Issuu on Google+

Betalingsmodule (Isabel 6)

Š <2011> TML bvba

15/11/2011


Contents

3

Table of Contents Foreword

Betalingsmodule (Isabel 6)

0

4

1 Wat................................................................................................................................... vooraf dient te gebeuren 5 2 Instellingen ................................................................................................................................... in DBFACTw 7 Licentie ......................................................................................................................................................... 8 Rechten-gebruikersgroep ......................................................................................................................................................... 9 Instellen contract-gegevens ......................................................................................................................................................... 10 Manueel banken .................................................................................................................................................. aanmaken 14 Bestaande.................................................................................................................................................. banken koppelen 14 Bankbuffers ......................................................................................................................................................... 15 Instellen gebruiker-accounts ......................................................................................................................................................... 16

3 Werking ................................................................................................................................... in DBFACTw 18 Opvragen ......................................................................................................................................................... CODA-berichten 19 Manueel via .................................................................................................................................................. 'ISABEL' 19 Via 'Creatie .................................................................................................................................................. bankmutatie' 22 Betalingen......................................................................................................................................................... doorvoeren 24 Manueel via .................................................................................................................................................. 'ISABEL' 24 Via 'Aanmaken/verw .................................................................................................................................................. ijderen betalingsbestanden' 25 Via 'DomiciliĂŤringsopdrachten' .................................................................................................................................................. 28

Š <2011> TML bvba


4

1

Helpfile DBFACTw 2.xxx

Betalingsmodule (Isabel 6)

Wie zich abonneert op de diensten van Isabel kan met deze module betalingen voorbereiden vanuit DBFACTw en die versturen via Isabel. In DBFACTw bereidt u de betalingen voor door een selectie te maken op vervaldag, op leverancier, of u vraagt een lijst op van de facturen waarvoor u een disconto kan genieten. Deze lijst kan worden gebruikt om betalingen voor te bereiden met overname van gestructureerde mededelingen, referenties betalingen en daarbij rekening houdend met de te verrekenen creditnotaâ&#x20AC;&#x2122;s. Van de lijst wordt een bestandje gemaakt dat op zijn beurt wordt verstuurd via Isabel waar een digitale handtekening volstaat om de betalingen effectief uit te voeren. Wanneer de uittreksels worden opgenomen in de boekhouding vraagt u aan DBFACTw om de betaalde facturen af te boeken in de boekhouding en de cirkel is rond. Het principe van het steeds overnemen van informatie van een vorig stadium in een volgend stadium zorgt er voor dat u niet alleen sneller werkt maar vooral fouten vermijdt.

Š <2011> TML bvba


Betalingsmodule (Isabel 6)

1.1

5

Wat vooraf dient te gebeuren

Vooraleer in DBFACTw met Isabel 6 kan worden gecommuniceerd moet Isabel 6 op de computer geïnstalleerd worden. Dit wil zeggen dat met de bijgeleverde software Isabel eerst moet worden geïnstalleerd zodat op een correcte manier op de website met Isabel kan gewerkt worden. Er moet minstens met versie 6.21.0010 van de beveiligingscomponenten gewerkt worden. Als Isabel 6 reeds op de computer aanwezig kan u de versie nakijken via Start – Alle programma’s – Isabel Services – Isabel 6 configuratiescherm :

Indien deze versie lager is dan 6.21.0010 dan moeten de oude beveiligingscomponenten eerst verwijderd worden en vervolgens moet de laatste versie geplaatst worden. De laatste versie kan telkens worden gedownload via de volgende url : http://www.isabel.be/support6/nl-BE/ isabel6/installation/download.php Als er wordt ingelogd op de website én de kaartlezer is correct geïnstalleerd dient eerst het paswoord te worden ingegeven en vervolgens verschijnt onderstaande pagina :

© <2011> TML bvba


6

Helpfile DBFACTw 2.xxx

Hier kan worden doorgeklikt naar het eBanking-gedeelte, zijnde BankIt

Als deze pagina kan worden geladen dan is de software en kaartlezer correct geĂŻnstalleerd en kan worden overgegaan tot de instellingen in DBFACTw.

