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USABILITA’ DI UN SISTEMA DI GESTIONE DOCUMENTALE CONDIVISO: STUDI E SVILUPPI SOFTWARE RELAZIONE DI STAGE [RS]

USABILITA’ DI UN SISTEMA DI GESTIONE DOCUMENTALE CONDIVISO: STUDI E SVILUPPI SOFTWARE1

Autore: Federico Pirisi – laureando in Ingegneria Informatica, Università Roma Tre Tutor: Mauro Draoli, Nunzio Casalino Data: maggio 2008

1 Il presente lavoro è stato svolto nell’ambito di uno stage di formazione presso il Centro Nazionale per l’Informatica nella Pubblica Amministrazione (CNIPA). La relazione viene messa a disposizione degli esperti e specialisti di settore, nel mondo accademico ed in quello industriale, anche al fine di raccogliere osservazioni ed ulteriori contributi.

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Abstract L’organizzazione del lavoro tende ad accomunare persone che hanno interessi e obiettivi comuni. Quando i gruppi di persone diventano particolarmente ampi ed eterogenei, necessitano di strumenti per comunicare e condividere risorse. Nel caso della PA un gruppo di lavoro può essere costituito da persone che fanno capo a diverse istituzioni, hanno competenze completamente differenti e che si trovano in luoghi geograficamente distanti. In questo contesto è importante che gli strumenti di supporto siano di semplice utilizzo e accessibili da qualsiasi luogo. Il mondo dell’informatica, grazie allo sviluppo delle reti e delle tecnologie basate sui protocolli web, offre oggi la possibilità di usufruire di innumerevoli servizi di supporto al lavoro collaborativo. In tale contesto si parla di CSCW (Computer Supported Cooperative Workgroup) indicando con questo acronimo la disciplina che studia le problematiche connesse a simili organizzazioni, e di Groupware come i software che offrono possibili soluzioni a supporto del lavoro cooperativo. Il CNIPA, in collaborazione con il CNR e alcune università italiane, sta portando avanti la sperimentazione di sistemi di collaborazione al fine di verificarne la possibilità di adattamento alle esigenze della Pubblica Amministrazione. Durante la sperimentazione sono emersi alcuni limiti degli strumenti in corso di sperimentazione. Il presente lavoro affronta le questioni relative all’usabilità. In questo contesto si è proceduto all’analisi e al miglioramento dell’interfaccia di una delle applicazioni più utilizzate: il sistema condiviso di gestione documentale.

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Sommario 1.  Introduzione .................................................................................................................................. 4  2.  La sperimentazione ....................................................................................................................... 5  3.  Il sistema di gestione documentale ............................................................................................... 5  4.  Criticità del sistema di gestione documentale .............................................................................. 6  5.  Implementazione delle modifiche proposte .................................................................................. 8  6.  Verifica dei risultati e conclusioni .............................................................................................. 11  7.  Bibliografia ................................................................................................................................. 12 

