar waren. • Stap 0: visievorming / droombeeld / bouwprogramma (zie ook deel 1 visievorming op bladzijde 13) • Stap 1: bestaande toestand / randvoorwaarden samenbrengen • Stap 2: inplanting op het terrein en oriëntatie • Stap 3: aaneenschakeling van de ruimtes > organigram • Stap 4: structuur / vorm • Stap 5: materialen en technieken

50

Bij elke stap kun je hetzelfde stramien volgen van vraagstelling, brainstormen, informeren, afwegen en kiezen. We gaan nu dieper in op de laatste 5 stappen. We gaan er hier dan van uit dat je al weet van welk lokaal je ‘droomt’. We behandelden dat immers in het vorige hoofdstuk, over ‘Visievorming’.

BINNENPAGINAS2.indd 50

12/1/08 10:28:31 AM


Soms kunnen dingen al op voorhand beslist zijn. Toch is het goed om geen enkele stap zomaar over te slaan. Zelfs als je al een terrein hebt om op te bouwen, blijft het interessant om de voor- en nadelen van de locatie op een rijtje te hebben. Zelfs al is het materiaal van de vloer al lang gekend, het blijft zinvol om de ‘selectiecriteria’ nog even af te checken.

STAP 1: BESTAANDE TOESTAND / RANDVOORWAARDEN SAMENBRENGEN Als je nog geen vaste stek hebt, is het zoeken van een bouwgrond of een bebouwd perceel in de buurt waar je actief bent uiteraard de eerste vereiste. Als jeugdvereniging heb je je lokalen liefst in de buurt van woonzones, groene zones en speelterreinen. Hoe dichter je dan weer bij buren komt, hoe meer je moet nadenken over geluidsoverlast. Verder vormt de bereikbaarheid met fiets en openbaar vervoer een meerwaarde en betekent een verkeersveilige straat een pluspunt. Als je al een bestaande locatie hebt, kun je hier zelf weinig aan veranderen, behalve door te ijveren voor een verkeersveilige, jeugdvriendelijke en groene omgeving rond je lokalen. Zodra het jeugdterrein min of meer gekend is, ga je best op onderzoek. Goed begonnen is half gewonnen! Als je van in het begin de correcte gegevens van je aanvangssituatie bij elkaar zoekt, verkleint de kans op ontgoochelingen. Wat kan en wat mag, dat varieert van perceel tot perceel, maar vaak zijn de hoofdlijnen dezelfde. Je kunt bij verschillende instanties of verenigingen informatie krijgen over heel uiteenlopende zaken. Laten we je met de belangrijkste zaken wat op weg helpen. • Stedenbouwkundige dienst Neem zo snel mogelijk contact op met de dienst Stedenbouw van je gemeente. Ze kunnen je stedenbouwkundige voorschriften meegeven met allerhande richtlijnen en informatie: zonering, situering op het terrein, bouwhoogte, gevelmaterialen, riolering en regenwaterrecuperatie, isolatieen verluchtingseisen, regels over bomen rooien, terreinaanleg en terreinafsluitingen. • Het brandweerkorps Zodra je weet of het een nieuwbouw of verbouwing is, is het verstandig om een overleg met de brandweer op te starten. Zonder een positief advies van de brandweer kom je er immers niet! De eisen en richtlijnen van de brandweer gaan over verschillende zaken: inplanting, bereikbaarheid (voor de brandweerwagen), de draairichting van deuren, de brandweerstand van wanden en deuren, de brandreactie van materialen, noodverlichting en blusmiddelen, nooduitgangen en evacuatiemogelijkheden, de breedte van evacuatiewegen, het aantal (nood)uitgangen per bouwlaag, branddetectoren,

BINNENPAGINAS2.indd 51

51

12/1/08 10:28:31 AM


keuring van de gas- en elektriciteitsinstallatie, brandtrappen en de helling van trappen, noem maar op. Zorg dat je weet wat er verwacht wordt! Stap dus nog voor het bouwen met je bouwplannen naar de brandweer! Sommige brandweerkorpsen vragen wel een vergoeding voor deskundig advies en willen een voorontwerp voor hun neus voor ze uitspraken doen. Hou hier rekening mee. De zeescoutsgroep kreeg na de gemeenteraadsverkiezingen slecht nieuws te verwerken over hun in erfpacht gekregen gebouw. De raming van de gemeente om met € 110 000 nog een nieuw dak te leggen, klopte niet meer. De uitgetekende constructie met sandwichpanelen en PUR-isolatie werd door de brandweer afgekeurd omdat dat geen brandweerstand van een half uur kon garanderen. Een brandveiliger constructie zou al snel € 65 000 meer kosten. • Huren of verhuren? Het Centrum voor Jeugdtoerisme (www.cjt.be) heeft een handleiding opgesteld over jeugdinfrastructuur verhuren. Ook als je zelf je lokaal huurt van een eigenaar is het goed om te voldoen aan hun richtlijnen. Zorg dus dat je een goede ‘huisbaas’ hebt of bent! • Nieuwbouw of verbouwen? Dat hangt af van ‘geval tot geval’. Of een gebouw nog te verbouwen valt, of juist sloopklaar is, moet een deskundige uitmaken (en misschien wel iemand van de dienst monumentenzorg). In het kader van duurzaamheid is een pand verbouwen wel altijd een betere oplossing. Vaak geeft dat ook een grotere gelegenheid tot ‘zelfbouw’. Wat de meeste jeugdverenigingen niet hebben, is geld. Wat ze wel hebben, is mankracht. Een goede architect kan inspelen op de vraag naar zoveel mogelijk zelfbouw. Sommige constructiewijzen zijn hier zeer goed voor geschikt: houtbouw, strobalenbouw, het seurobric-systeem... • Samenwerking met andere (jeugd)verenigingen? Check ook eens of je geen samenwerking kunt (of moet) aangaan met een naburige vereniging. Er zijn heel wat voorbeelden van samenwerking: een KSA-groep en een speelpleinwerking in hetzelfde gebouw, twee jeugdlokalen op hetzelfde terrein met een gemeenschappelijk sanitair blok... Maak dan wel goede afspraken met je medegebruikers en leg die vast in een gebruiksovereenkomst of huishoudelijk reglement. • Opmetingsplan Een plan van de bestaande toestand vormt de basis voor de verdere plannen. Dat plan is best al voldoende gedetailleerd. Die details zullen trouwens voor je stedenbouwkundige vergunning noodzakelijk zijn: plannen per verdieping, gevels, doorsneden door het gebouw, de hoogte van terreinen, aanduidingen voor nutsleidingen en riolering, terreininrichting en bomen... 52

BINNENPAGINAS2.indd 52

12/1/08 10:28:32 AM


• Toegankelijke jeugdwerkinfrastructuur Als je je gebouw toegankelijk wilt maken voor zoveel mogelijk mensen laat je best het voorontwerp van je bouwplannen doorlichten door een toegankelijkheidsbureau voor je met de werken start. Zij zijn deskundig in die materie en kunnen je dus zeker verder helpen. Voor meer informatie en contactgegevens: zie het laatste hoofdstuk (zie ook het onderdeeltje over toegankelijkheid op bladzijde 140). Samen met het bouwprogramma (stap 0) vormen de randvoorwaarden op de concrete locatie (stap 1) een gefundeerde basis voor de uitwerking van elk ontwerp.

STAP 2: INPLANTING OP HET TERREIN EN ORIËNTATIE Je zult door bouwvoorschriften, afspraken of bodemgesteldheid niet altijd veel keuze hebben. Toch wijzen we op enkele dingen voor een goede inplanting op het terrein. • Bewaar voldoende overzicht over het speelterrein zodat je gemakkelijk de kinderen in de gaten kunt houden tijdens vrij spel. • Denk aan de relatie tussen het jeugdlokaal en het terrein: een centraal stenen plein, een grasplein, bosjes in de hoek van het terrein, een speeltuin, een zandbak... • Kun je een inplanting bedenken waar je zo weinig mogelijk andere waardevolle elementen moet elimineren, zoals andere bebouwing, een speeltuin of speelplein, bomen of een vijver? • De afstand ten opzichte van de straat is best zo kort mogelijk voor een vlot materiaalvervoer. Het vermindert ook de kans op vandalisme en het beperkt kosten voor de aansluiting van nutsvoorzieningen. Anderzijds is die afstand dan weer best zo groot mogelijk om het burenlawaai te beperken. Zoek daar een compromis tussen en let ook op de voorwaarden die de stedenbouwkundige dienst van je gemeente stelt. • Zorg dat de ingang van het gebouw zichtbaar of duidelijk is wanneer je het terrein betreedt of het gebouw nadert. Dat zorgt voor een betere sociale controle (inbraak- en vandalismepreventie). • Denk goed na over de oriëntatie van het gebouw. De zon zorgt namelijk voor gratis licht en gratis warmte. Je plant het lokaal best in aan de noordelijke kant van het terrein. Zo kun je aan de zuidkant een plein aanleggen. Op die manier heb je eerder veel ramen en deuren die naar het zuiden gericht zijn, en je kunt de bufferruimtes zoals bergingen en toiletten aan de noordkant onderbrengen. Je kunt die ruimtes ook best zo dicht mogelijk bij de naburige woningen plaatsen, zo ‘bufferen’ ze de spellokalen of instuifruimte.

BINNENPAGINAS2.indd 53

53

12/1/08 10:28:32 AM


Een jeugdlokaal is één, een jeugdterrein is twee. Verschillende leeftijdsgroepen hebben verschillende noden en wensen. Zorg daarom voor gevarieerde speelmogelijkheden. De jongsten hebben graag een speeltuin en een zandbak; anderen hebben graag een avontuurlijk bos voor kampen; de oudsten spelen al graag eens een serieus pleinspel. In elk geval verdient het aanbeveling om het terrein op te delen in verschillende speelsferen. De situering van het jeugdlokaal kan hierbij misschien helpen. Je houdt best rekening met de verschillende functies van je jeugdhuis. De toegangsdeur van de ontmoetingsruimte kan eventueel weg van de bewoning gericht zijn, om lawaaihinder te beperken. Bouw je er een fuifzaal bij, dan is een aparte ingang naar de zaal interessant. Zorg ook voor een plaats waar je makkelijk kunt laden en lossen, bijvoorbeeld voor drankleveringen of voor materiaal voor de fuifzaal. Vergeet zeker de nooduitgang niet. Nog een tip: wanneer je grond uitgraaft voor funderingen of verhardingen moet je vaak betalen om ervan af te geraken. Je kunt die grond ook gebruiken om je terrein af te werken. Een klein heuveltje kan altijd leuk zijn. Of wat dacht je van een glooiend stuk in de hoek van het terrein, waardoor je een soort tribune krijgt? Let wel op: als het meer dan 250 m³ grond is, moet je een attest aanvragen (grondverzet), om te zien of het geen vervuilde grond is. Terreinwijzigingen zijn ook vergunningsplichtig: dat wil zeggen dat je er een bouwaanvraag voor moet laten opmaken. Dat kan dus ook in de bouwaanvraag van het hele project opgenomen worden. Sommige architecten geven er evenwel de voorkeur aan om dingen uit elkaar te trekken. Zo verminder je het gevaar op een weigering voor het totaal omwille van een deelaspect.

voorbeeld: inplantingsschets

straatkant

Zuiden spelterrein

Lokalen

spelterrein

spelterrein

54

BINNENPAGINAS2.indd 54

12/1/08 10:28:32 AM


Aandachtspunten: • Er werd voor gekozen om de spelterreinen zoveel mogelijk weg te houden van de straatkant. • Het lokaal werd zo ingeplant dat er meerdere (kleinere) spelterreinen ter beschikking zijn. • De lokalen werden ook optimaal geplaatst t.o.v. de zon. De meeste spellokalen bevinden zich aan de zuidkant. Keuken, materiaalruimte en toiletten zitten aan de noordkant. • Aan het uiteinde van het terrein bevindt zich een waterloop. Om waterproblemen te vermijden, werd er bewust voor gekozen om daar niet te bouwen.

STAP 3: AANEENSCHAKELING VAN DE RUIMTES Als je een goed bouwprogramma opgesteld hebt (zie deel 1 visievorming op bladzijde 13), dan weet je hoeveel ruimtes je nodig hebt, hoe groot ze best zijn en welke onderlinge verbindingen noodzakelijk zijn. Zo wil je bijvoorbeeld dat de toiletten toegankelijk zijn voor iedereen, zonder dat iemand naar buiten hoeft te gaan om ze te bereiken. Of je kunt ervoor kiezen om het ‘materiaalkot’ enkel toegankelijk te maken langs buiten. De keuken moet bijvoorbeeld afgesloten kunnen worden, maar ook een deur hebben naar het leidingslokaal. Al die gegevens verwerk je in een schema, met de grootte van de vlekken in verhouding tot de gewenste oppervlaktes. Dat kun je nog aanvullen met de interactie die elke ruimte met de buitenomgeving of de andere ruimtes moet maken. Ook de oriëntatie het gebouw en de afzonderlijke ruimtes kan je in dit schema opnemen.

55

BINNENPAGINAS2.indd 55

12/1/08 10:28:32 AM


Je kunt je tekentalenten ook uitleven op enkele schetsen. Het voordeel van een schema is wel dat je nog alle kanten uit kunt. Op een schets geef je lokalen een vorm en een plaats, wat al direct één en ander vastlegt. Op een schema moet je bijvoorbeeld alleen maar aanduiden welke lokalen met elkaar in verbinding moeten staan, niet hoe dat er concreet uitziet.

voorbeeld: de aaneenschakeling van ruimtes in een jeugdhuis In het voorbeeldje hieronder vertrekken we van een jeugdhuis dat zich op de begane grond van een rechthoekig gebouw bevindt. Als de vediamgrammen elkaar overlappen, staan die ruimtes met elkaar in verbinding

straatkant

sasruimte Instuifruimte

toiletten

DJ-bar

drankberging

Vergaderlocatie

Toog/Bar

Aandachtspunten: • De drank moet vlot geleverd kunnen worden. Er werd voor gekozen de berging aan straatkant te plaatsen en in verbinding te stellen met de bar. • Vanuit de bar willen we een zo goed mogelijk overzicht krijgen van de aanwezigen. De ingang van de toiletten en de hoofdingang/-uitgang moeten dus zichtbaar zijn voor iemand die achter de toog staat. • De vergaderlocatie en drankberging zijn niet toegankelijk voor het publiek. Die koppelen we dan ook niet rechtsreeks aan de instuifruimte. • De dj-bar plaatsten we op een positie waar niemand langs moet en ook niet te dicht bij de hoofdingang/-uitgang.

56

BINNENPAGINAS2.indd 56

12/1/08 10:28:33 AM


STAP 4: STRUCTUUR/VORM Na het schema komt de vorm. Als je bij de vorige stap nog dacht in één vlak, moet je nu in drie dimensies zoeken. Hoe hoog? Welke dakvorm? Plaats van deuren en ramen? Hoeveel verdiepingen? Laat je inspireren door andere jeugdlokalen en bedenk hierbij het volgende. • Hou het gebouw zo compact mogelijk (een kubus bevat meer volume voor minder buitenoppervlak en is daarom compacter dan een langgerekte balkvorm): dan heb je minder dure geveloppervlaktes (en goedkopere binnenmuren) en dan verlies je minder energie. Vermijd circulatieruimtes als gangen en trappen zoveel mogelijk. • Eenvoudige vormen zijn over het algemeen goedkoper uit te voeren. • Met prefabbouwelementen heb je het goedkoopst ruimte opgebouwd. Weeg goed de nadelen (onderhoud, isolatie, duurzaamheid) af voor je voor een prefabgebouw kiest. • Welk karakter of welke uitstraling geef je graag aan het gebouw? Uiteindelijk heeft het jeugdlokaal een soort PR-functie. Een betonnen bunker of een fermettevilla, een stallenloods of houten chalet? Of wil je net dat duurzaam bouwen hét uithangbord wordt van je groep? Denk ����������������� eraan: “You never get a second chance to make a first impression!” De �������������������� vorm hangt uiteraard samen met je eigen bouwprogramma en met de materiaalkeuze. • De vorm van het jeugdlokaal bepaalt ook hoe de buitenruimte ingedeeld wordt. Voorbeelden: de buitenschil van een jeugdbewegingslokaal We onderscheiden hier enkele types die regelmatig ook in mengvorm voorkomen. Elk type heeft voor- en nadelen. Het zal van de jeugdvereniging, de noden en de oorspronkelijke infrastructuur afhangen welke harder doorwegen en welk type voor de jeugdvereniging uiteindelijk de beste keuze is. Type 1: grote zaal en kleinere lokaaltjes Niet elke jeugdvereniging of leeftijdsgroep heeft een eigen ruimte, maar er is wel een grote gemeenschappelijke ruimte. Voordelen: minder gebouwen, goedkoper, flexibel bouwconcept, minder verlies van speelterrein Nadelen: veel buitenmuren, groot energieverbruik, ‘eigen plek’-gevoel is er niet 57

BINNENPAGINAS2.indd 57

12/1/08 10:28:33 AM


Type 2: langgerekt lokaal De verschillende afdelingsruimtes liggen naast elkaar, de lokalen zijn gelijkvormig en komen rechtstreeks buiten uit. Voordelen: zeer eenvoudig, telkens dezelfde module te bouwen, neemt minimaal speelterrein in Nadelen: eentonig volume van de lokalen, lange en smalle ruimte, groot energieverbruik Type 3: verschillende eilandjes Elke leeftijdsgroep heeft een eigen gebouwtje. Er zijn extra lokalen, afhankelijk van de behoeften van de jeugdvereniging. Voordelen: vrijheid van afmetingen van elk gebouw, gebouwtjes die apart staan maar visueel toch één geheel vormen, eigen identiteit of functie per gebouw, flexibel bouwconcept Nadelen: veel buitenmuren, groot energieverbruik, elk gebouw heeft eigen verwarming en elektriciteit nodig Type 4: lokaaltjes met centrale grote ruimte Afdelingsruimtes van verschillende grootte worden verbonden door een centrale hal. Voordelen: vrijheid van afmetingen van elk lokaal, zeer speels concept, verschillende hoeken en kantjes zorgen voor ‘speelhoeken’ Nadelen: bouwtechnisch meer kans op ingewikkelde details, er wordt meer speelterrein ingenomen, veel buitenmuren, groot energieverbruik

58

BINNENPAGINAS2.indd 58

12/1/08 10:28:33 AM


Type 5: lokalen met centrale doorstroming De ruimtes bevinden zich aan weerskanten van een centrale gang. Voordelen: compact, mogelijkheid om centraal een ‘grote zaal’ te voorzien Nadelen: eentonig, gang enkel als circulatie, slechts de helft van de lokalen heeft een goede oriëntatie

Type 6: centrale overdekte hal De verschillende afdelingsruimtes bevinden zich rond een centrale overdekte kern die ook dienst kan doen als ‘grote zaal’ Voordelen: compact, kleiner energieverbruik, gevoel van samenhorigheid tussen de verschillende groepen Nadelen: neemt veel ruimte van het speelterrein in beslag, maar de helft van de lokalen heeft een goede oriëntatie, geen spreiding van bouwperiode

Deze voorbeelden zijn niet zaligmakend, we willen je alleen tot nadenken aanzetten. In de realiteit is het dikwijls zo dat een jeugdvereniging een bestaand gebouw ter beschikking krijgt van de gemeente of parochie. Je kunt dan niet van nul beginnen, maar er zijn zeker ook voordelen aan hergebruiken en renovatie. • Voordelen: je neemt geen open ruimte in, het gebouw bevindt zich dikwijls in het centrum en/of een groene omgeving, het stimuleert creatief hergebruik van ruimtes en materialen, het gebouw heeft een ‘karakter’ en hergebruik is een duurzame oplossing • Nadelen: je hebt geen carte blanche, het is niet noodzakelijk goedkoper, de afmetingen liggen voor een groot deel vast

59

BINNENPAGINAS2.indd 59

12/1/08 10:28:34 AM


Je kunt er ook voor kiezen om met verschillende verdiepingen te werken. Vooral bij jeugdwerkinitiatieven in steden en grote gemeenten is ruimte schaars en elke vierkante meter kostbaar. • Voordelen: je moet minder speelterrein opofferen, het is compacter, je hebt een kleiner energieverbruik, je kunt creatief en speels omgaan met niveauverschillen, je kunt een terras maken op je afdak • Nadelen: het is minder toegankelijk, je kunt moeilijker evacueren, het is niet goedkoper, je bent minder geneigd om naar buiten te komen, je moet meer aandacht hebben voor veiligheid

STAP 5: MATERIALEN EN TECHNIEKEN Surf zeker eens naar de brochure ‘De Steenworp’ over bouwmaterialen en -technieken op www.jeugdlokalen.be. Daar staan op een overzichtelijke manier de verschillende materialen en technieken opgelijst en beoordeeld volgens kostprijs, hanteerbaarheid, onderhoud, milieuvriendelijkheid en functionaliteit in een jeugdlokaal. Een voorbeeld van selectiecriteria voor materiaalgebruik van een hellend dak (25°<)

prijs

hanteerbaarheid

onderhoud & slijtage

milieuvriendelijkheid

dakpannen in gebakken klei

++

+++

+++

+

dakpannen in cement

+++

+++

+

-

geglazuurde dakpannen

+

++

+++

-

natuurleien

--

---

++

++

kunstleien

+

--

+

--

riet en stro

---

---

--

+++

bitumenleien

+

+

-

---

houten leien

---

-

-

+++

MATERIAAL

60

BINNENPAGINAS2.indd 60

12/1/08 10:28:34 AM


Die eigenschappen zijn af te wegen binnen de specifieke context, zowel tijdens het bouwen als tijdens het gebruik. • Misschien is er een houtleverancier die je een ongelooflijke korting geeft. Of heb je een aantal metsers bij de ouders van je leden die graag een handje komen helpen. • ‘Jeugdmateriaal’ moet tegen een stootje kunnen, kinderen spelen niet altijd even rustig. • Het ‘jeugdmateriaal’ moet daarnaast een ‘minder intensief beheer en onderhoud’ kunnen doorstaan: - Als je een lokaal amper één keer per week gebruikt, merk je minder vlug een lek in het dak of in de waterleiding op. - Vrijwilligers zullen wellicht minder frequent schoonmaken dan een goede huismoeder. - De verwarming kan per ongeluk een hele week blijven branden. - … Technische installaties (verwarming, elektriciteit, water, gas, brandveiligheid...) moeten regelmatig gekeurd worden. Zorg dat dat in orde is, zodat je niet aansprakelijk gesteld kan worden. • Elektrische leidingen hoef je in een jeugdlokaal niet altijd weg te werken: leidingen in opbouw of in een kabelgoot kunnen even goed. Dat is zelfs gemakkelijker om aanpassingen te doen. Zorg voor voldoende lichtpunten en schakelaars. Stopcontacten zijn altijd handig. • Bij keuringsorganismen (gas en elektriciteit) zoals Vincotte of BTV vind je overzichtelijke brochures (info op www.vincotte.be of www.btvcontrol.be). • De brandweer van je gemeente geeft je – al dan niet tegen vergoeding – graag advies om een brandveilig lokaal uit te bouwen. • Nu ook regenwaterrecuperatie meer en meer verplicht is, moet je ook de waterinstallatie laten keuren (info op www.svw.be). • Zodra je een tiental verwarmingstoestellen nodig hebt, is het aan te raden om een centrale verwarming te voorzien. Gasvuren met een muurdoorvoer die verse lucht van buiten aanzuigen (gesloten verbranding) zijn CO-veilig en voor het plaatselijk verwarmen van enkele lokalen bijvoorbeeld het interessantst. • Energiezuinig of duurzaam bouwen wordt alsmaar meer gesubsidieerd. Steek eens je licht op bij je gemeente, je energieleverancier en op www. energiesparen.be om te zien welke beloningen er mogelijk zijn. En twijfel vooral niet om je gloeilampen door spaarlampen te vervangen. Nog meer subsidies kun je terugvinden op www.premiezoeker.be. 61

BINNENPAGINAS2.indd 61

12/1/08 10:28:34 AM


• Sinds 1 januari 2006 zijn door de energieprestatieregelgeving ook de jeugdlokalen verplicht om een minimumdikte aan isolatie te voorzien en te zorgen voor voldoende ventilatievoorzieningen. Die isolatie-investering is niet zo snel terugbetaald als bij een woning, aangezien een jeugdlokaal minder gebruikt wordt. Toch is het een must en de moeite waard – zeker als de energieprijzen blijven stijgen. Je verbruikt minder energie, je kunt de zonnewarmte en de warmte van de mensen in de winter beter binnenhouden en je hebt een lagere comforttemperatuur. Die thermische isolatie zorgt ook voor een zekere akoestische isolatie, niet slecht dus! (Meer informatie op www.energiesparen.be.)

AFSPRAKEN ZWART OP WIT De afspraken die je met verschillende partijen maakt voor de bouw van je lokaal zet je best op papier om eventuele betwistingen te voorkomen. In dit deel vind je een overzicht van een aantal mogelijke documenten waarin afspraken voorkomen. We deelden dit stukje op in afspraken met ‘externen’ en afspraken voor ‘intern’ gebruik. Afspraken met externen: • Overeenkomsten en akten • Contracten met externen • Offertes en facturen Interne afspraken: • Vzw-statuten en huishoudelijk reglement • Interne afsprakennota • Afspraken tussen eigenaar/bouwheer en bouwcomité/jeugdvereniging • Informatienota voor vrijwilligers

1 AFSPRAKEN MET EXTERNEN In een bouwproces werk je heel vaak met externen: een architect, aannemers... De befaamde kleine lettertjes zijn hierbij heel belangrijk. Denk er ook aan dat je altijd mag voorstellen om clausules toe te voegen of weg te laten.

1.1 OVEREENKOMSTEN EN AKTEN De kans is groot dat je een overeenkomst moet afsluiten, zeker als je gronden of gebouwen wilt ‘verwerven’. Voorbeelden van overeenkomsten: • Verkoopovereenkomst: De verkoper biedt zijn of haar eigendom al dan niet vrijwillig te koop aan via openbare of onderhandse verkoping. De koper betaalt de verkoper de afgesproken prijs. • Recht van erfpacht: Je gebruikt onroerend goed alsof je zelf eigenaar bent, tegen een jaarlijkse vergoeding, met een termijn van min. 27 & max. 99 jaar.

62

BINNENPAGINAS2.indd 62

• Recht van opstal: Je bent eigenaar van een of meerdere gebouwen op andermans grond, die je tijdelijk in eigendom hebt. Een vergoeding is niet gebruikelijk. De termijn is max. 50 jaar en alle eigendom gaat over op de opstalgever.

12/1/08 10:28:34 AM


We gaan er hier niet dieper op in, want in de brochure ‘Den Deal’ van Locomotief (www.jeugdlokalen.be) vind je heel wat uitleg en zelfs voorbeelden van de meest gebruikte overeenkomsten bij lokalen. Gebruik zeker dergelijke voorbeeldmodellen, checklists en tips. Het is immers geen gemakkelijke materie. Ook op www.notaris.be of sites van banken vind je heel wat informatie. Een gewaarschuwd mens is er twee waard!

1.2 CONTRACTEN Wie mag ondertekenen? Laat nooit een minderjarige een contract ondertekenen, burgerrechtelijk is een minderjarige immers niet handelingsbekwaam. Bij vzw’s zal bovendien de handtekenbevoegdheid in de statuten vaak aan bepaalde personen toegewezen worden (bv. secretaris en voorzitter). De kleine lettertjes Bekijk alles grondig voor je een contract afsluit. Lees eventueel met enkele mensen het contract na. Meer ogen zien meer kleine lettertjes. Wil je een vloer bijvoorbeeld laten egaliseren én waterpas maken, dan moet dat alle twee vermeld staan in het contract. Bij egaliseren zullen er geen oneffenheden meer in je vloer zitten, maar je kunt wél nog altijd een vloer hebben die niet waterpas ligt. Vraag gerust raad aan een expert, sommige contracten zijn in zo’n vakjargon opgesteld dat een doorsnee vrijwilliger hier niets van begrijpt. Aansprakelijkheid • Ben je een feitelijke vereniging? Let dan op met contracten ondertekenen. Het zijn immers de individuele leden die zich persoonlijk verbinden tot de verplichtingen van de vereniging. De vereniging heeft geen rechtspersoonlijkheid. Concreet betekent dat dat de medewerkers die de contracten afgesloten hebben, hun verbintenissen moeten nakomen. Degene die het contract ondertekende, zal dus persoonlijk opdraaien voor eventuele schulden. • Ben je een vzw? Dan vermeld je altijd de naam van de vereniging, onmiddellijk voorafgegaan of gevolgd door de woorden ‘vereniging zonder winstoogmerk’ of door de afkorting ‘vzw’, én het adres van de zetel van de vereniging. Die verplichting moet strikt nageleefd worden. Als dat niet het geval is, kan dat persoonlijke aansprakelijkheid tot gevolg hebben.

