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UNIVERSIDAD ESAN

MAESTRIA EN ADMINISTRACIÓN MATC 49-2 ASIGNATURA

: Gestión de Tecnología de la Información

PROFESOR

: Genaro Matute Mejía

TITULO TRABAJO

: Factores en la implementación del ERP en pymes

El presente trabajo ha sido realizado de acuerdo a los reglamentos de la Universidad ESAN por:

Nombres y Apellidos

Código

David Edicson Zelaya Herrera

1211190

Surco, 11 de Febrero del 2013

esan

Firma


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Factores críticos en la implementación de ERP en la pymes para el desarrollo empresarial Actualmente estamos viviendo una época de cambios y situaciones que permiten que el Perú por primera vez en su historia continúe un crecimiento que abarque no solo el ámbito económico sino también social y humano, el brindar oportunidades de desarrollo a los sectores emergentes de la economía permitirá el gran cambio que cada peruano espera. El Perú actualmente mantiene un buen nivel de actividad emprendedora con un índice TEA (Total Early-Stage Entrepreneurial Activity) de 23%, posicionándose entre las primeras economías basadas en eficiencia, con uno de los mayores índices de actividad emprendedora en etapa temprana, ubicándose solo detrás de Chile y Ecuador. Sin embargo aun se mantiene una alta tasa de mortalidad empresarial (ROLAND, 2012). Según la Ley Nro 28015 y su reglamento, la micro y pequeña empresa es la unidad económica constituida por una persona natural o jurídica, bajo cualquier organización o gestión empresarial contemplada en la legislación vigente, que tiene como objeto desarrollar actividades de extracción, transformación, producción, comercialización de bienes o prestación de servicios. El emprendedor pyme peruano, desde su formación supera con entusiasmo, paciencia, resistencia, estoicismo y creatividad; la desconfianza, el desaliento, las carencias de recursos y de capital, que enfrentan desde el inicio y va a formar parte de su existencia. (HUAPAYA, 2006). Según Arbaiza (2010), los retos y problemas actuales de las pymes se dan principalmente porque su desarrollo es limitado por su baja productividad y acceso restringido a los mercados, lo que genera lo mencionado líneas arriba: una existencia breve y posibilidades de desarrollo limitadas. Arbaiza sintetiza los problemas en: deficiente calidad de procesos y productos (baja calidad de servicio al cliente), operación en mercados pequeños y en contracción (mercados reducidos y de competencia voraz), competencia desleal (contrabando), restricciones de acceso a mercados, informalidad (incipiente organización y asociación) y falta de financiamiento. Por su parte Huapaya (2006), identifica los siguientes problemas: informalidad, poca experiencia en temas específicos, falta de liquidez, no se llevan a la practica controles internos, falta de interés en la contabilidad, servicios profesionales de contabilidad, no se dispone de tiempo para el planeamiento, deficiente plan de negocios, no se dispone de tiempo para el presupuesto institucional anual y el flujo de caja, inventarios que no responden a la velocidad de compra de los clientes, falta de enfoque (se realizan muchas actividades), excesivo gasto en activo fijo, expectativas pocos realistas, incumplimiento de obligaciones tributarias, incumplimiento con los financiamientos, incumplimiento con los trabajadores, gastos personales con fondos de las pymes, y falta de integración y asociatividad. El estado y sus instituciones han desarrollado diversos programas que tratan de resolver estos problemas e impulsar el desarrollo de las pymes, aunque se consideran

