Issuu on Google+

INSTITUTO SUPERIOR TECNOLOGICO BANOS CRISTINA SANTAMARIA 2 A 2 18-10-2011

MANUAL DE ACCES 2010


MICROSOFT OFFICE / ACCESS 2010


CONCEPTO Nos sirve simple y sencillamente para realizar tareas de organización de datos, de cualquier tipo como tareas, gestionar cuentas de bancos, eventos, listas de estudiantes, reportes de ventas, inventarios, proyectos personales o de marketing, entre otras cosas que contengan datos medibles; por medio de tablas de control de datos, pudiendo ayudarte de fórmulas o gráficas; básicamente es como un Excel más sencillo, y enfocado a la gestión. Además cuentas con varias plantillas a partir de las cuales podrás comenzar a trabajar.

ELEMENTOS BÁSICOS DE ACCESS 2010 Vamos a ver cuáles son los elementos básicos de Access 2010 para saber diferenciar entre cada uno de ellos. Aprenderemos como se llama, donde están y para qué sirven. También veremos cómo obtener ayuda, por si en algún momento no sabemos cómo seguir trabajando. Cuando conozcamos todo esto estaremos en disposición de empezar a crear bases de datos en el siguiente tema. ARRANCAR Y CERRAR ACCESS 2010 Veamos las dos formas básicas de iniciar Access 2010. Desde el botón inicio la pantalla.

situado, normalmente en la esquina inferior izquierda de

Al hacer clic sobre el botón inicio se despliega un menú. Colocar el cursor en todos los programas, aparecerá la lista de los programas que hay instalados en tu computador. Localiza Microsoft office y haz clic en ella, luego pulsa sobre Microsoft Access, y se abrirá el programa. Desde el icono de Access 2010 del escritorio

Puedes iniciar Access 2010 ahora para ir probando todo lo que se explica. Cuando realices los ejercicios también puedes compaginar dos sesiones de la forma que se explica aquí. Para cerrar Access 2010, puedes utilizar las siguientes operaciones: Hacer clic en el botón cerrar


Pulsar la combinación de teclas ALT+F4 PANTALLA INICIAL Al iniciar Access aparece una pantalla inicial como esta, vamos a ver sus componentes fundamentales. Así conoceremos los nombres de los diferentes elementos y será mas fácil entender el resto del programa.

Los usuarios que visitan SharePoint pueden usar la aplicación de base de datos en un explorador web, usando los permisos de SharePoint para determinar lo que puede ver cada usuario. Puede comenzar con una plantilla y empezar a colaborar inmediatamente. Muchas otras mejoras son compatibles con esta nueva capacidad de publicación web y además ofrecen ventajas para las bases de datos de escritorio tradicionales. La interfaz de usuario de Access 2010 también ha cambiado. Si no está familiarizado con Office Access 2007, la Cinta y el panel de navegación, quizás sean nuevos para usted. La Cinta reemplaza los menús y las barras de herramientas de las versiones anteriores. El panel de navegación reemplaza y amplía la funcionalidad de la ventana Base de datos. Otra novedad de Access 2010, la vista Backstage, le concede acceso a todos los comandos aplicables a toda la base de datos, como compactar y reparar, o comandos procedentes del menú Archivo.


En este artículo se describen las características nuevas de Office Access 2007 y Access 2010. Si necesita una introducción general a Access, vea el artículo de introducción a Access 2010.

En este artículo        

Información general Nueva interfaz de usuario Herramientas de diseño mejoradas Nuevos tipos de datos y controles Mejor presentación de los datos Mayor seguridad Mejores métodos de solución de problemas Mejores herramientas de corrección

Información general Si tiene acceso a un sitio de SharePoint con Servicios de Access configurado, puede crear una base de datos web con Access 2010. Los usuarios pueden usar esta base de datos en la ventana de un explorador web, pero usted debe usar Access 2010 para realizar cambios de diseño. Aunque algunas características de las bases de datos de escritorio no se trasladan a la Web, puede realizar muchas acciones equivalentes mediante el uso de nuevas características, como los campos calculados o las macros de datos.

COMPARTIR UNA BASE DE DATOS EN LA WEB 

Usar una plantilla

Hay cinco plantillas en Access 2010: Contactos, Activos, Proyectos, Eventos y

Contribuciones benéficas. Además, puede modificar cualquier plantilla antes o después de publicar.

Comenzar desde cero

Al crear una nueva base de datos en blanco, elija entre una base de datos normal y

una base de datos web. Esta elección afecta a las características de diseño y los comandos que se ven, de modo que es fácil asegurarse de que la aplicación sea compatible con la Web.

Convertir una base de datos existente en una base de datos web

Puede publicar una aplicación existente en

la Web. Dado que no todas las características de las bases de datos de escritorio se admiten en la Web, es posible que deba ajustar algunas características de la aplicación. NOTA

Para identificar y solucionar problemas de compatibilidad, puede ejecutar el nuevo Comprobador de

compatibilidad web.

