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Manual

para lĂ­deres


Workday

acceso directo para gerentes

Esta guรญa del usuario explica diversas actividades para gerentes y cรณmo realizarlas. (Esta versiรณn no incluye todos versiรณn no incluye todos

Acceso rรกpido a temas

Descripciรณn General Bandeja de entrada y workfeed Ver organigrama Dashboard Informes Delegar mi bandeja de Entrada Delegar mis tareas Procesos Dรณnde buscar ayuda Descripciรณn General

Iniciar sesiรณn Desde la pรกgina de inicio de K-C Andina, haga click en el botรณn de Workday debajo de el mapa de la regiรณn que se encuentra al lado derecho de la pรกgina

2


1 - My Workday 2.0

La página My Workday 2.0 es un panel configurable que se encuentra disponible para cualquier persona a la que se le haya asignado una función gerencial o de Recursos Humanos. Muestra información según sus funciones y el contenido que haya elegido para que se muestre.

2- Dashboards (Pa neles)

Herramienta para los gerentes que organiza y presenta información en un formato visual que es fácil de leer e interpretar.

3 - My Team (Mi equipo)

La página My Team (Mi equipo) está diseñada para que los gerentes tengan fácil acceso a la información y a las tareas relacionadas con sus responsabilidades.

4 - All About Me (Todo sobre mí)

Muestra enlaces comúnmente utilizados para administrar su información personal y sus actividades.

5 - Acciones relacionadas

Muestra las acciones que puede realizar sobre un elemento.

6 - Búsqueda

Permite buscar las acciones y los objetos en la barra de búsqueda. El sistema presenta todas las acciones u objetos coincidentes con la búsqueda a los cuales tiene acceso.

7 - Pestañas desplegables

Permite acceder a información sin interrumpir las transacciones en curso. Incluye: Navegar, Bandeja de entrada, Unidad W: y Panel.

3


La página de My Team (Mi equipo)

6 5

1

4

2 3

Analicemos la rueda para mostrar los diferentes worklets de la página de inicio de My Team (Mi equipo). La página My Team (Mi equipo) incluye:

1

2 3

4

5 6

El worklet My Team (Mi equipo), que permite a los gerentes ver la información clave sobre los miembros del equipo y realizar transacciones para ellos (como ascensos, transferencias, etc.). El worklet Reports (Informes), que permite a los gerentes ejecutar informes clave, como Posición en el rango (Position in Range, PIR) del equipo promedio, distribución de calificación de desempeño en todo el equipo, etc. Process Status (Estado del proceso), que permite a los gerentes consultar todos los procesos que han iniciado para ellos mismos y para los miembros de sus equipos, incluso aquellos pendientes de aprobación. El worklet Hiring (Contratación), que permite a los gerentes administrar sus estructuras organizacionales, como crear y revisar puestos vacantes. El worklet Talent (Talento), que permite a los gerentes evaluar el potencial de los miembros del equipo. Inbox (Bandeja de entrada) que, al igual que Workfeed, permite a los gerentes visualizar tareas, notificaciones y transacciones pendientes de aprobación.

Nota: Puede elegir worklets adicionales o el orden de sus worklets en esta página; para ello, utilice el enlace “configure this page” (configurar esta página) en la esquina inferior izquierda de la pantalla.

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Configurar esta página En la página All About Me (Todo sobre mí), puede hacer clic en para personalizar los worklets que aparecen en pantalla.

(Configurar esta página)

Worklets disponibles Bandeja de entrada

Contiene mensajes de Workday. Los mensajes no leídos se muestran con un número en rojo.

Tiempo libre

Solicitar tiempo libre o visualizar las licencias que se ha tomado anteriormente.

Mis procesos

Visualizar procesos o acciones que ha realizado.

Informes

Acceder a informes o usar herramientas para ayudar a generar informes.

Más

Visualizar una lista detallada de todas las tareas disponibles de Workday y acceder a vistas alternativas.

Directorio

Visualizar información específica de un colega o un sitio.