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insuficientes, algunas se destacan sobre otras. El programa AL-Invest IV, financiado por la Unión Europea, lleva hasta el momento 1,900 empresas en proceso de internacionalización, entre las que destacan las pymes de los sectores textiles y confecciones, alimentos (con o sin valor agregado), artesanías y joyería. Como menciona Julio Silva, ejecutivo de Cainco, sobre este programa: “no solamente se trata de una empresa que exporta, sino que se prepara para ello y para interactuar con mercados internacionales, informarse de las tendencias mundiales, adoptar tecnología y atraer inversiones”. (GESTION, 2012) En este contexto la adopción de tecnologías de la información (TIC) se usa como fuente de competitividad en el mercado y como herramienta para la mejor gestión de la pyme, que posibilita su desarrollo y mitiga los problemas a los cuales se tiene que enfrentar en el día a día de sus operaciones en un mercado globalizado y competitivo. Según Duarte (2010), en la actualidad se han reducido los tiempos de lanzamiento de nuevos productos así como su diversidad. Los gustos y preferencias de los consumidores cambian vertiginosamente y cada vez resultan más exigentes en la demanda de productos y servicios altamente personalizados. Es por ello que, las modernas tecnologías de la información y la comunicación promueven la creación de nuevas costumbres y patrones de consumo. El entorno actual se mueve dentro de un mercado global y con gran influencia de productos de alta tecnología. Bajo la nueva economía de la información, los clientes comparten la misma información sobre los productos y servicios generándose un mercado más transparente y eficiente. El uso de las TIC también debe propiciar la asociatividad entre las pymes para mejorar las capacidades de negociación, oferta y facilitar la trazabilidad de los productos. Una de las tecnologías que se esta adaptando a las pymes es el sistema de información empresarial EPR, que en sus inicios era usado por las grandes compañías que tenían los recursos y tiempo necesarios para su implementación. Este sistema permitirá enfrentar los problemas mencionados por Arbaiza y Huapaya. (Ver Anexo 1). Definición ERP Tomando como fuente a Mendensol (2000), podemos obtener las definiciones del ERP, MRP y MRP II que se indican a continuación: Los inicios del ERP se remontan del MRP, que fue desarrollado en 1960 por IBM, y desde entonces se convirtió en la principal herramienta de control de producción. EL MRP consiste en un cronograma de requerimientos de componentes y materiales que sirven para el desarrollo de la demanda de producción. El MRP es limitado al control del flujo de estos materiales, la siguiente generación de este software es conocido como MRP II, que además de la funciones de control de producción integra otras actividades en un marco común. El MRP II divide el problema del control de producción en una jerarquía basada en una escala de tiempo y de agregación de productos. Coordina el proceso de fabricación, lo que permite una gran variedad de tareas tales como la planificación de la capacidad, la

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gestión de la demanda, la planificación de la producción y la distribución en la que se enlazan los componentes de fabricación. Sin embargo, el MRP II es esencialmente una herramienta especializada diseñada para satisfacer las necesidades de la función de producción de una empresa. Sus datos y procesos no están integrados con los del resto de la empresa, tales como marketing, finanzas y recursos humanos. El ERP entró en este contexto para facilitar el intercambio de información y la integración a través de estas diferentes funciones y para operar la empresa más eficiente y eficaz, utilizando un almacén de datos unificados y procesos consistentes. El ERP es una arquitectura de software que facilita el flujo de información entre las diferentes funciones dentro de una empresa. Del mismo modo, ERP facilita el intercambio de información entre las unidades organizativas y distintas ubicaciones geográficas. Permite a los que toman decisiones tener una visión de la información que necesitan de toda la empresa de manera confiable, consistente y en un momento oportuno. El ERP proporciona la columna vertebral para el sistema de información de toda la empresa. Una de las ventajas de la ERP es que permite un fácil acceso a información fiable e integrada. Una ventaja relacionada es la eliminación de datos redundantes y la racionalización de los procesos, que se traducen en ahorros sustanciales. La integración entre las funciones de la empresa facilita el intercambio de comunicación e información, lo que lleva a aumentos dramáticos en la productividad y la velocidad. Características del ERP Según Maldonado (2009) las características mas resaltantes de un ERP son: a) Finanzas (contabilidad financiera, gestión de tesorería, el control de la empresa y la gestión de activos); b) Logística (planificación de la producción, gestión de materiales, mantenimiento de instalaciones, gestión de calidad, sistemas de proyectos, ventas y distribución); c) Ventas, compras e inventario (ventas y distribución, inventario y compra); d) Requerimientos de Materiales de la planificación; e) Recursos humanos (personal de gestión de inventario, la formación y el desarrollo, y habilidades); f) Ingeniería de control de datos (lista de materiales, planificación de procesos y datos del centro de trabajo); g) Gestión de recursos de flujo (programación de la producción, las finanzas y la gestión de los recursos humanos); h) Obras documentación (orden de trabajo, la liberación de orden de fabricación, liberación de materiales y las tarjetas de ruta para piezas y ensamblajes); i) Control de los talleres y de gestión y otros como el cálculo de costes, gestión de mantenimiento, gestión de la logística; y j) Flujo de trabajo (integra toda la empresa con asignación flexible de las tareas y responsabilidades a los lugares, posiciones, puestos de trabajo, grupos o individuos) En términos más específicos Iskanius (2009) nos lista los beneficios de los ERP para empresas pymes que podemos apreciar en el Anexo 2, junto con los problemas que solucionan según el cuadro de problemas de las pymes elaborado previamente en el Anexo 1.

