Issuu on Google+

Kerkplein 2 Postbus 200 3940 AE Doorn

T (0343) 56 56 00 F (0343) 41 57 60 E info@heuvelrug.nl

Raadsinformatiebrief

B&W vergadering

17 december 2013

Steller :M. Braams E:marijke.braams@heuvelrug.nl mailadres Onderwerp :Organisatieontwikkeling Geachte leden van de raad, Graag informeren wij u over het volgende. 1.

Inleiding

In onze Raadsinformatiebrief van 16 juli j.l. hebben wij u uitgebreid geïnformeerd over het verbeteren van onze dienstverlening en een aantal ontwikkelingen die hierin van belang zijn. Met deze brief brengen wij u op de hoogte van de voortgang van de diverse aspecten van de organisatieontwikkeling. Achtereenvolgens besteden we aandacht aan: de organisatievisie, Slim@Work, het kernproces Bestuurlijk-ambtelijk samenspel, de medewerkerstevredenheid, Het Nieuwe Werken, de formatiereductie, het samenvoegen van de afdelingen Wijkbeheer en Openbare ruimte, het Verbeterplan VGP, en tenslotte de ontwikkeling bij de afdeling Vergunning & Handhaving / RUD-vorming.

2. De organisatieontwikkeling Het doel van de organisatieontwikkeling hebben wij in 2010 vastgesteld als “het verlenen van excellente dienstverlening aan onze klanten”. Excellent hebben wij nader omschreven als ‘betrouwbaar, efficient en effectief’. Wij leveren onze diensten aan inwoners, ondernemers, maatschappelijke partners, bezoekers, college, raad en onze collega’s. Een aantal trajecten is opgestart in het kader van de organisatieontwikkeling. We lichten deze hieronder toe.

De werkmethode Slim@Work Slim@Work is een aanpak die erop is gericht medewerkers in hun dagelijks werk te laten kijken naar de wijze waarop ze hun werk doen. Daarbij wordt nadrukkelijk gekeken naar houding- en gedragsaspecten. Dit is de cultuurkant van veranderen. Medewerkers worden gestimuleerd om in contact te treden met inwoners, ondernemers, partners, gemeenteraad, college, collega’s. Wat wordt er eigenlijk van ons verwacht? Hoe passen de kernwaarden hier in? Wat is de impact van ons handelen? Op welke manier kunnen we beter samenwerken?

www.heuvelrug.nl

Bankrekeningnummer 28.51.20.808 BNG IBAN NL64BNGH0285120808


De directie is met deze werkmethode gestart in 2011. Ook nu en in de toekomst wordt de methode Slim@Work nog ingezet voor verdergaande organisatieontwikkeling. Na het Slimfestival in 2012 is gestart met de borging van de 10 kernprocessen die in die eerste fase waren opgestart. Dit waren: Wij … 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.

verlenen Wabo-vergunningen handelen meldingen in de openbare ruimte af maken een begroting en jaarrekening verstrekken wmo voorzieningen informeren onze inwoners, ondernemers en bezoekers via een website verlenen ontheffingen/vrijstellingen van ruimtelijke kaders begeleiden in- en uitdiensttreding van medewerkers ontwikkelen interactieve plannen faciliteren evenementen beheren graven

Eind dit jaar is het merendeel van de kernprocessen afgerond en teruggebracht in de lijn. Inmiddels zijn binnen de organisatie spontaan diverse nieuwe processen opgepakt met de Slim@Workmethode, waaronder de afhandeling van klachten, bezwaren en ingebrekestellingen, contractbeheer en de postprocedure. Ook deze processen zijn inmiddels afgerond of komen rond het einde van het jaar tot een afronding. Kernprocessen MTO De aandachtspunten uit het MTO zijn door het directieteam opgepakt volgens de Slim@Workmethode. Dit zijn de kernprocessen: Wij... 1. 2. 3. 4. 5.

