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TALLER UNO GESTION DOCUMENTAL

DANIELA CANO REYES GRUPO: 1

DOCENTE: LUZ MARINA ARIAS

UNIVERSIDAD DEL QUINDIO FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA ARMENIA – QUINDIO 2013


¿Cómo se originó la gestión documental? La gestión documental se originó a partir de la década de los 50 en Estados Unidos donde fue aceptada la gestión documental y la necesidad del tratamiento y conservación que se debe brindar a los documentos. ¿Definición de gestión documental? La gestión documental aplica herramientas sobre la administración de los documentos respetando su ciclo. Además las organizaciones están implementando estas técnicas de gestión documental para no ser obsoletas. Conceptos: Documento: es la información plasmada en un escrito o medio audiovisual que se registra en cualquier momento. Documento de archivo: el documento de archivo de igual manera se registra pero se le otorga un valor para su conservación. ¿Qué es el sistema nacional de archivos? El Sistema Nacional de Archivos se define como el conjunto de instituciones archivísticas públicas o privadas con funciones públicas y aquellas privadas que manifiesten el interés de pertenecer al sistema, sean éstas del orden nacional, departamental, distrital o municipal y de las comunidades indígenas creadas por ley, que articuladas entre sí posibilitan la homogenización y normalización de los procesos archivísticos, promueven el desarrollo de estos centros de información, la salvaguarda del patrimonio documental y el acceso de los ciudadanos a la información y a los documentos, en todo el territorio nacional. El Sistema Nacional de Archivos se articula bajo la orientación del Archivo General de la Nación como la instancia que aporta a la construcción de la política archivística en Colombia, y con descentralización administrativa y operativa para el desarrollo de proyectos y programas archivísticos de las instituciones que lo integran, brindando orientación sobre organización, manejo, preservación, conservación, servicio y control de los archivos.

¿Qué es el archivo general de la Nación y mediante cual Ley fue creado? Con la creación del Archivo General de la Nación a través de la Ley 80 de 1989 se le asigna la función de establecer, organizar, y dirigir el Sistema Nacional de Archivos con el fin de planear y coordinar la función archivística en toda la nación,


salvaguardar el patrimonio documental del país y ponerlo al servicio de la comunidad. ¿Cuál es la ley por medio de la cual se dicta la ley general de los archivos? Es la Ley 594 de 2000, que define los órganos asesores, coordinadores y ejecutores del Sistema. Esta normatividad fue reglamentada por el Decreto 4124 de 2004, que establece las instancias del Sistema Nacional de Archivos y le asigna a éstas, las funciones que deben cumplir para su desarrollo. ¿Qué dice la ley general de los archivos en título V, gestión de documentos, articulo 21? Artículo 21. Programas de Gestión Documental, establece que: “Las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos”. ¿Enuncie los objetivos que pretende alcanzar un programa de gestión documental? Objetivos:     

Optimizar el proceso de tramites de los documentos Agilizar el registro de información de forma rápida Verificar revisión de los documentos en su proceso o ciclo Constante organización y mantenimiento para la conservación Fácil acceso y manejo a los documentos

¿Cuáles son los aspectos que deben considerarse para elaborar un programa de gestión documental? En la elaboración de un programa de gestión documental se debe tener en cuenta todo el proceso administrativo y los trámites ejecutados, además hay q hacer un adecuado uso respecto al factor económico, La gestión de información y documentación en las organizaciones, como disciplina reciente, asume sin duda alguna, los retos de llevar adelante esas potencialidades que se hacen cada vez más exigentes, complejas y renovables. Se trata de identificar aquellos recursos informativos que forman parte de los muchos recursos que requiere la organización para darles una mayor y mejor proyección en la explotación de ellos, mediante una adecuada administración y gestión.


¿Cuántos y cuáles son los pasos de un programa de gestión documental? 1. Producción: origen, creación y diseños de formatos y documentos por razón de la actividad de la compañía. 2. Recepción: verificación y control que se le realiza al documento 3. Distribución: actividad que garantiza que el documento llegue a su destinario. 4. Tramite: es el periodo del documento desde la producción hasta la terminación de la función administrativa. 5. Organización: es el proceso d clasificación, ordenación y clasificación del documento. 6. Consulta: es el acceso que tiene los usuarios al documento para conocer su información. 7. Conservación: son estrategias preventivas que buscan conservar el documento sin alterar la información. 8. Disposición final de documentos: es el proceso en que se determina la conservación temporal, permanente o eliminación del documento. ¿Explique la importancia de adoptar las tablas de retención documental (TRD), y cuales etapas comprenden? La tabla de retención documental es de vital importancia ya que produce el listado de las series documentales con sus correspondientes tipos documentales (si ocurren), a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.    

Etapa uno: investigación preliminar para la institución Etapa dos: análisis e interpretación de la información recolectada Etapa tres: elaboración y presentación de TRD Etapa cuatro: aplicación

¿Mencione porque es importante y cuales son la ventajas que produce la implementación de un programa de gestión documental para las empresas? Es importante en la medida que ayuda ahorrar a la empresa dinero y procesos que demandarían más tiempo. Las ventajas:    

Accesibilidad al documento Agilidad para atención al usuario Seguridad al documento Procesos para la compañía más estructurados


Control de la información y documentos

Cuadro: Acuerdo AGN 056 DE 2000 Acuerdo AGN 039 DE 2002 Artículo 2. Ley 594 de 2000 Decreto 4124 del 2004

Requisitos para la consulta y acceso a los documentos. Donde se regula el procedimiento de las TRD Sobre los derechos de autor Dedicada a la ley general de los archivos Se reglamenta el sistema nacional de los archivos.

¿Derechos de los ciudadanos sobre la privacidad de los documentos?      

La correspondencia una vez salida de las manos del remitente pasa a ser propiedad única y exclusiva del destinatario. La correspondencia es privada. En tu caso se ha infringido tu derecho por haberla entregado a terceros y hacer de dominio público tu correspondencia. Si infringiste la ley en tu centro de trabajo y eso motivó la sanción, la carta debió ser entregada en tu centro de trabajo y no en tu domicilio La carta debió ir en sobre cerrado con un "cargo" adjunto para ser firmado por ti o alguien que residía en tu domicilio. Nota al margen. La persona que recibió la carta debió abstenerse de hacerlo. De esa forma el mensajero tenía que regresar cuando estuvieras a recibirlo. Pero también se de el caso que la pasan bajo la puerta y no hay lugar a reclamo por parte del afectado. El problema es que aunque tus derechos hayan sido vulnerados no hay donde presentar una queja y sólo queda cumplir la sanción impuesta.


Bibliograf铆a Tomado de gu铆a de gesti贸n documental Tomando de sistema nacional de archivos http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=1180 Tomado de tablas de retenci贸n documental http://www.solucionessig.com/portal/tablas-de-retencion-documental/etapas

gestion documental  

procesos de proyectos de gestion documental

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