Š <2011> TML bvba


Betalingsmodule (Isabel 6)

1.2

Instellingen in DBFACTw

De communicatie tussen DBFACTw en Isabel gebeurt via XML-bestanden. DBFACTw doet via XML een aanvraag en Isabel geeft via een XML-bestand een antwoord. Op het moment dat een aanvraag wordt uitgevoerd verschijnt telkens het scherm waarin het paswoord moet worden ingegeven.

Š <2011> TML bvba

7


8

1.2.1

Helpfile DBFACTw 2.xxx

Licentie

Om te communiceren met Isabel moeten de module ‘Communicatie met Isabel GO’ geactiveerd zijn. Indien dit niet geval is moet de module eerst worden aangevraagd. Door deze module aan te vinken wordt de module ‘Electronisch betaalverkeer’ automatisch aangezet. De communicatie met de Isabel GO-module is gratis in DBFACTw op voorwaarde dat men de module ‘Electronisch betaalverkeer’ aankoopt. Het gebruik van de Isabel GO-module is bij Isabel zelf een aparte betalende module. Hou er ook rekening mee dat u ook over de module ‘Inlezen electronische bankuittreksels (CODA)’ dient te beschikken als u bij Isabel-opgehaalde CODA-bestanden automatisch wenst in te lezen in DBFACTw.

Hoe een module moet worden aangevraagd kan u terugvinden in onze helpfile.

© <2011> TML bvba


Betalingsmodule (Isabel 6)

1.2.2

9

Rechten-gebruikersgroep

Voor de Isabel-communicatie zijn er 2 rechten voorzien, zijnde: 1. Isabel GO: inkomende communicatie (recht 205) - Opvragen CODA-berichten - Opvragen account-info - Opvragen contract-info 2. Isabel GO: uitgaande communicatie (recht 206) - Versturen betalingen U kan deze rechten wijzigen per gebruikersgroep via direct-menu 1004 Indien in deze handeling een scherm wordt besproken zullen de benodigde rechten vermeld worden.

Š <2011> TML bvba


10

1.2.3

Helpfile DBFACTw 2.xxx

Instellen contract-gegevens

Heel belangrijk is het instellen van de verschillende contract-ID’s. In DBFACTw gaat u betalingen kunnen uitvoeren vanuit een bepaalde bankrekening of CODA-berichten ophalen welke betalingen bevat op een bepaalde bankrekening. Uw bank(en) gaat u hiervoor voor uw rekeningen een eBanking Contract-ID geven. Neem contact op met uw bank als u deze ID’s (nog) niet in uw bezit heeft. Ga ervan uit dat u één eBanking Contract-ID krijgt voor al uw rekeningen bij een bank. Soms kan hiervan worden afgeweken. Hoe dient u dit nu in te stellen in DBFACTw ? Wel, eerst en vooral moet u al in het bezit zijn van een Isabel ‘Secure Signing Card’ en het bijbehorende paswoord.

Met deze kaart kan u in DBFACTw een lijst van de gekoppelde contract-ID’s opvragen. Hiervoor gaat u naar direct menu 1258, ‘Ophalen contract-gegevens (online)’.

Het paswoordscherm gaat worden getoond en vervolgens gaat DBFACTw een overzicht geven van de

© <2011> TML bvba


Betalingsmodule (Isabel 6)

11

beschikbare Contract-ID’s.

