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SISTEMA INFORMÁTICO PARA COOPERATIVAS DE SERVICIOS URBANOS - SICSUR ADMIN-

MANUAL DE USUARIO


SICSUR ADMIN - MANUAL DE USUARIO

ÍNDICE INGRESAR AL SISTEMA ................................................................................................... 3 PRESENTACIÓN................................................................................................................ 3 FUNCIONALIDAD MÓDULO FACTURACIÓN ................................................................... 5 MENÚ PRINCIPAL.............................................................................................................. 5 MENÚ PRINCIPAL.............................................................................................................. 6 Clientes........................................................................................................................... 6 Submenú Clientes ......................................................................................................... 7 Convenios .................................................................................................................... 8 Submenú Convenios ................................................................................................... 11 Facturación .................................................................................................................. 12 Submenú Facturaciones ............................................................................................. 12 Submenú Facturación Actual ..................................................................................... 16 Paso 1.- Seleccionar Facturación .............................................................................. 16 Paso 2.- Prefacturar................................................................................................... 17 Paso 3.- Reportes ...................................................................................................... 18 Paso 4.- Refacturar.................................................................................................... 19 Paso 5.- Facturar ....................................................................................................... 20 Paso 6.- Ver Facturas ................................................................................................ 21 Paso 7.- Generar Lotes.............................................................................................. 24 Paso 8.- Imprimir Facturas......................................................................................... 26 Paso 9.- Finalizar Facturación ................................................................................... 29

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INGRESAR AL SISTEMA Para utilizar el sistema SICSUr ADMIN, los pasos a seguir son: 1. Activar con un doble clic el ícono de acceso directo denominado Iniciar servidor que se encuentra en el escritorio de la computadora destinada para cumplir la función de “Servidor”. 2. Abrir, desde cualquier otra computadora de la red, el programa Navegador Mozilla. 3. Una vez que aparezca en pantalla la ventana del navegador, colocar en la barra de direcciones http://servidor:8080/SICSUrADMIN 4. Colocar los datos de usuario en la ventana que emerge automáticamente.

4.1.

Si los datos no se completan correctamente el sistema indicará el error con el mensaje apropiado.

4.2.

Una sesión de trabajo tiene un tiempo de uso, si ese tiempo expira, el sistema avisará con el mensaje correspondiente.

4.3.

Para salir de una sesión hay que hacer un clic en el botón “Cerrar sesión” que se encuentra en la esquina superior derecha de la pantalla.

5. Presionar el botón “Iniciar sesión”para ingresar finalmente al sistema. Recuerde: todo sector resaltado con color rojo y un asterisco indica que es un dato obligatorio a completar por el usuario. PRESENTACIÓN Una vez que se ingresa al sistema aparece en pantalla una ventana de bienvenida y en la parte superior izquierda un botón Inicio donde se accede al menú del sistema En el área de trabajo la información se muestra por medio de formularios con grillas (tablas de datos) que están acompañadas por botones que cumplen una acción específica: actualizar, confirmar, cancelar, cerrar, volver, etc. que le permiten al usuario controlar las tareas dentro del sistema. Según la tarea que requiera efectuar el usuario en el área de trabajo además de las grillas pueden presentarse controles para ingresar datos o efectuar filtros de consulta. 3


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VENTANA PRINCIPAL

BARRA DE SESIÓN

MENÚ PRINCIPAL ÁREA DE TRABAJO

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FUNCIONALIDAD MÓDULO FACTURACIÓN El esquema de facturación básico: Generar los ítems a facturar

Facturación

Para el servicio de agua al proceso de facturación se le asignan estas acciones: -

Registrar la toma de estado de los medidores.

-

Chequear y actualizar las lecturas de los medidores.

-

Generar mensualmente los ítems de agua según un período determinado.

-

Generar los ítems de recargo correspondientes al período anterior.

-

Realizar la facturación propiamente dicha.

Para otro servicio el procedimiento es: -

Generar al cliente el ítem correspondiente con fecha, descripción y monto.

-

Emitir la factura.

-

Registrar el pago (movimiento en cuenta corriente).

El proceso de facturación en el sistema SICSUR puede resumirse así:

ESQUEMA FACTURACIÓN SICSUR

CLIENTE

SERVICIO

AGUA

CONEXIONES

ÍTEMS

OTROS FACTURA

PAGO

TODOS

CUENTA CORRIENTE

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MENÚ PRINCIPAL En la pantalla principal se encuentra el botón Inicio que permite acceder al menú principal.