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Factores críticos en la implementación de ERP en pymes Iskanius (2009) nos menciona las diferencias entre las pymes y las grandes empresas a la hora de implementar un ERP, estos aspectos son: la falta de información de administración de sistemas, la concentración frecuente de las responsabilidades de recopilación de información en un pequeño número de individuos, un menor nivel de recursos disponibles para la recopilación de información, y la cantidad y calidad de la información disponible. Además Iskanius nos menciona que un proyecto ERP consta de interdependencias estrechamente vinculadas entre sistemas de información, procesos de negocios y reingeniería de procesos. En el proceso de adopción específicamente menciona los siguientes riesgos: la falta de recursos y capacidades de personal de TI de la empresa; los sistemas ERP están diseñados normalmente para las grandes empresas y los proveedores no necesariamente comprenden las características y procesos operativos de las pymes; la medida de lo bien que las pymes puedan gestionar los cambios en su negocio y lo bien que el personal puede adoptar nuevas formas de operaciones. Ante esto recomienda empezar ya en la fase inicial del proyecto ERP, los procesos de cambio, para eliminar riesgos antes de que el sistema de proyectos de ERP se inicie. Las pymes pueden, por ejemplo, contratar personal temporal para realizar las operaciones de rutina por lo que las personas clave más tiempo para concentrarse en las características de los sistemas ERP y las nuevas prácticas de trabajo. Por su lado Maldonado (2009) en su estudio sobre los factores críticos a la hora de implementar un ERP en pymes de América Latina llega a las siguientes conclusiones: La administración del cambio, es uno de los factores importantes que impacta en la satisfacción del usuario ERP, por lo cual el equipo debe participar activamente en la implementación del ERP; la facilidad del uso de ERP y el grado en el que se relaciona con las habilidades del equipo impacta en la satisfacción del usuario ERP y en el éxito del negocio con el uso de ERP; el exito en la implementación del ERP, la adecuada implementación y uso activo del ERP dentro de la organización impacta positivamente en el usuario y en el negocio; la satisfacción del usuario ERP es uno de los factores mas importantes en el éxito del negocio con el uso de ERP, por lo cual se debe prestar mayor atención a los problemas de los usuarios. Según estas conclusiones recomienda además que las empresas proveedoras de ERP deberán enfocarse en los factores antes mencionados para el éxito del uso del ERP en las pymes. En el anexo 3 se muestra la tabla de los factores críticos de Iskanius y Maldonado. Conclusiones 

Según lo expuesto en el ensayo actualmente existe una necesidad de brindar apoyo a los emprendedores emergentes y pymes en materia de educación y habilidades empresariales para que puedan realizar un buen desempeño en su trabajo y emprendimientos. Actividades que quedan en manos del gobierno para ofrecer incentivos que permitan el desarrollo de estas pymes en un ambiente cada vez más competitivo y globalizado. La cultura de una empresa es un problema crítico de las pymes que no podrán ser apoyadas por las tecnologías de información.

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Las tecnologías de información, y en este caso especifico, el uso del ERP en las pymes permitirá el apoyo en varios de los problemas que tiene que enfrentar las pymes, pero además se debe tener en cuanta que la madurez de la organización (procedimientos, capacidad de aprendizaje, cultura de cambio) y su gestión en el ámbito del desarrollo de personal será fundamental para el éxito del uso del ERP y la obtención de los beneficios de estas en el correcto uso de esta herramienta. Si bien no se ha discutido en este ensayo, el uso de los ERP en la nube para pymes ya es una realidad, tanto proveedores de ERP grandes como Microsoft y SAP han sacado su versión en la nube para pymes; como también lo han hecho empresas mas modestas como Compiere (open source). Laudon (2012) menciona un caso de éxito de la implementación de este último ERP (Compiere) con los servicios SaaS de Amazon Web Services, en la empresa O-So-Pure (OSP), fabricante de sistemas de purificación de agua por luz ultravioleta, evidenciando de esta manera el uso de aplicaciones open source como alternativas para empresas pymes. Para ver la listas de ERP open source ver Anexo 4. Se quiere recalcar que al inicio de este ensayo se había partido con la idea de desarrollar un ensayo sobre un modelo de negocio de proveer servicios de ERP a las pymes, y a lo largo que se investigaba la literatura existente, se iban descubriendo que los problemas mas resaltantes en la materia de la implementación de un ERP en estas empresas pasa mas por un tema de madurez o comportamiento organizacional que permitirá entender si adecuar los procesos de la empresa a las del ERP (o adecua el ERP a los procesos) y la ejecución de este cambio es factible actualmente en la empresa para obtener el éxito de la implementación del ERP.