1.3 OFFERTES EN FACTUREN Vraag op voorhand voldoende offertes en maak hierbij al jouw concrete verwachtingen duidelijk. Je kunt alleen vergelijken als de offertes op dezelfde gegevens gebaseerd zijn. Hou er rekening mee dat onvoorziene werken moeilijk in een offerte opgenomen kunnen worden, en ze kunnen een niet te onderschatten meerkost opleveren. Maak hierover goede afspraken met de aannemer. Eigenlijk moet de architect offertes opvragen. Architecten zijn niet verplicht om een meetstaat op te maken maar in de praktijk zal dat gewoonlijk wel gebeuren, en ze maken ook de prijsvergelijking op voor de bouwheer. Als je met een architect werkt, moet je dat werk dus niet in zijn of haar plaats doen: de architect wordt er immers voor betaald. Facturen en betalingsbewijzen goed bijhouden is geen overbodige luxe: het is een noodzaak en zelfs een verplichting. Je moet minstens tien jaar lang alle facturen en betalingsbewijzen bijhouden die verband houden met de bouw en verbouwingen van je jeugdlokaal. Dat is belangrijk in functie van een eventuele aansprakelijkheid van de architect of aannemer bij fouten. Een aannemer is tien jaar aansprakelijk voor de stabiliteit en de waterdichting van het gebouw. Ook een architect is tien jaar aansprakelijk voor het geleverde werk. Bovendien moet een vzw sowieso haar boekhouding gedurende tien jaar bewaren. Redenen genoeg dus om alles goed bij te houden!

BINNENPAGINAS2.indd 63

63

12/1/08 10:28:35 AM


Nevenzaken als facturen van bijvoorbeeld schilderwerk hoef je normaal gezien niet bij te houden. Toch raden we je aan om het hele dossier, inclusief het post-interventiedossier van de veiligheidscoördinatie, facturen, handleidingen, garantiebewijzen en dergelijke goed te bewaren.

2 INTERNE AFSPRAKEN Afhankelijk van je structuur kun je interne afspraken in verschillende soorten documenten gieten. Hoe duidelijker de afspraken, hoe minder frustraties hierover kunnen ontstaan. We denken hierbij zowel aan formele afspraken (zoals in vzw’s) als aan informele afspraken (wie ging zich waarvoor engageren).

2.1 VZW-STATUTEN EN HUISHOUDELIJK REGLEMENT Binnen vzw’s worden er door de wet een aantal taken toegewezen aan bepaalde personen of organen. Daarnaast kun je in de statuten zelf nog extra taken toewijzen aan bepaalde personen of organen, maar daar is het aangewezen om niet té veel in detail te treden. Dergelijke taken concretiseer je beter in het huishoudelijk reglement of een interne afsprakennota, om te vermijden dat je je statuten bij elke wijziging opnieuw moet publiceren. Feitelijke verenigingen maken sowieso best werk van een huishoudelijk reglement of een interne afsprakennota. Door het ontbreken van een juridische structuur kun je daardoor toch je werking structureren en afspraken formaliseren.

2.2 INTERNE AFSPRAKENNOTA Een afsprakennota is een intern document waarin je de onderlinge afspraken opneemt, het preciseert de sfeer en de interne werking. Afsprakennota’s vind je soms ook terug onder een andere benaming: huishoudelijk reglement, gebruiksovereenkomst... Hoewel dat niet altijd gebruikelijk is in jeugdverenigingen is zo’n interne afsprakennota een sterke aanrader! Goede afspraken maken immers goede vrienden. Zeker voor feitelijke verenigingen is een interne afsprakennota nuttig. Bij vzw’s kan het een nuttige aanvulling zijn op de wettelijke vermeldingen in de statuten, bepaalde artikels kunnen verder verfijnd worden. Het heeft zijn voordelen als er afspraken op papier staan. • De afspraken zijn voor iedereen duidelijk. Mondelinge of stilzwijgende afspraken zijn dikwijls niet door iedereen gekend, zeker niet bij medewerk(st)ers die maar zijdelings betrokken zijn bij je vereniging. • Het biedt duidelijkheid over beloftes en engagementen van bepaalde personen/organen. • Je kunt ernaar teruggrijpen voor wederzijdse verantwoording. De afsprakennota stel je op in samenspraak met de leidings- of bestuursploeg en eventuele andere medewerk(st)ers. Het mag niet het werk van één persoon zijn, het document moet door iedereen gedragen zijn. Wat kan er in een interne afsprakennota opgenomen worden? Het kan gaan over de manier waarop je je vereniging organiseert: • Taakverdeling binnen de leidings- of bestuursploeg • Bevoegdheden van de bestuurders, de voorzitter, de penningmeester en de secretaris • Uitleg over welke beslissingen waar genomen worden • De mate van inspraak van ouders en leden • De manier van uitnodigen en de verslaggeving • Hoe je de vergaderagenda vastlegt 64

BINNENPAGINAS2.indd 64

• De organisatie van de vergaderingen: spreekrecht, agendapunten aanbrengen...

12/1/08 10:28:35 AM


• De werking van werkgroepen • … De nota gaat even goed over verwachtingen: • Welke inzet (taken/aanwezigheid) wordt er van leiding, bestuur of medewerk(st)ers verwacht? • Wat krijgen ze hiervoor in de plaats? Verder moeten kleine praktische afspraken hier een plaats kunnen krijgen: afspraken over de lokalen schoonmaken, de toiletruimte onderhouden, de vuilniszakken buiten zetten, de deur openen en sluiten bij verhuur...

2.3 AFSPRAKEN TUSSEN EIGENAAR/BOUWHEER EN BOUWCOMITÉ/ JEUGDVERENIGING Een afsprakennota komt soms ook tot stand als een extra document bij een subsidiedossier of huur- of gebruiksovereenkomst. In die nota worden dan een aantal bijkomende afspraken gemaakt tussen gebruiker (jeugdwerk) en eigenaar of subsidieverstrekker. Het kan hier gaan over afsprakennota’s met gemeenten, scholen, parochies... De afspraken in dat soort documenten zijn dikwijls eerder inspanningsverbintenissen dan zware juridisch afdwingbare afspraken. Die laatste worden eerder opgenomen in de huurovereenkomst.

2.4 INFORMATIEPLICHT VOOR VRIJWILLIGERS De nieuwe wetgeving op het statuut van de vrijwilligers bepaalt dat elke organisatie haar vrijwilligers goed moet informeren over hun rechten en plichten. Ben je als vrijwilliger goed verzekerd? Krijg je gemaakte kosten terugbetaald? Alle vrijwilligers moeten hiervan op de hoogte gebracht worden. De vorm waarin die informatie wordt aangeboden, kun je vrij kiezen: via de website, publicatie in het maandblad, een nota die je overhandigt aan je vrijwilligers... Je moet er vooral rekening mee houden dat je organisatie moet kunnen bewijzen dat ze de vrijwilligers geïnformeerd heeft. Neem zeker eens contact op met je jeugdwerkkoepel om te vragen hoe jouw vereniging dat best aanpakt. Zij zullen je zeker de nodige tips en ideeën of een voorbeeldformulier kunnen geven.

Waarvan moeten jouw vrijwilligers wettelijk op de hoogte gebracht worden? • Dat de sociale doelstelling van de organisatie jeugdwerk is • Wat het juridisch statuut is van de organisatie, en bij een feitelijke vereniging wie de verantwoordelijken zijn (minstens één naam) • Dat de organisatie een verzekering ‘burgerrechtelijke aansprakelijkheid’ afgesloten heeft voor de risico’s bij het vrijwilligerswerk (zie ook bij ‘waarschuwingen’) • Of er andere vrijwilligersverzekeringen afgesloten zijn en welke, bv. rechtsbijstand of lichamelijke ongevallen (voor vrijwilligers die effectief mee helpen bouwen, is vaak een extra verzekering vereist, gezien de specifieke risico’s) • Of er een (kosten)vergoeding betaald wordt en zo ja, wat en wanneer, forfaitair of bewezen door documenten • Dat de geheimhoudingsplicht geldt – volgens artikel 458 van het Strafwetboek – en wie die allemaal moet naleven • Welke specifieke, organisatiegebonden afspraken er zijn

65

BINNENPAGINAS2.indd 65

12/1/08 10:28:35 AM


2 FINANCIËN Rond 2002 begon de nieuwe en jonge zeescoutsgroep hun plannen voor een nieuwbouw-jeugdlokaal uit te tekenen. Het project was geraamd op € 300 000, een aanzienlijk bedrag voor een groep van twee jaar oud. Om verschillende redenen werden die bouwplannen afgeblazen: een jaarlijks opzegbaar huurcontract van de gronden, de groep had maar een klein draagvlak, ze kregen geen lening bij de bank... Je maakt wilde plannen om een jeugdlokaal te bouwen of te verbouwen, maar al snel beland je met beide voeten op de grond als je nagaat hoeveel geld je in kas hebt en hoeveel dat alles zou kunnen kosten. In dit hoofdstuk helpen we je om heel het financiële verhaal op een goede manier aan te pakken. Een beetje structuur brengen kan geen kwaad. Eerst en vooral moet je goed inschatten hoe het kostenplaatje eruit zal zien. Daarnaast moet je uitdokteren hoeveel geld je zelf ter beschikking hebt en vooral welke financiële steun je elders kunt krijgen. Mogelijk moet je daarna een besparingsplan opmaken, of misschien moet je de werken faseren om de kosten te spreiden in de tijd. Tot slot is een goed financieel beheer tijdens het hele bouwproces onontbeerlijk.

2.1 KOSTENRAMING Aan een jeugdlokaal (ver)bouwen hangt een stevig kostenplaatje. Een degelijke kostenraming is daarom onontbeerlijk. Pols al even bij een architect wat je eerste plannen zo allemaal zullen kosten. Probeer ook de kostprijs van verschillende bouwopties te verkrijgen. Zo kun je een betere keuze maken. • Welke materialen zul je gebruiken? Hoeveel kost dat? • Welke werken kun je zelf uitvoeren? Welke werken laat je beter door vakmensen doen? Hoeveel vragen ze? De verschillende conceptmogelijkheden worden uitgetekend (telkens met prijsschatting). In de brochure ‘De Steenworp’ van Locomotief vind je meer informatie over bouwmaterialen, met onder meer grootteordes van de respectieve prijzen (te downloaden op www.jeugdlokalen.be).

2.1.1 Opmaken kostenraming 66

Een architect kan een grote rol spelen bij het opmaken van de kostenraming. Meer zelfs: het is zijn/haar taak. Hij of zij baseert zich op de meest recente tarieven op de markt.

BINNENPAGINAS2.indd 66

12/1/08 10:28:35 AM


De architect maakt een aanbestedingsdossier op waarin alle noodzakelijke informatie staat om bij verschillende aannemers offertes op te vragen. Het omvat de lastenboeken, de detailtekeningen en wanneer nodig een meetstaat7. De architect kan je helpen bij de keuze van de aannemers, bij het interpreteren van offertes en achteraf bij het bekijken van de aannemersfacturen. Het eerste contact met een architect is meestal vrijblijvend en gratis. Sommige architecten rekenen een uurloon aan, andere een vast tarief. Stel hierover vragen als iets niet duidelijk is en maak met de architect goede afspraken over de kosten die hij of zij zelf zal aanrekenen. In het ideale geval kun je een beroep doen op een architect uit je omgeving die je gratis uit de nood wil helpen. Misschien strik je wel een architect-jeugdwerker in je bouwcomité! Je eerste plannen kun je eventueel wel laten tekenen door studenten architectuur of bouwkundig tekenen. Pols eens bij zo’n school of bij vrienden die zoiets studeren wat er mogelijk is. Let op: studenten kunnen ideeën geven, maar ze kunnen niet de verantwoordelijkheid nemen die een architect neemt. Als je toch gewoon met een (onbekende) architect werkt, is het wel goed om te weten wat je hier financieel voor moet voorzien. Tot 2003 was het ereloon van de architect minstens 7% van de totale aannemerskosten voor nieuwbouw en 12% voor renovatie. Ondertussen is die minimumregel afgeschaft en zijn architecten volledig vrij om hun ereloon te bepalen. In plaats van te werken met een percentage is het doorgaans interessanter om te werken met een forfaitair bedrag. Als je nadien het budget verkleint of vergroot zonder dat dat gevolgen heeft voor de architect (bv. duurdere beglazing dan aanvankelijk voorzien) blijft het ereloon toch hetzelfde. Hoewel je kunt rekenen op de deskundige hulp van een architect is het niet slecht om zelf ook zeer alert de kostenraming op te maken en op te volgen. Zo ben je zeker dat je geen ‘kat in een zak koopt’. Je kunt ook altijd zelf offertes aanvragen bij verschillende firma’s. Vaak heb je offertes nodig om subsidies te kunnen aanvragen in de gemeente. Als je zelf offertes aanvraagt, wees dan extra op je hoede voor aannemers die veel onwetendheid en geld in jullie ruiken én hou zeker de kwaliteit van de aannemer in het oog. 7 Meetstaat = De (opmetings)staat is de getrouwe weergave, post per post, van de hoeveelheden die nodig zijn om het project tot stand te brengen. Het vormt de basis van de begroting. Voor of tijdens de uitvoering zal die meetstaat nog veelvuldig gebruikt worden, onder meer bij het opstellen van de uitvoeringsbegroting, de werkvoorbereiding, de aankoop van materialen en de verrekening van meer- of minkosten van de werken.

BINNENPAGINAS2.indd 67

67

12/1/08 10:28:35 AM


Op verschillende bouwwebsites8 of op sites van banken kun je simulators vinden om de kosten van je project te ramen. Ook vind je er overzichten met richtprijzen van materialen per m² of van uit te voeren werken. Let wel op met prijzensimulators, richtprijzen en mondelinge prijsopgaven. Het geeft geen garantie over de kostprijs, het is enkel richtinggevend. Maak goede afspraken met de architect en andere vaklui. Vraag offertes op papier en bespreek die uitgebreid met je architect. Let er bij prijzen ook op of de btw inbegrepen is. In de bouwwereld zijn prijzen zonder btw gebruikelijk, dan moet je die er zelf nog bij rekenen. Prijzen van doe-het-zelfwinkels (Gamma, Brico) zijn normaal gezien wel inclusief btw. Materiaalprijzen zijn soms alleen voor het materiaal, soms is levering en plaatsing inbegrepen.

2.1.2 Voorbeeldformulier opmaak kostenraming Wij bieden je alvast een voorbeeldformulier aan waarmee je je eigen kostenraming kunt maken na het opvragen van de nodige offertes. Als een architect je helpt bij de kostenraming kun je het formulier gebruiken om te checken of de architect niets vergeten is. Weet dat de architect sowieso geen volledige raming zal maken. Zaken waar hij of zij geen rekening mee kan of zal houden, zijn bijvoorbeeld de eventuele aankoop van grond of een gebouw, afwerkingskosten, kosten van eventuele andere adviseurs (zeker als je gedeeltelijk met vrijwilligers werkt, is hierover soms een verwarde communicatie), kosten voor nutsvoorzieningen, los of vast meubilair, buitenaanleg (voorzie dat mee in het budget, anders schiet dat er vaak over). Meestal zal de architect in de raming wel een aantal verwijzingen zetten naar punten die nog niet ingerekend zijn. Bij een woning of kantoor is dat vaak net iets gemakkelijker of meer voor de hand liggend dan voor jeugdlokalen. Bij de opmaak van die kostenraming zul je continu overwegingen moeten maken. Welke materialen zul je gebruiken en hoeveel kosten die? Doe je het zelf, of stap je naar een vakman? Welke vakman kies je? Kies je voor de goedkoopste oplossing of voor de degelijkste? Gebruik de brochure ‘De Steenworp’ om je overwegingen te maken. Laat dat niet alleen over aan de architect, maar maak tijd om met je bouwcomité alle overwegingen in acht te nemen. Eventueel kun je de architect voor deskundig advies uitnodigen op een vergadering.

68

8 Op www.livios.be vind je richtprijzen van materialen per m2 en van uit te voeren werken. (Let op: moeilijk vindbaar! Klik door naar ‘Zoek en Vind’ en kies dan voor ‘Richtprijzen’.) Op websites van banken vind je voornamelijk informatie (en simulators) over het ereloon van een notaris, registratierechten, de kostprijs van een architect, enz.

BINNENPAGINAS2.indd 68

12/1/08 10:28:36 AM


AANKOOP BOUWGROND / LOKAAL Aankoopprijs

Aktekosten9:

Ereloon notaris

Kosten registratierechten

Andere

Kosten van opmeten (afbakenen)

Bouwrijp maken (bodemonderzoek)

Totaal:

BOUWPROJECT Ereloon architect

Kosten bouwaanvraag

Veiligheidscoördinator

Energieadviseur

Eventuele kosten voor advies van een ingenieur

Totaal:

DE BOUW ZELF Ruwbouw

Grond- en funderingswerken

Metselwerk

Dakwerken

Trappen

Regenput en waterafvoer

Rioleringswerken

Vloerlagen/draagvloeren

Structuurelementen hout/staal

Andere

Afwerking

Buitenramen en -deuren

Binnenramen en -deuren

Verwarmingsinstallatie + warmwatervoorziening

Isolatiewerken

Pleisterwerk

Vloeren (ondervloeren, vloerbedekking)

Wandbekleding

Schilderwerken (binnen en buiten)

Elektriciteit, verlichting

Loodgieterij, sanitair

Trappen en leuningen

Andere

Totaal:

69

9 Op www.notaris.be kun je die aktekosten berekenen.

BINNENPAGINAS2.indd 69

12/1/08 10:28:36 AM


AFWERKING Uitrusting keuken

Uitrusting sanitair

Uitrusting materiaalkot/berging

Uitrusting andere lokalen

Uitrusting brandveiligheid

Uitrusting inbraakpreventie

Aanleg buiten

Aansluiting water, gas, elektriciteit, riolering, enz.

Totaal:

FISCAAL GEDEELTE Btw op facturen van aannemer(s) en architect(en), leveranciers van materialen, enz. € Eventuele gemeentebelasting op:

Toekenning stedenbouwkundige vergunning

Aansluiting op rioolstelsel

Belasting op wegbedekking, trottoirs en afsluitingen

Kosten voor overname gemeenschappelijke muren

Totaal:

KOSTEN VERBONDEN AAN EEN LENING10 Aktekosten

Ereloon notaris

Kosten registratierechten

Andere kosten

Dossier- en expertisekosten

Totaal:

VERZEKERINGSPREMIES ABR-verzekering (Alle Bouwplaatsrisico’s)

Brandverzekering

TOTAAL:

ONVOORZIENE KOSTEN EN UITGAVEN 5% van de totale geschatte kostprijs! Totaal:

70

€ €

10 Op http://www.tijd.be/geldzaken/vastgoed/ en op verschillende websites van banken kun je kosten verbonden aan de lening berekenen.

BINNENPAGINAS2.indd 70

12/1/08 10:28:36 AM


We raden je sterk aan om sowieso minstens 5% (of zelfs 10%) extra te rekenen op de geschatte kostprijs van het hele (ver)bouwproject. Wellicht kom je nog onvoorziene zaken tegen die de kosten omhoog jagen. Neem dat percentage ook op in je kostenraming. Opgelet! Neem consequent de btw wel of niet op in de prijzen. Als je ze niet mee opneemt, vul je onder één post alle btw samen in. Op aankopen (doe-hetzelfhandel), diensten (ereloon architect, ingenieur...) en nieuwbouw betaal je 21% btw. Op verbouwingen (die een geregistreerd aannemer uitvoert) is dat 6%11. Dat is belangrijk bij de keuze of je sommige zaken al dan niet zelf uitvoert of niet. Een bijkomend voordeel bij het werken met een aannemer is dat de verantwoordelijkheid bij hem ligt.

2.1.3 Om een idee te krijgen... Als je een gebouw bouwt of verbouwt, is het nuttig om te weten hoe groot het aandeel is van de verschillende werken in het kostenplaatje. Met je eigen kostenraming of de kostenraming van de architect krijg je een zeer gedetailleerd beeld. Misschien heb je hier niet vanaf het begin een zicht op. Daarom geven we je met de onderstaande percentages alvast een ruw idee.

Ruwbouw • 50% Afwerking • 50% schrijnwerk • 15% verwarmingsinstallatie • 10%

sanitair • 5% elektriciteit • 5% schilderwerken • 5% wand-en vloerbekleding • 5% isolatiewerken • 5%

bron: www.dexia.be/wonen

2.1.4

Minimum- en maximumkosten schatten

Normaal gezien maakte je al een programma van eisen. Dat is de lijst van zaken die jullie graag in jullie nieuw te (ver)bouwen jeugdlokaal gezien hadden. Omdat aan alles een stevig kostenplaatje hangt, moet je ook ergens bespreekbaar maken welke dingen eventueel gereduceerd of zelfs geschrapt mogen worden. Bepaal welke dingen onvoorwaardelijk in de nieuwbouw/verbouwing opgenomen moeten worden en welke dingen eventueel mogen wegvallen. Zorg dat je zowel je leidings- of bestuursploeg als het bouwcomité in die keuze van minimum- en maximumeisen betrekt. Maak eventueel twee kostenramingen: eentje met de minimumvereisten en eentje met de maximumvereisten. 11 Over die 6%-regel bestaat er heel wat onduidelijkheid. Soms wordt die 6% aangerekend voor jeugdverenigingen, soms 21%. Wees op je hoede.

BINNENPAGINAS2.indd 71

71

12/1/08 10:28:37 AM


2.2 INKOMSTENRAMING Je zoekt uit hoeveel kapitaal je al bezit en wat je waar nog kunt krijgen. De som hiervan zou je bouwkosten moeten kunnen dekken. Zo klinkt het heel eenvoudig, maar geld groeit helaas niet aan de bomen. Bovendien staat er op een contract van een architect expliciet vermeld dat de opdrachtgever bevestigt dat hij of zij over het nodige geld beschikt. Net als bij het vorige kopje (kostenraming) krijg je op het einde van dit stuk ook een voorbeeldformulier dat je concreter op weg kan helpen.

2.2.1 Een inkomstenraming opmaken Je jaarlijks terugkerende inkomsten zijn normaal gezien goed in kaart te brengen en ze geven alvast de nodige zekerheid. Daarnaast zul je ook nieuwe acties op touw moeten zetten om voldoende fondsen te verwerven. Denk na over mogelijke acties en probeer in te schatten hoeveel die zullen opbrengen. Verder kun je een beroep doen op subsidies of fondsen. Ga na of je subsidies kunt krijgen van de gemeente, of de parochie een duit in het zakje wil doen... Stel een degelijk dossier samen van je geplande werken en de geschatte inkomsten en uitgaven. Dat dossier kun je gebruiken om subsidies aan te vragen, maar het kan ook heel nuttig zijn om sponsors te overtuigen om een duit in het zakje te doen. Je kunt ook eens nagaan of je ergens goedkoop een lening kunt afsluiten of een systeem van belastingvrije giften kunt opzetten. Sommige nationale jeugdwerkkoepels kregen al een speciale erkenning van het Ministerie van Financiën om dergelijke giften te ontvangen. Informeer dus zeker eens bij hen. Ouders en sympathisanten kunnen dan een fiscaal attest krijgen als ze voor minstens € 30 sponsoren, zodat ze die gift van hun belasting kunnen aftrekken. Kun je hiervoor niet bij je jeugdwerkkoepel terecht? Geen paniek, ook bij de Koning Boudewijn Stichting (www.kbs-frb.be) kun je een aanvraag indienen om een projectrekening te openen. Wordt je dossier goedgekeurd, dan kun je ook via die weg attesten bezorgen. Meer ideeën om geld te ‘vinden’, vind je in de brochure ‘Jeugdlokalen en Financiën’ van Locomotief. Check zeker ook eens de site www.premiezoeker.be voor mogelijke subsidies en premies.

72

BINNENPAGINAS2.indd 72

12/1/08 10:28:37 AM


2.2.2 Wat heb je al? Bekijk wat het kapitaal is dat je al ter beschikking hebt, maar bekijk vooral ook wat je wilt investeren. Betrek hierbij zowel de leidings- of bestuursploeg als de mensen van een eventueel bouwcomité. De uiteindelijke beslissing laat je best over aan de leidings- of bestuursploeg, eventueel aangevuld door mensen van het bouwcomité (zij kunnen een adviserende stem hebben). Het mag niet gebeuren dat de leidings- of bestuursploeg voor een voldongen feit gesteld wordt als plots blijkt dat het jaarlijkse werkingsgeld opgesoupeerd werd aan (ver)bouwkosten. Voorzie genoeg reserve voor de pedagogische werking van je jeugdvereniging of voor onverwachte dingen.

2.2.3 Wat kun je krijgen? Wat moet je zoeken? Op verschillende manier kun je geld in het laatje brengen. Je kunt daarbij best op meerdere paarden wedden. In de brochure ‘Jeugdlokalen & Financiën’ van Locomotief vind je hierover heel uitgebreid informatie. Kort samengevat komt het neer op de volgende soorten inkomsten: • Overheid: gemeente, provincie, intercommunales...12 • Eigen groepsomgeving: parochie, oud-leiding... • Eigen acties • Giften en leningen: belastingvrije giften, lotingsysteem, goedkope leningen • Samenwerkingen: Bouworde, CJT, Koning Boudewijnstichting, beroepsopleidingen, Toerisme Vlaanderen

2.2.4 Voorbeeldformulier inkomstenraming Maak zeker een inkomstenraming. Het kan je veel onverwachte zorgen besparen. Hou bij de inkomstenraming rekening met de volgende factoren: • Hoeveel geld krijg je? • Van wie krijg je dat? • Wanneer krijg je het? • Hoe zeker ben je dat je het zal krijgen? • Waarvoor mag het gebruikt worden? • Is het een goedkope lening (die je dan later moet terugbetalen) of een schenking? • Kortingen of sponsoring ‘in natura’ kun je best gewoon opnemen in de kostenraming (en dus minder kosten aanrekenen). Wees toch alert, want onverwachte kosten zijn snel gemaakt. 73

12 Bezoek zeker eens de site www.premiezoeker.be, een site waar je duidelijk terugvindt welke premies en subsidies je kunt aanvragen.

BINNENPAGINAS2.indd 73

12/1/08 10:28:37 AM


Uit de inkomstenraming kan blijken dat: • je je project moet faseren omdat het geld niet allemaal tegelijkertijd zal komen; • je de kosten zult moet drukken door zaken te schrappen; • je de kosten zult moeten drukken door sommige werken zelf uit te voeren; • je meer steun zal moeten zoeken; • of ideaal: dat je genoeg inkomsten zult hebben en de werken dus volledig kunt uitvoeren! We geven je graag een voorbeeldformulier voor inkomstenraming. Het is maar een voorbeeld. Wellicht pakken jullie dat liever nog net iets anders aan. SUBSIDIËRING EN ONDERSTEUNING DOOR DE OVERHEID Gemeentelijke overheid

Andere overheden

€ Totaal:

OPBRENGSTEN VANUIT JE JEUGDVERENIGING Gespaard bedrag

Inkomsten uit (nieuwe) geldacties

€ Totaal:

OPBRENGSTEN VANUIT JE ONMIDDELLIJKE GROEPSOMGEVING Ondersteuning door ouders, oud-leiding

Ondersteuning parochie

Ondersteuning lokalen-vzw

Samenwerking bevriende organisaties

(Belastingvrije) giften

Inkomsten uit obligatielening

Inkomsten uit lotingsysteem

€ Totaal:

SAMENWERKING MET ANDERE INSTANTIES EN ORGANISATIES Samenwerking 1

Samenwerking 2

€ Totaal:

COMMERCIËLE EN FINANCIËLE OVEREENKOMSTEN Inkomsten uit leningen

Inkomsten door sponsoring

€ Totaal:

ANDERE Andere

€ Totaal:

74

BINNENPAGINAS2.indd 74

12/1/08 10:28:37 AM


2.3 KOSTENBESPARING EN/OF FASERING VAN DE WERKEN Geld: je kunt er nooit genoeg van hebben. In dit deeltje hebben we dan ook aandacht voor manieren om de kosten laag te houden. Je kunt bijvoorbeeld veel werken zelf uitvoeren. Of je kiest bewust voor goedkopere materialen. Je kunt ook je bouwambities verkleinen of faseren in de tijd. Elk van die keuzes heeft ook negatieve kanten. Zo is het risico groter dat je zelf de muur wat scheef metselt. Of na enkele jaren mag je de goedkope materialen vervangen. Overloop dus eerst goed alle opties voor je keuzes maakt!

