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Integrazione jAPS - Alfresco / Descrizione funzionale Data: 17/09/2008

Integrazione jAPS - Alfresco Descrizione funzionale Versione 1.4

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Integrazione jAPS - Alfresco / Descrizione funzionale Data: 17/09/2008

Indice generale 1 Introduzione......................................................................................................................................2 2 Scenario di applicazione e destinatari del progetto..........................................................................2 3 Scelte tecnologiche...........................................................................................................................3 3.1 Tecnologie.................................................................................................................................3 3.2 Modalità di Integrazione: Web Services...................................................................................4 4 Funzionalità .....................................................................................................................................6 4.1 Funzionalità front-office..........................................................................................................6 4.2 Funzionalità di amministrazione:..............................................................................................8 5 Riferimenti .....................................................................................................................................10

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Introduzione

Per potenziare la rosa dei servizi offerti a Enti e Pubbliche Ammiistrazioni è nato il progetto di integrazione di jAPS [1] con il Sistema di Gestione Documentale Alfresco [2]. FlossLab ha realizzato una integrazione tra i due sistemi basata su architettura SOA.

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Scenario di applicazione e destinatari del progetto

L'utilizzo di una soluzione integrata porta immediati vantaggi per Amministrazioni Pubbliche o imprese che debbano trattare informazioni complesse o alti volumi di dati con interazioni frequenti e con diverse tipologie di utenti. Ogni amministrazione presenta problematiche ed esigenze diverse, spesso connesse

con i

processi e le procedure dell'organizzazione. Gli enti, col tempo, hanno maturato la necessità di attivare metodi di accesso alle informazioni e ai servizi semplici e facilmente utilizzabili dal personale interno e dagli utenti che interagiscono con essi. Una prima risposta a queste esigenze è stata data finora da soluzioni disaccoppiate tra sistemi di Content Management e Gestione Documentale distinti. Il rischio è una

frammentazione delle attività o una

ridondanza delle operazioni e dei dati se esse non sono integrate in una unica soluzione condivisa.

Il progetto nasce quindi dall'esigenza di gestire in modo efficiente, sicuro e integrato i documenti generati all'interno di un Ente, pubblico o privato, unendo i benefici di entrambi i moduli funzionali prescelti. Spesso, i documenti creati e gestiti nelle PA sono destinati alla pubblicazione sui siti internet od intranet al termine di un iter di redazione o di approvazione. L'integrazione con il framework jAPS consentirà la condivisione e il riutilizzo dei documenti nei siti internet od intranet dell'Ente. In questo modo gli utenti interni od esterni all'Ente possono sfruttare le potenzialità di gestione dei contenuti Web per valorizzare il proprio investimento nelle soluzioni di gestione dei documenti.

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L'integrazione con il framework jAPS consente di decentralizzare la manutenzione dei contenuti Web, Internet od Intranet con un set di strumenti completo integrato con Alfresco DMS, consentendo agli Enti di produrre facilmente dei contenuti Web partendo dai documenti conservati negli archivi di Alfresco.

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Scelte tecnologiche La sfida nell'utilizzo di queste soluzioni riguarda l'integrazione e interoperabilità dei sistemi. Molto

spesso le organizzazioni si trovano ad operare con tecnologie incompatibili tra loro, che non comunicano l'una con l'altra, il problema si è spostato su un piano più ampio: l' interazione tra processi. Oggi si è capito che, affinché un'organizzazione possa arrivare a risultati efficaci nella condivisione delle informazioni, è necessario compiere un ulteriore passo. Per cogliere il reale valore di ciascuna soluzione è necessario predisporre una gestione unica attraverso un Sistema Integrato basato su standard tecnologici che viene denominato "Enterprise Content Management”

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Tecnologie

Il framework jAPS è una soluzione Open Source per la gestione e la pubblicazione dei contenuti scritta interamente in Java e che utilizza uno stack tecnologico innovativo ma ormai consolidato. Il framework, da un punto di vista logico e delle soluzioni utilizzate, è suddiviso in due aree ben distinte:

Frontend: portale nel quale vengono pubblicati i contenuti

Back-Office: area di amministrativa a cui si accede dopo autenticazione che permette l'amministrazione del sistema sia in termini generali (utenti, gruppi, ruoli) sia in termini di redazione dei contenuti da pubblicare.

Il contesto dei servizi di jAPS viene gestito in entrambi i casi dal framework Spring ●

Frontend: utilizzo di custom tag-libraries realizzate ad hoc ed integrate nelle jsp

Back-office: mvc pattern implementato mediante il framework Struts 1.4

Alfresco costituisce una soluzione di Document Management System

realizzata anche in questo caso

interamente mediante tecnologie Java ed in particolare attraverso il framework Spring. Per quanto riguarda l'implementazione mvc è stata utilizzata la tecnologia JavaServerFaces e nell'interfaccia è stato fatto largo uso di JavaScript .

La logica di integrazione tra i due sistemi è basata su un architettura SOA (Service Oriented Architecture) in cui Alfresco rappresente il fornitore dei servizi (server) che espone dati e operazioni e che risponde a specifiche richieste da parte del client (in questo caso jAPS). In tal modo i sistemi vengono tenuti disaccoppiati.

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Il modulo realizzato è rappresentato in figura ed è costituito da: ●

Core System: contiene il modulo di gestione delle sessioni e delle autenticazioni, alcuni servizi di base, i client web services veri e propri.

Presentation tier: si occupa di renderizzare le pagine nel front end di jAPS. E' costituito principalmente da Custom Tag.