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1. Introduzione Il Laboratorio Sperimentale del CNIPA2 offre supporto alle Pubbliche Amministrazioni nella realizzazione di attività sperimentali e di ricerca per indirizzare la scelta e l’utilizzo di soluzioni informatiche innovative. Il Laboratorio svolge test ed esperimenti con lo scopo di ricavare dati e conoscenze utili alle scelte tecnologiche dei sistemi informativi della Pubblica Amministrazione. Nell’ambito delle sue attività, il Laboratorio individua le esigenze della Pubblica Amministrazione ed organizza programmi di ricerca, in collaborazione con le Università e gli Enti di ricerca, nazionale ed internazionali. Da circa un anno, in accordo alla sua mission, il Laboratorio Sperimentale ha rivolto la sua attenzione anche agli strumenti informatici collaborativi, in linea con le tendenze evolutive del settore. Più precisamente, oltre allo studio di questi sistemi, si è puntato alla sperimentazione di un sistema di groupware, utilizzando a tale scopo strumenti open source, che consentono facilmente modifiche e adattamenti. Con l’adozione di uno strumento di groupware si vuole mettere a disposizione dei gruppi di lavoro, sia interni che esterni al CNIPA (o meglio ancora di gruppi misti interni/esterni), uno strumento versatile per rendere la cooperazione più efficiente, più agevole e veloce lo scambio di informazioni e documenti, e in generale la condivisione dei know-how. Lo strumento utilizzato per la sperimentazione è una piattaforma open source per il lavoro collaborativo. eGroupware è un software molto potente e altrettanto complesso da gestire. Esso può essere considerato come un contenitore di applicazioni costituendo un vero e proprio framework. Ogni applicazione deve rispondere a determinati standard sia per quanto riguarda l’aspetto grafico che per l’architettura del codice. Il contenitore eGroupware fornisce ai moduli contenuti diverse funzioni di base e molte informazioni utili per il funzionamento. Le funzioni di base sono contenute nelle phpgwapi e sono costituite da classi php che gestiscono oggetti di diverso genere (utenti, database, server…). Questi oggetti contengono informazioni importanti che possono essere utilizzate, a seconda delle necessità, dalle applicazioni attraverso la variabile GLOBALS. La presenza di oltre 30 applicazioni installabili all’interno di eGroupware e la complessa gestione di diritti su di esse e sulle risorse che mettono a disposizione, rendono il software estremamente complesso sia dal punto di vista dello sviluppatore che da quello dell’amministratore. 2

www.cnipa.gov.it/site/it-it/Aree_operative/Regolazione_e_Formazione/Laboratorio_sperimentale

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2. La sperimentazione In qualità di ente che fornisce supporto alla Pubblica Amministrazione su tematiche di tecnologie, il CNIPA sta sperimentando i sistemi di lavoro collaborativo per verificare la possibilità d’impiego nelle realtà della Pubblica Amministrazione. Vista la complessità dello strumento, si è ritenuto opportuno procedere alla osservazione di tre diverse installazioni gestite separatamente: una dal Laboratorio Sperimentale del CNIPA, una dai sistemi informativi territoriali (SIT) del CNIPA e la terza dall’Ufficio Sistemi Informativi del Consiglio Nazionale delle Ricerche. Ognuna delle realtà citate ha configurato il sistema di collaborazione secondo le proprie esigenze e lo sta utilizzando in modo differente dalle altre. Le conoscenze acquisite in questo risultano molto ampie ma debbono essere messe a fattor comune. A tale scopo si svolgono mensilmente delle riunioni per individuare problemi e soluzioni riscontrati nell’uso di un software che, seppur ben ideato, è ben lontano dall’essere privo di difetti.

3. Il sistema di gestione documentale MyDMS è una delle applicazioni contenute in eGroupware, ed anche una delle più utilizzate nell’ambito delle sperimentazioni in corso. Si tratta di un sistema che consente di depositare sul server file di ogni tipo allo scopo di condividerli. Le funzionalità più importanti di questo strumento sono: ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ

Gestione dei documenti attraverso la creazione di una struttura di cartelle. Gestione degli accessi ai singoli documenti e alle cartelle da parte degli utenti e/o di gruppi su quattro livelli: nessun accesso, lettura, lettura e scrittura, completo. Funzioni di ricerca dei documenti. Gestione di informazioni dettagliate sui documenti. Versioning dei documenti attraverso il mantenimento delle versioni precedenti. Collegamento di documenti correlati fra loro Gestione di notifiche automatiche sull’inserimento o la modifica dei documenti Funzione di blocco dei documenti per effettuare modifiche

