Issuu on Google+

 

 

 

 

UPDATING  BLOGGER  BLOGS  STEP‐BY‐STEP INSTRUCTIONS 

         

PREPARED BY:  David J Kingaby T/A KingServ  Address:  23 St Kilda’s Road  Brentwood, Essex  CM15 9EX 

   

Tel:   01277 219915  Mob:   07712 877310  Email: dave@KingServ.org  Web:  http://www.KingServ.org 

06 April 2009  Updating Blogger blogs.docx 

Copyright © David J Kingaby 2009, all rights reserved 

Page 1 of 15


CONTENTS  Contents ................................................................................................................................. 2  Introduction ........................................................................................................................... 3  Blogger Blogs ......................................................................................................................... 3  Assumptions .......................................................................................................................... 3  Blogger Tasks & Actions .......................................................................................................... 4  Receiving the Blogger email ................................................................................................... 4  For those without an Account  5  For those with an account  6  Logon and Main Options ........................................................................................................ 7  Creating a New Post ............................................................................................................... 8  Quick Start  9  More Complex Entries  10  Edit Posts ............................................................................................................................. 12  Group actions  13  Individual Actions  13  Email Options ....................................................................................................................... 14  Options available  15   

06 April 2009  Updating Blogger blogs.docx 

Copyright © David J Kingaby 2009, all rights reserved 

Page 2 of 15


INTRODUCTION  BLOGGER BLOGS  Blogger  is  a  ‘blogging’  service  provided  by  Google  and  is  one  of  many  freely  available  services  that  provide  individuals  and  organisations  an  opportunity  to  maintain  a  journal  or  newsfeed  online.    Having  been  acquired  by  Google  they  are  now  fully  integrated in terms of logon although otherwise remain distinct from other Google services.  I recommend Blogger over other freely available services for one reason only – over the past few years Google have managed to  continue innovating (or acquiring innovation) and generating revenue streams that allow them to provide their wide range of  services  freely  under  a  single  logon.    Although  it  remains  entirely  possible  that  this  may  change  in  the  future  it  seems  improbable at this time. 

ASSUMPTIONS  The rest of this document assumes that:  ƒ ƒ ƒ ƒ

The Blogger interface remains substantially unchanged from its current version (March 2009) ;  A Blog has already been established (probably by KingServ)   You have received an invitation email from the Blogger system; and that  You have some familiarity with using the Internet through a browser and accessing and finding files on your computer. 

06 April 2009  Updating Blogger blogs.docx 

Copyright © David J Kingaby 2009, all rights reserved 

Page 3 of 15


BLOGGER TASKS & ACTIONS  The following sections will show you how to:  ƒ ƒ ƒ ƒ

Respond to the Blogger email;  Log on and understand main options available;  Change main settings;  Post a blog or news item 

RECEIVING THE BLOGGER EMAIL  The email will be sent to the email address agreed with the administrator and the content will look something like:  The Blogger user XXXX has invited you to contribute to the blog: XXXXXXXXX  To contribute to this blog, visit:  http://www.blogger.com/i.g?inviteID=nnnnnnnnnnnnnnnn&blogID=nnnnnnnnnnnnnnnn  You will need to sign in with a Google Account to confirm the invitation and start posting to this  blog. If you do not have a Google Account yet, we will show you how to get one in minutes.  To learn more about Blogger and starting your own free blog visit http://www.blogger.com.  Either clicking on the link, or copying it and pasting into your preferred browser, will bring up the following screen: 

  Figure 1 ‐ Options when invited to contribute 

… from which you will see you have two routes available to you: 

06 April 2009  Updating Blogger blogs.docx 

Copyright © David J Kingaby 2009, all rights reserved 

Page 4 of 15


FOR THOSE WITHOUT AN ACCOUNT  In this instance you are invited to click on ‘Create your account now’ which will take you to the following screen: 

  Figure 2 ‐ Creating an account 

The form should be completed as follows:  ƒ ƒ

ƒ ƒ ƒ

Email address – this ought to be a address that you will readily recall and that is active;  Password – this ought to be strong enough that it is not obvious to others, bear in mind that if others are able to log on  using  your  ID  it  is  not  only  your  reputation  as  an  author  at  stake  but  possibly  the  credibility  of  the  Blog.    Ideally  the  password will be a mixture of alphabetic and numeric characters;  Display  Name  –  this  is  the  name  that  you  want  your  Blogs  to  be  associated  with  and  will  appear  on  all  postings  you  make;  Word Verification – this captcha code needs to be accurately interpreted before you can proceed – do read carefully  they are not always obvious; and finally  Acceptance of Terms. 