… geven blijk van waardering aan onze medewerkers … genieten het vertrouwen van onze medewerkers … communiceren met onze medewerkers … werken efficiënt (samen) … werken in samenspel met gemeenteraad en college

De eerste vier processen zijn eind 2013 in de afrondende ideeënfase. In 2014 worden de ideeën uitgevoerd en geborgd in het dagelijkse werk. Het vijfde proces wordt hieronder apart toegelicht. Voor 2014 is besloten om de uitwerking van de organisatievisie volgens de methode Slim@Work op te pakken. Bestuurlijk-ambtelijk samenspel Om diverse redenen is het kernproces BAS nog niet zo ver als de andere vier kernprocessen die het directieteam heeft opgepakt. Het blijkt complex om met de vier onderdelen (raad, college, griffie en organisatie) af te stemmen en vaart te maken. Toch is er een aantal belangrijke stappen gezet. De kerngroep heeft bij de start van het kernproces een groot aantal interviews afgenomen bij raadsfracties, college, griffie, medewerkers. Een analyse van de uitkomsten van deze interviews heeft tot de volgende HKW (Hoe Kunnen Wij) vragen geleid. Hoe Kunnen Wij… … de onderlinge omgangsvormen verbeteren? ... de politieke sensitiviteit van de ambtelijke organisatie vergroten? ... meer consistente sturing bereiken als gemeente? ... het proces van kaderstelling verbeteren? ... meer oog krijgen voor elkaars positie en kwaliteiten?


... onze rol als college, ambtelijke organisatie, raad, griffie ten opzichte van anderen verduidelijken en verbeteren? Te beginnen met ‘hoe kan ik...’? In een gezamenlijke bijeenkomst van Kerngroep en Broedplaats heeft de beantwoording van deze vragen tot een aantal actiepunten geleid. Daarbij is zoveel mogelijk aangesloten bij lopende en komende initiatieven. De actiepunten zijn:  training politieke sensitiviteit: op basis van goede ervaringen elders is een opzet gemaakt voor een training politieke sensitiviteit. Op grond hiervan zal een aantal bureaus worden gevraagd met een voorstel voor in-company workshops te komen.  kaderstelling verbeteren in het kader van participatie: er staat een werkbezoek gepland naar een buurgemeente, waaraan zowel raadsleden als ambtenaren deelnemen. Vanwege de pilot die de bruggenbouwers oppakken rond “de Binder bindt” is besloten voorlopig geen verdere actie te ondernemen. Vanuit de kerngroep zijn twee personen “linking pin” met de pilot. Zij houden de kerngroep op de hoogte van de voortgang van de pilot en beoordelen wanneer de kerngroep eventueel in beeld is.  inwerkprogramma nieuwe raadsleden. Het inwerkprogramma voor nieuwe raadsleden bevat verschillende ingrediënten: Hoe werken we, technische vragen, lopende dossiers, wat kunnen we verwachten, hoe zit een subsidieregeling in elkaar, kennismaken met organisaties die dicht om de gemeente heen staan. De wens om de bestuurlijk-ambtelijke samenwerking te verbeteren krijgt ook een plek in het programma. De griffie maakt hiervoor een voorstel.  Cursus aanstaande raadsleden. Deze ‘cursus’ wordt gehouden voordat de nieuwe raadsperiode begint, in januari, februari, samen met 11 gemeenten in drie avonden en in 9 verschillende gemeenten. Er wordt onderzocht of het mogelijk en wenselijk is om ook enkele ambtenaren met deze cursus te laten meelopen, zodat zij de relatie en afstemming met het eigen inwerkprogramma kunnen borgen.

Verbeterplan afdeling VGP De uitvoering van het verbeterplan voor de afdeling Vastgoed, Grondzaken en Projecten is in volle gang. De invoering van projectmatig werken verloopt voorspoedig en leidt tot verbeteringen in het werkproces van projecten in de afdeling en tussen de afdelingen. Er ontstaat meer inzicht in de planningen en de tijdsbesteding en daardoor ontstaat meer control in de projecten. Conform het verbeterplan is een planner en een planeconoom ingehuurd, die ingezet worden voor de verbetering van de bedrijfsvoering. Een aantal langlopende externe inhuurcontracten voor privaatjuristen is beëindigd. Om te kunnen blijven voldoen aan de vraag naar privaat-juridische ondersteuning is voor substantieel minder uren en voor gunstigere contractbepalingen een wervingsprocedure gestart. Er is een tussenrapportage gemaakt over de stand van zaken van de grondexploitaties en er is onderzocht hoe de financiële afwikkeling is van het kostenverhaal van bouwplannen waar voor het verlenen van toestemming een planologische procedure gevoerd moet worden. Met een aparte Raadsinformatiebrief zal een nader onderzoek worden aangekondigd naar de kostenniveaus en de efficiency van de uitvoering van deze taak. De uitwerking van de visie op vastgoed is gestart. Als eerste resultaat kan de totstandkoming van het programmamanagement voor de gemeentewerven en kantoren worden genoemd. Het hoge ziekteverzuim op de afdeling is aanzienlijk teruggedrongen.