Información personal

Cambiar o visualizar información personal específica.

Favoritos

Administrar información o informes favoritos de Workday.

Carrera

Visualizar el perfil de talento, certificados e idioma.

Regresar a Lista de temas

Bandeja de entrada y workfeed Su Inbox (Bandeja de entrada), tal como aparece en la página de inicio de My Team (Mi equipo), es una lista de tareas que requieren su atención. Pero también puede ver estados de procesos, notificaciones y sus solicitudes en la Bandeja de entrada. Es importante que diariamente dedique unos minutos de su tiempo para revisar si tiene aprobaciones pendientes Para ver todo esto:

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1.

Desde la Inbox (Bandeja de entrada) en la página de My Team (Mi equipo), haga clic en (Ver bandeja de entrada completa) en la parte inferior de la ventana.

2.

Desde esta ventana puede acceder a tareas, solicitudes, estado de procesos o notificaciones usando las pestañas en la parte superior de la ventana.

Los gerentes y profesionales de RR. HH. también tienen acceso al Workfeed en la página de inicio de My Workday 2.0. El Workfeed es una serie de actividades que combina tareas del proceso comercial, aprobaciones, tareas pendientes y notificaciones, diseñado al igual que Facebook y Twitter: los elementos más

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recientes aparecen en la parte superior de la lista.

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Ver organigramas En la página All About Me (Todo sobre mí), puede ver su organización de dos formas diferentes. Puede ver una tabla de jerarquías tradicional o usar los nuevos formatos de rueda.

Para ver la tabla tradicional 1.

En la página My Teams (Mis equipos), haga clic en

para ver el worklet My Team (Mi equipo).

7


(Ver), a la derecha del worklet, haga clic en el enlace My Org Chart (Mi organigrama).

2.

Debajo de

3.

En el organigrama est谩ndar, puede hacer doble clic en cualquier nivel que aparezca y profundizar en la organizaci贸n de ese gerente. Puede seguir profundizando hasta encontrarse a usted mismo.

8


Para ver la tabla rueda 1.

En la pรกgina My Teams (Mis equipos), haga clic en

2.

Debajo de

para ver el worklet My Team (Mi equipo).

(Ver), a la derecha del worklet, haga clic en el enlace Directory Swirl (Rueda de directorio).

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Su estructura organizacional aparece en el círculo más grande a la izquierda. En el centro está su gerente. Sus subordinados aparecen alrededor del borde exterior del círculo. Si no se pueden mostrar todos los subordinados, verá en la parte superior del círculo, que incluye el número de subordinados adicionales enumerados. Puede hacer clic en cualquier persona dentro del círculo y, si ellos tienen subordinados, se moverá otro círculo a la izquierda para mostrarlos.

Regresar a Lista de temas}

Aprobaciones

Cuando una actividad de Workday requiera su aprobación, podrá revisar fácilmente la solicitud y tomar medidas. 1.

En la página My Teams (Mis equipos), haga clic en

2.

Haga clic en

para abrir el worklet Inbox (Bandeja de entrada).

(Revisar) para revisar la solicitud.

10


3.

Revise la solicitud y decida si desea aprobarla, rechazarla o enviarla de regreso al empleado para que realice cambios antes de su aprobación. Nota: Si decide rechazar la solicitud o enviarla de regreso, deberá ingresar un comentario en el campo Comments (Comentarios).

Regresar a Lista de temas

Delegar mi bandeja de entrada Los gerentes pueden delegar a otros gerentes y a los socios de RR. HH. tanto dentro como fuera de su organización de supervisión. 1.

En la página My Teams (Mis equipos), haga clic en

para abrir el worklet Inbox (Bandeja de entrada).

Como alternativa, puede abrir su Inbox (Bandeja de entrada) usando la pestaña desplegable ( de la pantalla.

) a la derecha

2.

Haga clic en My Delegations (Mis delegaciones) para seleccionar a un delegado para su Bandeja de entrada.

3.