Naam rekeninghouder : naam van de rekening eBanking Contract ID : tot welke eBanking Contract ID het rekeningnummer behoort Land : tot welk land de rekening behoort Bank ID (Isabel) : ID van de bank zoals gekend bij Isabel (is niet gelijk met de bank ID in DBFACTw) Banknaam (Isabel) : banknaam zoals gekend bij Isabel (is niet gelijk met de banknaam in DBFACTw) Rekeningnummer : Rekeningnummer van de bank Rekeningnummer IBAN : IBAN rekeningnummer van de bank Protocol : protocolnummer van de bank DBFw: contract-bank : of de koppeling bank – eBanking contract ID in DBFACTw bestaat DBFw: bank : of de bank in DBFACTw bestaat DBFw: contract : of het eBanking contract ID in DBFACTw bestaat U kan dit overzicht afdrukken en alles manueel instellen of u kan gebruik maken van de knoppen onder de grid om het hele proces wat te versnellen en te vereenvoudigen. Voor elke bankrekening van waaruit u betalingen met Isabel uitvoert moet een bank worden aangemaakt in DBFACTw. Bij het laden van dit overzicht wordt aan elke regel een kleur toegewezen. Groen wil zeggen dat de bank (kolom ‘Rekeningnummer’) reeds bestaat in DBFACTw. Er gaat vervolgens automatisch een vinkje komen te staan in de kolom ‘DBFACTw: bank’. Oranje wil zeggen dat de bank nog niet bestaat in DBFACTw maar de teruggekregen gegevens zijn aanwezig. In de kolom ‘DBFACTw: bank’ Rood wil zeggen dat de teruggekregen gegevens onvolledig zijn en er dus ook geen bank aan gekoppeld kan worden. Indien een oranje regel is gemarkeerd zal onderaan de knop <Bank aanmaken> beschikbaar komen te staan. U kan hiermee snel de bank aanmaken in DBFACTw. De banknaam, het bankrekeningnummer en het protocolnummer worden automatisch overgenomen in het scherm .

© <2011> TML bvba


12

Helpfile DBFACTw 2.xxx

Belangrijk is dat u bij de aanmaak van een nieuwe bank de grootboekrekening en het identificatie/ protocolnummer invult. Nadat de bank is bewaard, zal het overzichtsscherm automatisch vernieuwd worden. De regel zal groen worden en het vinkje in de kolom ‘DBFACTw: bank’ zal AAN staan. Als u op een groene regel staat zal de knop <Bank opvragen> ter beschikking staan en kan u de bank in DBFACTw opvragen. Nadat de banken aangemaakt zijn, moeten we controleren of de eBanking Contract ID’s bestaan in DBFACTw en dat de banken gekoppeld zijn met deze eBanking Contract ID’s. We gaan m.a.w. de kolommen ‘eBanking Contract ID’ en ‘Rekeningnummer’ koppelen met elkaar. Hiervoor bestaat de knop <Check contract>. Als de kolommen ‘DBFw: contract-bank’ en ‘DBFw: contract’ aangevinkt zijn, is deze optie niet beschikbaar omdat de eBanking Contract ID bestaat in DBFACTw evenals de koppeling van dit contract met het rekeningnummer. Bij het klikken op de knop worden dus 2 controles gedaan : 1. Eerst wordt gekeken of de eBanking Contract ID bestaat in DBFACTw. Indien dit niet het geval wordt er gevraagd dit Contract ID aan te maken. 2. Vervolgens wordt nagegaan of de koppeling Contract ID <> bankrekening bestaat. Indien dit niet het geval is wordt er gevraagd om deze koppeling aan te maken. Het scherm wordt vervolgens getoond.

© <2011> TML bvba


Betalingsmodule (Isabel 6)

13

Na het eventueel aanmaken van koppelingen, wordt opnieuw het overzichtsscherm vernieuwd zodat u direct kan zien welke koppelingen (eventueel) nog moeten worden gelegd.

Š <2011> TML bvba


14 1.2.3.1

Helpfile DBFACTw 2.xxx

Manueel banken aanmaken

Indien u toch manueel banken wil aanmaken kan u dit doen via direct-menu 543:

Benodigde rechten : 2 & 7 Let er ook zeker op dat bij elke bank de identificatie/protocol ingevuld is. 1.2.3.2

Bestaande banken koppelen

Bestaande banken gaan koppelen in DBFACTw kan uiteraard ook manueel. Hiervoor gaat u naar direct-menu 1255.

Benodigde recht : 205 Bovenaan bij ‘eBanking Contract-ID’ geeft u de contract-ID in. Daaronder voegt u al de aan dit contract gekoppelde banken toe. Dit doet u (eventueel) ook voor alle andere contract-ID’s.