Once all are completed then clicking Continue will take you to the next stage ‘for those with an account’ although you will also  need to verify your email address.  To verify your email address, simply check your email and you will find an email that looks  something like: 

06 April 2009  Updating Blogger blogs.docx 

Copyright © David J Kingaby 2009, all rights reserved 

Page 5 of 15


Welcome to Google Accounts.  To activate your account and verify your email address, please click  the following link:  http://www.google.com/accounts/VE?service=blogger&c=ZXZXZXnnnZXZXZXXnnn=en_GB  Note:  Please  keep  your  verification  link  in  case  you  need  to  recover  access  to  your  account  (for  example, if you forget your username or password).  If you've received this email in error, it's likely that another user entered your email address while  trying to create an account for a different email address. If you don't click the verification link, the  account won't be activated.  If  you  decide  to  use  this  account  or  delete  it,  you'll  first  need  to  reset  the  account  password  by  entering your email address at      https://www.google.com/accounts/ForgotPasswd?fpOnly=1&continue=https%3A%2F%2Fwww.blo gger.com%2Floginz%3Fd%3Dhttps%253A%252F%252Fwww.blogger.com%252Fi.g%253FblogID%n nnZXZXZXZXZXZX%1234inviteID%123123XX12313%26a%3DADD_SERVICE_FLAG&followup=https% 3A%2F%2Fwww.blogger.com%2Floginz%3Fd%3D%252Fhome%26a%3DSERVICE_ONLY&hl=en_GB &service=blogger&dEM=blogger_test%40kingserv.org.  If  clicking  on  the  link  above  does  not  work,  copy  and  paste  the  URL  in  a  new  browser  window  instead..  Follow the instructions as stated above (basically either click on the link, or copy and paste it into your browser) and the account  will be established. 

FOR THOSE WITH AN ACCOUNT  You  will  be  presented  with  the  following  screen  (prefilled  with  your  account  name  if  you  are  already  logged  in  or  have  just  created your account: 

  Figure 3 ‐ Logging on for first time 

You may sometimes also be asked to complete a further word verification (captcha) at this point but will then be navigated to  the following screen:  06 April 2009  Updating Blogger blogs.docx 

Copyright © David J Kingaby 2009, all rights reserved 

Page 6 of 15


Figure 4 ‐ Main Dashboard View 

This screen will include all the Blogs that you have access to under your chosen logon ID.  Many of the areas on here are not  essential to maintenance of the blog and are optional to you as a user, guidelines are, therefore, out of scope of this document  although adding a personal profile, photo etc… are intuitive if you care to do so. 

LOGON AND MAIN OPTIONS  To log in you simply type http://www.blogger.com in your browser address bar and you will be presented with this screen: 

  Figure 5 ‐ Main login screen 

06 April 2009  Updating Blogger blogs.docx 

Copyright © David J Kingaby 2009, all rights reserved 

Page 7 of 15


Login by typing your Username (email address previously set up) and password in the top right of the screen and then click ‘Sign  In’.  You will then be shown the main dashboard as seen in Figure 4 from which the following options are available:  ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ

Create a Blog – this is outside the scope of this document but once you have found how easy it is to update you may  well feel compelled to set one up yourself;  View Blog – this will open up the latest updated view of the blog for you to look at;  New post – this will take you straight to the Blog entry screen to compose a new item;  Edit Posts – provides a list of all entries which you are able to edit or delete; and  Settings – which provides a limited subset of options available to the main blog administrator: 

ƒ ƒ

Email – you can set up to allow entries to be posted directly by email to the blog and then provide this email  address to other trusted parties.  This ought to be used sparingly since poor formatting and editing disciple by  email users can lead the blog into disrepute;  Permissions – you can remove your name from the list of approved blog contributors. 

Only those highlighted in Bold above are discussed in more detail below as being relevant to managing blog entries. 