Haga clic en el botón

(Administrar delegaciones).

11


5.

Complete los campos necesarios para solicitar un delegado para su bandeja de entrada. Nota: Todos los campos marcados con un asterisco rojo son obligatorios.

6.

Haga clic en

7.

Aparecerá la siguiente pantalla.

(Enviar) para enviar la solicitud de delegación.

8.

Haga clic en

9.

Haga clic en la pestaña Process (Proceso) para realizar más acciones y visualizar el estado general del proceso.

para expandir Details and Process (Detalles y procesos).

10. Haga clic en

(Cerrar) para cerrar la ventana.

Regresar a Lista de temas

Delegar mis tareas Los gerentes pueden delegar a otros gerentes y a los socios de RR. HH. tanto dentro como fuera de su organización de supervisión. 1.

En la página My Workday, revise su Bandeja de entrada y haga clic en la tarea que desee delegar.

junto al botón Review (Revisar) para

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2.

Seleccione Delegate Task (Delegar tarea).

3.

Seleccione un delegado en el campo Proposed Delegate (Delegado propuesto).

4.

Haga clic en

(Enviar) para enviar la solicitud de delegación de tarea.

Nota: Aparecerá la siguiente pantalla.

para expandir Details and Process (Detalles y procesos).

5.

Haga clic en

6.

Haga clic en la pestaña Process (Proceso) para realizar más acciones y visualizar el estado general del proceso.

7.

Haga clic en

(Cerrar) para cerrar la ventana.

Regresar a Lista de temas

¿Dónde buscar ayuda? Si tiene preguntas adicionales sobre Workday, comuníquese con su Business Partner de Recursos Humanos local

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Los tableros de control organizan y presentan información en un formato visual que facilita su lectura e interpretación, como herramienta para la toma de decisiones. Los paneles incluyen diversos worklets pre-configurados para un área de análisis en particular, como Gestión de talento, Compensación, Headcount y Costos de Personal, tanto para los líderes como para los empleados con roles de asistencia en LCO.

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Tablero de Control

Worklet (Reporte)

Información

Gestión del Talento

Succession Plans at Risk (Planes de sucesión en riesgo) Performance by Potential Matrix (Desempeño por matriz de potencial)

Lista de puestos con problemas de sucesión Cantidad de sucesores según potencial y calificación de desempeño Lista de sucesores por posición

Planificación del Personal

Perfil del Personal – Headcount e Inversión

Compensación y Beneficios

Succession Plans by Position (Planes de sucesión por posición) Team Turnover (YTD) (Rotación del equipo hasta la fecha) Manager YTD Staffing Activity (Actividad de mi equipo hasta la fecha) Workforce Visibility (Visibilidad del personal) Headcount and Open Positions (Headcount y posiciones vacantes) Headcount Cost Summary (Resumen de costos del Headcount) Pay for Performance (Pago por desempeño)

Performance Rating Distribution (Distribución de calificación de desempeño)

% de rotación asociada a ceses voluntarios, involuntarios y total Headcount inicial, cambio de puesto, nuevos empleados, transferencias y headcount final Headcount: White Collar / Blue Collar / Contingents. Visualización de posiciones cubiertos, vacantes y totales Total de salario base anual (eventualmente incluirá otros costos de personal) Distribución de empleados por calificación de desempeño y cuartil de posición en el rango (Position in Range: PIR) Población en cada nivel de calificación de la organización

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A partir de los gráficos generales, podemos también realizar consultas específicas y entrar a revisar el detalle de la información que generó dichos resúmenes. Como ejemplo: al dar clic en alguna de las porciones del pie (White Collar), nos aparecerán distintas opciones:

Nota: el contenido real de la página web puede variar.

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Como ejemplo, si decidimos hacer una búsqueda por sector, obtendremos el siguiente gráfico:

Nota: el contenido real de la página web puede variar.

Y la opción “Avanzado” nos permite especificar

aún más nuestra consulta:

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Si seleccionamos “ubicación”, por ejemplo, obtenemos la siguiente gráfica:

Nota: el contenido real de la página web puede variar.