Organisatievisie In het tweede kwartaal van dit jaar heeft het directieteam de kaders voor de nieuwe organisatievisie vastgesteld. Het komt erop neer dat de organisatie optimaal gaat inspelen op de maatschappelijke tendens van ‘minder overheid, meer samenleving’, gekenmerkt door zelfredzaamheid en saamhorigheid. Voor de rol als ambtelijke organisatie betekent dat meer faciliteren en meer regisseren en minder zelf doen. In september zijn in een aantal bijeenkomsten alle medewerkers geïnformeerd over de nieuwe visie van de organisatie.


Het is nu zaak deze visie te vertalen naar de verschillende organisatie-onderdelen: wat betekent het voor taken, functies, competenties, aansturing, structuur? Deze vraagstukken worden niet op afdelingsniveau maar vanuit een aantal bredere thema’s bekeken. Er zijn zes thema’s benoemd: kaderstelling, publieksdienstverlening, sociale dienstverlening, ruimtelijke dienstverlening, beheer openbare ruimte en afval, services. Voor elk thema is een kopgroep benoemd, bestaande uit een directeur, afdelingshoofden en enkele betrokkenen. De komende weken buigt elke kopgroep zich over ‘zijn’ thema en beantwoordt de volgende vragen: 1. 2. 3.

4. 5. 6.

Welke clusters leveren een substantiële bijdrage aan de prestaties en effecten van het thema? Welke functies uit het cluster dragen substantieel bij aan het thema? Welke beweging wordt er binnen elke functie gemaakt als gevolg van de organisatievisie: (meer) faciliteren, (meer) regisseren, beide? Of wordt er al vanuit die rol gewerkt? Geef in dat geval aan hoe dat gebeurt. Hoe gaat de rol worden ingevuld als gevolg van de visie? Wat betekent bovenstaande voor het huidige takenpakket binnen de functie? Wat blijven we zelf doen, wat laten we over aan anderen, wat kunnen we uitbesteden of pakken we regionaal op? Welke goede voorbeelden van regisseren en faciliteren zijn er al binnen het thema?

In het eerste kwartaal van 2014 integreert het directieteam alle uitkomsten. Vervolgens wordt een analyse gemaakt van de kwaliteit en kwantiteit van het personeelsbestand en wordt gekeken naar een passende structuur. Een voorstel hiervoor wordt, samen met een plan van aanpak voor de implementatie, voor de zomer van 2014 ter besluitvorming aangeboden aan het college.

Medewerkerstevredenheid Naar aanleiding van het MedewerkersTevredenheidsOnderzoek (MTO) van najaar 2012 heeft het directieteam een vijftal thema’s opgepakt: Wij... 1. 2. 3. 4. 5.

… geven blijk van waardering aan onze medewerkers … genieten het vertrouwen van onze medewerkers … communiceren met onze medewerkers … werken efficiënt (samen) … werken in samenspel met gemeenteraad en college

In november 2013 heeft een tussenmeting plaatsgevonden om te bezien of het directieteam met de gekozen aanpak, ideeën en oplossingen de geode snaren heeft geraakt om de tevredenheid onder medewerkers over deze vijf thema’s te vergroten. De respons is met 222 personen goed: alle afdelingen zijn vertegenwoordigd, zij het dat uit sommige afdeling (Wijkbeheer, Openbare Ruimte, Burgerzaken) een lage respons is gekomen en uit andere afdelingen (VGP, MO, BO, SC) een hoge respons. De algemene conclusie kan worden samengevat als: ‘We zijn op de goede weg’. Dit wordt ondersteund door de score op de laatste stelling ‘Ik ben tevreden over het werken bij de gemeente Utrechtse Heuvelrug’. Ruim twee derde van de respondenten is het hier (helemaal) mee eens. Dat lijkt een aanmerkelijk hogere score dan de krappe voldoende (6,4) die de respondenten vorig jaar op deze zelfde uitspraak scoorden. Als we kijken naar de vijf kernprocessen die het directieteam naar aanleiding van het MTO van vorig jaar heeft opgepakt, dan kunnen we de volgende zeven conclusies trekken. 1.

De nieuwe huisvesting helpt onze organisatie om efficiënter te werken. Als collega’s elkaar beter kennen en meer opzoeken, leidt dit naar verwachting tot een nog grotere efficiency. Collega’s kunnen hierin uiteraard zelf initiatieven nemen, leidinggevenden kunnen het nadrukkelijk stimuleren.

2.