© <2011> TML bvba


Betalingsmodule (Isabel 6)

1.2.4

15

Bankbuffers

Nu de banken in DBFACTw aangemaakt zijn, moet u ook voor deze banken bankbuffers aanmaken. Als u betalingen wil doorvoeren moet deze betalingen in een bankbuffer steken. Op basis van de betalingen in deze buffers worden dan later de betalingsbestanden aangemaakt. Bankbuffers kan u aanmaken via direct-menu 777.

Benodigde recht : 7 Per bank maakt u dus een bankbuffer aan. Als u vanaf een rekeningnummer zowel nationale als internationale betalingen wenst uit te voeren dient u 2 bankbuffers voor dit rekeningnummer aan te maken. De eerste zonder en de tweede mét de optie ‘Internationale overschrijving’ ingeschakeld.

© <2011> TML bvba


16

1.2.5

Helpfile DBFACTw 2.xxx

Instellen gebruiker-accounts

U gaat van uw bank ook verschillende eBanking User-ID’s krijgen per gebruiker die aan eBanking gaat doen. Een bank kan namelijk per gebruiker (eBanking User ID) verschillende machtigingen toewijzen. De ene gebruiker mag bijvoorbeeld wel betalingen uitvoeren vanuit rekening A maar niet vanuit rekening B. Elke gebruiker die met Isabel werkt in de firma gaat een aparte gebruikerskaart krijgen met een unieke ID (Token-ID). U kan opnieuw in DBFACTw op basis van uw login-kaart. Hiervoor gaat u naar direct-menu 1259, ‘Ophalen account-gegevens (online)’. Het paswoordscherm gaat worden getoond en vervolgens gaat DBFACTw een overzicht geven van de beschikbare account-gegevens.

Druk ook deze lijst af zodat we dit kunnen instellen in DBFACTw. Hiervoor gaan we nu naar direct-menu 1256, ‘eBanking User ID’s’.

Benodigde recht : 205 In dit scherm moeten we dus een eBanking User ID gaan koppelen met een DBFACTw-gebruiker en een eBanking Contract-ID.

© <2011> TML bvba


Betalingsmodule (Isabel 6)

17

Bovenaan geeft u de eBanking User ID in. Daaronder welke gebruiker in DBFACTw met deze user ID gaat werken en daaronder welk Contract-ID gekoppeld is aan de User ID.

Š <2011> TML bvba


18

1.3

Helpfile DBFACTw 2.xxx

Werking in DBFACTw

© <2011> TML bvba


Betalingsmodule (Isabel 6)

1.3.1

Opvragen CODA-berichten

1.3.1.1

Manueel via 'ISABEL'

19

Via direct menu 1262 kan u manueel rekeninguittreksels in CODA-formaat ophalen. U maakt uw selectie, krijgt een overzicht en kan dan zelf bepalen welke bestanden u wenst te downloaden. Het scherm dient tevens ook als overzichtsscherm van reeds opgehaalde (en verwerkte) rekeninguittreksels.

Wat geeft dit scherm nu allemaal weer ? Opgehaalde rekeninguittreksels worden weggeschreven in een database. Als u dus vandaag een rekeninguittreksels download van de Isabel-server, houden we deze bij, zijnde : - Wie de download heeft uitgevoerd, wanneer (datum + tijd) en op welk werkstation - De inhoud van het uittreksel - Onder welke UserID en eBanking contract-ID dit rekeninguittreksel valt - ... Als achteraf het rekeninguittreksel wordt verwerkt, dan zal dit ook worden onthouden in dit ‘bufferbestand’. Bij het opstarten van dit scherm zal eerst dit bufferbestand worden opgehaald. Dus alle vroeger reeds opgehaalde rekeninguittreksels zal u in het scherm terugvinden. Opgelet: alleen rekeninguittreksels waarvan u als gebruiker het recht toe heeft om deze te bekijken. Rekeninguittreksels die onder een ander eBanking Contract-ID vallen waartoe u geen, recht heeft, gaat u niet zien. Via helpkey 960504 kan u wel instellen hoeveel dagen terug DBFACTw moet gaan. Standaard staat deze op 30 dagen. Als u dus bvb. alleen de opgehaalde rekeninguittreksels van de laatste 2 weken wenst te zien, zet u deze parameter op 14. Via helpkey 960505 kan u ook instellen of u reeds verwerkte rekeninguittreksels in de lijst wenst te zien. Als u deze parameter uitzet gaat u dus alleen rekeninguittreksels zien die u voorheen heeft opgehaald maar nog niet heeft verwerkt. Standaard is de parameter ingesteld zodat verwerkte rekeninguittreksels worden getoond. Onder de grid kan u voor reeds opgehaalde rekeninguittreksels zien wie het rekeninguittreksel heeft opgehaald, wanneer (datum + tijd) en vanop welk werkstation.

