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Module Planning des actions Description: La création et le planning automatique d’actions, de rendez-vous, de tâches, qui doivent, oui ou non, être exportés vers Outlook afin de rendre possible un suivi par ce canal.

Description:  Chaque société qui s’occupe d’entretiens périodiques ou d’interventions ou des sociétés qui travaillent avec des représentants où il

est nécessaire que des rendez-vous doivent périodiquement être organisés et contrôlés.

Détails: A l’aide de ce module, il est possible lors de la clôture de certains documents commerciaux, d’introduire des actions définies, des entretiens et des rendez-vous. Ensuite, ces actions peuvent rapidement et facilement être exportées vers Outlook.

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Un exemple du module Planning des Actions dans la pratique... Une firme de sécurité vend et installe des dispositifs d’alarme. Lors de la vente d’un dispositif d’alarme, on vend aussi une sorte de contrat d’entretien dans lequel on stipule les moments où une intervention doit avoir lieu pour l’entretien de ces dispositifs d’alarme. On peut p.ex. stipuler qu’un entretien doit être exécuté tous les 6 mois. Au moment de la vente ou de l’installation de ce dispositif d’alarme, il est nécessaire qu’un premier rendez-vous soit déterminé pendant lequel cette intervention doit avoir lieu. Lors de la clôture de la facture, celui qui crée le document, peut rapidement déterminer une date à laquelle l’entretien doit être exécuté. Ensuite, on peut lier un technicien à cet entretien qui doit exécuter cette intervention et on peut aussi déterminer une certaine durée pour l’exécution de cet entretien. Si des frais de transport ou d’intervention supplémentaires standards doivent être facturés, cela peut aussi être introduit. Puis, le rendez-vous est exporté vers l’agenda d’Outlook du technicien. Naturellement, la date qui a été déterminée au moment de la vente, est une date indicative et peut encore être modifiée tenant compte des différents facteurs (disponibilité client, technicien, …) Le service ‘Planning’ de cette entreprise reçoit automatiquement 6 mois plus tard (ou plus tôt) un aperçu de tous les rendez-vous. Ensuite, les clients sont contactés et les rendez-vous définitifs sont déterminés. Maintenant, un e-mail de confirmation avec là-dedans les détails du rendez-vous est automatiquement envoyé au client. Après l’intervention chez le client, l’action qui a été créée dans DBFACTw est complétée par de l’information importante au sujet de cette intervention. Dans ce cas spécifique, il s’agit de la durée totale de l’intervention, des articles de remplacement qui doivent éventuellement être facturés ou du statut financier de cette intervention. Après que l’intervention a été exécutée, la date du deuxième entretien est déterminée de sorte qu’ils sont automatiquement mis au courant quand ils doivent de nouveau contacter le client pour la détermination d’un nouvel entretien. Il est peut-être inutile de dire que depuis que cette entreprise utilise le module Planning d’action, le rendement et la précision pour le suivi des rendez-vous a certainement augmenté.


Planning des Actions  

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