2.3.1 Kosten drukken door zelf werken uit te voeren Behalve de financiële kun je best ook inschatten welke logistieke, bouwtechnische en deskundige steun je verwacht. Waar mogelijk kunnen jullie zelf een deel van de werken uitvoeren of een beroep doen op deskundigen uit de omgeving van jullie groep die een handje willen toesteken. De juiste mensen zoeken in je omgeving (vrienden, familie of kennissen) kan heel wat helpen om de kosten te drukken. Ga wel goed na of dat effectief rendeert. Probeer te achterhalen welke zaken je zelf kunt uitvoeren en wat je moet uitbesteden. Op hoeveel vrijwilligers kun je een beroep doen, en wat zijn hun capaciteiten? Zitten er deskundigen tussen? Of kun je met bepaalde organisaties een samenwerking aangaan, zoals scholen met beroepsopleidingen? Ga na of je ergens tweedehandse bouwmaterialen op de kop kunt tikken of recupereren. Heb je te weinig geld ter beschikking? Ga dan zeker op zoek naar extra mensen in je omgeving die kunnen helpen met hun deskundigheid. In het hoofdstuk Mensen (zie bladzijde 83) vind je heel wat informatie over de aanpak hiervoor.

2.3.2 Kosten drukken door goedkopere materialen te gebruiken Ook op de materiaalkosten kun je besparen. Soms kun je tweedehands of afgedankt materiaal krijgen of goedkoop op de kop tikken. Er bestaan speciale tweedehandsbouwzaken. Op internet vind je een aantal websites met tweedehandse bouwmaterialen13. Sommige aannemers laten ‘bekenden’ toe om net voor de afbraak nog bruikbare elementen te verwijderen (valse zoldering, sanitair...). Let wel op de veiligheid van dat soort materiaal (elektriciteit, gastoestellen) en zorg altijd dat je correct verzekerd bent voor je met jouw jeugdvereniging iets gaat afbreken. Ook nieuwe materialen kun je soms voor een prikje te pakken krijgen. Kwalitatief goede materialen kosten na een faillissement heel wat minder. 75

13 www.yez.be – www.ebay.be – www.2dehands.be – www.bouw.tweedehands.net

BINNENPAGINAS2.indd 75

12/1/08 10:28:37 AM


Voor grote aankopen moet je zeker proberen een korting af te dingen. Neem ook de tijd om te vergelijken; spreek verschillende mensen aan om een zo goedkoop mogelijke prijs te bedingen. Hou bij dat alles ook de kwaliteit en de duurzaamheid in het oog. Al kort na de werken spullen moeten herstellen is niet alleen frustrerend, het kost vaak ook meer dan meteen iets meer investeren in stevig materiaal. Concrete ideeën en materiaalvergelijkingen vind je terug in een andere brochure van Locomotief: ‘De Steenworp’14.

2.3.3 Kosten drukken door zaken te schrappen Heb je alle mogelijkheden afgetast en heb je toch nog te weinig middelen? Dan wordt het tijd om sommige zaken te schrappen. Betrek de leidings- of bestuursploeg goed bij die keuze. Het eventuele bouwcomité kan hierover een advies geven, maar neemt de beslissing niet zonder de leidingsploeg.

2.3.4 Fasering om kosten te spreiden Bij het opmaken van de inkomstenraming stelde je misschien vast dat je niet al het geld vanaf het begin ter beschikking hebt. Of je stelde vast dat je een deel van de middelen wel al snel zult hebben, maar dat je ook nog een grote brok zult moeten zoeken. In beide gevallen is het nodig om de werken te faseren. Soms kan die fasering gespreid zijn over enkele maanden, maar soms kan het zelfs over een tiental jaar gaan. Bij het bepalen van die fasen is het belangrijk dat je je goed laat adviseren door deskundigen. Welke werken zijn het dringendste en hoeveel kosten die? Misschien lekt het dak momenteel en is het vernieuwen van het sanitair daarom nog geen prioriteit. Welke werken kunnen nog niet uitgevoerd worden omdat er eerst iets anders gedaan moet worden? Je kunt bijvoorbeeld geen muren metselen als er nog geen fundering is. Een architect of sommige aannemers kunnen je zeker helpen om op een juiste manier de werken te faseren.

2.4 FINANCIEEL BEHEER TIJDENS HET BOUWPROCES Een goed algemeen financieel beheer is van groot belang. Je stelt hier best iemand voor aan. Zoek eventueel iemand mét expertise en kennis van zaken, zoals een boekhouder, een notaris of iemand die bij een bank werkt. 76

14 Alle locomotief-brochures kan je downloaden op www.jeugdlokalen.be.

BINNENPAGINAS2.indd 76

12/1/08 10:28:38 AM


2.4.1 De facturen lopen binnen Naarmate de werken vorderen, krijg je facturen van de aannemer(s). Betaal die nooit zonder ze uitvoerig onder te loep te nemen! Als je met een architect werkt, moet je de facturen zeker eerst aan hem of haar voorleggen. De architect kan nakijken of de geleverde hoeveelheden en materialen daadwerkelijk verwerkt werden en overeenstemmen met de offertes. Als er meer werken uitgevoerd moesten worden dan gepland bij de offerteaanvraag moet de architect die prijsaanpassingen ook kritisch interpreteren. Werk je zonder architect, dan geeft de ploeg of persoon die de werken van die bepaalde aannemer opvolgt het fiat aan de penningmeester van het bouwcomité. Juridisch gezien moet je aan de aannemers enkel de materialen betalen die ze (op een juiste manier) verwerkt hebben. Dat gaat dus niet over het geleverde materiaal, wel over het geplaatste. Ook belangrijk is dat alle werken en materiaal eigendom blijven van de aannemer tot bij de oplevering van de werken. Die is er dus ook verantwoordelijk voor, en bij schade moet hij of zij dat zelf vervangen of aanpassen. In de praktijk vragen veel aannemers een voorschot, zeker bij kleine werken. Let daar wel mee op, want als ze failliet gaan, ben je je geld en materiaal kwijt.

2.4.2 Structuur stuurgroep vs. goed financieel beheer In het deel ‘Stuurgroep’ van deze brochure (zie bladzijde 11) hebben we het over de functies en de structuur van zo’n stuurgroep. Zorg binnen de structuur van de aansturende ‘organen’ voor een goede taakverdeling: enerzijds voor de opvolging van de werken en anderzijds voor het financieel beheer. Een penningmeester houdt de financiële situatie nauwlettend in de gaten en agendeert dat als vast puntje op de raad van bestuur van de vzw. Met de ploeg maak je een inkomsten- en kostenraming, maar maak het ook mogelijk om halfjaarlijks een ‘begrotingswijziging’ door te voeren als dat nodig blijkt. De penningmeester is daarvoor de waakhond. Facturen en de bijbehorende betalingen kunnen best gebundeld en uitgevoerd worden door de penningmeester. Die laat de facturen ook wel altijd nakijken door deskundigen. De mensen die de werken opvolgen, zijn ook belangrijke informatiebronnen voor een goed financieel beheer. Zij kennen immers perfect de stand van zaken van de werken én ze zijn op de hoogte van vertragingen, wijzigingen... Vertragingen, wijzigingen en meerwerken kunnen allemaal invloed hebben op de financiële situatie. Zorg dus dat penningmeester en de mensen die de werken opvolgen goed met elkaar communiceren. Een regelmatige bijeenkomst van die mensen is daarvoor onontbeerlijk, en dat kan bijvoorbeeld op de raad van bestuur.

BINNENPAGINAS2.indd 77

77

12/1/08 10:28:38 AM


DESKUNDIGEN Jeugdverenigingen hebben ervaring met activiteiten organiseren voor kinderen en jongeren. Maar laten we het toegeven: wat het bouwen van een jeugdlokaal betreft, kan het zeker geen kwaad om advies te vragen aan deskundigen op dat terrein.

1 JURIST EN NOTARIS Bij de keuze tussen huurovereenkomst, recht van opstal of gebruiksovereenkomst, bij het opstellen van statuten voor een vzw, en bij contracten met architecten en aannemers laat je je best bijstaan door iemand die hiervan kaas heeft gegeten: een jurist, dus. Officieel is dat niet vereist, maar het is altijd interessant. Een notaris regelt allerlei dingen in verband met eigendommen, erfenissen en verkoopaktes. Als je geen grond of gebouw koopt, heb je geen notaris nodig. Anders kun je niet zonder een notaris. De brochure ‘Den Deal’ van Locomotief15 helpt je al een eindje op weg. Werp ook eens een blik op www.notaris.be.

2 ARCHITECT Chiro Wezel: De rol van de architect in een dergelijk project mag niet onderschat worden. Het is essentieel dat je een architect hebt die aanvoelt wat een jeugdbeweging is, iemand die ervaring heeft met gelijkaardige bouwprojecten en de werking van bewegingen. De onze had daarvoor al een parochiaal centrum getekend en opgevolgd. De architect geeft ‘advies aan de opdrachtgever’ en tekent de plannen van het bouwproject. Een architect is dus raadgever, maar beslist niet. Dat is de taak van de opdrachtgever zelf. In België is het bij de meeste bouwwerken verplicht om te werken met een architect, maar er zijn enkele uitzonderingen. Die en andere informatie tref je aan op www. ruimtelijkeordening.be. De taak van de architect eindigt niet bij het aanvragen van een stedenbouwkundige vergunning. Ook de opvolging van de werken is een juridische verplichting. Natuurlijk is het af te spreken hoe vaak dat toezicht gebeurt: hoe minder toezicht, hoe goedkoper een architect, maar ook hoe minder steun of advies je krijgt. Wist je dat je bij je ‘aanvraag voor een stedenbouwkundige vergunning’ (kort: bouwaanvraag) moet kunnen verwijzen naar het contract tussen architect en opdrachtgever? Een architect kan dus veel meer voor je doen dan alleen maar de uiteindelijke bouwplannen tekenen. Bespreek met je architect welke taken hij of zij zal opnemen. Die taken kunnen onderverdeeld worden in verschillende fasen: • Onderzoek en studie: Stabiliteitstudies, uitvoerbaarheidstudies, technische studies over de sanitaire installaties... • Opmaak van een voorontwerp: Hierbij houdt de architect al rekening met de opgegeven wensen van de opdrachtgever en met de voorschriften die gelden op het terrein. • Opmaak dossier voor de bouwaanvraag: Dat zijn de plannen op basis waarvan de gemeente kan beslissen of de stedenbouwkundige vergunning toegekend wordt of niet. Ze bevatten minstens de exacte locatie van het project, de afmetingen, de aanduiding van de gebruikte materialen en alle nodige formulieren.

78

15 Alle locomotief-brochures kan je downloaden op www.jeugdlokalen.be.

BINNENPAGINAS2.indd 78

12/1/08 10:28:38 AM


• Verdere uitwerking van het bouwproject: Dat zijn de uitvoeringsplannen met alle verdere technische detaillering die nodig is om het gebouw door aannemers te kunnen laten optrekken . Ook de opmaak van bestek en meetstaat horen hierbij, zodat er voor de juiste materialen een offerte wordt gemaakt. Een veiligheidscoördinator aanstellen gebeurt ook via een architect (bij werken kleiner dan 500 m2). • Opmaak van het dossier voor de prijsaanvraag: Het dossier wordt verspreid naar aannemers met de vraag om een prijsofferte in te sturen. • Keuze van de aannemer(s): De architect staat de opdrachtgever bij in de keuze van de beste aannemers. De gekozen aannemer sluit een contract af met de opdrachtgever. • Controle van de uitvoering van de werken: De architect controleert de werken op regelmatige basis, geeft aanwijzingen waar nodig en lost eventuele problemen op. Hij of zij controleert ook of de facturen die opgemaakt worden door de aannemers in overeenstemming zijn met het contract. • Begeleiding bij de oplevering van de werken: Onmiddellijk na de werken staat de architect de opdrachtgever bij bij de ‘voorlopige oplevering’ van de werken. Dat wil zeggen dat het gebouw direct na de bouw gecontroleerd wordt en dat eventuele fouten of tekorten gemeld worden. De aannemer moet die dan nog in orde brengen. Een jaar later wordt het gebouw ‘definitief opgeleverd’, alweer met bijstand van de architect. Ook als de architect een kennis is, is het goed om hem of haar (al dan niet symbolisch) te vergoeden (i.v.m. verzekering en 10-jarige aansprakelijkheid). Spreek af wat ‘inbegrepen is in de prijs’: bestaande lokalen opmeten, aanwezig zijn op werkgroepvergaderingen, plaatsbeschrijving, de werken ‘coördineren’ (dat is niet hetzelfde als de werken ‘opvolgen’), aanbestedingsdossier uitwerken... Op www.architect.be kun je meer informatie vinden.

3 AANNEMERS Chiro Sivi: Met de aannemers verliep het werk zeer vlot. Ze werkten aan een uurloon en werden geholpen door een aantal vrijwilligers. Belangrijk daarbij is dat je aannemers hebt die flexibel zijn en die kunnen omgaan met jonge mensen. De aannemers voeren de werken uit. Zij staan in voor de goede uitvoering. Welke werken ze allemaal uitvoeren, varieert van aannemer tot aannemer, dat vraag je hen beter zelf eens. Er zijn ruwbouwaannemers, elektriciens, vloerders: van alles wat. De dakwerker kan soms ook het daktimmerwerk doen, sommige houtwerkers maken ook trappen. Vaak komen de aannemers pas op de proppen als het volledige project op papier staat. Maar heb je al gedacht aan een bouwteam? Dan zit je al bij het concretiseren van het project rond de tafel met aannemers, zodat ze van bij het begin kunnen helpen met praktische tips en ramingprijzen. Dat kost de aannemer wel meer tijd (tenzij het weer oud-leiding, oud-bestuursleden of ouders zijn die dat graag gratis doen). Het kan zijn dat je vastberaden bent om te werken met één bepaalde aannemer. Anders vergelijk je het beste verschillende prijsoffertes. Peren met appels vergelijken is geen evidentie, daarom is het goed om je architect een aanbestedingsdossier te laten opmaken. Dat dossier bevat uitgewerkte tekeningen, materiaalbeschrijvingen en uitvoeringsdetails. Met een bijbehorende meetstaat waarin alle hoeveelheden van alle soorten elementen opgelijst staan, kan de aannemer aan de slag om zijn prijs op te maken. Maak op voorhand goede afspraken over de prijs: kies je voor een vaste prijs per hoeveelheid (bv. per lopende meter, per vierkante meter) of kies je voor een ‘globale prijs’? Zorg dat je afspreekt wat jullie hulp inhoudt. Kies je voor een uurloon, dan kun je gewoon helpen om de kost te drukken.

BINNENPAGINAS2.indd 79

79

12/1/08 10:28:38 AM


Spreek op voorhand af waar je kunt en mag helpen en welke dingen de architect en aannemer het beste zelf doen. Dat hangt uiteraard af van de mensen die je allemaal kunt engageren. Bouwcoördinatie Als de plannen uitgetekend en de aannemers gekozen zijn, moet alles nog gecoördineerd geraken. Zijn de gevelstenen op tijd besteld? Vergeten de vrijwilligers die de betonplaat zelf maken niet dat eerst de riolering geplaatst moet worden? Kunnen de elektriciens nog net voor het bouwverlof hun werk afronden of wordt alles een maand uitgesteld? Is er elektriciteit en een betonmolen aanwezig op de werf? ... Een bouw coördineren doe je niet tussendoor. Misschien is er iemand die ervaring in de bouw heeft of misschien ziet je architect het zitten? Tegenwoordig zijn er ook mensen die daar hun beroep van maken: we spreken dan van een bouwcoördinator, logisch toch. Je kunt ook kiezen om te werken met één ‘algemene aannemer’ in plaats van met verschillende aannemers. Een ‘algemene aannemer’ staat in voor alle werken door zelf te werken met ‘onderaannemers’. Voor jeugdverenigingen met weinig bouwervaring is het geen luxe om een bouwcoördinator of ‘algemene aannemer’ aan te spreken. Je betaalt hen hiervoor, maar de bouwlieden renderen ongetwijfeld beter!

4 ANDERE DESKUNDIGEN Afhankelijk van het bouwproject heb je nog verschillende andere deskundigen nodig. Geen paniek echter: architecten weten wel op wie ze een beroep moeten doen. Hou dat echter mee in het oog. Wie weet ken jij net wel zo’n deskundige die je organisatie genegen is en zijn of haar vakkennis even wil lenen! Welke deskundigen kunnen nog betrokken worden bij je bouwproces? • Een landmeter meet nauwkeurig de bestaande toestand en zet het gebouw uit. Met een opmetingsplan kun je onder andere de bestaande vergunde toestand te weten komen. • Een stabiliteitsingenieur berekent hoe dik muren, hoe diep funderingen en hoe hoog balken horen te zijn. • Een veiligheidscoördinator zorgt dat er geen onnodige risico’s genomen worden (verplicht voor de meeste bouwwerken). • Een EPB-verslaggever beschrijft hoe je de isolatie- en verluchtingsnormen behaalt. Dat kan je architect zijn of een extern persoon (verplicht bij bouwaanvragen die na 1/1/2006 ingediend zijn!). • Ook de brandweer kan een interessante rol spelen in jullie bouwproces. Meestal wordt de brandweer niet in het lijstje van bouwdeskundigen opgenomen, maar toch kunnen ze een zeer zinvolle rol spelen. De brandweer heeft immers eisen en richtlijnen opgesteld over heel wat zaken: inplanting, bereikbaarheid, de draairichting van deuren, nooduitgang en evacuatie... Verder kunnen zij ook deskundig advies geven. Soms kun je gratis een beroep doen op de brandweer, soms moet je ervoor betalen. Je architect zal natuurlijk niet voor je volledige entourage zorgen. Ook andere deskundigen kun je daarbij betrekken. • Een boekhouder houdt alle inkomsten en uitgaven overzichtelijk – niet onbelangrijk! • Een 3D-tekenaar kan met zijn of haar simulaties misschien sponsors aantrekken. De meeste (jonge) architecten kunnen zo’n simulatie zelf maken. • …

80

BINNENPAGINAS2.indd 80

Het is natuurlijk een avontuur om die verschillende werken zelf uit te voeren, maar ‘een schoenmaker blijft best bij zijn leest’ en ‘hoe meer zielen, hoe meer vreugd’.

12/1/08 10:28:38 AM


5 VOOR WAT HOORT WAT?! Je goed informeren vraagt veel tijd en je goed láten informeren kan geld kosten. ‘Deskundigen’ willen de jeugd al eens voor een zacht prijsje van dienst zijn. Maar hoe zit het met de verantwoordelijkheid? Kun je aannemers die iets mispeuteren een schadevergoeding laten betalen als ze het allemaal gratis en voor niets gedaan hebben? En daag je een goedkope architect voor de rechter? Bespreek het. Goede afspraken maken en verwachtingen duidelijk op elkaar afstemmen is ook hier een must. Als je onderhandelt over de kostprijs van deskundigheid, denk dan zeker aan fiscale giften, sponsoring of een wederdienst. Misschien geeft de materiaalleverancier je wel een korting.

81

BINNENPAGINAS2.indd 81

12/1/08 10:28:39 AM


82

BINNENPAGINAS2.indd 82

12/1/08 10:28:39 AM


3 MENSEN Al sinds 1997 zoekt de zeescoutsgroep een eigen stek bij het water. Sinds 2000 huren ze tijdelijk lokalen in het jeugdcentrum. In die periode konden ze ook gronden huren van de dienst Scheepvaart. Nieuwbouwplannen op die locatie konden niet doorgaan. Verbouwingen aan een ander, sinds 2004 in erfpacht gekregen gebouw raken moeilijk van de grond. Het gevolg van dat alles is dat het tien jaar na aanvang van de zoektocht alsmaar moeilijker wordt om de leiding, het oudercomité en de ouders gemotiveerd te houden. Door die processie van Echternach worden de mensen het een beetje moe. In de vorige twee subdeeltjes hadden we het over het gebouw en de nodige financiën. In dit derde deeltje willen we het hebben over mensen. Het zijn immers mensen die het bouwtraject moeten volbrengen en de nodige centjes bijeen moeten schrapen. • We willen het hier hebben over hoe je de (ruime) omgeving bij je bouwproject kunt betrekken. Hoe meer mensen erbij betrokken zijn, hoe groter je draagvlak. We hebben het over mensen en instanties zoals de gemeente, de parochie, scholen, oud-leiding, ouders, aannemers, architecten, een notaris, metselaars, vloerders, loodgieters... • Aangezien een bouwproject soms lang kan duren, moeten we de mensen ook fris houden. Je moet die betrokkenheid dus niet alleen verkrijgen, je moet de mensen ook betrokken houden. • Je zult keuzes moeten maken tussen wat je zelf kunt doen met de hulp van vrijwilligers, en zaken waarvoor je professionals moet inschakelen. • Heel belangrijk is ten slotte de manier waarop je je bouwploeg kunt organiseren. We hebben het over verzekeringen voor vrijwilligers, de voorwaarden voor het inschakelen van werklozen...

3.1 MAAK WERK VAN BETROKKENHEID VAN DE OMGEVING Voor tal van zaken is een goede betrokkenheid van je omgeving zeer waardevol. Als ‘de omgeving’ je vereniging immers kent en waardeert, zullen ze ook vlotter hulp aanbieden voor je bouwproject. Hoe meer betrokkenen, hoe groter je draagvlak, hoe meer kennis van zaken en hoe meer middelen ter beschikking. Soms steken mensen zelfs ongevraagd een handje toe. Als je hulp vraagt of een financiële actie op touw wilt zetten, dan zullen de bevraagden die je vereniging kennen sneller hun steentje bijdragen. Wat niet weet, niet deert. Als mensen nog nooit van je organisatie of je bouwproject gehoord hebben, hoe zouden ze zich dan betrokken kunnen voelen? Iemand moet zich dus bezighouden met de omgeving te informeren en te sensibiliseren.

BINNENPAGINAS2.indd 83

83

12/1/08 10:28:40 AM


We deelden dit onderdeel in drie kopjes in. • Hoe kun je betrokkenheid verkrijgen en behouden? Informatie en sensibilisering vormen hier de sleutelwoorden. Zodra je medewerk(st)ers bij je bouwproject betrokken hebt, zul je hen moeten blijven motiveren. • Welke doelgroepen wil of kun je erbij betrekken? ‘De omgeving’ is een veelomvattend woord. Dat is geen grijze massa, er zijn veel spelers op de markt. Je zult hen er allemaal op een bepaalde manier bij moeten betrekken. • Betrokkenheid behouden met behulp van een goed communicatieplan Een ideale manier is er niet. Dat is voor elke jeugdvereniging anders. We proberen toch enkele mogelijke acties op te sommen.

3.1.1 Hoe kun je betrokkenheid verkrijgen en behouden? Hulp verkrijgen is een must, maar behouden is de kunst. Je zult dus zelf het toonbeeld van motivatie en engagement moeten zijn. Maar gedrevenheid is een jeugdwerk(st)er niet vreemd! Betrokkenheid verkrijgen • Een optimale informatiedoorstroming creëert betrokkenheid. Een rubriek met informatie in het gemeentelijk infoblad, folders verspreiden in de wijk, een (luik op de) website die de verschillende stappen in het proces weergeeft, een artikeltje in de regionale krant: je bouwproject kenbaar maken is de eerste stap om de omgeving erbij te betrekken. Een eerste vereiste is immers dat mensen weten wat er allemaal gebeurt. Kijk niet op een informatiekanaal meer of minder. Zorg dat de mensen weten waar je organisatie voor staat en dat je aan het (ver)bouwen bent. • Een tweede stap is sensibiliseren. Overtuig de mensen ervan dat je bouwproject de gemeenschap ten goede komt. Voor jou en je nabije omgeving is dat een evidentie, maar niet iedereen beschouwt een jeugdhuis of een jeugdbeweging in zijn of haar wijk als een meerwaarde. Je zult je organisatie dus moeten verkopen. Gebruik je informatiekanalen dan ook meteen om wervende teksten te verspreiden.

84

BINNENPAGINAS2.indd 84

12/1/08 10:28:40 AM


Enkele gouden tips: • Geef niet louter een droge opsomming van het gerealiseerde werk. Laat weten dat de fundering er ligt omdat bouwfirma X zijn betonmolen gratis liet gebruiken en dat Pier en Pol er elke zondag van maart mee zoet waren om het ding te bedienen. Waarom vertel je er ook niet bij dat ze de eerste keer de verhoudingen van water, zand en cement verwisseld hadden? Missen is menselijk, en mensen helpen mensen. • Verwerk veel namen van medewerkers en sponsors in je nieuwtjes. Mensen die willen helpen, zullen vlugger eens een praatje maken met Pier of Pol die ze al kennen, dan te telefoneren naar het gsm-nummer van de onbekende groepsleid(st)er dat onderaan bij je artikel staat. En Pol zal kennissen, die hem over het bouwproject aanspreken, vlugger over de streep kunnen trekken om hun steentje bij te dragen. Zorg ook dat je er mensen uit andere generaties bij betrekt. Als leidings- of bestuursploeg heb je vaak een te klein netwerk bij oudere generaties. Geef ‘de omgeving’ dus voldoende inrijpoorten tot je organisatie. Enkel een mailadres en een telefoonnummer vermelden is meestal onvoldoende. • Als je bouwproject wat afwijkt van ‘het normale’, trek je sneller de aandacht van de media en sponsors. Wat dacht je van strobalenbouw, een extra duurzaam gebouw, een speciale constructie?

Betrokkenheid behouden Een bouwproces neemt doorgaans nogal wat tijd in beslag. Zelfs als alles van een leien dakje loopt, mag je op maanden tot zelfs ruim een jaar of meer rekenen. Het kan dus een zware opdracht worden om over een langere periode de betrokkenheid te behouden. En dan hebben we het alleen nog maar over de termijn van het bouwen zelf. Er gaan vaak nog jaren van plannen en onderhandelen aan vooraf. Je zult iedereen dus enthousiast moeten blijven houden. Veel goed begonnen projecten gingen ten onder door mensen die afhaakten. Er liggen immers veel hindernissen in het vooruitzicht. Wees realistisch en probeer die één voor één te overwinnen. • Zorg ervoor dat je meerdere einddoelen inbouwt. Een bouwproces bestaat uit verschillende stappen. Benoem die concreet en markeer ze in je planning. Zo ervaren al je medewerkers dat het proces eindig is.

85

BINNENPAGINAS2.indd 85

12/1/08 10:28:40 AM


• Grijp die einddoelen ook aan om even stil te staan bij de weg die je al afgelegd hebt. Je kunt van die tussenstappen ook een feestelijk moment maken waarbij je appreciatie toont voor de steun van alle betrokkenen. We denken bijvoorbeeld aan de volgende stappen: de eerste steen wordt gelegd, de fundering is afgewerkt, de muren zijn opgetrokken, het dak is geplaatst... Een tussentijds feestje om een afgesloten fase te vieren is leuk én het geeft zin in meer. • Door elke afgeronde bouwfase aan te grijpen om de naaste medewerk(st)ers te bedanken en het gerealiseerde werk te tonen aan de buitenwereld, hou je iedereen erbij betrokken. Dat zal uiteraard niet voldoende zijn. Deel frequent schouderklopjes uit en zorg dat er tijd en ruimte is om af en toe ook iets ontspannends te doen dat los staat van het bouwproces. Waarom roep je geen werkgroepje in het leven om de medewerk(st)ers regelmatig te verwennen met een hapje, een drankje en een feestje? • Zijn er onvoldoende middelen voorhanden, dan kun je er ook voor kiezen om eerst lokaal A te bouwen en op langere termijn (5 jaar?) de realisatie van lokaal B aan te pakken. Als er vijf jaar later nog leden van de eerste bouwploeg zijn blijven hangen, zal lokaal B met een minimum aan hindernissen gebouwd worden. Net zoals fasering het werk minder uitzichtloos maakt, is dat ook het geval voor opsplitsing van de bouwplannen. Op die manier kunnen mensen zich immers engageren om één of twee jaar hard mee te werken. De realisatie van het tweede lokaal is dan voor de volgende generatie. • Wanneer mensen sponsorden of geld leenden, laat hen dan weten waarvoor hun geld gebruikt werd. Dat kan hen stimuleren om later nog eens geld te investeren. Informatiestroom om betrokkenheid te behouden Net zoals informatiedoorstroming mee betrokkenheid kan creëren, zul je die informatiestroom ook nodig hebben om de betrokkenheid te behouden. Verspreid de nodige informatie regelmatig. Beperk je niet tot één aankondiging, persbericht, artikel of folder. Herhaling is troef. Informeer dus over de verschillende fasen van het project. Verspreid gericht informatie naar de omgeving. Het is een verspilling van tijd en middelen om in de naburige (deel)gemeente elke maand folders te gaan bussen als er daar geen leden (en ouders) wonen. Denk dus eerst na over wie je wilt bereiken voor je aan de slag gaat. • Zeker je leden en hun ouders moeten de nodige informatie krijgen, wil je hen erbij betrokken houden. 86

• Je kunt een persbericht versturen naar de regionale krant. Ideaal is het wanneer je iemand bereid vindt om langs te komen en de ploeg vrijwilligers

BINNENPAGINAS2.indd 86

12/1/08 10:28:40 AM


te fotograferen voor ‘hun’ ruwbouw. • Probeer ook wat ruimte te verkrijgen in het gemeentelijk infoblad. Als de gemeente op één of andere manier betrokken is bij je bouwproject moet dat zeker lukken. Vergeet de gemeente dan ook niet als partner te vermelden, ook zij komen graag eens ‘in het nieuws’ met een positief bericht. • Een goedkoop middel om informatie te verspreiden, is een (luik op de) website die de verschillende stappen in het proces weergeeft. De meeste verenigingen hebben wel ergens een techneut die zoiets kan realiseren, maar hou wel voor ogen dat dat een eerder passief medium is voor de ruimere omgeving. • Ideaal is natuurlijk een ‘bouwblaadje’, dat je bijvoorbeeld maandelijks laat verschijnen, maar dat is zeer arbeidsintensief.