Nu kan u natuurlijk ook rekeninguittreksels van de Isabel-server gaan ophalen.

© <2011> TML bvba


20

Helpfile DBFACTw 2.xxx

Links bovenaan kiest u eerst van welk eBanking contract ID u de uittreksels wenst te raadplegen. U gaat alleen de contracten zien welke gekoppeld zijn aan uw DBFACTw-gebruiker (op dit moment ingelogde gebruiker).

Helemaal links staat de User ID met de gekoppelde gebruiker ernaast, daarnaast het eBanking contract-ID met de bijbehorende (gekoppelde) bankrekeningnummers (samen met het aantal tussen haakjes). Bij Periode filtert u de periode waarop de rekeninguittreksels beschikbaar zijn gekomen. Standaard wordt het laatste jaar geselecteerd. Bij Status kiest u welke rekeninguittreksels moeten worden opgehaald : ‘Alle’, ‘Opgehaald’ of ‘Niet opgehaald’. Via <Ophalen> voert u de selectie uit en het resultaat wordt nadien getoond in de grid. Voor het maken van de selectie zal het Isabel-inlogscherm getoond worden. Nadat u rekeninguittreksels bent gaan ophalen op de Isabel-server, wordt de lijst bijgewerkt.

-

Een rode regel duidt aan dat het rekeninguittreksel nog niet is opgehaald van de Isabel-server. Een groene regel duidt aan dat het rekeninguittreksel is opgehaald van de Isabel-server en reeds verwerkt is in DBFACTw. Een zwarte regel duidt aan dat het rekeninguittreksel is opgehaald van de Isabel-server maar nog niet verwerkt is in DBFACTw.

Beschrijving van de kolommen : -

Naam : omschrijving van het rekeninguittreksel. Beschikbaar : wanneer het rekeninguittreksel beschikbaar gekomen is op de Isabel-server. Status : status van het rekeninguittreksel : ‘Opgehaald’ of ‘Niet opgehaald’. Formaat : formaat van het rekeninguittreksel.

© <2011> TML bvba


Betalingsmodule (Isabel 6)

-

-

21

DBFACTw ondersteunt momenteel alleen de download van CODA-berichten en niet MT940, MT942 of andere specifieke formaten. Grootte : grootte van het rekeninguittreksel. Referentie : referentie van het rekeninguittreksel. Bank : bank-ID teruggekregen van Isabel. Bestand ID : uniek bestandsnummer van het rekeninguittreksel Verwerkt : of dit rekeninguittreksel reeds verwerkt is in DBFACTw. Isabel : of dit rekeninguittreksel momenteel beschikbaar is op de Isabel-server. Het kan bvb. zijn dat u gisteren een rekeninguittreksel heeft opgehaald. Ondertussen kan u dit rekeninguittreksel via de website manueel hebben verwijderd en dan weet DBFACTw niet of dit rekeninguittreksel effectief nog beschikbaar is op de Isabel-server. Op het moment dat u via de knop <Ophalen> de beschikbare rekeninguittreksel bij Isabel heeft opgehaald, wordt de lijst geupdated en indien aanwezig zal een vinkje verschijnen in deze kolom. Inhoud : of de inhoud van het rekeninguittreksel bekend is in DBFACTw. Normaal gezien moet dit zo zijn als het bestand in het verleden is opgehaald van de Isabel-server.