CREATING A NEW POST  Taking the Create a New Post option fm the menus above you will be presented with the following screen: 

  Figure 6 ‐ Main blog entry screen 

As  a  general  rule  most  of  the  functions  available  in  this  screen  ought  not  to  be  used  since  they  are  governed  by  a  default  template, but each are discussed below the ‘Quick‐Start’ guide: 

06 April 2009  Updating Blogger blogs.docx 

Copyright © David J Kingaby 2009, all rights reserved 

Page 8 of 15


QUICK START  A blog entry can be simple text, with or without major formatting or pictures.  In such a case the most important consideration is  to ensure that you do not import styling from an external application that may conflict with the format of the Bog – if you do  paste from a programme like Word or Outlook then please follow option 2 below otherwise Option 1 will have you posting in  seconds: 

OPTION 1  Type a short but useful title in the Title block – make it something that catches the eye of your intended audience;  Type  your  article  or  report  in  the  main  box  using  simple  formatting  options  only  (do  not  change  the  font  setting  or  colour  without  giving  serious  thought  to  how  the  entire  blog  will  look);  feel  free  to  use  the  bold,  italic,  number  list  and  bullet  list  options.  Click on Publish Post – that’s it. 

OPTION 2  As in Option 1, first of all give the article a useful title.  Click on Edit HTML to switch from the standard Compose window (you do not need to understand HTML to do this) and then  paste your text in above any other text that is already there (as part of the template) followed by a carriage return (or two).  This  has the effect of stripping out any pre‐existing formatting as you can see here where I have pasted in the above two paragraphs: 

  Figure 7 ‐ Formatted text pasted in HTML view removes formats 

You can now switch to Compose View and apply local formatting, adding line spaces etc… using the same options in Option 1  above and then Publish Post. 

06 April 2009  Updating Blogger blogs.docx 

Copyright © David J Kingaby 2009, all rights reserved 

Page 9 of 15


MORE COMPLEX ENTRIES  To create a more complex entry will start in much the same way as Option 1 or 2 above for the Quick Start but can make use of  many more options; these are all described here by reference to the relevant icon or option  in the Compose View: 

ICON OR OPTION 

DESCRIPTION 

The following Icons work by selecting a section of text with your cursor first and then clicking the icon to produce a range of  effects:  This  will  give  you  the  option  to  change  the  font  from  the  default  for  the  Blog  to  another  font  (without  accessing HTML only Arial, Courier, Georgia, Lucida Grande, Times, Trebuchet, Verdana and Webdings are  standard).    As  a  general  rule,  however,  this  should  not  be  changed  other  than  in  order  to  highlight  a  heading or other such purpose.  It is worth noting that neither the compose or preview views display the  blog  in  the  default font  so  you  may  want to  publish  a  draft  version  and  then  edit  it to  fine  tine on  font  settings. 

 

This allows you to make the font smaller or larger than the default and guidelines are the same as for the  font itself – change it only rarely!  Again without accessing HTML code directly, the standard options are all  relative to the default (normal) size and are Smallest, Small, Normal, Large & Largest. 

 

These are useful aids to making a small section of text stand out in either bold, italic, or both.  Normally  these ought not be used for large tracts of text since it would make the posting appear inconsistent with  others and risk the Blog appearing inconsistent. 

 

This allows the colour of the highlighted text to be changed from the default to one of  the standard ones shown on the right.   

 

As with other styling changes, care must be taken not to undermine the overall design of  the  blog  and  any  colours  should  be  as  consistent  as  possible  –  for  example,  select  a  colour similar to the main blog Titles for any sub‐headings you may want to use. 

This allows you to add a hyperlink to the text linking to another web address – this might be to another  Blog entry or an entirely different website altogether. 

 

 

These will ony work on whole paragrpahs and allow you to change the alignment from left to centre, right  or  justified.    Once  again,  each  Blog  template  will  already  have  a  defaul  so  in  using  this  option  you  are  moving away from the normal look and feel.  Selecting a number of paragraphs and clicking these will produce a numbered or bulleted list. 

   

This is another function that works only on whole paragraphs which it turns into a ‘Blockquote’ – basically  an indented paragraph.  

 

This initiates a specific spell check although most modern browsers will already have some form of spell‐ checking running whilst you type. 

 

This wil remove any formatting you have mistakenly added (or imported) to the text (although please note  that as of late March 2009 date this function does not work with some browsers so it should not be relied  upon). 