3.1.2 Welke doelgroepen wil of kun je erbij betrekken? We hebben het hier aldoor maar over de betrokkenheid van de omgeving. Maar wie is die omgeving eigenlijk? We hebben het hier niet over een homogene groep. Het is dus belangrijk om even in kaart te brengen welke groepen er allemaal tot die omgeving behoren – zeker omdat je daarna kunt kijken welke groepen uit die ‘omgeving’ je wilt betrekken bij je bouwproject. Eens je hier duidelijk zicht op hebt, kun je zeer gericht gaan communiceren. Wat volgt is een aanzet, je zult zelf de oefening moeten maken voor je eigen omgeving. We kunnen de omgeving ‘clusteren’ in een vijftal hoofdgroepen. We hebben uiteraard de ‘bouwers zelf’. Direct daarna komen de ‘naaste betrokkenen’. Ten slotte hebben we dan ook nog de omgeving binnen de jeugdwerksfeer, mogelijke grote investeerders en de (potentiële) sponsors. Een laatste groep zou ‘de pers’ kunnen zijn. Dat is een buitenbeentje omdat je de pers eigenlijk als een middel moet beschouwen om de omgeving te bereiken. De bouwers zelf Onder de bouwers zelf clusteren we de groep mensen die actief deelnemen aan het bouwproces. We hebben het dan over het bouwcomité, de vzw of een werkploeg, maar ook over de ‘opdrachtgevers’: een leidingsploeg, de permanent verantwoordelijke, de jeugdhuiskern, een volwassen begeleider... In de praktijk overlappen die groepen natuurlijk. Iemand kan bijvoorbeeld op zaterdag in de leiding staan en op zondag komen metselen. Ook de architect en de aannemer(s) mag je tot die cluster rekenen. Iemand van de oud-leden van Chiro Sivi, die ook fotograaf was, kwam regelmatig foto’s maken. Die konden als cadeau dienen en ze werden tentoongesteld op de opening.

BINNENPAGINAS2.indd 87

87

12/1/08 10:28:40 AM


Die groep mensen moet over alles grondig geïnformeerd worden. Zij moeten beschikken over planningskalenders, deadlines, vergaderverslagen, mogelijke knelpunten, alles. Niet alleen moeten zij dus alle communicatiestromen ontvangen, het is ook die groep die erkenning en af en toe een bedankje verdient. Je kunt hen bijvoorbeeld een ingekaderde groepsfoto (van op de bouwwerf) bezorgen, of ga eens een avond met de hele ploeg bowlen. Wees ook niet bang om een normale zondagse ‘werkdag’ eens op te offeren voor een ontspannend moment. Het zal de groepssfeer alleen maar ten goede komen. Zorg er dus voor dat ze elkaar sporadisch kunnen ontmoeten in een ontspannende sfeer. De boog kan immers niet altijd gespannen staan. De naaste betrokkenen Jeugdhuis Contact nodigde tweemaandelijks alle leden uit om het bouwproject toe te lichten en aan te geven welke stappen nog doorlopen moesten worden. De naaste betrokkenen zijn een groep mensen die heel nauw aansluit bij de bouwers zelf. Leden van de vereniging en hun ouders behoren hiertoe, maar ook oud-medewerk(st)ers, oud-leiding... Je kunt dus wel veronderstellen dat die ‘cluster’ zeer geïnteresseerd is in het wel en wee van het bouwproces. Hou hen daarom goed op de hoogte, want uit die groep mag je hulp verwachten. Heb je een bepaald weekend veel helpende handen nodig, dan zal een oproep niet in dovemansoren vallen. Die mensen zijn vertrouwd met de bouwplannen en zullen graag bereid zijn om bijvoorbeeld een middagje puin te komen ruimen. Ander jeugdwerk & de jeugddienst De zeescoutsgroep werd opgericht in 2000. De voorgaande jaren zochten een zestal trekkers naar een stek (liefst bij het water) om hun activiteiten te kunnen starten. De morele steun vanuit het scoutsverbond was in die tijd heel belangrijk. Jeugdwerkcollega’s zijn niet meteen nauw betrokken bij je bouwproject, maar gewoonlijk wel zeer geïnteresseerd in het verloop ervan. Je doet er hen dus een plezier mee als je af en toe iets laat weten. Zo kun je op de jeugdraad af en toe eens vertellen in welke bouwfase je al zit. Ook vrijwilligers of beroepskrachten die actief zijn binnen de overkoepelende structuur van je eigen organisatie (regionaal of provinciaal) zullen het appreciëren als je iets van je laat horen. En vergeet zeker niet de jeugddienst eens te briefen. Vanuit de gemeente bestaat er vast en zeker ook wel één of andere subsidie. Door hen te vertellen wat je ermee doet, weet de jeugddienstmedewerk(st)er ook dat de ter beschikking gestelde middelen goed gebruikt worden. 88

BINNENPAGINAS2.indd 88

12/1/08 10:28:41 AM


Grote investeerders? De zeescoutsgroep kreeg in 2000 een tijdelijk onderkomen bij het jeugdcentrum van de gemeente. Van de dienst Scheepvaart konden ze grond huren langs het water. Zowel het jeugdcentrum als de dienst Scheepvaart vroegen gelukkig maar weinig huurgeld, en zo investeerden ze sterk in de werking van de groep. Als we spreken over grote investeerders, dan denken we aan de gemeente, de parochie of de school: de partners die soms terreinen en/of gebouwen ter beschikking stellen. Ook de Kerkfabriek is al vaak een goede ‘sponsor’ gebleken. Zowel parochie als gemeente durven fiks te investeren in jeugdwerkinfrastructuur. Beide ‘instanties’ hou je dus best goed op de hoogte van de werkzaamheden. De potentiële sponsors In je omgeving bevinden zich zeker en vast enkele organisaties, bedrijven, personen of instanties die op de één of andere manier ondersteuning kunnen bieden: financieel, materieel of via werkkracht. Een aantal voorbeelden: • Via het systeem van fiscale attesten (zie ‘Financiën’ op bladzijde 66 en uitgebreide uitleg in ‘Jeugdlokalen & Financiën’, een brochure van Locomotief16) kun je zowel ouders als middenstanders overtuigen om een som van minstens € 30 te geven voor het goede doel. Zij kunnen dat dan aftrekken van hun belastingen. • Een aantal bedrijven zijn bereid te steunen met materiaal. • Technische scholen zijn soms bereid om met hun leerlingen van jouw jeugdlokaal een schoolopdracht te maken. De laatste jaren maakt het zogenaamde peter- en meterschap ook meer en meer opgang. Bekende mensen lenen hun gezicht aan de bouwende jeugdvereniging om zo meer bekendheid te verkrijgen en dus meer sponsors te trekken.

16 Alle locomotief-brochures kan je downloaden op www.jeugdlokalen.be.

BINNENPAGINAS2.indd 89

89

12/1/08 10:28:41 AM


De pers De pers kun je beschouwen als een extra speler, in die zin dat ze een middel kan zijn om de omgeving te bereiken. De ervaring leert dat vooral regiogerichte media hierbij een belangrijke rol kunnen spelen. We denken dan in de eerste plaats aan een streekblad, een regionale katern bij één van de grote kranten, en lokale radio of televisie. Hierbij is het belangrijk om goede perscontacten op te bouwen. Contactgegevens kun je meestal krijgen bij de gemeente of bij de provincie. Zorg zeker voor voldoende ‘nieuwswaarde’: een mooi beeld of een concrete aanleiding. Een feestmoment omdat de ruwbouw af is of een BV die jouw project genegen is, zorgt gegarandeerd voor meer persaandacht dan een droge mededeling. De Chiromeisjes van Sint-Wivina kwamen wekelijks in het gemeenteblad met de vorderingen van de werken. Ook de Chiroactiviteiten werden erin vermeld. Anderzijds zijn er ook nog minder klassieke media. Het gemeentelijke infoblad of het gemeentelijke e-zine kan regelmatig berichten over de voortgang. Er kan al eens een interview in het parochieblad staan. Dat zijn kanalen die op gemeentelijk niveau een belangrijke rol spelen.

3.1.3 Betrokkenheid behouden met behulp van een goed communicatieplan Eerder haalden we al aan dat de informatiestroom echt wel een stróóm moet zijn. Communicatie over een langdurig bouwproces beperk je niet tot één moment, maar verspreid je over verschillende tijdstippen (en dan nog liefst ook doelgroepgericht). Een hele opdracht, dus!

90

BINNENPAGINAS2.indd 90

12/1/08 10:28:41 AM


Ontwerp communicatieplan • 30 september 2005: informatieavond voor leden, ouders, buurtbewoners, oud-leiding en andere geïnteresseerden. Het ontwerp van de bouwplannen wordt voorgesteld, en de groep vraagt om hulp. • De leiding krijgt elke maand het verslag van de vzw-bijeenkomst doorgemaild. Dat wordt ook een vast punt op de maandelijkse groepsraad, de vzw-voorzitter komt telkens langs. • Tegen 11 november 2005 wordt het eerste bouwkrantje klaargestoomd (A3, recto verso). Dat moet informeren en telkens ook om hulp verzoeken. Verspreiding gebeurt heel ruim: alle leiding en leden (+ ouders), oud-leiding, buurtbewoners, jeugddienst, jeugdraad, schepen van jeugd, gemeenteraad en regionale pers. • 8 januari 2006: de vzw stelt op de nieuwjaarsreceptie de timing voor en het tweede bouwkrantje wordt verspreid. • 4 februari 2006: Mieke (ex-leidster en amateurfotograaf) zal elke zaterdag een foto nemen van het bouwterrein. Die komt op website en in het bouwkrantje. • Februari 2006: op de website krijgt het lokalenluik een prominente plaats. Wekelijks worden er foto’s en een verslagje (stand van zaken) toegevoegd. • Half februari 2006 wordt er een bord met “Hier bouwt ...” op het terrein geplaatst. Normaal zouden ze aan de fundering moeten beginnen. • Begin maart 2006: plechtige eerste steenlegging met de voorzitter van de vzw en de schepen van jeugd. • Het derde bouwkrantje wordt uitgedeeld en verspreid, met info over de funderingen, de eerste steenlegging en een hulpvraag voor de paasvakantie. • April 2006: sponsor- en geldschietersvergadering. Met een presentatie wordt het project nog eens voorgesteld, de huidige stand van zaken wordt toegelicht, er wordt verwezen naar de (mogelijk precaire) financiële situatie en er wordt geschetst wat goed en minder goed verloopt.

91

BINNENPAGINAS2.indd 91

12/1/08 10:28:41 AM


Hopelijk helpt dat voorbeeldje je wat op weg om zelf een ‘communicatieplan’ te bedenken en zo heel wat mensen te betrekken bij je bouwproject. Je deelt best de hele bouwperiode op in drie onderdelen: • Aanvangsfase (intenties, inspraak, plannen, zoektocht naar geld) • Bouwfase zelf (funderingen, muren, dak, afwerking) • Openingsmoment en daarna Het is moeilijk om voor de volledige periode een plan op te stellen, dus beperk je gerust per fase. Hou regelmatig wel een brainstorm over de toekomstige communicatie. Bereik je iedereen? Gebeurt dat op de goede manier? Wat kan beter? Wat kan anders? Is het niet te tijdsintensief? Bij de aanvangsfase KSJ Beitem hield een informatievergadering waar veel ouders en leiding op aanwezig waren. Hier werd ook toenadering gezocht tot de Kerkfabriek en het stadsbestuur en er werden vrijwilligers geronseld. Verschillende doelgroepen vragen verschillende communicatieprojecten. Onthoud dus dat je verschillende manieren zult moeten gebruiken om ‘de’ omgeving bij je project te betrekken. We sommen enkele mogelijkheden op: • De leden kunnen maquettes en tekeningen maken van hun droomlokaal. • Geef je een fuif om de nodige centen bijeen te sprokkelen, laat dan weten waar het geld voor gebruikt zal worden. • Denk met de leiding na over de principes die je wilt hanteren bij de bouw van het lokaal (Milieuvriendelijk? Polyvalent?). • Met een sponsordossier loop je alle handelszaken af in de omgeving. • Op een informatievergadering leg je de plannen voor aan ouders, buurtbewoners en oud-leiding of oud-bestuursleden. • Publiceer een steunoproep in de regionale krant. • Organiseer een ‘bouw je lokaal’-spel op de plaats waar het nieuwe lokaal moet komen. • Verspreid folders in de omgeving van het te bouwen lokaal of jeugdhuis. • Zet een maquette van het te bouwen lokaal bij de oprit van het oude lokaal. Gedurende de bouwfase Chiro Sivi: Tijdens de werken stond er permanent een bord met “Dit project wordt gerealiseerd met medewerking van vele vrijwilligers en met middelen van ...”. 92

Het is aan te raden om gedurende het bouwproces mensen te blijven informeren, en af en toe al eens een feestje te geven als een van de grotere stappen

BINNENPAGINAS2.indd 92

12/1/08 10:28:41 AM


afgewerkt werd. Vergeet ook niet voldoende terug te koppelen naar de toekomstige gebruikers van de lokalen. Alle helpers aan het bouwproject van Chiromeisjes Sint-Wivina werden halverwege de werkzaamheden getrakteerd op een vat van de burgemeester, een vat van de pastoor, een vat van de bouwleverancier en een vat van de brouwer. • Plaats een infobord vooraan op de bouwgrond (“Hier bouwt ...”). • De eerste steenlegging nodigt traditioneel uit tot een receptie en enkele dankwoordjes. • Probeer het verzette werk geregeld te tonen via een infoblaadje, een website, de streekkrant, een gemeentelijk blad... • Vergeet niet om foto’s te nemen van het bouwproces! Die kun je zowel gebruiken voor verdere communicatie als om mensen te bedanken. • Is de ruwbouw klaar? Is het dak af? Moet je dan geen feestje geven? • Erken het engagement van de vele vrijwilligers op tal van momenten: reik de maandelijkse baksteen uit, voorzie eens een ontspannend moment, trakteer op lekker eten en drank. • Organiseer halverwege een sponsordag. Nodig alle sponsors uit en trakteer hen op een receptie. Vergeet ook de pers niet, en hang de logo’s van de sponsors op. • Organiseer een themafuif en richt de fuifzaal in als werf (hou het wel veilig). Iedereen komt verkleed als bouwvakker. Vooraan staan een ‘werfbord’ van de hoofdsponsor en foto’s van de werkende vrijwilligers. Om middernacht geef je een gratis vat om iedereen tussentijds te bedanken. Openingsmoment De Chiromeisjes van Wezel organiseerden bij de opening een barbecue waarop onder meer de omwonenden uitgenodigd werden. Naar het openingsmoment wordt meestal lang uitgekeken. Laat dat dan ook niet zomaar voorbijgaan. Je kunt één of meerdere openingsmomenten houden, voor één of meerdere doelgroepen. Wat is er mogelijk? • De klassieke feestelijke opening met het doorknippen van een lint • Een opendeurdag voor de omwonenden • Een volledig feestweekend met spelen, activiteiten, wafelenbak en drankgelegenheid • Organiseer een barbecue voor de omgeving • Presenteer voor het gebouw een fotoreportage van het hele bouwproces • Creëer een gelegenheid tot speechen voor de burgemeester of de schepen van jeugd, een afgevaardigde van de parochieraad, de hoofdsponsor... 93

BINNENPAGINAS2.indd 93

12/1/08 10:28:41 AM


• Verstuur alvast een persbericht en nodig de pers uit op het openingsfeest • Hou je een sleuteloverdracht (tussen de vzw-voorzitter en de eindverantwoordelijke van de jeugdvereniging)? • … Jeugdhuis De Brik nodigde de dag voor de heropening alle buurtbewoners (+/- 100) schriftelijk uit. In die brief werd meteen ook de verbouwing en de doelstelling van het jeugdhuis toegelicht. Jammer genoeg kwamen maar drie buurtbewoners een kijkje nemen.

3.2 WAT DOE JE ZELF? EN WAT LAAT JE DOEN? VVKS Reynaert besteedde de ruwbouw uit (snel en duur). De binnenafwerking werd door de leiding gedaan (goedkoper maar traag). Alles laten uitvoeren door een aannemer of alles zelf doen? Het eerste is het makkelijkst, maar het tweede is goedkoper. In de realiteit zal het vaak een combinatie zijn. Zelfs al heb je bv. een elektricien, een loodgieter en een dakwerker in je (oud-)leidings- of (oud-)bestuursploeg, toch zul je voor grondwerken en metselwerken een beroep moeten doen op externe aannemers. Misschien heeft de gemeente een klussendienst of technische dienst die voordelig sommige werken kan uitvoeren. Scholen of beroepsopleidingen kunnen een deel van de werken uitvoeren. Spreek dat wel op tijd af. Vergeet niet dat de architect de aangewezen persoon is om al in de ontwerpfase veel ‘zelfbouwwerk’ te voorzien. Zo kun je met enkele vrijwilligers wel een houten vloer plaatsen. Een betonvloer daarentegen is specialistenwerk. Maak een lijstje op van expertise en/of mankracht die je ter beschikking hebt. Daar kan je architect eventueel rekening mee houden.

3.2.1 Vrijwilligerswerk: vele goedkope ‘handen’ De grootste kost bij een bouwproject zijn tegenwoordig de werkuren. Door vrijwilligerswerk kun je een groot deel van de kostprijs drukken. Dat is ook de reden waarom veel zelf wordt gedaan. De Chiromeisjes van Wezel voerden enkel die werken uit waar ze zelf expertise voor hadden. Het voegwerk binnen is bijvoorbeeld door vrijwilligers gebeurd, het voegwerk buiten (waarbij je afhangt van het weer op momenten dat vrijwilligers kunnen komen) is uitbesteed aan een aannemer.

94

BINNENPAGINAS2.indd 94

12/1/08 10:28:42 AM


Vergeet echter niet dat je een vrijwillige leek niet alles kunt laten doen. Zorg daarom voor voldoende deskundige omkadering. Enkele voorbeeldjes: • Een gepolierde betonvloer (of ‘polybeton’) aanleggen, is nu eenmaal vakmanschap. • Een stabiele en waterdichte constructie is een must. Buitenschrijnwerk samenstellen is niet zo evident, maar het plaatsen kun je misschien wel. • Als je zelf technische installaties plaatst, laat je die uiteraard keuren! De afwerking van Jeugdhuis Contact gebeurde vooral met jeugdhuisleden: voegen, schilderen, schuren... Als leek kun je wel de handen uit de mouwen steken om deskundigen te helpen, zodat ze sneller klaar zijn (en dus minder kosten): je kunt materiaal en werkgerief ter plaatse brengen, klaarzetten en opruimen. Zorgen dat een metselaar een hele dag kan doorwerken is al een hele opgave voor enkele vrijwilligers: stenen klaarzetten, mortel maken, stellingen plaatsen, isolatie aanreiken... Het bespaart wel massa’s geld. Je mag zelfs twee linkerhanden hebben, er is wel altijd een taakje te bedenken. Hoe meer taakjes, hoe meer mensen je erbij kunt betrekken. Wie zorgt voor de ‘catering’? Wie zorgt voor de ambiance, de komische noot of muziek?

3.2.2 Aannemers: sneller en professioneel Werken met vrijwilligers gaat niet altijd even snel als werken met een aannemer: een aannemer kan in enkele weken heel wat doen, terwijl vrijwilligers meestal enkel tijdens de weekends werken. Gezien de speciale technieken en de specifieke noden op het gebied van geluidsbeheersing vond jeugdhuis De Brik het wenselijk om met degelijke aannemers en architecten te werken. Denk ook aan de veiligheid: vrijwilligers hebben minder ‘handigheid’ en ‘kennis’ dan vakmensen. Kunnen ze werken met een slijpschijf? Dakwerkers weten hoe ze op een dak moeten lopen. KSJ Beitem werkte bewust met aannemers en niet met vrijwilligers. Als er iets foutloopt, kun je vrijwilligers niet aansprakelijk stellen; aannemers wel. Ook is het voor vrijwilligers een groot risico als hen iets overkomt. Een architect en aannemers blijven nog tien jaar aansprakelijk. Als er binnen de eerste tien jaar na de oplevering constructiefouten optreden, dan moeten zij (of hun verzekering) instaan voor het herstel. Dat aspect is uiteraard belangrijker bij ruwbouwwerken dan bij de schilderwerken. Wie er bij de vrijwilligers ‘opdraait’ voor een fout, is vaak niet evident. Dat is ook de reden waarom veel werk wordt uitbesteed aan aannemers.

BINNENPAGINAS2.indd 95

95

12/1/08 10:28:42 AM


3.2.3

Aannemers versus vrijwilligers

Om jullie te helpen bij de keuze om iets al dan niet zelf te doen, geven we in de volgende tabel een overzicht van mogelijke redenen en taken. Opgelet: dat zijn geen algemene waarheden! Het gaat om redenen die een aantal jeugdverenigingen opgaven voor hun eigen keuze. Elke situatie is anders. Elke situatie zal dus ook anders aangepakt worden.

MOGELIJKE REDENEN OM WERKEN ZELF TE DOEN • Vrijwilligers die goesting hebben om zich op het project te smijten: het is gewoon fijn om met een groep aan een dergelijk project te werken.

MOGELIJKE REDENEN OM WERKEN UIT TE BESTEDEN

• De gemeente voert de werken uit, want een deel van het gebouw is voor de kinderopvang

• De kosten tot een minimum beperken

• Bewust met aannemers werken en niet met vrijwilligers, omdat je vrijwilligers niet aansprakelijk kunt stellen als er iets mis loopt. Aannemers kun je wel aansprakelijk stellen. Voor vrijwilligers is het risico dat hen iets overkomt ook groter.

• De betrokkenheid van de jongeren verhogen

• Industriebouw gaat heel snel door aannemers.

• Sommigen dingen zijn niet zo moeilijk en kunnen gemakkelijk door vrijwilligers uitgevoerd worden

• De papieren en vergunningen in orde brengen duurt zo lang dat de gemotiveerde vrijwilligers al weg zijn als de bouw nog maar pas van start kan gaan. • De brandweer doet moeilijk over de brandveiligheid waardoor het project vertraging oploopt. Uiteindelijk wordt er dan maar besloten om de grote werken uit te besteden. • Sommige dingen zijn te moeilijk om door vrijwilligers te laten doen. • Sommige dingen moeten verplicht uitbesteed worden. Voor andere dingen is het aan te raden om ze uit te besteden.

96

BINNENPAGINAS2.indd 96

12/1/08 10:28:42 AM


MOGELIJKE TAKEN OM ZELF TE DOEN

MOGELIJKE TAKEN OM UIT TE BESTEDEN

• Een jeugdvereniging zette de

• De technische dienst van de

ruwbouw zelf in zes maanden. Ze deden dat met een tiental vrijwilligers en werden bijgestaan door twee externe metselaars

gemeente doet het sanitair, de elektriciteit, de verwarming, de verluchting en het binnen- en buitenschrijnwerk.

• Schilderwerken

• Ruwbouw (renovatie)

• Afwerking

• Geluidsisolatie

• Toog plaatsen

• Dak

• Toog afwerken

• Geluidsonderzoek

• Terras

• Een architect ontwerpt

• Interieur

• Een school of beroepsopleiding

• Onderhoud achteraf

neemt specifieke taken op zich

• Technische keuringen achteraf

3.3 VERZAMEL EN ORGANISEER JE BOUWPLOEG De architect en de aannemer van het lokaal van VVKSM Sint-Bernadette kwamen weinig langs. Zij volgden alles van op afstand op. Het was vooral de oud-leiding die met het plan in de hand coördineerde, in samenspraak met de metselaar. Bij de oud-leiding waren er onderlinge afspraken: iedereen had zijn specialiteit, en was dus ook coördinator van die specialiteit. Om alles vlot te laten verlopen, om te vermijden dat dingen foutlopen, om allemaal voortdurend de goesting erin te houden, om te vermijden dat er belangrijke dingen vergeten worden, is het van groot belang om je bouwploeg goed te organiseren en te structureren. We zetten alles op een rijtje.

3.3.1 Delegeren Delegeer wat je niet of moeilijk zelf kunt doen. Heb je in je werkgroep een architect of een aantal aannemers? Misschien vind je wel een jurist of advocaat bij oud-leiding of ouders? Nodig hen zo vroeg mogelijk uit rond de tafel. Denk ook aan een leraar bouw. Misschien is er een jeugdbeweging in de buurt die net een gelijkaardig project achter de rug heeft en die dus nuttige contacten gelegd heeft.

97

BINNENPAGINAS2.indd 97

12/1/08 10:28:42 AM


Vzw’s moeten volgens de wet werken met een algemene vergadering en een raad van bestuur, maar je kunt zelf nog werkgroepen oprichten. Je hoeft je ook niet te beperken tot voorzitter, secretaris en penningmeester als vaste taken. Ook als je met een bouwcomité werkt, kun je zo’n onderverdeling gebruiken. Zorg hoe dan ook voor een piramidale structuur en delegeer zoveel mogelijk taken. Zeker met vrijwilligers zorgt dat systeem ervoor dat het voor iedereen haalbaar en overzichtelijk blijft (zowel voor de secretaris-vrijwilliger als voor de metselaar-vrijwilliger). Een werkgroep is altijd een middel om het doel te bereiken: in dit geval een geslaagde bouw. Als een werkgroep niet meer nodig is, schaf hem dan af. Kom zeker niet overbodig bijeen. Hou hierbij rekening met piek- en dalmomenten. Werkgroepen per taak Je kunt een werkgroep maken per taak, met elk een eigen deelverantwoordelijke. De ene groep doet enkel het metselen, de andere groep zorgt voor de elektriciteit... Dat heeft als voordeel dat de werklast ook voor vrijwillige medewerkers (ouders, oud-leiding, oud-medewerkers...) haalbaar is. Zorg per werkgroep telkens voor een verantwoordelijke/coördinator met kennis van zaken. • Bouwcomité, technisch comité... • Werkgroep Metselen • Werkgroep Elektriciteit • Kookploeg • Communicatieteam • ... Opgelet! Beperk die werkgroepen en hou het haalbaar. Te veel werkgroepen op een bepaald moment kan tot chaos leiden. Werkgroepen per periode Je kunt ook werkgroepen samenstellen voor een beperkte periode. Verdeel bijvoorbeeld de zomervakantie in weken. Vrijwilligers zetten dan hun naam op de werklijst voor een bepaalde week.

98

TAAK

VERANTWOORDELIJKE

GSM

WIE HELPT?

1 – 7 juli

Metselen zijmuur

Pol Goossens

0987/65.43.21

• Pier Desmet • Jan Martens • ...

8 – 14 juli

...

...

...

• ...

15 – 21 juli

...

...

...

• ...

...

BINNENPAGINAS2.indd 98

12/1/08 10:28:42 AM


Enkele aandachtspunten bij het opstellen van de taakverdeling: • Draaglast: Is de draaglast van een bepaalde opdracht niet te groot voor die perso(o)n(en)? • Draagkracht: Wat is de kracht en het kunnen van die perso(o)n(en)? Welke opdracht kunnen zij vervullen? • Betrokkenheid: Wordt er voldoende betrokkenheid/inspraak voorzien in de opgezette constructie? • Aansluiten bij wat er al bestaat: Bestaat er al een werkgroep die die taak kan opnemen of niet? Zijn er al mensen die die functie opnemen of kun je er mensen bij betrekken die al een andere functie hebben?