Desde este menú se accede a todas las funciones del sistema y se encuentra organizado de la siguiente forma: General Toma de estados Clientes Clientes Facturación Generar Ítems Facturaciones Facturación Actual Otras Personas Proveedores Compras Orden de Pago Reportes Impuestos Clientes Este menú permite realizar operaciones referidas al cliente.

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Submenú Clientes

Se mostrará la siguiente pantalla. En esta pantalla se debe seleccionar el cliente.

Una vez seleccionado el cliente se mostrará la siguiente pantalla.

Esta pantalla permite realizar operaciones con los clientes. Por ejemplo, convenios de 7


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pago, modificación de ítems manual, etc. Convenios Un convenio es un reconocimiento de deuda por parte del titular y un plan de pago para esa deuda. Antes de realizar un convenio se debe crear una nota de crédito (sin IVA) para cancelar la deuda anterior. Para crear un convenio se debe hacer clic sobre Convenio que se encuentra a la derecha dentro de las operaciones del cliente.

Se mostrará la siguiente pantalla:

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Se deben ingresar los datos del convenio: -

Deuda anterior, es la deuda que se va a convenir

-

Filtro, permite indicar si se calcula por monto de cuotas o cantidad de cuotas, esto es, si el titular desea pagar un monto determinado por mes, o si desea una determinada cantidad de cuotas.

-

Fecha de la primera cuota, indica si la primera cuota se incluye en la factura siguiente o una posterior

-

Monto Inicial o Anticipo, si en el momento de realizar el convenio el titular realiza un anticipo.

-

Monto de las Cuotas, si en el filtro se selecciono Monto de Cuotas se debe indicar el monto de la cuota que desea pagar el titular por mes.

-

Cant. de Cuotas, si en el filtro se selecciono Cant. De Cuotas, se debe indicar la cantidad de cuotas que desea el titular.

-

Tipo de convenio, permite indicar si el convenio es con cuotas mensuales, semanales, etc.

-

Descripci贸n, permite ingresar un texto adjunto al convenio.

Una vez ingresados los datos presionar Calcular. Autom谩ticamente el sistema calcula - el monto de las cuotas si se eligi贸 como filtro cantidad de cuotas. - cantidad de cuotas si se eligi贸 como filtro el monto de la cuota.

Si el resultado obtenido no es el deseado se puede volver a la pantalla Anterior modificar los datos y volver a Calcular. Esto se puede realizar tantas veces se desee, hasta obtener el convenio deseado. 9


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Cuando se define un monto fijo de cuota y hay un excedente para la cantidad de cuotas definidas, el excedente se incluye en el monto inicial. El monto inicial se incluirá en la siguiente factura de pactado el convenio. En el caso de que la primera cuota también se incluye en la siguiente factura aparecerán los dos ítems de convenio. Una vez obtenido el convenio deseado se presiona Confirmar. Se mostrará la siguiente pantalla:

Esta pantalla permite imprimir el convenio. Para imprimir el convenio hacer clic en Convenio. Se mostrará el siguiente documento:

El sistema genera dos copias, una para la cooperativa y otra para el titular del convenio. Internamente se generarán todos los ítems de convenio para ser facturados en su 10


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momento. Submenú Convenios Desde este menú se permite ver todos los convenios realizados.

Haciendo clic sobre uno de los convenios se accede directamente al convenio impreso.

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Facturación El menú Facturación permite realizar el proceso de facturación completo A través de este menú se realiza la generación de ítems y el proceso de las facturación. Submenu Generaciones de Ítems

Submenú Facturaciones Este menú permite agregar nuevas facturaciones. Una facturación involucra la emisión de las facturas, reportes para los chequeos de las facturas emitidas, visualización de las mismas, impresión y finalización de la facturación.

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Al hacer clic sobre Facturaciones se mostrará la siguiente pantalla:

Esta pantalla muestra todas las facturaciones realizadas. Cada vez que se realiza una facturación se debe agregar al sistema. Para dar de alta una nueva facturación hacer clic sobre el botón Agregar en la parte superior de la grilla. Los datos de una facturación son: -

Fecha Inicio, Fecha de fin: la fecha de inicio y la fecha de fin indican el intervalo de fechas que se van a incluir los ítems, es decir todos los ítems generados en este intervalos de fechas estarán incluidos en la facturación.