Los dashboards cuentan además con las siguientes opciones: Actualizar: Se puede realizar en cualquier momento, permitiendo al manager contar con información actualizada en tiempo real. Parámetros de diagrama: La vista de una dashboard es configurable de acuerdo a las preferencias del usuario. Existen varias opciones para visualizar la gráfica (diagrama de barras, de columnas, de líneas, etc.), además de poder visualizarlo en tres dimensiones. Descargar en Excel: Muestra la información solicitada en un spreadsheet que se puede exportar a la PC para, por ejemplo, imprimirla o enviarla por correo electrónico.

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Ejemplos:

Nota: el contenido real de la pรกgina web puede variar.

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Nota: el contenido real de la página web puede variar.

Los informes de Workday se crean con el objetivo de brindar información detallada al líder. Estos permiten agregar y resumir datos, presentando los resultados en tablas y listados que se pueden exportar en formato PDF o Excel. Existen informes estándar de Workday, como: Informe de Headcount Instantánea de Talento Resumen de Compensación Informe de Jerarquía de Gestión Informe de Cambios de Compensación Consulta de posiciones vacantes Estos se encuentran en Mi Workday 2.0

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Si se cuenta con al menos parte del nombre del informe, se puede realizar la consulta en el buscador general:

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El usuario podrá cambiar dinámicamente filas y columnas para obtener diferentes vistas o resúmenes de la información. Los informes estándares pueden utilizarse de base para crear nuevos informes personalizados, con el fin de satisfacer las necesidades regionales o del país. Algunos ejemplos de informes personalizados son: Headcount por Región/País Análisis de rotación por Región/País Informes de auditoría de datos por Región/País Demás reportes creados en Andino En ciertos casos, los informes permitirán el ingreso de parámetros como la fecha de referencia sobre la cual generar el reporte o las organizaciones o países en consulta

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Por último, una vez generado el informe, podremos enviarlo a nuestra “unidad W:”, ya sea en formato Excel o PDF.

Cuando una actividad de Workday requiera su aprobación, podrá revisar fácilmente la solicitud y tomar medidas.

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1. En la pรกgina My Teams (Mis equipos), haga clic en (Bandeja de entrada).

para abrir el worklet Inbox

2.

Haga clic en

(Revisar) para revisar la solicitud.

3.

Revise la solicitud y decida si desea aprobarla, rechazarla o enviarla de regreso al empleado para que realice cambios antes de su aprobaciรณn. Nota: Si decide rechazar la solicitud o enviarla de regreso, deberรก ingresar un comentario en el campo Comments (Comentarios).

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Los gerentes pueden delegar a otros gerentes y a los socios de RR. HH. tanto dentro como fuera de su organización de supervisión. 1. En la página My Teams (Mis equipos), haga clic en para abrir el worklet Inbox (Bandeja de entrada). Como alternativa, puede abrir su Inbox (Bandeja de entrada) usando la pestaña desplegable ( 2.

) a la derecha de la pantalla.

Haga clic en My Delegations (Mis delegaciones) para seleccionar a un delegado para su Bandeja de entrada.

3. Haga clic en el botón

(Administrar delegaciones).

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5. Complete los campos necesarios para solicitar un delegado para su bandeja de entrada. Nota: Todos los campos marcados con un asterisco rojo son obligatorios.

6. Haga clic en 7.

(Enviar) para enviar la solicitud de delegación.

Aparecerá la siguiente pantalla.

8. Haga clic en

para expandir Details and Process (Detalles y procesos).

9. Haga clic en la pestaña Process (Proceso) para realizar más acciones y visualizar el estado general del proceso. 10. Haga clic en

(Cerrar) para cerrar la ventana.

Los gerentes pueden delegar a otros gerentes y a los socios de RR. HH. tanto dentro como fuera de su organización de supervisión. 1. En la página My Workday, revise su Bandeja de entrada y haga clic en botón Review (Revisar) para la tarea que desee delegar.

junto al

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2.