3.3.2 Soigneer je vrijwilligers door goeie afspraken Tijdsinvestering van vrijwilligers Een volledig project laten uitvoeren door vrijwilligers is een groot tijdsengagement. Zorg dat de eeuwige vrijwilliger niet alleen komt te staan. Wees dus realistisch in wat je verwacht van je vrijwilligers. Probeer je in te leven en zoek uit of iedereen er nog zin in heeft. Is vier werkweekends per maand niet te veel? Een weekendje ‘rust’ kan al helpen. Lees er zeker ook eens het stukje ‘Betrokkenheid’ op na (zie bladzijde 83). Voldoende mensen op de juiste plaats Het is ook belangrijk om voldoende mensen te vinden om alle taken in te vullen. In de taakinvulling hou je best rekening met de kwaliteiten van de persoon. Een ‘slechte’ voorzitter kan een heleboel verzieken. Een goede voorzitter kan de teamspirit net aanwakkeren.

3.3.3 Een vlotte samenwerking met externen Een vlotte samenwerking is goud waard. Een bouwproject rond je niet af in een paar maanden, dus hoe meer ‘het klikt’, hoe makkelijker de medewerkersploeg geëngageerd blijft. Bij de keuze van architect en aannemers is het belangrijk dat je kiest voor iemand die meedenkt, die ervaring heeft met jeugdverenigingen en die kan omgaan met jonge mensen. Het spreekt natuurlijk voor zich dat je in de eerste plaats ook zoekt naar mensen met vakkennis en vakinzicht. Je kiest zo iemand niet om zijn of haar mooie ogen, of toch?

99

BINNENPAGINAS2.indd 99

12/1/08 10:28:43 AM


3.3.4 En onze gewone activiteiten dan? Scheiding bouw en normale werking Vermijd dat je van ‘een jeugdvereniging met een werking en zonder lokaal’ evolueert naar ‘een jeugdvereniging met een lokaal, maar zonder werking’. De ‘actieve’ leidings- of bestuursploeg moet in de eerste plaats zorgen dat de ‘gewone’ activiteiten goed verlopen. Hebben ze tijd en zin, dan mogen ze natuurlijk gerust helpen. Maak goede afspraken over engagementen en impact op de ‘gewone’ werking. Zie ook het onderdeeltje ‘Inspraak & participatie’ op bladzijde 47. Er is een duidelijke scheiding nodig tussen de werking van het bouwcomité en de werking van de jeugdvereniging. Het kan niet de bedoeling zijn dat de reguliere werking hinder ondervindt van de bouw. De verwachtingen van beide partijen moeten duidelijk zijn. Verwacht het bouwcomité dat de leidings- of bestuursploeg er ook altijd staat of net niet? Over welke beslissingen willen de leid(st)ers, de leden en/of de ouders hun zegje hebben? Duidelijke afspraken zijn hierbij heel belangrijk. Belangrijke beslissingen gebeuren sowieso op grotere bijeenkomsten van de belangrijkste betrokkenen, vaak de algemene vergadering van de vzw (zie ‘Tips bij taken AV’ in het luikje over vzw’s op bladzijde 27). Afspraken De verantwoordelijkheid bij beslissingen over de bouw ligt bij de vzw. Soms veroorzaakt dat wrevel bij leiding. Je maakt best goede afspraken tussen de leidings- of bestuursploeg en het bouwcomité. Die staan bijvoorbeeld in het huishoudelijk reglement van de vzw of in een afsprakennota. Informatie, inspraak en communicatie Zorg voor een degelijke terugkoppeling van het bouwcomité naar de jeugdvereniging (zie ook hoofdstuk ‘Inspraak en participatie’ op bladzijde 47). Sfeer Gezamenlijke acties of activiteiten met het bouwcomité en de jeugdvereniging kunnen zorgen voor een positieve sfeer en betrokkenheid bij elkaars werking. • Samenwerken aan een financiële activiteit met de leidings- of bestuursploeg • Het bouwcomité doet iets terug voor de leidings- of bestuursploeg (bv. helpen met pannenkoeken bakken)

100

BINNENPAGINAS2.indd 100

12/1/08 10:28:43 AM


3.3.5

Bescherm je medewerk(st)ers

Alle medewerkers van VVKSM Sint-Bernadette waren verzekerd via VVKSM. Dat werd goed opgevolgd met een lijst. Beter voorkomen dan genezen. Bouwen of verbouwen houdt heel wat risico’s in. Uiteraard moet je ervoor zorgen dat je alles op een zo veilig mogelijke manier laat verlopen. Laat je hiervoor eventueel ook bijstaan door professionals die het klappen van de zweep kennen. Een vorming of pamfletten met basistips over veiligheid op een bouwwerf is ook geen overbodige luxe. Verzekeringen Een ongelukje is snel gebeurd. Daarom raden we sterk aan om al je vrijwilligers te verzekeren. Zowel een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid als een verzekering tegen bouwrisico’s zijn nuttig. Neem eerst contact op met je jeugdwerkkoepel om te vragen wat er sowieso in jullie verzekering opgenomen is en of zij extra verzekeringen aanbieden. In tweede instantie kun je nog naar een verzekeringskantoor bij jou in de buurt gaan als de verzekeringen van je jeugdwerkkoepel niet voldoende blijken te zijn. Verzekering ‘Alle bouwplaatsrisico’s’ (ABR) en ‘Burgerlijke aansprakelijkheid’ Met een verzekering voor alle bouwplaatsrisico’s kun je rekenen op een financiële bijdrage bij materiële schade verbonden aan de werken. Het gaat dan zowel over schade bij buren als schade aan technische installaties. Ook schade of verlies (op de werf) door diefstal, brand en ruwe weersomstandigheden komen in aanmerking. Daarnaast dekt die verzekering burgerlijke aansprakelijkheid, dat wil zeggen: alle lichamelijke, materiële en immateriële schade veroorzaakt aan derden, in zoverre er een verband is met de werkzaamheden. Bovendien wordt iedereen die bij de werken betrokken is, gedekt door de verzekering: de architect, de aannemer en onderaannemers, maar ook jullie vrijwilligers! Check nog wel eens extra de voorwaarden op het moment dat je die verzekering aangaat. Elke verzekeringsmakelaar heeft eigen voorwaarden. Check zeker ook bij je jeugdwerkkoepel wat zij kunnen bieden. Werklozen, bruggepensioneerden, leefloontrekkers en arbeidsongeschikten Werklozen, bruggepensioneerden, leefloontrekkers en arbeidsongeschikten kunnen niet zomaar vrijwilligerswerk doen. Een eenvoudige aanvraag laat dat meestal wel toe. Voor werklozen en bruggepensioneerden volstaat een eenvoudige (schriftelijke) aanvraag bij de RVA 14 dagen voor de aanvang. Als dat gebeurd is, kun je als vrijwilliger aan de slag. De directeur van de RVA kan het vrijwilligerswerk verbieden of beperken als de activiteit geen vrijwilligerswerk is, als de acti-

BINNENPAGINAS2.indd 101

101

12/1/08 10:28:43 AM


viteit door een werknemer gedaan moet worden, als de vrijwilliger daardoor geen tijd meer heeft om een job te zoeken of als de vergoeding hoger is dan wettelijk toegestaan voor vrijwilligerswerk. Je moet die aanvraag wel op voorhand indienen, maar je moet niet wachten op de toestemming om te beginnen. Geen nieuws van de RVA is dus goed nieuws. Mensen die een leefloon krijgen, moeten gewoon bij het OCMW melden dat ze vrijwilligerswerk zullen doen. Arbeidsongeschikten moeten wel op voorhand een toelating aanvragen (en krijgen) van de adviserende dokter van hun mutualiteit. De wet op het vrijwilligerswerk Voor de gestructureerde organisaties (vzwâ&#x20AC;&#x2122;s, lokale afdelingen van jeugdbewegingen...) geldt sinds 1 januari 2007 een verzekeringsplicht. Als gevolg van de wetgeving op het vrijwilligerswerk zijn die organisaties immers burgerrechtelijk aansprakelijk voor de schade die hun vrijwilligers berokkenen aan een derde. (Voor schade ten gevolge van bedrog, een zware fout of een herhaalde lichte fout blijft de vrijwilliger zelf aansprakelijk.) Neem dus zeker eens contact op met jouw koepelorganisatie en/of jeugdconsulent om te checken hoe het zit met jullie verzekering voor burgerlijke aansprakelijkheid. Goed om te weten is ook dat de federale overheid voor organisaties die nog geen verzekering hebben een kaderovereenkomst afgesloten heeft met de verzekeringsondernemingen voor de uitwerking van een collectieve polis. Trouwens: ook de provincies doen een duit in het zakje. Ook zij bieden een collectieve polis aan, die soms zelfs verder gaat dan die van de federale overheid, of goedkoper is. Elke organisatie die een beroep wil doen op de gratis vrijwilligersverzekering vraagt eerst een erkenning aan als vrijwilligersorganisatie. Via de website van het Steunpunt Vrijwilligerswerk van jouw provincie kom je te weten waar je die aanvraag moet indienen. Je kunt bij de provinciale Steunpunten Vrijwilligerswerk ook terecht voor verdere inlichtingen over erkenningen en aanvragen.

102

Het werfdagboek: een bescherming voor het goeie werk van vrijwilligers, aannemers en architect Het is geen overbodig werk om een werfdagboek bij te houden. Het helpt je de werken goed op te volgen. Daarnaast zorgt het er ook voor dat je geen last krijgt met belastingen omwille van het vrijwilligerswerk. Vrijwilligerswerk zou het vermoeden kunnen opwekken dat het hier om zwartwerk gaat. Zeker als er werklozen als vrijwilliger komen werken, kan dat wantrouwen opwekken bij de fiscus. Want wie mag er gratis/vrijwillig werken? Bij privĂŠwoningbouw is het geen probleem dat familie tot vierde rang als vrijwilliger komt helpen, maar een jeugdlokaal is in dat opzicht een randgeval.

BINNENPAGINAS2.indd 102

12/1/08 10:28:43 AM


In zo’n werfdagboek staat dan wie er wanneer gewerkt heeft en hoelang. Ook de leveringen, de uitgevoerde werken, de ingezette machines en het weer kunnen een plekje krijgen. Verder kunnen er opmerkingen of ontevredenheden van verschillende partijen genoteerd worden. (Die worden in de rechtbank zeer ernstig genomen. Als er niets in staat, gaat de rechter er dikwijls van uit dat alles oké is/was. Hopelijk moet het nooit zover komen.) De aannemers en de architect ondertekenen het werfdagboek ook per dag.

BOUWPAPIEREN Hip hip hoi, de papiermolen! Dat lijkt (en is?) misschien een administratieve rompslomp, maar je moet er gewoon je tanden in zetten. Door het allemaal op papier te moeten noteren, ben je ook verplicht om het op voorhand door te praten en duidelijkheid te scheppen. En: gelukkig leer je er ongelooflijk véél bij. Voor we je door die papiermolen loodsen, kunnen we je alvast een handig hulpmiddel aanraden: de Lokalenmap. Je kunt die verkrijgen bij je plaatselijke jeugddienst. Normaal gezien heeft elke jeugdvereniging in Vlaanderen die gekregen in 2007-2008. De map bevat heel wat handige tussenschotten met interessante informatie. Je kunt er ook al je bouwpapieren in verzamelen, zoals bouwvergunning, contracten, facturen, keuringsattesten... Een must voor elke jeugdvereniging! Meer info kun je vinden op www.jeugdlokalen.be.

1 BESTAANDE TOESTAND • In een officieel opmetingsplan worden de grenzen van je terrein officieel vastgelegd. Een landmeter zal het terrein opmeten en de perceelsgrenzen vastleggen. Als je nog grond moet aankopen, dan zorg je hiervoor het best voor je de notariële akte laat opstellen. Zie ook www.landmeter.be. Dat opmetingsplan zal echter vaak niet nodig zijn (tenzij bij een dispuut) omdat je die informatie meestal ook kunt terugvinden bij ‘het kadaster’17. Je kunt je bij het kadaster informeren over de oppervlakte van percelen, over bouwjaar, kadastraal inkomen, zakelijke rechten op goederen en zo meer. • Als er al gebouwen aanwezig zijn op de grond laat je die het best ook opmeten, net zoals de hoogteverschillen, bomen, riooldeksels, nutsleidingen... Dat kun je laten doen door een bevriende landmeter of je architect.

17 Het kadaster is een door de overheid bijgehouden openbaar register van onroerende zaken en de daarop geldende rechten. De term wordt ook gebruikt als benaming voor de dienst die dat register beheert. Plannen (geen bouw- of grondplannen) en de geschiedenis van een pand, gebouw of perceel kunnen er geraadpleegd worden. Ook kadasterplannen kun je bij die dienst raadplegen. Je gemeente heeft ook toegang tot het kadaster (op de stedenbouwkundige dienst), wat wellicht een gemakkelijker weg is om het nodige te weten te komen. In 2004 kreeg het kadaster een nieuwe naam, namelijk de Algemene Administratie van de Patrimoniumdocumentatie (een onderdeel van de Federale Overheidsdienst Financiën, kortweg FOD Financiën). Contactgegevens van en meer uitleg over het kadaster kun je vinden op http://web.gisvlaanderen.be en op www.fiscus.fgov.be. 103

BINNENPAGINAS2.indd 103

12/1/08 10:28:43 AM


• Zodra je bepaald hebt waar je het nieuwe lokaal wilt bouwen, laat je je architect ook nagaan of er een grondsondering nodig is. Met ingewikkelde apparatuur worden er dan op strategische plekken grondboringen uitgevoerd om na te gaan vanaf hoe diep er stevige grond aanwezig is. Pas dan kan de stabiliteitsingenieur berekenen welke funderingen je nodig hebt. Laat die meting zo snel mogelijk uitvoeren. Als blijkt dat de goed dragende grond erg diep zit, zal dat voor een behoorlijke meerkost zorgen. Dat kun je dus best op voorhand weten. Een grondsondering gebeurt ook om mogelijk vervuilde grond op te sporen. Vervuilde grond mag niet verder verspreid raken, dus weet je dat ook best voor je ze begint uit te graven. • Bij iedere overdracht van grond moet de verkoper een bodemattest aanvragen bij OVAM. Zij attesteren of de bodem al dan niet vervuild is en over welke vervuilingen het eventueel gaat. Zie ook www.ovam.be.

2 STEDENBOUW Om verbouwingen te kunnen doen aan een in 2004 in erfpacht gekregen lokaal van de gemeente diende de zeescoutsgroep eind 2005 een bouwaanvraag in. In juni 2007 was de bouwvergunning er nog altijd niet. Het spreekt voor zich dat je niet overal zomaar een jeugdlokaal mag bouwen. Je moet namelijk voldoen aan stedenbouwkundige voorschriften (zie ook www.ruimtelijkeordening.be). • Elk perceel in Vlaanderen heeft ooit eens een functie gekregen. Die zonering staat vermeld in een gewestplan. Zo heb je woonzones, industriezones, recreatiezones, groenzones... Het probleem van een zonevreemd jeugdlokaal komt al eens voor en je lost het best op voor je nieuwe investeringen doet. (Een lokaal in een woon- of recreatiezone is doorgaans goed gelegen.) • Een bouwproject moet voldoen aan allerlei bouwvoorschriften: het gemeentelijk bouwreglement (vraag dat na bij je gemeente!), eventuele (oude) BPA-voorschriften of (nieuwe) RUP’s18 en eventuele extra gemeentelijke bouwverordeningen. Dat gaat bijvoorbeeld over bouwvrije zones, materialen, dakhellingen... Als je die informatie te weten wilt komen, ga je best eens langs bij de stedenbouwkundige of technische dienst van je gemeente. Je kunt dat ook officieel aanvragen door een ‘stedenbouwkundige inlichting’ (of stedenbouwkundig uittreksel) op te vragen. Dat is een document dat de geldende bestemming weergeeft. • Met die informatie kun je aan de slag om een voorontwerp voor een bouwaanvraag te maken. Het is wel aangewezen om af en toe eens de plannen af te toetsen bij de stedenbouwkundige dienst en bij de brandweer. Dat kan aan de hand van afspraken tussen architect of bouwheer (jij dus) en de stedenbouwkundige dienst van je gemeente. 18 BPA en RUP: Naast het ruimtelijk structuurplan heb je ook de bijzondere plannen van aanleg (BPA) of de ruimtelijke uitvoeringsplannen (RUP). Een BPA is een bodembestemmingsplan op gemeentelijk niveau. Het legt in detail de functie van een gebied vast, met aandacht voor bebouwing, verkeerswegen, enz. De gemeente maakt BPA’s tot ze een goedgekeurd ruimtelijk structuurplan heeft. Vanaf dan maakt ze RUP’s op. Die zijn dus gelijkaardig aan BPA’s, maar ze hebben het voordeel dat ze meer mogelijkheden bieden om op actuele noden en behoeften in te spelen. BPA’s en RUP’s hebben een grotere impact dan het ruimtelijk structuurplan, dat voornamelijk een visie bevat, omdat ze juridisch afdwingbaar zijn. De opmaak ervan gaat altijd gepaard met een openbaar onderzoek, dat de bevolking en dus ook jongeren de mogelijkheid tot inspraak geeft. Met betrekking tot jeugdlokalen is het dan ook van belang om zo snel mogelijk op de hoogte te zijn van BPA’s of RUP’s binnen je gemeente. Dat kan via de jeugdconsulent, de schepen van jeugd of iemand van de GECORO (Gemeentelijke Commissie voor Ruimtelijke Ordening). Hoe sneller je erbij bent, hoe meer kans er is dat je gehoord wordt. In een RUP of een BPA kan ook de zonering van je jeugdlokaal vastgelegd of gewijzigd worden. 104

BINNENPAGINAS2.indd 104

12/1/08 10:28:44 AM


• Voor de bouwaanvraag (officieel: aanvraag voor een stedenbouwkundige vergunning) heb je een voldoende gedetailleerd ontwerp nodig, ondertekend door een officieel erkende architect. Hierbij horen nog enkele formulieren waarover de architect je dan wel het nodige vertelt. • Als je niet onmiddellijk een stedenbouwkundige aanvraag wilt of kunt indienen, maar toch voorlopig een principiële goedkeuring op papier wilt zodat je bijvoorbeeld kunt beginnen sparen, dan kun je een ‘stedenbouwkundig attest‘ aanvragen.

3 AANBESTEDINGSDOSSIER Om offertes te kunnen opvragen bij verschillende aannemers is een gedetailleerd bouwdossier aangewezen. Dat bestaat uit verschillende elementen (eventueel te bespreken met de architect). • Tekeningen: inplanting, plannen van de verdiepingen, snedes, gevels, detaillering... • Bestek: beschrijving (tekst dus) van alle materialen, manier van uitvoeren, referenties naar normen, extra afspraken • Meetstaat: gedetailleerde lijst van de hoeveelheden van de verschillende materialen en elementen die nodig zijn • Offerteformulier: op de samenvatting van de meetstaat vult de aannemer zijn of haar eenheidsprijzen in • Raming: als dat afgesproken is, kan de architect al een raming van de werken maken voor de aannemers offertes opgemaakt hebben. Let op! Integreer die raming NIET in het dossier zelf. Aannemers mogen die raming niet zien.

4 ANDERE BOUWADMINISTRATIE • Verzekering van de bouwrisico’s, burgerlijke aansprakelijkheid en vrijwilligers. Meer info in het kopje ‘Mensen’ (bladzijde 83). • Documenten uithangen op je bouwgrond: een geel document bij een openbaar onderzoek (vóór de goedkeuring van de bouwaanvraag) als dat vereist is en/of een wit document dat verwijst naar de goedgekeurde stedenbouwkundige vergunning (tijdens de bouwwerken). • Werk je met een geregistreerde aannemer? Aannemers die geregistreerd zijn, geven je de garantie dat ze voldoen aan technische en financiële vereisten. Om premies, subsidies of belastingsverminderingen te krijgen, moet je altijd werken met een geregistreerd aannemer. Een geregistreerd aannemer kan je zijn registratienummer tonen. Je kunt dat zelf ook telefonisch checken bij de Infolijn van de Federale Overheidsdienst Financiën op het telefoonnummer 02-33 66 999 (elke werkdag van 8 tot 17 uur). Hou dan wel het btw-nummer van de betrokkene bij de hand.Of je kunt zijn registratienummer checken op https://www.socialsecurity. be/site_nl/ Applics/30bis/index.htm, doorklikken naar ‘consulteer’. • Is er een veiligheidscoördinator aangesteld? (Dat is verplicht voor heel wat werken.) • Heb je al een EPB-verslaggever? Sinds 1 januari 2006 geldt de energieprestatieregelgeving, ook voor een jeugdlokaal. Meer info op: www.energiesparen.be/energieprestatie. • Als het bouwproject meer dan 250m³ grondverzet (uitgraven/verplaatsen van grond) heeft, moet je een milieuhygiënisch onderzoek laten uitvoeren en het technisch verslag ervan conform laten verklaren door een bodenmbeheersorganisatie. Verder info: zie www.grondbank.be en www.grondwijzer.be Je moet gelukkig niet alles tegelijkertijd doen, maar stap voor stap. Laat je waar nodig bijstaan door deskundigen (zie het onderdeeltje ‘Deskundigen’ op bladzijde 78). Vragen staat vrij! 105

BINNENPAGINAS2.indd 105

12/1/08 10:28:44 AM


106

BINNENPAGINAS2.indd 106

12/1/08 10:28:44 AM


DEEL 3

UITVOERING EN OPVOLGING De aard van een bouwproject kan sterk variëren. Bij de één gaat het om enkele inwendige comfortverbeteringen binnen (bijvoorbeeld nieuwe toiletten, nieuwe verwarming, nieuwe elektriciteit en een brandtrap), bij de ander gaat het om een volledige nieuwbouw. De opeenvolging van de verschillende werken moet je niet zelf uitvinden, kijk eens naar de fasering van een gewoon bouwproject: van fundering en riolering, over ruwbouw met dakafwerking en buitenschrijnwerk, over technieken, pleisterwerken en ‘chape’ tot de laatste afwerkingen zoals vloerbedekking, binnendeuren en schilderwerken. De bouwcoördinatie (het plannen in de tijd) is een onontbeerlijke taak die duidelijk door iemand moet worden opgenomen. De één kiest voor een officiële ‘bouwcoördinator’, de ander voor een algemene aannemer. Ook architecten of een vrijwilliger uit je jeugdvereniging kunnen dat voor hun rekening nemen. De manier waarop je de uitvoering van het bouwproject aanpakt, is sterk projectafhankelijk. Bij de één is het een groot doe-het-zelfproject met een heleboel geëngageerde vrijwilligers, bij de ander is het een eerder klassiek bouwproject waar je als jeugdbeweging enkel ‘opdrachtgever’ bent en (bijna) alles laat uitvoeren door aannemers. We kunnen hier dus onmogelijk een stappenplan op maat meegeven voor jouw jeugdorganisatie. In elk geval zijn er verschillende zaken om op te volgen. Die kunnen we wel op een rijtje zetten.

107

BINNENPAGINAS2.indd 107

12/1/08 10:28:45 AM


1 BEREID ALLES GOED VOOR Start met een goede voorbereiding en maak goede afspraken om ‘verrassingen’ te vermijden. Hoe gedetailleerder het bouwdossier (zie ‘Bouwpapieren’ op bladzijde 103: bestek, meetstaat, uitvoeringsplannen), hoe beter de situatie op voorhand ingeschat kan worden: moeilijke details, hoeveelheden, bestellingen van materialen, wie wat moet doen, het kostenplaatje... Kun je werkmaterieel gebruiken van Pier en Pol? Is er een plek waar werkmaterieel veilig, ordelijk en droog gestockeerd kan worden?

108

BINNENPAGINAS2.indd 108

12/1/08 10:28:45 AM


2 STEL EEN REALISTISCHE TIMING OP Het zal niet gemakkelijk zijn om een realistische timing uit te werken. Je mag niet te ruim meten, want als alles vlot loopt, blijft het werk soms ‘stilstaan’. Het mag echter ook niet te krap, zodat een beetje vertraging opgevangen kan worden. Zeker als je een beroep doet op veel verschillende mensen is het omslachtig om werkmomenten te verschuiven. Denk vooruit: de beslissingen die je nog moet nemen, kun je in de timing opnemen, bijvoorbeeld wanneer je de tegels moet kiezen (in functie van de levertijd). Bedenk zelf hoe lang zo’n beslissing in jullie geval zal duren. Moet de hele leidings- of bestuursploeg daarover kunnen meebeslissen of niet? Soms is er nog een overkoepelende vzw of een eigenaar van de grond die ook mee wil beslissen. Een logische opeenvolging van de verschillende werken ziet er als volgt uit: • Fundering en riolering onder het gebouw • Ruwbouw: dragende muren en vloeren (metselwerk, beton, houtskeletbouw...) • Dakstructuur en dakdichting (pannen, bitumen, golfplaten...) • Buitenramen en buitendeuren (als dat achter de rug is, is het gebouw ‘winddicht’!) • Leidingen voor verwarming, sanitair en elektriciteit • Bepleistering van de muren (indien nodig) • ‘Chape’ of dekvloer (een mengeling van zand en cement die leidingen in de vloer bedekt en waarop de vloerafwerking komt) • Binnenafwerking (niet-dragende wanden, plafondafwerking, vloerbekleding, binnendeuren...) • Afwerking van techniek (stopcontacten, lichtschakelaars, lavabo’s, radiatoren...) • Schilderwerken en plaatsing van vast meubilair (keuken, rekken...) • Buitenriolering en buitenaanleg Niet alle werken komen bij elke werf aan bod en uiteraard kunnen sommige werken tegelijkertijd gebeuren. Isoleren doe je overal een beetje. Hoe lang een fase duurt, is projectafhankelijk.

109

BINNENPAGINAS2.indd 109

12/1/08 10:28:45 AM


3 OVERLEG MET ARCHITECT EN AANNEMER(S) Hoe verloopt het overleg met de architect en de aannemer(s)? • Zorg ervoor dat de architect regelmatig werfvergaderingen belegt waar alle partijen aanwezig kunnen zijn: zowel de opdrachtgever (jij dus) als de architect en de aannemer(s). Natuurlijk hoeft bijvoorbeeld de elektricien nog niet aanwezig te zijn op een werfvergadering tijdens de grondwerken, maar de aarding moet wel goed voorzien worden. De regelmaat van bijeenkomen hangt af van de vordering van de werken: dat kan gaan van wekelijks tot maandelijks. Wie volgt dat op? Dat spreek je best af op voorhand: aan die persoon moet je het nodige vertrouwen kunnen geven om nu en dan over kleine dingen op de werf beslissingen te nemen. Belangrijke zaken en wijzigingen leg je uiteraard best vooraf ter goedkeuring voor aan de leidings- of bestuursploeg en het bouwcomité. • Goede werfverslagen stellen je in staat om makkelijk en duidelijk te communiceren: afspraken worden opgelijst, je kunt betrokkenen op de hoogte houden, de planning wordt telkens geüpdatet. De architect die de werf opvolgt, maakt ook de werfverslagen. Die moeten aan alle bouwpartners bezorgd worden, via mail of fax. Je moet bij discussie achteraf bewijzen hebben. • Tijdens de werken is een goede communicatie tussen alle partners cruciaal. Probeer met het bouwcomité aan hetzelfde zeel te trekken. Overtuig de architect en de aannemer(s) van jullie visie.

110

BINNENPAGINAS2.indd 110

12/1/08 10:28:46 AM


111

BINNENPAGINAS2.indd 111

12/1/08 10:28:46 AM


4 HET KOSTENPLAATJE OPVOLGEN Het kostenplaatje moet opgevolgd en wanneer nodig aangepast worden. Met een gedetailleerde raming (en verschillende prijsoffertes) kun je gedurende het hele bouwproces bekijken of je nog binnen je budget zit. Stel dat niet uit. Zorg ervoor dat je op elk moment weet hoeveel je onder of boven de raming zit. Betaal de rekeningen op tijd. Weet wat je betaalt. Laat facturen allemaal naar hetzelfde adres versturen (Zie deel 2, 2 FinanciĂŤn op bladzijde 66). Als je niet akkoord gaat met een factuur, moet je binnen de zeven dagen aangetekend protesteren. Als het nodig is, moet je dingen kunnen bijsturen: een extra geldactie, enkele werken uitstellen of faseren, goedkopere oplossingen. Bedenk dat gierigheid soms de wijsheid bedriegt, bespaar dus zomaar niet op materiaal of vakkennis.