Nu kan u kiezen wat te doen. U kan rekeninguittreksels downloaden door te klikken op <Downloaden>. U kan meerdere bestanden tegelijkertijd downloaden. Vanaf 20 bestanden wordt de download opgebroken in blokken van 20 bestanden. Als u bvb. 35 bestanden wenst op te halen, zal de downloadprocedure 2 keer worden uitgevoerd. Welke rekeninguittreksel u kan downloaden uit de lijst is beperkt, zijnde : - De regel moet gemarkeerd zijn. - Het rekeninguittreksel moet beschikbaar zijn bij Isabel (kolom ‘Isabel’ : AAN). - Het rekeninguittreksel mag nog niet verwerkt zijn in DBFACTw. (kolom ‘Verwerkt’ : UIT) U kan ook rekeninguittreksels verwijderen via de knop <Verwijderen>. Opgelet: hiermee gaat u de rekeninguittreksels verwijderen op de Isabel-server, niet alleen uit de lijst in DBFACTw. Dit rekeninguittreksel kan u via geen enkele selectie meer kunnen terughalen bij Isabel. In DBFACTw gaat u het rekeninguittreksel wel nog terugvinden in de reeds opgehaalde/verwerkte rekeninguittreksels. Ook hier gelden bepaalde criteria alvorens u een rekeninguittreksel uit de lijst kan verwijderen op de Isabelserver : - De regel moet gemarkeerd zijn. - Het rekeninguittreksel moet beschikbaar zijn bij Isabel (kolom ‘Isabel’ : AAN). Via de knop <Wijzigen> kan u manueel de status van de ‘Verwerkt’-kolom aanpassen indien nodig. Via de knop <Openen> kan u het rekeninguittreksel openen om de inhoud te bekijken. Openen kan alleen als de inhoud van het rekeninguittreksel beschikbaar is (kolom ‘Inhoud’: AAN)

© <2011> TML bvba


22 1.3.1.2

Helpfile DBFACTw 2.xxx

Via 'Creatie bankmutatie'

Via direct menu 98 (‘Creatie mutatie’) kunnen ook CODA berichten automatisch worden ingelezen.

Indien recht 205 geactiveerd is en er wordt geklikt op de knop <CODA>, wordt een pop-up menu getoond waar gekozen kan worden via ‘Manuele Selectie’ of ‘Via Isabel’. Bij het eerste dient u een zelf een CODA-bestand te selecteren. Bij de 2de optie komt u in het scherm ‘Ophalen betalingsbestanden’ terecht. Dit scherm is al besproken in vorig hoofdstuk. U kan hier dus d.m.v. een selectie betalingsbestanden ophalen (lijst + download zelf).

© <2011> TML bvba


Betalingsmodule (Isabel 6)

23

Het enige verschil hier is dat er de knop <Overnemen> is bijgekomen. U kan dus eerst de rekeninguittreksels op de Isabel-server ophalen en vervolgens rekeninguittreksels overnemen in het bankboek. U kan slechts één rekeninguittreksel tegelijkertijd overnemen in het bankboek. Het uittreksel dat geselecteerd is (dus niet gemarkeerd!) wordt overgenomen. Ook hier gelden bepaalde criteria alvorens u een rekeninguittreksel uit de lijst kan overnemen : - DBFACTw moet de inhoud van het uittreksel hebben (kolom ‘Inhoud’ : AAN) - Het rekeninguittreksel mag nog niet verwerkt zijn (kolom ‘Verwerkt’ : UIT) Als u dus bvb. 3 rekeninguittreksels wenst over te nemen in het bankboek, dan dient u 3 keer vanuit het bankboek via <Coda> - <Via Isabel> een uittreksel over te nemen. Nadat u een uittreksel heeft overgenomen en verwerkt, wordt het uittreksel automatisch op ‘Verwerkt’ geplaatst. U kan dus niet twee keer achter elkaar hetzelfde uittreksel overnemen.

© <2011> TML bvba


24

1.3.2

Helpfile DBFACTw 2.xxx

Betalingen doorvoeren

In DBFACTw is de mogelijkheid voorzien om nationale, internationale betalingen en domicilieringen door te sturen naar Isabel. Het gaat dus wel alleen om het doorsturen van de betalingen. Het ondertekenen van de betalingen dient nog altijd manueel te gebeuren via het eBanking-gedeelte van de Isabel-website (BankIt). 1.3.2.1

Manueel via 'ISABEL'

Via direct menu 1261 kan u manueel betalingsbestanden doorsturen. In dit scherm kan u zelf betalingsbestanden selecteren en nadien doorsturen.