-

Fecha de Vencimiento: indica la fecha de vencimiento de la factura.

-

Fecha de Próximo Vencimiento: indica la fecha del próximo vencimiento del servicio. Esta fecha corresponde a la fecha de vencimiento del próximo período.

-

Descripción: es una descripción de la facturación que se va a realizar.

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Una vez ingresados los datos de la facturación desea hacer clic sobre Aceptar. Si se desea anular el alta de la facturación hacer clic sobre Cancelar. Luego de dar de alta la facturación aparecerá con el resto de las facturaciones.

Para modificar los datos de una facturación hacer clic sobre la misma. Se mostrará la siguiente pantalla:

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La pantalla mostrará los datos de la facturación permitiendo editarlos. Una vez modificados presione el botón Aceptar. Para eliminar una facturación haga clic sobre de la facturación a eliminar. Solo se podrá eliminar una facturación que no se ha comenzado.

Para cerrar esta ventana hacer clic en el botón Cerrar.

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Submenú Facturación Actual

Este menú permite realizar el proceso de facturación completo. La ventana muestra todos los pasos a seguir para realizar la facturación. Paso 1.- Seleccionar Facturación El primer paso consiste en seleccionar la facturación que se va a realizar. Se debe tener en cuenta que en el sistema puede haber un único proceso de facturación activo a la vez. Si no hay una facturación actual, es decir un proceso pendiente o activo, se debe seleccionar una facturación. Para esto, hacer clic sobre el botón Seleccionar Facturación.

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Para seleccionar una facturación el sistema le mostrará solo aquellas facturaciones que no han sido finalizadas.

Para seleccionar la facturación hacer clic sobre la facturación elegida. Si no se desea seleccionar una facturación hacer clic sobre el botón Cerrar. Una vez seleccionada la facturación volverá a la pantalla anterior para continuar con el proceso de facturación. En la parte superior se muestran los datos de la facturación actual.

Paso 2.- Prefacturar Luego de seleccionar la facturación que se va a realizar se debe prefacturar haciendo clic en el botón Prefacturar. La operación prefacturar toma todos los ítems pendientes de facturación entre las fechas de inicio y fin de la facturación y genera facturas temporales. 17


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Una vez finalizada la prefacturación el sistema muestra la cantidad de facturas generadas para la facturación actual. Haciendo clic en Cerrar se vuelve a la pantalla anterior.

Paso 3.- Reportes El siguiente paso es chequear que la facturación realizada sea correcta. Para esto, se deben observar los reportes que muestran un resumen de la misma. Los reportes a emitir son el estadístico de facturación y el libro de iva de la facturación que se está realizando.

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Estadístico de Facturación Muestra el listado de los ítems facturados agrupados por tipo de ítems.

Si los datos son correctos se debe saltar al paso 5 – Facturar. Sino al paso siguiente Refacturar. Paso 4.- Refacturar Si los datos obtenidos no fueran correctos en este punto se permite volver a facturar, realizando los cambios correspondientes en los ítems, parámetros involucrados, etc. Luego de realizar los cambios deseados presione el botón Refacturar.

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Paso 5.- Facturar Una vez realizados los chequeos correspondientes se debe realizar la facturaci贸n definitiva.

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Al facturar se generan las facturas definitivas, pasando las facturas al sistema y generando los archivos a imprimir de las facturas. Este proceso puede tardar varios minutos dependiendo de la cantidad de facturas a emitir y las características del servidor. Paso 6.- Ver Facturas Este paso permite realizar chequeos de facturación específicos sobre los clientes. Para esto hacer clic sobre Ver Facturas. Se recomienda seleccionar los distintos tipos de clientes que se tienen. Ejemplos: -

Clientes con más de una conexión

-

Clientes con deuda anterior

-

Clientes que están al día

-

Clientes que no han realizado pagos en el período anterior

-

Etc.

Esta pantalla permite seleccionar un cliente y ver las facturas temporales emitidas para ese cliente.

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Para seleccionar el cliente se puede ingresar el número de cliente en la parte izquierda del recuadro rojo o haciendo clic en la lupa de la derecha muestra el listado de clientes a los que se ha facturado.