06 April 2009  Updating Blogger blogs.docx 

Copyright © David J Kingaby 2009, all rights reserved 

Page 10 of 15


ICON OR OPTION 

DESCRIPTION 

These next options do not require pre‐selection of text and work rather differently. 

 

This Icon is used to add pictures to your blog entry – something that is to be encouraged since a  suitable picture always makes the blog more appealing to viewers.  By default these pictures will  always appear at the top of your entry and this can only be changed by either adding the pictures  first and then creating the text around them or by subsequently editing the entry in HTML view  (not advised for the faint hearted).  Clicking the icon will bring up a screen as shown to the right  here.  From  here  you  can  upload  the  picture  file  and  choose  its  relative  size  and  location  as  follows:  Click ‘Choose File’ and a  file explorer window will  open showing your local  file system; navigate  through this to find the  image you want and click its filename, if you want to add more than one image then click ‘Add  another image’ and another ‘Choose File’ button will appear.  As an alternative you can add  images from the internet if you know their internet address (URL) although take care that the  image you want to use is free or you have good reason to believe there would be no objection to  you using it.  Having selected the images you want to use you can specify whether you want them to go top  right, top left or top centre using the layout options and whether you want a small, medium or  large image – as a guideline medium is normally appropriate and large can sometimes exceed the  width of a blog entry.  Next tick to accept the terms of service if prompted to do so (this is not always asked) and click  ‘Upload Image’ – a confirmation screen will then appear stating that your image has been added  and displaying a thumbnail, click ‘Done’ and you will be returned to the editing window where  you will now see the image in situ. 

 

06 April 2009  Updating Blogger blogs.docx 

This works in a similar way to the Picture Icon above  to  add  a  Video  although  the  dialogue  box  is  slightly  different  as  you  can  see.    Once  again  you  are  prompted  to  ‘Choose  file’  which  will  open  a  file  explorer window on your  computer from which you  can add your file.  Please note the file type and size  constraints  and  ensure  that  your  video  has  a  title  that  will  tell  potential  viewers  what  they  will  be  seeing  if  they  click  to  play.    This  will  normally  take  quite  a  while  longer  (several  minutes)  to  load  and  process  than  a  simple  picture  (normally  seconds)  although  depending  on  your  browser  capabilities  you  will  be  able  to  track  this  progress  on  the  status bar at the bottom of your browser (or better still – go make a cup of tea or coffee, you will  have time!)  Once the video is in place in the compose window (even if not finished processing)  you  can  position  it  using  the  alignment  buttons  and  add  text  above  or  below  in  the  normal  manner.  Copyright © David J Kingaby 2009, all rights reserved 

Page 11 of 15


ICON OR OPTION 

DESCRIPTION  This  is  a  little  misleading  since  although  it  does  show  a  preview  of  your  blog  entry  it  is  not  rendered using the same fonts as your blog style would normally show.  It is, however, useful for  judging how the text (and any pictures or vidoes) are laid out relative to one another. 

 

Clicking this will open up an extension menu allowing you to specify whether or not you want to  allow  readers  to  post  comments  about  your  entry  and  what  date/time  you  want  the  entry  to  appear to have been made in the past orwhen you want the post to be published in the future. 

 

Adding keywords here will help visitors find blog entries that are relevant to them and will also be    used by search engines in their indexing.  If you are a regular blog contributor on the subject of,  let’s say, ‘Origami club meetings’ then you might consider adding Origami as a label to every post  you make.  Blogger does routinely autosave in its latest version but if you have just made a substantial edit  you ought to consider clicking this button ‘just in case’.  This will save the blog entry to your ‘list  of  posts’  (see ‘Edit  Posts’  below)  where  it  will  be  marked  as  draft  until  such  time  as  you  either  puyblish or delete it. 

 

Press this and you have launched your blog to the world wide web.     

EDIT POSTS  When selecting this option from the main ‘Posting’ menu you will be presented with a screen like this: 

  Figure 8 ‐ Edit Posts screenshot 

You will see all posts to the blog listed in this view  although unless you have been granted ‘admin’ privileges you will be unable  to edit others’ entries in any way – indeed, you will even be unable to view others’ draft entries.  This view can be used for a  number of purposes as follows: 

06 April 2009  Updating Blogger blogs.docx 

Copyright © David J Kingaby 2009, all rights reserved 

Page 12 of 15


GROUP ACTIONS  A number of posts can be selected simultaneously by either clicking:  ƒ ƒ ƒ

A number of ‘check boxes’ on the left;   ‘Select All’, or  One of the labels on the left.   