112

BINNENPAGINAS2.indd 112

12/1/08 10:28:46 AM


5 COACHING VAN VRIJWILLIGERS De kookmoeders van Chiromeisjes Sint-Wivina zorgden elke week voor lekker eten (géén ravioli)! Dat was heel belangrijk om de vrijwilligers te motiveren. Een goede coach behoudt het overzicht, is alomtegenwoordig en maakt heldere afspraken. Hij of zij is de steun en toeverlaat, de heilige voorzienigheid, het luisterende oor. En zo kunnen we nog even doorgaan. • Spreek af wie de coördinatie en coaching van de vrijwilligers op zich neemt. Die persoon heeft een overzicht over de verschillende taken en verantwoordelijkheden en wie ze opneemt: - Iemand die de plannen door en door kent en de werfvergaderingen volgt - Iemand die weet wie wel en wie niet komt helpen - Iemand die voor de facturen zorgt - Iemand die de administratie bijhoudt (verzekeringen, telefoonnummers...) - Iemand die het bouwmateriaal bestaalt - Iemand die instaat voor het werkgerief - Iemand die zorgt voor eten, drank en muziek (catering) - Iemand die iedereen op de hoogte houdt (communicatie) - Iemand die orde en netheid op de werf nastreeft - Iemand die de groepssfeer bewaakt en domme grapjes maakt - ... • Vraag een duidelijk engagement, zonder een slavendrijver te zijn. Elke zaterdag een hele dag, en dat over een periode van drie maanden, is niet voor iedereen een evidentie. Bekijk wat realistisch is. Om een werfplanning op te stellen, moet je kunnen inschatten hoe de werken zullen vorderen. • Hou er rekening mee dat elke vrijwilliger eigen motieven heeft om mee te helpen: de één wil bijleren, de ander kan niet stilzitten. De één doet het voor ‘de jeugdvereniging’ en het ‘algemeen belang’, de ander doet het voor de andere vrijwilligers en is er gewoon graag bij. Maak wel duidelijk wat er verwacht wordt. • Laat je niet ontmoedigen als het niet lijkt op te schieten. De laatste loodjes wegen het zwaarst. Dat is bij een jeugdlokaal niet anders. De ruwbouw staat er – wat met de binnenafwerking en terreinafwerking? Misschien staat er een verse ploeg mensen klaar voor die volgende fase en kan de ruwbouwploeg even uitblazen, misschien ook niet. In elk geval is het tijd voor een tussentijds feestje! Er is elk moment wel een reden om ‘erop te klinken’. • Als het leuk blijft voor iedereen, geraak je er wel. Een schouderklopje en een knipoog doen het nog altijd. Hoe meer zielen...

BINNENPAGINAS2.indd 113

113

12/1/08 10:28:47 AM


114

BINNENPAGINAS2.indd 114

12/1/08 10:28:47 AM


DEEL 4

BEHEER ACHTERAF Waar en wanneer begint het beheer? Dat is een cruciale vraag. Het antwoord is eenvoudig: eigenlijk begint het beheer van je lokalen onmiddellijk bij die eerste vonk, de volle ‘goesting’ om er zelfs nog maar aan te beginnen. Er dienen zich vele beheersaspecten aan bij de opstart van het bouwproces, zoals al mocht blijken uit de voorgaande teksten. Je hebt ook een lokalenbeleid nodig. Waar wil je heen met dat gebouw? Welke activiteiten moeten er kunnen plaatsvinden? Waarom doe je dat nu allemaal? Maar goed, we moeten ergens starten. Laten we ervan uitgaan dat het gebouw in gebruik is. Afhankelijk van de infrastructuur, de beheersvorm, de inboedel en de activiteiten zul je dus weinig tot heel veel moeten regelen. De hierna behandelde aspecten moet je in verhouding afstemmen met de draaglast, maar ook met de draagkracht van je organisatie. Draaglast beschouwen we hier als de omvang van je bouwproject gemeten in infrastructuur, organisatie en kostprijs. Draagkracht hangt af van de sterkte van je jeugdvereniging. Hoe stevig zijn jullie uitgebouwd? Beschik je over een grote leidingsploeg? Over een ervaren bestuursploeg? Een hechte oud-leidingsploeg? Een ondersteunende vzw? Kun je op veel steun rekenen? Samengevat kun je stellen dat het beheer achteraf eigenlijk betekent dat je de beheersaspecten van zowel de voorbereidende als de uitvoerende fase voortzet. Je moet met andere woorden eerdere inspanningen verzilveren. Zo is het enerzijds bijvoorbeeld heel belangrijk om de externe en interne afspraken die je eerder opgetekend hebt verder op te volgen. In het hoofdstuk ‘Afspraken zwart op wit’ vind je hier meer tips over. Anderzijds blijven ongetwijfeld de financiën een blijvend aandachtspunt. In het deel 2, 2 Financiën (zie bladzijde 66) kreeg je al eerder de nodige opmerkingen voorgeschoteld. 115

BINNENPAGINAS2.indd 115

12/1/08 10:28:48 AM


1 DE LOKALENMAP HELPT JE HET OVERZICHT TE BEWAREN Nu je lokalen afgewerkt zijn, moet een goed beheer al op volle toeren draaien. Iemand moet alles goed bijhouden (keuringsattesten, facturen, verzekeringspolis...) én moet ervoor instaan dat het nodige onderhoud gebeurt. Het is niet noodzakelijk de penningmeester die de nodige papieren bijhoudt. Noem de persoon (of het ploegje) in kwestie alvast de ‘lokalenbeheerder’. Het is niet zo eenvoudig om alle documenten te bewaren die iets te maken hebben met het beheer van het jeugdlokaal. Soms raakt er wat zoek of lijken papieren onbelangrijk. Snelle leidings- of bestuurswissels hebben daar zeker mee te maken. De Lokalenmap biedt hiervoor een oplossing. Met behulp van die dossierkaft kunnen alle documenten mooi geordend worden. Bovendien krijg je per rubriek allerlei informatie. Daarnaast is de map een hulpmiddel om je aan een aantal belangrijke beheerszaken te doen denken. Wanneer moeten zaken gekeurd worden? Is de brandverzekering in orde? Kortom, de Lokalenmap is een handig instrument dat zeker niet ongebruikt mag blijven! Zorg dat je lokalenbeheerder dus zeker zo’n exemplaar kan bemachtigen. Normaal gezien heeft jouw jeugdvereniging die Lokalenmap eind 2007 van je jeugddienst gekregen. Zo niet, ga het dan zeker vragen. Krijg je er geen meer te pakken bij je jeugddienst, contacteer dan je koepel of Locomotief zelf. De gegevens vind je achteraan in deze brochure. Op www.jeugdlokalen.be vind je de volledige Lokalenmap digitaal, aangevuld met extra info en up-to-date nieuwtjes.

116

BINNENPAGINAS2.indd 116

12/1/08 10:28:48 AM


2 FINANCIEEL BEHEER We gaven al eerder aan dat je financiële zaken goed moet regelen. Daar stel je best iemand voor aan. Het zou goed zijn dat die persoon over de nodige deskundigheid beschikt. Spreek ook af hoe er gerapporteerd wordt over de financiële zaken. Controle maakt namelijk deel uit van een gezonde financiële opvolging. Kosten ramen voor het onderhoud/beheer van het gebouw Nu de grote investeringen voor je bouwproject achter de rug zijn, komen de onderhoudskosten. Dat is een niet te onderschatten terugkerende kost. Bereid je hierop voor en probeer ook hiervoor een kostenraming te maken. Het is interessant om te weten welke beheers- en onderhoudskosten je maandelijks of jaarlijks hebt. Je kunt onderhoudskosten ook best spreiden in de tijd om te vermijden dat je het ene jaar zeer veel onderhoudswerken moet doen (met de bijbehorende kosten) en het andere jaar niets. Zet voor de beheers- en onderhoudskosten maandelijks of jaarlijks een bedrag opzij. Goed onderhoud kost geld, maar het bespaart je grote herstellingskosten achteraf. Verbruik van water, elektriciteit en gas Elektriciteit, gas en water moeten betaald worden. Je kunt niet zonder. Dat is dus een terugkerende kost. Het is niet per se een vaste kost, want je kunt erop besparen. Bovendien zal in de zomer de factuur van elektriciteit en gas lager zijn dan in de winter. Voor water is dat net andersom. Of het nu een vaste of een veranderlijke kost is, je houdt best de kostprijs goed in het oog en hou hier ook centen voor opzij. De betaling van gas, elektriciteit en water gebeurt met voorschotten. Bij de aansluiting schatten ze hoeveel het gebruik is. Op basis daarvan krijg je regelmatig een rekening, bijvoorbeeld maandelijks. Eén keer per jaar vraagt de maatschappij om via de telefoon of online de meterstand door te geven. Door de facturen goed bij te houden, kun je zien hoe je verbruik evolueert. Een lek in de waterleiding, een sluimerverbruiker waar je geen weet van hebt, een verwarming die een hele week blijft branden: dat kan al eens voorkomen in een jeugdlokaal. Door de facturen in het oog te houden, kun je ongewone dingen vaststellen en kun je dus wanneer nodig actie ondernemen. Of wat dacht je van een actie om te veel verbruik te voorkomen? Hang stickers op de schakelaars om iedereen eraan te herinneren dat ze het licht moeten uitdoen. Hang een slogan boven de wasbak om het waterverbruik te beperken. Hang een overzichtje aan de buitendeur van de zaken je moet doven. Of installeer een algemene schakelaar die alles uitschakelt en de verwarming op antivriesstand zet.

BINNENPAGINAS2.indd 117

117

12/1/08 10:28:48 AM


Onderhoud Het algemeen onderhoud van een gebouw is een niet te onderschatten kost. Ook voor dat algemeen onderhoud kun je best de nodige centen opzij leggen. De buitenmuren schilderen, de schouw laten vegen, een deel van de elektrische installatie vervangen, de gasinstallatie laten keuren: dat zijn allemaal mogelijke onderhoudskosten. Lijst ze op voor jouw jeugdlokaal. Maak een plan van wat er wanneer moet gebeuren, en maak een schatting van hoeveel dat kan kosten. Vergeet de onverwachte onderhoudskosten niet! Belastingen Ook een jeugdvereniging moet belastingen betalen. We denken onder meer aan btw, rechtspersonenbelastingen voor vzw’s, de patrimoniumtaks, de onroerende voorheffing en de vrijstellingsregel daarop, de provinciale milieubelastingen en eventuele gemeentelijke belastingen zoals voor huisvuilophaling. Onder bepaalde voorwaarden kunnen bepaalde jeugdwerkvormen vrijgesteld worden. In de regel moet je boeken en stukken die betrekking hebben op belastingen 10 jaar bewaren. Die moeten voorgelegd kunnen worden aan de belastingsambtenaren die dat vragen tijdens een controle. • Btw De btw – of voluit: de belasting op de toegevoegde waarde – is een belasting die aangerekend wordt op de omzet van de organisatie. Met de ‘omzet’ wordt het ontvangen bedrag van de verkochte goederen bedoeld. Wanneer de jaarlijkse omzet niet meer € 5 580 bedraagt, wordt je organisatie of onderneming van die belasting vrijgesteld, ongeacht de juridische vorm. Het jeugdwerk is in principe vrijgesteld van de btw-plicht (artikel 44, § 2, 2e al.). Enkel in een aantal gevallen kan het toch van toepassing zijn of heb je er zelfs voordeel bij. Voor jeugdhuizen is in sommige gevallen een speciale regeling nodig: het systeem van de zogenaamde ‘gemengde btw-plicht’. Informeer hiervoor bij je koepelorganisatie of bij de gemeentelijke jeugddienst. Op de website www.btw-tva.be is er veel informatie te vinden over btw, www.formaat.be biedt informatie specifiek voor jeugdhuizen.

118

• Rechtspersonenbelasting Een vzw is onderworpen aan rechtspersonenbelasting. Dat is een belasting die geheven wordt op bepaalde inkomsten van jullie jeugdwerkinitiatief, bv. op onroerende inkomsten zoals de verhuur van het lokaal. Meestal zijn die echter nihil omdat je die inkomsten opnieuw investeert in de werking. Dat belet echter niet dat je jaarlijks een belastingsaangifte moet indienen, die ongeveer binnen de maand teruggestuurd moet worden. In de praktijk vol-

BINNENPAGINAS2.indd 118

12/1/08 10:28:48 AM


staat het dat je onder de belastingbrief de datum en je handtekening plaatst, en dat je de goedgekeurde jaarrekening van de vzw bijvoegt. Als je geen aangifteformulier in je bus krijgt, bv. omdat het jeugdhuis nieuw is, zul je dat zelf moeten aanvragen. Voor feitelijke verenigingen geldt dat de inkomsten van de vereniging in principe bij het vermogen van de leden gevoegd worden (d.i. personenbelasting). • Patrimoniumtaks Een derde belangrijke belasting is de zogenaamde patrimoniumtaks (successierechten): jaarlijks 0,17 % op de waarde van de bezittingen van de vzw. Voor feitelijke verenigingen bestaat dat niet. De vzw moet hiervoor voor 31 maart, uit eigen beweging, bij het plaatselijke kantoor der successierechten aangifte doen van de verkoopwaarde van alle onroerende en roerende goederen die in haar bezit zijn op 1 januari van datzelfde jaar. Dat gaat vooral over de eigendom van een huis en de inboedel ervan. De meeste jeugdwerkinitiatieven met een vzw zullen van die taks echter gespaard blijven, omdat het patrimonium meer dan € 25 000 moet bedragen. Bij een patrimonium van minder dan € 25 000 moet je dus geen aangifte doen. Voor vzw’s die minder dan € 125 belasting betalen, volstaat het één enkele verklaring op te stellen voor drie opeenvolgende jaren. Als de waarde van het patrimonium toch groeit en de taks met minstens € 25 stijgt, moet de vzw opnieuw een aangifte doen en de bijkomende belasting betalen. • Onroerende voorheffing Verder is er nog de ‘onroerende voorheffing’, ook wel de ‘grondbelasting’ genoemd. Dat is een gewestbelasting op het inkomen uit gronden en gebouwen. Die belasting kan enkel van toepassing zijn als jullie jeugdvereniging eigenaar is van het gebouw waarin het gehuisvest is of als het over gronden beschikt. De onroerende voorheffing wordt berekend op basis van het ‘kadastraal inkomen’ van je gebouw. Gebouwen van jeugdbewegingen zijn in principe vrijgesteld van onroerende voorheffing, op voorwaarde dat de jeugdbeweging kan aantonen dat ze zich bezighoudt met opvoedkundige activiteiten. Om een vrijstelling te krijgen, moet je altijd een aanvraag indienen (www.onroerendevoorheffing.be). • Kadastraal inkomen De onroerende voorheffing wordt berekend op basis van het ‘kadastraal inkomen’ van je gebouw. Dat is geen reëel inkomen: het wordt geacht overeen te stemmen met de gemiddelde jaarlijkse netto-inkomsten die je onder normale omstandigheden kunt krijgen wanneer het onroerend goed permanent verhuurd zou worden. De Administratie van het Kadaster, de Registratie en de Domeinen (AKRED) stelt dat ‘inkomen’ vast. De nodige papieren hiervoor krijg je in principe zelf opgestuurd, daar hoef je niets voor aan te vragen. 119

BINNENPAGINAS2.indd 119

12/1/08 10:28:48 AM


Je jeugdlokaal verhuren zorgt voor de nodige inkomsten Als je je jeugdlokalen wilt verhuren, en misschien zelfs die centen nodig hebt om de gemaakte kosten af te betalen, moet je dat goed organiseren. Voor meer informatie over lokalenverhuur kun je altijd terecht bij Centrum voor Jeugdtoerisme (zie www.cjt.be). Zij hebben de opdracht om jeugdverenigingen die hun lokalen willen verhuren hierin te ondersteunen.

120

BINNENPAGINAS2.indd 120

12/1/08 10:28:49 AM


3 VEILIGHEID Een goede werking met leuke activiteiten staat in de meeste jeugdverenigingen op de eerste plaats in de prioriteitenlijst. En maar goed ook. Maar vaak gaat er minder aandacht naar veiligheid van jeugdlokalen. Begrijpelijk, want het is ook geen eenvoudige materie, om verschillende redenen: • Financieel: veiligheid kost heel wat geld • Geen topprioriteit voor jonge leidings- of bestuursploeg: veiligheid staat dwars op avontuur • Voortdurende aandacht: in een snel wisselende begeleidingsploeg is dat niet evident • Kennis van zaken: vaak is er een tekort aan kennis van zaken • ... Anderzijds behoort een veilige (speel)omgeving en dus het voorkomen van ongevallen tot de pedagogische verantwoordelijkheid van jeugdwerkers. Daarom een woordje uitleg. Brandveiligheid Over de wettelijke voorschriften in verband met brandveiligheid is er nog heel wat onduidelijkheid. In principe is het altijd de burgemeester die als hoofd van de brandweer verantwoordelijk is. In het gemeentelijke politiereglement zijn meestal een aantal bepalingen vastgelegd. Daarnaast bestaan er wel een aantal algemene, nationale normen, maar die worden voortdurend verfijnd en uitgevoerd door de plaatselijke brandweer. Er is het KB van 7 juli 1994 tot vaststelling van de basisnormen voor de preventie van brand en ontploffing waaraan de nieuwe gebouwen moeten voldoen. Verder heb je nog de Vlarem-wetgeving, waarbij enkele brandveiligheidsnormen in de milieuvergunning vervat zitten. Jeugdlokalen vallen hier meestal niet onder. Wil je je lokaal verhuren voor overnachtingen (als jeugdverblijfscentrum), dan is er wel een aparte regelgeving over brandveiligheids- en hygiënenormen waar je aan moet voldoen om erkend te worden (zie Verhuur op bladzijde 126). We zetten enkele algemene aandachtspunten voor een brandveilig jeugdlokaal op een rijtje. • Zorg voor een goed alarmsysteem (telefoon, lijstje hulpdiensten, branddetectoren...). Vergeet de batterijen van branddetectoren niet tijdig te vervangen. • Zorg ervoor dat evacuatiedoorgangen altijd vrij zijn. Hang een evacuatieplan uit en zorg voor correcte pictogrammen (bv. nooduitgang). Ook noodverlichting in lokalen en doorgangen is een must.

BINNENPAGINAS2.indd 121

121

12/1/08 10:28:49 AM


• Zorg voor voldoende blusapparaten en blusdekens. Laat de blusapparaten ook op tijd en stond keuren. • Zorg voor een algemene veiligheidsattitude. Branddeuren zijn niet voor niets branddeuren: die horen dus gesloten te zijn. Wanneer dat een probleem zou zijn (bv. berging toog), kan je architect wel ‘bij brand zelfsluitende deuren’ voorzien, maar die zijn duur. Elektriciteit Check zeker of er aarding voorzien is. Zorg ervoor dat de elektriciteitskast in orde is (verliesstroomschakelaar aanwezig, zekeringen...) en dat de stopcontacten in orde zijn (aardingspin, kindveilig, keurmerk CEBEC, niet beschadigd...). Laat de installatie minstens om de vijf jaar grondig controleren door een erkend keuringsorganisme (bv. Vincotte of BTV). Verwarming • Elektriciteit: geen brandbare stoffen in de omgeving, geregeld de thermostaat controleren • Aardgas: leidingen geel geschilderd, gekeurde ketel (keurmerk BENOR), aangesloten op schoorsteen, gasdetector • Propaan/butaan: rechtopstaand stockeren in een zeer goed verluchte ruimte (= buiten), onderaan en bovenaan verlucht, gasleidingen in goede staat • Kolen: kachel in goede staat, aangesloten op schoorsteen • Stookolie: leidingen in goede staat, automatische blusinstallatie... Verminder de kans op valpartijen Ongeveer de helft van de ongelukjes is te wijten aan een val. Zorg ervoor dat de vloer effen is, niet te glad en goed onderhouden. Bij de trappen voorzie je een leuning (100 cm hoog) en voldoende verlichting. Zorg ook hier dat de treden niet te glad zijn of voorzie antislip. Een veilige omgeving In een ideale situatie liggen de lokalen afgeschermd van de openbare weg en zijn ze veilig te bereiken. Als je een afrastering plaatst, zorg er dan voor dat die minstens een meter hoog is. Zorg voor voldoende verlichting, ook buiten. Je kunt ervoor zorgen dat scherpe hoeken van drempels en vensterbanken afgerond worden. Regelmatig het terrein opruimen voorkomt veel ongelukken. De brochure ‘Jeugdlokalen en verkeersveiligheid’ van Locomotief19 zal je alvast een heel eind verder brengen.

122

Over veiligheid van elektrische installaties en gasinstallaties penden enkele keuringsorganismen nuttige brochures neer. Deze zijn ook op www.jeugdlokalen.be te downloaden. Op de site www.gasinfo.be vind je ook heel wat info over gasaansluiting. 19 Alle locomotief-brochures kan je downloaden op www.jeugdlokalen.be.

BINNENPAGINAS2.indd 122

12/1/08 10:28:49 AM


Wanneer wat keuren? • Elektrische installatie: - Keuring verplicht na aanleg - Daarna best elke 5 jaar controle • Gastoestellen (ketels e.a.) - Installatie door erkende installateur - Daarna elke 2 jaar controle • Gasinstallatie (de gasmeter, de binnenleiding en de gebruikstoestellen) - Controle en keuring na aanleg - Daarna jaarlijkse keuring • Kleine blustoestellen - Vervanging is aan te raden na 25-30 jaar - Jaarlijkse controle • Bovengrondse stookolietanks - Gewoonlijk controle om de 3 jaar (klasse 3) of om de 5 jaar (indien < 5000 liter) • Ondergrondse stookolietanks - Meestal controle om de 2 (of 1) jaar (klasse 3) of om de 3 à 4 jaar (indien < 5000 liter) – afhankelijk van gebruikte materialen en leeftijd • Schouwen nodig voor verwarming op basis van onzuivere verbranding - Jaarlijks onderhoud • ...

123

BINNENPAGINAS2.indd 123

12/1/08 10:28:49 AM


4 KLEIN ONDERHOUD Je moet een onderscheid maken tussen onderhoud aan je infrastructuur – zeg maar kleine herstellings- en onderhoudswerken – en je inboedel schoonmaken. Kleine herstellings- en onderhoudswerken Als je je lokaal net hebt laten bouwen en je hebt samengewerkt met een architect, kun je best aan de architect vragen wat je hoe moet onderhouden: bv. de ramen om de zoveel tijd schilderen, het dak vervangen, de dakgoot vrijmaken, de scharnieren van deuren smeren, de schoorsteen vegen... De architect heeft normaal gezien kennis over het onderhoud van specifieke materialen. Misschien heeft de architect wel een onderhoudsboekje liggen voor huizen. Dat kan voor jullie ook interessant zijn. Ook een aannemer kan tips geven voor onderhoud. Vergeet dat niet zo snel mogelijk te vragen. Twee jaar na de oplevering van de werken is het hier misschien te laat voor. Zorg in ieder geval dat je de herstellings- en onderhoudswerken die je op voorhand kunt voorspellen, bundelt in één onderhoudslijst, die je kunt doorgeven aan je opvolgers als jij er de brui aan geeft. Best van al staan er op elke taak in dat onderhoudslijstje ook verantwoordelijken. Voor herstellingswerken voorziet jouw gemeente vaak subsidies. Het is natuurlijk nog beter om er alles aan te doen dat het niet zo ver hoeft te komen. Herstellingen kosten namelijk geld, tijd en moeite. Tips voor een goede staat van de lokalen • Doe de test en meet de staat van je lokalen met behulp van De Waterpas of Het Schietlood, checklists van Locomotief20. • Wanneer de staat van je lokalen ontoelaatbaar is en zelfs onveilig wordt, schiet dan in actie! • Voorkomen is beter dan genezen. Besteed aandacht aan de orde in het lokaal. Spreek een systeem af om de lokalen wekelijks op orde te houden. • Het lokaal moet iets van de groep zijn. Als alle leden op hun maat een bepaalde verantwoordelijkheid mogen dragen en inspraak krijgen, zal de ‘zorg’ voor de lokalen erop vooruitgaan. • Probeer defecten op tijd te herstellen. Wacht niet totdat defecten extra schade aangericht hebben. • Maak je er bij herstellingen niet snelsnel van af. Repareer alles op een degelijke manier en gebruik duurzaam materiaal. 124

• Verluchting is een gouden tip om vocht tegen te gaan en het rotten van hout te voorkomen. Breng bijvoorbeeld ventilatieroosters aan. 20 Alle locomotief-brochures kan je downloaden op www.jeugdlokalen.be.

BINNENPAGINAS2.indd 124

12/1/08 10:28:49 AM


• Vergeet niet tijdens de winter de waterleiding af te sluiten en de verwarming op antivries te zetten. Dat voorkomt heel wat problemen. Schoonmaken en hygiëne Opruimen en schoonmaken, het is een oud en vervelend zeer. Het is niet plezant om te doen, maar ook allesbehalve aangenaam als het niet gedaan is. We spelen namelijk graag op de grond, houden graag een kussengevecht en openen vaak genoeg de deur zodat het allesbehalve handig is als we eraan vast blijven kleven. Enkele tips: • Geef het schoonmaakmaterieel een vaste plaats in het lokaal. De vod in de kast, de bezem op z’n kop tussen twee nagels aan de muur gehangen en het vuilblik, tja, wat doen we met het vuilblik? In de lade van de kast? Naast de vuilnisbak leggen? Neen, geen goed idee, dat is binnen de kortste keren ribbedebie (om dan nog maar te zwijgen van dat kleine borsteltje dat erbij hoort). Spreek gewoon duidelijk af waar het schoonmaakgerief thuishoort, dan kan iedereen het op elk moment terugvinden. • Zorg ervoor dat je vloer regelmatig schoongehouden wordt. Stel hier bijvoorbeeld een beurtrol voor op per leeftijdsgroep of hou één keer in de maand een opruimdag. • Zorg voor voldoende toiletten (één toilet per 15 personen). Hou de toiletten hygiënisch. Controleer dus voor of na elke activiteit of er nog genoeg wcpapier staat en giet een schoonmaakmiddel in de toiletpotten als het nodig is. (Opgelet: gebruik biologisch afbreekbare producten, zeker als je voor je eigen waterzuivering moet instaan.) • Zorg ervoor dat er zeker stromend water en spoelbakken beschikbaar zijn in het gebouw, met zowel warm als koud water. Dat zorgt ervoor dat er ook degelijk schoongemaakt kan worden. • Controleer regelmatig de afloop van het water (‘de putjes’) en haal de vuiligheid eruit zodat stilstaand water niet begint te stinken. Om die reden kun je best zo weinig mogelijk klokputjes installeren binnenshuis. Met een laagje glycerine vertraag je het verdampen van het waterslot van de klokputjes. • Verlucht je lokaal elke week tijdens de activiteit. Verluchting is immers verplicht door de EPB-regelgeving (voor nieuw gebouwde gebouwen). Vuilnis Wie slim is, sorteert. Afhankelijk van de fracties die in jouw gemeente gesorteerd moeten worden, voorzie je best de nodige vuilnisbakken in elk lokaal. Zo voorkom je een wekelijkse afspraak met de inhoud van de vuilnisbak. En ook dat hoeft niet saai te zijn. Maak er iets kleurrijks van, verbouw ze tot vuilnismonsters en geef ze een naam: Peter Papiervreter, Mieke Mesthoop en Pater Plastiek. 125

BINNENPAGINAS2.indd 125

12/1/08 10:28:49 AM


5 BEHEER EN VERHUUR “Door verhuur moet alles netjes zijn en mag ons lokaal niet ingericht worden.” “We delen onze lokalen met de speelpleinwerking, waardoor we onze lokalen niet als bivakplaats kunnen verhuren. Zo verliezen we een grote inkomstmogelijkheid.” De eerste beslissing is meteen geen makkelijke. Zullen we ons lokaal verhuren? En zo ja, hoe vaak? En hoe begin je hieraan? Enkele tips • Zet als jeugdvereniging eerst de voor- en nadelen op een rijtje. Bijvoorbeeld: VOORDELEN

NADELEN

• Extra inkomsten

• Minder vrijheid, want andere groepen

• Verplichting om de lokalen goed te onderhouden

gebruiken de ruimte ook

• Andere jeugdverenigingen die de gewone werking verstoren

• Verhuur geeft een aantal verplichtingen (onderhoud, inrichting, enz.)

