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Benoit Evrard
Directeur général SECIB — @bevrard1 www.secib.be
“Le savoir est la seule matière qui s’accroît quand on la partage“ (Socrate). Depuis quelques années la tendance est à la structuration des cabinets d’avocats en véritables entreprises, non seulement dans leur gouvernance, leur stratégie de développement, leurs méthodes et procédures internes, mais également dans la gestion de leur valeur ajoutée. Le savoir-faire et l’expérience sont contenus, entre autres, dans les informations et les données stockées sur le système d’information.
26 | managing lawyer | 12.2016 | N. 1-2
LA GESTION DES FLUX D’INFORMATION : RECHERCHE, STOCKAGE ET PARTAGE D’INFORMATION Die Verwaltung des Informationsflusses : Recherche, Speicherung und Teilen der Informationen Seit einigen Jahren geht der Trend dahin, dass die Anwaltskanzleien wie richtige Unternehmen aufgestellt werden. Dies betrifft nicht nur den Führungsstil, die Entwicklungsstrategien, die Methodik und die internen Prozesse, sondern auch die Darstellung ihres Mehrwertes. Das Know-how und die Erfahrung sind, unter anderem, als Daten im Informationssystem enthalten. Nous considèrerons qu’il convient de parler de « structure » dès lors que plusieurs personnes (avocats ou non) œuvrent ensemble au sein d’un cabinet et sont amenées à partager la connaissance. La question des cabinets unipersonnels et sans salarié fera l’objet d’une contribution spécifique dès lors que le choix des outils logiciels sera fortement impacté par cette situation. Nous verrons dans un premier temps les enjeux liés à l’organisation des connaissances, puis la problématique de la dématérialisation et de l’archivage numérique. Enfin, la nécessaire veille juridique.
1. De l’information à la connaissance Il n’y a pas une vérité unique ni de modèle universel dans ce domaine, chaque entreprise
définit son axe prioritaire et ses règles en matière de capitalisation des informations et des connaissances. Il faut avant tout définir les objectifs avant d’en envisager les moyens : augmenter la productivité ? Uniformiser les méthodes et les moyens ? Assurer la pérennité du savoir par la mise en place d’une mémoire collective ? Probablement tout cela à la fois, dans des proportions variables selon la structure et la stratégie du cabinet. Aujourd’hui, les associés doivent avoir à l’esprit que, dans de nombreux cas, leur structure devra leur survivre et qu’elle doit dès lors pour partie s’affranchir de ses fondateurs. Il est révolu le temps où l’avocat travaillait seul (même si le mode d’exercice reste encore majoritairement individuel ou en association de frais). La transmission, la cession ou la continuité du cabinet, sont désormais une réalité inscrite jusque dans les chartes d’associés.