Controller: invia e riceve chiamate da e verso il backend di jAPS consentendo di condividere uno specifico documento dagli archivi del documentale Alfresco con il gestore delle risorse di jAPS. I documenti quindi possono essere letti, scritti, modificati, cancellati pur risiedendo fisicamente su Alfresco. Per l'implementazione del controller vengono utilizzate tecnologie Struts 1.3 e Spring 2.0.

Figura 1: architettura logica della integrazione jAPS – Alfresco.

La comunicazione tra il Core System e Alfresco avviene tramite protocollo SOAP

attraverso

l'implementazione di AXIS 1.4. Il Core System esegue chiamate verso le Alfresco Remote API [3].

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Funzionalità

L'integrazione tra Alfresco e jAPS offre un insieme di funzionalità che permettono di accedere al Repository di Alfresco (e quindi a tutti i documenti) attraverso l'interfaccia di jAPS. Tali funzionalità possono essere descritte come operazioni di front-office (disponibili agli utenti finali) e operazioni di amministrazione.

4.1

Funzionalità front-office

Un utente che accede attraverso jAPS ha a sua disposizione diverse opzioni senza necessità di autenticazione. L'autenticazione è gestita in maniera separata e trasparente dal sistema.

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Visualizzazione della cartella personale dell'utente (se autenticato) o di quella pubblica (senza autenticazione)

PossibilitĂ  di navigazione tra le cartelle: selezionando una cartella dall'elenco compare il contenuto della cartella selezionata. Il percorso corrente verrĂ  aggiornato includendo anche il nome della cartella selezionata. Visualizzazione delle cartelle e dei relativi metadati (nome della cartella, descrizione, data di creazione, ultima modifica, utente creatore della cartella, utente che ha eseguito l'ultima modifica)

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Visualizzazione dei contenuti delle cartelle (documenti e metadati). Se una cartella contiene dei documenti essi vengono visualizzati con una icona diversa a seconda della tipologia di documento (es pdf, odt, xls...). Le informazioni mostrate sono complete dei metadati (data creazione, autore, dimensione del file...) Il percorso a briciole di pane mostra la posizione corrente rispetto alla gerarchia di cartelle su Alfresco (nell'esempio ci troviamo in Company Home/User Home/Sara ovvero viene visualizzato il contenuto della cartella personale dell'utente Sara )

Visualizzazione per categorie. I documenti su Alfresco possono essere classificati secondo categorie. Un file può essere catalogato secondo più classi. L'illustrazione in figura mostra tutti i documenti appartenenti alla categoria “Software Document”

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Funzioni di ricerca: attraverso un form apposito è possibile eseguire una ricerca full text sui documento contenuti su Alfresco. Il risultato della ricerca è visibile sotto forma di elenco ed è filtrato a seconda dei permessi dell'utente.

4.2

Funzionalità di amministrazione:

Tali funzioni permettono operazioni di modifica e aggiunta di documenti nel repository compatibilmente con i permessi posseduti dall'utente. Configurazione utenti Admin e Guest in Alfresco L'accesso al front-end di jAPS non necessita di autenticazione esplicita poichè è possibile definire quale utente in Alfresco sia associato all'utenza di jAPS. Tale configurazione può essere eseguita da un utente amministratore di jAPS accedendo tramite l' apposito menu Alfresco >> Configurazione ad un form dove è possibile immettere i parametri necessari. In figura è visibile l'area di amministrazione di jAPS. Dal menu Alfresco sulla sinistra si accede alla schermata. Si inseriscono nome utente e password per gli utenti Guest e Admin.

Check in / check out di un file, aggiornamento di un file Dall'area di amministrazione di jAPS è possibile visualizzare i file contenuti in una specifica cartella ed è possibile eseguire sui file delle operazioni. La freccia verde in figura, mostrata accanto ai singoli file contente di eseguire il check-out del documento. L'operazione di checkout serve per evitare accessi e modifiche multiple allo stesso file senza protezione. In pratica il file viene “bloccato” e le modifiche sono possibili su un file “copia” e vengono poi automaticamente integrate nel file principale quando si effettua l'operazione inversa (check-in)

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Eseguendo il check-out viene mostrata nella stessa pagina un file avente lo stesso nome piÚ l'indicazione "Working Copy" nella quale compaiono due differenti icone. Una permette di eseguire l'upload del file utilizzando un file contenuto nel proprio filesystem da selezionare mediante una finestra di browsing. L'altra icona invece permette di effettuare il check-in (operazione inversa). Quando un documento è in stato di lock, solo l'utente che ha effettuato il check-out può effettuare l'operazione di check-in.

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I benefici dell'utilizzo di una soluzione integrata e possono essere quindi così riassunti: L'interfaccia finale verso l'utente, essendo quella di un CMS consolidato, è resa accessibile secondo la legge Stanca [4], l'usabilità del sistema è migliorata e semplificata per fare solo le operazioni strettamente necessarie, gli utenti sono integrati e ciascuno ha visibilità e permessi sui dati definiti in maniera centralizzata, i contenuti possono essere pubblicati sia su Portali che su Intranet velocemente, in sicurezza e certi di disporre dell'ultima versione.

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Riferimenti

[1] www.japsportal.org [2] www.alfresco.com [3] http://wiki.alfresco.com/wiki/Alfresco_Content_Management_Web_Services [4] http://www.pubbliaccesso.gov.it/normative/legge_20040109_n4.htm

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Progetto - Integrazione jAPS con Alfresco  

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