• Bespreek met de leidings- of bestuursploeg op welke manier en hoe vaak je de lokalen wilt verhuren. • Stel een huurovereenkomst en een huishoudelijk reglement op, waarin duidelijke afspraken staan (voor meer info, voorbeeldovereenkomsten en een voorbeeld van een huishoudelijk reglement: lees de brochure Den Deal van Locomotief21). • Zorg ervoor dat de lokalen (brand)veilig en wettelijk in orde zijn. Zonder een gunstig brandpreventieverslag en een goede verzekering kun je je lokaal niet met een gerust gemoed verhuren. • Hou de lokalen netjes: een huurder zal weinig respect hebben voor de lokalen als ze er smerig bij liggen. • Heb je ervoor gekozen je lokaal ook te verhuren? Dan heb je hier hopelijk al rekening mee gehouden in je vormgeving van je bouwproject. Als je dat pas later beslist en je wilt erkend worden, dan zul je moeten verbouwen of bijbouwen om aan de normering voor subsidiëring te voldoen en een erkenning te krijgen. 126

• Voorzie voldoende sanitair, een grote keuken en een goede elektrische installatie, die voldoende zwaar is. 21 Alle locomotief-brochures kan je downloaden op www.jeugdlokalen.be.

BINNENPAGINAS2.indd 126

12/1/08 10:28:50 AM


Erkenning als jeugdverblijf of niet? Ook jullie jeugdlokaal kan erkend en gesubsidieerd worden als jeugdverblijfscentrum, als het voldoet aan de nodige normen. Die normen vind je op de site van het Centrum voor Jeugdtoerisme (www.cjt.be). Erkend worden is geen verplichting. Als je je lokalen maar sporadisch wit verhuren, kun je best informeren bij de gemeentelijke jeugddienst. Occasioneel verhuur valt onder gemeentelijke regelgeving. Er zijn verschillende verhuurformules voor jeugdlokalen. • Occasioneel verhuren: Er zijn jeugdverenigingen die hun lokalen sporadisch verhuren voor een weekendje van een bevriende leidingsploeg of voor één of twee kampperiodes. Dat kan zeker blijven gebeuren, zonder erkenning. Hier moet je niets voor doen. Toch kan het (financieel) interessant zijn om vaker te verhuren, zodat het lokaal ook erkend kan worden. Maar dat blijft de keuze van de jeugdvereniging zelf. Informeer best ook eens bij de gemeente of er geen bijkomende gemeentelijke regels gelden. • Verhuur als weekend- en/of bivakplaats: Dat zijn de lokalen die op regelmatige basis verhuurd worden voor weekends en/of in de kampperiode. Voor die lokalen vinden wij het belangrijk dat ze over een basis van brandveiligheid en hygiëne beschikken. Als je door Toerisme Vlaanderen erkend wordt als jeugdverblijfscentrum, kun je zowel infrastructuur- als werkingssubsidies krijgen. Dat is niet alleen voor je eigen jeugdvereniging een voordeel, maar ook voor alle jeugdverenigingen die een goede bivakplaats zoeken. Natuurlijk moet je wel ook op langere termijn je lokaal blijven verhuren. Het Centrum voor Jeugdtoerisme (CJT) is de ondersteuningsorganisatie voor alle verhuurders van jeugdlokalen en -verblijfscentra. Ook als je je lokalen alleen maar af en toe verhuurt, kun je met vragen terecht bij het CJT. Kijk dus zeker eens op www.cjt.be voor onder meer een goede (ver)huurovereenkomst en een huishoudelijk reglement. Huishoudelijk reglement / interne afspraken Goede afspraken maken goede vrienden, en zijn dus onontbeerlijk. Maak zeker een huishoudelijk reglement of een afsprakennota op als je huurders hebt. Het is te aanbevelen om dat ook te doen als je niet verhuurt.

127

BINNENPAGINAS2.indd 127

12/1/08 10:28:50 AM


128

BINNENPAGINAS2.indd 128

12/1/08 10:28:50 AM


DEEL 5

MEER INFORMATIE NODIG? Locomotief is een initiatief voor meer en beter jeugdlokalenbeleid waaraan verschillende jeugd(werk)organisaties meewerken (zie bladzijde 154). Gedurende het jarenlang bestaan van deze samenwerking werd heel wat nuttige informatie verzameld. We verwijzen je dan ook graag door naar de website van het samenwerkingsverband (www.jeugdlokalen.be) waar de initiatieven uit het verleden hun plek vonden. Heb je bijkomende vragen, dan kan elke jeugdorganisatie in eerste instantie bij hun landelijk secretariaat terecht.

129

BINNENPAGINAS2.indd 129

12/1/08 10:28:51 AM


1 GEMEENTELIJKE, PROVINCIALE EN VLAAMSE ‘JEUGDDIENSTEN’ Gemeentelijke jeugddiensten Gemeentelijke jeugddiensten ondersteunen op tal van manieren het jeugdwerk. De meesten zijn ook op tal van manieren werkzaam om de jeugdwerkinfrastructuur op hun grondgebied te verbeteren. De Vereniging Vlaamse Jeugddiensten en –consulenten is de koepelorganisatie van deze gemeentelijke jeugddiensten. Op hun website tref je onder meer info aan over jeugdruimte en –infrastructuur, maar je kan er ook in het online zoekboek de contactgegevens van jouw jeugddienst terugvinden. VVJ | www.vvj.be | info@vvj.be | T 03 821 06 06

Provinciale jeugddiensten Ook sommige provinciale jeugddiensten bieden ondersteuning aan op vlak van jeugdwerkinfrastructuur. Antwerpen | www.provant.be/jeugd | jeugd@admin.provant.be | T 03 240 55 66 Limburg | www.limburg.be/jeugd | jeugd@limburg.be | T 011 23 72 70 Oost-Vlaanderen | www.oost-vlaanderen.be/jeugd | jeugddienst@oost-vlaanderen.be | T 09 267 75 33 Vlaams-Brabant | www.vlaams-brabant.be/jeugd | jeugddienst@vlaamsbrabant.be | T016 26 76 88 West-Vlaanderen | www.west-vlaanderen.be/jeugd | jeugd@west-vlaanderen.be | T 050 40 32 95

De Vlaamse Afdeling Jeugd De afdeling Jeugd van het Agentschap Sociaal-Cultureel Werk voor Jeugd en Volwassenen regelt onder meer de subsidiëring van gemeente- en provinciebesturen die een jeugdbeleidsplan opmaken. In deze plannen kunnen acties opgenomen zijn rond jeugdwerkinfrastructuur. Afdeling Jeugd | www.jeugdbeleid.be | jeugd@vlaanderen.be | T 02 553 41 30

130

BINNENPAGINAS2.indd 130

12/1/08 10:28:51 AM


2 DIVERSE LINKS EN PUBLICATIES We verzamelden heel wat nuttige publicaties en websites voor je. Om toch een beetje het overzicht te bewaren deden we een poging deze thematisch te clusteren (veiligheid, vzw, duurzaamheid…). Niet alle brochures van Locomotief zijn in dit overzicht terug te vinden. Je treft ze aan op bladzijde 157. De meeste brochures kan je downloaden op www.jeugdlokalen.be of bestellen bij Steunpunt Jeugd.

2.1 ALGEMEEN

Publicaties Lokalenmap (VVJ) Deze ringmap is een handig instrument voor alle ‘lokaalverantwoordelijken’. Zij kunnen hier allerhande waardevolle ‘papieren’ gerelateerd aan hun jeugdwerkinfrastructuur in bewaren. De kaft kwam er omdat we merkten dat door het grote verloop van plaatselijke vrijwillige jeugdwerkers nogal wat papieren verloren blijken te raken (bouwvergunning, overeenkomst, elektriciteitskeuringsattest…). Hoe beter je deze dossierkaft aanvult en opvolgt, hoe beter je zicht hebt op de situatie van je jeugdlokaal. Dit komt een degelijk beheer ervan alleen maar ten goede. Je kan de inhoud van de lokalenmap downloaden via www.lokalenmap.be. Voor een gedrukt origineel contacteer je best je gemeentelijke of stedelijke jeugddienst, je jeugdwerkkoepel of Steunpunt Jeugd. Alles in huis hebben (VVJ) In deze brochure van de hand van VVJ (2006) tref je onder meer tal van argumenten aan voor het voeren van een jeugdlokalenbeleid op de lange termijn. Een tweede deel staat stil bij de beleidsinitiatieven die door de gemeentebesturen kunnen genomen worden (subsidiëring, huisvesting, dienstverlening). Het derde en laatste gedeelte van deze brochure voert een pleidooi voor de inbedding van het jeugdlokalenbeleid in het bredere kader van het gemeentelijk beleid. Deze brochure is het resultaat van een samenwerking tussen de Vereniging Vlaamse Jeugddiensten en -consulenten, de afdeling Jeugd en het samenwerkingsverband Locomotief. Je kan ‘Alles in huis hebben’ downloaden via www.vvj.be, www.jeugdbeleid.be of via www.jeugdlokalen.be. 131

BINNENPAGINAS2.indd 131

12/1/08 10:28:51 AM


Recepten voor Chirolokalen (Chiro) Chirojeugd Vlaanderen voerde een onderzoek naar de toestand van hun lokalen. Deze brochure verscheen in 2006 in navolging hiervan. Je krijgt er dan ook een kort overzicht van de onderzoeksresultaten, maar de brochure wil vooral goed doorverwijzen naar bestaande informatiebronnen over lokalen en alles wat daarbij komt kijken. Heel wat tips en aandachtspunten doorkruisen verwijzingen naar interessante websites, publicaties en organisaties. • Je kan ‘Recepten voor Chirolokalen’ downloaden via www.chiro.be/lokalen of via www.jeugdlokalen.be. Resultatenbundel lokaalenquêtes (KLJ) Ook de Katholieke Landelijke Jeugd hield een bevraging. De resultaten van dit onderzoekje werden in 2006 gebundeld. Hier werd ook meteen een tweede deel aan toegevoegd met heel wat concrete tips: Hoe zoek je de eigenaar van je lokaal? Waar spoor je je overeenkomst terug op? Hoe maak je het lokaal veiliger? Waar kan je terecht voor middelen voor grote werken? • Je kan de ‘Resultatenbundel lokaalenquêtes’ downloaden via www.jeugdlokalen.be. Een parel van een lokaal (KSJ-KSA-VKSJ) KSJ-KSA-VKSJ werkte in 2004 een soort ‘wegwijsbundel’ uit voor haar lokale groepen. Deze bundel is een poging tot samenvatting van verschillende elementen die nodig zijn voor een goed lokaal en lokaalbeheer. Er wordt vaak verwezen naar andere uitgaven of websites waar je meer gedetailleerde informatie kan verkrijgen. Eerder dan inhoudelijk in te gaan op één specifiek thema, is deze bundel dus een wegwijzer in het lokalenlandschap… • Je kan ‘Een parel van een lokaal’ downloaden via www.ksj.be of via www.jeugdlokalen.be.

Links We bevelen www.jeugdlokalen.be aan als dé bron van heel wat informatie, maar er zijn nog tal van nuttige webpagina’s online te vinden. • www.livios.be wil een zo ruim mogelijk pakket aan informatie over het bouwproces en de bouwsector elektronisch ontsluiten. Deze elektronische bouwmarktplaats is dus zeker een aanrader. • www.bouwsite.be is opgebouwd als leidraad voor de kandidaat-eigenaar en bevat alle nodige informatie als je een woning wil kopen, bouwen of verbouwen. • www.bouwenenwonen.be is een informatieve site van de Vlaamse overheid. 132

BINNENPAGINAS2.indd 132

12/1/08 10:28:51 AM


• www.casas.be is de site van de uitgeverij die maandelijks het gespecialiseerde blad CASAS uitbrengt. Jaarlijks verschijnt ook een nieuwbouwgids met nuttige info. • www.batibouw.be zal vooral bekend zijn van de batibouw-beurs, maar deze website bulkt ook van informatie over bouwen en verbouwen.

Contact • Orde van Architecten, Livornostraat,160/2, 1000 Brussel, tel. 02 647 04 94, nationale.raad@ordevanarchitecten.be, www.ordevanarchitecten.be.

2.2 FINANCIËN

Publicaties Vermijd kopzorgen... voor een gezond financieel beheer van verenigingen (KBS) Informatiebrochure van de Koning Boudewijnstichting (in samenwerking met de drie beroepsorganisaties van boekhouders, expert-boekhouders, revisoren) over boekhouding en financieel beheer in de brede zin van het woord: financiën, budgetten, kredieten, relaties met banken, interpretatie van rekeningen... • Je kan ‘Vermijd kopzorgen’ downloaden via de website via www.kbs-frb.be. Jeugdlokalen & Financiën (Locomotief) In deze brochure worden ideeën aangereikt om voldoende financiële middelen te kunnen samenbrengen als je wil bouwen of verbouwen. De ondersteuningsmogelijkheden vanuit de overheid komen aan bod, maar ook eigen acties en opbrengsten, steun uit de onmiddellijke groepsomgeving, samenwerking met instanties en organisaties… • Je kan deze brochure downloaden op www.jeugdlokalen.be Een subsidiedossier opstellen: een fluitje van/voor een cent (Actiewijzer – VSVw) Deze gratis gids is een uitgave van Actiewijzer, een project van het VSVw, op initiatief van de KBS, in samenwerking met Cera. Actiewijzer werkte een praktische handleiding uit voor al wie subsidies wil aanvragen. Ervaringsdeskundigen (verenigingen die er al in slaagden subsidies te krijgen, financierders, juryleden...) geven je tips en wijzen je op valkuilen die je kan vermijden. En we tekenen heel concreet uit hoe je een projectdossier kan uitschrijven en wat voor denkwerk er aan deze fase vooraf moet gaan.

133

• Downloadbaar via www.vrijwilligerswerk.be > publicaties.

BINNENPAGINAS2.indd 133

12/1/08 10:28:52 AM


Publicaties • www.premiezoeker.be geeft een overzicht van premies die je kan aanvragen i.v.m. bouwen en wonen. Vooral gericht op woningbouw, maar soms valt er ook een ruimere premie uit de boot. • www.cjt.be is de site van het Centrum voor Jeugdtoerisme biedt ondersteuning bij het verhuren van je lokalen (renteloze lening). • www.energiesparen.be bevat een bundeling van premies en subsidiemogelijkheden die te maken hebben met het sparen van energie. • www.bouworde.be is de site van een organisatie die je kan contacteren om hulp te krijgen bij het leefbaar(der) maken van je lokalen indien je je richt op specifieke doelgroepen (gehandicapten, migranten, laaggeschoolden...). • www.kbs-frb.be is de site van de Koning Boudewijnstichting. Zoek hier of de KBS een project heeft lopen waarop je kan intekenen. • www.antiracisme.be is de site van het Centrum voor Gelijkheid van Kansen en Racismebestrijding. Deze organisatie beheert het federaal impulsfonds voor het migrantenbeleid dat onder andere projecten financiert voor ‘investeringsuitgaven voor infrastructuur ten behoeve van jongeren van vreemde nationaliteit of herkomst van 6 tot 25 jaar.’ • www.vmsw.be brengt je naar de webstek van de Vlaamse Maatschappij voor Sociaal Wonen (VMSW). Samen met de Vlaamse Overheid pleiten ze voor een geïntegreerde aanpak van woonprojecten. Sociale huisvestingsmaatschappijen moeten immers goede, degelijke en betaalbare huisvesting voorzien voor de minderbedeelden in onze maatschappij, op een manier die voor alle betrokkenen een meerwaarde betekent. Jouw jeugdvereniging kan een betrokkene zijn (en via dergelijke samenwerking terugvallen op de deskundigheid van de technische dienst van die huisvestingsmaatschappijen).

Contact • Koning Boudewijnstichting, Brederostraat 21, 1000 Brussel, tel. 02 511 18 40, fax 02 511 52 21, info@kbs-frb.be, www.kbs-frb.be. Idem voor het Prins Filipfonds (info@prins-filipfonds.org, www.prins-filipfonds.be).

134

BINNENPAGINAS2.indd 134

12/1/08 10:28:52 AM


2.3 VZW

Publicaties VerZameld Werk: brochure over vzw’s (Chiro) Chiro stelde een brochure samen die stap voor stap de nieuwe wet (2002) uitlegt, aangeeft wat de verschillen zijn met vroeger en uitlegt wat je nu precies moet doen om in orde te zijn. Nuttige informatie dus als je een nieuwe vzw wil oprichten. • Je kan ‘VerZameld Werk’ downloaden via www.chiro.be/lokalen of via www.jeugdlokalen.be. VZW’s (overheid) Deze brochure van het ministerie van justitie heeft tot doel de personen die een VZW wensen op te richten of er activiteiten wensen uit te oefenen, basisinformatie te verstrekken in een duidelijke en voor iedereen toegankelijke taal. • Je kunt een exemplaar downloaden via www.just.fgov.be. VZW-wet (VVJ) Deze bundel van VVJ (uit de doordenkerskaft) behandelt heel wat nuttige zaken: oprichting van een vzw, de organisatie, aansprakelijkheid, verzekeringen, vermogen, boekhouding... • Je kunt een exemplaar downloaden via www.vvj.be of www.jeugdlokalen.be.

Links • www.vsdc.be is de website van de Vlaamse Studie- en Documentatiecentrum voor vzw’s. Hier kan je heel wat informatie terugvinden. Of je wordt lid van deze organisatie en je kan hen rechtstreeks je vzw-vragen voorleggen. • www.just.fgov.be oftewel de webstek van de federale overheidsdienst justitie biedt je onder meer informatie aan over de rechtspersoon vzw: - www.ejustice.just.fgov.be/vzw/vzwn.htm (databank vzw’s en statuten) - www.ejustice.just.fgov.be/tsv_pub/form_n.htm (formulieren)

135

BINNENPAGINAS2.indd 135

12/1/08 10:28:52 AM


Contact • Adressen van de griffie van de rechtbank van koophandel kan je terugvinden via www.cass.be/rechtbank_koophandel of www.juridat.be/kantons/kantons.htm. • Vlaamse Studie- en Documentatiecentrum voor vzw’s (VSDC), Noordstraat 9, 8560 Wevelgem, tel. 056 41 03 68, fax 056 41 57 74, info@vsdc.be, www.vsdc.be. • Federale Overheidsdienst Justitie, Waterloolaan 115, 1000 Brussel, tel. 02 542 65 11, www.just.fgov.be. • Belgisch Staatsblad, Leuvenseweg 40, 1000 Brussel, tel. 02 552 22 11, fax 02 511 01 84, info@just.fgov.be, www.staatsblad.be.

2.4 VEILIGHEID

Publicaties Jeugdlokalen en verkeersveiligheid (Locomotief) Wil je werk maken van een verkeersveilige omgeving van jeugdlokalen? Dan hou je best deze publicatie bij de hand. Deze brochure is gratis (tot einde voorraad). • Je kan ‘Jeugdlokalen en verkeersveiligheid’ ook downloaden op www.jeugdlokalen.be. Checklist jeugdlokalen (Provinciale jeugddienst Antwerpen) Deze checklist van de provincie Antwerpen legt vooral het accent op veiligheid, ook gaat er aandacht naar jeugdvriendelijkheid, kwaliteit en de beschikbare ruimte. Af en toe worden er ook nuttige tips meegegeven. • Download deze checklist via www.provant.be/jeugd of via www.jeugdlokalen.be. Handboek Veiligheid van Speelterreinen (overheid) Dit handboek is een uitgebreide en praktische leidraad voor uitbaters van speelterreinen. Te verkrijgen bij het Ministerie van Economische Zaken. • Download dit handboek via http://mineco.fgov.be.

136

BINNENPAGINAS2.indd 136

12/1/08 10:28:53 AM


Links • www.mobiel21.be helpt je duurzaam en veilig op weg. Ze kunnen je adviseren op welke wijze de omgeving van je jeugdlokaal verkeersveiliger gemaakt kan worden. • www.vvsg.be is de website van de Vereniging van Vlaamse Steden en Gemeenten. Je krijgt er meer duiding bij de lokale activiteiten rond veiligheid. Klik op <beleidsthema> en dan op <veiligheid>. • www.speelom.be is een website die info verschaft over de veiligheid van speeltoestellen en speelterreinen. • www.bbri.be/antenne_norm klik op <brandpreventie>. • www.fireforum.be klik op <regelgeving>. • www.anpi.be verzamelde heel wat info rond brandpreventie.

Contact Bij de provinciale brandweerscholen kun je terecht voor een dagje cursus ‘brandveiligheid’: • Antwerpen (PIBA): 03 205 19 50 of info@piba.provant.be • Limburg (PLOT-POB): 089 38 42 12 of pvco@limburg.be • Oost-Vlaanderen (PBO): 09 342 82 44 of brandweerschool@oost-vlaanderen.be • Vlaams-Brabant (PIVO): 02 456 89 48 of pivobrandweer@vl-brabant.be • West-Vlaanderen (WOBRA): 050 40 57 65 of wobra@west-vlaanderen.be • VIG, G. Schildknechtstraat 9, 1020 Brussel, tel. 02 422 49 49, fax 02 422 49 59, mia.vanlaeken@vig.be, www.vig.be. • Ministerie van Economische Zaken, Koning Albert II-laan 16, 1000 Brussel, tel. 02 206 49 08, safety.prod@mineco.fgov.be, www.mineco.fgov.be. • Recreabel, Hof-Ter-Vleestdreef 5 bus 1, 1070 Brussel, tel. 02 556 25 55, fax 02 556 25 95 recreabel@febelhout.be, www.recreabel.be. Voor links naar sites van keuringsorganismes surf je naar www.jeugdlokalen.be

137

BINNENPAGINAS2.indd 137

12/1/08 10:28:53 AM


2.5 RUIMTELIJKE ORDENING

Publicaties Wegwijs in het gemeentelijk ruimtelijk beleid (VVSG) Dit is een pocket voor lokale besturen die je zoals de titel al aangeeft wil wegwijs maken in het gemeentelijk ruimtelijk beleid. • Te bestellen bij VVSG (www.vvsg.be). Ruimtelijke ordening in een notendop (VRP) Dit is een nota van de Vlaamse Vereniging voor Ruimte en Planning. Je wordt er beknopt wegwijs gemaakt in het thema. • Downloadbaar op www.vrp.be. Het gemeentelijk ruimtelijk structuurplan Dit plan is een visiedocument van je eigen gemeente waarin je kan terugvinden welke ambities de gemeente heeft met bepaalde gebieden. Je kan er dus opzoeken of er iets in terug te vinden is over je jeugdlokaal of het gebied waar je lokaal in gelegen is. • In te kijken op de stedenbouwkundige dienst van je gemeente.

Links • www.ruimtelijkeordening.be blijft uiteraard een te bezoeken website als je meer info wil over dit thema. • Op deze site van de Vlaamse Overheid kan je lezen wat een Ruimtelijk UitvoeringsPlan (RUP) precies is. Of je kan een overzicht opvragen van werken om te checken of je al dan niet een stedenbouwkundige vergunning (bouwvergunning) nodig hebt. • www.vvsg.be is de website van de VVSG, de Vereniging van Vlaamse Steden en Gemeenten. Je krijgt er meer duiding bij de lokale activiteiten rond ruimtelijke ordening. Klik op <beleidsthema> en dan op <omgeving>. • www.vrp.be is de site van de Vlaamse Vereniging voor Ruimte en Planning. De VRP biedt inhoudelijke ondersteuning bij het werken aan ruimtelijke kwaliteit en duurzame ruimtelijke ontwikkeling op verschillende niveaus en vanuit verschillende invalshoeken.

138

• www.k-s.be is de website van Kind & Samenleving. Deze jeugdwerkorganisatie is van mening dat kinderen een ‘volwaardige’ inbreng verdienen in de planning van de ruimte om hen heen. Participatie aan het ruimtelijk beleid staat bij hen dan ook hoog op de agenda.

BINNENPAGINAS2.indd 138

12/1/08 10:28:53 AM


• http://geo-vlaanderen.gisvlaanderen.be/geo-vlaanderen/gwp geeft je de kans om de gewestplannen te bekijken. Je kunt inzoomen tot op straatniveau. • www.ovam.be, de site van de Openbare Afvalstoffenmaatschappij voor het Vlaamse Gewest, maakt je niet enkel wegwijs gemaakt in de afval- en bodemproblematiek in Vlaanderen. Je treft er ook informatie aan over bodemattesten en -saneringen.

Contact • Vlaamse Vereniging voor Ruimte en Planning vzw (VRP), Paviljoenstraat 9, 1030 Brussel, tel. 02 211 55 90, fax 02 211 56 00, secretariaat@vrp.be, www.vrp.be. • Agentschap R-O Vlaanderen, ruimtelijke ordening - onroerend erfgoed, Phoenixgebouw 8e verdieping, Koning Albert II-laan, 19, 1210 Brussel. • afdeling ruimtelijke ordening Antwerpen, VAC - Copernicuslaan 1 bus 19, 2018 Antwerpen, tel. 03 224 60 32, fax 03 224 60 83, ro.ant@rwo.vlaanderen.be. • afdeling ruimtelijke ordening Limburg, VAC - Koningin Astridlaan 50 bus 1, 3500 Hasselt, tel. 011 74 21 00, fax 011 74 21 99, rohm.limb@lin.vlaanderen.be. • afdeling ruimtelijke ordening Oost-Vlaanderen, Gebr. Van Eyckstraat 4-6, 9000 Gent, tel. 09 265 45 11, fax 09 265 45 01, rohm.ovl@lin.vlaanderen.be. • afdeling ruimtelijke ordening Vlaams-Brabant, Blijde-Inkomststraat 105, 3000 Leuven, tel. 016 24 98 18, fax 016 24 98 21, rohm.vbr@lin.vlaanderen.be. • afdeling ruimtelijke ordening West-Vlaanderen, Werkhuisstraat 9, 8000 Brugge, tel. 050 44 28 11, fax 050 44 28 13, rohm.wvl@lin.vlaanderen.be.

139

BINNENPAGINAS2.indd 139

12/1/08 10:28:53 AM


2.6 TOEGANKELIJKHEID

Publicaties Rol er in (CJT) Tips en hints om de toegankelijkheid van kamphuizen te vergroten voor rolstoelgebruikers. • Te vragen bij het Centrum voor Jeugdtoerisme (www.cjt.be) Infofiches toegankelijk reizen (Toerisme Vlaanderen) Bij het infopunt toegankelijk reizen kan je terecht voor informatie rond toegankelijkheidsvereisten voor gebouwen. Kan dus interessant zijn voor jeugdlokalen... In de infofiches die ze aanbieden op hun site wordt telkens één bepaald onderdeel van het gebouw doornomen. Verhelderende ’s en tekeningen zorgen ervoor dat deze informatie ook nuttig is voor de architect, aannemer of andere bouwpartners. • Downloaden op www.toegankelijkreizen.be. Richtlijnen voor de inrichting van gebouwen toegankelijk voor het publiek (CTPA) Het Centrum voor Toegankelijkheid van de provincie Antwerpen biedt de ‘doehet-zelver’ een aantal werkdocumenten aan die de ontwerper toelaten toegankelijk te bouwen. Wanneer je een nieuwbouw plant, of een verbouwing voorziet dan denk je vooraf best aan toegankelijkheid (nog alvorens een plan getekend wordt!). • Surf naar www.provant.be/welzijn/toegankelijkheid/gebouwen en klik op ‘werkdocumenten’.

Links • www.gelijkekansen.be is ook de site van het Vlaams Steunpunt voor Toegankelijkheid. Dit steunpunt streeft naar een toegankelijke samenleving en heeft meerdere opdrachten: coördinatie, dialoog bevorderen en publieke opinie aanscherpen. Om deze opdracht mee vorm te geven werd in elke provincie een Provinciaal Steunpunt voor Toegankelijkheid opgezet. • www.westkans.be: Westkans vzw wil in het bijzonder binnen de provincie West-Vlaanderen bijdragen tot de realisatie van een integraal toegankelijke omgeving en meer gelijke kansen voor iedereen. • www.limburg.be/steunpunttoegankelijkheid streeft naar een integrale toegankelijkheid voor iedereen én in het bijzonder voor personen met een handicap. 140

BINNENPAGINAS2.indd 140

12/1/08 10:28:54 AM


• www.provant.be/welzijn/toegankelijkheid voor meer info over het aanbod van het Centrum voor Toegankelijkheid van de provincie Antwerpen. • www.toegankelijkheidsbureau.be huisvest een informatiecentrum met documentatie over woningaanpassing, hulpmiddelen, voorzieningen voor ouderen en personen met een handicap, aanpasbaar bouwen en toegankelijkheid. Je kunt er zelf informatie komen opzoeken maar ook telefonisch of schriftelijk je vragen stellen. • www.achilles-vzw.be is de site van een jeugdwerkorganisatie die het inclusief jeugdwerk(beleid) ondersteunt én zich richt op doelgroepspecifiek jeugdwerk voor kinderen en jongeren met een handicap. Achilles probeert onder andere de fysieke toegankelijkheid voor kinderen en jongeren met een handicap tot het jeugdwerk te bevorderen. Je kunt bij hen terecht voor tips en informatie.