Intranet o Internet

Puede publicar en su propio servidor de SharePoint o puede usar una solución de

SharePoint hospedada. Para obtener más información acerca de las bases de datos web, vea el artículo sobre cómo crear una base de datos para compartirla en la Web.

NUEVO GENERADOR DE MACROS Access 2010 tiene un nuevo generador de macros que incluye IntelliSense y una interfaz sencilla y fácil de usar.


Seleccione una acción de la lista... ...o haga doble clic en una acción en el catálogo de acciones para agregarla a la macro. Si está trabajando en la macro, se muestra la ficha Diseño. Si agrega una acción, se muestran más opciones en el generador de macros. Por ejemplo, si agrega una acción "Si", puede ver:

Además de las macros tradicionales, puede usar el nuevo generador de macros para crear macros de datos; esta característica es nueva.

MACROS DE DATOS: CAMBIO DE DATOS SEGÚN EVENTOS Las macros de datos ayudan a admitir agregados en las bases de datos web y además proporcionan un método para implementar "desencadenadores" en cualquier base de datos de Access 2010. Por ejemplo, puede haber un campo Porcentaje Completado y un campo Estado. Puede usar una macro de datos para establecer el campo Porcentaje Completado en 100 al establecer el estado en Completo y en 0 al establecer el estado en No iniciado.


GENERADOR DE EXPRESIONES MEJORADO El Generador de expresiones incluye ahora IntelliSense para poder ver las opciones a medida que escribe. Además, muestra información de ayuda para el valor de expresión seleccionado en la ventana Generador de expresiones. Por ejemplo, si selecciona la función Recortar, el Generador de expresiones muestra: Trim (string) Devuelve una variante de tipo cadena (string) que contiene una copia de una cadena especificada sin interlineado.

CAMPOS CALCULADOS Puede crear un campo que muestre los resultados de un cálculo. El cálculo debe hacer referencia a otros campos de la misma tabla. Para crear el cálculo, se usa el Generador de expresiones.

REGLAS DE VALIDACIÓN DE TABLA NOTA

Esta característica se introdujo en Access 2007.

Puede crear una regla que impida la entrada de datos si el registro modificado puede validar una regla especificada. A diferencia de una regla de validación de campo, una regla de validación de tabla puede comprobar el valor de más de un campo. Para crear la regla de validación, se usa el Generador de expresiones.

PLANTILLAS DE BASES DE DATOS PARA CREAR APLICACIONES COMPLETAS Access 2010 incluye un conjunto de plantillas de bases de datos de diseño profesional para el seguimiento de contactos, tareas, eventos, estudiantes y activos, entre otros tipos de datos. Se pueden usar tal cual o se pueden mejorar y perfeccionar para realizar el seguimiento de la información exactamente del modo en el que desee.


Cada plantilla es una aplicación de seguimiento completa que incluye tablas, formularios, informes, consultas, macros y relaciones predefinidos. Las plantillas se han diseñado de modo que se puedan usar inmediatamente. Si el diseño de la plantilla se ajusta a sus necesidades, podrá usarla tal cual. De lo contrario, podrá usarla para crear más rápidamente una base de datos que se ajuste a sus necesidades específicas.


Además de las plantillas incluidas en Access 2010, se puede conectar a Office. Comy descargar más plantillas.

ELEMENTOS DE APLICACIÓN PARA AGREGAR FUNCIONALIDAD A UNA BASE DE DATOS EXISTENTE Puede agregar funcionalidad a una base de datos existente fácilmente mediante el uso de un elemento de la aplicación. Como novedad en Access 2010, un elemento de aplicación es una plantilla que incluye parte de una base de datos, por ejemplo, una tabla con formato previo, o bien una tabla con un formulario y un informe asociados. Por ejemplo, si agrega un elemento de la aplicación Tareas a la base de datos, tendrá una tabla Tareas, un formulario Tareas y la opción de relacionar la tabla Tareas con otra tabla de la base de datos.


VISTA HOJA DE DATOS MEJORADA Puede crear tablas y empezar a usarlas sin definir los campos previamente; simplemente haga clic en Tabla en la ficha Crear y empiece a escribir los datos en la nueva hoja de datos que aparece. Dado que Access 2010 determina automรกticamente el mejor tipo de datos para cada campo, puede empezar a trabajar de inmediato. En la columna Haga clic para agregar se muestra exactamente dรณnde agregar un nuevo campo y, si necesita modificar el tipo de datos o el formato de presentaciรณn de un campo nuevo o existente, puede usar los comandos de la cinta, en la ficha Campos. Ademรกs, puede pegar datos de tablas de Microsoft Excel en una hoja de datos nueva; Access 2010 crea todos los campos y reconoce los tipos de datos automรกticamente.