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4. Criticità del sistema di gestione documentale Durante la sperimentazione sono state individuate alcune criticità riguardanti l’usabilità del sistema di gestione documentale. In particolare, le discussioni scaturite dalle esperienze d’uso hanno portato all’individuazione delle seguenti carenze: ƒ Difficoltà nell’uso della vista ad albero della struttura delle cartelle ed in particolare nell’individuazione di un documento specifico. ƒ Scarsa praticità della finestra di pop-up che illustra i metadati descrittivi dei documenti. ƒ Difficoltà nell’uso del menù di sinistra a causa della scarsa visibilità che esso ha all’interno della pagina. ƒ Impossibilità di apportare modifiche ai documenti senza doverli prima scaricare e poi ricaricare sul server. ƒ Problema nell’accesso concorrente ai documenti: il blocco di un documento non produce nessuna azione particolare da parte del sistema ed è, inoltre, poco visibile all’utente. ƒ Mancanza di un accesso rapido ai documenti più recentemente utilizzati dall’utente e a quelli più recentemente modificati. ƒ Mancanza di criteri d’ordinamento dei documenti selezionabili dall’utente. In figura 1 è possibile osservare l’interfaccia di MyDMS nella sua forma originale, con le criticità individuate messe in evidenza dalle frecce rosse. Oltre a questi problemi, in fase di sviluppo sono stati riscontrati alcuni bugs nelle funzioni di ricerca e di blocco per l’aggiornamento concorrente dei documenti. Per quel che riguarda la presentazione della struttura delle cartelle, si è ritenuto utile mantenere la vista ad albero per utenti più esperti e con livelli d’accesso elevati. Per gli altri utenti, tuttavia, una semplificazione della vista è stata considerata prioritaria: si è cercato così di trovare una forma che limitasse l’apparire delle scomode barre di scorrimento e limitasse il più possibile la quantità di cartelle visualizzate. La scarsa praticità delle finestre di pop-up è costituita principalmente dal dover cambiare finestra ogni volta che si vuole visualizzare i dettagli di un documento. Coloro che lavorano su molti documenti provano un particolare disagio da questa soluzione. In tale contesto è di fondamentale importanza ricavare uno spazio, nella pagina principale di MyDMS, dove mostrare le informazioni. Il menù di sinistra non è particolarmente evidenziato, anche a causa della scelta dei colori e della dimensione del carattere.

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Figura 1: l’interfaccia originale di MyDMS. Evidenziate con una freccia rossa, alcune criticità

Il problema delle procedure di download-upload merita un approfondimento. Se un documento, fisicamente presente sul server, deve essere modificato da un utente che agisce su un client, esso deve prima essere scaricato, modificato, e poi ricaricato sul server come nuova versione del documento stesso. Questa procedura non è di facile comprensione per tutti gli utenti: alcuni, una volta scaricato e modificato il documento, interpretano l’azione “salva” all’interno dell’editor di testo (Word, Excel…) come l’operazione conclusiva, senza sapere che, in questo modo, le modifiche non vengono rese disponibili sul server. Inoltre, il fatto che un documento venga modificato su una copia locale, rende impossibile l’accesso, da parte degli altri utenti, alla copia aggiornate del documento stesso. Ciò può provocare errori dovuti alla gestione degli aggiornamenti concorrenti, con la conseguenza che la versione di un documento prodotta da un utente potrebbe essere sovrascritta inconsapevolmente da un altro utente. Archiviazione

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Per evitare questo, MyDMS mette a disposizione la funzione di blocco del documento. Tuttavia tale funzione è poco visibile e non produce alcuna limitazione effettiva all’uso del file bloccato. La discussione sull’opportunità di impedire il download e l’upload dei files bloccati o di adottare misure più permissive è stata piuttosto complessa. Effettivamente, nell’ottica di mantenere un approccio adatto al lavoro collaborativo, si è creduto opportuno mantenere una linea poco rigida, evidenziando solo lo stato di blocco e il nome dell’utente che lo ha impostato. Infine và considerato che questa funzione è attivata manualmente dall’utente e, pertanto, soggetta ad errori umani. La possibilità di visualizzare un determinato gruppo di documenti, come gli ultimi visualizzati o modificati, può incrementare la rapidità con la quale gli utenti accedono alle risorse. L’aggiunta di criteri d’ordinamento dei documenti all’interno di una cartella, può apportare benefici nell’individuare i files contenuti in directory molto popolate.