En la parte inferior se muestra la cantidad de clientes a los que se les ha facturado. Haciendo clic en las flechitas que se encuentran en la parte inferior derecha se puede desplazar a izquierda o hacia la derecha para buscar un cliente específico. Una vez seleccionado el cliente se mostrara la pantalla con el cliente seleccionado.

Para ver las facturas del cliente seleccionado presionar el botón Confirmar. La pantalla mostrará las facturas generadas para el cliente seleccionado.

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Para ver las facturas del cliente hacer clic sobre el nombre temporal de la factura. En el ejemplo sobre 1463.pdf y/o 1535.pdf. Esta ventana muestra la factura que se va a imprimir.

Para cerrar la factura hacer clic sobre la cruz que se encuentra en la parte superior derecha, y se vuelve a la pantalla anterior.

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Para volver a la pantalla de selección del cliente presionar el botón Cerrar, volviendo a la pantalla de que le permite seleccionar clientes y ver sus facturas.

Luego seleccionar otro cliente, y asi sucesivamente hasta realizar varios chequeos.

Luego de revisar todas las facturas deseadas se debe presionar el botón Cancelar, y se vuelve a la pantalla del proceso de facturaci��n. En el caso de encontrar datos que no coinciden con la facturación programada en las facturas temporales, se pueden modificar los datos correspondientes (leyendas, datos de clientes) y facturar nuevamente. Paso 7.- Generar Lotes Una vez que las facturas fueron chequeadas, y no se van a realizar más cambios, es decir, son las definitivas, se deben generar los lotes de facturación. Para esto se debe presionar el botón Generar Lotes.

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Los lotes son definibles por el usuario dependiendo del domicilio de facturación, pueden ser por calle, por calle entre números (altura), o todas. Si un lote tiene más de 100 facturas automáticamente el sistema los divide en lotes de 100 facturas. Esta ventana permite seleccionar los filtros.

Para utilizar filtros se debe chequear la opción Incluir filtro (

).

Si desea no realizar filtros para la impresión no se debe seleccionar la opción incluir filtro ( ) y el sistema generará automáticamente los lotes agrupados de a 100 facturas ordenados por número de cliente ascendente.

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Incluir filtro Una vez chequeada la opción incluir filtro debe seleccionar la calle que desea generar el lote y entre un intervalo de altura. . Luego de seleccionar la calle presione el botón Confirmar. Se mostrará la siguiente pantalla indicando la cantidad de facturas que se incluyeron en el lote.

Luego presione el botón Aceptar, y volverá a la pantalla para continuar generando lotes. De esta manera generar todos los lotes para imprimir. Una vez generados los lotes se deben imprimir cada uno de ellos. Una vez generados no se puede volver atrás la facturación. Paso 8.- Imprimir Facturas Para imprimir las facturas, hacer clic sobre el botón Imprimir Facturas.

La pantalla muestra de lotes de facturación, muestra todos los lotes generados para la 26


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facturación actual.

Cada lote tiene un número identificador, la fecha de generación, la descripción del mismo que es una descripción del filtro utilizado en la generación de lotes, y el documento que es el nombre del archivo a imprimir. Para imprimir un lote de facturación se debe hacer clic sobre el documento correspondiente. Por ejemplo FCU_03_06_2007_23.pdf, que corresponde al lote de la calle 25 DE MAYO. Se mostrará la siguiente pantalla:

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Para imprimir todo el lote se debe hacer clic sobre superior izquierda. Se mostrarรก la siguiente pantalla:

que se encuentra en la parte

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Luego presionar el botón Ok. Si se desea volver a imprimir el mismo lote, solo hay que volver a seleccionar el documento. Si se desea volver a imprimir una factura en particular por ejemplo la que se encuentra en la página 9 del archivo, cuando selecciona la opción de imprimir en la opción Print Range seleccionar Pages from indicar 9 to 9. De esta manera solo imprimirá la factura que se encuentra en la página 9. Paso 9.- Finalizar Facturación Una vez impresas todas las facturas, se deberá finalizar la facturación. Para esto se debe hacer clic sobre el botón Finalizar Facturación.

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La operación finalizar facturación se encarga de actualizar las cuentas corrientes de los usuarios y dejar la base lista para un nuevo proceso de facturación. Al finalizar la facturación se mostrará la siguiente pantalla.

De esta manera se finaliza la facturación.

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