Contact • Vlaams Steunpunt Toegankelijkheid – Gelijke Kansen in Vlaanderen, Boudewijnlaan 30, 1000 Brussel, tel. 02 553 57 30, fax 02 553 51 38, heidi.vanderpoorten@coo.vlaanderen.be. • Provinciaal Steunpunt Toegankelijkheid Antwerpen, Dienst Welzijn, Boomgaardstraat 22 bus 101, 2600 Antwerpen(Berchem), tel. 03 240.56.52, frank.keysers@welzijn.provant.be. • Provinciaal Steunpunt Toegankelijkheid Limburg, Universiteitslaan 1, 3500 Hasselt, tel. 011 23 82 87, fax 011 23 82 80, toegankelijkheid@limburg.be. • Provinciaal Steunpunt Toegankelijkheid Oost-Vlaanderen, Gouvernementstraat 1, 9000 Gent, tel. 09 267 75 85, petra.van.poucke@oost-vlaanderen.be. • Provinciaal Steunpunt Toegankelijkheid West-Vlaanderen, Provinciehuis Boeverbos, Koning Leopold III-laan 41, 8200 Brugge (St. Andries), tel. 050 40 34 76, Gwendolien.Sabbe@west-vlaanderen.be. • Provinciaal Steunpunt Toegankelijkheid Vlaams Brabant, Provincieplein 1, 3010 Kessel-lo, tel. 016 26 73 91, alexander.leysen@vlaamsbrabant.be.

141

BINNENPAGINAS2.indd 141

12/1/08 10:28:54 AM


2.7 DUURZAAMHEID

Publicaties Duurzame jeugdwerkinfrastructuur stappenplan nieuwbouw & stappenplan verbouwing (VIBE) Deze stappenplannen kunnen je helpen om milieuverantwoorde, gezonde en participatief gebouwde jeugdlokalen te verkrijgen. Elk stappenplan (nieuwbouw en verbouwing) bestaat uit twee fases: 1. voorbereiding, 2 (voor)ontwerp. In de tekst tref je onder meer verwijzingen aan naar technische of doe-het-zelf fiches op de website van VIBE. In de fiches vind je beschrijvingen en tekeningen van opbouwen, de keuzes van materialen… • Downloadbaar op www.vibe.be/hoe/jeugdwerkinfrastructuur.php of www.jeugdlokalen.be. Praktische gids voor als u binnenkort gaat bouwen of verbouwen (overheid) Deze gids geeft informatie over de nieuwe energieprestatieregeling. Deze wetgeving stelt dat gebouwen waar mensen zullen wonen, werken of ontspannen een bepaald niveau moeten bereiken op vlak van thermische isolatie en energieprestatie. • Downloadbaar op www.energiesparen.be of www.jeugdlokalen.be. Ideeën voor energiezuinig bouwen en verbouwen (overheid) Deze brochure wil je wegwijs maken hoe je op een eenvoudige en doordachte manier energie kunt besparen bij het bouwen en verbouwen van een woning. Vele van deze zaken zullen ook van toepassing zijn op jeugdwerkinfrastructuur. Energie besparen start met een goed concept van het gebouw, een doorgedreven thermische isolatie en een verwarmingsinstallatie met een hoog rendement. Dit zijn stuk voor stuk investeringen die renderen over de hele levensduur van de woning. Een jeugdlokaal gebruik je doorgaans niet zo intensief als een woonst. Maar ook hier kan de investering renderen! Informeer je dus goed. • Downloadbaar op www.energiesparen.be.

142

Praktische gids voor als u binnenkort gaat (ver)bouwen (overheid) Met deze brochure over de energieprestatie-regelgeving wil de overheid informeren over het besparen van energie bij het bouwen en verbouwen. Voldoende aandacht voor isoleren, verstandig verwarmen heeft grote, gunstige gevolgen voor uw energiefactuur en het milieu. Er wordt ook verwezen naar de energieprestatieregelgeving. Als gevolg hiervan zullen ook gebouwen waar mensen zullen ontspannen een bepaald niveau moeten bereiken op vlak van thermische isolatie en energieprestatie (isolatie, verwarmingsinstallatie, ventilatie, zonne-energie). • Downloadbaar op www.energiesparen.be.

BINNENPAGINAS2.indd 142

12/1/08 10:28:54 AM


Ideeën voor energiezuinig wonen (overheid) Deze brochure wil u wegwijs maken hoe je op een eenvoudige manier energie kunt besparen in de woning. Er staan veel praktische tips in voor een energiezuinig huishouden: energiezuinig koken, koelen en vriezen, verlichten, warmwaterbereiding... Vooral handig bij de inrichting van jeugdlokalen die ook benut worden als bivakplaats. • Downloadbaar op www.energiesparen.be. Bewust duurzaam bouwen (de vijf Vlaamse provincies) Met deze brochure voor bouwers en verbouwers willen de provincies hun burgers stimuleren om duurzaam te bouwen en zo niet alleen geld te sparen, maar ook het milieu en onze toekomst te vrijwaren. De redactie was in handen van VIBE, en vele organisaties en instellingen werkten eraan mee: de Vlaamse Bouwmeester, de Gezinsbond, het Wereldnatuurfonds (WWF), de Bond Beter Leefmilieu, Dialoog, STIP-OVAM, VVSG en AMINAL. Je kan de brochure verkrijgen bij je provincie (en misschien ook bij je gemeente). • Downloadbaar op www.jeugdlokalen.be. Woon Gerust, Kies Bewust (netwerk bewust verbruiken) Het Netwerk Bewust Verbruiken is een informatie- en actienetwerk dat mensen milieubewust verbruiken wil stimuleren in Vlaanderen. Ze zetten jaarlijks een thema-campagne op het touw. In 2002 monde de campagne rond het thema Mens- en Milieuverantwoord Wonen en (Ver-)Bouwen uit in de brochure/website Woon Gerust, Kies Bewust. • Bekijken op www.bewustverbruiken.org/15maart2002. Vlarempel, ik snap het! (overheid) Deze gids loodst je in begrijpelijke taal door de Vlaremverplichtingen en geeft bruikbare antwoorden. Oorspronkelijk ontwikkeld voor scholen, maar bevat ook veel nuttige info voor jeugdlokalen. • Bekijken op www.milieueducatie.be/vlarempel.

Links • www.wegwijzerduurzaambouwen.be Met deze site als heb je een mooie verzamelsite met links naar zowat alle organisaties die werken rond ‘duurzaam bouwen’. • www.vibe.be: de site van het Vlaams Instituut voor Bio-Ecologisch Bouwen en Wonen (VIBE) geeft heel wat info over duurzaam (ver)bouwen. Ze schreven ook stappenplannen voor het duurzaam bouwen van jeugdwerkinfrastructuur.

BINNENPAGINAS2.indd 143

143

12/1/08 10:28:54 AM


• www.dialoog.be: deze organisatie werkte het project ‘Isoleer je rijk’ uit. Een jeugdwerking met (ver)bouwplannen kan gratis advies en ondersteuning krijgen om het lokaal energiezuinig in te richten. • www.ecospot.be meet het milieugedrag van een jeugdhuis, maar het meetinstrument is ook wel toepasbaar op andere jeugdwerkinfrastructuur. • www.jeromweb.be bundelt Natuur- en Milieueducatiemateriaal en -informatie, en geeft een overzicht van subsidiemogelijkheden. • www.underecoconstruction.be is een website van de federale overheidsdienst leefmilieu die wil aansporen om milieuvriendelijker te bouwen en verbouwen. • www.duurzaam-bouwen.be is vooral het bezoek waard omwille van de vele links. • www.energiesparen.be laat je niet enkel kennis maken met tips om zo weinig mogelijk energie te verspillen, je kan er ook opzoeken voor welke subsidies je vereniging in jouw gemeente in aanmerking kan komen. • www.milieuadvieswinkel.be met info over alle aspecten van milieuvriendelijk leven en wonen. • www.bouwwijzer.be laat je toe je bouwplannen of lokaal door te lichten op vlak van energieverbruik, waterverbruik en duurzame materialen. • www.verdraaidewereld.be klik door naar ‘Duurzame tips’ voor praktische tips rond duurzaamheid. • www.ovam.be, bij OVAM (Openbare Afvalstoffenmaatschappij voor het Vlaamse gewest) kan je een gratis energie-audit aanvragen. • www.waterloketvlaanderen.be oftewel de site van het Waterloket is het Vlaams informatiepunt over duurzaam omgaan met water. • www.bouwteamwoning.be, laat toe om de invloed van de belangrijkste duurzame en energiebesparende maatregelen op de bouwkost en de verbruikskost van een doorsnee Vlaamse woning te berekenen. Kan dus ook interessant zijn voor je lokaal. Dit is een site van Dialoog vzw. • www.gedis.be (Gemeentelijk Samenwerkingsverband voor Distributienetbeheer) bundelt ook enkele voorbeelden, tips, premies en brochures over rationeel energiegebruik.

144

BINNENPAGINAS2.indd 144

12/1/08 10:28:55 AM


Contact • Vlaams Instituut voor Bio-ecologisch bouwen en wonen (VIBE), Grote Steenweg 91, 2600 Berchem, tel. 03 239 74 23, fax 03 230 91 26, info@vibe.be, www.vibe.be. • Provinciaal Centrum Duurzaam Bouwen en wonen (Kamp C), Britselaan 20, 2260 Westerlo, tel. 014 27 96 50, fax 014 27 96 69, www.provant.be/kampc. • Centrum Duurzaam Bouwen vzw (CeDuBo), Marktplein 7, bus 1, 3550 Heusden-Zolder, tel. 011 51 70 51, fax 011 57 12 87, info@centrumduurzaambouwen.be, www.centrumduurzaambouwen.be. • Dialoog vzw, Blijde Inkomststraat 109, 3000 Leuven, tel. 016 23 26 49, fax 016 22 21 31, info@dialoog.be, www.dialoog.be.

2.8 INRICHTING DIRECTE OMGEVING

Publicaties Jeugd bij bosjes, inspiratie voor groene speelruimte (Steunpunt Jeugd) Dit is een inspiratieboek met ideeën voor de aanleg en de inrichting van speelgroen. Maar je leest ook hoe je de realisatie van groene speelruimte planmatig kan aanpakken in de gemeente. Verder zijn er concrete ervaringen uit enkele realisaties en plan(t)processen van de voorbije jaren. Daarbovenop krijg je een waslijst concrete argumenten voorgeschoteld die ook jouw gemeentebestuur of bosbeheerder kunnen overtuigen om mee te werken. • Bestellen via bestelling@steunpuntjeugd.be. Avontuurlijk speelterrein en speelbos (Steunpunt Jeugd) Deze infobundel biedt een antwoord op de veelgestelde vraag wat een speelplek spelvriendelijk en avontuurlijk maakt. Het somt een aantal avontuurlijkheidskenmerken op waar men bij de inrichting van een speelterrein moet op letten. De aantrekkingskracht van een speelterrein is vooral afhankelijk van de totale inrichting en niet van de eventuele aanwezigheid van speeltoestellen. • Downloadbaar op www.steunpuntjeugd.be.

145

BINNENPAGINAS2.indd 145

12/1/08 10:28:55 AM


Beplanting op speelruimten (Steunpunt Jeugd) Deze infobundel staat stil bij de diverse functies die beplanting op een speelterrein kan vervullen. Vervolgens worden plantensoorten ‘getest’ op hun spelvriendelijkheid. Zo is er een overzicht opgenomen van onder andere giftige planten, vogel- en vlindervriendelijk groen en planten met eetbare vruchten. • Downloadbaar op www.steunpuntjeugd.be/lokaal. Kindvriendelijke verkavelingsplannen (K&S) Deze nota van Kind & Samenleving bevat een aantal vuistregels voor een ‘kindvriendelijke’ ruimtelijke ordening in praktijk. (Deze organisatie plant rond de jaarwisseling nog de uitgavan van een Handboek Kindvriendelijke Ruimtelijke Planning en Inrichting.) • Downloadbaar op www.k-s.be. Speel op veilig (VIG) In deze brochure van het Vlaams Instituut voor Gezondheidspromotie wordt duidelijk uitgelegd hoe je je speelterrein veilig kunt maken. • Downloadbaar op www.recreabel.be.

Links • www.vvj.be. Op de website van de Vlaamse Vereniging voor Jeugddiensten en -consulenten kan je doorklikken naar ‘Beleid en praktijk’ en dan naar ‘Jeugdruimte’ voor een overzicht van verschillende publicaties over jeugdruimte. • www.speelom.be is een website die info verschaft over de veiligheid van speeltoestellen en speelterreinen. • www.k-s.be is de site van Kind & Samenleving, een jeugdwerkorganisatie die van mening is dat kinderen een ‘volwaardige’ inbreng verdienen in de planning van de ruimte om hen heen. Participatie aan het beleid staat bij hen dan ook hoog op de agenda. Je kan bij hen ondermeer terecht rond kindvriendelijke verkavelingen.

146

BINNENPAGINAS2.indd 146

12/1/08 10:28:55 AM


2.9 VERHUURMOGELIJKHEID

Publicaties Een nieuwe regelgeving voor jeugdverblijfscentra en jeugdherbergen in Vlaanderen (Toerisme Vlaanderen) Toerisme Vlaanderen verspreide een infobrochure over het decreet ‘toerisme voor allen’ en het decreet ‘jeugdverblijfscentra’. Hier vindt je dus uitleg over erkennings-, brandveiligheidsnormen, subsidiemogelijkheden... • Downloadbaar op www.toerismevlaanderen.be of www.cjt.be. Bouwen aan een bivakhuis (CJT) Het Centrum voor Jeugdtoerisme stelde een brochure samen, waarin op een duidelijke manier de meeste technische informatie wordt weergegeven rond waar je lokaal aan moet vol doen wil je het geschikt maken als kampplaats. • Contacteer CJT voor de laatste versie (www.cjt.be).

Links • www.cjt.be is de site van het Centrum voor Jeugdtoerisme. Het CJT biedt ondersteuning als je je lokalen wil verhuren. Ook bij de bouw of verbouwing van je lokaal kunnen ze advies geven en je kan er onder voorwaarden een renteloze lening verkrijgen. • www.toerismevlaanderen.be is de instantie waar je terecht kan om een erkenning als jeugdverblijf te verkrijgen. Infrastructuursubsidies dien je ook bij deze instantie aan te vragen. • www.jeugdbeleid.be is de site van de Vlaamse overheidsdienst waar je werkingsubsidies kan aanvragen als je een erkend jeugdverblijf uitbaat.

Contact • Centrum voor Jeugdtoerisme, Bergstraat 16, 9820 Merelbeke, tel. 09 210 57 70, cjt@cjt.be, www.cjt.be. • Toerisme Vlaanderen, Grasmarkt 61, 1000 Brussel, tel 02 504 03 00, fax 02 504 03 77, info@toerismevlaanderen.be, www.toerismevlaanderen.be. • Afdeling Jeugd, Arenberggebouw, Arenbergstraat 9 (4de verdieping), 1000 Brussel tel 02 553 41 30, fax 02 553 41 17, jeugd@vlaanderen.be, www.jeugdbeleid.be.

BINNENPAGINAS2.indd 147

147

12/1/08 10:28:56 AM


2.10 OVEREENKOMSTEN

Publicaties Den Deal De brochure Den Deal van Locomotief brengt je een overzicht van ‘infrastructuur’-overeenkomsten. Een contract ondertekenen doe je niet zo maar. Het is een verbintenis die gevolgen kan hebben. In deze brochure krijg je een overzicht van verschillende overeenkomsten: koopcontract, huurovereenkomst, convenant, gebruiksovereenkomst, recht van opstal, recht van erfpacht… • Je kan ‘ Den Deal’ ook downloaden op www.jeugdlokalen.be.

Links • www.notaris.be beschikt over heel wat nuttige informatie: wat kan een notaris voor u doen, huren en verhuren, kopen en lenen…

Contact • Adressen van de notarissen in je buurt kun je opzoeken op www.notaris.be.

2.11 VRIJWILLIGERS EN/OF VERZEKERINGEN

Publicaties Vrijwilligerswerk, goed verzekerd? (Vlaams, Brussels en Provinciale Steunpunten Vrijwilligerswerk) Hoewel deze inleidende gids niet de pretentie heeft volledig en geleerd te zijn, gaan we er wel prat op dat de voorgeschotelde informatie correct is. Voor de inhoudelijke suggesties en correcties hebben we kunnen rekenen op de meer dan gewaardeerde inbreng van Em. Hoogleraar Claassens, gespecialiseerd in verzekeringszaken en kenner van het vrijwilligerswerk. • Downloadbaar via www.vrijwilligerswerk.be > publicaties. Of bestellen bij een steunpunt vrijwilligerswerk.

148

Vrijwilligers prikkelen is een kunst (Brussels en Provinciale Steunpunten Vrijwilligerswerk) Wil jij weten hoe hoog je prikkelgehalte is? Vinden jullie vrijwilligers jullie werking prikkelend? Wat zijn hun prikkels? Op deze vragen krijg je een antwoord in onze nieuwe handleiding ‘Vrijwilligers prikkelen is een kunst’. Geen theorie,

BINNENPAGINAS2.indd 148

12/1/08 10:28:56 AM


wel enkele speelse testen die je meelokken in de wondere wereld van het prikkelen. • Downloadbaar via www.vrijwilligerswerk.be > publicaties. Zorgdragen voor Vrijwilligers (Vlaams Steunpunt Vrijwilligerswerk vzw) Tevreden vrijwilligers, daar gaan we voor. Tevredenheid werkt aanstekelijk, ontevredenheid stoot af. Onderzoek wijst uit dat positieve ervaringen gemiddeld doorverteld worden aan een 7-tal personen, negatieve ervaringen worden meer dan 20 maal uitgebazuind! Tevreden vrijwilligers stralen iets uit en bepalen daardoor - al dan niet bewust - mee het imago van een organisatie. En investeren in een goed vrijwilligersbeleid kost uiteindelijk minder moeite dan voortdurend te moeten tussen komen of opnieuw vrijwilligers te moeten engageren die weer in het geheel moeten worden ingewijd. • Downloadbaar via www.vrijwilligerswerk.be > publicaties. Praktijkboek vrijwilligerswerk (Prov. Steunpunt Vrijwilligerswerk Limburg) Het praktijkboek vrijwilligerswerk is de neerslag van de werkwinkels, de praktijkvoorbeelden en de methodenmarkt van een trefdag rond het werven & motiveren van vrijwilligers. De beschreven methodieken en praktijkvoorbeelden worden ingeleid door een visie op het hedendaagse vrijwilligerswerk. Een samenvatting van het vrijwilligersmanagement biedt inzichten om het vrijwilligerswerk beter af te stemmen op de veranderende samenleving. • Downloadbaar via www.vrijwilligerswerk.be > publicaties. Toelichting bij de wet van 1 augustus 2006 Deze gratis brochure biedt een kort en praktisch overzicht van de rechten en plichten in het vrijwilligerswerk. In oktober 2006 verscheen een beknopte digitale brochure met verduidelijkingen omtrent de wetgeving betreffende de rechten van vrijwilligers. Deze uitgave kreeg ondertussen een eerste update en is ook beschikbaar in gedrukte vorm. • Downloadbaar op www.vrijwilligersweb.be of contacteer een steunpunt vrijwilligerswerk voor een gratis kopij. Vrijwilligers aantrekken is een kunst (Brussels en Provinciale Steunpunten Vrijwilligerswerk) Veel weetjes en tips zijn opgenomen in de praktische handleiding, die uit drie delen bestaat: wat theorie, heel wat praktische werkinstrumenten, en tenslotte inspirerende voorbeelden onder de vorm van aantrekkingstechnieken, die we niet uit onze duim hebben gezogen maar gevonden in het werkveld. • Downloadbaar via www.vrijwilligerswerk.be > publicaties. 149

BINNENPAGINAS2.indd 149

12/1/08 10:28:56 AM


Links • www.vrijwilligerswerk.be is het resultaat van een samenwerking van de Vlaamse, provinciale en het Brusselse steunpunt voor vrijwilligerswerk. Een bron van informatie over rechten en plichten van de vrijwilliger, vele publicaties zijn downloadbaar… • www.vrijwilligersweb.be is de webstek van het Vlaams Steunpunt Vrijwilligerswerk. Hiermee willen ze niet enkel het vrijwilligerswerk promoten, maar ook ondersteunen. Onder meer informatie over vrijwilligers en verzekeringen kan je hier terug vinden.

Contact • Vlaams Steunpunt Vrijwilligerswerk vzw, Amerikalei 164, 2000 Antwerpen, tel. 03 218 59 01, info@vsvw.be, www.vrijwilligersweb.be • Het Punt vzw, Steunpunt Vrijwilligerswerk Brussel, Treurenberg 24, 1000 Brussel, tel. 02 218 55 16, fax 02 218 71 66, hetpunt@busmail.net, www.hetpuntbrussel.be • Provinciaal Steunpunt Antwerpen, Boomgaardstraat 22 bus 100, 2600 Berchem, tel. 03 240 61 65, fax 03 240 61 62, vrijwilligerswerk@provant.be, www.provant.be/welzijn/samenleven/vrijwilligerswerk • Provinciaal Steunpunt Limburg, Universiteitslaan 1, 3500 Hasselt, tel. 011 23 72 24, fax 011 23 82 80, vrijwilligerswerk@limburg.be, www.limburg.be/vrijwilligers • Provinciaal Steunpunt Oost-Vlaanderen, PAC Het Zuid, Woodrow Wilsonplein 2 v 9000 Gent, tel. 09 267 75 44, fax 09 267 75 99, vrijwilliger@oost-vlaanderen.be • Provinciaal Steunpunt West-Vlaanderen, Provinciebestuur, Boeverbos, Koning Leopold III-laan 41 v, 8200 Brugge, tel. 050 40 34 87, fax 050 40 31 07, vrijwilligerswerk@west-vlaanderen.be • Provinciaal Steunpunt Vlaams-Brabant, Provincieplein 1, 3010 Kessel-Lo, tel. 016 26 73 25, fax 016 46 83 29, vrijwilligerswerk@vl-brabant.be

150

BINNENPAGINAS2.indd 150

12/1/08 10:28:56 AM


2.12 BOUWTECHNISCH

Publicaties De Steenworp (Locomotief) Een brochure vol materiaalsuggesties voor het (ver)bouwen van een jeugdlokaal. Het volledige gebouw wordt overlopen, van de ruwbouw, over de technieken, tot de afwerking. Binnen elk van deze 3 delen worden er aparte toepassingsgebieden belicht (bijvoorbeeld vloeren, dak, wanden, verwarming…). Per toepassing worden een aantal materialen voorgesteld, die worden getoetst aan enkele criteria (prijs, hanteerbaarheid, comfort…) • Deze brochure kan je donwloaden op www.jeugdlokalen.be

2.13 VARIA

Publicaties Bouwen en beheren van een repetitieruimte (vzw Repetitieruimtes en Poppunt) Het boekje staat boordevol info over geluidsisolatie en akoestiek. • Bestellen via peter@repetitieruimtes.be. Wegwijs in de fiscaliteit van de eigen woning (overheid) Over de fiscale aspecten die met het kopen en bouwen te maken hebben (registratierechten, BTW…). • Downloaden via http://minfin.fgov.be. De bouwheer en de BTW (overheid) De indirecte fiscaliteit in de bouwsector is een complexe materie. Met deze brochure wil de overheid je op weg helpen om de verschillende aspecten beter te helpen begrijpen. • Downloaden via http://minfin.fgov.be.

151

BINNENPAGINAS2.indd 151

12/1/08 10:28:57 AM


Links • http://minfin.fgov.be is de site van het Belgisch Ministerie van Financiën. Hier kan je heel wat nuttige brochures en folders downloaden: registreren huurcontract, bouwheer en BTW… • www.politie.be helpt je ook op weg met informatie over inbraak- en vandalismepreventie. Klik door naar <Federale politie>, <criminaliteit> en dan op <Preventietips>. • www.fuifpunt.be is de website van Fuifpunt. Klik door naar <uitbater> en dan naar <geluid> om meer te vernemen over geluidsisolatie. • www.repetitieruimtes.be is de website van vzw repetitieruimtes. Klik op <links> en dan op <geluidsisolatie> voor heel wat doorklikmogelijkheden naar fabrikanten van akoestisch materiaal. • www.ovam.be is de site van de Openbare Afvalstoffenmaatschappij voor het Vlaamse Gewest. Op veel gestelde vragen over bijvoorbeeld bodemattesten en -saneringen kun je hier een antwoord vinden.

152

BINNENPAGINAS2.indd 152

12/1/08 10:28:57 AM


153

BINNENPAGINAS2.indd 153

12/1/08 10:28:58 AM


Locomotief is een initiatief voor meer en beter jeugdlokalenbeleid van Steunpunt Jeugd in samenwerking met: Chirojeugd Vlaanderen Kipdorp 30 2000 Antwerpen T 03 231 07 95 F 03 232 51 62 lokalen@chiro.be www.chiro.be Formaat jeugdhuiswerk Vlaanderen De Wittestraat 2 2600 Berchem T 03 226 40 83 F 03 226 40 85 info@formaat.be www.formaat.be FOS Open Scouting Kortrijksesteenweg 639 9000 Gent T 09 245 45 86 F 09 245 45 88 info@fos.be www.fosopenscouting.be Katholieke Landelijke Jeugd Waversebaan 99 3050 Oud-Heverlee T 016 47 99 99 F 016 47 99 95 info@klj.be www.klj.be

154

BINNENPAGINAS2.indd 154

12/1/08 10:28:58 AM


KSJ-KSA-VKSJ Vooruitgangstraat 225 1030 Brussel T 02 201 15 10 F 02 201 04 74 info@ksj.be www.ksj.be Provinciale Jeugddienst Antwerpen Boomgaardstraat 22 2600 Antwerpen T 03 240 55 66 F 03 240 55 79 jeugd@admin.provant.be www.provant.be/jeugd Scouts en Gidsen Vlaanderen Lange Kievitstraat 74 2018 Antwerpen T 03 231 16 20 F 03 232 63 92 lokalen@scoutsengidsenvlaanderen.be www.scoutsengidsenvlaanderen.be Vereniging Vlaamse Jeugddiensten en Jeugdconsulenten Vijverlaan 53 2610 Wilrijk T 03 821 06 06 F 03 821 06 09 info@vvj.be www.vvj.be

155

BINNENPAGINAS2.indd 155

12/1/08 10:28:58 AM


BINNENPAGINAS2.indd 156

12/1/08 10:28:58 AM


In de Locomotiefreeks zijn ook volgende titels reeds beschikbaar: Jeugdlokalen & financiën Hoe verzamel ik geld voor een jeugdlokaal? In deze brochure lees je hoe je voldoende financiële middelen kan samenbrengen als je een jeugdlokaal wil bouwen of verbouwen: ondersteuningsmogelijkheden vanuit de overheid, eigen acties en opbrengsten, steun uit de onmiddellijke groepsomgeving, samenwerking met instanties en organisaties… Jeugdlokalen & inbraakpreventie Maak je jeugdlokaal inbraak- en vandalismebestendig Jeugdwerkinitiatieven worden vaak geconfronteerd met vandalenstreken en inbraak in hun lokaal. In deze brochure krijg je achtergrondinformatie over soorten daders en de aard van inbraken in jeugdlokalen. Vervolgens lees je welke preventieve maatregelen je kan nemen om inbraak en vandalisme te voorkomen. Er zijn immers diverse maatregelen mogelijk. Tot slot vertellen we je hoe de politie je van dienst kan zijn. Op www.jeugdlokalen.be kan je nog meer relevante informatie over jeugdlokalen gratis downloaden: o.a. een brochure over overeenkomsten, bouwmaterialen, een verkeersveilige omgeving…

BINNENPAGINAS2.indd 157

12/1/08 10:28:59 AM


JEUGDLOKALEN & HET BOUWPROCES Van het oprichten van een stuurgroep over de concretisering van het bouwproject, de uitvoering en opvolging ervan tot het beheer achteraf. Deze publicatie is een must have wanneer je met je groep of jeugdhuis beslist om een lokaal te (ver)bouwen.

BINNENPAGINAS2.indd 158

12/1/08 10:28:59 AM

Jeugdlokalen & het bouwproces  
Advertisement