Page 1

Te s t i m o n i a l

JEROEN BOSCH ZIEKENHUIS

70 m2 minder archiefruimte, forse besparing op personeelskosten Het Jeroen Bosch Ziekenhuis heeft ca. 2700 actieve crediteuren en ontvangt elk jaar gemiddeld 43.000 facturen. Jörgen van der Zande, Unithoofd Crediteurenadministratie: “De verwerking van die facturen verliep lang niet altijd vlekkeloos en kostte ons veel tijd. Zo moesten onze medewerkers wel 50 tot 60 keer per week het archief induiken. Want als factuur- en orderbedragen niet overeenkwamen, moest de bijbehorende factuur opgezocht worden. Toen ook nog duidelijk werd dat in de nieuwbouw van het ziekenhuis geen rekening gehouden was met archiefruimte zijn we op zoek gegaan naar een purchase-to-pay-oplossing.”

Naadloze koppeling met Vila Het Jeroen Bosch Ziekenhuis koos voor de factuuroplossing van DDi. Van der Zande: “Andere ziekenhuizen bleken erg tevreden over de oplossing. Samen met de gebruikersvriendelijkheid van het systeem en de naadloze koppeling met onze huidige systemen Vila en Exact Financial heeft dat de doorslag gegeven. Nu alle inkoopfacturen digitaal beschikbaar zijn, verlopen onze processen een stuk transparanter. In het verleden was bijvoorbeeld niet altijd duidelijk waar documenten zich bevonden. En ook de status van facturen was niet altijd helder. Voor de geautoriseerde budgethouders is nu elke factuur met een druk op de knop beschikbaar, de crediteurenadministratie houdt de controle over het fiatteringproces.”


Te s t i m o n i a l

Three-way-match

Fiatteren boekingsregels

Dankzij de factuuroplossing van DDi is de informatieuitwisseling tussen inkoop en crediteurenadministratie sterk verbeterd. “Facturen worden bij binnenkomst direct digitaal ingelezen. Vervolgens wordt gecontroleerd of er een match is met de inkoopfactuur en levering die in Vila bijgehouden worden. Is dit het geval dan kan de medewerker de factuur afhandelen. Ontbreekt de match dan gaat de factuur nog een keer langs bij de budgethouder voor fiattering. Het totale proces is heel efficiënt geworden.”

Maar de software van DDi bood het ziekenhuis nog een ander voordeel. “Doordat het systeem geen facturen fiatteert maar boekingsregels kunnen we binnenkomende facturen eenvoudig opsplitsen en synchroon door meerdere budgethouders laten fiatteren. ”Al met al is het Jeroen Bosch Ziekenhuis zeer te spreken over het huidige systeem. “We hebben veel minder archiefruimte nodig. Maar liefst zeventig m2 hebben we ingeleverd. Daarnaast hebben we fors op personeelskosten bespaard. Het fiatteringsproces verloopt nu vlekkeloos. En zo hoort het. Wie in een ziekenhuis werkt, kan zich geen fouten veroorloven.”

“Alle facturen zijn direct digitaal beschikbaar en de status ervan is altijd helder.”

Bel 088 56720 00 of ga naar ddi.nl voor meer informatie

Testimonial Jeroen Bosch Ziekenhuis  

Voor de digitale verwerking van inkoopfacturen maakt het Jeroen Bosch ziekenhuis gebruik van DDi Factuur.