Seleccione Delegate Task (Delegar tarea).

3.

Seleccione un delegado en el campo Proposed Delegate (Delegado propuesto).

4. Haga clic en

(Enviar) para enviar la solicitud de delegación de tarea.

Nota: Aparecerá la siguiente pantalla.

5. Haga clic en

para expandir Details and Process (Detalles y procesos).

6. Haga clic en la pestaña Process (Proceso) para realizar más acciones y visualizar el estado general del proceso. 7. Haga clic en

(Cerrar) para cerrar la ventana.

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1. En la página My Team (Mi equipo), haga clic en para expandir el worklet Hiring (Contratación). 2. Seleccione Create Position (Creación de posición) del menú Actions (Acciones). 3. Haga clic en (Aceptar).

para seleccionar la organización de supervisión y luego en

Si el nuevo puesto no tiene restricciones de contratación, debe seleccionarse la casilla No Job Restrictions (Sin restricciones laborales). Es posible que deba abrir otras pestañas para completar información adicional.

4. Complete los campos necesarios para crear el puesto. Nota: Todos los campos marcados con 5. Haga clic en

son obligatorios.

(Enviar) para enviar la nueva solicitud de puesto.

Nota: Aparecerá la siguiente pantalla.

6. Haga clic en

para expandir Details and Process (Detalles y procesos).

28


7. Haga clic en la pestaña Process (Proceso) para realizar más acciones y visualizar el estado general del proceso. 8. Haga clic en

(Cerrar) para cerrar la ventana.

Antes de empezar el proceso en Workday, deberá reunir varios datos. Los datos necesarios son: Fecha efectiva de contratación Puesto presupuestado o no presupuestado, o reemplazo Perfil del puesto Título en Inglés Título en español Tiempo completo o tiempo parcial Tipo de trabajador (regular, practicante, por tiempo fijo, permanente) Ubicación del trabajador Cuando haya reunido estos datos, estará listo para empezar el proceso de contratación en Workday. 1. En la página My Team (Mi equipo), haga clic en (Contratación).

para expandir el worklet Hiring

2. Seleccione Open Positions (Posiciones vacantes) del menú Consulta. 3. Haga clic en (Aceptar).

para seleccionar la organización de supervisión y luego en

4.

Haga clic en (Acciones) para ver la lista de acciones para la posición. En la lista, seleccione Hire (Contratación). Seleccione Hire Employee (Contratación de empleado) o Contract Contingent Worker (Contratación de trabajador contingente) para ingresar empleados de terceros.

1.

El puesto para el que desea contratar aparecerá en la casilla Position (Posición). Elija Create a New Applicant (Crear un nuevo solicitante) o use Existing Applicant

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(Solicitante existente) si es una re-contratación y luego, haga clic en

(Aceptar).

Nota: Use el botón para seleccionar el nombre de un candidato existente.

2. Complete la Legal Name Information (Información acerca del nombre legal). campos obligatorios.

indica los

Aquí podrá seleccionar dónde se enteró el nuevo empleado acerca de este trabajo o quién lo remitió a KimberlyClark. Este no es un campo obligatorio.

Nota: Agregue o actualice la información de contacto.

3. Haga clic en Contact Information (Información de contacto). Ingrese los números de teléfono, la dirección y cualquier otra información de contacto del empleado. Haga clic en

(Aceptar).

4. Complete los campos obligatorios: Hire Date (Fecha de contratación) y Job Details (Detalles del puesto). Haga clic en (Enviar) para finalizar la tarea. Una vez enviada, la solicitud se envía a RR. HH. para completar el proceso de contratación.

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1. En la página My Team (Mi equipo), haga clic en para expandir el worklet My Team (Mi equipo). 2. Haga clic en el empleado para el cual desea iniciar un cambio de compensación. 3. Haga clic en el enlace Action (Acciones) junto al nombre del empleado. 4. Haga clic en Compensation » Request Compensation Change (Compensación » Solicitud de cambio de compensación).