Referencias:            

ARBAIZA, L. (2010). Capital humano y economía informal. DUARTE, F. (2010) Economía digital, sitios web y PYMES del sector artesanías en el Perú. GESTION. (2012). Cerca de 2,000 pymes peruanas van camino hacia la internacionalización. http://gestion.pe/empresas/cerca-2000-pymes-van-caminoconsolidar-su-internacionalizacion-2011049 HUAPAYA, A. (2006). Pymes: realidad, problemas y alternativas ineludibles de solución. ISKANIUS, P. (2009). Risk Management in ERP Project in the Context of SMEs. JOHANSSON, B. (2011). ERP Systems Diffusion among SMEs: Does Development of Open Source ERPs Play a Role KLAUS, H., ROSEMANN, M., GABLE, G. (2000). What is ERP?. MALDONADO, M. (2009) Factors impacting the Success of ERP Implementations in Small and Medium Enterprises: An empirical assessment from Latin America. MATUTE, G. (2012) en: Diapositivas de clase T.I. MATC 49-2, Universidad Esan. MENDENSOL, H. (2000). ERP Overview. http://faculty.ist.psu.edu/yen/421/erp.pdf LAUDON, K. C. (2012) Sistemas de Información Gerencial. ROLAND, S. KELLEY, D. KEW, J. HERRINGTON, M. VORDERWULBECKE, A. (2012) Global Entrepreneurship Monitor 2012 Global Report.

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Anexo 1: Problemas de las pymes Según Arbaiza (2010)

1

Deficiente calidad de procesos y productos (baja calidad de servicio al cliente)

2

Operación en mercados pequeños y en contracción (mercados reducidos y de competencia voraz) Competencia desleal (contrabando) Restricciones de acceso a mercados

3

Informalidad (incipiente organización y asociación)

4

Falta de financiamiento

5

6

Según Huapaya (2006) Poca experiencia en temas específicos No se llevan a la práctica controles internos Inventarios que no responden a la velocidad de compra de los clientes

Tipo de Problemas

Producción

Entorno y mercado

Informalidad Falta de integración y asociatividad Falta de liquidez Excesivo gasto en activo fijo Deficiente plan de negocios Gastos personales con fondos de las pymes Falta de interés en la contabilidad Falta de interés en Servicios profesionales de contabilidad No se dispone de tiempo para el planeamiento No se dispone de tiempo para el presupuesto institucional anual y el flujo de caja Falta de enfoque (se realizan muchas actividades) Expectativas pocos realistas Incumplimiento de obligaciones tributarias Incumplimiento con los financiamientos Incumplimiento con los trabajadores

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Integración con socios Financiamiento

Gestión y Organización

Cultura

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Anexo 2: Beneficios del ERP en las pyme

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Tipos de problemas Producción

2

Entorno y mercado

3

Integración con socios

4

Financiamiento

5

Gestión y Organización

6

Cultura

Beneficios según Iskanius (2009) Mejora de la calidad de los productos Mejora en el diseño del producto Beneficios Beneficios relacionados con el relacionados con el sector (competitividad producto/mercado en términos de costos, requerimientos ambientales) Beneficios financieros (flujo de caja, la disponibilidad de programas de financiamiento del gobierno, de asistencia financiera) Beneficios de gestión y organización (orientación estratégica con respecto a la tecnología, la exposición de la gestión de la tecnología, las relaciones entre la dirección y los empleados, la competencia de los empleados, el aumento de la productividad)

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Anexo 3: Factores críticos en la implementación del ERP en pymes Ambos mencionan que los proveedores de ERP deben enfocarse en las características específicas del ERP para pymes, estos son los factores más resaltantes:

1

2

Según Iskanius (2009) La falta de recursos y capacidades de personal de TI de la empresa

Medida de lo bien que las pymes puedan gestionar los cambios en su negocio y lo bien que el personal puede adoptar nuevas formas de operaciones.

3

Según Maldonado (2009) Facilidad del uso de ERP y el grado en el que se relaciona con las habilidades del equipo Satisfacción del usuario ERP La administración del cambio, manejo de resistencia al cambio.

Éxito en la implementación del ERP, la adecuada implementación y uso activo del ERP dentro de la organización impacta positivamente en el usuario y en el negocio.

Diagrama según el modelo para pymes propuesto por Maldonado:

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Anexo 4: Open Source ERP

Fuente: Johansson (2011). ERP Systems Diffusion among SMEs: Does Development of Open Source ERPs Play a Role

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Factores en la Implementación de ERP's en Pymes