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SISTEMA DE ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD EN EDUCACIÓN SUPERIOR (SACES)1 Procesos de: Creación y Transformación de IES y Seccionales, y Registro Calificado ¿Cómo funciona? Este proceso inicia con la solicitud de las Instituciones de Educación Superior (IES), con el registro en el sistema de la información requerida para cada trámite. La solicitud incluye la información de las condiciones de calidad que se quieren evidenciar junto los soportes que acompañan la información presentada. Una vez la IES presenta esta solicitud se da inicio a un proceso que reúne un conjunto de etapas las cuales se realizan directamente sobre el sistema SACES, como se muestra a continuación: Tiempos aproximados proceso Creación RC ante el MEN2

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MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONAL. Sistema de Aseguramiento de la Calidad en Educación Superior: Procesos de: Creación y Transformación de IES y Seccionales, y Registro Calificado [en línea] <http://www.mineducacion.gov.co/sistemasdeinformacion/1735/article221616.html> [Consulta: 25 julio 2012].


Cada institución tiene un usuario y una contraseña, la cual no solo le permite conocer el estado del tramite presentado, sino también le da acceso a recibir y dar respuesta a todas las comunicaciones generadas sobre el tramite de la solicitud; esta herramienta le permite a los usuarios mantener un canal directo sobre cada tramite sobre Registro Calificado o tramites institucionales que han sido presentados al Ministerio de Educación Nacional. SACES permite no solo gestionar sino también almacenar el histórico de los programas aprobados, consolidando toda la información necesaria para luego transmitirla al sistema SNIES. Esta gran base de datos se complementa con la información recopilada por los demás sistemas del Ministerio de Educación conformando así fuentes estratégicas del sector. Concluido el trámite se realiza también a través del sistema SACES la publicación de los actos administrativos generados y se mantiene el seguimiento sobre su vigencia, posibles modificaciones o ampliaciones, con el fin de proporcionar alertas sobre requerimientos pendientes y posibles renovaciones requeridas. Finalmente, los resultados consolidados, así como los reportes e informes sobre el aseguramiento de la calidad en la educación superior, son generados gracias a la información manejada por esta herramienta.

¿A qué hace referencia cada uno de los estados de SACES?

En Radicación: Ingreso de Información del programa por parte de la IES al sistema SACES. Completitud: Programa en revisión de la información asociada para corroborar su radicación en debida forma. Radicado: Programa cuya información asociada se encuentra radicada en debida forma. (La sala CONACES puede requerir información adicional). En Selección de pares: La sala CONACES aprueba propuestas de pares y se verifica su disponibilidad. Pares Seleccionados: Pares con asistencia confirmada. La IES puede consultar los nombres y HV una vez realizada la notificación de los mismos. Espera de Informe del Par: Visita realizada o en proceso. El par aún no ha cargado el informe al sistema. Con Informe del Par: El par ha cargado el informe al sistema y se encuentra en 2

Tiempos aproximados para cada cambio de estado. Observaciones hechas por el Departamento de Planeación y Evaluación Estratégica.


verificación de la sala CONACES correspondiente sobre la profundización del mismo. En Evaluación Sala: El programa se encuentra asignado a sesión para estudio de la sala CONACES correspondiente. Con Concepto Sala: La sala CONACES asociada pronunció su recomendación sobre el programa. Resolución: El Ministerio de Educación Nacional se encuentra en proceso de emitir acto administrativo con decisión sujeta a recurso de reposición. Una vez notificado será consultable en el sistema. Traslado de Concepto: Concepto inicial de la sala CONACES negando o condicionando el otorgamiento del registro calificado para los procesos radicados antes de la entrada en vigencia del decreto 1295. Antes llamado Auto. Para los programas posteriores a la entrada en vigencia del decreto 1295, se refiere a solicitud de información complementaria. Desistimiento: La IES ha expresado su deseo de no continuar con el proceso y el Ministerio de Educación Nacional ha aceptado y tramitado su solicitud.

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Proceso Creación Registro Calificado ante el MEN