This will then allow you to perform the same action to all the selected posts simultaneously.  If you want to limit the  number of visible posts before doing this you can first of all narrow the view by changing the view from  ‘All’ posts to one of the following:  ƒ ƒ ƒ ƒ

Drafts (i.e. those you have yet to commit to be published),   Scheduled (i.e. those to be published at a future date/time),   Imported (not normally used) or   Published (those already online).   

Having selected a number of posts you can now do the following with them:  ƒ ƒ ƒ

Publish them;  Delete them; or  Label them (click on ‘Label Actions’ to get a drop‐down list of existing labels already used in the Blog or the option to  create a ‘New Label’) 

INDIVIDUAL ACTIONS   All of the group actions above can be applied to a single post if only the one check‐box is ticked.  You may also:  ƒ ƒ ƒ ƒ

Open the post up to Edit (see notes above for this);  View the post;  View comments (with an option to delete them); or  Delete the post. 

… by clicking the relevant links: 

     

06 April 2009  Updating Blogger blogs.docx 

 

Copyright © David J Kingaby 2009, all rights reserved 

Page 13 of 15


EMAIL OPTIONS  Unless you have been given Admin privileges clicking on ‘Settings’ from the main Dashboard window of the Blog will only give  you one option and that is to establish an email address that can be used to make posts to the blog without going through the  Editing process above. 

  Figure 9 ‐ Creating secret email address 

There is a security issue to consider in setting this option up since although having the email address will not allow anybody  access to the dashboard it will allow them to post material onto the Blog in your name.  Before proceeding, therefore, care  should be taken in establishing a ‘secretWords’  element for the email address that is secure and known only to you or those  you trust to post in your name.    Having typed a secret word combination (using no spaces and preferably a mixture of alphanumeric characters) clicking ‘Save  Settings’ will immediately enable the email address.  You can now simply use your standard email client to compose a Blog post  and send it to the email address you have set up ( which is davekingaby.secretWords@blogger.com in the above example). 

BUT…  … if this seems too easy to be true then you are at least partly correct.  In using this facility great care must be taken to:  ƒ ƒ

Ensure  that  the  Subject  line  of  the  email  is  suitable  to  be  used  as  the  blog  post  subject  and  is  not,  for  example,  something like “Fwd: Results of yesterdays meeting”;  Keep formatting relatively simple – for example the following standard formats appear to translate okay: 

ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ

Font colours;  Different  fonts  (your  default  font  will  turn  into  the  default  for  the  blog,  different  fonts  will  be  represented  as  accurately as the viewers’ browsers permit but do remember not to use different fonts without good reason);  Indented text;  Bullet or number lists;  Tables; and  Hyperlinks 

Delete all standard signature blocks;  Turn off any Anti‐Virus stamps on outgoing mail; 

06 April 2009  Updating Blogger blogs.docx 

Copyright © David J Kingaby 2009, all rights reserved 

Page 14 of 15


ƒ

Avoid adding images in‐line since although a placeholder will show where the picture was it will not display the picture  – pictures can be added as attachments instead and will appear at the top of the post. 

Of course, once you have sent the email you can always log onto Blogger and edit the post online. 

OPTIONS AVAILABLE  There are 3 available options for this service:  ƒ ƒ

Publish email immediately – you should only have it set to this if you can absolutely trust that all the above conditions  for good quality postings are going to be satisfied;  Save emails as draft posts – this setting should be used if: 

ƒ ƒ ƒ ƒ

you are unable to turn off security signature blocks,  you have issued the email address to others I order for them to create draft entries that you will then ‘polish off’  online; or   there is any other reason you can think of – bear in mind that this is the safe approach to using this facility; 

Disabled  –  you  would  certainly  use  this  if  somebody  has  hacked  your  email  address  and  is  posting  spam  or  other  unwanted items onto your blog. 

06 April 2009  Updating Blogger blogs.docx 

Copyright © David J Kingaby 2009, all rights reserved 

Page 15 of 15


Updating & Managing Blogger Blogs