PANEL LISTA DE CAMPOS El panel Lista de campos, introducido en Access 2007, permite agregar campos de otras tablas. Puede arrastrar los campos desde la tabla del origen de registros, desde tablas relacionadas o desde tablas no relacionadas de la base de datos. Si es necesaria una relación entre las tablas, se crea automáticamente o se le guiará durante el proceso.

LA VISTA PRESENTACIÓN CONTRIBUYE A ACELERAR EL DISEÑO DE LOS FORMULARIOS E INFORMES Use la vista Presentación para realizar modificaciones de diseño mientras ve los datos de un formulario o informe. La vista Presentación incluye muchas mejoras con respecto a Access 2007 y es necesaria si va a diseñar un formulario o un informe para la Web.


Por ejemplo, para agregar un campo a la cuadrícula de diseño, puede arrastrarlo desde el panel Lista de campos o puede modificar las propiedades mediante la hoja de propiedades.

Uso de diseños de controles para mantener el orden Los diseños, una novedad de Office Access 2007, son grupos de controles que se pueden mover y cuyo tamaño se puede cambiar como una unidad. En Access 2010, los diseños se han mejorado para permitir una colocación más flexible de los controles en los formularios e informes. Puede dividir o combinar celdas horizontales o verticalmente, lo que permite reorganizar los campos, las columnas o las filas fácilmente. Debe usar la vista Presentación al diseñar bases de datos web, aunque la vista Diseño sigue estando disponible para trabajar en el diseño de las bases de datos de escritorio.

Nueva interfaz de usuario La nueva interfaz de usuario, incluida con Office Access 2007 y mejorada en Access 2010, se diseñó para facilitar la búsqueda de comandos y características que antes estaban poco visibles entre una cantidad considerable de menús y barras de herramientas.

CINTA La cinta es una colección de fichas que contienen grupos de comandos organizados por característica y funcionalidad. La cinta reemplaza los niveles de menús y barras de herramientas de las versiones anteriores de Access.


Entre las características principales de la cinta, se incluyen:

Fichas de comandos: fichas que muestran comandos que se suelen usar de forma conjunta para encontrar los comandos necesarios.

Fichas de comandos contextuales: fichas de comandos que aparecen según el contexto; es decir, según el objeto con el que se esté trabajando o la tarea que se esté llevando a cabo. Una ficha de comandos contextuales contiene los comandos que se aplicarían con mayor probabilidad a la tarea que se esté realizando.

Galerías: nuevos controles que muestran una vista previa de un estilo o una opción para ver los resultados antes de realizar una selección.

VISTA BACKSTAGE La vista Backstage es una novedad de Access 2010 que contiene comandos aplicables a toda una base de datos (por ejemplo, compactar y reparar o abrir una nueva base de datos). Los comandos están organizados en fichas en la parte izquierda de la pantalla y cada ficha contiene un grupo de comandos o vínculos relacionados. Por ejemplo, al hacer clic en Nueva, puede ver un conjunto de botones que le permiten crear una nueva base de datos desde el principio o seleccionar una base de datos de una biblioteca de plantillas de base de datos diseñadas por profesionales. Muchos de los comandos de la vista Backstage estaban disponibles en el menú Archivo en las versiones anteriores de Access. Además, puede ver las bases de datos abiertas recientemente y, si está conectado a Internet, los vínculos a artículos de office.com.


PANEL DE NAVEGACIÓN El panel de navegación, una novedad de Access 2007, facilita el acceso a todos los objetos de la base de datos abierta actualmente. Use el panel de navegación para organizar los objetos por tipo, fecha de creación, fecha de modificación, tabla relacionada (según las dependencias de objetos) o en grupos personalizados que haya creado. ¿Necesita más espacio para trabajar en el diseño del formulario? Puede contraer el panel de navegación fácilmente para que ocupe poco espacio y siga estando disponible. El panel de navegación reemplaza a la ventana Base de datos usada en versiones de Access anteriores a Access 2007.

CUESTIONARIO 1.

DIBUJE EL ICONO DE ACCES 2010

2.

COMO ABRIR EL PROGRAMA DE ACCESS 2010


3.

QUE CONBINACION DE TECLAS CIERRA ACCESS 2010

4.

QUE BARRA CONTIENE LAS OPCIONES DE CERRAR MINIMIZAR Y MAXIMIZAR

5.

LA OPCION ABRIR Y CERRAR EN QUE PESTAÑA ESTA

6.

QUE ES CINTA

7.

COMO SE COMPARTE UNA BASE DE DATOS EN LA WEB

8.

QUE ES ACCESS 2010

9.

ESCRIBA UN ELEMENTOS DE ACCES

10. ESCRIBA LAS CARACTERISTICAS DE ACCESS 2010


manual acces cris santamaria 2a2