5. Implementazione delle modifiche proposte L’esigenza di apportare modifiche al codice del software in tempi brevi va necessariamente in contrasto con la possibilità di recepire gli aggiornamenti proposti dalla community di sviluppatori che periodicamente rilasciano nuove versioni. Per ovviare a questo problema si ritenuto utile effettuare le modifiche senza modificare il codice delle funzioni distribuite dalla community. Per questo motivo le classi di eGroupware, sia quelle delle API che quelle di MyDMS non sono state toccate. Questo vincolo ha portato importanti limitazioni alle azioni che si sono potute svolgere. L’inesistenza di una struttura fisica sul file system del server, consente al software di essere estremamente flessibile nel mostrare la configurazione delle cartelle. L’impostazione originale di MyDMS mostra una vista ad albero. L’albero è definito come un oggetto javascript dichiarato, tramite il costruttore dhtmlXTreeObject(), all’interno del file \phpgwapi\js\dhtmlxtree\js\dhtmlXTree.js. I metodi di tale oggetto sono invece definiti all’interno del file mydms/js/jscode/mydms.js. La funzione printFolderPageStart() esegue la scrittura dell’albero. Effettivamente tale funzione, definita nel file inc/inc.OutUtils.php, non stampa l’albero ma include una pagina html (themes/default/FolderPageStart.html) in cui è definita una tabella con il relativo foglio di stile (CSS). L’albero viene stampato dalla funzione createHTMLFolder() (definita nel file inc/class.uimydms.inc.php), chiamata all’interno di tale tabella, che genera il codice html e include il codice javascript per realizzare le funzioni per la navigazione. Dando seguito alle considerazioni fatte nel precedente capitolo, si è ritenuto utile modificare l’impostazione del sistema documentale nel mostrare la struttura a cartelle, pur mantenendo la possibilità di selezionare la vista originale. La scelta del tipo struttura da mostrare è ricaduta sulla vista piatta. La navigazione è resa possibile grazie ad un tasto, per accedere alla cartella precedente, ed ai link sulle sottocartelle per i livelli successivi. Archiviazione

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Il passaggio da un tipo di vista all’altro avviene attraverso un apposito tasto posto vicino a quello per la navigazione. Naturalmente, commutando da una modalità all’altra, la cartella selezionata deve rimanere la stessa, in modo tale che la vista mostri la struttura relativa. Si osservi (figura 2) come difficilmente ci sarà la necessità di utilizzare le fastidiose barre di scorrimento sulla vista piatta; al contrario, la vista ad albero le rendeva praticamente indispensabili. Un tale risparmio di spazio sullo schermo ha consentito di ampliare la zona preposta alla visualizzazione dei Files.

Figura 1: l’interfaccia modificata di MyDMS. Evidenziate con una freccia rossa, alcune modifiche apportate

All’interno di ogni cartella possono essere presenti molti documenti. L’elenco di tali files è affidato alla porzione destra della schermata di MyDMS. Il box che contiene la lista di documenti è realizzato in modo tale da adattarsi alla pagina, in senso orizzontale, ed al proprio contenuto in senso verticale. Questo può portare alla visualizzazione di pagine estremamente lunghe, con il risultato che, visualizzando gli ultimi files dell’elenco, non siano più accessibili direttamente le funzioni dei vari menù. Oltre all’elenco dei documenti, sono riportate alcune informazioni ritenute utili. Ulteriori informazioni sui files sono disponibili, cliccando sul nome, attraverso la già citata finestra di pop-up. Archiviazione