Blijvende aandacht voor het oplossen van praktische knelpunten en het verbeteren van instrumenten en processen zal het efficiënt kunnen werken verder doen toenemen.


3.

De organisatievisie draagt bij aan helderheid waar we als organisatie naartoe gaan. Verdere uitwerking is wel noodzakelijk om het echt bij iedereen te laten ‘landen’.

4.

Projectmatig werken, en in het verlengde daarvan realistisch plannen en prioriteren, draagt bij aan het vertrouwen van medewerkers in het management.

5.

Het ontsluiten van kortere lijnen tussen medewerkers en College, DT en Managementoverleg en het actief betrekken van medewerkers bij belangrijke opgaven leidt tot meer vertrouwen van medewerkers en een groter gevoel van waardering.

6.

De zichtbaarheid en toegankelijkheid van het directieteam blijft een punt van aandacht. De geopperde ideeën om deze verder te verbeteren worden toegejuicht. Bijvoorbeeld dat elke directeur jaarlijks elk afdelingsoverleg een keer bezoekt, dat nieuws en nieuwtjes op de schermen in het Trefpunt worden gezet en dat bij belangrijke communicatie vanuit de directie vooraf een panel van medewerkers wordt geconsulteerd over leesbaarheid e.d.

7.

Complimenten dragen in belangrijke mate bij aan het gevoel van waardering dat medewerkers ervaren. De ideeën om hier meer aandacht aan te schenken worden massaal ondersteund.

Het Nieuwe Werken In juni 2013 zijn de werklocaties in Driebergen en Leersum opgeheven en zijn alle medewerkers centraal gehuisvest in Doorn. Sindsdien wordt in alle organisatieonderdelen volgens H(et) N(ieuwe) W(erken) gewerkt. Vooraf zijn alle medewerkers hierop voorbereid en is stilgestaan bij de drie V’s: Vertrouwen, Verandering en Verantwoordelijkheid. De overgang naar HNW is over het algemeen goed verlopen. De centrale huisvesting brengt grote voordelen met zich mee, onder meer door de directe persoonlijke benadering en bereikbaar van collega’s en leden van het college. Het flexwerken heeft geruisloos zijn beslag gekregen, ook al zijn er dagen dat medewerkers een werkplek moeten ‘zoeken’. Binnen de vlek van de eigen afdeling is dan geen werkplek meer beschikbaar en moet men op een vlek van een andere afdeling - in de nieuwbouw of in het Cultuurhuis - op zoek naar een werkplek. Van de regeling thuiswerken wordt veelvuldig gebruik gemaakt. Een medewerker die fulltime in dienst is kan maximaal twee werkdagen thuis werken na toestemming van de leidinggevende. Voor parttimers geldt dat de maximale thuiswerktijd naar rato van de aanstelling is. Het gekozen bezettingspercentage van 70% blijkt tot op heden een juiste te zijn. De bereikbaarheid van de medewerkers die thuis werken is goed geregeld. Collega’s die thuiswerken geven de wijze van bereikbaarheid in hun agenda aan. De telefonische bereikbaarheid van de medewerkers die in De Hoeve en Het Woud werkzaam zijn verdient nog aandacht. Wanneer de uitrol van de nieuwe telefonie heeft plaatsgevonden, naar alle waarschijnlijkheid in het eerste kwartaal van 2014, wordt een betere bereikbaarheid verwacht. Het ligt in ons voornemen aan het einde van het eerste kwartaal van 2014 een evaluatie van HNW te houden. Over de uitkomst hiervan zullen wij u informeren.

Formatiereductie Onderstaande tekst stond in de Raadsinformatiebrief van juli 2013 en geldt nog steeds onverkort. In 2013 is gestart met de uitvoering van de afgesproken formatiereductie van 29,46 fte gedurende de jaren 2013 tot 2016. In 2013 wordt 14,5 fte ingeleverd. Deze reductie is ingeboekt in de begroting voor 2013 en kan grotendeels gerealiseerd worden door het inleveren van vacatures en het flexibel inzetten van huidige medewerkers. Vorig jaar gingen wij er vanuit dat voor 17,46 fte aan bestaande vacatures ingeleverd zou worden en dat in totaal 12 fte medewerkers herplaatst dienden te worden. Thans wordt verwacht dat niet 17,46 maar 26,21 fte door middel van vacatures en flexibele inzet ingeleverd zal kunnen worden. Dit betekent dat in de komende jaren voor nog slechts 6,8 fte medewerkers een herplaatsingsplan opgesteld dient te worden. Daartoe is begin 2013 in het G.O. een Sociaal Plan vastgesteld. Dit plan voorziet onder meer in een herplaatsingsprocedure die uitgaat van begeleiding van werk naar werk én in een onafhankelijke


herplaatsingscommissie die tot taak heeft om herplaatsingsvoorstellen te toetsen en het college daarover te adviseren.