5. Ingrese la fecha efectiva y el motivo del cambio de compensación. 6. Haga clic en

(Aceptar).

31


7.

Haga clic en el icono de lรกpiz delante del campo Salary Plan (Plan de salario).

8.

Ingrese un nuevo monto o un cambio de porcentaje y haga clic en

9. Haga clic en

(Terminar).

(Enviar) para enviar la solicitud a RR. HH.

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Nota: Debe tener los datos de un puesto vacante para ascender al empleado a ese puesto. 1. En la página My Team (Mi equipo), haga clic en para expandir el worklet My Team (Mi equipo). 2. Seleccione Promote (Ascender) en el menú Actions (Acciones).

3. Haga clic en

para seleccionar el nombre del empleado y luego en

(Aceptar).

4. Complete los campos necesarios para ascender al empleado. Nota: Todos los campos marcados con son obligatorios. Es posible que deba expandir la sección Additional Information (Información adicional) para completar más acciones. 5. Haga clic en

(Enviar) para enviar el ascenso propuesto.

Nota: Aparecerá la siguiente pantalla.

4. Haga clic en

para expandir Details and Process (Detalles y procesos).

5. Haga clic en la pestaña Process (Proceso) para realizar más acciones y visualizar el estado general del proceso. 6. Haga clic en

(Cerrar) para cerrar la ventana.

Nota: Debe tener los datos de un puesto vacante para ascender al empleado a ese puesto.

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1. En la página My Team (Mi equipo), haga clic en Team (Mi equipo).

para expandir el worklet My

2. Seleccione Transfer (Transferencia) en el menú Actions (Acciones). 3. Haga clic en

para seleccionar el nombre del empleado y luego en

(Aceptar).

Si el puesto se cerrará con la transferencia, marque la casilla Close Position (Cerrar puesto). 4. Complete los campos necesarios para transferir al empleado. Nota: Todos los campos marcados con son obligatorios. Es posible que deba expandir la sección Additional Information (Información adicional) para completar más acciones. 5. Haga clic en

(Enviar) para enviar la solicitud de transferencia.

Nota: Aparecerá la siguiente pantalla.

6. Haga clic en

para expandir Details and Process (Detalles y procesos).

7. Haga clic en la pestaña Process (Proceso) para realizar más acciones y visualizar el estado general del proceso. 8. Haga clic en

(Cerrar) para cerrar la ventana.

Nota: La organización “origen” del empleado iniciará la transferencia. Para recibir un empleado transferido, la organización “destino” del empleado deberá completar las actividades de transferencia en la Bandeja de entrada de Workday.

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9. Vaya a su Inbox (Bandeja de entrada) y haga clic en el botón Transfer Employee Inbound (Transferencia de empleado entrante). 10. Revise la información acerca de la transferencia de empleado propuesta y haga clic en (Aceptar).

1. En la página My Team (Mi equipo), haga clic en Team (Mi equipo).

para expandir el worklet My

2. Seleccione Terminate (Baja) en el menú Actions (Acciones). 3. Haga clic en

para seleccionar el nombre del empleado y luego en

(Aceptar).

Si el puesto se cerrará con el despido, marque la casilla Close Position (Cerrar puesto).

4. Complete los campos necesarios para cesar al empleado. Nota: Todos los campos marcados con son obligatorios. Es posible que deba expandir la sección Additional Information (Información adicional) para completar más acciones.

5. Haga clic en

(Enviar) para enviar la solicitud de cese.

Nota: Aparecerá la siguiente pantalla.

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6. Haga clic en

para expandir Details and Process (Detalles y procesos).

7. Haga clic en la pestaĂąa Process (Proceso) para realizar mĂĄs acciones y visualizar el estado general del proceso. 8.

Haga clic en

(Cerrar) para cerrar la ventana.

Si tiene preguntas adicionales sobre Workday, comunĂ­quese con su socio comercial de Business Partner local.

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Workday Para Líderes