Hier kan u dus manueel reeds bestaande betalingsbestanden toevoegen. Dit kunnen nationale of internationale betalingen zijn, maar ook domicilieringen. Betalingsbestanden toevoegen doet u via de knop <Toevoegen>. U krijgt dan een selectiescherm waarin u manueel betalingsbestanden kunt selecteren.

Na het selecteren van één (of meerdere !) bestanden worden deze toegevoegd aan de lijst.

© <2011> TML bvba


Betalingsmodule (Isabel 6)

25

Er worden wel verschillende controles uitgevoerd alvorens het betalingsbestand wordt goedgekeurd om te versturen via Isabel : Eerst wordt gekeken welk type betalingsbestand het is : nationaal, internationaal of domiciliering. Vervolgens wordt er gekeken welke de opdrachtgevende rekening is in het betalingsbestand. Bij een nationale of internationale betaling is dit de rekening van waaruit de betalingen dienen te gebeuren ; bij een domiciliering is dit de rekening waar de gedomicilieerde bedragen op moeten komen. Deze rekening wordt dan opgezocht bij de aanwezige banken in DBFACTw. Als deze niet bestaat, wordt het inlezen afgebroken. Als de bank in DBFACTw is teruggevonden, dan wordt nagekeken of deze bank gekoppeld is aan een ‘Isabel eBanking Contract’ ingegeven in DBFACTw (direct menu 1255). Indien dit niet het geval is wordt hiervan een melding gegeven en wordt de inleesprocedure afgebroken. Als de bank gekoppeld is een ‘eBanking Contract’ dan wordt opgezocht of de huidig ingelogde DBFACTwgebruiker het recht heeft om transacties op dit ‘eBanking Contract’’ uit te voeren. Er wordt dus m.a.w. opgezocht of de combinatie eBanking Contract <> huidige DBFACTw-gebruiker terug te vinden is bij de ‘Isabel User-ID’s’ (direct menu 1256). Indien dit niet het geval is, is deze DBFACTw-gebruiker dus niet gemachtigd om betalingen vanuit deze rekening (>eBanking Contract) uit te voeren. Er wordt hiervan melding gegeven en de inleesprocedure wordt afgebroken. Als aan alle voorwaarden voldaan is, wordt het bestand toegevoegd aan de grid. U kan dan ook in de grid verschillende gegevens terugvinden, zijnde opdrachtgevende rekening (bank), totaalbedrag, type betaling en Isabel contract-ID. Via de knop <Openen> kan u het tekstbestand (eventueel) openen om de structuur te bekijken. De optie ‘Verwijder bestanden na verzenden’ gaat, als het doorsturen van het bestand correct is verlopen, de betalingsbestanden nadien van de harde schijf verwijderen. Door te klikken op <Verzenden> worden de betalingen na het tonen van het Isabel-inlogscherm doorgestuurd. Mocht er iets verkeerd gaan bij het verzenden van één of meerdere bestanden uit de lijst, gebeurt er uiteraard niets met de betalingsbestanden op de schijf. Na het verzenden van de betalingsbestanden wordt gemeld hoeveel bestanden er zijn doorgestuurd. Via helpkey 960506 kan worden ingesteld of de betalingsgegevens nadien op het uittreksel in deta il of g eg roepeerd moeten worden weergegeven. Standaard staat deze op ‘Detail’. 1.3.2.2

Via 'Aanmaken/verwijderen betalingsbestanden'

Via direct menu 803 kan u, na het automatisch aanmaken van betalingsbestanden in DBFACTw, deze laten doorsturen naar Isabel.