Wijkbeheer / Openbare ruimte Eind 2011 is gestart met de organisatieontwikkeling van de afdelingen Openbare Ruimte en Wijkbeheer. U bent hierover in het voorjaar van 2013 uitgebreid geïnformeerd in de commissie Middelen. Het organisatieontwikkelingstraject verloopt in vier fasen: 1. 2. 3. 4.

Wat hebben we? Opstellen productenboek met productbladen Wat willen, kunnen, moeten we? Wetgeving, beleid, financiën en capaciteit Hoe doen we dat? Organisatievorm, rollen, taken, cultuur Invoering: organisatieplan, personele invulling

Fase 1 en 2 zijn afgerond. Dit heeft onder meer geleid tot een voorstel voor reductie van de formatie van beide afdelingen met 13,5 fte. Recent hebben wij de eindrapportage van fase 3 afgerond. Deze omvat de volgende activiteiten:  realiseren snel uitvoerbare adviezen van de werkgroepen uit fase 2;  herverdeling budgetten;  verbetering proces afhandeling meldingen;  wijziging piketregeling;  het opstellen van het organisatieplan, met de hoofdstructuur van de nieuwe afdeling. De nieuwe organisatievisie is hiervoor als basis gebruikt. Op korte termijn wordt de voorgestelde hoofdstructuur voorgelegd aan het directieteam en wordt de Ondernemingsraad geïnformeerd. Daarna werken wij de hoofdstructuur verder uit in functies, rollen, taken en formatie en wordt de Ondernemingsraad opnieuw geïnformeerd.

V&H en RUD-vorming Binnen de afdeling V&H is inmiddels sprake van 5 vacatures. Deze werden in afwachting van besluitvorming door de gemeenteraad rondom de kapverordening en de uitkomsten van het onderzoek naar certificering van bedrijven niet meer vervuld. Inmiddels is gebleken dat de certificering geen resultaten heeft opgeleverd en word een pilot Toets&Go per 1 januari a.s. voor de periode van een jaar uitgevoerd, waarvan de uitkomsten voor wat betreft de formatie nog volstrekt ongewis zijn. Een en ander betekent dat de voorgestane formatiereductie van 3 fte niet wordt gehaald en ten laste van de jaarrekening 2013 zou komen. Het nadeel wordt volledig opgeheven door de onderuitputting van de salariskosten van de vijf vacatures. Wel is inmiddels op grond van de door de raad aangenomen gewijzigde kapverordening vastgesteld dat dit als gevolg van een gewijzigde werkwijze een 0,5 fte aan reductie oplevert. De betrokken medewerkster is hiervan in kennis gesteld en dit besluit zal begin 2014 geformaliseerd worden. In het kader van het streven naar een excellente dienstverlening wordt op dit moment eveneens onderzocht of de medewerkers van de huidige frontoffice van de afdeling Vergunning & Handhaving kunnen worden ondergebracht bij het KCC, hetgeen een versterking van dat organisatie-onderdeel betekent. De ontwikkeling van de omgevingsdienst en daarmee verband houdend de mogelijke overplaatsing van medewerkers op het gebied van Toezicht & Handhaving loopt veel trager dan in eerdere instantie werd verwacht. In de loop van de maand december 2013 vindt een gesprek plaats met de interim-directeur van de Omgevingsdienst, waarbij de insteek is, dat overheveling van de formatie per 1 juli 2014 plaatsvindt.


Audit ambtelijke organisatie Op 28 november heeft uw raad een besluit genomen om een audit uit te voeren voor de gemeentelijke organisatie. De uitkomsten hiervan worden in februari aangeboden aan uw raad. De uitkomsten van deze audit zullen natuurlijk meegenomen worden in de verdere ontwikkeling van de organisatie.

3. Informatie over het vervolg Wij zullen u blijven informeren over het verloop en de resultaten van het in deze brief beschreven organisatieontwikkelingstraject. Een volgende Rib sturen we u in juni 2014.

Hoogachtend, het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Utrechtse Heuvelrug, de secretaris, de burgemeester,

drs. T.P. van der Steen

G.F. Naafs


Rib organisatieontwikkeling ( 171213 )