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Questa, inoltre, consente di agire sui dati memorizzati di ogni singolo documento e di impostare diversi parametri. Si è già discusso sull’opportunità di integrare le funzione offerte dal pop-up all’interno della pagina principale: limitando lo spazio occupato dal box dell’elenco dei documenti ed intervenendo sull’impaginazione dei dettagli, è stato possibile ricavare lo spazio per un secondo box dove inserire direttamente il pop-up (figura 2). Per consentire all’utente di identificare immediatamente il documento di cui si stanno visualizzando i dettagli, è stata creata una funzione javascript che evidenzia la riga selezionata all’interno del box superiore. Non potendo modificare l’aspetto del menù di sinistra a causa del vincolo di sviluppo imposto, si è pensato di evidenziare maggiormente alcune delle funzioni più comuni ed importanti. Per la funzione di ricerca è stato creato un box dedicato ed è stato inserito una form per una ricerca rapida. La funzione per aggiungere un nuovo documento, è ora raggiungibile anche attraverso l’apposito tasto posto sopra la visualizzazione della struttura delle cartelle. Per quel che riguarda il problema dell’accesso concorrente ai dati, si è scelto un approccio poco vincolante: l’utente che cerca di accedere ad un documento bloccato, viene avvisato dal sistema ed invitato a contattare la persona che ha imposto il blocco. Inoltre si è deciso di spostare l’informazione sullo stato di blocco nel box con l’elenco dei documenti, allo scopo di rendere subito evidente la condizione dei vari files. L’implementazione dell’elenco dei files recenti e di criteri di ricerca selezionabili non è stata possibile a causa del vincolo di sviluppo già citato. La seguente tabella sintetizza l’elenco delle criticità individuate, la soluzione individuata e lo stato di implementazione della stessa. Criticità

Soluzione individuata

Difficoltà nell’uso della vista ad albero della Sostituzione della vista ad albero con una più struttura delle semplice vista piatta. La vista ad albero rimarrà disponibile per utenti esperti Scarsa praticità della finestra di pop-up che Integrazione del pop-up nella pagina principale con illustra i metadati descrittivi dei documenti. particolari accorgimenti per l’individuazione del documento attualmente visualizzato Difficoltà nell’uso del menù di sinistra a Evidenziare le funzioni più importanti attraverso causa della scarsa visibilità che esso ha all’interno della pagina. Impossibilità di apportare modifiche ai Possibilità di editare documenti online documenti senza doverli prima scaricare e poi ricaricare sul server. Problema di accesso concorrente ai Rendere più efficace il meccanismo di blocco dei documenti documenti Mancanza di un accesso rapido ai Creazione dell’elenco dei documenti recenti documenti più recentemente utilizzati Mancanza di criteri d’ordinamento dei Possibilità di selezionare le colonne nel box dei documenti selezionabili dall’utente. documenti per ordinare secondo la voce selezionata

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Stato Risolta Risolta Risolta