© <2011> TML bvba


26

Helpfile DBFACTw 2.xxx

Bij het opstarten van dit scherm worden automatisch alle bankbuffers welke betalingen bevatten weergegeven. Indien hier geen goedgekeurde buffers worden weergegeven zijn er geen betalingen aanwezig in de bankbuffers. Betreffende de w erking va n de ba nkbuffers en hoe beta ling en hier a a n toe te voeg en, verw ijzen w e na a r de a lg em ene helpfile va n DBFA CTw of deze specifiek va n de boekhouding . Voor elke bankrekening gekoppeld aan een eBanking contract moet er dus een bankbuffer worden aangemaakt. Indien recht 206 actief is, worden in de bovenste grid 2 kolommen toegevoegd, zijnde ‘Isabel: OK’ en ‘Isabel: OK gebruiker’. Wat is nu het verschil ? Ook hier worden verschillende controles uitgevoerd op de betalingen in de bankbuffers. De uitvoerende bankrekeningnummers worden opnieuwd opgezocht en geverifieerd zoals besproken in vorig hoofdstuk. Als er een vinkje staat in de kolom ‘Isabel: OK’ dan wil dit zeggen dat de bank gekoppeld aan de bankbuffer gekoppeld is aan een Isabel eBanking Contract. Als er een vinkje staat in de kolom ‘Isabel: OK gebruiker’ dan is de huidige DBFACTw-gebruiker gemachtigd om betalingen via dit eBanking Contract te versturen. Als er voor minstens één bankbuffer een vinkje staat bij ‘Isabel: OK gebruiker’ dan staat de optie ‘Na aanmaak doorsturen via Isabel indien mogelijk’ automatisch aangevinkt. U kan dan zelf nog beslissen om na aanmaak van de betalingsbestanden de bestanden door te sturen naar Isabel. Door op <Uitvoeren> te klikken worden de betalingsbestanden aangemaakt :

© <2011> TML bvba


Betalingsmodule (Isabel 6)

27

Als u heeft aangeduid dat u de bestanden na aanmaak wil doorsturen krijgen we vervolgens het volgende scherm :

Dit scherm is besproken in vorig hoofdstuk. U kan hier eventueel nog extra manuele betalingsbestanden toevoegen via de knop <Toevoegen>. Door op <Verzenden> te klikken verstuurt u de betalingen. U kan er ook voor kiezen om de bestanden te verwijderen na verzenden. Na verzenden verschijnen volgende meldingen :

Š <2011> TML bvba


28

1.3.2.3

Helpfile DBFACTw 2.xxx

Via 'Domiciliëringsopdrachten'

Ook domicilieringen kunnen automatisch worden verstuurd na aanmaak van de betalingsbestanden. Dit kan via direct menu 796.

In dit scherm kan u de domicilieringen selecteren welke in het betalingsbestand terecht moeten komen. Indien recht 206 aan staat verschijnt onderaan de optie ‘Na aanmaak doorsturen via Isabel’. Wanneer kan u deze optie gebruiken ? Opnieuw worden er controles gedaan. Hiervoor moeten we gaan kijken naar het rekeningnummer van de domiciliering. Deze is instelbaar via helpkey 907001. Dit rekeningnummer wordt opgezocht bij de banken aanwezig in DBFACTw. Indien deze bestaat én we vinden deze bank terug gekoppeld aan een eBanking Contract-ID in DBFACTw, dan kunnen we de domiciliering doorsturen via Isabel. De optie onderaan wordt vervolgens automatisch aangezet.

© <2011> TML bvba


Betalingsmodule (Isabel 6)

29

Zorg er ook voor dat helpkey 907003 ingevuld is. Deze wordt ook gebruikt bij het aanmaken van het betalingsbestand. Als we op <Uitvoeren> klikken kunnen we eerst nog de spildatum invullen en nadien wordt het betalingsbestand (of meerdere) aangemaakt :

Vervolgens gaan we de bestanden doorsturen als u in het eerste scherm de optie om te verzenden heeft aangevinkt. Het volgende gekende scherm zal verschijnen met onmiddellijk de te versturen bestanden ingevuld.

Verzenden van de bestanden doet u opnieuw via de knop <Verzenden>. U zal dan opnieuw de feedback krijgen omtrent de uitgevoerde acties :

Š <2011> TML bvba


30

Helpfile DBFACTw 2.xxx

Na correct verzenden van de domiciliering(en) zal gevraagd worden of de facturen moeten worden gemarkeerd zijnde ‘Doorgestuurd’.

© <2011> TML bvba


Isabel 6 in DBFACTw