In fase di studio Risolta Non risolta Non risolta

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6. Verifica dei risultati e conclusioni Quando si affrontano le tematiche riguardanti l’usabilità di un software, non è possibile non considerare gli utenti finali ai quali l’applicazione si rivolge per formalizzare i risultati ottenuti. Trattandosi di uno strumento che dovrà essere utilizzato da dipendenti della Pubblica Amministrazione, è essenziale osservare l’eterogeneità del tipo di utenze: ci sono persone con un alto livello d’informatizzazione, ad esempio i tecnici dell’ICT (Information and Communication Technology), ed altre con limitate conoscenze informatiche ma competenze in altri settori. In generale si è dovuto partire dal presupposto che nessuno dei concetti informatici dovesse essere dato per scontato. Volendo, in futuro, proporre il sistema sviluppato come strumento di lavoro, la percezione che i nuovi utenti hanno dell’applicativo è di importanza strategica: molti sono, infatti, i casi in cui un utente preferisce proseguire ad utilizzare vecchi metodi di lavoro, se i nuovi gli sembrano troppo complicati. Non bisogna, però, trascurare gli utenti che già conoscono il sistema con i suoi pregi e i suoi difetti. Sono infatti quest’ultimi, con la loro esperienza d’uso, che possono apportare un contributo nel diminuire la macchinosità di alcune operazioni. Con queste premesse sono state individuate le seguenti categorie di utenti: ƒ Utente esperto di eGroupware. ƒ Nuovo utente di eGroupware. Per l’esecuzione di un test che fornisse dati rilevanti per giudicare le modifiche apportate a MyDMS, è stato necessario prendere in considerazione le operazioni che coinvolgessero direttamente le funzionalità aggiornate. Al fine di ottenere dei risultati confrontabili tra loro, si sono determinate sei operazioni da far eseguire a tutti soggetti che hanno eseguito il test. Ogni test è stato eseguito tenendo conto del tempo impiegato per ciascuna operazione e, per evitare problemi con i diritti nell’eseguire le operazioni, si è utilizzato un account di tipo amministratore. L’installazione di eGroupware sulla quale è stato eseguito il test, è quella presente su un ambiente di sviluppo nel laboratorio sperimentale del CNIPA. Pertanto i nomi dei files e cartelle non rispecchiano quelli attualmente presenti sul sistema in uso presso lo stesso CNIPA. Le osservazioni fatte dagli utenti durante l’esecuzione dei test, sono state prese in considerazione per apportare ulteriori piccole migliorie. User

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Tipologia utente

Tempo di completamento test 5 min 8 min

inesperto esperto di mydms nella versione standard File

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inesperto di mydms, esperto di accessibilità e usabilità. inesperto di MyDMS, esperto di accessibilità e usabilità. esperto di MyDMS nella versione standard.

8 min 5 min 5 min

Dai risultati si evince che, in media, il test è stato svolto in circa 6 minuti. Per rendersi conto dei miglioramenti apportati in termini di usabilità, va considerato il confronto tra i tempi d’esecuzione del test nelle due versioni di MyDMS. Tenendo presente il fatto che l’ultima delle sei azioni richieste non è applicabile alla versione originale dell’applicazione, le restanti cinque operazioni sono state eseguite, in media, in circa 7 minuti, evidenziando un miglioramento approssimativo di oltre il 15%.

7. Bibliografia [1] eGroupware, www.egroupware.org [2] eGroupware, forum ufficiale, http://www.nabble.com/eGroupWare-f3741.html [3] eTemplate reference, http://www.egroupware.org/egroupware/etemplate/doc/reference.html [4] eTemplate tutorial, http://www.egroupware.org/egroupware/etemplate/doc/etemplate.html [5] Wikipedia, ACL, http://en.wikipedia.org/wiki/Access_control_list [6] Wikipedia, groupware, http://en.wikipedia.org/wiki/Groupware [7] Wikipedia, SyncML, http://it.wikipedia.org/wiki/SyncML [8] Wikipedia, framework, http://it.wikipedia.org/wiki/Framework [9] Wikipedia, API, http://it.wikipedia.org/wiki/Application_programming_interface [10] Adodb, http://adodb.sourceforge.net/ [11] Fpdf, http://www.fpdf.org/ [12] Savant 2, http://phpsavant.com/yawiki/ [13] Phplib, http://phplib.sourceforge.net/ [14] Phpdocumentor, http://www.phpdoc.org/ [15] Wikipedia, GNU Gpl, http://en.wikipedia.org/wiki/Gpl [16] CNIPA, sito ufficiale, http://www.cnipa.gov.it/site/it-IT/ [17] CNR, sito ufficiale, http://www.cnr.it/sitocnr/home.html [18] PHP, sito ufficiale, http://www.php.net/ [19] Mysql, sito ufficiale, http://www.mysql.com/ [20] FCK Editor, sito ufficiale, http://www.fckeditor.net [21] Tiny MCE, sito ufficiale, http://tinymce.moxiecode.com [22] Wikipedia, xml-RPC, http://it.wikipedia.org/wiki/XML-RPC Archiviazione

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